Zemědělství 

Jak správně napsat dopis jednotlivci. Nuance a ukázka sestavení záručního listu od jednotlivce k poskytnutí právní adresy. Typy obchodních dopisů

Podle GOST R 7.0.82013 „Systém norem pro informace, knihovny a publikování. Vedení a archivace záznamů. Termíny a definice „adresát“ je detail dokumentu obsahující informace o příjemci dokumentu (bod 67).

Požadavek „adresát“ se používá v obchodních dopisech a interních informačních a referenčních dokumentech (zprávy a poznámky, výpisy atd.).

Údaje o „adresátovi“ zahrnují:

  • jméno adresáta (příjemce dopisu);
  • emailová adresa nebo telefonní-faxové číslo, e-mailovou adresu.

Příjemcem dopisu může být:

ADRESÁT - OFICIÁLNÍ

Podle GOST R 6.30-2003 se iniciály píší před příjmením kteréhokoli oficiální. Pokud je dopis odeslán k manažerovi vládní agentura , pak je v pozici uveden název organizace, celé jméno. jsou uvedeny v dativu, iniciály se píší před příjmením:

Pokud je dopis adresovaný k manažerovi obchodní organizace , dále se na pozici uvádí název organizace s uvedením organizační a právní formy (v plném nebo zkráceném znění), před příjmením se píší iniciály:

Pokud je dopis adresovaný Zástupce vedoucího, název organizace je součástí pracovní pozice. Příjmení je uvedeno v dativu:

Pokud je adresátem písemnosti vedoucí konstrukční jednotky, pak je nejprve v nominativním případě uveden název organizace, poté v případě dativu název pozice osoby označující strukturální jednotku, například:

Podle článku 5.15 nového GOST:

  • při adresování dopisu úředníkovi se iniciály umisťují za příjmením;
  • před příjmením je povoleno použít zkratku „Pan.“ (Pan), pokud je adresátem muž, nebo „Paní.“ (Paní), pokud je adresátem žena:

ADRESÁT - ORGANIZACE

Pokud je dopis adresován organizaci, pak její název (úplný nebo zkrácený) je uveden v nominativním případě:

Při adresování dopisu organizaci uveďte její celý nebo zkrácený název, například:

Adresování na organizaci se používá v případech, kdy odesílatel neví, kdo je v čele organizace, jeho příjmení, iniciály.

ADRESÁT - STRUKTURÁLNÍ DIVIZE

Dokument může být adresován strukturální jednotce organizace. Zpravidla je tento způsob oslovování možný, je-li zvážení problematiky, které je dopis věnován, v kompetenci stavebního celku.

Při adresování dokumentu strukturální jednotce organizace je název organizace uveden v nominativním případě v požadavku „Adresát“ níže - název strukturální jednotky v nominativním případě, například:

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESÁT - INDIVIDUÁL

Registrace údajů „Adresáta“ při vedení korespondence s jednotlivci má své vlastní charakteristiky. Nejprve uveďte příjmení v dativu, poté iniciály a poté poštovní adresu:

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESÁT - NĚKOLIK ORGANIZACÍ
NEBO STRUKTURÁLNÍ DIVIZE

Obchodní dopis může mít několik adresátů. GOST R 6.30-2003 zavádí metodu pro zobecněné formátování adresátů při zasílání dopisů několika homogenním organizacím nebo několika strukturálním divizím jedné organizace. Zde jsou dvě možnosti, jak navrhnout rekvizity.

Možnost 1: v samotném atributu „Addressee“ uveďte několik adresátů. Tato možnost návrhu se používá, když je dopis adresován organizaci nebo úředníkovi (toto je hlavní adresát) a pro informaci řadě dalších organizací nebo úředníků.

Adresování je formalizováno jako obvykle v pravém horním rohu jako výpis údajů o „adresátovi“ pro každý orgán/organizaci nebo strukturální jednotku organizace.

V tomto případě by celkový počet příjemců neměl být větší než čtyři.

Všichni adresáti jsou uvedeni na samotném dokumentu, slovo „Kopie“ není uvedeno před 2., 3. a 4. adresátem.

V tomto případě jsou všechny vytištěné kopie dopisu podepsány jako originály. Každá kopie je zapečetěna v samostatné obálce s poštovní adresou. konkrétní organizace nebo strukturální dělení.

Možnost 2: uveďte adresáta obecně, zasíláme-li dokument skupině organizací (vedoucích organizací) stejného typu nebo strukturálním útvarům (pobočkám, zastoupením atd.) jedné organizace:

Je-li počet příjemců větší než čtyři, je sestaven dodatečný seznam pro odeslání dopisu (mailing list), který uvádí konkrétní příjemce a jejich adresy. Poznámka k tomu je uvedena v atributu „Addressee“:

Neexistuje žádný schválený formulář pro poštovní seznam dopisů. Forma listu může být stanovena v pokynech pro vedení kanceláře organizace. Ve skutečnosti je poštovní list atributem „Adresee“ převedeným na samostatný list, což znamená, že jeho obsah musí tomuto atributu odpovídat. Detail „Adresát“ obsahuje tři informační bloky: název organizace, funkce, iniciály a příjmení. V seznamu adres pro dopis reprodukujeme stejné informační bloky, ale umísťujeme je na řádek, nikoli na pravou stranu listu. Data můžete také uspořádat ve formě tabulky. Pořadí příjemců může být libovolné, ale je lepší je seřadit podle abecedy.

Informace o čísle a datu odchozího dopisu se zadává po jeho registraci (Příklad 1).

Všechny dopisy odeslané skupině příjemců mají jednu odchozí evidenční číslo, příchozí číslo pro všechna písmena se bude lišit.

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic.

UMÍSTĚNÍ PODROBNOSTÍ „ADRESÁTA“ DO FORMULÁŘE

Detail „Adresát“ se nachází v pravé horní části dokumentu (na formuláři s úhlovými údaji) nebo vpravo pod údaji formuláře (na formuláři s podélnými údaji). Umístění požadavku „Adresát“ je uvedeno v příloze B k GOST R 6.30-2003:

  • na formuláři s rohovými detaily - Příklad 2;
  • na formuláři s detaily uspořádanými podélně - příklad 3.

Co se mění GOST R 7.0.97-2016? Nic. Atribut „Addressee“ zůstává na stejném místě.

TECHNICKÉ PROBLÉMY

  • Měly by být prvky rekvizit „Addressee“ odděleny intervaly?

Detail „Adresát“ obvykle zabírá několik řádků.

V článku 6.1 Metodická doporučení o implementaci GOST R 6.30-2003 (schváleno Rosarkhivem) se říká, že podrobnosti dokumentu sestávajícího z několika řádků jsou vytištěny s jedním řádkováním. Komponenty údajů „Adresát“, „Razítko schválení dokumentu“, „Značka přítomnosti žádosti“, „Razítko schválení dokumentu“ jsou od sebe odděleny řádkováním 1,5-2.

Podobná norma je obsažena v novém GOST R 7.0.97-2016 v oddíle 3, kterým se Obecné požadavky pro výrobu dokumentů: „Víceřádkové detaily se tisknou s jedním řádkováním, jednotlivé části detailů jsou odděleny dodatečným řádkováním“:

  • Jak zarovnat atribut „Addressee“?

Víceřádkový atribut „Addressee“ je navržen tak, aby byl zarovnán podél levého okraje zóny obsazené atributem nebo vycentrován vzhledem k nejdelšímu řádku, například:

Záruční list na adresu sídla

Povinnou podmínkou registrace u finančního úřadu nově vzniklého právnická osoba je jeho přítomnost Legální adresa, která bude zapsána do Jednotného státního rejstříku právnických osob.

Právní adresa sídla organizace zaprvé určuje její územní příslušnost ke konkrétnímu finančnímu úřadu, kterému se budou podávat hlášení, a zadruhé na tuto adresu bude zasílána veškerá úřední korespondence.

Nově vytvořená právnická osoba obvykle nemá vlastní provozovnu, kterou lze zaregistrovat jako sídlo. V současné době se praktikuje poskytování majitelů prostor nově vzniklým právnickým osobám legální adresy pro registraci u finančního úřadu.

Tuto službu využívají i stávající organizace, které z toho či onoho důvodu chtějí změnit svou právní adresu.

Pro úspěšné dokončení registrace nově vzniklé právnické osoby nebo změnu sídla v daňový úřad musí být předložen záruční list majitele objektu.

Záruční list. za prvé, je vypracován na hlavičkovém papíře organizace - vlastníka prostor, který musí odrážet všechny jeho podrobnosti: adresu umístění, OGRN, TIN, telefonní čísla a také název orgánu, kterému je tento dopis předložen. .

Záruční list musí obsahovat povinnost vlastníka prostor poskytnout nově vzniklé právnické osobě konkrétní právní adresu pro její registraci na uvedené adrese s uvedením úplného názvu registrované organizace.

Záruční list musí být podepsán vedoucím podniku, který má právo nakládat s majetkem.

K záručnímu listu je přiložena kopie titulu (vlastnický list) a kopie půdorysu.

Pokud adresu sídla poskytuje fyzická osoba - vlastník bytu, pak se Záruční list vystavuje stejným způsobem jako právnická osoba s povinnou přílohou kopie potvrzení o bydlení.

Takový záruční list může poskytnout pouze vlastník bytu.

Ukázat více

Vzor záručního listu

od vlastníka areálu - právnické osoby

Vzor záručního listu

od majitele objektu - individuální

Jak může jednotlivec odpovědět na oficiální dopis od právnické osoby?

Texas Dissident Enlightened (35698) před 2 lety

Začnete jednoduše slovy: „Na Váš dopis (žádost, žádost) ze dne (datum) č. Vám sděluji následující.“ Od dalšího červeného řádku uvádíte podstatu věci.

Saša Balabuz Umělá inteligence(132266) před 2 lety

Forma je taková

V levém horním rohu (ustoupit 10 cm od horního řezu listu).

Pozice příjemce

Název organizace, kde příjemce pracuje

Příjmení příjemce, iniciály (v případě genitivu). Před příjmení napište "pan (paní)"

Přeskočte jeden řádek

Adresa příjemce

V pravém horním rohu na stejném řádku je pozice příjemce datem odeslání vašeho dopisu.

Přeskočte 3 řádky a napište NA LEVOU STRANU pod údaje o příjemci:

Vaše příjmení, iniciály v nominativních pádech

Dole, přeskočení řádku, je vaše domácí adresa.

Přeskočte 2 řádky a napište: „Na vaše číslo 1811-BL ze dne 28. 9. 12“ (samozřejmě bez uvozovek).

Přeskočte ještě jeden řádek a napište text odpovědi na dopis. Zároveň se snažte vyhnout zájmenu „Vaše“, „Vaše“, „Vaše“ a napište název organizace, ze které vám byl dopis zaslán. A pište to ve 3. osobě.

Přeskočte 2 řádky a podepište se a vedle napíšete nejprve své iniciály a poté příjmení.

Pokud potřebujete připojit nějaké dokumenty, přeskočte 3 řádky a napište pod podpis: „Příloha.“ - název aplikace. Pokud se jedná o kopii, napište „Kopie toho a toho dokumentu – kopie“. Pokud existuje více kopií, očíslujte každou a o každé napište jeden řádek pod druhou.

Obálka: v pravém DOLE zopakujte „nadpis“ příjemce ve stejném pořadí jako v dopise. Vaše adresa je na zadní straně obálky.

Dopis je zasílán POUZE doporučeně, s potvrzením o přijetí a proti samostatnému potvrzení.

Ještě jedna věc: nezapomeňte si udělat kopii svého dopisu.

Právní aspekty

Vzorový záruční list na oficiální adresu od vlastníka pro registraci LLC. Formulář. Obsah. Právní a praktický význam při registraci právní adresy.

Záruční list na právní adresu od vlastníka pro registraci LLC je ve skutečnosti první a jediný zákonný (s výjimkou osvědčení o vlastnictví), právní dokument, ve kterém budoucí nájemce (kupující právní adresu) a pronajímatel (v našem případě prodávající právní adresy) právně formalizují svou dohodu, že v případě výskytu určitých právně významných událostí (registrace právního subjekt), strany uzavřou platnou nájemní smlouvu. Forma a vzor záručního listu se mohou lišit. Obvykle nejsou orgány státní správy registrující právnické osoby na formu tohoto dokumentu příliš vybíravé, nicméně níže uvedu plně právně ověřený a dobře napsaný vzor záručního listu vlastníka nebytových prostor, který je třeba předložit až 46 MIFTS pro registraci právní adresy.

Z právního hlediska

Abych byl spravedlivý, hned poznamenám, že i takový požadavek na poskytnutí záručního listu 46 MIFTS k ověření zákonnosti poskytnutí právní adresy je sám o sobě přímým porušením zákona ze strany zaměstnanců 46 MIFTS. (registrační orgán pro město Moskva). Tento dokument není zařazena v uzavřeném seznamu nezbytných a povinné doklady předloženy finančnímu úřadu, a tím spíše skutečnost registrace právnické osoby nemůže záviset na přítomnosti či absenci záručního listu!

V zásadě platí, že kdo chce, může podat inspekci k soudu a se 100% pravděpodobností spor vyhraje, ale stojí za to půl roku života navštěvovat právní a soudní kanceláře pro potěšení z tohoto malého vítězství nad systémem? Odpověď si vybere každý sám, ale jako právník s dlouholetou praxí jsem zvyklý dávat rady, které klientům maximálně usnadní život. Moje rada pro vás je tedy důvěřovat profesionálům v oblasti registrace a společně tento malý rozmar finančních úřadů splníme. Slibuji vám, že to uděláme správně a registrace vaší právnické osoby bude co nejrychlejší a nejpohodlnější, především pro vás.)

Nyní podmínečně souhlasíme s tím, že na základě reálií praxe orgánů činných v trestním řízení je předložení záručního listu k ověření adresy sídla a další bezproblémové registrace právnické osoby povinné&hellip)

Více o záručním listě

Obecně platí, že samotná právní povaha záruční listiny je zpočátku mnohem širší a je široce využívána v podnikání, ale nyní nepůjdu do právní džungle a o záruční listině budeme hovořit výhradně v kontextu problematiky která nás zajímá - potvrzení adresy sídla majitelem. Tito. jedná se o situaci, kdy vlastník nebytového prostoru (kanceláře) současně garantuje budoucímu nájemci, že s ním uzavře smlouvu, a v realitě našeho podnikání vystupuje do popředí důležitost záručního listu jako písemné potvrzení vlastníka pro registrační orgán (46 MIFTS) o jeho souhlasu s tím, že nově vzniklá právnická osoba oprávněně uváděla jako adresu svého sídla (sídelní adresu) adresu své provozovny.

Důležitost a faktická povinnost přiložit při podání žádosti o registraci u finančního úřadu záruční list vlastníka je v posledních letech obzvláště akutní. Není žádným tajemstvím, že daňová inspekce se od dob SSSR i nadále snaží donutit podnikatele, aby se zaregistroval na jakékoli konkrétní legální adrese, a s vytrvalostí sebelepší aplikace si na to přibližně jednou za dva roky vzpomenou. a předkládá stále absurdnější požadavky a způsoby jednání s firmami, které (finanční úřad) považuje za jednodenní projekty. V posledních několika letech, při vzpomínce na tento mýtický boj, se MIFTS rozhodly, že dokument, jako je záruční list od vlastníka, poskytnutý ještě před rozhodnutím o registraci právnické osoby, by se měl stát všelékem.

Samozřejmě, že žádný záruční list pro účely tohoto svatého boje neměl a nikdy neměl sebemenší praktické využití. Tak jako tak. Nejsme líní lidé. Potřebují další zbytečný papír - dobrý. Nebude pro nás těžké ji připravit a podepsat s majitelem oficiální adresy.)

Dovolte mi ještě jednou zdůraznit, že žádné záruční listy, stejně jako někdy řada dalších dokumentů, kromě těch, které jsou uvedeny ve federálním zákoně N 129-FZ „Na státní registrace právnické osoby a jednotliví podnikatelé". Kapitola IV, článek 12, nemají finanční úředníci právo požadovat ze zákona. Včetně jakýchkoli dokladů a kontrol tzv. legální adresy!

Nyní se rozhodneme pro formu. Co je to záruční list a co přesně zaručuje? V širokém smyslu je záruční list obchodní dopis obsahující potvrzení (záruku) o provedení jakýchkoli úkonů nebo splnění jisté podmínky(například načasování a skutečnost platby za přijaté produkty, provedenou práci nebo poskytnuté služby). Jinými slovy, záruční list je způsob, jak zajistit, aby strany transakce plnily určité povinnosti.

Uvažujeme-li tento pojem v kontextu registrace právnických osob, pak je záruční list dokument poskytnutý majitelem pronajatých prostor a garantující umístění organizace na dané adrese po její registraci.

Záruční list si každý majitel sídla obvykle vystavuje samostatně, osobně však doporučuji držet se svého formuláře záručního listu finančnímu úřadu.

Záruční list může být potvrzen pečetí a musí být podepsán majitelem. Mnoho majitelů se snaží, aby jejich dokumenty byly jedinečné a znatelně odlišné od záručních listů svých kolegů, aby tak minimalizovali možnost padělání dokumentů na jejich oficiální adrese.

  • které organizaci se poskytuje (meziokresnímu inspektorátu Federální daňové služby č. 46 pro Moskvu)
  • kdo přesně poskytuje tento záruční list ("Vlastník" LLC zastoupený generálním ředitelem I.I. Ivanovem) nebo, pokud je vlastníkem sídla fyzická osoba (od vlastníka (nebo správce) nebytových prostor I.I. Ivanov)
  • místo a datum jeho podpisu
  • název společnosti, pro kterou je tento dopis poskytován
  • text dopisu

    • Já, Javlinskij Grigorij Alekseevič, jakožto správce (majitel) areálu na základě plné moci ze dne třicátého prvního prosince dva tisíce dvanáct (zapsané v rejstříku notářem města Moskvy Petrovem Petrovičem pod č. 7-312), vydané vlastníky nebytových prostor (osvědčení o vlastnictví části budovy 23-ZhZ č. 123456 ze dne 1. ledna 2012), Ksenia Anatolyevna Sobchak a Valeria Ilyinishna Novodvorskaya. Tímto vás informuji o následujícím:

    Formy úředních dopisů od jednotlivců

    Zrušení služby

    Dopis poskytuje společnosti Relcom.DS LLC správce domény. Obnovení registrace domény, která je v procesu mazání

    Dopis poskytuje společnosti Relcom.DS LLC správce domény. Převod práv ke správě domén na jinou osobu

    Dopis je zaslán správcem domény společnosti Relcom.DS LLC. Převod práv na domény (potvrzení záměru domény přijmout)

    Dopis zasílá společnosti Relcom.DS LLC osoba, na kterou jsou převedena práva na správu domén. Změna registrátora. Převod domény za účelem údržby od společnosti Relcom.DS LLC k jinému registrátorovi

    Dopis je zaslán společnosti Relcom.DS LLC správcem domény. Změna registrátora. Převod domény za účelem servisu na Relcom.DS LLC od jiného Registrátora

    Dopis je zaslán správcem domény společnosti Relcom.DS LLC. Provádění změn v identifikačních údajích fyzické osoby

    Dopis je zaslán společnosti Relcom.DS LLC správcem domény. Změna přístupového hesla do Systému registrace domén

    Dopis je zaslán společnosti Relcom.DS LLC správcem domény. Souhlas se zpracováním osobních údajů

    Dopis je zaslán společnosti Relcom.DS LLC správcem domény. Souhlas s používáním osobních údajů ve vyhledávačích

    Dopis je zaslán společnosti Relcom.DS LLC správcem domény.

    Pozornost!

    Pokud je do kanceláře společnosti Relcom LLC zaslán dopis od jednotlivce. Obchodní síť„poštou nebo kurýrem, pak musí být podpis na dopise ověřen úředníkem jakékoli organizace (například DEZ, oddělení lidských zdrojů v místě práce) a kopie občanského pasu jednotlivce by měla být přiložena k dopis (str. 2-3, 4-5)

    Pokud je dopis do kanceláře Relcom.Business Network LLC doručen jednotlivcem osobně, je dopis přijat po předložení obecného pasu.

    V tomto případě musí být dopis podepsán fyzickou osobou.

    Pokud je dopis do kanceláře Relcom.Business Network LLC doručován zástupcem fyzické osoby, pak musí být k dopisu přiložena notářsky ověřená plná moc opravňující zástupce (správce) k provedení všech nezbytných úkonů souvisejících se správou domén. .

    V tomto případě musí být dopis podepsán oprávněnou osobou.

    V současné době za účelem registrace nová organizace, musíte uvést jeho právní adresu, která bude následně zapsána do Jednotného státního rejstříku podnikatelských subjektů.

    Odkaz. Na základě poskytnuté právní adresy je nově vzniklá organizace přiřazena ke konkrétní daňový úřad. Na tuto adresu bude navíc zasílána také veškerá úřední korespondence.

    Tím pádem, Ohledně poskytnutí právní adresy je nutné předložit správci daně záruční list, jehož účelem je následující:

    Můžeme tedy rozlišit dvě situace, kdy je potřeba takový dokument poskytnout:

    1. V případě založení nové organizace.
    2. Při změně sídla již existujícího podnikatelského subjektu.

    Navzdory skutečnosti, že právní předpisy v oblasti státní registrace neobsahují jasné pokyny o nutnosti poskytnout takový papír, jeho absence může mít za následek odmítnutí registrace nového podnikatelského subjektu.

    Podrobněji jsme hovořili o tom, co je záruční list za poskytnutí právní adresy a jak takový dopis od pronajímatele vyhotovit, čtěte.

    Vlastnosti dokumentu

    V obsahu záruční listiny vyhotovené fyzickou a právnickou osobou nejsou podstatné rozdíly. nicméně Můžeme zdůraznit některé vlastnosti obsažené v dokumentu připraveném soukromou osobou:

    • dokument je vyhotoven na běžném papíře formátu A4 (právnická osoba obvykle používá hlavičkový papír);
    • údaje uvádějí pouze celé jméno pronajímatele;
    • Na konci dokumentu není žádné razítko.

    Co je součástí obsahu?

    Na poznámku. Obsah dokumentu poskytujícího právní adresu vyhotoveného jednotlivcem je obvykle libovolný.

    Zároveň v něm musí být zohledněny následující body:

    • záhlaví dokumentu;
    • název papíru;
    • hlavní obsah (tento bod bude podrobněji popsán níže);
    • aplikace;
    • podpis pronajímatele, jakož i jeho kontaktní číslo.

    Jak uspořádat jednotlivé položky?

    Níže je podrobné pokyny o postupu jednotlivce při psaní příspěvku k uvedení adresy sídla:

    Důležité! Není třeba stanovovat datum sestavení, protože současná legislativa neomezuje dobu platnosti příspěvku na uvedení adresy sídla.

    Navíc je třeba poznamenat, že Při sestavování takového dokumentu musíte dodržovat následující pravidla:

    1. text musí být uveden jasně a bez chyb;
    2. při psaní musíte používat výhradně obchodní styl písmena;
    3. Na konci dopisu musí být podpis vlastníka objektu a musí být připojen vlastnický list k nemovitosti.

    Komu se posílá a jak?

    Tento papír vyhotovuje pronajímatel na žádost nájemce. Poté musí být odesláno Federální daňové službě.

    V tomto případě musí být majitel areálu informován, že musí být neustále v kontaktu na uvedeném čísle.

    Existuje několik způsobů, jak zaslat dokumenty daňovému úřadu:

    1. osobní návštěvou;
    2. předáním dokumentů prostřednictvím oficiálního zástupce, který má notářsky ověřenou plnou moc;
    3. doporučenou poštou;
    4. prostřednictvím expresních doručovacích služeb;
    5. prostřednictvím služby "Feed" elektronické dokumenty pro státní registraci."

    Abychom to shrnuli, lze uvést, že právo poskytovat má fyzická osoba, která je vlastníkem budovy (prostoru).

    Nenašli jste odpověď na svou otázku? Zjistit, jak přesně vyřešit váš problém - zavolejte hned:

    Asi každý se alespoň jednou musel potýkat s nutností napsat obchodní dopis. Při jeho sestavování mimovolně dojdete k závěru, že to není vůbec jednoduché. Existuje mnoho pravidel a pravidel pro psaní obchodní dopisy, které potřebujete vědět. Článek podrobně popisuje proces sestavení dokumentu, poskytuje vzory obchodních dopisů a pojednává o jejich typech a provedení.

    Formulář

    Hotové formuláře dodají solidnost a naznačí spolehlivost společnosti. Obsahují potřebné informace o organizaci, jako jsou:

    • Název.
    • Adresa.
    • Kontaktní telefonní čísla.
    • Webová stránka.
    • E-mailem.
    • Logo.
    • Další kontaktní údaje.

    Neexistují žádná přísná pravidla ohledně formulářů. Každá organizace se proto samostatně rozhoduje, jaké informace do nich zahrnout.

    Jak správně psát obchodní dopisy? Příprava

    Obchodní dopisy jsou psány a formátovány určitým způsobem, v souladu s jejich vlastními pravidly a požadavky. V závislosti na cíli autor podrobně promýšlí obsah, aby získal výsledek, který počítá. Musí jasně rozumět tomu, jaké informace o předmětu dopisu už adresát ví, z čeho vycházet a co v něm bude nového. Argumenty závisí na tom, jaký cíl autor sleduje. Proces přípravy obchodního dopisu lze rozdělit do následujících fází:

    • Studium problematiky.
    • Psaní návrhu dopisu.
    • Jeho schválení.
    • Podepisování.
    • Registrace.
    • Odeslání příjemci.

    Struktura obchodních dopisů

    Při skládání dopisu je potřeba ho nasytit informacemi, tedy dát tam všechno nezbytné informace. Může být jednoduchý nebo složitý. V jednoduchý dopis Obsah jasně a stručně zobrazuje informace, které obecně nevyžadují odpověď příjemce. Složitá se může skládat z několika oddílů, bodů a odstavců. Každý odstavec představuje jeden aspekt informace. Tyto typy vzorků obchodních dopisů se obvykle skládají z úvodní, hlavní a závěrečné části.

    Níže je uveden příklad psaní obchodního dopisu - jeho úvodní část.

    Hlavní část popisuje situace a události, poskytuje jejich analýzu a evidenci. Právě v této části přesvědčují, že je třeba tak či onak jednat, dokazovat, jak se věci měly a informovat o nutnosti účastnit se jakékoli akce, uvádět různé argumenty.

    Závěr obsahuje závěry, které jsou učiněny ve formě návrhů, žádostí, upomínek, odmítnutí a podobně.

    Příklad psaní obchodního dopisu – jeho závěrečná část – je uveden níže. To shrnuje požadavek uvedený v hlavním.

    Všechny poskytnuté informace by měly být optimálně konzistentní a srozumitelné.

    Každé písmeno začíná adresou na střed. Tato malá část je nesmírně důležitá. Při jeho výběru musí autor zvážit:

    • Pozice adresáta.
    • Povaha vztahu.
    • Formalita.
    • Etiketa.

    Na konci dopisu by měl být zdvořilý formulář. Například: „...vyjadřuji naději na další spolupráci (děkuji za pozvání)...“ Za těmito frázemi následuje podpis autora.

    Styl

    Všechny dopisy musí být napsány oficiálním obchodním stylem, což znamená používat formální jazyk obchodní vztahy. Vlastnosti takového jazyka se tvoří za následujících okolností:

    • Hlavními účastníky obchodních vztahů jsou právnické osoby, jejichž jménem jsou psány dopisy vedoucích pracovníků a úředníků.
    • Vztahy v organizacích jsou přísně regulovány.
    • Předmětem komunikace je činnost společnosti.
    • Manažerské dokumenty mají obecně konkrétního adresáta.
    • Často v průběhu činnosti organizace dochází ke stejným situacím.

    V tomto ohledu by informace obsažené v obchodním dopise měly být:

    • Oficiální, neosobní, zdůrazňující odstup mezi účastníky komunikace.
    • Adresované, určené pro konkrétního adresáta.
    • Aktuální v době psaní článku.
    • Spolehlivý a nestranný.
    • Důvodem je přimět příjemce k provedení jakékoli akce.
    • Kompletní pro rozhodování.

    Požadavky

    Obchodní dopis musí splňovat následující požadavky:

    • Řeč je standardizována na všech úrovních – lexikální, morfologické i syntaktické. Obsahuje mnoho výrazů, termínů a vzorců.
    • Tón psaní je neutrální, zdrženlivý a přísný, bez použití emocionálního a expresivního jazyka.
    • Přesnost a přehlednost textu, bez logických chyb, přehlednost a promyšlenost formulací.
    • Stručnost a stručnost – bez použití výrazů, které nesou další význam.
    • Používání jazykových vzorců vzniklých v důsledku opakovaných situací.
    • Použití termínů, to znamená slov nebo frází, které mají zvláštní pojmy.
    • Použití zkratek, které mohou být lexikální (tj. složená slova vytvořená odstraněním písmen z částí slov: LLC, GOST atd.) a grafické (tj. označení slov ve zkrácené formě: grn, zh-d, atd.).
    • Použití konstrukcí v genitivu a instrumentálu.
    • Fráze se slovesnými podstatnými jmény („poskytnout podporu“ místo „podpora“).
    • Použití jednoduchých obecných vět.

    Níže jsou uvedeny výše uvedené vzory obchodních dopisů plná verze(s hlavní částí). Informace splňují všechny požadavky oficiálního obchodního stylu.

    Typy obchodních dopisů

    Nejlepší je napsat obchodní dopis na základě jednoho konkrétní problém. Pokud je nutné vyřešit několik problémů najednou, doporučuje se vypracovat několik různých možností.

    Obchodní dopisy mohou mít následující obsah:

    • Doprovázející. Takové dopisy jsou obvykle potřeba k tomu, abyste byli informováni, kam máte dokumenty poslat.
      (Jak napsat obchodní dopis? Ukázka Průvodní dopis pomůže těm, kteří potřebují vypracovat tento typ dokumentu.)

    • Zaručeno. Jsou napsány, aby potvrdily jakékoli sliby nebo podmínky. Garantovat lze například platbu za práci, nájem, dodací lhůty atd.
    • Dík. V poslední době se začaly používat obzvláště často. Takové dopisy prokazují dobrý partnerský tón. Mohou být vydány na běžném hlavičkovém papíru nebo na barevném papíře s krásným potiskem.
      (Jak napsat obchodní dopis? Vzor děkovného dopisu je sestaven ve volné formě v závislosti na úkolech, které řeší. V v tomto případě dopis vyjadřuje svou podstatu v nejkratší podobě. Takový vzorek vyrobený na barevném papíře s ornamentem může viset na zdi v areálu firmy na čestném místě.)

    • Informační.
    • Instruktivní.
    • Gratulujeme.
    • Reklamní.

    Jsou tam i písmena:

    • Návrhy na spolupráci. Docela běžné v poslední době, zasílané organizacím, jsou často reklamního charakteru, například jako tento vzorek. Obchodní dopisy Je to docela obtížné psát, musíte vzít v úvahu mnoho nuancí, abyste si toho všimli, natož zaujali. Pokud jej ale poskládáte podle níže uvedené ukázky, má všechny šance na úspěch.

    • Pozvánky. Jsou posláni a zvou je k účasti na různých akcích. Obvykle jsou adresovány manažerovi nebo úředníkovi, ale mohou být také adresovány celému týmu.
    • Žádosti.
    • Oznámení.
    • Žádosti a mnoho dalších.

    Jak napsat odpověď na dopis. Příklad

    Odpověď musí začínat zopakováním požadavku uvedeného v prvním písmenu. Poté jsou uvedeny výsledky jeho posouzení a je vyjádřen souhlas nebo důvod zamítnutí. Obchodní odpověď může obsahovat alternativní řešení očekávané informace. Obvykle splňuje následující zásady:

    • Dostupnost odkazu na první písmeno a jeho obsah.
    • Identické jazykové prostředky.
    • Srovnatelný rozsah a obsahové aspekty.
    • Dodržování určité sekvence.

    Výzdoba

    Kromě použití firemních hlavičkových papírů pro obchodní dopisy je nutné při jejich návrhu zohlednit i další jemnosti. Jsou to podrobnosti, pravidla pro zkratky, psaní adres, nadpisy, délka textu, šířky polí a další.

    Vzorky obchodního dopisu vám pomohou sestavit jej s ohledem na všechny jemnosti a nuance. Používají je jak začínající kancelářští pracovníci, tak zkušení pracovníci. Díky ukázkám se naučí správně psát písmena a ušetří spoustu času.

    Sérii „A to je všechno o něm“ uzavíráme článkem o prohlášeních. Jedná se o specifický typ dokumentu, jehož obsah, pravidla přípravy a tok dokumentů závisí na tom, kdo koho oslovuje.

    V tomto článku se budeme zabývat třemi hlavními typy prohlášení:

    • obchodní dopis se žádostí zaslaný jednou organizací druhé;
    • žádost odeslaná jednotlivcem organizaci;
    • výpis zaměstnance zaslaný zaměstnavateli.

    Nedotýkáme se jiného typu prohlášení – tvrzení – protože sekretářka s nimi nepracuje.

    Všechny tři uvedené typy výpisů mají své charakteristiky nejen při přípravě a přípravě, ale i při kancelářské práci.

    Obchodní dopis žádosti

    Účelem obchodní dopisové přihlášky, kterou jedna organizace adresuje druhé, je uvést pozici vysílající organizace, vyjádřit její postoj k problému a nabídnout zdůvodnění a postup pro řešení situace. Prohlášení neklade otázky, obsahuje vizi situace jedné ze stran.

    Z předchozího odstavce je zřejmé, že dopisy s prohlášeními „v době míru“ se obvykle nepíší, uchylují se k nim až na prahu střetu zájmů či dokonce střetu dvou společností, aby zdokumentovaly a informovaly druhou stranu o svých postoj k problému.

    Jaký typ dopisu si mám vybrat?

    Mezi žádostí, žádostí nebo žádostí je tenká čára. Pro jistotu udělat správnou volbu typu dopisu, musíte pochopit: bude prohlásit o něčem nebo se to ještě stane žádost udělat něco s adresátem?

    Obchodní dopis je vypracován na hlavičkovém papíře a má standardní sadu podrobností pro obchodní dopis.

    V souladu s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na registraci dokumentů“ formulář dopisu obsahuje následující podrobnosti:

    • znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka), státní znak Ruská Federace nebo státní znak zakládajícího subjektu Ruské federace, pokud má instituce právo umístit tyto znaky na své hlavičkové papíry;
    • organizační kód;
    • hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby;
    • jméno společnosti;
    • referenční informace o organizaci.

    Při přípravě žádosti jako typu obchodního dopisu jsou vypracovány tyto povinné údaje:

    • datum dokumentu;
    • registrační číslo dokumentu;
    • destinace;
    • název textu;
    • text dokumentu;
    • podpis;
    • značka o umělci;
    • poznámku o provedení dokumentu a jeho odeslání do spisu (vydává se na vízové ​​kopii dopisu).

    Je-li k dispozici, je vystavena poznámka o přítomnosti aplikace.

    Podpisy pro schválení dokumentu se vyhotovují na vízové ​​kopii dopisu, pokud vnitřní řád stanoví postup ověřování návrhů dopisů.

    Obchodní dopis se žádostí je uveden v příkladu 1.

    Na rozdíl od běžného obchodního dopisu začíná text žádosti nikoli adresou na úředníka - adresáta, ale názvem druhu dopisu. Tím je zdůrazněno, že dokument pouze nepředává informace, ale vyjadřuje principiální postoj jeho autora.

    Papírování dopisů obchodních žádostí probíhá standardním způsobem v souladu s vnitřními pravidly vysílající organizace a přijímající organizace.

    Není známo, k čemu střet zájmů společností povede: zda bude možné věc vyřešit jednáním nebo zda bude nutné zapojit právníky a zapojit se do soudního řízení, ale v každém případě bude souhlas žádost jedné organizace od druhé je ekvivalentní skutečnosti, že první společnost je informována o pozici druhé.

    Žádost o organizaci od jednotlivce

    Podívejme se na tento dokument z pohledu přijímající strany.

    Zvláštní pozornost je třeba věnovat vyřizování žádostí fyzických osob. Ochranou zájmů žadatelů je federální zákon ze dne 2. května 2006 č. 59-FZ „O postupu při posuzování odvolání občanů Ruské federace“ (ve znění ze dne 24. listopadu 2014; dále jen federální zákon č. 59-FZ).

    Je mylné se domnívat, že jeho účinek se vztahuje pouze na státní orgány, orgány místní samospráva A rozpočtové organizace. To už dávno neplatí. V roce 2013 byl tento seznam doplněn o organizace „pověřené prováděním veřejně významných funkcí“. Nikde není jasná definice, co tyto funkce jsou, ale z formulace je zřejmé, že tento pojem je poměrně široký a teoreticky pod něj může „spadnout“ každá organizace, jejíž klienty jsou jednotlivci.

    Na rozdíl od obchodního dopisu může být vyjádřením jednotlivce žádost, žádost nebo nárok. Podívejme se na definici slova „prohlášení“:

    Náš slovník

    Prohlášení - žádost občana o pomoc při realizaci jeho ústavních práv a svobod nebo ústavních práv a svobod jiných osob nebo sdělení o porušování zákonů a jiných regulačních právních aktů, nedostatcích v práci státních orgánů, samospráv a úředních osob, nebo kritika činnosti těchto orgánů a úředníků osob

    Společnost si může od jednotlivce vyvinout vlastní, pohodlnou formu standardní aplikace a odeslat ji obecný přístup. Je však nemožné učinit tento formulář povinným a nepřijmout žádost jen proto, že není vypracován tak, jak „má být“. Lidé nemusí vědět o existenci formuláře přihlášky vyvinutého společností, ani nemusí používat internet, kde je tento formulář ke stažení. Federální zákon č. 59-FZ definuje minimální soubor informačních bloků v oběhu:

    Extrakce

    z federálního zákona č. 59-FZ

    Článek 7. Požadavky na písemnou žádost

    1. Občan ve svém písemném odvolání musí uvést buď název státního orgánu nebo orgánu územní samosprávy, kterému zasílá písemné odvolání, nebo příjmení, jméno, patronymii příslušného úředníka, popřípadě funkci příslušné osoby. , jakož i jeho příjmení, jméno, patronymie (druhé - pokud je k dispozici), poštovní adresu, na kterou má být zaslána odpověď, oznámení o postoupení odvolání, stanoví podstatu návrhu, vyjádření nebo stížnosti, připojí osobní podpis a datum.

    Jak vidíte, soubor je minimální a nemůžeme zavazovat naše žadatele, aby je ani uvedli Mobily. Zahrnout do výkazů způsoby operativní komunikace lze jen doporučit.

    "Můžeš si svobodně vybrat..."

    Jednotlivec může vyplnit žádost podle libosti:

      ručně nebo v tištěné podobě;

      nazývat to „prohlášením“, „odvoláním“, „poptávkou“ nebo to nenazývat vůbec;

      pište stručně a k věci nebo poskytněte svou vlastní podrobnou autobiografii;

    a také zaslat dokument poštou nebo osobně přinést.

    Organizace je povinna žádost přijmout, pokud obsahuje požadované minimum údajů.

    Žádost fyzické osoby, která prošla prvotním zpracováním v kanceláři adresáta, je uvedena v příkladu 2.

    Organizace se sama rozhodne, zda žádosti občanů oddělí do samostatné spisové služby. Doporučujeme to provést, pokud:

    • žádosti více než 10 % z celkového objemu toku příchozí dokumentace;
    • pracují na nich speciálně pověření zaměstnanci (centrum zákaznického servisu, reklamační oddělení apod.);
    • Na základě žádostí jednotlivců provádí organizace své hlavní činnosti.

    Pokud je organizace zvyklá pracovat podle pravidel tradiční kancelářské práce, pak se nemusí příliš starat o plnění požadavků federálního zákona č. 59-FZ. Za standardních podmínek procházejí požadavky stejnou cestou jako ostatní příchozí dokumenty. Pravidla pro práci s nimi se prakticky neliší od obecně uznávaných a dokonce umožňují určitou volnost při vyřizování žádosti, zejména mezi přijetím a okamžikem její registrace ze zákona mohou uplynout tři dny. Lhůta pro odpověď je 30 dnů od data registrace písemné žádosti.

    Aplikace v personální evidenci

    Zvláštní vrstvou výkazů jsou personální výkazy. Účelem těchto dokumentů je vyjádřit žádost nebo vůli zaměstnance zaměstnavateli.

    Formulář žádosti o HR je relativně zdarma. Nikdo nevyžaduje, aby zaměstnanci znali nuance registračních údajů, takže stačí dodržet požadované minimum.

    Personální přihlášky by podle našeho názoru měli psát výhradně ručně sami zaměstnanci. Z pracovněprávních předpisů v tomto ohledu nevyplývají žádné povinnosti. Je však mnohem obtížnější napadnout u soudu prohlášení napsané vlastní rukou než prohlášení napsané na počítači (vlastním podpisem je pouze podpis autora). V druhém případě může zaměstnanec tvrdit, že byl nucen podepsat hotový text.

    • Komu od koho. Adresátem personální žádosti je zaměstnavatel – první osoba v organizaci, ve které autor žádosti působí. Byl to on, kdo najal autora, a ne vedoucího HR oddělení, takže žádost bude napsána manažerovi ( generální ředitel, ředitel, prezident atd.) společnosti. Příjmení, iniciály a funkce manažera se v případě dativu píší v horní části přihlášky blíže k pravému okraji.

    Vzhledem k tomu, že zaměstnanci nemají vlastní formulář na dopisy, je třeba zde zadat údaje o autorovi aplikace. Měli byste napsat celé své příjmení, jméno, patronymii a strukturální jednotku. Pokud zaměstnanec zná své osobní číslo, je to dobré, ale není to povinný údaj.

    Pod tento údaj se do středu řádku napíše název druhu dokumentu - prohlášení, na nový řádek pak text prohlášení - žádost nebo projev vůle zaměstnance. Žádost je vyplněna vlastnoručním podpisem zaměstnance a datem vyhotovení dokumentu.

    Otázka k tématu

    Jak správně napsat slovo „prohlášení“?

    Existují dvě formy zápisu názvu typu dokumentu: s velkým písmenem bez tečky na konci (jako v příkladu 3) as malým písmenem s tečkou na konci.

    Na právní moc prohlášení, forma pravopisu tohoto slova nemá žádný vliv. Druhá možnost je považována za zastaralou, ale má plné právo na existenci.

    Kdy má zaměstnanec uvést požadavek ve vyjádření a kdy stačí ústní výzva na personální oddělení?

    Li zákoníku práce přímo hovoří o „písemném prohlášení zaměstnance“, pak tato otázka nevzniká. V ostatních případech se řídí buď vnitřním řádem organizace nebo účelností. Například pro zaměstnankyni je nejlepší podat žádost o změnu dokladů v souvislosti se změnou příjmení písemně, a to i přesto, že neexistují žádná zvláštní ustanovení pracovněprávní předpisy neposkytuje k této záležitosti žádné informace. Tyto změny jsou vyvolány příkazem zaměstnavatele a podkladem pro vydání příkazu se stane vlastnoruční prohlášení zaměstnance s kopií oddacího listu.

    Ve velkých organizacích, kde na jednoho zaměstnance HR oddělení připadá několik desítek i stovek lidí, je žádost zaměstnance akceptována pouze formou žádosti, aby na ni personalista nezapomněl.

    V malých společnostech, pokud zákoník práce Ruské federace nevyžaduje písemnou žádost, můžete vystačit s ústní žádostí nebo rozhovorem přímo s vedoucím organizace, který může dát pokyny personálnímu zaměstnanci k vyřešení problému. .

    • Tok dokumentů personálních aplikací. Zaměstnanci personálního oddělení potřebují originální kopie výpisů zaměstnanců. Následně, jak již bylo zmíněno, se řada z nich stane podkladem pro objednávky ohledně personálu. Zaměstnanec má však také plné právo sledovat osud své žádosti a obdržet od zaměstnavatele potvrzení, že dokument přijal.

    Důležité!

    Registrovat žádost zaměstnance jako došlý dokument není možné. To se často děje jednoduše proto, že nevědí, jak jinak potvrdit jeho příjem.

    Mezitím existují dva způsoby, jak zaregistrovat aplikaci správně.

    Potvrzení, že zaměstnavatel přijal žádost zaměstnance, může být:

    • registrace aplikace ve speciální databázi. Rovněž se nedoporučuje umisťovat personální žádost do evidence interních dokumentů: porušit legislativu o osobních údajích je velmi snadné. Nejlepší je, aby sekretářka vytvořila speciální elektronickou knihu jízd pro personální aplikace, úřední a vysvětlivky a podobné dokumenty.

    Evidenční číslo přihlášky je nalepeno na její kopii. Kopie spolu s číslem je předána zaměstnanci. Pokud zaměstnanec přijde se dvěma kopiemi žádostí, musí je sekretářka před uvedením čísla porovnat (ujistěte se, že jsou totožné);

    • záznam o přijetí přihlášky vyhotovený tajemníkem v kopii. Pokud neexistuje registrační protokol a zaměstnanec trvá na potvrzení přijetí, sekretářka může na kopii přihlášky provést následující záznam:

    V záznamu je uvedeno:

    • skutečnost přijetí dokumentu;
    • datum (povinné!);
    • pozici, osobní podpis a přepis podpisu přebírajícího zaměstnance.

    Žádost zaměstnance se podává přímo vedoucímu organizace, který ji posoudí a učiní rozhodnutí, např.

    Do HR oddělení. Připravte objednávku.

    Davydov 17.09.2015

    souhrn

    1. Žádost je dokument, jehož forma a pravidla toku dokumentů závisí na jeho adresátovi a příjemci.
    2. Obchodní dopis-přihláška má vyjádřit postoj vysílající organizace ke kontroverzní otázce.
    3. Přihlášku zaslanou organizaci jednotlivcem se doporučuje zpracovat v souladu s Federální zákonč. 59-FZ.
    4. Výpisy v vedení osobních záznamů jsou písemným projevem vůle zaměstnance a často slouží jako podklad pro vydávání příkazů pro personál.