يساعد MegaFon على التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية. تبادل البيانات الإلكترونية عبر الحدود: الشيطان ليس مخيفًا جدًا. مقابلة حصرية حول تجربة Megafon. على أي أساس تم تنظيم التبادل؟

تقدم MegaFon خدمة فريدة من نوعها لـ عملاء الشركة"إدارة الوثائق الإلكترونية". تتيح الخدمة تنظيم تدفق المستندات ذات الأهمية القانونية من خلال التوقيع الإلكتروني.

التوقيع الإلكتروني اليوم هو أداة لأتمتة المستندات معترف بها من قبل الجميع خدمات حكومية، بما في ذلك دائرة الضرائب في الاتحاد الروسي. للعمل في نظام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن لعملاء المشغل من الشركات استخدام التوقيع الإلكتروني المؤهل الحالي من أي مركز اعتماد معتمد.

باستخدام إدارة المستندات الإلكترونية، يمكن للشركات إنشاء إجراءات إلكترونية ومذكرات التسليم والفواتير، والتوقيع إلكترونيًا على المستندات التي تم إنشاؤها في النظام أو تحميلها من قبل الموظفين، وتبادلها مع الشركات الأخرى التي تستخدم الخدمة. بالإضافة إلى ذلك، سيوفر النظام إمكانية الوصول الفوري إلى وثائق التقارير الخاصة بخدمات الاتصالات لعملاء شركة MegaFon.

ستساعد خدمة إدارة المستندات الإلكترونية على تحسين عمل المؤسسة مهما كان حجمها. إذا كانت التوقيعات الإلكترونية وتدفق المستندات في السابق متاحة فقط الشركات الكبيرةبسبب التكلفة و متطلبات تقنية، فاليوم يمكن لأي شخص استخدام النظام كيان. أصبح هذا ممكنا بفضل نقل النظام إلى السحابة، مما جعل من الممكن جعل التعريفات منخفضة ومرنة قدر الإمكان، وفتح الوصول إلى النظام من أي جهاز كمبيوتر متصل بالشبكة. يتيح لك ذلك تسريع عمليات العمل، لأن المدير يمكنه توقيع المستندات في أي وقت ومن أي مكان في العالم.

لتخزين الملفات، وإذا لزم الأمر، إرسالها بسرعة من مخزن الملفات ("السحابة")، تم تطوير واجهة سهلة الاستخدام للغاية مع التنقل البسيط والتكوين السهل للغاية. ومع ذلك، لا يمكن لأي شخص استخدام المحتوى الذي تم تنزيله، حيث تظل جميع الحقوق الخاصة به للمستخدم. وبالتالي، يحصل العميل على وصول سهل وحماية موثوقة.

قبل اتخاذ القرار، يمكن لكل عميل لديه توقيع إلكتروني الدخول إلى النظام والاستفادة من توصيل المستندات مجانًا خلال 14 يومًا. سيسمح لك ذلك ليس فقط بالتعرف على جميع إمكانيات النظام، ولكن أيضًا لتقييم الكثافة المطلوبة لاستخدامه، مما سيساعد في اختيار التعريفة المناسبة.

"لقد دخل التوقيع الإلكتروني حياة الشركات في عام 2002، عندما أصبح من الممكن تسليمه إقرار ضريبيعبر الإنترنت، وأصبحت اليوم أداة مهمة، بفضلها تسارعت الأعمال الورقية بشكل كبير. عرضنا مستوى جديدالسرعة والتنقل، ونحن واثقون من أن عملائنا سيقدرون هذه الخدمة ميخائيل سينيوجين، مدير التطوير الشركات التجاريةشركة MegaFon في منطقة أورينبورغ. "بمساعدة خدمة "إدارة المستندات الإلكترونية"، ربما تنتقل العملية الأكثر تحفظًا لنشاط عمل الشركة - إدارة المستندات - إلى السحابة بعد العديد من موارد الشركة."

في وقت مبكر من الستينيات، بدأت المنظمات في الولايات المتحدة وأوروبا في تبادل البيانات الإلكترونية. ولكن لم يستخدم سوى عدد قليل من الشركات الكبيرة القادرة على تحمل تكاليف إدارة المستندات الإلكترونية. بعد كل شيء، معايير موحدة التبادل الإلكترونيلم تكن هناك وثائق. حتى بدأوا الحديث عنه في أواخر السبعينيات التوقيع الالكتروني.

التوقيع الإلكتروني هو المعلومات الموجودة في نموذج إلكتروني، والتي تكون مرفقة أو مرتبطة بمعلومات أخرى في شكل إلكتروني (معلومات موقعة) والتي تستخدم لتحديد هوية الشخص الذي يوقع المعلومات.

المادة 2 القانون الاتحادي"حول التوقيع الإلكتروني"

ببساطة، هذه تفاصيل مستند إلكتروني تسمح لك بالتحقق من صحتها (تأليفها) وصحتها ونزاهتها.

تم تطوير خوارزمية تشفير لإنشاء التوقيعات الرقمية البدائية في عام 1977. وبعد سبع سنوات، تمت الموافقة على معيار واحد لتبادل البيانات لعموم أوروبا، EANCOM (EDI).

في التسعينيات، اعتمدت العديد من الدول الأوروبية قوانين خاصة بشأن المستندات الإلكترونية وبدأ تنفيذ تدفق المستندات ذات الأهمية القانونية في شكل إلكتروني. وفي روسيا، تم اعتماد مثل هذا القانون في عام 2011.

إدارة الوثائق الإلكترونية

تعمل المزيد والمزيد من الشركات على أتمتة العمليات التجارية الداخلية وتنفيذها نظم المعلوماتوتخزين البيانات في السحابة. يتم استبدال العقود والأفعال الورقية بالمستندات الإلكترونية. قانون الزمن.

وإذا كانت معظم الشركات تتعامل مع التحسين الداخلي بنجاح أكبر أو أقل، فهذا يعني ذلك وثيقة إلكترونيةدورانمع الأطراف المقابلة غالبًا ما يكون الأمر ضعيفًا تمامًا.

تعد إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) تدفقًا مهمًا للمستندات من الناحية القانونية في شكل إلكترونيبين الكيانات القانونية و/أو الأفراد.

موقف نموذجي: يقوم المحاسب بإعداد تقرير إنجاز العمل في نظامه المحاسبي، ويطبعه ويرسله عن طريق البريد إلى الطرف المقابل. وبعد بضعة أيام، يتلقى محاسب الشركة الشريكة هذه الوثيقة ويقوم بمسحها ضوئيًا، ثم يقوم يدويًا بإدخالها في نظامه المحاسبي. وفي هذه الحالة، يجب على كلا الطرفين الاحتفاظ بالنسخ الورقية من القانون.

تعمل إدارة المستندات الإلكترونية على تبسيط وتسريع هذه العملية إلى حد كبير.

إيجابيات التبادل الإلكتروني للبيانات

1. ليست هناك حاجة لدفع راتب للساعي أو دفع تكاليف الخدمات البريدية.
2. يعد العمل مع المستندات الإلكترونية أسرع وأكثر ملاءمة، وخطر ضياعها على طول الطريق هو صفر.
3. لا حاجة لتخزين طن من الأوراق في المكتب.
4. جميع المستندات على بعد نقرة واحدة فقط، ويمكنك الوصول إلى أي منها أينما يتوفر الوصول إلى الإنترنت.

كيفية إعداد EDF

هناك طريقتان رئيسيتان لتبادل المستندات الإلكترونية: مباشرة ومن خلال وسيط.

في الحالة الأولى، يجب على الشركات الدخول في اتفاق فيما بينها، والذي سيصف بالتفصيل إجراءات وشروط التبادل، أو يجب أن يكون لدى كل من الأطراف المقابلة توقيع إلكتروني مؤهل. للحصول عليها، يجب عليك الاتصال بمركز التصديق المعتمد من قبل وزارة الاتصالات والإعلام في روسيا.

ومع ذلك، حتى مع وجود توقيع إلكتروني مؤهل، لا يمكن إرسال جميع المستندات مباشرة، على سبيل المثال عن طريق البريد الإلكتروني. وفقًا للتشريعات الحالية، لا يمكن إرسال الفواتير إلكترونيًا إلا بتنسيق XML المعتمد من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية.

لذلك، يعد إعداد إدارة المستندات الإلكترونية من خلال وسيط أكثر ملاءمة. قامت شركة MegaFon بتطوير واجهة ويب لإنشاء وتوقيع وتبادل المستندات المحاسبية وغيرها من المستندات بين الكيانات القانونية. وبمساعدتها، سيتمكن المحاسب أو المدير أو السكرتير الخاص بك من إبرام عقد بسرعة مع شريك جديد أو إصدار فاتورة للمورد أو قبول تقدير من المقاول.

وفي الوقت نفسه، سيتم تنظيم جميع المستندات وتخزينها بشكل آمن في الحساب الشخصي للشركة.

لاستخدام EDF، يجب أن يكون لديك توقيع إلكتروني مؤهل.

في حسابك الشخصي على بوابة إدارة المستندات الإلكترونية من MegaFon، يمكنك إنشاء مستندات جديدة (دون التوقيع أو الإرسال) وتحميلها على كمبيوتر العمل الخاص بك.

هناك يمكنك أيضًا طلب مستندات إعداد التقارير للاتصالات: الفواتير والفواتير والأفعال. تعتبر المستندات التي يتم الحصول عليها بهذه الطريقة ذات أهمية قانونية ولا تتطلب الطباعة أو النسخ على الورق.

حتى اتفاقية الخدمة الاتصالات المتنقلةيمكنك إبرام عقد مع MegaFon عن بعد. لا يتعين على عملاء الشركات الذين لديهم توقيع إلكتروني إضاعة الوقت في زيارة مكتب الشركة. كل شيء يمكن القيام به من خلال حسابك الشخصي. سريع، والأهم من ذلك، أنه مجاني تمامًا.

ميزة أخرى لإدارة المستندات الإلكترونية من MegaFon هي أنها تتكامل بسهولة مع 1C. إذا كنت تعمل مع نظام المحاسبة هذا، فستتمكن من تحميل المستندات إلى البوابة مباشرة من 1C.

للبدء في استخدام خدمة إدارة المستندات الإلكترونية، عليك القيام بما يلي:

1. قم بالتسجيل على البوابة المناسبة.
2. ربط توقيع إلكتروني صالح بالنظام.
3. تعبئة طلب الانضمام إلى لائحة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

خلال أول 14 يومًا، ستتمكن من استخدام الحزمة الترويجية الأساسية. وهو يوفر إمكانية الإرسال المجاني لما يصل إلى ألفي رسالة رسمية وما يصل إلى ألف رسالة غير رسمية وثائق رسمية. أسبوعين هو الوقت الكافي لتجربة جميع مزايا إدارة المستندات الإلكترونية. بعد هذا سوف تكون قادرا على الاختيار خطة التعريفةبناءً على أهداف عملك.

توفر خدمة تدفق المستندات الإلكترونية المال والوقت في معالجة المعاملات وتبادل المستندات. سيتم تقدير فوائد الخدمة بالكامل من قبل الوكلاء والموزعين وأصحاب الامتياز والمنظمات التي لها هيكل فرعي، وكذلك الشركات التي تخطط لزيادة كفاءة تبادل المستندات داخل المنظمة وعند العمل مع الشركاء. العمليات التجارية الأسرع، المزيد من الربح. موافق، من الغباء تجاهل مثل هذا القرار.

27 فبراير 2018 الساعة 12:21 مساءً

أعلنت شركة Megafon مؤخرًا عن أول عملية لتبادل المستندات عبر الحدود. نقدم لكم اليوم مقابلة حصرية لمجلة ECM-Journal مع ميخائيل بيرستينيف، مدير المشتريات والخدمات اللوجستية. كان لدى الخبراء العديد من الأسئلة ذات الطبيعة الفنية والتنظيمية والتنظيمية والسوقية العامة.

تم تنظيم تبادل البيانات الإلكترونية مع الطرف المقابل في أي بلد؟ ما هي الوثائق التي تم تبادلها: رسمية أم غير رسمية؟

– أصبحت MegaFon أول شركة في روسيا تنفذ مشروعًا دوليًا لإدارة المستندات الإلكترونية مع شركة غير مقيمة – هواوي. هذا هو موردنا من الصين، وهذا البلد ليس عضوًا في الاتحاد الاقتصادي الأوراسي. نحن نتبادل المستندات غير الرسمية: أعمال القبول ونقل التراخيص والمعدات والأوامر - وفقًا للقانون، لا يمكن تبادل المستندات الرسمية مع غير المقيمين. قررنا الشكل في مرحلة الاتفاق على العقود. في المستقبل، نخطط لتوقيع العقود والاتفاقيات الإضافية والإخطارات باستخدام تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، بالإضافة إلى إجراء المراسلات الرسمية مع هذا الطرف المقابل.

هل كان هذا تبادلًا تجريبيًا أم عملية كاملة لحل جاهز؟

– ويمكننا القول أن هذه هي الحالة الأولى للتبادل عبر الحدود، ولكنها ليست الحالة الوحيدة. بدأنا في توقيع طلبات الترخيص في أغسطس 2017، والشهادات في ديسمبر، حيث كنا ننتظر قيام المشغل بوضع اللمسات النهائية على النظام. تم التوقيع على المجموعة الأولى في ديسمبر الوثائق الأوليةعند التسليم المعدات التكنولوجيةوفي يناير من هذا العام - الطلب الأول لتوريد المعدات. وهذا يعني أن هذه لم تعد بيئة اختبار، بل تبادل كامل. لكن حل جاهزفي البداية لم يكن الأمر كذلك، فقد تم تطويره خصيصًا لهذه الحالة.

لقد فهمنا منذ فترة طويلة الحاجة إلى تنفيذ مثل هذا المشروع وعملنا بنشاط في هذا الاتجاه. أصبحت هواوي الشريك الأول الذي تمكنا معه من خلق سابقة في السوق. وبطبيعة الحال، نحن لا نخطط للتوقف عند هذا الحد. لدينا خطط كبيرةلتوسيع نطاق الحل، نريد نقل التفاعل مع جميع الموردين غير المقيمين إلى تنسيق إلكتروني. ومن حيث التوقيت، فإننا نستهدف الربع الأول من عام 2018. بشكل عام، سيعتمد الوضع على احتياجات العمل، فنحن دائمًا منفتحون على المشاريع الجديدة. أنا متأكد من أن هذا سيؤدي إلى تحسين العمليات التجارية وجعل التفاعل أكثر كفاءة.

ما هو البرنامج الذي تم التبادل عليه؟

– كان مشغل EDI هو شركة SKB Kontur، ويتم تنفيذ التبادل باستخدام منصة Kontur Diadoc التي طوروها. على جانب MegaFon، تم دمج المنصة في نظام تخطيط موارد المؤسسات SAP، من جانب Huawei - من خلال الوصول عبر واجهة الويب. وفي المستقبل القريب، يخطط الزملاء لدمج الوحدة في نظام SAP الخاص بهم.

من وجهة نظر تشريعية، فإن تنظيم التبادل عبر الحدود دائمًا ما يكون أمرًا صعبًا للغاية. ما هي القواعد القانونية التي اتبعتها عند تنظيم مثل هذا التبادل؟

– الحق الأساسي في في هذه الحالة- قانون الاتحاد الروسي. وكجزء من المشروع، أبرمنا اتفاقية ترخيص مع مشغل EDI، وأبرم الطرف الثاني، Huawei، نفس الاتفاقية تمامًا مع المشغل. وبما أن العملية برمتها ينظمها قانون الاتحاد الروسي، لم تنشأ أي صعوبات من الناحية القانونية.

كم من الوقت استغرقت جميع الأنشطة التحضيرية؟

– من الصعب تحديد تاريخ محدد، لقد كنا نفكر في تنظيم التبادل الإلكتروني للبيانات عبر الحدود لفترة طويلة. بشكل عام، استغرق التنفيذ الكامل للمشروع حوالي 6 أشهر، بما في ذلك انتظار الرد من الشركة وكالات الحكومةوتعديل النظام من قبل المشغل.

كيف تم تنظيم توقيع المستند الإلكتروني أثناء تدفق المستندات الإلكترونية عبر الحدود؟

– مع التبادل الإلكتروني للبيانات عبر الحدود، تمامًا كما هو الحال مع التبادل الإلكتروني للبيانات المحلي، يتم توقيع المستندات على كلا الجانبين. إذا تحدثنا عن الجانب الفني، فستكون عملية التوقيع لفترة وجيزة كما يلي - تمت الموافقة على الوثيقة لأول مرة في موقعنا نظام سابويتم التوقيع عليها بتوقيعنا الإلكتروني، ثم يتم نقلها عبر ناقل التكامل من خلال المشغل إلى حساب الويب الشخصي للطرف المقابل، ويتم فحصها من قبله وتوقيعها بتوقيعه الإلكتروني. ونتيجة لذلك، نرى نحن والطرف المقابل في النظام وثيقة موقعة من كلا الجانبين.

بفضل التحسينات التي أدخلها المشغل على منصته خصيصًا للمشروع، تقوم MegaFon بتوقيع المستندات باستخدام توقيع إلكتروني مؤهل، وHuawei - توقيع إلكتروني غير مؤهل. وكما قلت سابقًا، فإن العملية برمتها ينظمها قانون الاتحاد الروسي.

يستخدم كلا الجانبين الشهادات الروسيةمفتاح التحقق ES. من جانبنا، حصلنا على التوقيع الإلكتروني بشكل مستقل من خلال مركز التصديق الخاص بنا؛ واستلمه غير المقيمين من خلال مشغل تدفق المستندات الإلكترونية.

هل يشارك طرف ثالث موثوق في عملية التوقيع أم أن آلية العمل منظمة بشكل مختلف؟

– في هذه الحالة، الطرف الثالث هو مشغل EDF. وهو الذي يتحقق من عدم إجراء أي تغييرات على الوثيقة المرسلة ويتحكم في صحة التوقيعات الإلكترونية المستخدمة.

ومن الجانب القانوني، لم تكن هناك مخاطر في التعرف على التوقيع الإلكتروني منذ أن قمنا بالتوقيع اتفاقية اضافيةمع الطرف المقابل حول استخدام التوقيع الإلكتروني، حيث تتم مناقشة العملية برمتها. تنص الوثيقة بوضوح على أنه، من جانبنا، يتم إصدار EPC بواسطة مركز اعتماد، ومن جانبه، بواسطة مشغل EDF. وينص التشريع أيضًا على شرط التأكيد "الورقي"، أي نسخة مطبوعة من الشهادة، والتي يجب إرفاقها بحزمة المستندات في عملية الحصول على NEP. الإجراء شفاف للغاية، وجميع التوقيعات مشروعة.

كيف تقيم الآن آفاق تطوير سوق تبادل البيانات الإلكترونية عبر الحدود بشكل عام وقدراتك بشكل خاص؟

– لم تعد إدارة المستندات الإلكترونية بين الأطراف المقابلة الروسية شيئًا جديدًا؛ حيث يتحول المزيد والمزيد من الشركات إلى هذا الشكل من التفاعل. وفي الوقت نفسه، في حين الشركات الروسيةإذا كانت هناك أي علاقات تعاقدية مع غير المقيمين، فستكون هناك حاجة لتحسين عملية التبادل عبر الحدود.

إن الرغبة في التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية أمر منطقي تمامًا، لأن تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) يتمتع بعدد من المزايا مقارنة بنظام تبادل المستندات التقليدي. من بين المزايا الرئيسية للتحول إلى التوقيع الإلكتروني إلغاء تكاليف الإنشاء والتخزين الأرشيفي والتسليم الدولي السريع للمستندات الورقية، وتبسيط عملية الموافقة، والقدرة على توقيع المستندات من أي مكان يوجد به اتصال بالإنترنت، وكذلك القضاء على مخاطر فقدان المستندات. في رأيي، الاتجاه له مستقبل عظيم.

برأيك، ما الذي يتوقعه مشغلو EDF من الدولة؟ هل من الممكن أن تحتكر الدولة سوق التبادل الإلكتروني للبيانات في المستقبل؟

– من خلال تحليل الوضع في السوق، أستطيع أن أقول بثقة أن الدولة الآن تلتقي بنا بنشاط في منتصف الطريق وتساعد على التقدم في مجال تدفق المستندات الإلكترونية. ولكني أود أن أرى منظمي الصناعة - الجمارك والضرائب - يتحولون أيضًا إلى التبادل الإلكتروني للبيانات، ويدعمون تبادل المستندات من خلاله حسابات شخصيةعلى المواقع، عملت في نفس البيئة. أما بالنسبة للاحتكار، فأنا لا أستبعد إمكانية اتحاد جميع مشغلي تبادل البيانات الإلكترونية المستقلين "تحت جناح" مركز تجوال واحد في يوم من الأيام.

حسب أحد صانعي السيارات في العالم أن الطباعة والتسليم عن طريق البريد لحزمة واحدة من المستندات إلى مركز البيع يكلف حوالي 580 روبل. تم إجراء دراسة في المكتب المركزي لمشغل الهاتف المحمول Big Four وتبين أنهم يستخدمون ما يقرب من 420 رزمة من الورق شهريًا. في الوقت نفسه، حتى بدء تشغيل الإنترنت الأكثر عادية تنفق حوالي 11 حزم شهريا. ليس من الصعب حساب أن تكلفة إدارة المستندات لأي شركة هي مبلغ كبير سيكون أي مدير سعيدًا بتخفيضه.

وفي الوقت نفسه، لم يأخذ أحد في الدراسات في الاعتبار الوقت الذي يقضيه الموظفون في البحث عن المستندات اللازمة للعمل. تعتبر هذه المشكلة ذات صلة حتى لو كان هناك شخص واحد فقط مشارك في تدفق المستند. مع الاستخدام الجماعي للوثائق، يتم تفاقمها بشكل كبير، وأخيرا، تصبح غير قابلة للحل عمليا إذا كانت المنظمة موزعة جغرافيا. وفي الوقت نفسه، وفقًا لحسابات AIIM (جمعية إدارة المعلومات والصور)، فإن الشركة التي تنتج ما متوسطه 100 مجلد من المستندات أسبوعيًا تنفق 18.7 ألف دولار سنويًا على استعادة المستندات المفقودة. أيضًا، وفقًا لإحصائيات AIIM، يقضي المدير التنفيذي العادي 2.5 ساعة أسبوعيًا في البحث عن المستندات الضرورية، بينما يقضي الموظفون 20-30٪ من وقت عملهم في هذا الأمر.

لا تنس أن الحكومة الروسية تقدم كل عام المزيد والمزيد من التحسينات في عملها، وتشريع قواعد إرسال التقارير في شكل إلكتروني باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني. على سبيل المثال، بأمر من دائرة الضرائب الفيدرالية للاتحاد الروسي بتاريخ 14 أكتوبر 2015 N ММV-7-11/450@، تم تقديم نموذج إبلاغ إلزامي جديد للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية - 6-NDFL. علاوة على ذلك، توفر في في شكل ورقي 6-NDFL لا يمكن أن تكون إلا تلك المنظمات و أصحاب المشاريع الفرديةوالتي دفعت دخلاً لما لا يزيد عن 25 موظفًا. والباقي في شكل إلكتروني حصرا. وهذا يعني أن التوقيعات الرقمية الإلكترونية (EDS) متاحة الآن في جميع المؤسسات الجادة تقريبًا. لقد أجرينا استطلاعًا في مقالتنا السابقة (ما هو التوقيع. من قطرة دم إلى توقيع إلكتروني) وقد عمل أكثر من نصف قرائنا بالفعل مع التوقيع الرقمي.

وفي ظل هذه الخلفية، أصبحت خدمات التوصيل ذات أهمية كبيرة. التقارير الإلكترونيةوأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). لقد أتاح نمو تقنيات تكنولوجيا المعلومات والحوسبة واسعة النطاق التفكير في الانتقال إلى أساليب إدارة جديدة بشكل أساسي. في بعض البلدان، أصبح تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مهمة وطنية. وهكذا، أطلقت الحكومة الإستونية برنامج الحكومة الإلكترونية في عام 2002، عندما لم يتجاوز الوصول إلى الإنترنت في إستونيا ككل 30٪ من السكان. حتى الآن، يستخدم 98% من المواطنين الإستونيين التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عند التواصل مع الوكالات الحكومية. ويمكنك أيضًا التصويت في الانتخابات البرلمانية والرئاسية باستخدام التوقيع الإلكتروني الرقمي. يمكنك أيضًا الحصول على "الإقامة الإلكترونية"، وعلى سبيل المثال، إذا كنت أحد مؤسسي شركة روسية إستونية، فيمكنك الحصول على توقيع رقمي إلكتروني عن بعد وتوقيع جميع المستندات بشكل قانوني. ولا يعد هذا أمرًا مريحًا وموفرًا للوقت للأشخاص فحسب، بل إنه يوفر أيضًا تخفيضًا كبيرًا في التكلفة بالنسبة للحكومة. وفقا لمتوسط ​​التقديرات، وفورات من تنفيذ EDMSوفي مؤسسة كبيرة إلى حد ما يمكن أن تصل إلى 95-97٪. على سبيل المثال، لا يكلف إرسال مستند عبر EDI سوى بضعة روبلات.

وعلى الرغم من تخلف روسيا الكبير عن الشركات الغربية في هذا الشأن، إلا أن معدل نموها السنوي السوق الروسية EDS، وفقا للمحللين، لا يقل عن 30٪. تم إنشاء اعتماد قانون التوقيع الرقمي الإلكتروني الأساس القانونيللتوزيع على نطاق واسع لإدارة الوثائق الإلكترونية. وفقًا لشركة Forrester Research، فإن 38% من شركات Fortune 500 تفكر في شراء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) وهو أمر بالغ الأهمية لإدارة أعمال تجارية ناجحة.

في روسيا كان هناك لفترة طويلة أنظمة EDMS، ولكن هؤلاء هم في الأساس مشغلون واسع النطاق، مثل ZAO PF SKB Kontur، الذين يدعمون عمل الهياكل الفيدرالية و المؤسسات الكبيرةوالتي يصعب على الشركات الصغيرة والمتوسطة العمل معها. مع الأخذ في الاعتبار الحقائق الحديثة، قامت شركة MegaFon بتطوير خدمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) الخاصة بها لإنشاء وتوقيع وتبادل المستندات المحاسبية وغيرها من المستندات داخل الشركة وبين الكيانات القانونية. بمساعدة EDI، يمكنك تبسيط تدفق المستندات في مؤسستك وزيادة كفاءة الأقسام.

تم إطلاق خدمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) الخاصة بشركة PJSC MegaFon في عام 2015 لعملاء الشركات في فرعي Stolichny وCentral للمشغل، وبالتالي يمكن لأي عميل للشركة استخدامها. اليوم، يمكن لأي كيان قانوني العمل مع الخدمة السحابية، والتي تستخدمها أكثر من 500 مؤسسة. في السابق، وبسبب التكلفة والمتطلبات الفنية، كانت التوقيعات الإلكترونية وتدفق المستندات ذات الأهمية القانونية متاحة فقط للشركات الكبيرة. باستخدام EDI، يمكنك إنشاء تصرفات إلكترونية وفواتير وفواتير وفقًا لمتطلبات وتوصيات دائرة الضرائب الفيدرالية، بالإضافة إلى توقيعها بتوقيع رقمي إلكتروني وتبادلها مع شركات مستخدمين أخرى.

توجد في روسيا معايير لجميع العمليات اللازمة لاستخدام التبادل الإلكتروني للبيانات: التشفير والتجزئة والتوقيع الإلكتروني.

1. يتم استخدام التوقيع الإلكتروني والتجزئة للتأكد من الأهمية القانونية للمستندات الإلكترونية من خلال استخدام التوقيع الإلكتروني (ES):

• GOST R 34.10-2012: عمليات إنشاء التوقيعات الرقمية الإلكترونية والتحقق منها
• GOST R 34.11-2012: وظيفة التجزئة

تعتمد قوة التشفير لخوارزمية التشفير على مشكلة اللوغاريتم المنفصلة في مجموعة من نقاط المنحنى الإهليلجي. على هذه اللحظةلا توجد طريقة لحل هذه المشكلة مع التعقيد الأسي الفرعي على الأقل. من المهم بالنسبة لنا أن تعترف الدولة بأنها مقاومة للتشفير بدرجة كافية.

2. التشفير. ضمان السرية ومراقبة سلامة المعلومات من خلال التشفير:

• GOST 28147-89: خوارزمية تحويل التشفير

هذا عبارة عن كتلة تشفير ذات بنية Feistel بسيطة، بحجم كتلة يبلغ 64 بت، ومفتاح 256 بت و32 طلقة، تم تطويرها في الاتحاد السوفيتي. تمت دراسة الخوارزمية على نطاق واسع من قبل كبار الخبراء في مجال التشفير، وقال جميع الباحثين إنها تبدو آمنة أو ينبغي أن تكون آمنة. هناك عدد من التعليقات حول أدائها؛ حتى أن نيكولا كورتوا أبلغ عن هجمات ناجحة على هذه الخوارزمية، لكن خبراء CryptoPro أعادوا تأهيلها في نظر الجمهور.

3. حماية قنوات نقل البيانات على شبكة الإنترنت. لهذه المهمة، يتم استخدام TLS - بروتوكول أمان طبقة النقل، والذي يمكنه استخدام خوارزميات تشفير GOST GOST 28147-89 الموضحة أعلاه، والتجزئة وفقًا لـ GOST 34.11-2012. يسمح هذا المزيج بالحصول على اعتماد من FSB وFSTEC، وهو ما تم إجراؤه بواسطة شركات CryptoPro وCryptocom وVipNet في CIPF الخاصة بهم.

نحن نعمل بنشاط على تطوير إدارة المستندات الإلكترونية فقط في واجهة الويب، لأن الويب محمي بشهادات الأمان وتبادل الملفات من خلال هذه البروتوكولات آمن (نسبيًا). متطلبات مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية عالية جدًا ويتعين على كل شركة الحصول على الترخيص المناسب الخدمة الفيدراليةالأمن، وإعطاء الحق في تطوير نظم المعلومات وتقديم خدمات تشفير البيانات. يتم إصدار ترخيص منفصل لتقديم خدمات الاتصالات والبيانات. مشغلنا الأساسي هو Kaluga Astral، ويتم استخدامه لتوفير التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ذي الأهمية القانونية. يتم تخزين جميع البيانات داخل شبكة MegaFon (وليس على الإنترنت)؛ ويتم استخدام التشفير في جميع أنحاء الموقع، مما يضمن أمان بياناتك الشخصية. تلبي تقنيات الأمان لدينا جميع المتطلبات، ويتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من جميع البيانات ونضمن تشغيل الخدمة دون انقطاع على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. الحد الأقصى لعدم توفر الخدمة في غاية حوادث خطيرةلا تتجاوز 15 دقيقة.

اي دي اس

لاستخدام EDF، تحتاج إلى إنشاء توقيع إلكتروني مؤهل وتهيئة جهاز الكمبيوتر الخاص بك للعمل معه. التوقيع الإلكتروني هو نظير قانوني للتوقيع المكتوب بخط اليد، وينظمه القانون N63-FZ ويهدف إلى تحديد الشخص الذي وقع على المستند الإلكتروني. يمكنك الحصول على شهادة EDS في روسيا في أي من مراكز التصديق. وهم في كل مدينة. يمكن العثور على القائمة الحالية للمراجع المصدقة على الموقع الإلكتروني لوزارة الاتصالات والإعلام الروسية.

بعد تلقي التوقيع الرقمي، تحتاج إلى الشراء والتثبيت برمجة، الذي ينفذ خوارزميات أمن المعلومات الموضحة أعلاه. نوصي بـCrypto-Pro. هذه هي أدوات حماية التشفير المستخدمة لتوقيع المستندات على أجهزة الكمبيوتر.

CryptoPro هي شركة رائدة في توزيع أدوات أمن معلومات التشفير والتوقيع الإلكتروني في روسيا. المنتجات الرئيسية للشركة هي أدوات حماية المعلومات المشفرة (CIPF) وCryptoPro CSP ومركز الشهادات CryptoPro CA. نظرًا لدعم معظم منصات الأجهزة المحمولة ووسائط التوقيع الرقمي، فقد تم دمج CIPF في معظمها حلول المحمولاستنادًا إلى iOS وAndroid وWindows8 باستخدام التشفير.

يمكنك العثور على أسعار الترخيص على الموقع الرسمي. ليس من الصعب تثبيت وتكوين CryptoPro، وكذلك تسجيل توقيعك الرقمي فيه. لقد تم بالفعل كتابة الكثير من التعليمات حول هذا الموضوع. بالمناسبة، تواصل MegaFon تعديل بطاقات SIM الخاصة بها من خلال تزويدها بتوقيع رقمي إلكتروني، مما سيسمح لك بتوقيع المستندات من أي نوع بسرعة.

تقبل واجهتنا أي شهادات مؤهلة، بغض النظر عن جهة التصديق التي أصدرتها.

مشاكل في استخدام التوقيعات الرقمية

يرتبط الاحتيال عند التعامل مع التوقيعات الرقمية بشكل أساسي بسرقة الشهادة أو استخدامها الفعلي من قبل أشخاص آخرين. يحدث هذا غالبًا بسبب التخزين غير الصحيح لرمز الشهادة وكلمة المرور الخاصة به. كما يستخدم المهاجمون غالبًا إدخال الفيروسات إلى أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمستخدمي EDF، على سبيل المثال، استبدال نص مستند على الشاشة يريد المستخدم التوقيع عليه.

ومع ذلك، فإن كل هذه العوامل تعتمد على أمان الواجهة التي يعمل فيها المستخدم، وعلى ما إذا كان المستخدم نفسه يراعي التدابير الأمنية الأساسية عند العمل مع التوقيعات الرقمية.

العمل مع إي دي إف

تسجيل

للتسجيل في EDF (doc.megafon.ru)، تحتاج إلى ملء نموذج والحصول على تأكيد على العنوان الذي حددته. بريد إلكتروني. يستغرق خمس دقائق.

يمكنك الاستفادة من الفترة التجريبية وتجربة الخدمة خلال 14 يومًا.

بعد تثبيت التوقيع الرقمي، تحتاج إلى تسجيله. للقيام بذلك، انتقل إلى "المستندات" وانقر على "استلام وإرسال" أو "الإعدادات" و"إدارة الخدمة".

حدد توقيعك الإلكتروني:

واملأ بيانات شركتك:

إضافة المستخدمين وتعيين الأدوار

بعد تسجيل شهادة التوقيع الرقمي، أدخل جميع موظفي المؤسسة في الخدمة من خلال قائمة "شركتي"، ويمكنك أيضًا إضافة الأطراف المقابلة المعروفة بالفعل هناك والذين يعملون في إدارة المستندات الإلكترونية.

هناك ثلاثة أدوار للمستخدم في EDF: المسؤول والمشغل والموقع. يمكنك القيام بذلك حتى يتمكن بعض الموظفين من الإنشاء فقط المستندات المطلوبة، ويعهد بتوقيعها وإرسالها إلى الأطراف المقابلة فقط من قبل الأشخاص المرخص لهم. على سبيل المثال، كبير المحاسبين أو المدير التجاري.

يقوم المسؤول بملء وتحرير بيانات الشركة على البوابة، وتوزيع الأدوار وإنشاء الدعوات بين الموظفين والمقاولين، وإدارة شهادات التوقيع الإلكتروني في الشركة، بالإضافة إلى التعريفات ومجموعة من الخدمات.

يقوم المشغل بإنشاء وتوقيع الإشعارات والإخطارات باستلام المستندات.

يقوم الموقع بالتوقيع على المستندات المراد إرسالها أو رفضها. يمكن للموقع أيضًا حذف المستندات الموقعة عن طريق الخطأ.

يمكن للمسؤول دعوة المستخدم.

أو يمكنك العثور عليه من بين تلك التي تمت إضافتها بالفعل إلى نظام EDF.

إنشاء المستندات

دعونا نفكر في عملية إنشاء تبادل للمستندات، والتي من أجلها تقوم في الواقع بإعداد نظام EDI. هناك خياران لإرسال المستندات إلى الطرف المقابل: إما تحميلها أو إنشائها بنفسك في الواجهة. سيخبرك النظام نفسه إذا قمت بشيء خاطئ.

دعنا نحاول إنشاء فاتورة أو مذكرة تسليم أو مستند في الواجهة. ومن قائمة "تنزيل"، يمكنك أيضًا إرفاق اتفاقية وأي مستند آخر مصاحب لإرسالها إلى الطرف المقابل.

إذا لم يكن الطرف المقابل موجودًا في النظام بعد، فيمكنك إضافته من القائمة المقابلة.

بعد تحضير الوثيقة تصبح بهذا الشكل. إذا كان كل شيء صحيحًا، فيمكنك إرساله عبر مشغل EDF. لبدء عملية التوقيع على شركة، تحتاج إلى تفعيل خدمة مشغل EDF خاص.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك عرض وطباعة نسخة ورقية من المستند، ويمكنك أيضًا رؤية تاريخها بالكامل. خيار مفيد للمدير.

إذا كنت تعمل مع نظام 1C في مؤسستك، فيمكنك استخدام وحدة خاصة لأتمتة عملية معالجة المستندات الرسمية (TORG-12، شهادات العمل المكتمل والفواتير) المستلمة أو الصادرة إلكترونيًا.

جهات الاتصال

تجمع قائمة جهات الاتصال جميع الأطراف المقابلة والموظفين وجهات الاتصال الخاصة بالأشخاص الذين يعملون في نظام التبادل الإلكتروني للبيانات والذين تتبادل معهم المستندات.

نتيجة:

لقد حاولنا أن نجعل نظام إدارة المستندات الإلكترونية الخاص بشركة PJSC MegaFon بسيطًا ومفهومًا قدر الإمكان للمستخدمين. كل ما عليك فعله هو إكمال الإعداد الأولي وبدء العمل معه. وبطبيعة الحال، يجب على جميع الأطراف المقابلة أيضًا الاتصال بـ EDI.

تشمل مزايا استخدام EDI ما يلي:

• القضاء على الوسائط الورقية وما يرتبط بها من توفير في الوقت والمال مستهلكاتوصيانة المعدات المكتبية؛
• طريقة آمنة لتبادل المعلومات وتخزينها، بالإضافة إلى تنظيم الوصول متعدد المستويات لأي من موظفي الشركة؛
• طريقة سريعة للعثور على البيانات الضرورية، وهو أمر مهم بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل بكميات كبيرة من الوثائق.

ما الذي يبطئ تطور إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة:

• الرأي الراسخ بأن الوثيقة الورقية أكثر موثوقية
• إغلاق المستندات بأثر رجعي
• ضرورة تدريب الموظفين على العمل الإلكتروني.
• - عدم جاهزية الأطراف المقابلة الأخرى

يحاول مشغلو EDF تشجيع الشركات من خلال تقديم أداة ملائمة للبحث عن الأطراف المقابلة المستعدة لتبادل المستندات إلكترونيا. MegaFon لا يتخلف عن الركب ونواصل العمل على تحسين الخدمة وتبسيط الواجهة. اليوم، أصبحت عملية إرسال المستند بسيطة للغاية، لكننا لا نتوقف عند هذا الحد ونواصل بحثنا، محاولين جعل منتجنا بسيطًا ومريحًا قدر الإمكان.