Metodika vedení rozvrhů pracovní doby. Timesheet - formulář a formulář pro vyplnění časového rozvrhu. Jaké fáze pohybu časového rozvrhu by měly být zajištěny při vytváření místní dokumentace upravující práva

Pracovní legislativa ukládá zaměstnavateli vést evidenci odpracované doby zaměstnanců. Organizace musí zaznamenávat odpracované hodiny bez ohledu na to právní status A jednotliví podnikatelé. Speciálně pro tento účel Státní výbor pro statistiku vypracoval a schválil formuláře výkazu práce N T-12 a N T-13.

Poskytneme pokyny k vyplnění, které vám pomohou správně zohlednit údaje a racionálně používat časový rozvrh.

Proč potřebujete pracovní list?

Výkaz pracovní doby, schválený usnesením Státního výboru pro statistiku ze dne 5. ledna 2004 č. 1, pomáhá personálnímu a účetnímu oddělení podniku:

zohlednit odpracovanou či neodpracovanou dobu zaměstnance;
sledovat dodržování rozvrhu práce (docházka, nepřítomnost, zpoždění);
mít oficiální informace o odpracované době každého zaměstnance pro výpočet mezd nebo přípravu statistických výkazů.

Pomůže účetnímu potvrdit zákonnost akruálního nebo neakruálního časového rozlišení mezd a náhrad u každého zaměstnance. Personalista musí sledovat docházku a v případě potřeby zdůvodnit pokutu uloženou zaměstnanci.

Pracovní list se týká formulářů dokumentů, které jsou zaměstnanci vydány při propuštění spolu s pracovní sešit na jeho žádost (článek 84.1 daňového řádu Ruské federace).

To stojí za zmínku jednotné formy vysvědčení N T-12 a N T-13 není od 1. ledna 2013 nutné používat. Zaměstnavatelé jsou však povinni vést záznamy (část 4 článku 91 zákoníku práce Ruské federace). Organizace a jednotliví podnikatelé mohou využít další způsoby kontroly času, který zaměstnanci tráví v práci. Ale ve skutečnosti je formát formuláře vyvinutý Gostkomstatem docela pohodlný a nadále se používá všude.

Kdo v organizaci vede pracovní list

Podle Návodu k používání a vyplňování formulářů prvotních účetních dokladů:

výkaz pracovní doby pro rok 2019 sestavuje a vede oprávněná osoba;
dokument podepisuje vedoucí oddělení a zaměstnanec personální služba;
poté se převede do účetního oddělení.

Jak vidíme, pravidla nestanoví pozici zaměstnance, který docházku vede. Vedení má právo jmenovat kohokoli provedením tohoto úkolu. K tomu je vydán příkaz s uvedením funkce a jména odpovědné osoby. Pokud není vydán příkaz ke jmenování takového zaměstnance, pak musí být povinnost vést evidenci stanovena v pracovní smlouvě. V opačném případě je nezákonné vyžadovat od zaměstnance vedení záznamů. Ve velkých organizacích je takový zaměstnanec jmenován v každém oddělení. Formulář do měsíce vyplní, dá k podpisu vedoucímu odboru, který zase po kontrole údajů formulář předá personalistovi. Pracovník HR oddělení informace ověří, vyplní na jejich základě dokumenty potřebné pro svou práci, podepíše výkaz práce a předá jej účetní.

V malých firmách se takto dlouhý řetězec nedodržuje - účetní list vede personální pracovník, a pak se ihned předává do účtárny.

Jaký je rozdíl mezi formuláři N T-12 a N T-13 Timesheets?

Liší se dvě schválené formy témat, jedna z nich (T-13) se používá v institucích a firmách, kde je instalován speciální turniket - automatický systém, sledování docházky zaměstnanců. A formulář T-12 je považován za univerzální a obsahuje navíc další oddíl 2. Může odrážet vyrovnání se zaměstnanci ohledně mezd. Ale pokud společnost vypořádá platby s personálem as samostatné druhyúčetnictví, oddíl 2 jednoduše zůstane prázdný.

Vyplnění časového listu

Existují dva způsoby, jak vyplnit časový rozvrh:

průběžné plnění - každý den jsou zaznamenávány všechny výskyty a absence;
vyplnění po odchylkách - zaznamenává se pouze zpoždění a nedostavení se.

Uveďme jako příklad návod na vyplnění formuláře T-13 metodou průběžného vyplňování.

Krok 1 - název organizace a strukturální jednotky

Nahoře zadejte název společnosti (celé jméno jednotlivého podnikatele) a název strukturální jednotky. Může to být obchodní oddělení, marketingové oddělení, výrobní oddělení atd.

Krok 2 - Kód OKPO

OKPO - celoruský klasifikátor podniky a organizace. Je obsažen v databázích Rosstat a skládá se z:

8 číslic pro právnické osoby;
10 číslic pro jednotlivé podnikatele.

Krok 3 – číslo dokumentu a datum vyhotovení

Číslo dokladu je přiděleno v pořadí.
Datum sestavení je obvykle poslední den vykazovaného měsíce.

Krok 4 – období vykazování

Docházkové výkazy se podávají měsíčně – v našem případě období od prvního do posledního dne srpna.

Krok 5 – informace o zaměstnanci

Pro každého zaměstnance oddělení je vyplněn samostatný řádek.

Pořadové číslo ve vysvědčení.
Příjmení a funkce zaměstnance.

Každému zaměstnanci je přiděleno osobní číslo, které se používá ve všech interních účetních dokladech. Zaměstnanec si jej ponechá po celou dobu práce v organizaci a několik let po propuštění se nepřevádí na jinou osobu.

Krok 6 - informace o docházce a počtu hodin

Pro vyplnění údajů o docházce a nepřítomnosti zaměstnance se používají zkrácené symboly. Jejich seznam najdete na konci článku v samostatném odstavci. V našem příkladu pro zaměstnance Petrov A.A. 4 použité zkratky:

I - docházka (v případě docházky je počet odpracovaných hodin evidován ve spodní buňce);
O víkendu;
K - služební cesta;
OT - dovolená.

Krok 7 - celkový počet dní a hodin za měsíc

V 5. sloupci uveďte počet dnů a odpracovaných hodin za každý půlměsíc.

V 6. sloupci - celkový počet dní a hodin za měsíc.

Krok 8 - informace pro mzdovou agendu

Určuje kód mzdového druhu konkrétní typ platba v hotovosti, zašifrované čísly. Úplný seznam Kódy najdete na konci článku. Příklad používá:

2000 - plat (mzdy);
2012 - proplacení dovolené.

Odpovídající účet je účetní účet, ze kterého se odepisují náklady na uvedený druh odměny. V našem případě je účet pro odepisování mezd, cestovních náhrad a proplácení dovolené stejný.

Sloupec 9 uvádí počet odpracovaných dnů nebo hodin pro každý typ odměny. V našem případě se do horní buňky zapisují dny docházky a služebních cest a do spodní buňky dny dovolené.

Pokud se jeden druh odměny (platu) vztahuje na všechny zaměstnance v průběhu měsíce, pak se kód druhu platby a číslo účtu napíše nahoře, sloupce 7 a 8 se nechají prázdné s uvedením pouze odpracovaných dnů nebo hodin. ve sloupci 9. Takto:

Krok 9 - informace o důvodech a čase nedostavení se

Sloupce 10-12 obsahují kód důvodu nepřítomnosti a počet hodin nepřítomnosti. V našem příkladu byl zaměstnanec nepřítomen po dobu 13 dnů:

3 dny - z důvodu pracovní cesty;
Byl jsem 10 dní na dovolené.

Krok 10 - podpisy odpovědných osob

Účetní list se podepisuje na konci měsíce:

zaměstnanec odpovědný za údržbu;
vedoucí oddělení;
personální pracovník.

Jak označit dovolenou v časovém rozvrhu

Před vyznačením dovolené do časového rozvrhu je důležité znát následující body:

jaký typ dovolené uvést;
doba dovolené - od jakého data do jakého data zaměstnanec odpočívá;
jaká metoda se používá k vyplnění časového rozvrhu - evidují se průběžně nebo pouze odchylky?

Různé druhy dovolené jsou ve vysvědčení označeny těmito zkratkami:

	řádnou placenou dovolenou
	dodatečně zaplaceno
	administrativní (bez úspory mzdy)
	vzdělání se zachováním platu
	školení na pracovišti (zkrácený den)
	vzdělání bez úspory mzdy
	pro těhotenství a porod
	péče o dítě do 3 let
	bez úspory mzdy v případech stanovených zákonem
	další bez úspory mzdy

Při použití obou způsobů vyplňování časového rozvrhu symbol dovolená se zadává za každý den nepřítomnosti zaměstnance. Prostě při použití průběžné metody jsou zbývající dny vyplněny výhybkami (podmíněný kód „I“) a při použití metody zohlednění odchylek zůstávají prázdné.

Další označení a kódy v tabulce

Písmenná označení použitá v časovém výkazu uvádíme ve formě tabulek.

Přítomnost na pracovišti:

Nepřítomnost v práci:

	dočasná invalidita (nemoc) s výplatou dávek
	dočasná invalidita bez výplaty dávek
	zkrácenou pracovní dobu v případech stanovených zákonem
	nucená absence z důvodu nezákonného vystěhování (propuštění)
	nedostavení se v souvislosti s plněním státních (veřejných) povinností
	absence bez dobré důvody
	částečný úvazek
	víkendy a svátky dny pracovního klidu
	další placený den volna
	další neplacené volno
	stávkovat
	neznámý důvod nepřítomnosti
	prostoje z viny zaměstnavatele
	prostoje z důvodů, které nikdo nemůže ovlivnit
	prostoje vinou zaměstnance
	přerušení práce (placené)
	propuštění bez zachování platu
	pozastavení práce v případě prodlení se mzdou

Pouze dáme základní digitální kódy typů odměňování (Úplný seznam- v nařízení Federální daňové služby Ruska ze dne 13. října 2006 N SAE-3-04/):

Dokončený vzorový časový list

Každá společnost ví, že včasné placení daní je stejně důležité jako výplata mezd. Daňové kalendáře vám připomenou, kdy a jakou daň zaplatit.

Výrobní kalendář– to je důležitý pomocník v práci účetní! Informace uvedené ve výrobním kalendáři vám pomohou vyhnout se chybám při výpočtu mezd a usnadní výpočet pracovní doby, nemocenské nebo dovolené.

Kalendář na rok 2019 zobrazí prázdninová data a řekne vám o převodu víkendů a svátků v tomto roce.

Na jedné stránce ve formě kalendáře s komentáři jsme se snažili každý den shromáždit všechny základní informace potřebné pro vaši práci!

Nemovitý kalendář výroby připravena na základě usnesení Pvlády Ruské federace ze dne 1. října 2018 č. 1163 " "

První čtvrtina

	LEDEN					ÚNOR					BŘEZEN
Po		7	14	21	28		4	11	18	25		4	11	18	25
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		5	12	19	26
St	2	9	16	23	30		6	13	20	27		6	13	20	27
Čtvrtek	3	10	17	24	31		7	14	21	28		7*	14	21	28
pá	4	11	18	25		1	8	15	22*		1	8	15	22	29
So	5	12	19	26		2	9	16	23		2	9	16	23	30
slunce	6	13	20	27		3	10	17	24		3	10	17	24	31

	leden	Únor	březen	I čtvrt
Počet dní
Kalendář	31	28	31	90
Dělníci	17	20	20	57
Víkendy, svátky	14	8	11	33
Pracovní doba (v hodinách)
40 hodin. týden	136	159	159	454
36 hodin. týden	122,4	143	143	408,4
24 hodin. týden	81,6	95	95	271,6

Druhá čtvrtina

	DUBEN					SMĚT					ČERVEN
Po	1	8	15	22	29		6	13	20	27		3	10	17	24
W	2	9	16	23	30*		7	14	21	28		4	11*	18	25
St	3	10	17	24		1	8*	15	22	29		5	12	19	26
Čtvrtek	4	11	18	25		2	9	16	23	30		6	13	20	27
pá	5	12	19	26		3	10	17	24	31		7	14	21	28
So	6	13	20	27		4	11	18	25		1	8	15	22	29
slunce	7	14	21	28		5	12	19	26		2	9	16	23	30

	duben	Smět	červen	II čtvrtletí	1. p/r
Počet dní
Kalendář	30	31	30	91	181
Dělníci	22	18	19	59	116
Víkendy, svátky	8	13	11	32	65
Pracovní doba (v hodinách)
40 hodin. týden	175	143	151	469	923
36 hodin. týden	157,4	128,6	135,8	421,8	830,2
24 hodin. týden	104,6	85,4	90,2	280,2	551,8

Třetí čtvrtina

	ČERVENEC					SRPEN					ZÁŘÍ
Po	1	8	15	22	29		5	12	19	26		2	9	16	23/30
W	2	9	16	23	30		6	13	20	27		3	10	17	24
St	3	10	17	24	31		7	14	21	28		4	11	18	25
Čtvrtek	4	11	18	25		1	8	15	22	29		5	12	19	26
pá	5	12	19	26		2	9	16	23	30		6	13	20	27
So	6	13	20	27		3	10	17	24	31		7	14	21	28
slunce	7	14	21	28		4	11	18	25		1	8	15	22	29

	červenec	srpen	září	III čtvrtletí
Počet dní
Kalendář	31	31	30	92
Dělníci	23	22	21	66
Víkendy, svátky	8	9	9	26
Pracovní doba (v hodinách)
40 hodin. týden	184	176	168	528
36 hodin. týden	165,6	158,4	151,2	475,2
24 hodin. týden	110,4	105,6	100,8	316,8

Čtvrtá čtvrtina

	ŘÍJEN					LISTOPAD					PROSINEC
Po		7	14	21	28		4	11	18	25		2	9	16	23/30
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		3	10	17	24/31*
St	2	9	16	23	30		6	13	20	27		4	11	18	25
Čtvrtek	3	10	17	24	31		7	14	21	28		5	12	19	26
pá	4	11	18	25		1	8	15	22	29		6	13	20	27
So	5	12	19	26		2	9	16	23	30		7	14	21	28
slunce	6	13	20	27		3	10	17	24		1	8	15	22	29

	říjen	listopad	prosinec	IV čtvrtletí	2. p/r	2019 G.
Počet dní
Kalendář	31	30	31	92	184	365
Dělníci	23	20	22	65	131	247
Víkendy, svátky	8	10	9	27	53	118
Pracovní doba (v hodinách)
40 hodin. týden	184	160	175	519	1047	1970
36 hodin. týden	165,6	144	157,4	467	942,2	1772,4
24 hodin. týden	110,4	96	104,6	311	627,8	1179,6

*Před dovolená, ve kterém se doba trvání práce zkracuje o jednu hodinu.

Zákoník práce Ruské federace (článek 91) stanoví povinnost zaměstnavatele vést záznamy o době odpracované zaměstnanci. Za tímto účelem jsou poskytovány jednotné tiskopisy výkazu pracovní doby pro rok 2019 (TURV), schválené usnesením Státního výboru pro statistiku č. 1 ze dne 5. ledna 2004, používání těchto formulářů není povinné, zaměstnavatel si jej tedy může vypracovat vlastní. Nejčastěji se používá formulář č. T-13, který se používá pro automatizované zpracování pověřovacích údajů. Níže je uveden formulář pracovní doby 2019.

Nařízení Ministerstva financí Ruské federace ze dne 30. března 2015 č. 52n schválilo formulář OKUD 0504421 pro použití úřady státní moc (vládní agentury), orgány místní samospráva, řídící orgány státních mimorozpočtových fondů, státní (obecní) instituce. Stejná objednávka určuje postup jejího vyplnění a uplatnění. Doporučujeme vám vybrat si vhodný a stáhnout si časový rozvrh (jednoduchý formulář).

Formulář T-12

Formulář T-13

Formulář OKUD 0504421

Jak zaznamenat odpracovaný čas

Na jakoukoli dobu pracovní den, bez ohledu na nainstalované režimy, pracovní doba lze v účetní tabulce promítnout dvěma způsoby:

způsob průběžné evidence docházky a nepřítomnosti v práci;
zaznamenáváním pouze odchylek (nedostavení se, přesčasy atd.).

Pokud se délka pracovního dne (směny) nemění, lze zaznamenat pouze odchylky, protože podmínky zaměstnanecká smlouva nebo vnitřní pracovní předpis stanoví počet pracovních hodin na každý den práce.

V případě, kdy se počet odpracovaných hodin v různých dnech (směnách) může lišit, např. při evidenci celkové odpracované doby, je třeba použít průběžnou metodu evidence. To umožní po skončení účetního období identifikovat případnou práci přesčas, jakož i upravit další zapojení zaměstnance do práce v mezích normy délky odpracované doby stanovené pro tuto kategorii.

Označení na výkazu pracovní doby o důvodech nepřítomnosti v práci, práci v pracovní době půldenní nebo z podnětu zaměstnance či zaměstnavatele se zkrácená pracovní doba apod. provádí na základě řádně vyhotovených dokladů (potvrzení o pracovní neschopnosti, potvrzení o plnění státních nebo veřejnoprávních povinností, písemné upozornění na prostoje, žádost o část - práce na čas, písemná dohoda zaměstnance v případech stanovené zákonem, atd.).

Jak vyplnit kalendář pracovní doby (list) na rok 2019

Při sestavování se musíte řídit Návodem na použití a vyplňování primárních formulářů. účetní dokumentace o účtování práce a její platbě, schválený usnesením Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1 (dále jen pokyny). V tomto případě se používají. Při zohlednění množství odpracované doby se tedy u příjmení zaměstnance zadá abecední (I) nebo číselný (01) kód a v dolních řádcích je uvedena doba trvání práce. Pokud práce podle harmonogramu připadají v noci, je možné formulář doplnit o sloupce pro uvedení potřebných podrobností.

Ukázka vyplnění formuláře OKUD 0504421

Kdo vyplní časový rozvrh?

Docházkový list, jehož prázdný formulář si můžete stáhnout výše, vyplňuje oprávněná osoba. Pokud je TURV pro každou divizi organizace veden samostatně, je vhodné při jmenování odpovědné osoby vydat příkaz s uvedením funkce, příjmení, jména, patronyma zaměstnance odpovědného za sestavení časového rozvrhu pro každou strukturálního členění a osoby, která jej v době jeho nepřítomnosti nahradí.

Vzorový příkaz ke jmenování odpovědné osoby

Víkendy a svátky ve vysvědčení za rok 2019

Odrážejí se v souladu s, který zohledňuje všechny stanovené svátky a jejich převody v souladu s nařízeními vlády. Dny volna pro různé kategorie zaměstnanců se liší v závislosti na pracovním plánu, který je pro ně stanoven. Účetní kód dovolené v dokladu se může lišit. Záleží na tom, jak organizace tyto dny platí a na jakém základě jsou poskytovány.

Den volna podle rozvrhu zaměstnance je označen písmenem (B) nebo číselným (26) kódem. Na stanovené mzdy to nemá vliv.

Pokud z iniciativy společnosti dostanou zaměstnanci další den volna a společnost jim sníží měsíční pracovní tarif, pak zaměstnanci dostanou plnou mzdu a tyto dny nejsou společností vypláceny. Pro takové dny časový rozvrh obsahuje abecední (B) nebo číselný (26) kód.

Dalším případem, kdy si firma zřídí další den volna, je, když zaměstnanci nastoupí na volno a firma tyto dny proplácí podle průměru. Ukazuje se, že pracovníci dostávají mzdu za odpracované dny a průměrnou mzdu za další placené dny volna. Pro takový případ je na vysvědčení uveden abecední (OB) nebo číselný (27) kód.

Doba uložení pro časové listy

Taková účetní tabulka je personálním dokumentem týkajícím se organizace práce, pro kterou je čl. 22.1 zákona o archivnictví stanoví zvláštní dobu uložení, a to:

pět let od konce roku, ve kterém byla sestavena, pokud docházka zohledňovala práci pouze těch zaměstnanců, kteří pracují v normální podmínky práce;
50 let ode dne sestavení TURV, pokud zohledňoval práci zaměstnanců vykonávajících škodlivé nebo nebezpečné práce.

Účetnictví a daně

Na základě údajů uvedených v tabulce účetní oddělení vypočítá mzdy a různé benefity. Tento údaj má vliv i na placení daní. Věnujme pozornost hlavním rizikům.

Při průchodu daňové kontroly, včetně daně z příjmu, musí společnost poskytnout spolehlivé údaje o počtu odpracovaných dnů a hodin každého zaměstnance, aby potvrdila správnost časového rozlišení. Pokud budou zjištěna porušení, bude výše daně z příjmu uvedená ve zprávách považována za nesprávnou, což bude mít za následek uložení sankcí.

Na základě výdělku zaměstnance musí organizace jako daňový agent zjistit, zda je tato osoba daňovým rezidentem Ruské federace, aby při výpočtu použila správnou daňovou sazbu. Právě vysvědčení bude moci potvrdit skutečnou přítomnost zaměstnance v zemi. Zejména je třeba vzít v úvahu tato funkce ti zaměstnavatelé, kteří vysílají zaměstnance na služební cesty do Běloruska nebo Kazachstánu, protože při překračování těchto hranic se do pasu občana nedělají žádné značky. Pokud dojde ke sporu, bude společnost schopna prokázat, že použila správnou sazbu, srazila a vyúčtovala daň z příjmu fyzických osob v plné výši.

Správné vyplnění časového rozvrhu zaručuje společnosti schopnost Fondu sociálního pojištění počítat výdaje nemocenská, protože nebude možné oficiálně potvrdit počet odpracovaných dnů, které jsou při výpočtu těchto částek nesmírně důležité.

Pracovní list je dokument, který zaznamenává přítomnost nebo nepřítomnost zaměstnance na pracovišti a podle kterého se vypočítává mzda zaměstnance.

Formulář pro evidenci čerpání pracovní doby. Formulář T-12

Prohlédněte si prázdný formulář pracovní doby T-12: Strana 1 , str.2 , strana 3 , strana 4

Formulář a vzorový časový list pro evidenci využití pracovní doby. Formulář T-13

Formulář

Vzorek

Prohlédněte si prázdný formulář pracovní doby T-13: Strana 1 , str.2

Existují dvě jednotné formy evidence pracovní doby:

T-12 - skládá se ze dvou částí - slouží k evidenci využití pracovní doby a k výpočtu mezd; obě sekce se běžně používají v malé organizace, kde účetní spojuje povinnosti personalisty a normalizátora.
T-13 - slouží pouze pro evidenci pracovní doby.

Pracovní dobu lze zaznamenat buď pomocí první části formuláře T-12 nebo pomocí formuláře T-13. Po vyplnění je formulář odevzdán účetnímu oddělení.

Pravidla pro sestavování výkazů pracovní doby pomocí formulářů T-12 a T-13

Formuláře denně v jedné kopii vyplňuje osoba, která je za to odpovědná. Na konci měsíce se sečte celkový výsledek.

Nejprve vyplňte „záhlaví“ dokumentu:

název organizace, její kód OKPO,
název konstrukční jednotka, ve kterém je zaměstnanec registrován,
číslo a datum vyhotovení (konečné dokončení dokumentu),
období, za které jsou informace poskytovány.

pořadové číslo záznamu;
Celé jméno a funkce zaměstnance, jeho osobní číslo, bylo-li přiděleno;
značky o přítomnosti/nepřítomnosti na pracovišti každý den v měsíci (v horní buňce je umístěno písmenný kód- jejich seznam je na začátku formuláře T-12, dole - počet hodin odpracovaných ten den); Zaznamenávají se víkendy a svátky (B), nemocenská (B), služební cesty (K) a další.
celkový počet odpracovaných dnů/hodin za dva týdny a měsíc; včetně přesčasů, noci, svátků - uvedeno ve formuláři T-12;
kódy typu platby, číslo odpovídajícího účetního účtu, kolik hodin/dní tento kód odpovídá;
počet absencí v práci (hodiny/dny), kód důvodu nepřítomnosti.

Druhý oddíl formuláře T-12 podrobně vyplní účetní.

Formulář evidence pracovní doby podepisuje odpovědná osoba, vedoucí organizačního útvaru, pro který byl doklad vyplněn, a personalista.

Základní kódy typů plateb:
2000 (mzda, služební cesty a jiné úřední osoby),
2012 (platba za dovolenou),
2300 (dočasná invalidní dávka).

Odpovídající účetní účty:
20 (platba práce pracovníkům hlavní výroby),
23 (výplata práce zaměstnancům pomocné výroby),
26 (mzdy pro řídící pracovníky),
44 (výplata práce zaměstnancům zaměstnaným v obchodní činnosti nebo v provozech na prodej hotových výrobků).