როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილის ნიმუში. როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილები სწორად? საქმიანი წერილის სახეები და სტრუქტურა. შეცდომები მოთხოვნის წერილის დაწერისას

ბიზნეს დოკუმენტი - განხორციელების ძირითადი საშუალებები მართვის საქმიანობა, ინფორმაციის ჩაწერა და გადაცემა. დოკუმენტი გამოიყენება კოორდინაციისთვის ბიზნეს აქტივობები, და ინფორმაციაც გროვდება. დიდ ორგანიზაციაში, როგორც წესი, შედგენილია ინსტრუქციები, სადაც მითითებულია, ვინ წერს ოფიციალურად დოკუმენტებს, ვინ ვის აწვდის ინფორმაციას და რა შემთხვევებში, ვინ ვის გადასცემს ინფორმაციას და ა.შ. ინფორმაციის გადაცემის ფორმალიზების ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი გზაა სტანდარტული ფორმები (ფორმები). ფორმის უპირატესობა ის არის, რომ მის შემავსებელს არ სჭირდება ფიქრი, როდის, როგორ და რა ინფორმაციის მიწოდება სჭირდება. ამ შემთხვევაში; ეს დაზოგავს დიდ დროს.

კორესპონდენციის წილი საქმიან ცხოვრებაში ძალიან დიდია.

სწორად შედგენილი, ის აკმაყოფილებს შემდეგ მოთხოვნებს:

• პრეზენტაციის სანდოობა და ობიექტურობა;
• ინფორმაციის სისრულე;
• პრეზენტაციის სიზუსტე (საქმიანი წერილი არ უნდა აღემატებოდეს გვერდს);
• მსჯელობისა და თხრობის ნაკლებობა;
• პრეზენტაციის ნეიტრალური ტონი, მაგრამ ამავე დროს კეთილგანწყობა, უხეშობისა და ირონიის არარსებობა, პრეტენზიულობა, ცრუ ზრდილობა;
• სიტუაციისა და ფაქტების ლოგიკური და არა ემოციურ-გამომსახველობითი შეფასების საშუალებების გამოყენება.

არსებობს რამდენიმე ტიპი საქმიანი წერილი. ამდენად, წერილები, რომლებიც შეიცავს გაფრთხილებას, შეხსენებას, მოწვევას, დადასტურებას, უარყოფას, დამცავი წერილებს, გარანტიას, ინფორმაციას, შეტყობინების წერილებს და ბრძანებას, არ საჭიროებს სავალდებულო წერილობით პასუხს. პასუხი უნდა დაიწეროს წერილზე მოთხოვნით, მიმართვით, წინადადებით, თხოვნით, მოთხოვნით.

ბიზნეს წერის ეთიკა

საქმიანი წერილის ავტორის უპატივცემულობას, თუნდაც ის დაფარული იყოს, ყოველთვის გრძნობს ადრესატს, რაც აყალიბებს მუდმივ უარყოფით დამოკიდებულებას წერილისა და მისი ავტორის მიმართ, მიუხედავად შეტყობინების დამაჯერებლობის ერთი შეხედვით უნაკლო მეთოდებისა.

განსაკუთრებით ფრთხილად უნდა იყოთ უარის შემცველი წერილის წაკითხვისას. თქვენ არ შეგიძლიათ დაიწყოთ ასეთი წერილი უარის თქმით. პირველ რიგში, დამაჯერებელი ახსნა-განმარტებები უნდა იყოს მოცემული. გამოიყენეთ შემდეგი ფორმულები: „თქვენი მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება შემდეგი მიზეზების გამო...“; „სამწუხაროდ, თქვენი თხოვნის დაკმაყოფილება შეუძლებელია...“; „ძალიან ვწუხვართ, მაგრამ ვერ დავაკმაყოფილებთ თქვენს მოთხოვნას...“ და ა.შ. ამ ფორმულის ადგილი არის წერილის ბოლო აბზაცში. ამ შემთხვევაში, უნდა გახსოვდეთ წესი: „უარის ჩამოყალიბებისას, ფრთხილად იყავით მეგობრის ან მომხმარებლის დაკარგვისგან“.

მივცეთ უხეში გეგმასაპასუხო წერილი, რომელიც შეიცავს მოთხოვნაზე უარის თქმას ან შეთავაზების უარყოფას:

• მოთხოვნის გამეორება - ადრესატი დარწმუნებული უნდა იყოს, რომ მისი წერილი ყურადღებით არის წაკითხული და მისი მოთხოვნის არსი ზუსტად არის გაგებული;
• მიზეზები, რის გამოც მოთხოვნის დაკმაყოფილება ან ოფერტის მიღება შეუძლებელია, არის რაციონალური და ფსიქოლოგიური მომზადებაადრესატი შემდგომ უარს;
• წინადადებაზე უარის ან უარყოფის განცხადება არის უარის ფორმულა.

ბიზნეს წერილის ენა

აკადემიკოსი დ.ს. ლიხაჩოვი, რუსული ენის ბრწყინვალე ექსპერტი, მემორანდუმში თავისი ახალგაზრდა კოლეგებისთვის „კარგ ენაზე სამეცნიერო მუშაობა" დაწერა: " კარგი ენამკითხველს არ ამჩნევს. მკითხველმა უნდა შეამჩნიოს მხოლოდ აზრი, მაგრამ არა ენა, რომლითაც აზრი გამოხატულია“.

წერაში ნდობა შესაძლებელია მრავალწლიანი გამოცდილებით. თავდაპირველად მიზანშეწონილია გამოიყენოთ პრაქტიკული რჩევასპეციალისტები:

• უნდა აირჩიოს მარტივი სიტყვები, მაგრამ ენას ნუ გაღატაკებთ;
• გამოიყენეთ ზმნები უფრო მეტი ვიდრე ზედსართავი სახელი: ამგვარად ტექსტი იქნება დინამიური და ამავე დროს არაპომპეზური;
• არ დაიწყოთ შორიდან, არ გადაუხვიოთ თემას, არ აღწეროთ ბევრი დეტალი;
• მოერიდეთ გრძელ განცხადებებს: ისინი არადამაჯერებელია, ამიტომ უნდა იყოთ მოკლე და გამოიყენოთ მინიმალური დაქვემდებარებული პუნქტები;
• ერთი ფრაზიდან მეორეზე გადასვლა უნდა იყოს ლოგიკური და ბუნებრივი, „შეუმჩნეველი“;
• შეამოწმეთ თითოეული დაწერილი ფრაზა ყურით;
• გამოიყენეთ მინიმუმ ნაცვალსახელები, რომლებიც დაგაფიქრებთ იმაზე, თუ რას მოიხსენიებენ, რა სიტყვას „ჩაანაცვლეს“ (დაწერეთ კონკრეტულად და არა „ამის შესახებ“, „ეს“, „ის/ის/ისინი“ და ა.შ.).

საქმიანი წერილი უნდა იყოს წიგნიერი და სტილისტურად სწორი.

საქმიანი წერილის ფორმატირება

ორგანიზაციის ბლანკზე ყოველთვის იწერება ოფიციალური წერილი.

გამავალი წერილის (ანუ ორგანიზაციიდან გაგზავნილი) ზედა მარცხენა კუთხეში მითითებულია გამავალი ნომერი, რომელიც ფიქსირდება ორგანიზაციის საბუთების ჟურნალში. წერილის დაწერის თარიღი უნდა იყოს მითითებული. ზედა მარჯვენა კუთხეში არის ორგანიზაციის დასახელება (სახელობით შემთხვევაში), ადრესატის თანამდებობა და მისი გვარი. ქვედა მარცხენა კუთხეში არის მენეჯერის თანამდებობა, გვარი და ხელმოწერა, ხოლო 2 სმ ქვემოთ - წერილის შემსრულებლის გვარი (ინიციალების გარეშე) და მისი ტელეფონის ნომერი.

არსებითად და ვიზუალურად, წერილის შინაარსი რამდენიმე ბლოკისგან შედგება: o წერილის ფორმულა - რა არის მოთხოვნის არსი; o მოთხოვნის დასაბუთება; o დამხმარე ინფორმაცია.

IN საპასუხო წერილითავაზიანი მინიშნება უნდა მოხდეს მის ბოლო წერილზე. თუ ეს წერილი ხსნის მიმოწერას უცხოელ პარტნიორთან, თქვენ უნდა გააცნოთ ორგანიზაცია, აღწეროთ მისი მიზნები და ამოცანები საერთაშორისო საქმიანობის სფეროში. წერილის ეს ნაწილი უკიდურესად მოკლეა, რადგან ორგანიზაციის შესახებ ძირითადი ინფორმაცია უნდა იყოს მოცემული წერილს თანდართულ ბუკლეტში (რომლის ბმული აუცილებელია წერილში). ასეთი წერილი უნდა დასრულდეს მადლიერებით თანამშრომლობისთვის ან/და მომავალში ასეთის იმედის გამოხატვით. დადასტურებული ფორმულა არის "პატივისცემით თქვენი (თქვენი სახელი)."

კარგი წერილობითი ენამოითხოვს სიტყვების დიდ მარაგს და მათი შერწყმის უნარს, რაც მოითხოვს მხატვრული და სამეცნიერო ლიტერატურის სისტემატურ და ფრთხილად კითხვას. ჰუმანიტარული ცოდნით მუდმივი კვების გარეშე, სრულფასოვანი ლიდერი არ გაჩნდება. ეს არის მენეჯმენტის გამოჩენილი ექსპერტი ლი იაკოკას დასკვნა: „წლების განმავლობაში, როცა ჩემი შვილები მეკითხებოდნენ, რა ესწავლათ, ჩემი მუდმივი რჩევა იყო, რომ მათ უნდა მიიღონ კარგი განათლება ამ სფეროში. ჰუმანიტარული მეცნიერებები...მთავარია ლიტერატურის დარგში ცოდნის მყარი საფუძველი ჩაეყაროს, კარგად დაეუფლოს ზეპირ და წერილობით მეტყველებას“.

სხვადასხვა სახის ბიზნეს წერილების შედგენა - აუცილებელი ნაწილიბიზნესის წარმომადგენლების მუშაობა. ასეთი შეტყობინებების წყალობით ისინი იღებენ შესაძლებლობას გადაჭრას კომერციული საკითხები ყველაზე ხელმისაწვდომი, სწრაფი და ოპტიმალური გზით.

ფაილები

რა სახის ბიზნეს წერილები არსებობს?

პირობითად, ბიზნეს წერილები შეიძლება დაიყოს რამდენიმე ძირითად კატეგორიად:

• მილოცვის წერილი;
• საინფორმაციო ფოსტა;
• და ასე შემდეგ.

თქვენ შეგიძლიათ მონიშნოთ პასუხები ყველა ამ წერილზე, რომელიც ასევე არის ოფიციალური საქმიანი მიმოწერის ნაწილი და ასევე დაწერილია გარკვეული კანონების მიხედვით, როგორც ცალკე პუნქტი.

ვინ უნდა იყოს წერილის ავტორი?

საქმიანი წერილები ყოველთვის უნდა შეიცავდეს ხელმოწერას. ამ შემთხვევაში წერილის უშუალოდ შედგენა შეუძლია კომპანიის ნებისმიერ თანამშრომელს, რომლის კომპეტენციაში შედის ეს ფუნქცია ან უფლებამოსილია დირექტორის ბრძანებით. როგორც წესი, ეს არის სპეციალისტი ან მენეჯერი სტრუქტურული ერთეული, რომლის იურისდიქცია მოიცავს შეტყობინების საგანს. თუმცა, მიუხედავად იმისა, თუ ვინ არის ჩართული წერილობით, წერილი ნებისმიერ შემთხვევაში უნდა წარედგინოს მენეჯერს დასამტკიცებლად, იმის გათვალისწინებით, რომ იგი იწერება კომპანიის სახელით.

საქმიანი წერილების დაწერის ზოგადი წესები

ყველა საქმიანი შეტყობინება უნდა ეხებოდეს მხოლოდ კომპანიის საქმიანობას ან მასთან დაკავშირებულ გარემოებებს. ამასთან, შინაარსის მიუხედავად, ისინი გარკვეულ მოთხოვნებს უნდა დაემორჩილონ.

პირველ რიგში, ეს არის გარკვეული სტრუქტურა. შეტყობინება ყოველთვის უნდა შეიცავდეს:

• დაწერის თარიღი,
• გამგზავნისა და მიმღების დეტალები,
• თავაზიანი მიმართვა (ფორმულირებით "ძვირფასო ივან პეტროვიჩ", "ძვირფასო ელენა გრიგორიევნა"),

უნდა აღინიშნოს, რომ წერილები შეიძლება მიემართოს როგორც ცალკეულ თანამშრომლებს, ასევე მთელ გუნდებს (ამ შემთხვევაში საკმარისია შემოიფარგლოთ მისალმებით „შუადღე მშვიდობისა!“).

საინფორმაციო კომპონენტი, რომელიც შეიცავს მიზეზებსა და მიზნებს, რომლებიც საფუძვლად დაედო წერილის დაწერას,

თხოვნები და ახსნა-განმარტებები

დასკვნა.

წერილს შეიძლება ახლდეს სხვადასხვა დამატებითი დოკუმენტები, ფოტო და ვიდეო მტკიცებულება - თუ ეს შესაძლებელია, ეს უნდა აისახოს მთავარ ტექსტში.

წერილი შეიძლება შედგენილი იყოს ჩვეულებრივ სტანდარტულ A4 ფურცელზე ან ორგანიზაციის ბლანკზე. მეორე ვარიანტი სასურველია, რადგან ის არ საჭიროებს კომპანიის დეტალების ხელით შეყვანას; გარდა ამისა, ასეთი წერილი უფრო პატივსაცემი გამოიყურება და კიდევ ერთხელ მიუთითებს, რომ შეტყობინება ეკუთვნის ოფიციალურ კორესპონდენციას. ის შეიძლება დაიწეროს ხელნაწერით (განსაკუთრებით წარმატებულია კალიგრაფიული ხელწერით დაწერილი ასოები), ან დაბეჭდილი კომპიუტერზე (მოხერხებულია, როცა ასოს რამდენიმე ასლის შექმნა გჭირდებათ).

წერილი უნდა იყოს დამოწმებული ხელმოწერით, მაგრამ არ არის საჭირო მისი ბეჭდით დადება, რადგან 2016 წლიდან იურიდიული პირები გათავისუფლდნენ თავიანთ საქმიანობაში ბეჭდების გამოყენების აუცილებლობისგან.

გაგზავნამდე შეტყობინება, საჭიროების შემთხვევაში, რეგისტრირდება გამავალი დოკუმენტაციის ჟურნალში, რომელშიც მას ენიჭება ნომერი და მითითებულია გამგზავრების თარიღი.

რას მივაქციოთ ყურადღება წერილის წერისას

წერილის შედგენისას საჭიროა ყურადღებით აკონტროლოთ მართლწერა, დაიცვან რუსული ენის წესები და ნორმები ლექსიკის, გრამატიკის, პუნქტუაციის და ა.შ. მიმღებები ყოველთვის აქცევენ ყურადღებას, რამდენად კარგად არის წარმოდგენილი და ფორმატირებული აზრები შეტყობინებაში.

არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ ჩატარებული კვლევები ნათლად მიუთითებს იმაზე, რომ ადამიანებს არ სურთ ერთ წუთზე მეტი დახარჯონ ამ ტიპის წერილების კითხვაზე.

წერილი უნდა იყოს დაწერილი სწორი ფორმით, „ხეზე აზრების გავრცელების“ გარეშე, საკმაოდ მოკლედ და ლაკონურად. თითოეული ახალი თემაუნდა ჩამოყალიბდეს ცალკე აბზაცად, რომელიც საჭიროების შემთხვევაში უნდა დაიყოს აბზაცებად. გარდა ამისა, მოკლე და მკაფიო წერილი მიმღებს აცნობებს, რომ ავტორი აფასებს თავის დროს. აქ არის გამონათქვამი "მოკლეობა ნიჭის დაა".

რა არ უნდა იყოს დაშვებული საქმიან წერილში

საქმიან წერილებში თავხედური ან არასერიოზული ტონი სრულიად მიუღებელია, ისევე როგორც ზედმეტად მშრალი ტექსტი და ბანალური „კლიშეები“. თქვენ ასევე უნდა მოერიდოთ რთულ ფორმულირებებს, მონაწილეობითი და ზედსართავი ფრაზების სიმრავლეს და სპეციალისტთა ვიწრო წრისთვის გასაგებ სპეციალურ ტერმინოლოგიას.

წერილი არ უნდა შეიცავდეს გადაუმოწმებელ, არასანდო და, განსაკუთრებით, განზრახ ცრუ ინფორმაციას.

უნდა გვახსოვდეს, რომ ამ ტიპის შეტყობინება არა მხოლოდ რუტინული საქმიანი მიმოწერის ნაწილია, არამედ, ხშირ შემთხვევაში, ეხება ოფიციალურ დოკუმენტებს, რომლებმაც შეიძლება შემდგომში მიიღონ იურიდიულად მნიშვნელოვანი სტატუსი.

როგორ გავაგზავნოთ წერილი

ნებისმიერი ოფიციალური შეტყობინება შეიძლება გაიგზავნოს რამდენიმე ძირითადი გზით.

1. პირველი, ყველაზე თანამედროვე და სწრაფი, გადის ელექტრონული საშუალებებიკომუნიკაციები. ეს არის მოსახერხებელი და სწრაფი და ასევე საშუალებას გაძლევთ გაგზავნოთ თითქმის შეუზღუდავი მოცულობის ინფორმაცია.

   აქ მხოლოდ ერთი მინუსია - როდის დიდი რაოდენობითფოსტით ადრესატისგან, წერილი შეიძლება ადვილად დაიკარგოს ან მოხვდეს სპამის საქაღალდეში, ამიტომ წერილების ამ გზით გაგზავნისას სასურველია დამატებით დარწმუნდეთ, რომ წერილი მიღებულია (უბრალო სატელეფონო ზარის საშუალებით).

2. მეორე გზა: კონსერვატიული, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გაგზავნოთ შეტყობინება რუსული ფოსტით. რეკომენდებულია გაგზავნის ფუნქციის გამოყენება რეგისტრირებული ფოსტითმიწოდების დადასტურებით - ეს ფორმა იძლევა გარანტიას, რომ წერილი მივა ადრესატამდე, რის შესახებაც მიმღები მიიღებს სპეციალურ შეტყობინებას.

   როგორც წესი, სტანდარტული ფოსტით გაგზავნა გამოიყენება იმ შემთხვევებში, როდესაც იგზავნება ორიგინალური დოკუმენტები, ცოცხალი ხელმოწერებით და ბეჭდებით დამოწმებული წერილები.

3. თქვენ ასევე შეგიძლიათ გაგზავნოთ წერილი ფაქსით ან სხვადასხვა მყისიერი მესინჯერით, მაგრამ მხოლოდ იმ პირობით, რომ პარტნიორებს შორის ურთიერთობა საკმარისად მჭიდროა, რომ დაუშვას ამ ტიპის მიმოწერა.

"ადამიანისთვის ყველაზე რთული არის ის, რაც მას არ აძლევენ."
მ.ჟვანეცკი

ალბათ, ყველას ცხოვრებაში ერთხელ მაინც მოუწია გადაუდებელი აუცილებლობა, მიეწერა საქმიანი წერილი კომერციული კომპანიის ხელმძღვანელს, პარტნიორს, ოფიციალურ პირს ან, უარეს შემთხვევაში, საბინაო ოფისს. მაგრამ თუ თავს ბიზნესმენად თვლით, თუნდაც მხოლოდ დამწყებთათვის, ან გეგმავთ საკუთარი ბიზნესის გახსნას, თუნდაც შორეულ მომავალში, უნდა ისწავლოთ საქმიანი წერილების სწორად წერა.

მაშ, რა განსხვავებაა მარტივ წერილსა და საქმიან წერილს შორის?

უპირველეს ყოვლისა, ემოციური კომპონენტების არარსებობა და ლოგიკის უპირატესობა და პრაგმატულითქვენი მოთხოვნის ან წინადადების რაციონალური წარმოდგენა. ბიზნესმენი, კომპანიის მფლობელი ან მსხვილი და თუნდაც არც ისე დიდის მენეჯერი დიდი საწარმო, უბრალოდ „მომხმარებლისაგან“ განსხვავებით, ნაკლებად სავარაუდოა, რომ დაინტერესდეს თქვენი ემოციური და ინსპირაციული წერილით მისთვის თხოვნით. თანამშრომლობის შესახებ,დახმარების გაწევა ან რაიმე სხვა მეგობრული ურთიერთობის დამყარება.

უპირველეს ყოვლისა, უნდა გესმოდეთ, რომ როდესაც წერთ ბიზნეს წერილს, თქვენ წერთ მას აზრამდე! ახლა ბევრი იტყვის საკუთარ თავს, რა „გასაგებია“, მაგრამ ცხადია, რომ საქმიანი წერილი სხვებისგან განსხვავდება „ვის“, „რატომ“ და „რატომ“-ის მკაფიო გაგებით. ბევრი წერილი და წინადადება წავიკითხე და, სამწუხაროდ, ზოგიერთ წერილში აზრი გამუდმებით გაურბოდა და წერილის ბოლოს საერთოდ არ იყო გასაგები, რისი კითხვა ან შეთავაზება სურდა ავტორს.

ამიტომ, ისე, რომ წერილის მნიშვნელობა და იდეა არ "გავრცელდეს მთელ ხეზე", თქვენ თავად უნდა უპასუხოთ შემდეგ კითხვებს:

1. ვის წერ წერილს, ადრესატში შეცდომა დაუშვი?
2. რატომ წერ წერილს, რისი შეთავაზება ან კითხვა გინდა? გასაგებია თქვენი არგუმენტები და პრეზენტაციის სტილი? და არიან ისინი დამაჯერებელი?თქვენი არგუმენტები ადრესატისთვის? და რა სარგებელს მიიღებს იგი? თანამშრომლობიდანშენთან ერთად?
3. Რატომ აკეთებთ? რა შედეგი გინდა? რა შემდგომი ქმედებები აპირებთ ადრესატის „პროვოცირებას“?

საქმიანი წერილებისთვის შემუშავებულია შესაბამისი GOST R 6.30−2003, რომელიც აღწერს დოკუმენტების შინაარსისა და შესრულების ძირითად მოთხოვნებს. თქვენ შეგიძლიათ გაეცნოთ ამ GOST-ს უფრო დეტალურად, მისი შეძენით ბიზნეს წიგნების მაღაზიაში და გამოიყენოთ იგი მომავალში თქვენი დოკუმენტაციის შევსებისას.

მაგრამ ზოგიერთისთვის მნიშვნელოვანი პუნქტებიგანსაკუთრებული ყურადღება მინდა მივაქციო:

1. საქმიანი წერილის სათაური უნდა შეიცავდეს მიმართვას ადრესატისადმი. ფორმატირებულია ოდნავ დაბლა რეგისტრაციის ნომერი: ზედა მარჯვენა კუთხეში მითითებულია თანამდებობა და სრული სახელი. ადრესატი. ქვემოთ შეგიძლიათ მიუთითოთ წერილის თემა. კიდევ უფრო დაბლა, ცენტრში, აპელაციაა შედგენილი. მიმართვამ უნდა გამოხატოს პატივისცემა ზოგადად მიღებული სიტყვების გამოყენებით: "ძვირფასო", "ბატონო", "ქალბატონო" (აბრევიატურები დაუშვებელია). სათაური ჩვეულებრივ არის თამამი.

Მაგალითად:

Ref. No01 20.04.2012წ

ზე In. No01 - რიკ 01/01/1930 წ

დირექტორს

შპს "რქები და ჩლიქები"

ბენდერ ო.ი.

„დეფექტური რქების პარტიაზე,

მიწოდებულია 1930 წლის 1 იანვარს“.

ძვირფასო ოსტაპ იბრაჰიმოვიჩ,

1. შესავალი. შესავალში მოკლედ უნდა განისაზღვროს წერილის არსი. შეგიძლიათ დაიწყოთ ტრადიციულად: „მინდა მოგაქციოთ ყურადღება...“, „გთხოვთ...“, „ამჟამად...“ და ა.შ. - თუ წერილი დაწერილია პირველ პირში.

თუ მიმართვა მომდინარეობს იურიდიული პირისგან, მაშინ თხრობა მოდის მესამე პირისგან (მაგალითად, „ჩვენი კომპანია გთავაზობთ...“).

უფრო მეტიც, წერილის შესავალშიც და შემდეგ ტექსტშიც ნაცვალსახელი შენ და მისი ყველა ფორმა (შენ, შენ, შენი) დიდი ასოთი უნდა იყოს დაწერილი.

1. წერილის დასკვნა აჯამებს დაწერილს და ხშირად შეიცავს მოთხოვნას ან წინადადებას. მაგალითად: „ზემოაღნიშნულის გათვალისწინებით, გთხოვ...“
2. საქმიანი წერილის ძირითადი ტექსტი ტრადიციულად მთავრდება ფრაზით: „პატივისცემით,...“ - თუ ნეიტრალური მისამართია განკუთვნილი. თუ თქვენ პირადად იცნობთ ადრესატს, მაშინ შეგიძლიათ წერილი დაასრულოთ ფრაზით „პატივისცემით,...“.

Მაგალითად:

Პატივისცემით,

მიწისქვეშა მილიონერი (ხელმოწერა) ა.ი. კორეიკო

თანამდებობა, სრული სახელი (პირველად იბეჭდება სახელი და პატრონიმი, შემდეგ გვარი), ხელმოწერა თქვენს ხელშია.

1. საქმიანი წერილი მთავრდება გამგზავნის შესახებ ინფორმაციით, რომელიც უნდა შეიცავდეს მის სრულ სახელს. (სასურველია სრული) პოზიცია და საკონტაქტო ტელეფონის ნომერი. ეს აუცილებელია, თუ ადრესატს ან მის წარმომადგენელს სჭირდება დაკავშირება მისაღებად დამატებითი ინფორმაცია. ასევე შეგიძლიათ მიუთითოთ პასუხისმგებელი პირი (სრული სახელი) და მისი საკონტაქტო ტელეფონის ნომერი. სხვათა შორის, არ დაგავიწყდეთ თქვენი ტელეფონის ნომერთან ერთად მიუთითოთ ქალაქის კოდი. არ აიძულოთ ადრესატი დაკარგოს დრო ამ ინფორმაციის მოსაძებნად.

ასევე მინდა გავამახვილო თქვენი ყურადღება რამდენიმე პუნქტზე, რომელიც დაკავშირებულია თავად წერილის პრეზენტაციასთან. ერთ დროს ვიყენებდი წერილის წარდგენის სხვადასხვა ვარიანტს, მდე გამოყენებამდე NLP, მაგრამ ამ ყველაფერმა მცირე პრაქტიკული სარგებელი მოიტანა, რადგან თავად ბიზნესის წერის სტილი ძალიან კონსერვატიულია და წერილები არ შეესაბამებაამ სტილში, ჩვენ უფრო შორს არ წავედით " საბაჟო კონტროლი“, რომელსაც წარმოადგენდა კომპანიის მდივანი. ამიტომ, უარი ვთქვი ექსპერიმენტებიდანდა დაიწყო წერა საჭიროებისამებრ ბიზნეს სტილი.

გახსოვდეთ, თქვენი წერილი უნდა შეიცავდეს სამ ძირითად ნაწილს, ეს არის შესავალი, არგუმენტი და დასკვნა. ბევრი წერილის დამწერი პირდაპირ საქმეზე ხვდება თანამოსაუბრის საკითხის გაცნობის გარეშე. რა თქმა უნდა, თუ წერილი საკმარისად გრძელია, ბიზნესმენმა შეიძლება არ წაიკითხოს შესავალი, მაგრამ მაშინვე მივა საქმეზე. მაგრამ მას ასევე შეუძლია დაუბრუნდეს წერილის საწყისს, თუ ეს "არსი" მას აინტერესებს. დასასრულს, თქვენ უნდა დაწეროთ ის, რისი მიღებაც გსურთ. წერილი არ უნდა შეიცავდეს ორმაგ ინტერპრეტაციას, მხოლოდ ერთ მკაფიო აზრს მთელ თქვენს წერილში. ამისთვის კარგი იქნებოდა გავიხსენოთ არისტოტელე, რომელიც ჩვენს წელთაღრიცხვამდე 300 წელს განიხილავდა განცხადებების ლოგიკას და მის საფუძველზე ჩამოაყალიბა ლოგიკური კანონები:

1. იდენტობის კანონი - ცნება მსჯელობისას იგივე მნიშვნელობით უნდა იყოს გამოყენებული;
2. წინააღმდეგობის კანონია „ნუ ეწინააღმდეგები საკუთარ თავს“;
3. გამორიცხული შუაგულის კანონი - „ა“ ან „არა-ა“ მართალია, მესამე არ არსებობს“.

წერის წესების მიხედვით, საქმიანი წერილის ძირითადი ნაწილი ლოგიკურად თანმიმდევრულად უნდა ასახავდეს მოთხოვნის ან წინადადების შინაარსს, რაც გასაგები გახადოს ადრესატისთვის. ყველა წინა პარაგრაფი ლოგიკურად უნდა გადავიდეს შემდეგში. საჭიროების შემთხვევაში მიუთითეთ კონკრეტული ფაქტები და ციფრები. და არ დაგავიწყდეთ, რომ "სიმოკლეობა ნიჭის დაა". დაიმახსოვრეთ, რომ ძალიან გრძელმა ტექსტმა შეიძლება „დაიღალოს“ ადრესატი, მან შეიძლება განზე გადადოს თქვენი წერილი და არ გაარკვიოს, რას ნიშნავს თქვენი უნიკალური შეთავაზება.

და მხოლოდ მას შემდეგ, რაც ფიქრობთ, რომ თქვენი წერილი საბოლოოდ დაწერილია, დარწმუნდით, რომ შეამოწმეთ იგი ორთოგრაფიული შეცდომებისთვის. და პუნქტუაციაშეცდომები. ორჯერ გადაამოწმეთ მთელი ტექსტის ლოგიკური თანმიმდევრულობა და წაკითხვა (უმჯობესია მისი ხმამაღლა წაკითხვა).

თუ უნებურად ან ჩქარობთ მართლწერის შეცდომებს, ეს სირცხვილი იქნება. როგორ შეგიძლიათ „აკეთოთ ბიზნესი“ კომპანიასთან, რომელიც ავრცელებს წერილებს შეცდომით? Ფრთხილად იყავი!

დასასრულს მინდა ვთქვა, რომ თქვენს წერილსაც პირველ რიგში მიესალმება მისი „ტანსაცმელი“, განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიაქციოთ ქაღალდის ხარისხს, რომელზეც დაბეჭდილია წერილი, დიზაინს, დაკარგავს თუ არა ასო ჩამოაყალიბონ ტრანსპორტირების დროს, სურთ თუ არა მისი აყვანა. თუ ამ კუთხით ყველაფერი კარგადაა, მაშინ მოწესრიგებული, ლოგიკურად თანმიმდევრული, გამოვლენილი, კარგად დაწერილი საქმიანი წერილი დაარწმუნებს ადრესატს პოზიტივისკენგადაწყვეტილება თქვენს სასარგებლოდ. Წერილების დაწერა!

ბიზნეს წერილების ფორმები

წერილის ფორმა არის ქაღალდის ფორმატი წინასწარ რეპროდუცირებული დეტალებით, რომელიც შეიცავს მუდმივ ინფორმაციას ორგანიზაციის - დოკუმენტის ავტორის შესახებ.

ფორმების გამოყენება მნიშვნელოვნად აჩქარებს დოკუმენტის შექმნის პროცესს (მუდმივი ინფორმაციის ხელმისაწვდომობის გამო), ამცირებს შრომის ხარჯებს მომზადებისთვის, ამარტივებს ინფორმაციის აღქმას და აუმჯობესებს კულტურას. მენეჯერული მუშაობა. ფორმა ინფორმაციას ოფიციალურად ხდის.

ორგანიზაციისადმი მიმართული დოკუმენტის მიღებისას მთავარი ყურადღება, რა თქმა უნდა, ეთმობა მასში შემავალი ინფორმაციის არსს, მაგრამ აუცილებლად ყურადღება ეთმობა გარეგნობადოკუმენტი - ქაღალდის ხარისხი, ფერის გამოყენება, ლოგოს დიზაინი, შრიფტის სტილი, ბლანკის წარწერების კომპოზიცია. ამ ნიშნებიდან გამომდინარე იქმნება კორესპონდენტის შთაბეჭდილება, მისი სიმყარისა და პრესტიჟის ხარისხი. აუცილებელია ეცადოს შექმნას დასამახსოვრებელი ფორმა, რომელსაც შეუძლია დატოვოს ხელსაყრელი შთაბეჭდილება ორგანიზაციის შესახებ, ასახავს არა მხოლოდ გარკვეულ ინფორმაციას ორგანიზაციის შესახებ, არამედ მის სტილსაც. დოკუმენტები კარგად შესრულებულ ფორმებზე არის შემადგენელი ნაწილიაორგანიზაციის იმიჯი, მისი უნიკალური სავიზიტო ბარათი.

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების ფორმების მოთხოვნები დადგენილია შემდეგი დოკუმენტებით: 1) GOST R. 6.30-2003. „ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. მოთხოვნები დოკუმენტის მომზადებისთვის“; 2) სტანდარტული ინსტრუქციებიფედერალურ ორგანოებში საოფისე მუშაობის შესახებ აღმასრულებელი ხელისუფლება, დამტკიცებული როსარხივის 2000 წლის 27 ნოემბრის No68 ბრძანებით.

წერილის ფორმა, ორგანიზაციის შემადგენელი დოკუმენტებიდან გამომდინარე, შეიძლება შეიცავდეს:

რუსეთის ფედერაციის სახელმწიფო ემბლემა ან რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულის გერბი (მხოლოდ სახელმწიფო საწარმოებისთვის);

ორგანიზაციის ემბლემა ან სავაჭრო ნიშანი (მომსახურების ნიშანი);

ორგანიზაციის კოდი;

Კომპანიის სახელი;

საცნობარო ინფორმაცია ორგანიზაციის შესახებ;

დოკუმენტის თარიღი;

დოკუმენტის სარეგისტრაციო ნომერი;

დოკუმენტის შედგენის ან გამოქვეყნების ადგილი (საჭიროების შემთხვევაში).

GOST R. 6.30-2003 ითვალისწინებს ფორმის დეტალების მოწყობას ორ ვერსიით: გრძივი და კუთხოვანი.

პირველ შემთხვევაში, ფორმის ყველა დეტალი მოთავსებულია სიგრძეზე და გასწორებულია ან სიგანეში ან ცენტრში.

როდესაც დეტალები მოთავსებულია კუთხეში, ისინი იკავებენ 73 x 88 მმ ფართობს ფურცლის მარცხენა კუთხეში და გასწორებულია ან მარცხენა ზღვარზე ან გამოყოფილი ფართობის ცენტრში.

ფორმების დასამზადებლად გამოიყენება A4 (210 x 297 მმ) და A5 (210 x 148 მმ) ფორმატის ქაღალდი. ამა თუ იმ ფორმატის გამოყენება განისაზღვრება მომზადებული დოკუმენტის მოცულობით. უფრო მცირე ფორმატი განკუთვნილია დოკუმენტებისთვის, რომელთა ტექსტი მცირეა (შვიდ სტრიქონამდე); ასეთი დოკუმენტებისთვის A4 ფორმატის გამოყენება ირაციონალურია.

ნებადართულია ფორმების დამზადება ტიპოგრაფიული მეთოდით, ონლაინ ბეჭდვის ხელსაწყოების გამოყენებით ან კომპიუტერული ტექნოლოგიაუშუალოდ კონკრეტული დოკუმენტის წარმოებისას. გამონაკლისი არის ორგანიზაციების ბლანკები სურათებით სახელმწიფო ემბლემარუსეთის ფედერაციის ან რუსეთის ფედერაციის შემადგენელი ერთეულების გერბები. კომპიუტერიდან ფორმების ბეჭდვა ძალიან ეკონომიურია მცირე ორგანიზაციები, მაგრამ არ იცავს გაყალბებისგან. ბეჭდური ფორმები ამ თვალსაზრისით უფრო საიმედოა. გარდა ამისა, ფორმების არასამართლიანი გამოყენებისგან დასაცავად, ზოგიერთი ორგანიზაცია სტამბებს უკვეთავს დანომრილ ფორმებს და აწარმოებს მათი გამოყენების ფრთხილად ჩანაწერებს. ამავე მიზნით მთავრობა და მუნიციპალური დაწესებულებებიგამოიყენება განსხვავებული ტიპებიდოკუმენტები, სხვადასხვა ფერის ფორმები.

დოკუმენტის მხოლოდ პირველი გვერდი მზადდება ფორმებზე; სტანდარტული ფურცლები გამოიყენება შემდგომი გვერდების შესაქმნელად. თუ დოკუმენტი უნდა გაიგზავნოს რამდენიმე მისამართზე, მაშინ დოკუმენტის თითოეული ასლი იქმნება ფორმაზე.

მომსახურების წერილის ფორმის მაგალითი (დეტალების გრძივი განლაგება)

დოკუმენტის თითოეულ ფურცელს, ბლანკზე თუ მის გარეშე, უნდა ჰქონდეს შემდეგი მინდვრის ზომები (მმ): მარცხნივ - მინიმუმ 20, მარჯვნივ - მინიმუმ 10, ზედა - მინიმუმ 20, ქვედა - მინიმუმ 20.

მთელ რიგ ორგანიზაციაში, ინსტრუქციები და წესები, რომლებიც არეგულირებენ დოკუმენტების მომზადებას, დადგენილია სტანდარტით მოთხოვნილი ველების ზომები. აქ მოცემულია ასოების მაგალითები ორგანიზაციულ ბლანკზე (ნახ. 2–4).

ბრინჯი. 2

ბრინჯი. 3

ბრინჯი. 4

წიგნიდან 500 რჩევა მდივანისთვის ავტორი ენგოვატოვა ოლგა ანატოლიევნა

1. პროცესის გაცნობა და გაცნობა ბიზნეს კომუნიკაციაცხოვრებაში მუდმივად წარმოიქმნება სიტუაციები, როდესაც აუცილებელია ერთი ადამიანის გაცნობა მეორესთან ან სხვებთან. ბიზნეს კომუნიკაციაში, რომელიც მოითხოვს კონტაქტების დამყარებას - პირისპირ, მიმოწერა, ტელეფონით - საჭიროება

წიგნიდან ბიზნესის ფსიქოლოგია: ემოციების მართვა ავტორი ავტორი უცნობია

საქმიანი კომუნიკაციის უნაყოფობა ხშირად საქმიანი კონტაქტების დროს მეწარმეები უკმაყოფილონი არიან თავიანთი ქმედებებით, რომლებიც არ იწვევს სასურველ შედეგს. მაგალითად, კლიენტი „ჩავარდა“ ან საგულდაგულოდ მომზადებული კონტრაქტი დარჩა რაღაც წვრილმანის გამო

წიგნიდან საქმიანი მიმოწერა: სახელმძღვანელო ავტორი კირსანოვა მარია ვლადიმეროვნა

2. საქმიანი წერილის დაწერის წესები

წიგნიდან საოფისე სამუშაო მდივნისათვის ავტორი სმირნოვა ელენა პეტროვნა

საქმიანი წერილის სტრუქტურა წერილის შედგენისას მნიშვნელოვანი ამოცანაა მისი ინფორმაციის გაჯერება, ანუ შესაბამისი ინფორმაციის ჩათვლით. ასოები შეიძლება იყოს ერთასპექტიანი ან მრავალასპექტიანი. ხშირად ერთი ასპექტი შეიძლება შეადგინოს მთელი შინაარსი

წიგნიდან ბუღალტერია ავტორი ბორტნიკი ნიკოლაი ნიკოლაევიჩი

საქმიანი წერილის ინფორმატიულობა და დამაჯერებლობა საქმიანი წერილის ტექსტი უნდა იყოს მოკლე და შეიცავდეს მხოლოდ ძირითად ინფორმაციას. დამატებითი ინფორმაცია შეიძლება წარმოდგენილი იყოს დანართში. ამავდროულად, წერილი უნდა იყოს დამაჯერებელი, მიუხედავად იმისა, თუ ვისთვის არის ის.

წიგნიდან ბიზნეს ელ. მიმოწერა. ხუთი წესი წარმატებისთვის ავტორი ვოროტინცევა თამარა

თავი 4. დოკუმენტის ფორმები დოკუმენტის ფორმა არის სტანდარტული ფურცელი მასზე რეპროდუცირებული მუდმივი დეტალებით და ადგილი ცვლადი დეტალებისთვის. სტანდარტული ფორმატიდოკუმენტის ფორმები – A4 (210x297) და A5 (148x210მმ). საბუთების ფორმები უნდა

წიგნიდან გაათავისუფლე შენი ცხოვრება ნაგვისგან! მელენ ენდრიუს მიერ

3.3. მკაცრი ანგარიშგების ფორმები: განაცხადი და წარმოება მინისტრთა საბჭოს - რუსეთის ფედერაციის მთავრობის 1993 წლის 30 ივლისის No745 დადგენილების შესაბამისად „განაცხადის დებულების დამტკიცების შესახებ“ სალარო აპარატებიმოსახლეობისთვის ნაღდი ანგარიშსწორების განხორციელებისას და

წიგნიდან ეკონომიკური თეორია: სახელმძღვანელო ავტორი მახოვიკოვა გალინა აფანასიევნა

საქმიანი გამოსახულების ინდიკატორი No. 3. პირადი მიმართვა საქმიანი წერილი, რომელიც იწყება პირადი მიმართვით და მისალმებით, ასახავს წერილის ინდივიდუალურ ფოკუსს, აჩვენებს თქვენს ყურადღებას და პატივისცემას კლიენტის/ბიზნეს პარტნიორის პიროვნების მიმართ.

წიგნიდან ბიზნეს გეგმა 100%. სტრატეგია და ტაქტიკა ეფექტური ბიზნესი რონდა აბრამსის მიერ

ბიზნესის იმიჯის მაჩვენებელი No5. წერილის დადებითი დასკვნა ბოლო ფრაზები არის ბოლო, რაც რჩება მიმღების ყურადღების ველში თქვენი წერილის წაკითხვისას. დააფიქსირეთ მათში საქმიანი კომუნიკაციის ემოციურად დადებითი ატმოსფერო. შექმენით ადრესატზე კარგი ხასიათი,

წიგნიდან ინდივიდუალური მეწარმე[რეგისტრაცია, აღრიცხვა და ანგარიშგება, გადასახადები] ავტორი ანიშჩენკო ალექსანდრე ვლადიმიროვიჩი

ბიზნეს ოფისიდან სახლამდე რაც უფრო მეტი ადამიანი მუშაობს სახლიდან, მით უფრო მნიშვნელოვანია ბიზნეს ოფისიდან სახლის ოფისში გადასვლა რაც შეიძლება უმტკივნეულო. ბოლოს და ბოლოს, სახლში მუშაობის დროსაც კი, გინდა პროფესიონალურად შეასრულო შენი მოვალეობები, თუ ადრე გყავდა პერსონალი,

წიგნიდან მენეჯმენტის პრაქტიკა ადამიანური რესურსებით ავტორი არმსტრონგ მაიკლ

წიგნიდან დროის ხაფანგი. დროის მენეჯმენტის კლასიკური გზამკვლევი პეტ ნიკერსონის მიერ

ელექტრონული ფინანსური ფორმები ამ პროცესის კიდევ უფრო გასაადვილებლად, შეგიძლიათ შეიძინოთ ფინანსური ფორმების Excel პაკეტი, როგორც ამ წიგნის დამატება. ასეთი ელექტრონული ფორმები ავტომატურად ახორციელებს ყველა გამოთვლას, ქმნის დიაგრამებს და იძლევა საშუალებას

წიგნიდან MBA 10 დღეში. ყველაზე მნიშვნელოვანი პროგრამები მსოფლიოს წამყვანი ბიზნეს სკოლებიდან ავტორი სილბიგერი სტეფანე

მკაცრი ანგარიშგების ფორმები პირველ რიგში, მეწარმეებს, რუსეთის ფედერაციის მთავრობის მიერ განსაზღვრული პროცედურის შესაბამისად, შეუძლიათ (მაგრამ არ არიან ვალდებულნი) მიიღონ ნაღდი ფული ან განახორციელონ გადახდები გადახდის ბარათების გამოყენებით სალარო აპარატების გამოყენების გარეშე საზოგადოებისთვის მომსახურების მიწოდების შემთხვევაში. ზე

ავტორის წიგნიდან

ბიზნეს პარტნიორის როლი საწარმოს წარმატების უზრუნველსაყოფად და ბიზნესის მენეჯმენტში მონაწილეობის მისაღებად, HR თანამშრომლები იზიარებენ პასუხისმგებლობებს, როგორც ბიზნეს პარტნიორებს თავიანთი ხაზის მენეჯმენტის კოლეგებთან. მათ უნდა ჰქონდეთ უნარი

ავტორის წიგნიდან

წითელი ზონების დაკავშირება ბიზნეს კომუნიკაციის დროს თქვენ შეიძლება შეამჩნიეთ ზემოთ მოცემული მარტივი ცხრილიდან, რომელიც შეიცავს წითელ ზონებს, რომ მენეჯერი ცდილობდა შესაბამისი დრო დაეთმო თავის სამ მთავარ ამოცანას. მაგრამ შენც ნახე ეს მისთვის

ავტორის წიგნიდან

ერთწუთიანი საქმიანი წერის კურსი 1. მკაფიოდ დააფიქსირეთ თქვენი საქმე და დაიწყეთ რაც შეიძლება მალე თქვენი საწყისი წინადადების შემდეგ. ნუ დაკარგავთ მკითხველის დროს. ყოველ ჯერზე უნდა გქონდეთ მკაფიო მიზეზი, თუ რატომ წერთ ამას საერთოდ.2. შეინახეთ ეს პირადი, მეგობრული და

Გამოყენებით საქმიანი მიმოწერა ხდება არა მხოლოდ ბიზნეს აქტივობების კოორდინაცია, არამედ მოცემული ორგანიზაციისთვის საჭირო ინფორმაციის შეგროვება, რომელიც მოთხოვნადი იქნება სხვადასხვა საანგარიშო აუდიტის დროს. ამიტომ, უპირველეს ყოვლისა, ადმინისტრაციული თანამშრომლების ამოცანები მოიცავს სწორი მენეჯმენტიბიზნეს დოკუმენტაცია, რისთვისაც შემუშავებულია სხვადასხვა შიდა ინსტრუქციები და ფორმები. სტანდარტული ფორმის უპირატესობა არის ის, რომ ადამიანი ავსებს მას ავტომატურად, რითაც ზოგავს თავის და კომპანიის დროს.

საქმიანი მიმოწერა უნდა შეიცავდეს:

სანდო და სრული ინფორმაცია;
- მოკლე რეზიუმე თხრობის ნაკლებობის გამო;
- მიმართვის ნეიტრალური ტონი, მაგრამ მეგობრული ფორმით;
- ლოგიკური ჯაჭვი და არა გამოთქმული ფაქტების ემოციური შეფასება.

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი?

ყველაზე მნიშვნელოვანი ის არის, რომ გადაწყვიტოთ, რა ტიპის საქმიანი წერილია შესაფერისი მოცემული სიტუაციისთვის. მისი რამდენიმე ტიპი არსებობს:

შეხსენება;
- დადასტურება;
- უარი;
- სამოტივაციო წერილი;
- მოწვევა;
- გარანტია;
- საინფორმაციო;
- შეტყობინების წერილი და შეკვეთა.

როგორც წესი, საქმიანი წერილები, რომლებიც შეიცავს მოთხოვნას, წინადადებას, მიმართვას, მოთხოვნას ან მოთხოვნას მოითხოვს პასუხს.

საქმიანი წერილის დაწერის წესები.

საქმიანი წერილის ტონს აქვს ძალიან მნიშვნელოვანი ემოციური დატვირთვა, რადგან ფარული უპატივცემულობა მაინც გამოჩნდება, მიუხედავად უნაკლო კომუნიკაციის ტექნიკისა. განსაკუთრებით ფრთხილად უნდა იყოთ უარის შემცველი საქმიანი წერილის დაწერისას. ამ შემთხვევაში უარი არ უნდა მიუთითოთ წერილის დასაწყისში. შეტყობინების პირველ ნაწილში თქვენ უნდა წარმოადგინოთ დამაჯერებელი არგუმენტები თქვენი თვალსაზრისის სასარგებლოდ; ამისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმულები, როგორიცაა

- "სამწუხაროდ, ჩვენ ვერ დავაკმაყოფილებთ თქვენს მოთხოვნას";
- „ძალიან ვწუხვართ, მაგრამ თქვენი თხოვნის დაკმაყოფილება შეუძლებელია“ და ა.შ.

უარის თქმისას მნიშვნელოვანია გვახსოვდეს, რომ ჩვენი ამოცანაა უარი ვთქვათ, მაგრამ არ დავკარგოთ მომხმარებელი, პარტნიორი და ა.შ.

ასე რომ, ბიზნეს წერილის დაწერის ძირითადი წესები:

წერილის არსის სწორად გასაგებად საჭიროა ტექსტში რამდენჯერმე გავიმეოროთ ადრესატისადმი მიმართული მოთხოვნა;
- უარის წერილში მნიშვნელოვანია მიუთითოთ ის მიზეზები, რის გამოც ეს მოთხოვნა არ დაკმაყოფილდება;
- შეთავაზებაზე უარის თქმა არის უარის ფორმულა.

საქმიანი მიმოწერის ენა.

მნიშვნელოვანია, რომ საქმიანი მიმოწერის მკითხველმა გაითავისოს მხოლოდ მისი არსი და არა ენა, რომელზეც ის წერია. სწორედ ამ მდგომარეობაში მდგომარეობს საქმიანი წერილის დაწერის წესების ოსტატობა, რომელიც განვითარებულია მრავალწლიანი გამოცდილებით.

უნდა გვახსოვდეს, რომ საქმიან წერილში:

აუცილებელია მარტივი სიტყვების გამოყენება შინაარსის გაღატაკების გარეშე;
- უფრო ხშირად გამოიყენეთ ზმნები, ვიდრე ზედსართავი სახელები - ეს გახდის ასოს ტექსტს დინამიურს;
- მიუახლოვდით მიმართვის მნიშვნელობას, დეტალებში შესვლისა და მსჯელობის გარეშე;
- არ გამოიყენოთ გრძელი წინადადებები, რადგან ისინი ფანტავს მკითხველის ყურადღებას;
- ფრაზებს შორის გადასვლა უნდა იყოს ლოგიკური და უხილავი;
- გამოიყენეთ რაც შეიძლება ნაკლები ნაცვალსახელი.

საქმიანი წერილი გამოირჩევა წიგნიერებითა და სტილით.

საქმიანი მიმოწერის მომზადება.

საქმიანი წერილის წერისას გახსოვდეთ, რომ ზედა ნაწილი (A4 ფურცლის 1/4) თავისუფალი უნდა დარჩეს ბლანკი. ასევე წერილის ზედა კუთხეში მითითებულია გამავალი ნომერი და თარიღი, რომლებიც ჩაწერილია გამავალი ფოსტის სპეციალურ ჟურნალში.

ქვედა მარცხენა კუთხეში მითითებულია მენეჯერის თანამდებობა, გვარი და ხელმოწერა, ხოლო ფურცლის ბოლოს მიეთითება საქმიანი წერილის შემსრულებლის გვარი მისი ტელეფონის ნომრით დამატებითი ინფორმაციისთვის.

ამრიგად, საქმიანი წერილი შედგება სამი ნაწილისგან: მოთხოვნის არსი, მისი დასაბუთება და დამხმარე ინფორმაცია.

წერილზე პასუხის გაცემისას, შინაარსის პირველ ნაწილში უნდა მიუთითოთ მოცემული ადრესატის ბოლო ასო. თუ არსებობს უცხოური მიმოწერა, მაშინ უკეთესი სიცხადისთვის აუცილებელია წერილს დაურთოთ ბუკლეტი, რომლის ბმული მითითებული იქნება ამ წერილში. ძალიან მნიშვნელოვანია ასეთი წერილის დასრულება მადლიერებით თქვენი თანამშრომლობისთვის და ფრაზით "პატივისცემით თქვენი (სახელი) ..."