Kavárna 

Jak napsat vzor obchodního dopisu. Jak správně psát obchodní dopisy? Typy a struktura obchodního dopisu. Chyby při psaní žádosti

Obchodní dokument - hlavní způsob realizace řídící činnosti, záznam a přenos informací. Dokument slouží ke koordinaci obchodní aktivity a také se shromažďují informace. Ve velké organizaci jsou obvykle vypracovány pokyny, které uvádějí, kdo oficiálně píše dokumenty, kdo se komu hlásí a v jakých případech, kdo komu předává informace atd. Jedním z nejdůležitějších způsobů, jak formalizovat přenos informací, jsou standardní formuláře (formuláře). Výhodou formuláře je, že vyplňující osoba nemusí přemýšlet, kdy, jak a jaké informace je třeba poskytnout. v tomto případě; to ušetří spoustu času.

Podíl korespondence v obchodním životě je velmi velký.

Správně zkompilovaný splňuje následující požadavky:

  • spolehlivost a objektivita prezentace;
  • úplnost informací;
  • stručnost prezentace (obchodní dopis by neměl zabrat více než jednu stránku);
  • nedostatek uvažování a vyprávění;
  • neutrální tón prezentace, ale zároveň dobrá vůle, absence hrubosti a ironie, domýšlivost, falešná zdvořilost;
  • použití prostředků spíše logického než emocionálně-expresivního hodnocení situace a faktů.

Existuje několik typů obchodní dopis. Dopisy obsahující upozornění, upomínku, výzvu, potvrzení, odmítnutí, krycí listy, záruky, informace, oznamovací dopisy a příkazy tedy nevyžadují povinnou písemnou odpověď. Odpověď je třeba napsat na dopis s žádostí, odvoláním, návrhem, žádostí, žádostí.

Etika obchodního psaní

Neúctu k autorovi obchodního dopisu, byť zahaleného, ​​pociťuje vždy adresát, který si k dopisu a jeho autorovi vytváří přetrvávající negativní postoj, a to i přes zdánlivě bezvadné metody přesvědčivosti sdělení.

Při čtení dopisu obsahujícího odmítnutí musíte být obzvláště opatrní. Takový dopis nemůžete začínat prohlášením o odmítnutí. Nejprve je třeba podat přesvědčivá vysvětlení. Použijte následující vzorce: „Vašemu požadavku nelze vyhovět z následujících důvodů...“; „Bohužel není možné vyhovět vašemu požadavku...“; „Hluboce litujeme, ale nemůžeme vyhovět vaší žádosti...“, atd. Místo tohoto vzorce je v posledním odstavci dopisu. V tomto případě si musíte pamatovat pravidlo: "Při formulaci odmítnutí si dejte pozor, abyste neztratili přítele nebo zákazníka."

Pojďme dát hrubý plán dopis s odpovědí, který obsahuje odmítnutí žádosti nebo odmítnutí nabídky:

  • opakování žádosti - adresát si musí být jistý, že jeho dopis byl pečlivě přečten a že podstata jeho žádosti přesně porozuměla;
  • důvody, proč nelze žádosti vyhovět nebo proč nelze nabídku přijmout, jsou racionální a psychologická příprava adresáta k následnému odmítnutí;
  • prohlášení o odmítnutí nebo zamítnutí návrhu je formule pro odmítnutí.

Jazyk obchodního dopisu

Akademik D.S. Lichačev, brilantní odborník na ruský jazyk, ve zprávě pro své mladé kolegy „O dobrém jazyce vědecká práce" napsal: " Dobrý jazyk si čtenář nevšimne. Čtenář by si měl všímat pouze myšlenky, ale ne jazyka, kterým je myšlenka vyjádřena.“

Důvěra v psaní je možná s dlouholetými zkušenostmi. Zpočátku je vhodné použít praktické rady specialisté:

  • by si měl vybrat jednoduchá slova, ale neochudíte jazyk;
  • více než přídavná jména používejte slovesa: text tak bude dynamický a zároveň nepompézní;
  • nezačínejte zdaleka, neodbíhejte od tématu, nepopisujte spoustu detailů;
  • vyvarujte se dlouhých výroků: jsou nepřesvědčivé, proto byste měli být struční a používat minimum vedlejších vět;
  • přechod z jedné fráze do druhé by měl být logický a přirozený, „nepozorovaný“;
  • zkontrolovat každou napsanou frázi sluchem;
  • používejte minimum zájmen, která vás donutí přemýšlet o tom, na co se vztahují, jaké slovo „nahradili“ (pište konkrétně a ne „o tomhle“, „tamto“, „ona/to/oni“ atd.).

Obchodní dopis musí být gramotný a stylisticky správný.

Formátování obchodního dopisu

Oficiální dopis je vždy napsán na hlavičkový papír organizace.

V levém horním rohu odchozího dopisu (t.j. odeslaného z organizace) je uvedeno odchozí číslo, které je zaznamenáno v protokolu dokumentů organizace. Musí být uvedeno datum, kdy byl dopis napsán. V pravém horním rohu je název organizace (v nominativním případě), pozice adresáta a jeho příjmení. V levém dolním rohu je funkce, příjmení a podpis vedoucího a 2 cm níže - příjmení vykonavatele dopisu (bez iniciál) a jeho telefonní číslo.

Obsah dopisu se v podstatě a vizuálně skládá z bloků hříchu: o vzorec dopisu - co je podstatou žádosti; o odůvodnění žádosti; o podpůrné informace.

V odpovědní dopis musí být učiněn zdvořilý odkaz na jeho poslední dopis. Pokud tento dopis otevírá korespondenci se zahraničním partnerem, musíte organizaci představit, popsat její cíle a záměry v oblasti mezinárodních aktivit. Tato část dopisu je velmi stručná, protože základní informace o organizaci by měly být uvedeny v brožuře přiložené k dopisu (odkaz je v dopise vyžadován). Takový dopis by měl končit poděkováním za spolupráci a/nebo vyjádřením naděje v takovou budoucnost. Osvědčený vzorec je „S pozdravem (vaše jméno).

dobrý psaný jazyk vyžaduje velkou zásobu slov a schopnost je kombinovat, což vyžaduje systematické a pečlivé čtení beletrie a vědecké literatury. Bez neustálého krmení humanitárními znalostmi nevznikne plnohodnotný vůdce. Toto je závěr významného odborníka na management Lee Iacocca: „Když se mé děti během let ptaly, co mají studovat, moje neustálá rada byla, že potřebují získat dobré vzdělání v oboru. humanitních věd... Hlavní je položit pevné základy znalostí v oblasti literatury, dobře ovládat ústní i písemný projev.“

Sepisování různých typů obchodních dopisů - nezbytná část práce obchodních zástupců. Díky takovým zprávám získávají možnost řešit komerční záležitosti co nejdostupnějším, nejrychlejším a optimálním způsobem.

SOUBORY

Jaké typy obchodních dopisů existují?

Obchodní dopisy lze obvykle rozdělit do několika hlavních kategorií:

  • blahopřejný dopis;
  • informační pošta;
  • a tak dále.

Samostatný odstavec lze poznamenat pro odpovědi na všechny tyto dopisy, které jsou také součástí oficiální obchodní korespondence a jsou také psány podle určitých kánonů.

Kdo by měl vystupovat jako autor dopisu?

Obchodní dopisy musí vždy obsahovat podpis. V tomto případě může dopis přímo vyhotovit kterýkoli zaměstnanec společnosti, do jehož působnosti tato funkce patří nebo je k tomu pověřen příkazem ředitele. Obvykle se jedná o specialistu nebo manažera konstrukční jednotka, jehož jurisdikce zahrnuje předmět zprávy. Bez ohledu na to, kdo se na písemnosti podílí, však musí být dopis v každém případě předložen ke schválení manažerovi, přičemž je třeba mít na paměti, že je psán jménem společnosti.

Obecná pravidla pro psaní obchodních dopisů

Veškerá obchodní sdělení by se měla týkat pouze činnosti společnosti nebo okolností s ní souvisejících. Zároveň, bez ohledu na obsah, musí splňovat určité požadavky.

Především je to určitá struktura. Zpráva by měla vždy obsahovat:

  • datum psaní,
  • údaje o odesílateli a příjemci,
  • zdvořilá adresa (ve tvaru „Vážený Ivane Petroviči“, „Vážený Eleno Grigorievno“),

Je třeba poznamenat, že dopisy mohou být adresovány jak jednotlivým zaměstnancům, tak celým týmům (v tomto případě se stačí omezit na pozdrav „Dobré odpoledne!“).

  • informační složka obsahující důvody a cíle, které sloužily jako základ pro napsání dopisu,
  • žádosti a vysvětlení
  • závěr.

    • K dopisu mohou být připojeny různé dodatečné dokumenty, foto a video důkazy – pokud jsou k dispozici, musí se to projevit v hlavním textu.

    Dopis může být napsán buď na běžný standardní list A4, nebo na hlavičkový papír organizace. Druhá možnost je vhodnější, protože nevyžaduje ruční zadávání údajů o společnosti, navíc takový dopis vypadá slušněji a opět označuje, že zpráva patří do oficiální korespondence. Lze jej napsat ručně (zvláště úspěšné jsou dopisy psané kaligrafickým rukopisem) nebo vytisknout na počítači (vhodné, když potřebujete vytvořit několik kopií dopisu).

    Dopis musí být ověřen podpisem, ale není nutné jej orazítkovat, protože Od roku 2016 jsou právnické osoby osvobozeny od nutnosti používat při své činnosti plomby.

    Před odesláním se zpráva v případě potřeby zaeviduje do deníku odchozí dokumentace, ve kterém je jí přiděleno číslo a nastaveno datum odeslání.

    Na co si dát pozor při psaní dopisu

    Při psaní dopisu musíte pečlivě sledovat pravopis, dodržovat pravidla a normy ruského jazyka, pokud jde o slovní zásobu, gramatiku, interpunkci atd. Příjemci vždy věnují pozornost tomu, jak dobře jsou myšlenky ve zprávě prezentovány a formátovány.

    Neměli bychom zapomínat, že provedené studie jasně ukazují, že lidé nejsou ochotni strávit čtením tohoto druhu dopisů déle než jednu minutu.

    Dopis musí být napsán ve správné formě, bez „šíření myšlenek po stromě“, spíše krátký a výstižný, k věci. Každý nové téma by měl být formátován jako samostatný odstavec, který by měl být v případě potřeby rozdělen na odstavce. Stručný a jasný dopis navíc dá příjemci najevo, že si autor váží svého času. Zde je výstižné rčení „stručnost je sestrou talentu“.

    Co by nemělo být povoleno v obchodním dopise

    V obchodních dopisech je naprosto nepřijatelný drzý nebo frivolní tón, stejně jako příliš suchý text a banální „klišé“. Měli byste se také vyhnout složitým formulacím, velkému množství participiálních a adverbiálních frází a speciální terminologii, která je srozumitelná úzkému okruhu odborníků.

    Dopis nesmí obsahovat neověřené, nespolehlivé a rozhodně ne úmyslně nepravdivé informace.

    Je třeba mít na paměti, že tento typ sdělení není pouze součástí běžné obchodní korespondence, ale v mnoha případech odkazuje i na úřední dokumenty, které mohou následně získat status právně významných.

    Jak poslat dopis

    Jakákoli oficiální zpráva může být odeslána několika hlavními způsoby.

    1. První, nejmodernější a nejrychlejší, je průchozí elektronické prostředky komunikace. Je to pohodlné a rychlé a také vám umožňuje odesílat informace téměř neomezeného objemu.

      Zde je pouze jedno mínus - kdy velké množství pošty od adresáta se může dopis snadno ztratit nebo skončit ve složce Spam, proto je vhodné se při odesílání dopisů tímto způsobem dodatečně ujistit, že dopis byl přijat (prostým telefonátem).

    2. Druhý způsob: konzervativní, který umožňuje odeslat zprávu ruskou poštou. Doporučuje se použít funkci odeslání doporučenou poštou s potvrzením o doručení - tento formulář zaručuje, že se dopis dostane k adresátovi, o čemž příjemce obdrží zvláštní oznámení.

      Obvykle se zasílání standardní poštou používá v případech, kdy jsou zasílány originální dokumenty, dopisy ověřené živými podpisy a pečetěmi.

    3. Můžete také poslat dopis faxem nebo různými instant messengery, ale pouze za podmínky, že vztah mezi partnery je natolik blízký, aby umožňoval tento typ korespondence.

    "Pro člověka je nejtěžší to, co mu není dáno."
    M. Žvanecký

    Asi každý se alespoň jednou v životě musel potýkat s naléhavou potřebou napsat obchodní dopis šéfovi obchodní společnosti, společníkovi, úředníkovi nebo v horším případě bytovému úřadu. Ale pokud se považujete za obchodníka, byť jen začátečníka, nebo plánujete otevřít vlastní podnik, a to i ve vzdálené budoucnosti, musíte se naučit správně psát obchodní dopisy.

    Jaký je tedy rozdíl mezi jednoduchým dopisem a obchodním dopisem?

    Předně absence emocionálních složek a převaha logiky a pragmatický racionální prezentace vašeho požadavku nebo návrhu. Podnikatel, majitel společnosti nebo manažer velké, a dokonce ne příliš velké velký podnik, na rozdíl od pouhého „spotřebitele“, je nepravděpodobné, že by se zajímal o váš emocionální a inspirativní dopis s žádostí o spolupráci, poskytování pomoci nebo navazování jakýchkoliv jiných přátelských vztahů.

    Nejprve musíte pochopit, že když píšete obchodní dopis, píšete ho k věci! Mnozí si nyní řeknou, jaká je to slovní hříčka, ale je jasné, že Obchodní dopis se od ostatních liší jasným chápáním „Komu“, „Proč“ a „Proč“. Četl jsem spoustu dopisů a návrhů a bohužel v některých dopisech smysl neustále unikal a na konci dopisu nebylo vůbec jasné, na co se chce autor zeptat nebo nabídnout.

    Proto, aby se význam a myšlenka dopisu „nerozšířila po celém stromě“, musíte si sami odpovědět na následující otázky:

    1. Komu píšete dopis Udělali jste chybu v adresátovi?
    2. Proč píšete dopis, co chcete nabídnout nebo se zeptat? Jsou vaše argumenty a styl prezentace jasné? a jsou přesvědčivé? vaše argumenty pro adresáta? A jakou výhodu získá? ze spolupráce s tebou?
    3. Proč to děláš? jaký výsledek chceš? K jakým dalším krokům hodláte adresáta „vyprovokovat“?

    Pro obchodní dopisy byl vyvinut odpovídající GOST R 6.30−2003, který popisuje základní požadavky na obsah a provedení dokumentů. S tímto GOST se můžete podrobněji seznámit jeho zakoupením v obchodě s knihami a použít jej v budoucnu při vyplňování papírování.

    Ale pro některé důležité body Zvláštní pozornost bych chtěl věnovat:

    1. Záhlaví obchodního dopisu musí obsahovat výzvu adresátovi. Naformátováno o něco níže evidenční číslo: Pozice a celé jméno jsou uvedeny v pravém horním rohu. Adresát. Níže můžete specifikovat Předmět dopisu. Ještě níže, uprostřed, je sepsáno odvolání. Adresa by měla vyjadřovat úctu pomocí obecně uznávaných slov: „Vážený“, „Pan“, „Paní“ (zkratky nejsou povoleny). Záhlaví je obvykle tučně.

    Například:

    Ref. č. 01 ze dne 20.04.2012

    na In. č. 01 - RiK z 01.01.1930

    K řediteli

    LLC "Rohy a kopyta"

    Bender O.I.

    "O sérii vadných rohů,

    doručeno 1. ledna 1930.“

    Vážený Ostape Ibrahimoviči,

    1. Úvod. V úvodu je potřeba stručně definovat podstatu dopisu. Začít můžete tradičně: „Rád bych vás upozornil...“, „Ptám se vás...“, „Aktuálně...“, atd. - je-li dopis psán v první osobě.

    Pokud odvolání pochází od právnické osoby, pak vyprávění pochází od třetí osoby (např. „Naše společnost nabízí...“).

    Navíc jak v úvodu, tak v následujícím textu dopisu by se zájmeno ty a všechny jeho tvary (ty, ty, tvůj) měly psát s velkým písmenem.

    1. Závěr dopisu shrnuje, co bylo napsáno, a často obsahuje žádost nebo návrh. Například: „S ohledem na výše uvedené se vás ptám...“
    2. Hlavní text obchodního dopisu tradičně končí frází: „S úctou,...“ – pokud je zamýšlena neutrální adresa. Pokud adresáta osobně znáte, můžete dopis zakončit větou „S pozdravem...“.

    Například:

    S úctou,

    Podzemní milionář (podpis) A.I. Koreiko

    Pozice, celé jméno (nejdříve se vytiskne křestní jméno a patronymie a poté příjmení), podpis vložíte do vlastní ruky.

    1. Obchodní dopis končí údajem o odesílateli, který musí obsahovat jeho celé jméno. (nejlépe v plné) pozici a kontaktní telefonní číslo. To je nezbytné, pokud adresát nebo jeho zástupce potřebuje kontaktovat za účelem přijetí dodatečné informace. Můžete také uvést odpovědnou osobu (celé jméno) a její kontaktní telefonní číslo. Mimochodem, nezapomeňte uvést kód města spolu s vaším telefonním číslem. Nenuťte adresáta ztrácet čas hledáním těchto informací.

    Rád bych vás také upozornil na některé body související s předložením samotného dopisu. Svého času jsem využíval různé možnosti prezentace dopisu, až před použitím NLP, ale to vše mělo malý praktický přínos, protože styl obchodního psaní sám o sobě je velmi konzervativní a písmena to nekorespondují tímto stylem jsme prostě nešli dál“ celní kontrola“, zastoupeného tajemníkem společnosti. Proto jsem odmítl z experimentů a začal psát podle potřeby obchodní styl.

    Pamatujte, že váš dopis by měl obsahovat tři hlavní části, kterými jsou úvod, argument a závěr. Mnoho pisatelů dopisů jde přímo k věci, aniž by do věci uváděli partnera. Samozřejmě, pokud je dopis dostatečně dlouhý, obchodník nemusí číst úvod, ale okamžitě přejde k věci. Může se ale také vrátit na začátek dopisu, pokud ho tato „esence“ zajímá. Na závěr je třeba napsat, co chcete dostávat. Dopis by neměl obsahovat žádné dvojí výklady, pouze jednu jasnou myšlenku v celém vašem dopise. K tomu by bylo hezké si připomenout Aristotela, který 300 př. n. l. uvažoval o logice výroků a na jejím základě formuloval logické zákony:

    1. Zákon identity - pojem musí být v průběhu uvažování používán ve stejném významu;
    2. Zákon rozporu je „neodporuj si“;
    3. Zákon vyloučeného středu – „A“ nebo „ne-A“ platí, žádná třetí neexistuje.

    Hlavní část obchodního dopisu by podle pravidel psaní měla logicky důsledně odhalovat obsah žádosti nebo návrhu, aby byl adresátovi srozumitelný. Všechny předchozí odstavce by měly logicky přecházet do následujících. V případě potřeby uveďte konkrétní fakta a čísla. A nezapomeňte, že „stručnost je sestrou Talentu“. Pamatujte, že příliš dlouhý text může adresáta „unavit“, může váš dopis odložit a nezjistí, co znamená váš jedinečná nabídka.

    A teprve poté, co si myslíte, že je váš dopis konečně napsán, nezapomeňte jej zkontrolovat, zda neobsahuje pravopisné chyby. a interpunkci chyby. Znovu zkontrolujte logickou konzistenci a čitelnost celého textu (nejlépe je číst nahlas).

    Pokud neúmyslně nebo ve spěchu uděláte pravopisné chyby, bude to trapné. Jak můžete „obchodovat“ se společností, která distribuuje dopisy s chybami? Buď opatrný!

    Na závěr bych chtěl říci, že váš dopis také nejprve uvítá jeho „oblečení“, je třeba věnovat zvláštní pozornost kvalitě papíru, na kterém je dopis vytištěn, jeho designu, zda dopis neztratí tvaru při přepravě, zda jej budou chtít vyzvednout. Pokud je v tomto ohledu vše v pořádku, pak adresáta přesvědčí úhledný, logicky konzistentní, srozumitelný a dobře napsaný obchodní dopis na pozitivní rozhodnutí ve váš prospěch. Psát dopisy!

    Formuláře obchodních dopisů

    Dopisový formulář je papírový formát s předem reprodukovanými detaily obsahujícími trvalé informace o organizaci – autorovi dokumentu.

    Použití formulářů výrazně urychluje proces tvorby dokumentu (kvůli dostupnosti neustálých informací), snižuje mzdové náklady na přípravu, zjednodušuje vnímání informací a zlepšuje kulturu manažerská práce. Formulář činí informace oficiálními.

    Při přijímání dokumentu určeného organizaci je samozřejmě hlavní pozornost věnována podstatě informací v něm obsažených, ale pozornost je nevyhnutelně upřena také na vzhled dokument - kvalita papíru, použití barev, design loga, styl písma, složení hlavičkových nápisů. Na základě těchto znaků si člověk udělá dojem o dopisovateli, o míře jeho solidnosti a prestiži. Je nutné usilovat o vytvoření zapamatovatelné formy, která může zanechat příznivý dojem o organizaci, odrážející nejen určité informace o organizaci, ale také její styl. Dokumenty na dobře provedených formulářích jsou nedílná součást image organizace, její jedinečná vizitka.

    Požadavky na formy organizačních a administrativních dokumentů jsou stanoveny následujícími dokumenty: 1) GOST R. 6.30-2003. „Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů“; 2) Standardní pokyny o kancelářské práci ve spolkových orgánech vykonna moc, schváleno nařízením Rosarkhiv dne 27. listopadu 2000 č. 68.

    Formulář dopisu může v závislosti na základních dokumentech organizace obsahovat:

    státní znak Ruské federace nebo znak ustavující entity Ruské federace (pouze pro státní podniky);

    Organizační znak nebo ochranná známka (servisní značka);

    Kód organizace;

    Jméno společnosti;

    Referenční informace o organizaci;

    Datum dokumentu;

    Registrační číslo dokumentu;

    Místo sestavení nebo zveřejnění dokumentu (v případě potřeby).

    GOST R. 6.30-2003 zajišťuje uspořádání podrobností formuláře ve dvou verzích: podélné a hranaté.

    V prvním případě jsou všechny detaily formuláře umístěny podélně a zarovnány buď na šířku nebo na střed.

    Když jsou detaily umístěny v rohu, zabírají plochu 73 x 88 mm v levém rohu listu a jsou zarovnány buď k levému okraji nebo ke středu přidělené oblasti.

    Pro výrobu forem se používá papír formátu A4 (210 x 297 mm) a A5 (210 x 148 mm). Použití jednoho nebo druhého formátu je určeno objemem připravovaného dokumentu. Menší formát je určen pro dokumenty, jejichž text je malý (do sedmi řádků); Pro takové dokumenty je iracionální používat formát A4.

    Je povoleno vyrábět formuláře typografickou metodou, pomocí online tiskových nástrojů popř počítačová technologie přímo při výrobě konkrétního dokumentu. Výjimkou jsou hlavičkové papíry organizací s obrázky Státní znak Ruské federace nebo erby zakládajících subjektů Ruské federace. Tisk formulářů z počítače je velmi ekonomický malé organizace, ale nechrání před paděláním. Tištěné formuláře jsou v tomto smyslu spolehlivější. Některé organizace navíc kvůli ochraně formulářů před nekalým použitím objednávají očíslované formuláře od tiskáren a vedou pečlivé záznamy o jejich použití. Za stejným účelem vláda a městských institucí používá odlišné typy dokumenty, formuláře různých barev.

    Na formulářích je vytvořena pouze první stránka dokumentu. Pokud má být dokument odeslán na několik adres, pak se na formuláři vytvoří každá kopie dokumentu.

    Příklad formuláře služebního dopisu (podélné uspořádání detailů)

    Každý list dokumentu, ať už na hlavičkovém papíru nebo bez něj, musí mít následující velikosti okrajů (mm): levý - alespoň 20, pravý - alespoň 10, horní - alespoň 20, dolní - alespoň 20.

    V řadě organizací byly pokyny a pravidla upravující přípravu dokumentů stanoveny velikosti polí větší, než požaduje norma. Zde jsou příklady písmen na hlavičkovém papíře organizace (obr. 2–4).

    Rýže. 2

    Rýže. 3

    Rýže. 4

    Z knihy 500 rad pro sekretářku autor Engovatová Olga Anatoljevna

    1. Úvod a seznámení s procesem obchodní komunikace V životě neustále nastávají situace, ve kterých je nutné představit jednoho člověka druhému nebo dalším. V obchodní komunikaci, která vyžaduje navázání kontaktů - tváří v tvář, korespondence, telefonicky - potřeba o

    Z knihy Obchodní psychologie: Zvládání emocí autor autor neznámý

    NEPLATNOST OBCHODNÍ KOMUNIKACE Často jsou podnikatelé v obchodních kontaktech nespokojeni se svým jednáním, které nevede k požadovaným výsledkům. Například klient „propadl“ nebo kvůli nějaké maličkosti zůstala pečlivě připravená smlouva

    Z knihy Obchodní korespondence: tutorial autor Kirsanová Maria Vladimirovna

    2. Pravidla pro psaní obchodního dopisu

    Z knihy Kancelářské práce pro tajemníka autor Smirnova Elena Petrovna

    Struktura obchodního dopisu Důležitým úkolem při psaní dopisu je jeho informační saturace, tedy včetně přiměřeného množství informací. Písmena mohou být jednostranová nebo vícestranná. Často může jeden aspekt tvořit celý obsah

    Z knihy Účetnictví autor Bortnik Nikolaj Nikolajevič

    Informativnost a přesvědčivost obchodního dopisu Text obchodního dopisu by měl být stručný a obsahovat pouze základní informace. Další informace mohou být uvedeny v příloze. Zároveň musí být dopis přesvědčivý bez ohledu na to, komu je určen.

    Z knihy Obchodní e-mailová korespondence. Pět pravidel pro úspěch autor Vorotyncevová Tamara

    Kapitola 4. Formuláře dokumentu Formulář dokumentu je standardní list s reprodukovanými konstantními detaily a prostorem pro variabilní detaily standardní formát formuláře dokumentů – A4 (210x297) a A5 (148x210mm). Formuláře dokumentů musí

    Z knihy Zbavte svůj život odpadků! od Mellena Andrewa

    3.3. Přísné formuláře hlášení: žádost a produkce V souladu s usnesením Rady ministrů - vlády Ruské federace ze dne 30. července 1993 č. 745 „O schválení Předpisů o aplikaci pokladny při hotovostních platbách obyvatelstvu a

    Z knihy Ekonomická teorie: učebnice autor Machoviková Galina Afanasjevna

    Business Image Ukazatel č. 3. Osobní odvolání Obchodní dopis, který začíná osobním odvoláním a pozdravem odráží individuální zaměření dopisu, prokazuje vaši pozornost a respekt k osobnosti klienta/obchodního partnera Porovnej

    Z knihy Podnikatelský plán 100 %. Strategie a taktika efektivní podnikání od Rhondy Abramsové

    Ukazatel image firmy č. 5. Pozitivní závěr dopisu Závěrečné fráze jsou tím posledním, co při čtení vašeho dopisu zůstává v poli pozornosti příjemce. Upevněte v nich emocionálně pozitivní atmosféru obchodní komunikace. Vytvořit u adresáta dobrá nálada,

    Z knihy Individuální podnikatel[Registrace, účetnictví a výkaznictví, daně] autor Aniščenko Alexandr Vladimirovič

    Z obchodní kanceláře do domova Čím více lidí pracuje z domova, tím důležitější je, aby přechod z obchodní kanceláře do domácí kanceláře byl co nejméně bolestivý. Koneckonců, i když pracujete doma, chcete své povinnosti vykonávat profesionálně

    Z knihy Manažerská praxe lidskými zdroji autor Armstrong Michael

    Z knihy Časová past. Klasický průvodce time managementem od Pata Nickersona

    Elektronické finanční formuláře Aby byl tento proces ještě jednodušší, můžete si jako doplněk k této knize zakoupit Excelový balíček finančních formulářů. Takové elektronické formuláře automaticky provádějí všechny výpočty, generují diagramy a umožňují

    Z knihy MBA za 10 dní. Nejdůležitější programy od předních světových obchodních škol autor Silbiger Stephen

    Přísné ohlašovací formuláře Za prvé, podnikatelé v souladu s postupem stanoveným vládou Ruské federace mohou (ale nejsou povinni) přijímat hotovost nebo provádět platby platebními kartami bez použití pokladen v případě poskytování služeb veřejnosti. na

    Z autorovy knihy

    ROLE OBCHODNÍHO PARTNERA K zajištění úspěchu podniku a účasti na řízení podniku sdílejí zaměstnanci HR povinnosti jako obchodní partneři se svými kolegy z přímého vedení. Musí mít schopnost

    Z autorovy knihy

    Propojení červených zón s časem obchodní komunikace Možná jste si všimli z jednoduché tabulky výše obsahující červené zóny, že se manažer snažil přidělit přiměřené množství času svým třem hlavním úkolům. Ale to jste u něj také viděli

    Z autorovy knihy

    Jednominutový kurz obchodního psaní 1. Jasně uveďte svůj případ a začněte co nejdříve po úvodní větě. Neztrácejte čas čtenáře. Pokaždé musíte mít jasný důvod, proč to vůbec píšete.2. Nechte to osobní, přátelské a

    Používáním obchodní korespondence dochází nejen ke koordinaci obchodních aktivit, ale i ke shromažďování potřebných informací pro danou organizaci, o které bude zájem při různých reportingových auditech. Proto v prvé řadě mezi úkoly administrativních zaměstnanců patří správné řízení obchodní dokumentace, pro kterou jsou vypracovány různé interní pokyny a formuláře. Výhodou standardního formuláře je skutečnost, že jej člověk vyplní automaticky a šetří tak čas jeho i firmy.

    Obchodní korespondence by měla obsahovat:

    Spolehlivé a úplné informace;
    - stručné shrnutí z důvodu nedostatku vyprávění;
    - neutrální tón oslovení, ale přátelským způsobem;
    - logický řetězec, nikoli emocionální hodnocení uvedených skutečností.

    Jak napsat obchodní dopis?

    Nejdůležitější je rozhodnout se, jaký typ obchodního dopisu je pro danou situaci vhodný. Existuje několik jeho typů:

    Připomínka;
    - potvrzení;
    - odmítnutí;
    - průvodní dopis;
    - pozvání;
    - záruka;
    - informační;
    - dopis s oznámením a objednávkou.

    Obchodní dopisy, které obsahují žádost, návrh, odvolání, dotaz nebo poptávku, zpravidla vyžadují odpověď.

    Pravidla pro psaní obchodního dopisu.

    Tón obchodního dopisu nese velmi důležitou emocionální zátěž, protože zahalená neúcta se bude i přes dokonalé komunikační techniky stále objevovat. Při psaní obchodního dopisu obsahujícího odmítnutí byste měli být obzvláště opatrní. V tomto případě byste neměli uvést odmítnutí na samém začátku dopisu. V první části zprávy byste měli uvést přesvědčivé argumenty ve prospěch svého pohledu, k tomu můžete použít vzorce, jako je;

    - „Bohužel nemůžeme vyhovět vašemu požadavku“;
    - „Je nám to hluboce líto, ale není možné vyhovět vaší žádosti“ atd.

    Při odmítání je důležité pamatovat na to, že naším úkolem je odmítnout, ale neztratit zákazníka, partnera atp.

    Takže základní pravidla pro psaní obchodního dopisu:

    Pro správné pochopení podstaty dopisu je nutné žádost adresovanou adresátovi v textu několikrát zopakovat;
    - v odmítavém dopise je důležité uvést důvody, proč nelze této žádosti vyhovět;
    - odmítnutí nabídky je formule odmítnutí.

    Jazyk obchodní korespondence.

    Je důležité, aby čtenář obchodní korespondence pochopil pouze její podstatu, nikoli jazyk, kterým je psána. Právě v tomto stavu se skrývá zvládnutí pravidel psaní obchodního dopisu, které je vyvíjeno mnohaletými zkušenostmi.

    Je třeba mít na paměti, že v obchodním dopise:

    Je třeba používat jednoduchá slova bez ochuzení obsahu;
    - častěji než přídavná jména používejte slovesa - text dopisu tak bude dynamický;
    - zůstaňte blízko významu adresy, aniž byste zacházeli do podrobností a úvah;
    - nepoužívejte dlouhá souvětí, protože rozptylují pozornost čtenáře;
    - přechod mezi frázemi by měl být logický a neviditelný;
    - používejte co nejméně zájmen.

    Obchodní dopis se vyznačuje gramotností a stylem.

    Příprava obchodní korespondence.

    Při psaní obchodního dopisu nezapomeňte, že horní část (1/4 listu A4) by měla zůstat volná hlavičkový papír. V horním rohu dopisu je také uvedeno číslo a datum odchozí pošty, které jsou zaznamenány ve speciálním protokolu odchozí pošty.

    V levém dolním rohu je uvedena funkce, příjmení a podpis jednatele a na samém konci listu je uvedeno příjmení vykonavatele obchodního dopisu s jeho telefonním číslem pro doplnění.

    Obchodní dopis se tedy skládá ze tří částí: podstaty žádosti, jejího odůvodnění a podpůrných informací.

    Při odpovědi na dopis byste měli v první části obsahu odkazovat na poslední dopis daného adresáta. Pokud existuje zahraniční korespondence, pak je pro lepší přehlednost nutné k dopisu připojit brožuru, na kterou bude v tomto dopise uveden odkaz. Je velmi důležité ukončit takový dopis s vděčností za vaši spolupráci a frází „S pozdravem (jméno) ...“