المسؤوليات الوظيفية للسكرتير المساعد. مميزات مهنة مساعد السكرتير ومثال على الوصف الوظيفي. ط. أحكام عامة
I. أحكام عامة
1.1. يتم تعيين وعزل أمين المرجع بأمر من المدير العام.
1.2. المهام الرئيسية لمساعد السكرتير هي الدعم التنظيمي والتوثيق نشاطات الادارةفي الشركة، بالإضافة إلى تحسين دعم التوثيق للإدارة.
1.3. يتبع السكرتير المساعد مباشرة رئيس القسم الإداري والاقتصادي لقسم الدعم اللوجستي، وفي حالة غيابه أمام مدير القسم الإداري والاقتصادي لقسم الدعم اللوجستي.
1.4. أثناء غياب الأمين المساعد (رحلة عمل، إجازة، مرض، إلخ)، تنتقل حقوقه ومسؤولياته إلى القائم بأعمال الأمين المساعد، الذي يتم تعيينه بأمر من المدير العام.
1.5. يسترشد السكرتير المرجعي في أنشطته بما يلي:
دستور الاتحاد الروسي;
القانون المدني للاتحاد الروسي؛
قانون العمل في الاتحاد الروسي؛
القانون الاتحادي للاتحاد الروسي رقم 24-FZ المؤرخ 20 فبراير 1995 "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات"؛
قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي رقم 26 بتاريخ 04/06/2001 "عند الموافقة أشكال موحدةأساسي الوثائق المحاسبيةبشأن محاسبة العمل ودفعه"؛
تعليمات حول إجراءات الحفاظ على دفاتر العمل في المؤسسات والمؤسسات والمنظمات والجهات التنظيمية والتنظيمية وسائل التعليموزارة العمل في الاتحاد الروسي؛
GSDOU. الأحكام الأساسية. المتطلبات الأساسية للوثائق وخدمات التوثيق الإداري؛
غوست R6.30-97. أنظمة التوثيق الموحدة. أنظمة التوثيق الموحدة. متطلبات إعداد الوثائق (بصيغتها المعدلة والمكملة في عام 2000)؛
التعليمات القياسية للعمل المكتبي في الهيئات الفيدراليةقوة تنفيذية؛
غوست R51141-98. شروط حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف؛
قائمة المعايير وثائق الإدارة، التي تم تشكيلها في أنشطة المنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين، التي وافق عليها رئيس خدمة الأرشيف الفيدرالية في 6 أكتوبر 2000؛
أرشيف شركة (منظمة غير حكومية). دليل منهجيو قائمة تقريبيةالوثائق الصادرة في أنشطة المؤسسات غير الحكومية، والتي تشير إلى فترات التخزين؛
متحد نظام الدولةعمل مكتبي؛
قواعد وتعليمات روسارخيف؛
ميثاق الشركة؛
تعليمات العمل المكتبي للشركة؛
لوائح العمل الداخلية للشركة؛
أوامر وتعليمات إدارة الشركة؛
هذا الوصف الوظيفي.
1.6. يتم تعيين الأشخاص الحاصلين على التعليم العالي في منصب سكرتير مساعد التعليم المهنيدون تقديم متطلبات الخبرة في العمل أو الأشخاص الحاصلين على تعليم ثانوي (كامل) و تدريب خاصبواسطة البرنامج المثبتوخبرة عمل لا تقل عن سنة واحدة.
ثانيا. المهام
يتولى السكرتير المرجعي المهام التالية:
استلام وإرسال وتسجيل المراسلات الواردة والصادرة؛
إعداد مسودات الوثائق حسب توجيهات المدير العام؛
مراقبة جودة الوثائق المقدمة إلى المدير العام للتوقيع؛
مراقبة تنفيذ الوثائق والتعليمات؛
تنظيم أعمال استقبال المدير العام؛
توثيق أنشطة الهيئات الاستشارية للشركة.
تطوير اللوائح المحلية بشأن دعم التوثيقمجتمعات؛
تنظيم الوثائق في العمل المكتبي؛
تنظيم الخدمات اللاورقية للمدير العام.
ثالثا. المسؤوليات
السكرتير المرجعي:
3.1. يؤدي وظائف فنية لدعم وصيانة عمل المدير العام للشركة أو أقسامها؛
3.2. قبول وتسجيل المراسلات المستلمة في مجلة المستندات الواردة، وفقًا لقرار رؤساء الشركة أو أقسامها، ونقل المستندات للتنفيذ؛
3.3. يراقب مرور الوثائق، ويراقب تنفيذها؛
3.4. يصدر الشهادات اللازمة على الوثائق المسجلة؛
3.5. إرسال الوثائق المكتملة إلى المستلمين (بما في ذلك عبر البريد الإلكتروني)؛
3.6. يضمن سلامة الوثائق الرسمية الجارية؛
3.7. يتلقى المعلومات من موظفي الإدارة للمدير العام ويتصل بهم بناءً على تعليماته.
3.8. ينظم المحادثات الهاتفية للمدير العام؛
3.9. يتلقى ويرسل الرسائل الهاتفية، ويسجل الرسائل الواردة في حالة غياب المدير العام ويلفت انتباهه إليها؛
3.10. يتولى العمل على إعداد الاجتماعات أو الاجتماعات التي يعقدها المدير العام (جمع المواد اللازمة، وإخطار المشاركين بالوقت والمكان وجدول أعمال الاجتماع أو الاجتماع وتسجيلهم)، وحفظ المحاضر وتدوينها؛
3.11. ينفذ أعمال الطباعة والنسخ؛
3.12. يراقب تزويد المدير العام باللوازم المكتبية والمعدات التنظيمية ويهيئ الظروف الملائمة لذلك عمل فعالمدير؛
3.13. يقبل المستندات للتوقيع من قبل المدير العام؛
3.14. يراقب جودة الإعداد وصحة الصياغة والتنسيق والموافقة على الوثائق المقدمة للتوقيع على المدير العام؛
3.15. يراقب تنفيذ وثائق وتعليمات المدير العام للشركة، ويتخذ التدابير التشغيلية التي تهدف إلى تنفيذها في الوقت المناسب وبجودة عالية؛
3.16. ينظم استقبال الزوار، ويسهل النظر الفوري للطلبات والمقترحات المقدمة من موظفي الشركة؛
3.17. يحتفظ بسجل لموظفي الشركة الذين يتأخرون عن العمل؛
3.18. تقديم تقرير شهري إلى المدير العام عن تأخر الموظف.
3.19. يحافظ على جداول عمل السائق؛
3.20. يحل المشكلات المتعلقة بإصدار الدعوات والتأشيرات وجوازات السفر الدولية وحجز وشراء التذاكر لموظفي الشركة المغادرين في رحلة عمل؛
3.21. يقبل المستندات المكتملة بالعمل المكتبي للتخزين من الأقسام الهيكلية للشركة؛
3.22. يشارك في تطوير تسميات الحالات، والتحقق من صحة تكوين وتنفيذ الحالات عند نقلها إلى الأرشيف؛
3.23. وفقا لل القواعد الحاليةتشفير الحالات؛
3.24. ينظم الملفات ويضعها، ويحتفظ بسجلات لها؛
3.25. يقوم بإعداد قوائم جرد موجزة للملفات ذات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة، بالإضافة إلى إجراءات نقل الحالات إلى مخزن الدولة، لشطب وتدمير المستندات التي انتهت فترات تخزينها؛
3.26. يشارك في أعمال فحص قيمة الوثائق الأرشيفية؛
3.27. يُصدر النسخ والوثائق الأرشيفية، ويحرر الشهادات اللازمة بناءً على المعلومات المتوفرة في وثائق الأرشيف، ويحتفظ بسجلات لها؛
3.28. تقديم المشورة للموظفين بشأن إعداد القضايا لحفظها في الأرشيف.
يحق للأمين المرجعي:
4.1. يطور العمليات التكنولوجيةالعمل مع الوثائق على أساس استخدام التكنولوجيا التنظيمية والحاسوبية؛
4.2. طلب من الأقسام الهيكلية للشركة المواد اللازمة، وكذلك توضيح أسباب التأخير في إنجاز المهام والتعليمات من الإدارة؛
4.3. مراجعة المستندات وإرسالها للتنفيذ إلى المديرين والمتخصصين في الشركة؛
4.4. تقديم مقترحات لتحسين النماذج والأساليب لتنظر فيها الإدارة العمل الإداريعلى أساس استخدام التكنولوجيا الإلكترونية؛
4.5. تتطلب الإدارة لإنشاء الظروف العاديةلأداء الواجبات الرسمية والسلامة وثائق الموظفين;
4.6. العمل مع المستندات التي تحمل علامة "للاستخدام الرسمي"؛
4.7. تنفيذ "تصفية" المكالمات الهاتفية؛
4.8. معاينة المستندات وتحديد أي منها يمكن نقله إلى المنفذين، وتجاوز المدير العام؛
4.9. تنظيم الاستقبال وتحديد أولوية الزوار؛
4.10. تلبية الطلب القواعد المعمول بهاالعمل مع المستندات في الأقسام الهيكلية للشركة؛
4.12. تطوير أنظمة التوثيق الموحدة، والجداول الزمنية، وقوائم الوثائق؛
4.13. اتخاذ القرارات والمصادقة على الوثائق التي تقع ضمن نطاق اختصاصها؛
4.14. تقديم مقترحات تهدف إلى تحسين العمل مع الموظفين؛
4.15. طلب توضيحات في كتابةللموظفين الذين انتهكوا انضباط العمل؛
4.16. مطالبة فناني الأداء بوضع اللمسات الأخيرة على المستندات التي تم إعدادها بشكل ينتهك القواعد المعمول بها لإعداد وتنفيذ المستندات للموظفين؛
4.17. العمل مع المستندات التي تحمل علامة "سرية" أو "أسرار تجارية".
خامساً: المسؤولية
يتولى السكرتير المساعد المهام التالية:
5.1. نقل المعلومات الواردة إلى المستلمين في الوقت المناسب؛
5.2. توقيت إرسال المراسلات الصادرة؛
5.3. نوعية الوثائق المقدمة للتوقيع على إدارة الشركة؛
5.4. الإهمال والإهمال في تسجيل وصيانة الوثائق ؛
5.5. نقل المعلومات في الوقت المناسب إلى المدير العام؛
5.6. سلامة الوثائق الصادرة والواردة والداخلية؛
5.7. الكشف عن المعلومات التي تشكل سرًا تجاريًا للشركة وغيرها من المعلومات التي أصبحت معروفة أثناء العمل؛
5.8. سلامة الممتلكات التي توفرها له الشركة لأداء مهامه؛
5.9. الموقف غير اللباق تجاه موظفي الشركة والمواطنين الآخرين الذين يتصلون بالسكرتير المرجعي؛
5.10. عدم الالتزام بمتطلبات هذه التعليمات.
السادس. العلاقات حسب المنصب
6.1. مع المدير العام - بشأن الدعم الوثائقي وغير الوثائقي لأنشطته؛
6.2. مع الإدارة الإدارية والاقتصادية - بشأن قضايا تزويد مساعد السكرتير باللوازم المكتبية والمعدات اللازمة؛
6.3. مع الجميع الانقسامات الهيكليةالشركات - في قضايا دعم التوثيق للإدارة.
سابعا. تقييم الأداء
7.1. المعايير الرئيسية لعمل مساعد السكرتير هي الكفاءة والاجتهاد.
ثامنا. إجراءات مراجعة التوصيف الوظيفي
8.1. يجوز مراجعة هذه التعليمات في الحالات التالية:
التغييرات في هيكل الشركة.
التغييرات في تكنولوجيا التوثيق؛
تغييرات في مهام السكرتير المساعد.
نوع الوثيقة:
- المسمى الوظيفي
- إدارة سجلات الموارد البشرية
1 -1
السكرتير هو مساعد لا غنى عنه في أي مكتب. يمكن أن يشمل هذا المنصب كاتبًا ومساعدًا شخصيًا للمدير وموظف استقبال. يتعامل السكرتير المساعد مع تدفق المستندات الخاصة بالشركة ويراقب تخزين المستندات واستخدامها. كيف ظهرت هذه المهنة؟
نشأت خلال الأنشطة الإصلاحية النشطة لبيتر الأول، الذي قدم مفهومًا مثل "رتبة سكرتير". في البداية، كان هؤلاء هم المسؤولون عن تسجيل وترقيم الرسائل الواردة. في بداية القرن العشرين، انتشرت مهنة السكرتير على نطاق واسع، وبحلول عام 1875 في كثير من الأحيان مدن أساسيهفي أوروبا وأمريكا، كان من الممكن أخذ دورات خاصة للكاتبين. ومع اختراع الآلة الكاتبة عام 1880، أخذت المهنة تدريجيًا وجهًا أنثويًا. بحلول نهاية الحرب العالمية الأولى، كان العثور على سكرتير ذكر شبه مستحيل. في ذلك الوقت كانت واحدة من المهن القليلة المتاحة للنساء. وأكثرهم طموحاً أكملوا الدورات وحصلوا على وظائف في شركات ومكاتب حول العالم. لقد كانوا محترمون وكان عملهم مدفوعًا جيدًا. كان منصب السكرتيرة المساعدة إحدى الخطوات الأولى نحو تحرير المرأة.
في هذه الأيام، فقدت المهنة بالفعل مكانتها السابقة، لكن الطلب على المتخصصين في إدارة المكاتب لا يزال مرتفعًا. الاتجاه الأحدث هو السكرتيرات البعيدات، اللاتي لا يكون وجودهن ضروريًا حتى في المكتب. يتم استخدام خدمات المساعدين عبر الإنترنت من قبل العديد من منصات الإنترنت التي تحتاج إلى الحفاظ على التواصل مع العملاء.
مسؤوليات السكرتير المساعد
هناك الكثير من النكت والأقوال عن السكرتيرات بين الناس. ولكن، على الرغم من سمعتهم السيئة، فإن مساعد الوزير لديه الكثير من المسؤوليات الوظيفية. إذا كنت ترغب في العمل في هذا التخصص، فستحتاج إلى الانضباط والمسؤولية ومعرفة معينة. ما هي مسؤوليات مثل هذا الموظف؟
- حفظ السجلات: تواجه النساء مهمة صعبة تتمثل في فحص جميع الأوراق بدقة والحفاظ عليها منظمة. قد يحتاج جميع موظفي الشركة إلى المساعدة، وكقاعدة عامة، في الشركات الكبيرة يتم تعيين العديد من الأشخاص لمنصب مساعد السكرتير.
- تنظيم الاجتماعات والرحلات والاجتماعات: يجب أن يكون السكرتير دائمًا على دراية بجميع الأخبار وأن يبقي إصبعه على النبض. فهو لا ينسق عادةً جدول عمل الإدارة فحسب، بل يقوم أيضًا بإعداد رحلات العمل واجتماعات العمل.
- تلقي المكالمات الهاتفية: تشمل مسؤوليات الموظف المباشرة التواصل مع العملاء والشركاء وغيرهم من الأشخاص.
- إستقبال الزوار : مندوب مظهرمهم جدًا لهذه المهنة، حيث غالبًا ما يكون أول شخص يظهر في الشركة هو السكرتير.
- طلب القرطاسية وغيرها من الدعم المكتبي.
- تلبية طلبات الإدارة. في بعض الشركات، يستغرق هذا العنصر معظم وقت العمل. لذلك، عند التقدم للحصول على وظيفة، تحتاج إلى مناقشة نطاق مسؤولياتك بوضوح مع رئيسك المستقبلي.
كما ترون، فإن مسؤولية السكرتير المساعد عالية جدًا. وقائمة المتطلبات مذهلة أيضًا. ما هي الصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير حتى يتم تعيينه؟
متطلبات هذه الوظيفة الشاغرة
- معرفة جيدة بالكمبيوتر و السرعه العاليهمطبعة. الأنظمة الحديثةحلت محل الآلات الكاتبة السابقة، لكن الأحكام الرئيسية للوصف الوظيفي لمساعد السكرتير ظلت كما هي: القدرة على التعامل مع المعدات المكتبية وسرعة التسجيل.
- المظهر التمثيلي: يحظر القانون الروسي أي تمييز على أساس العرق أو الجنس أو العمر عند تعيين الموظفين. لكن المظهر الأنيق والمرتب والكلام المهذب والقدرة على مواصلة المحادثة ستكون من المزايا التي لا شك فيها.
- الالتزام بالمواعيد والتنظيم: هذه الصفات لن تتعارض مع المتخصصين الآخرين، ولكنها مهمة بشكل خاص للسكرتير.
- التعليم الثانوي المتخصص أو العالي.
- قد تتطلب بعض الوظائف الشاغرة المعرفة باللغة الإنجليزية. الشركات الكبيرة تولي اهتماما خاصا لهذا.
حقوق الموظف
العمل كسكرتير ينطوي على الكثير من المسؤولية، ولكن للموظفين أيضًا حقوق يمكنهم الدفاع عنها في حالة حدوث انتهاكات من قبل رؤسائهم.
- يحق للسكرتير أن يطلب ويتلقى المعلومات اللازمة لأداء واجباته بشكل صحيح.
- يجب على صاحب العمل أن يوفر للموظف ظروف العمل وأمن المستندات.
- يمكن للسكرتير المساعد طرح أفكار لتحسين سير العمل. كما يمكنه اتخاذ قرارات مستقلة في حدود التوصيف الوظيفي له.
- قد يتغيب السكرتير المساعد عن العمل لأسباب صحية أو لتدهور حالته الصحية.
مهنة الكاتب، وفقا للإحصاءات، هي واحدة من "أطول عمل" في السوق: غالبا ما يترك العمال وراءهم بعد ساعات العمل. بمعرفة حقوقه ومسؤولياته، يمكن للموظف أن يتصرف وفقًا لمصالحه الخاصة لصالح الشركة.
ما هو التعليم الذي تحتاجه للحصول على هذه الوظيفة؟
ينص الوصف الوظيفي لمساعد السكرتير على أن المتقدم لوظيفة شاغرة يجب أن يكون حاصلاً على تعليم متخصص عالي أو ثانوي وخبرة عمل لمدة عام على الأقل. إذا لم تكن لديك خبرة بعد، ولم تكن على دراية ببرامج Office ولا تثق كثيرًا في الكتابة، فيمكنك إكمال دورات خاصة لمساعد السكرتير، حيث سيتم تعليمك كيفية إجراء المراسلات التجارية والتعامل مع الكمبيوتر على المستوى من مستخدم واثق. يمكنك الحصول على كل هذه المعرفة بنفسك من خلال العثور على المعلومات في الكتب أو على الإنترنت. القليل من الممارسة - وسيتم تعيينك بالتأكيد من قبل شركة تحتاج إلى مثل هذا المتخصص.
أين تجد وظيفة؟
منصب مساعد السكرتير متاح في كل شركة تقريبًا. سوق العمل مليء بالعروض المختلفة، من بينها يمكنك العثور على خيار مع توفر مناسب و أجور. لكن ضع في اعتبارك أن المنافسة في هذا المجال مرتفعة أيضًا. للحصول على مكان، عليك أن تبرز بين العشرات من المتقدمين الآخرين. بالإضافة إلى ذلك، في الشركات الصغيرة، غالبًا ما لا يتم تنظيم المسؤوليات الوظيفية لمساعد السكرتير بشكل واضح، ويتعين على الموظف أداء الكثير من الأعمال المتنوعة. لتجنب ذلك، اختر الشركات الكبيرة؛ فهي عادة ما تحدد بوضوح نطاق مسؤولياتك. إذا لم يكن لديك مثل هذه الفرصة، فما عليك سوى مناقشة جميع المسؤوليات بالتفصيل التي ستؤديها في مكان عملك الجديد.
كم يكسب متخصصو حفظ السجلات؟
يتراوح متوسط راتب متخصصي السكرتارية من 25 إلى 45 ألف روبل. عادة ما يكسب المساعدون التنفيذيون أكثر قليلاً من الكتبة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمساعدي السكرتارية تعلم تجربة عمل فريدة من رؤسائهم أثناء عملهم. من غير المرجح أن يتلقى الموظف المبتدئ أجورأكثر من 25000 روبل حتى في مدن كبيرة مثل سانت بطرسبرغ وموسكو. ولكن مع زيادة الخبرة والمعرفة، سيرتفع معدل الرواتب أيضًا.
يعد الحصول على وظيفة سكرتير أسهل بكثير إذا كنت تعرف ما يسألونك عنه أثناء المقابلات. تعد القدرة على العمل مع برامج Word وExcel أمرًا حاسمًا عند التقدم لوظيفة. ستكون هناك حاجة أيضًا إلى سرعة طباعة عالية. يمكنك العثور عليه على شبكة الإنترنت برامج خاصةلتعليم الكتابة باللمس، مما يقلل بشكل كبير من وقت الكتابة. للحصول على وظيفة أسرع، سيكون من الجيد تحديث سيرتك الذاتية على مواقع البحث عن الوظائف، وللمقابلات، قم بإعداد محفظة صغيرة تصف مهاراتك وقدراتك.
للقاء صاحب عمل محتمل، تحتاج إلى ارتداء بدلة مكتبية صارمة ذات ظلال داكنة. سيحدد على الفور نغمة الاجتماع ويظهر لك كمسؤول و موظف محترف. إذا كنت تتقدم لمنصب مساعد المدير، فتذكر أنه في هذه الحالة يجب أن تتصرف بعناية شديدة. قبل مقابلتك، ابحث في تاريخ الشركة. سيرى صاحب العمل أنك استعدت جيدًا للاجتماع، وسوف تتجنب عددًا من الأخطاء المزعجة.
نتائج
على الرغم من القائمة الكبيرة لمسؤوليات ومتطلبات السكرتير المساعد، إلا أنه يمكن لأي شخص التعامل مع هذه الوظيفة. مع الإعداد المناسب، لن يكون اجتياز المقابلة أمرًا صعبًا أيضًا. وحتى لو لم تكن لديك خبرة، فلا تيأس، حاول الحصول على وظيفة في شركة صغيرة أولاً. باتباع قواعد بسيطة، يمكنك العمل في مجال إدارة المكاتب.
وفقا للدراسات التي أجرتها وكالات التوظيف المختلفة، فإن مهنة "السكرتير" هي واحدة من تلك التي ترتبط بأكبر عدد من ساعات العمل الإضافية والحاجة إلى التكيف مع جدول عمل الإدارة. وتضم هذه المجموعة أيضًا السائقين وممثلي بعض المهن الأخرى.
من هو السكرتير؟
يأتي هذا المصطلح من كلمة "سر" اللاتينية، وهو الاسم الذي يطلق على الأشخاص الموثوق بهم في روما القديمة. في ذلك الوقت وفي وقت لاحق (في البلاط الملكي)، كان هؤلاء رجالًا حصريًا، وتمكنوا أحيانًا من الوصول إلى السلطة بذكاء شديد.
اكتسبت هذه المهنة وجها أنثويا بالفعل في نهاية الحرب العالمية الأولى، مع ظهور آلة كاتبةوظهور مثل هذا المنصب كسكرتير مساعد. وفي هذه الأيام، ومع التكنولوجيا المتقدمة، يوجد حتى مساعدو سكرتارية افتراضيون. هذا هو الاسم الذي يطلق على الشركات أو الأفراد الذين يقدمون خدمات الكتابة عبر الإنترنت. رسائل البريد الإلكترونيأو استقبال المكالمات الهاتفية (المحولة) دون التواجد الفعلي للسكرتير في المكتب.
ماذا يفعل؟
من الناحية الشعبية، تتمتع السكرتيرة الشخصية للمخرج بصورة نمطية - فهي جميلة ذات أرجل طويلة يمكنها بشكل أساسي الكتابة على الكمبيوتر وإعداد القهوة والرد على المكالمات. في بعض الأحيان ينعكس هذا في النكات التي لا تحتوي على محتوى لائق جدًا. في الواقع، فإن مهنة "السكرتير"، مثل منصب مساعد في شركة كبيرة، تفترض وجود مجموعة خطيرة للغاية من المهارات والمعرفة، فضلا عن بعض صفات العمل. لا يمكن للممثل الحقيقي لهذه المهنة الاستغناء عن التنظيم والاجتهاد والالتزام بالمواعيد والدبلوماسية.
تشمل مسؤوليات السكرتير (مساعد السكرتير) المعرفة بجميع الأمور المتعلقة بالعمل المكتبي الوثائق التنظيمية، تدفق المستندات، تنظيم العمل المكتبي، الهيكل الإداري، أساسيات امتلاك المعدات المكتبية، قواعد حماية العمال. وينظم الوصف الوظيفي جميع حقوقه ومسؤولياته وأنواع العمل العديدة التي يقوم بها. إنها الوثيقة الرئيسية ذات الطبيعة التنظيمية والقانونية المتعلقة بأنشطة هذا الموظف. اصنعها في كل حالة محددةمطلوب مع المسؤولية الكاملة.
دعونا نلقي نظرة على الأقسام الرئيسية من هذه الوثيقة.
ماذا تقول التعليمات المعدة للسكرتير المساعد؟
وتتضمن أحكامها العامة اسم المنظمة، وبيان رؤسائها المباشرين، واسم الشخص الذي يحل محل أمين السر في حالة غيابه. ستجد هناك أيضًا متطلبات خبرة الموظف ومؤهلاته، وقائمة بجميع المستندات اللازمة للعمل (القواعد، ومعايير الدولة، والقوانين واللوائح).
الوظائف الموكلة إلى السكرتير مذكورة في القسم الثاني (الذي يحمل نفس الاسم). وهذا يشمل مسؤولية الطبخ وثائق ضروريةوفقًا لتعليمات الإدارة، قم بتسجيل واستلام وإرسال المراسلات وتنظيم ومراقبة عمل الاستقبال وإجراء الأعمال الورقية وغير ذلك الكثير.
يتم وصف أنشطتها بمزيد من التفصيل في القسم التالي - " مسؤوليات العملسكرتير." إنه على وشكبشأن سلامة وتسجيل المراسلات، وإصدار الشهادات المتعلقة بمختلف الوثائق المسجلة، وتنظيم وتحضير الاجتماعات المكتبية، والنسخ والطباعة، وتسجيل الرسائل للرؤساء الذين تركوا في غيابه وإبلاغه بها، وتزويد مكتب الشركة بالمستلزمات المكتبية اللازمة.
في كل منظمة، قد يكون لواجبات السكرتير خصائصها الخاصة اعتمادًا على تفاصيل العمل. قد يبدو منصبه مثل "كاتب سكرتير"، مما يعني ضمنا توسيع نطاق المسؤوليات الرئيسية.
حول حقوق السكرتير
ما هو الحق الذي يحق للسكرتير أن يفعله؟ وبحسب التعليمات، يُسمح له بطلب المواد التي سيحتاجها في عمله من مختلف أقسام الشركة، وتحديد ترتيب استخدامها.
أيضًا، نقل المستندات التي تمت مراجعتها إلى فناني الأداء مباشرة بالإضافة إلى الإدارة، وتحديد أولوية للزوار في منطقة الاستقبال وتوزيع المكالمات الهاتفية حسب أهميتها، وطلب توضيحات من الموظفين في حالة وجود مخالفات تأديبية.
مثل أي موظف آخر، يحق للسكرتير الشخصي للمدير القيام بذلك نشاط العملفي الظروف المناسبة والتي يجب أن تتوافق مع متطلبات الصحة والسلامة المهنية.
ما هي مسؤولية السكرتير المساعد؟
وهو مسؤول عن عدم الكشف عن المعلومات السرية، وعن جودة الوثائق وتقديمها للإدارة في الوقت المناسب، والموقف المسؤول تجاه تدفق المستندات، وسلامة ممتلكات المنظمة ووثائقها، والعلاقات اللبقة مع الإدارة والموظفين.
يشير القسم التالي من الوصف الوظيفي إلى ما العلاقات الرسميةوالاتصالات الوظيفية الموجودة بين السكرتير المرجعي والهياكل المختلفة للشركة. كقاعدة عامة، في منظمة متوسطة الحجم، يتعين على السكرتير أن يتفاعل مع القسم الإداري في القضايا اللوجستية (تزويد المكتب بالقرطاسية)، وفي قضايا تدفق المستندات - مع الإدارات الأخرى، وبالطبع مباشرة مع الإدارة.
يتم تقييم أداء السكرتير وفقاً للمعايير الرئيسية المختارة، والتي ينظمها أيضاً القسم ذو الصلة من التعليمات. وفي الغالبية العظمى من الحالات، تكون هذه المعايير هي الكفاءة والاجتهاد. هناك أيضًا حالات تخضع فيها التعليمات للمراجعة. قد يحدث هذا عندما تتغير وظائفها أو هيكلها التنظيمي.
دعونا نلخص ذلك
عند التعيين، يصبح الشخص المعين في هذا المنصب على دراية تعليمات الخدمةالذي يسرد جميع واجبات السكرتير. دعونا نتذكرهم بإيجاز مرة أخرى.
- استقبال المكالمات الهاتفية للمدير.
- كل شيء يعمل بالوثائق - الفرز حسب الأهمية والتسجيل والإعداد والاستلام والتوزيع والتخزين والتنظيم.
- تنظيم استقبال الزوار.
- مساعدة رئيس العمل في تخطيط جدول العمل، وإذا لزم الأمر، طلب تذاكر الطيران وحجز الفندق.
- الإعداد والتنظيم المفاوضات التجارية.
- طلب القرطاسية وغيرها من الأشياء الصغيرة الضرورية إلى المكتب، وأحيانًا البقالة.
بعد الاطلاع على قائمة المسؤوليات، يقوم الموظف بالتوقيع على التعليمات، ويتم لصق توقيع المدير أيضًا. يرجى ملاحظة أن كل منظمة قد يكون لديها نسختها الخاصة من التعليمات، ولكن لا ينبغي لأي منها أن يتعارض مع التشريعات الحالية أو معايير العمل المقبولة.
مهام كاتب المحكمة
وكما هو معروف فإن خصوصيات العمل في كل مؤسسة مختلفة. ماذا يفعل كاتب المحكمة، على سبيل المثال؟ ما هي مسؤولياته الوظيفية؟ هناك العديد منهم:
- تصميم أغلفة الشؤون الجارية.
- الحصول على المطالبات من المساعدين القضائيين؛
- حفظ المستندات والمواد في الملفات؛
- تجميع قوائم جرد الحالات الجديدة؛
- ترقيم الصفحات؛
- توزيع نسخ من أحكام المحكمة على المشاركين في القضايا (الأطراف)؛
- إرسال نسخ من أحكام المحكمة إلى أشخاص محددين نيابة عن القاضي؛
- إبلاغ الأطراف بمواعيد وتوقيت جلسات المحكمة.
بجانب
تشمل واجبات كاتب المحكمة، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
- نشر قوائم القضايا المعروضة على المحاكم لهذا الأسبوع؛
- التحقق من حضور الأطراف في الاجتماع؛
- حفظ سجلات المحكمة؛
- السيطرة على استلام وإرسال جميع المستندات التي تظهر في القضية.
يجب على الأمناء تعريف الأطراف بمواد القضية، ومراقبة الإخطارات التي تصل عن طريق البريد، وتقديم الإيصالات، والإشعارات، ونسخ الأفعال والأوراق المهمة الأخرى. يقومون بإدخال المعلومات في المجلات والبطاقات، نظام الكمبيوتروطباعة المحررات المكتوبة بخط اليد، وإحالة القضايا إلى القضاة للتفتيش عليها وإعادتها بعد ذلك، وإصدار أوامر التنفيذ وحفظها والقيام بالعديد من المهام الأخرى نيابة عن القضاة.
متطلبات كاتب المحكمة
- يجب أن تكون المستندات مرقمة ومرفوعة.
- يتم تجميع قائمة بالقضايا والوثائق الأخرى بشكل منفصل.
- يتم ترقيم الصور والمظاريف؛ في حالة الفشل، يبدأ الترقيم مرة أخرى، ويجب شطب الأرقام القديمة (غير مصححة!).
- يتم اعتماد كافة التصحيحات وفقا للنموذج المقبول.
- يتم تحرير أغلفة القضايا مع الإشارة إلى اسم المحكمة ورقم القضية وعنوانها وأسماء الأطراف وتاريخ البدء والانتهاء وعدد الأوراق ومدة الاحتفاظ.
- يتم إجراء الجرد يدويًا أو على الكمبيوتر.
ما هو المطلوب من سكرتير المدرسة أن يفعل؟
في بعض الأحيان توجد إعلانات تقول "مطلوب سكرتيرة للمدرسة". ما هو نوع هذا الموقف، وماذا ستفعل هناك؟ هيا نكتشف.
سكرتير المدرسة هو المساعد الأول والأهم للمدير. وعليه أن ينفذ جميع أوامر وتعليمات رؤسائه المتعلقة بسير عمل المؤسسة التعليمية.
تشمل مسؤولياته الرئيسية إجراءات إجراء حالات تغيير الموظفين (الفصل والتوظيف) للموظفين وقبول وطرد الطلاب. وتتمثل مهمته في إعداد وثيقة يجب على المدير التصديق عليها بتوقيعه. إذا لزم الأمر، يتعين على السكرتير جمع ونقل الوثائق الموقعة ضمن الإطار الزمني المطلوب للنظر فيها من قبل السلطات العليا.
تشمل المسؤوليات الأخرى لسكرتير المدرسة تلقي المعلومات وتوصيلها للطلاب وموظفي المؤسسة. إذا لم يكن المدير حاضرا، يُطلب من السكرتير تسجيل العدد الإجمالي الكامل ومحتوى المكالمات والشكاوى وطلبات الزوار، بما في ذلك تلاميذ المدارس الابتدائية.
بالإضافة إلى ذلك
تقول المذكرة الواردة في تعليمات سكرتير المدرسة: إنه مطالب أيضًا بتنفيذ مهام إضافية (أخرى). ماذا يعني ذلك؟
وهذا يعني أن سكرتير مدير المدرسة يجب أن ينفذ أي تعليمات باستثناء الطلبات الشخصية. يمكن أن يكون ذلك، على سبيل المثال، الاتصال بطالب أو مدرس لإجراء محادثة، أو إرسال بريد، أو تحويل أموال، أو شراء المعدات اللازمة للمدرسة. هذه القائمة لا تنضب عمليا، أي أن مسؤوليات السكرتير في المدرسة واسعة جدًا جدًا.
إذا لم توفر المدرسة منصب محاسب، فقد يُعهد أيضًا بإدارة الأمور المالية إلى السكرتير. وتتمثل مهمته في إرسال معلومات الراتب وملء جداول الدوام وإجراء التعديلات اللازمة.
ليس فقط المدير، ولكن أيضًا أي زائر لمنطقة الاستقبال قد يحتاج إلى مساعدة سكرتير. يلجأ الناس إليه لطباعة النصوص وتصوير المستندات وتوضيح عدد كبير من الأسئلة.
إذا كنت تعمل سكرتيرًا مساعدًا للمدير العام
في في هذه الحالةأنت من المختصين، والمدير نفسه هو الذي سيعينك ويطردك، وستكون تابعاً له مباشرة. للوصول إلى هذا المنصب، يجب أن يكون لديك تعليم أعلى (أو على الأقل ثانوي خاص) وخبرة لا تقل عن سنة واحدة في هذا المنصب. في حالة عدم وجود خبرة، شهادة إتمام دورات مساعد السكرتارية.
يجب أن تكون مختصًا في الأمور الاقتصادية و الأنشطة الماليةالمؤسسة، آفاق تطويرها، تنظيم تدفق المستندات وإدارة العمل، مهارات الكمبيوتر والمعدات المكتبية، ترجمة وثائق الإنتاج إلى لغة أجنبية، أخلاقيات العمل.
الادوار والمسؤوليات
ستكون مسؤولاً عن جميع الخدمات المرجعية والمعلوماتية المتعلقة بوثائق المؤسسة. وكذلك تنظيم ومراقبة العمل المكتبي في الفروع والأقسام الفردية للشركة. لا شيء يثير الدهشة - فأنت لست كاتبًا سكرتيرًا عاديًا. يجب أن يكون قادرًا على توثيق وتنظيم أنشطة هيئاته الإدارية والاستشارية على الفور. إذا لم يكن هناك مفتش شؤون الموظفين متاح، فاحتفظ بجميع وثائق وسجلات الموظفين.
سكرتير مرجعي المدير العاممن الضروري إعداد المستندات اللازمة لضمان الأنشطة المالية والاقتصادية للمؤسسة بأكملها وتنظيم استقبالها وتسجيلها ومحاسبتها وتخزينها. يتحكم في الإعداد الصحيح والموافقة والتنسيق لجميع الوثائق المقدمة للتوقيع إلى إدارة المؤسسة. يتخذ التدابير اللازمة لضمان الجودة العالية والتنفيذ في الوقت المناسب للأوامر من الرؤساء، وينقل المعلومات مباشرة إلى فناني الأداء، ويجري التحليلات ويصدر استنتاجات بشأن التقارير والشهادات المرسلة إلى الإدارة.
بالإضافة إلى ذلك، تشمل وظائف السكرتير الحفاظ على التواصل التشغيلي بشأن قضايا أنشطة الشركة مع المواطنين - فرادىوالمنظمات الفردية (الحكومية والتجارية). كما أنه يستقبل الزوار، ويمكنه القيام بأنشطة الموظفين - إعداد الملفات الشخصية، والأوامر، كتب العملوالاتفاقيات (العقود) ووثائق السفر وشهادات العجز عن العمل والاحتفاظ بسجلات الدوام وإصدار شهادات الراتب.
ومرة أخرى عن الحقوق
لا يتضمن هذا المنصب واجبات السكرتير الموسعة فحسب، بل يتضمن أيضًا الحقوق المقابلة. بالإضافة إلى المقبولة عموما، فإنها تشمل الحق في طلب المواد والمعلومات اللازمة من أي خدمات وظيفية للمؤسسة والمطالبة بتفسيرات لأسباب التأخير في إنجاز مهام الإدارة. بعد ذلك: يمكنك المطالبة بمراجعة المستندات التي أعدها المقاولون بشكل ينتهك القواعد المقبولة وفقًا لـ GOST 6.38-90 أو ISO - المعايير الدولية للتوثيق.
يحق له، ضمن اختصاصه الرسمي، أن يصادق على الوثائق المتعلقة بأنشطة إدارة المؤسسة، وأن يقدم مقترحات شخصية إلى الإدارة للنظر فيها بشأن تحسين أنشطة المنظمة في مجال إدارة الوثائق، واستخدام أحدث تقنيات الكمبيوتر.
لديه حق الوصول إلى المستندات التي تحمل علامة "سرية" ويمكنه التفاعل مع أي موظفين وخدمات في المؤسسة من أجل مراقبة تنفيذ قرارات الإدارة وتزويدهم بالمعلومات اللازمة.
أؤكد:
______________ "____" ___________ 2005
المسمى الوظيفي
مساعد سكرتير.
1. أحكام عامة.
1.1. يحدد هذا الوصف الوظيفي الواجبات والحقوق والمسؤوليات الوظيفية لمساعد السكرتير.
1.2. يعين السكرتير المساعد في المنصب ويقيله منه المدير العام.
1.3. يقدم السكرتير المساعد تقاريره مباشرة.
1.4. يمكن تعيين موظف حاصل على تعليم ثانوي كامل، مع خبرة لا تقل عن سنتين كسكرتير أو مساعد ومهارات الكمبيوتر ومعرفة اللغة الإنجليزية ومهارات العمل مع المعدات المكتبية ومعرفة أساسيات العمل المكتبي في منصب مساعد سكرتير.
1.5. تشمل مهام مساعد السكرتير الدعم الإداري لعمل المدير العام.
1.6. السكرتير المساعد يسترشد في عمله بأوامر المدير العام، أنظمةوهذا الوصف الوظيفي.
2. المسؤوليات الوظيفية.
السكرتير المرجعي:
2.1. يقوم بأعمال الطباعة والنسخ.
2.2. يستقبل المكالمات الواردة والصادرة.
2.3. يجري محادثات هاتفية.
2.10. ينظم الأنشطة الاقتصادية لمنطقة الاستقبال.
2.11. يستقبل الزوار.
2.12. تنظيم العمل دون انقطاع للسائقين والاستقبال.
يحق للسكرتير المساعد:
3.1. يتحدث مع المسؤولينالشركات لتوفير المعلومات اللازمة للأعمال الورقية وإعداد التقارير.
3.2. اشتراط تقديم المستندات المعدة بشكل صحيح، بناءً على متطلبات اللوائح الداخلية للشركة.
3.3. إبلاغ المدير العام عن وجود معوقات أمام إنجاز المهام الموكلة إليه بسبب خطأ الغير.
3.4. إجراء المفاوضات نيابة عن الشركة في إطار القضايا التي تدخل في اختصاص السكرتير المساعد.
4. المسؤولية.
4.1. يتولى السكرتير المساعد المهام التالية:
- أداء الواجبات الموكلة في الوصف الوظيفي في الوقت المناسب وبجودة عالية؛
— معلومات غير دقيقة عن الوضع والتنفيذ المسؤوليات الوظيفية;
- الحفظ سر التجارةضمن الحدود التي تحددها التشريعات الحالية واللوائح الداخلية للشركة؛
- عدم الإفصاح عن أي معلومات تم الحصول عليها نتيجة لذلك النشاط المهني;
- الجرائم المرتكبة أثناء ممارسة نشاطها - في الحدود التي يحددها القانون الإداري والجنائي الحالي القانون المدني;
— التسبب في ضرر (مادي أو ضرر السمعة التجارية) المؤسسة ضمن الحدود التي يحددها قانون العمل والتشريعات المدنية الحالية؛
- عدم الالتزام بأوامر وتعليمات وتعليمات المدير العام.
- السلوك غير اللائق تجاه موظفي الشركة والأطراف الثالثة؛
— انتهاك لوائح العمل الداخلية وأنظمة السلامة والسلامة من الحرائق.
5. وضع التشغيل.
5.1. يتم تحديد ساعات عمل السكرتير المساعد وفقًا لشروط عقد العمل وأنظمة العمل الداخلية المعمول بها في المؤسسة.
5.2. نظرًا لاحتياجات الإنتاج، قد يتم إرسال السكرتير المساعد في رحلات عمل (بما في ذلك الرحلات المحلية).
5.3. نظرًا لاحتياجات الإنتاج، قد يشارك السكرتير المساعد في العمل لفترة تتجاوز المدة القياسية لليوم.
الوصف الوظيفي لأمين مساعد المدير العام
- الأحكام العامة
1.1. ينتمي السكرتير المساعد إلى فئة المتخصصين في المؤسسات ويتم تعيينه وفصله من قبل المدير.
1.2. المهام الرئيسية لمساعد السكرتير هي الدعم التنظيمي والتوثيق للأنشطة الإدارية.
1.3. السكرتير المساعد يقدم تقاريره مباشرة إلى مدير المؤسسة.
1.4. يسترشد السكرتير المرجعي في أنشطته بما يلي:
- القوانين التشريعية للاتحاد الروسي؛
- ميثاق المؤسسة؛
- اللوائح المتعلقة بالخدمات الوظيفية للمؤسسة ؛
- أوامر (تعليمات) إدارة المؤسسة؛
- المواد المعيارية والمنهجية المتعلقة بتنظيم العمل المكتبي؛
- هذا الوصف الوظيفي.
1.5. يتم تعيين الأشخاص الحاصلين على التعليم العالي والثانوي المتخصص وخبرة عمل لا تقل عن سنة واحدة أو بدون خبرة في منصب مساعد سكرتير، ولكن بشرط إكمال الدورات التدريبية لمساعدي الأمناء.
1.6. يجب أن يعرف السكرتير المساعد الأسئلة التالية:
- آفاق تطوير المؤسسة وأنشطتها المالية والاقتصادية ؛
— تنظيم العمل مع الوثائق، وإعداد الوثائق؛
- تنظيم العمل الإداري؛
— استخدام الكمبيوتر والمعدات التنظيمية؛
— ترجمة الوثائق الرسمية إلى لغة أجنبية للشريك التجاري؛
- ثقافة العمل وأخلاقيات العمل؛
- الصحة والسلامة المهنية والحماية من الحرائق.
- المهام
يتولى السكرتير المرجعي المهام التالية:
2.1. خدمات المعلومات والمراجع المتعلقة بوثائق المؤسسة.
2.2. التوجيه المنهجي والرقابة على تنظيم العمل المكتبي في الأقسام الهيكلية وفروع المؤسسة.
2.3. توثيق أنشطة الهيئات الاستشارية للمؤسسة.
2.4. الخدمات التشغيلية والتنظيمية للإدارة.
ومن يمكنه الاعتماد على زيادة الراتب مارك بيرشيدسكي وفقًا لدراسة أجراها هايز في ديسمبر، فإن 46٪ من أصحاب العمل يخططون لزيادة عدد موظفيهم في العام المقبل. 45% يقولون أنهم لا يخططون لزيادة عدد موظفيهم، ولكنهم سيتعاملون فقط مع... 
فقط كل عاشر صاحب عمل راضٍ عن مستوى التدريب المقدم تعليم عالىفي روسيا. تحتاج الشركات إلى البدء في تدريب الموظفين بنفسها، والتوقف عن الاعتماد على الدولة والجامعات. لا يمكنك أن تصبح متخصصًا في الطلب في السوق، على الرغم من... 
آراء أصحاب العمل: من هم الموظفون الذين يجب التخلص منهم أولاً؟ يشرح ممثلو مجموعة Mail.Ru وAviasales وSports.ru وشركات أخرى. آنا أرتامونوفا، نائبة رئيس مجموعة Mail.Ru أولاً، عليك التخلص من الموظفين السامين.... 
تشاركنا سيليست جوي دياز، مديرة التوظيف في أمازون، أكبر الأخطاء التي يرتكبها الباحثون عن عمل في أمازون. يوافق كبار مسؤولي التوظيف في Google على ذلك. لقد حددوا 3 أنواع من السير الذاتية ونصحوا أيها أفضل. 1. السيرة الذاتية بالمناصب. في هذا الملخص... 
مثال على الوصف الوظيفي لمساعد السكرتير (يتضمن التعديل مع مراعاة التفاصيل منظمة محددة). يمكن استخدام التعليمات كدليل للتحضير للعمل كسكرتير. يتم الكشف عن جميع أحكام التعليمات تقريبًا بشكل أو بآخر في محتوى موقعنا. يتم توفير المستند للتنزيل كقالب Word في نهاية المقالة.
1.1. يصنف الأمين المساعد من المتخصصين في المنظمة ويتم تعيينه وعزله بأمر من المدير العام.
1.2. السكرتير المساعد يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير العام للمنظمة.
1.3. المهام الرئيسية لمساعد السكرتير هي الدعم التنظيمي والتوثيق لأنشطة المدير العام.
1.4. يسترشد السكرتير المرجعي في أنشطته بما يلي:
- التشريعات الحالية للاتحاد الروسي؛
- ميثاق المنظمة؛
- لوائح العمل الداخلية (لوائح الموظفين)؛
- أحكام بشأن الأقسام الهيكلية للمنظمة وخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ؛
- أوامر (تعليمات) إدارة المنظمة؛
- المواد المعيارية والمنهجية المتعلقة بتنظيم العمل المكتبي؛
- هذا الوصف الوظيفي.
1.5. يجب أن يعرف السكرتير:
— هيكل المنظمة، اتجاه أنشطتها، توزيع المسؤوليات بين نواب المدير العام، الأسماء الأخيرة، الأسماء الأولى، أسماء رؤساء الأقسام الهيكلية، المنظمة الأم، أسماء قادتها، الرئيسيين المنظمات الشريكة وإدارتها؛
— المعايير الوطنية (الحكومية) لإعداد وثائق الإدارة؛
- قواعد الإملاء وعلامات الترقيم؛
- تعليمات لدعم التوثيق لإدارة المنظمة؛
— قواعد تشغيل المعدات التنظيمية وأجهزة الكمبيوتر؛
— آداب العمل، أخلاق مهنية علاقات عمل;
- قواعد إجراء المحادثات الهاتفية؛
- قواعد السلامة والحماية من الحرائق؛
– تقنيات الإسعافات الأولية.
1.6. يجب أن يكون السكرتير قادراً على:
- مؤلف موسيقى الرسائل التجارية(بما في ذلك لغة أجنبية)، صياغة الوثائق الإدارية، والاحتفاظ بالمحاضر؛
- ترجمة المراسلات الرسمية إلى لغة أجنبية لشريك تجاري؛
- العمل على جهاز كمبيوتر في بيئة WINDOWS، WORD، EXCEL،الآفاق؛
- استخدام قاعدة البيانات؛
- استخدام إمكانيات الإنترنت؛
- استلام وإرسال الوثائق عن طريق الفاكس و بريد إلكتروني، بكمل عمل النسخ;
— تحرير النصوص، وإجراء التدقيق اللغوي.
— إجراء المفاوضات التجارية؛
- في حالة غياب مفتش شؤون الموظفين، القيام بالعمل على دعم التوثيق لأنشطة موظفي المنظمة (تنفيذ أوامر الموظفين، وتجهيز عقود توظيفوغيرها من وثائق الموظفين)
- العمل مع الوثائق السرية. ()
المهمة الرئيسية للسكرتير المرجعي هي التوثيق و دعم المعلوماتأنشطة المدير العام. ولهذا الغرض السكرتير المرجعي:
2.1. يتم كل يوم، ضمن الإطار الزمني المحدد، استلام ومراجعة المستندات المستلمة وتسجيلها واختيار المستندات التي تتطلب دراسة فورية وإعدادها لتقديم تقرير إلى المدير العام.
2.2. يقوم بإعداد مشاريع القرارات للوثائق المستلمة.
2.3. بناء على توجيهات المدير العام، يخطط يوم عمله ويضبطه ويساعد في تنفيذه.
2.4. يراقب يوميا المواعيد النهائية لتنفيذ الوثائق والتعليمات الشفهية للمدير العام من قبل رؤساء الأقسام الهيكلية؛ ويبلغه بحالة تنفيذ الأوامر.
2.5. يقوم بإعداد مسودات الوثائق نيابة عن المدير العام وتنسيقها مع رؤساء الأقسام الهيكلية.
2.6. يراقب تنفيذ (اكتمال الموافقة وتوافر واكتمال المرفقات) للوثائق الصادرة المقدمة من الأقسام الهيكلية للتوقيع على المدير العام.
2.7. يقوم نيابة عن المدير العام بإعداد مشروعات نصوص خطاباته وتقاريره وأوراقه وتحريرها وتنظيم إعادة طبع هذه الوثائق.
2.8. إعداد تقارير إعلامية أسبوعية للمدير العام عن المطبوعات الصحفية المتعلقة بأنشطة المنظمة.
2.9. يراقب المنشورات في المنشورات الصناعية (الخاصة) ويقوم بتجميع المراجعات المواضيعية والملخصات عنها وإبلاغ المدير العام.
2.10. يراقب سلامة الوثائق في منطقة استقبال المدير العام وصحة تشكيل الملف.
2.11. يشارك في العمل على تحسين تدفق المستندات في المنظمة وتوحيد التوثيق وتحسين عمل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.
2.12. بناء على توجيهات المدير العام، يقوم بإعداد الاجتماعات والتأكد من تنفيذها وتخزين المحاضر.
2.13. تنظيم تنفيذ تعليمات وتعليمات المدير العام لحجز الغرف الفندقية وطلب تذاكر الطيران والسكك الحديدية واستضافة المسافرين من رجال الأعمال.
2.14. ينظم عمل الاستقبال، وينظم تدفق الزوار، ويحل بشكل مستقل القضايا المتعلقة بإمكانية الاستقبال.
2.15. يتحكم في إعداد ملفات الاستقبال لتسليمها إلى الأرشيف، ومعالجتها قبل الأرشفة، وتوقيع قوائم الجرد، وإجراءات تدمير الوثائق.
2.16. يقدم المساعدة المنهجية في عمل الأمناء (أو الموظفين الذين يؤدون وظائف السكرتير) للأقسام الهيكلية. ()
يتولى السكرتير المساعد في سبيل أداء المهام المنوطة به ما يلي:
3.1. الحفاظ على سرية المعلومات.
3.2. اتبع التعليمات من الإدارة.
3.3. التأكد من الالتزام بقواعد وأنظمة التسجيل والمواعيد النهائية لإعداد وإرسال المستندات. .
3.4. مراعاة قواعد الاتصالات التجارية وقواعد الآداب الرسمية والتسلسل القيادي الرسمي.
3.5. التأكد من سلامة الوثائق.
3.6. الاحتفاظ بسجل حضور الموظفين للعمل وتقديمه إلى قسم المحاسبة. ()
يحق للأمين العام المساعد للمدير العام:
4.1. طلب من الأقسام الهيكلية المواد اللازمة وتوضيح أسباب التأخير في إنجاز المهام وتعليمات المدير العام.
4.2. مراجعة المستندات وإرسالها للتنفيذ إلى المديرين والمتخصصين في المؤسسة (ضمن الحدود المحددة في قائمة خاصة بالمستندات).
4.3. مطالبة فناني الأداء بوضع اللمسات الأخيرة على المستندات المعدة بالمخالفة للقواعد المقررة لإعدادها وتنفيذها.
4.4. المصادقة على مشاريع الوثائق المقدمة للتوقيع على المدير العام.
4.5. تقديم مقترحات للنظر فيها من قبل الإدارة لتحسين دعم التوثيق لأنشطة المنظمة، وتحسين أشكال وأساليب العمل الإداري على أساس استخدام التكنولوجيا الإلكترونية.
4.6. مطالبة الإدارة بتهيئة الظروف العادية لأداء الواجبات الرسمية وسلامة الوثائق التي يتم إنشاؤها في أنشطة المنظمة.
4.7. العمل مع وثائق ذات طبيعة سرية.
4.8. حل المشكلات المتعلقة بالزيارات غير المجدولة للمواطنين والمكالمات الهاتفية بشكل مستقل.
4.9. تقديم المقترحات للإدارة فيما يتعلق بالعقوبات والمكافآت لموظفي الأمانة.
4.10. المشاركة في اختيار وتعيين الموظفين المرؤوسين. ()
يتولى السكرتير المساعد المهام التالية:
5.1. نوعية المستندات المقدمة إلى الرئيس التنفيذي للتوقيع عليها.
5.2. موقف مهمل ومهمل تجاه واجباته الرسمية.
5.3. أمن الوثائق والكشف عن المعلومات السرية.
5.4. انتهاك لوائح العمل. تعليمات لدعم التوثيق لإدارة المنظمة.
5.5. الاستخدام غير القانوني للحقوق الممنوحة، وكذلك استخدامها لأغراض شخصية. ()
ويتفاعل السكرتير المساعد للمدير العام في أنشطته مع:
6.1. مع الوحدات الهيكلية بشأن قضايا الحصول على المعلومات اللازمة والإعداد المشترك للوثائق.
6.2. مع الخدمة القانونية في قضايا تنسيق مشروع الوثائق الإدارية.
6.3. مع المنظمات ذات المستوى الأعلى، ومع منظمات الطرف الثالث والسلطات والإدارة بشأن قضايا الحصول على الوثائق وتوفيرها، وتنظيم الاجتماعات والاتصالات مع المدير العام. ()
7.1. التعليم المهني العالي (التوثيق والاقتصاد أو التعليم القانوني).
7.2. استخدام التكنولوجيا التنظيمية والاتصالات الحديثة.
7.3. معرفة لغة أجنبية (الإنجليزية والألمانية).
7.4. - خبرة لا تقل عن سنة في العمل كسكرتيرة. ()
أعلاه هو الوصف الوظيفي لمساعد السكرتير، الذي تم إعداده على أساس المستويين C وD من الوثيقة إبس- الرابطة الأوروبية للأمناء المحترفين- مع مراعاة خصوصيات العمل في المنظمات والشركات الصغيرة والمتوسطة في روسيا.
تنص التوصيات على أربعة مستويات (أ، ب، ج، د) من الصعود في السلم الوظيفي للموظف المبتدئ - من سكرتير كاتب على الآلة الكاتبة (المستوى أ)، سكرتير (المستوى ب)، سكرتير مساعد (المستوى ج) إلى المكتب مدير (المستوى د).
وكما قيل، تتضمن التعليمات تعديلها بناءً على خصوصيات منظمة معينة ( الهيكل التنظيمي، حجم تدفق المستندات، وما إلى ذلك). بناءً على هذا الوصف الوظيفي، يتم تقليل بعض الوظائف المنصوص عليها فيه، على سبيل المثال، إجراء المفاوضات التجارية، وترجمة الوثائق الرسمية إلى لغات اجنبيةوالبعض الآخر، يمكن وضع الوصف الوظيفي للسكرتير، وعلى العكس من ذلك، عن طريق إضافة عدد من الوظائف؛ مثل التنفيذ العمل الإداريوتنظيم العروض التقديمية وقيادة الاجتماعات وما إلى ذلك، وتم إعداد الوصف الوظيفي لرئيس المكتب ورئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وأخيراً مدير المكتب.
( )