يعني سيد. نظام إدارة الوثائق الآلي. EDMS مدفوعة من الميزانية

مجتمعنا في طريقه إلى إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في كل مكان وفي جميع المؤسسات.

وذلك لأن معظم المؤسسات لا تزال غير قادرة على القيام بذلك لسبب بسيط - وهو نقص الخبرة في استخدام الوثائق الإلكترونية.

EDMS Docvision

EDMS Docsvision كأداة لأتمتة العمليات خارج نطاق تدفق المستندات

إلما

يتم تنفيذ ELMA EDMS كجزء من عدة حزم ECM+، Projects+، ELMA CRM+ والتي يتم اختيارها وفقًا لمتطلبات المستخدم. حتى أن هناك حزمة تحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية.

خصوصية الواجهة هي تعديلها لدور المستخدم باستخدام أدوات التصميم المضمنة.

وهو ينفذ الوصول السريع إلى البيانات المرجعية وأتمتة عدد من العمليات، على وجه الخصوص، معالجة الوثائق من مصادر مختلفة.

أما بالنسبة للبحث عن البيانات، فهناك إجراء للبحث عن طريق التفاصيل. يمكن إنشاء نتيجة البحث في تقرير، ويمكن إنشاء القوالب من استعلامات البحث.

تم تخصيص نظام فرعي خاص للعمليات مع مصدر الطاقة، والذي يسمح لك بتخطيط الاستبدال وتكوين المهام وإدارة مصدر الطاقة ونموذجه.

تدعم كتلة الأمان عددًا من طرق التفويض وتحدد بوضوح حقوق المستخدم حسب نوع الوصول إلى الكائنات.

بالإضافة إلى ذلك، يتم استخدام التوقيع الرقمي، ويمكن تحديد عدد المستخدمين النشطين برمجياً.

هذا EDMS له أيضًا عيوب. على سبيل المثال، لا يوجد بريد محلي. هناك قيود على إنشاء المهام وتعيينها، ولا يتم تنفيذ التسجيل من تطبيقات المكتب.

بالإضافة إلى ذلك، لا توجد أدوات مدمجة لعرض المرفقات، ويتم تنفيذ الاستعلامات القياسية فقط، ولا يوجد بحث تلقائي عن التكرارات.

ما هي المشاكل التي يحلها 1C: تدفق المستندات 8

ما هي المشاكل التي يحلها 1C: تدفق المستندات 8: العمل المكتبي؛ تخزين واسترجاع المعلومات؛ العمليات التجارية؛ توجيه الوثيقة؛ محاسبة ساعات العمل.

"، "الأطروحة" و1C: تدفق المستندات. حصة هذه الحلول في قاعدة بيانات TAdviser تتجاوز 60%.

وفي الوقت نفسه، خلال العام الماضي، ظهرت معلومات حول حوالي 600 مشروع جديد. في عام 2019، تم تحديث قاعدة بيانات TAdviser في أغلب الأحيان بمعلومات حول تنفيذ أنظمة Elma وTesis وDirectumRX و1C: Document Flow.

إذا أخذنا بعين الاعتبار عمليات التنفيذ من قبل البائع، مع الأخذ في الاعتبار جميع الحلول الخاصة بشركة معينة فيما يتعلق بـ EDMS/ECM، ففي هذه الحالة، ستبدو أفضل 5 حلول، اعتبارًا من نهاية عام 2019، كما يلي: Directum وElma وDoxVision وHaulmont .

2018

اعتبارًا من ديسمبر 2018، تضمنت قاعدة بيانات مشروع TAdviser EDMS/ECM معلومات عن أكثر من 5.1 ألف عملية تنفيذ. من ديسمبر 2017، أي. منذ نشر التقرير السابق، تم تجديده بما يقرب من 700 مشروع جديد وأرشيفي.

نصف المشاريع التي تتوفر معلومات عنها على الموقع يتم حسابها من خلال 5 أنظمة محلية - Directum وElma وDocsvision و"Delo" و"Thesis".

إذا نظرت إلى تنفيذ جميع منتجات فئة EDMS/ECM من موردين محددين، فمن حيث عدد المشاريع، ستبدو الخمسة الأوائل كما يلي: Directum وElma وElectronic Office Systems (EOS) وDoxVision وHaulmont.

2017

أنظمة EDMS/ECM الأكثر شهرة

اعتبارًا من أوائل ديسمبر 2017، تضمنت قاعدة بيانات مشروع TAdviser EDMS/ECM معلومات حول ما يقرب من 4,440 ألف عملية تنفيذ. من نوفمبر 2016، أي. منذ نشر التقرير السابق، تم تجديده بـ 460 مشروعًا جديدًا وأرشيفيًا.

يتم حساب أكثر من نصف المشاريع المتوفرة معلومات عنها على الموقع من خلال 5 أنظمة محلية - Directum وDocsvision وELMA وDelo و1C: Document Flow.

إذا نظرت إلى تنفيذ جميع منتجات فئة EDMS/ECM من بائعين محددين، فمن حيث عدد المشاريع، ستبدو الخمسة الأوائل، كما كان الحال قبل عام، كما يلي: Directum، وأنظمة المكاتب الإلكترونية (EOS)، وELMA، دوكس فيجن و1C.

2016

أنظمة EDMS/ECM الأكثر شهرة

اعتبارًا من أوائل نوفمبر 2016، تضمنت قاعدة بيانات مشروع TAdviser معلومات عن 3980 تطبيقًا لأنظمة EDMS/ECM في مختلف الصناعات. وفقًا لهذه البيانات، تم إنجاز أكبر عدد من المشاريع باستخدام أنظمة Directum (677 مشروعًا)، وELMA (446)، وDelo (430)، وDocsVision (428)، و1C: Document Flow (164).

بالطبع، هذه الأرقام بعيدة كل البعد عن العدد الحقيقي للتطبيقات، لأنه، على سبيل المثال، فقط على الموقع الإلكتروني لشركة 1C توجد معلومات حول أكثر من 1.5 ألف تطبيق لـ 1C: Document Flow. ومع ذلك، فإن البيانات المقدمة تسمح لنا بفهم الأنظمة الأكثر استخدامًا في روسيا.

في الأنظمة العشرة الأكثر تطبيقًا، يتم تمثيل حلين أجنبيين فقط - Documentum وSharePoint. ويفسر ذلك في المقام الأول من خلال حقيقة أن المشاريع التي تستخدم فيها المنتجات الأجنبية تؤخذ من حيث الحجم وليس الكمية.

البائعون حسب عدد تطبيقات EDMS/ECM

يوضح الرسم البياني أعلاه التنفيذ الكامل لجميع الأنظمة الخاصة ببائعين محددين ينتمون إلى فئة EDMS / ECM. إذا تم استخدام حلين أو أكثر من نفس البائع في مشروع واحد، والتي تم تصنيفها في قاعدة بيانات TAdviser على أنها EDMS (ECM)، فسيتم أخذ تنفيذ كل حل في الاعتبار على حدة.

2015

أنظمة EDMS/ECM الأكثر شهرة

وفقًا لـ TAdviser، فإن نظام إدارة المستندات الإلكتروني "Delo" هو الرائد من حيث عدد التطبيقات. على مدار فترة المراقبة بأكملها، تحتوي قاعدة بيانات TAdviser على 418 مشروعًا تم إنجازها باستخدام هذا الحل. تم تنفيذ عدد أقل قليلاً من المشاريع باستخدام DocsVision - 416 تطبيقًا. ومن بين الخمسة الأوائل أيضًا من حيث الكمية أنظمة ELMA وDirectum و1C: Document Flow 8 - 393 و368 و124 على التوالي. في المجمل، تحتوي قاعدة بيانات TAdviser، اعتبارًا من نوفمبر 2015، على معلومات حول أكثر من 3.3 ألف مشروع.

من بين جميع المشاريع التي تم إنجازها في عام 2014، ويوجد حوالي 500 منها في قاعدة بيانات TAdviser، وكان العدد الأكبر من التطبيقات في ELMA وDirectum وDelo وDocsVision و"

نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)هو نظام (برنامج كمبيوتر، برنامج، وما إلى ذلك) يسمح لك بتنظيم وأتمتة العمل مع المستندات الإلكترونية (أي تدفق المستندات الإلكترونية) طوال فترة وجودها دورة الحياة. يجب أن تتضمن الوظيفة الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) القدرة على إنشاء المستندات وتعديلها وتخزينها وتوجيهها، بالإضافة إلى عدد من إمكانيات الخدمة، مثل البحث والتصنيف وما إلى ذلك.

نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةبالإضافة إلى ذلك، فهو مخصص لتنظيم وأتمتة عمليات التفاعل بين الموظفين (نقل المستندات، وإصدار المهام، وإرسال الإخطارات، وما إلى ذلك). يمكن للموظفين الحصول بسرعة على أي معلومات ضرورية عن عملاء الشركة. في هذه الحالة، يمكن أن تكون المستندات كائنات منظمة لنظام المعلومات، والتي تحتوي على مجموعة معينة من التفاصيل القياسية، وكائنات غير منظمة (ملفات Word وExcel و.pdf و.jpg وما إلى ذلك). نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةقد يتضمن أرشيفًا إلكترونيًا للمستندات، مما يجعل من الممكن معالجة المعلومات بشكل جماعي، ونظام لأتمتة العمليات التجارية (سير العمل). يعد EDMS أيضًا أحد الخيارات لاستخدام نظام BPM.

تقليديا، يرتبط مفهوم أتمتة المستندات بالعمل مع المراسلات والوثائق الإدارية والتنظيمية، وما إلى ذلك. لكن نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةكما أنها تسمح لك بربط كل مستند بالإجراءات التي ينبغي تنفيذها به. بفضل هذا النظام، يصبح من الممكن تتبع أداء مهام معينة من قبل الموظفين. وهكذا، يوفر EDMS ليس فقط الإدارة الفعالةتدفقات المستندات وأمن المعلومات في الشركة، ولكن أيضًا زيادة التحكم في تنفيذ العمل على المستندات وإنتاجية الموظفين.

أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)تُستخدم حاليًا في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات لأي شركة تقريبًا - خاصة وعامة. قامت معظم الشركات بالفعل بتطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) أو تخطط لتنفيذه في المستقبل القريب. تحل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية نطاقًا واسعًا بشكل متزايد من المشكلات، وتتكامل مع الأنظمة المحاسبية، وتسمح لك بإدارة المؤشرات الحيوية للمؤسسة (إنشاء أنظمة KPI أو BSC).
باستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةتصبح المؤسسة شفافة وسهلة الإدارة: جميع المعاملات التجارية البسيطة (على سبيل المثال، شحن البضائع من المستودع أو نقل المواد إلى الإنتاج) تكون مصحوبة بانعكاسها في النظام المحاسبي بالشكل الوثائق الإلكترونية. يمكن أن تكون العمليات التجارية مصحوبة بمحاسبة وتسجيل مؤشرات العمليات التجارية. يتم دمج المعلومات المتراكمة حول المؤشرات في نظام EDMS في مؤشرات المستوى الأعلى، وبالتالي نتلقى نظام بطاقة الأداء المتوازن الذي ينعكس على لوحة المدير.

أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونيةتتمتع بعدد من المزايا، والتي تشمل إمكانية التسجيل الفردي للمستند الإلكتروني، والتنفيذ الموازي للعمليات الضرورية مع تتبع الشخص المسؤول عن تنفيذها، فضلاً عن وجود نظام منظم فعال للبحث عن المستندات ونظام تقارير متطور .

بجانب، نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةكقاعدة عامة، تحتوي على أدوات للعمل الجماعي على المستندات والمشاريع، جدولةوتحميل الموظفين للعمل مع المستندات، والحفاظ على تاريخ العمل مع المستندات وتأمين العمل مع المكاتب البعيدة وأقسام المؤسسة. على المنصة الأكثر شيوعًا في روسيا "1C:Enterprise 8" على سبيل المثال نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةيكون . مع ظهور منصة 1C:Enterprise 8، تمت إعادة توجيه توزيع عائلة برامج 1C من قطاعات الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات. تعد إدارة المستندات الإلكترونية سمة من سمات نظام معلومات متكامل لمثل هذه المؤسسات، في حين أن أنظمة فئة سير العمل وإصدار أكثر تقدمًا من BPMS هي وحدة قياسية لنظام معلومات الشركة في مؤسسة يصل فيها عدد موظفي المكاتب إلى أكثر من 50 شخصا.

لا ينبغي أن تكون صناعة محددة. الخيار الرئيسي والأكثر شيوعًا لإدارة المستندات الإلكترونية هو المنتجات المعبأة، ولا يعد نظام EDMS على منصة 1C استثناءً.

في الظروف التطور الحديثيجب أن يقوم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) للأعمال بحل المشكلات المتعلقة بتحسين التكلفة، مع إمكانية توفير الموارد الداخلية للمؤسسة. وفي الوقت نفسه، الأكثر الخيار الأفضلهو الوضع بالنسبة للمؤسسة عندما يتم تنفيذ المعلومات نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةيسمح لك باسترداد تكاليف التنفيذ بسرعة (خلال 2-3 أشهر). شرط ضروريلمثل هذا التنفيذ، يجب أن يكون لدى المؤسسة موظف لديه المعرفة في مجال إدارة العمليات، ومهارات في إنشاء مخططات تدوين لوصف العمليات التجارية، ولديه فهم جيد إلى حد ما للعمليات التجارية التي تحدث في المؤسسة التي تطبق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. يمكن أن تكون المخططات الرسمية للعمليات التجارية بمثابة مساعدة مهمة.

تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةيجب دائمًا معالجة مسألة تحسين العمليات التجارية وتوفير تكاليف العمالة لكل من الإدارة والموظفين العاديين في المؤسسة. وفي الوقت نفسه، يتم تحقيق أقصى تأثير للتنفيذ عندما تعمل إدارة المستندات الإلكترونية في مساحة معلومات واحدة مع نظام الإدارة والمحاسبة. يتيح لك هذا النظام المدمج حل عدد أكبر بكثير من المشكلات.

هناك عدد من التطبيقات القياسية نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةعلى منصة 1C، على سبيل المثال، أتمتة العمل التعاقدي. ولكن حل مشاكل مثل تدفق مستندات الموظفين والعمل مع رحلات العمل وتقارير النفقات والتطبيقات نقدي، لا يمكن حل عمليات دعم المبيعات والمشتريات والإنتاج وتدفق مستندات المستودعات إلا في عملية واحدة نظام معلوماتمع النظام المحاسبي . على سبيل المثال، على منصة 1C 8 نظام إدارة المستندات الإلكتروني "PiterSoft: إدارة العمليات"أو

على سبيل المثال، على منصة 1C 8 نظام إدارة الوثائق الإلكترونيةيمكن العمل في قاعدة بيانات واحدة باستخدام المنتج "1C: إدارة الرواتب والموارد البشرية" أو "1C: إدارة مؤسسات التصنيع"، والذي يسمح لك بحل المهام الوظيفية بشكل شامل (على سبيل المثال، التوظيف)، والمحاسبة (حساب الراتب) والإدارة (جعل قرارات تحفيزية بشأن زيادة الراتب أو الغرامة)، ومهمة التفاعل ونقل المعلومات (تمرير مستند على طول الطريق، مرتبط بالإخطار في الوقت المناسب لجميع المشاركين المهتمين في العملية وفقًا لإجراء تمت الموافقة عليه مسبقًا).

ليس سرا أن الإدارة الناجحة لأي عمل تجاري تعتمد في المقام الأول على كيفية عمل آلية تنظيم التوثيق. بعد كل شيء، العمل مع الأوراق، على الرغم من أنها لا تجلب المتعة، إلا أنها رابط مهم في إدارة الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، يجب التعامل مع الوثائق في الوقت المناسب، وإلا فإنها ستبدأ في التراكم والضياع. ومن أجل تجنب الخسائر المحتملة، تم تقديم نظام إلكتروني لإدارة الوثائق.

في هذا المقال سنخبرك: ما هو EDMS؟ وما هي أنواعها ومزاياها وعيوبها؟

مع تطور الإنترنت، أصبح زمن المجلدات السميكة والأرشيفات المتربة شيئًا من الماضي. الآن أصبحت عملية العمل مع المستندات مؤتمتة بالكامل. يمكن العثور على الأوراق اللازمة بنقرة واحدة، ويتم الأرشفة دون تدخل بشري على الإطلاق. يوفر EDMS مثل هذه الفرص للشركات.

نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) هو برنامج خاص يسمح بمعالجة المستندات في شكل إلكتروني. بمعنى آخر، بفضل نظام EDMS، من الممكن نقل المستندات بين الموظفين، وإصدار المهام الفردية، والأرشفة، وما إلى ذلك.

من المؤكد أن العديد من المنظمات تعرف كيفية إنشاء المستندات الإلكترونية وتخزينها ونقلها. ومع ذلك، فإن التنسيق الإلكتروني البسيط لن يكون له أي قوة قانونية. ولكي تكتسب الورقة الإلكترونية وزناً، من المهم أن تكون موقعة من الطرفين. في في هذه الحالةيجب أن تكون المستندات مختومة بتوقيع إلكتروني خاص.

لذلك يمكن تقسيم EDS إلى نوعين:

1. تدفق المستندات داخل الشركة بين الموظفين؛
2. تدفق الوثيقة بين المؤسسات المختلفةوالمنظمات من خلال قنوات الاتصال الخاصة.

لاستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) داخل المؤسسة، يلزم وجود برنامج خاص. عادة ما يسمى هذا البرنامج منصة EDI. بالإضافة إلى ذلك، ستكون هناك حاجة إلى أجهزة إضافية للتشغيل السلس لمثل هذه البرامج. على سبيل المثال، الخوادم وقنوات الشبكة وما إلى ذلك.

ستكون هناك حاجة إلى مشغل إدارة المستندات الإلكترونية إذا كان من الضروري العمل مع الأوراق بين شركتين مختلفتين. سيكون مثل هذا المشغل مساعدًا جيدًا. بعد كل شيء، فهو يعرف كيفية تسليم الرسائل، والتحقق من تنسيق المستندات التي يتم إرسالها، ويتطلب ويتحكم في تثبيت التوقيع الإلكتروني، ويخزن المستندات ويحفظها بشكل مستقل، وما إلى ذلك.

وبالتالي، فإن نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) هو "نظام الدورة الدموية" للأعمال بأكملها. إنه يوفر الكثير من الوقت وله بلا شك تأثير إيجابي على عمل المنظمة ككل. ولكن هل هناك دائمًا أي فائدة من هذا النوع من معالجة المعلومات؟ وهل يمكن أن يتسبب نظام EDMS في الإضرار بالأعمال التجارية؟ للإجابة على هذه الأسئلة، عليك أن تأخذ في الاعتبار الجوانب الإيجابية والسلبية لإدارة المستندات الإلكترونية.

إيجابيات وسلبيات EDI

مثل أي عملية EDI أخرى، فإن لها إيجابيات وسلبيات. يتم عرض المعلمات الرئيسية في الجدول أدناه.

مزايا

عيوب

تنظيم. يقوم النظام تلقائيًا بتعيين أرقام للمستندات، مما يزيل جميع أنواع الأخطاء. تتبع. يمكنك معرفة من يعمل مع المستند في أي وقت أمان. لن يتمكن الموظف من فقدان أو إتلاف مستند إلكتروني استعادة . يمكن استعادة المستند المحذوف في أي وقت سلامة الموارد المؤقتة. يصل النموذج الإلكتروني للوثيقة إلى كل موظف في غضون ثوانٍ، بغض النظر عن موقعه. مريحة للعمل. إذا لزم الأمر، يمكن للموظف تغيير النسخة الأصلية من المستند. EDF يجعل من الممكن استعادة كل واحد منهم. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تتبع أسماء هؤلاء المتخصصين الذين عملوا على الورقة. التوفر . يعمل نظام EDI على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. علاوة على ذلك، عند الاتصال به عبر الإنترنت، يمكن للموظف العمل مع الوثائق في أي وقت، حتى لو كان في المستشفى أو في إجازة. تخطيط. يسمح النظام للمتخصص بتخطيط تقدم العمل باستخدام الأوراق. يمكنك ضبط التاريخ ووقت التنفيذ وكذلك الأمر. وفي اللحظة المناسبة، سيخبر البرنامج نفسه الموظف بضرورة إكمال عمله. بحث مريح. تم تصميم البرنامج بطريقة تجعل من الممكن العثور عليها ملفات مطلوبهليس فقط من خلال العنوان، ولكن أيضًا من خلال الكلمات الرئيسية. توفير الورق. ليست هناك حاجة لطباعة الوثائق وتدبيسها في مجلدات وإجراء جرد. يتم تخزين جميع المعلومات إلكترونيًا، ويمكن طباعة المستند المطلوب على الورق في أي وقت.

الإنفاق المالي. سيتطلب إنشاء EDI تكاليف مالية معينة. هناك حاجة إلى المال للبرامج والمعدات. يعتمد مقدار التكاليف على عدد الموظفين المتصلين. في المتوسط، يبلغ هذا المبلغ حوالي 100000 روبل (*). لن ينجح استخدام نظام EDMS على الفور. بعد الشراء، يستغرق التثبيت والتنفيذ وتصحيح البرنامج الكثير من الوقت، بالإضافة إلى مهارات خاصة. تمرين. من أجل استخدام نظام EDMS بشكل صحيح، يجب أن يخضع جميع الموظفين المشاركين لتدريب خاص. حماية. لضمان سلامة المعلومات، يجب على مديري الشركة إيلاء اهتمام خاص للأمن. وهي إصدار توقيع إلكتروني، وتحديد أي من الموظفين سيكون له حق الوصول إلى الأوراق، ويحتاج أيضًا إلى حماية البرنامج من الاختراق من الخارج. مطلوب مسؤول EDMS. يجب أن يكون لدى المنظمة شخص من بين الموظفين يكون قادرًا على حل المشكلات الحالية للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). وهي تصحيح أخطاء الخادم ومساعدة المستخدمين ومراقبة أداء النظام. النسخ الاحتياطي المستمر مطلوب. لضمان سلامة المعلومات، يجب على المستخدمين حفظ المستندات بشكل دائم. وفي بعض الحالات يشترط وجود مستند إلكتروني وورقي. على سبيل المثال، إذا لم يكن لدى الشريك نظام EDMS مثبت، فعند العمل معه، يجب أن تكون الوثائق إلكترونية ورقية.

التكلفة الحقيقية للحفاظ على إدارة المستندات الإلكترونية للشركات الصغيرة

(*) إذا كانت الشركة صغيرة، وكان صاحب العمل (أو رائد الأعمال الفردي نفسه) سيوقع المستندات شخصيًا، فستكون التكاليف ضئيلة. وهي تتألف من شراء الإلكترونية توقيع إلكتروني- 1500 روبل والوصول إلى خدمة إدارة المستندات الإلكترونية - من 100 روبل.

بالنسبة للمجلدات الصغيرة، يوصي محررونا بخدمة Kontur.Diadoc. إذا قمت بتحديد التعريفة " عالمي"، فستكون التكلفة 9 روبل فقط لكل مستند مرسل. مقارنة بإرسال المستندات الأصلية عبر البريد، هنا إرسال واحدة خطاب مسجلداخل المنطقة سيكون على الأقل 50 روبل. الفرق واضح:

يمنح النظام جميع المستخدمين الجدد 50 مكافأة ترحيبية لتحويل المستندات الإلكترونية.

كما يتبين من الجدول، على الرغم من الجوانب الإيجابية EDMS له أيضًا جوانب سلبية. في الأساس، يتعلق الأمر بتكاليف المواد، والتي، كما اتضح، قد لا تكون صغيرة.

ستتحمل الشركة تكاليف كبيرة ليس فقط لتثبيت البرامج وشراء المعدات اللازمة، ولكن يجب عليها أيضًا تعيين موظف، بدون مهاراته الخاصة لن يعمل نظام إدارة المستندات الإلكترونية. يحتاج مثل هذا الموظف أيضًا إلى الحصول على راتب. وهذا بند آخر للنفقات.

لكن لا تنس أن الجهود المبذولة ستؤتي ثمارها في المستقبل، ولن تستفيد الشركات التي تعمل مع EDMS إلا. بعد كل شيء، سيوفرون ليس فقط في وقت معالجة المعلومات، ولكنهم سيقللون بشكل كبير من تكلفة الدفع مقابل الخدمات، على سبيل المثال، أمين المحفوظات. بالإضافة إلى ذلك، لا يتطلب الأرشيف الإلكتروني مساحة إضافية، أو شراء لوازم مكتبية إضافية، أو أي مشاكل أخرى.

ما هو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

كقاعدة عامة، هذا هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDF) الذي يمكنك من خلاله إنشاء المستندات الإلكترونية وإرسالها واستلامها وتوقيعها. وهي تعادل تلك الورقية التي تحمل توقيعًا مكتوبًا بخط اليد. لقيادة إدارة الوثائق الإلكترونية، فأنت بحاجة إلى شهادة توقيع إلكتروني.

تتكون الواجهة عادةً من 2-3 علامات تبويب، بما في ذلك الأطراف المقابلة (شركائك وعملائك المشاركين في التبادل الإلكتروني للبيانات) وعلامة التبويب الرئيسية - المستندات. ستحتوي علامة التبويب هذه على المستندات التي أرسلتها واستلمتها في قسمي البريد الوارد وصندوق الصادر.

أنواع التبادل الإلكتروني للبيانات

مما لا شك فيه، عند تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية، تركز المنظمات بشكل كبير على الكفاءة. من الصعب تحديد أي نوع من تبادل البيانات الإلكترونية سيكون أكثر فعالية بالنسبة لمنظمة معينة. كل هذا يتوقف على اتجاه المؤسسة وعملياتها التجارية.

ومع ذلك، هناك مؤهلات عامة لـ EDI من حيث الوظيفة، وتكنولوجيا التحكم، والمكونات، وما إلى ذلك. وفي هذا الصدد، يمكننا التمييز بين الأنواع الرئيسية من EDS:

• نظام حفظ السجلات. هذا النوع مخصص للقيام بالأعمال المكتبية للمؤسسة. علاوة على ذلك، يتم تنفيذ العمل وفقًا لجميع القواعد المقبولة مع الإدارة الرأسية، أي. من الأعلى إلى المرؤوس؛
• المحفوظات الإلكترونية. الغرض الرئيسي من هذا النظام هو تنظيم عمل تخزين الوثائق. ومن بين أمور أخرى، يتيح البرنامج للمستخدم العثور بسهولة على الورقة المطلوبة. ومع ذلك، لن يكون من الممكن نقل الوثائق في مثل هذا النظام؛
• أنظمة سير العمل. وهذا النوع من النظام منتشر على نطاق واسع بين المستخدمين لأنه المهمة الرئيسية– هو تنظيم وأتمتة العمليات التجارية. مع مثل هذه البرامج، من السهل القيام بالأعمال التجارية، وتدفق المستندات هو مجرد سبب لوجود لحظات العمل؛
• أنظمة ECM. يتيح البرنامج للمستخدم إدخال الابتكار في نظام إدارة المنظمة. باستخدام أنظمة معقدةربما تدير: المستندات والتوقيعات وتدفقات العمل ومعرفة الموظفين وما إلى ذلك. هذا النوعسيكون التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) أكثر تكلفة بكثير، لأنه يوفر للمستخدم وظائف متقدمة.

ومن الجدير بالذكر أن كل نوع من أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية يصبح أكبر من سابقه ويعطي المزيد من الفرص للمستخدمين. ومع ذلك، لكي تتمكن من تقدير الفوائد الكاملة لإدارة المستندات الإلكترونية، يتعين عليك اتخاذ القرار الصحيح.

كيفية اختيار نظام EDMS المناسب

كما ذكرنا سابقًا، يعد اختيار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) عملية معقدة تتطلب اهتمامًا خاصًا. من بين أمور أخرى، يجب على إدارة الشركة أن تأخذ في الاعتبار كمية كبيرةالعوامل الحاسمة، مثل اتجاه المؤسسة، والموظفين، وما إلى ذلك.

على سبيل المثال، ل منظمة تجاريةسيكون من الصحيح إنشاء EDS بين الموظفين وبين الشركاء. بهذه الطريقة فقط ستتمكن المؤسسة من الحصول على الفوائد الاقتصادية اللازمة.

ل وكالة حكوميةومن الأفضل التركيز على تفاصيل عملها، وإيلاء المزيد من الاهتمام لإنشاء الأرشيفات الإلكترونية. ومن الضروري أيضًا تدريب الموظفين على العمل معهم.

عند اختيار نظام EDMS أو آخر، من المهم مراعاة ما إذا كان النظام يلبي المتطلبات المذكورة. وتشمل هذه:

• وظائف كاملة؛
• سهولة الاستعمال؛
• بأي سرعة سيتم تطبيق هذا النظام في عملية العمل؟
• توافر الإعدادات، ويجب أن تكون مرنة؛
• هل لدى النظام القدرة على توسيع وظائفه؟
• هل من الممكن تكييف نظام EDMS مع البرامج الحالية للمؤسسة؟
• سهولة التكيف.
• التوفر دعم فني. ومن المهم أن تكون هذه المساعدة على مستوى عال؛
• سمعة الشركة المصنعة، الخ.

ومع مراعاة هذه الحقيقة، يجب على المستخدم الالتزام بالإجراءات التالية:

1. استكشف الوظيفة. ومن الضروري إيلاء اهتمام خاص لفصل "الفرص". من المهم أن تشير الشركة المصنعة على وجه التحديد إلى قائمة المهام التي يؤديها البرنامج. إذا لم تكن هناك تفاصيل، فيجب عليك التخلي عن نظام EDS هذا؛
2. توافر العروض المواضيعية. من المهم أن يحتوي البرنامج على مادة تجريبية، وبالتالي تشرح للمستخدم كيفية استخدام الوظيفة؛
3. دراسة لقطات الشاشة. بهذه الطريقة سيتمكن المدير من التحقق مما إذا كانت الوظيفة بسيطة بالفعل وما إذا كانت تلبي المتطلبات المذكورة؛
4. تأكد من قراءة التقييمات من المستخدمين الحقيقيين. الخيار الأفضل هو مشاهدة مقاطع الفيديو على اليوتيوب؛
5. تقدم العديد من الشركات المصنعة تجارب مجانية للمديرين. بهذه الطريقة سيتمكن المستخدم من فهم ما إذا كان المنتج المحدد مناسبًا أم لا؛
6. أما بالنسبة لتكلفة البضاعة فمن الواضح أن هذه النقطة لا يمكن إلا أن تقلق المشتري. من الصعب تحديد التكلفة الحقيقية لـ EDS، لكن الأمر يستحق دراسة ما يشكل هذا الرقم أو ذاك. لذلك فإن الدراسة التفصيلية لقائمة الأسعار ستساعد المشتري على تجنب النفقات والنفقات غير المتوقعة.

من الجدير أن نتذكر ما يجب القيام به الاختيار الصحيحفقط متخصص سوف يساعد. لذلك، يجب أن يتم اختيار وتركيب نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) فقط تحت إشراف دقيق من شخص لديه مهارات خاصة.

نظرًا للتكلفة العالية، لا تعمل جميع المنظمات في بلدنا مع نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). في الوقت الحالي هو فقط الشركات الكبيرةمعالجة الأوراق إلكترونيا. لكن كل شيء يتغير، ومن المحتمل أن تكون الحاجة إلى العمل بمساعدة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) موضع تقدير في المستقبل القريب، وستكون العديد من الشركات قادرة على تحمل تكاليف إجراء ذلك الأعمال الإلكترونية. هذا يعني أنهم سيصبحون الأكثر فعالية ونجاحًا!

تعد إدارة المستندات الإلكترونية أو EDI جزءًا من تكنولوجيا المعلومات (وفي الوقت نفسه مجالًا واسع النطاق للعلاقات القانونية)، والتي يمكن اعتبارها واحدة من أكثر القطاعات تطورًا في روسيا والعالم. دعونا نتعرف على جوهرها وتاريخ تطورها، بالإضافة إلى منتجات البرامج الأكثر شيوعًا التي يمكن من خلالها تنظيم تدفق المستندات الإلكترونية في المؤسسة.

إدارة المستندات الإلكترونية (EDF): ما هي - التعريف بموجب القانون وفي الجوهر

يجب على المنظمة التي تخطط للمشاركة في إدارة المستندات الإلكترونية أن تعرف أولاً ما يعنيه هذا المصطلح فعليًا. يمكن العثور على تعريف مفهوم التبادل الإلكتروني للبيانات من خلال تحليل أحكام التشريع - الذي ينظم بشكل مباشر أو غير مباشر العلاقات القانونية المميزة لمجالات تطبيق تبادل البيانات الإلكترونية، أو من خلال دراسة وجهات النظر الشعبية للخبراء.

لنبدأ بالبحث عن التعريف الذي يهمنا بناءً على الإطار القانوني.

تجدر الإشارة إلى أن إدارة المستندات الإلكترونية، من ناحية - وخاصة في المؤسسات الخاصة (قد تكون الأمور مختلفة في هياكل الدولة والبلديات - ولكن الفرق ليس كبيرًا جدًا) ليست من المجالات التي سيتم تنظيمها بشكل صارم من قبل جهات خاصة تشريع. من ناحية أخرى، يعد التبادل الإلكتروني للبيانات في حد ذاته مجالًا معقدًا إلى حد ما من العلاقات القانونية، حيث قد يتمتع كل من المشاركين في هذه العلاقات القانونية بمجموعة متنوعة من الحقوق والالتزامات - وبالتالي، يتم تنظيمها بالكامل، وغالبًا ما تكون نشطة للغاية، على مستوى مستوى اللوائح (بما في ذلك التشريعات الخاصة).

بطريقة أو بأخرى، تعريف مفهوم "تدفق المستندات الإلكترونية" غير مذكور بوضوح في اللوائح الروسية المعتمدة في المستوى الاتحادي. وفي الوقت نفسه، من الواضح أن هذا المصطلح يتكون من عنصرين:

1. العبارات "وثيقة الكترونية".

تم الكشف عن مفهوم الوثيقة الإلكترونية، على وجه الخصوص، في أحكام المادة 2 من قانون "المعلومات" المؤرخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ (رابط). وتقول إن مثل هذه الوثيقة يجب أن تُفهم على أنها معلومات موثقة في شكل إلكتروني مخصصة لوضعها أو معالجتها على أجهزة الكمبيوتر، وكذلك النقل بينها. وبدوره، يفهم القانون بـ«المعلومات الموثقة» المعلومات المسجلة على وسيط ملموس من خلال التوثيق، الذي يحتوي على تفاصيل تسمح بالتعرف على هذه المعلومات (أو وسطها الملموس).

وما هو "التوثيق" بدوره؟ لن يكون من الخطأ اللجوء إلى معايير الدولة للكشف عن معنى هذه الكلمة. وبالتالي، ينص GOST R 7.0.8-2013 (LINK) على أنه ينبغي فهم التوثيق على أنه "تسجيل المعلومات على وسيط وفقًا للقواعد المعمول بها". في هذه الحالة، يمكن استخدام أدوات التوثيق المختلفة - على سبيل المثال، تكنولوجيا الكمبيوتر، والتي يتم من خلالها تسجيل البيانات على الوسيط.

1. الكلمات "تدفق الوثيقة".

لأسباب واضحة، فهي أقدم من العبارة الأولى. يمكن العثور على تعريفاتها في بعض اللوائح المعتمدة في الاتحاد السوفييتي (على الرغم من حقيقة أن الكثير منها يحتفظ بها قوة قانونيةما زال). وهكذا، في "اللوائح المتعلقة بالمستندات وتدفق المستندات في المحاسبة"، والتي تمت الموافقة عليها من قبل وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في عام 1983 (رابط)، يقال أن تدفق المستندات هو حركة (إنشاء، استلام، معالجة، أرشفة) المستندات الأولية وثائق. هذا التعريف مناسب تمامًا اليوم - لأنه يتوافق تمامًا مع الدورة النموذجية لتداول المستندات المؤسسة الحديثة.

وتبين أننا، مسترشدين بقراءة مباشرة للقانون (وتفسيره المقبول وفق مبدأ القياس القانوني)، يمكن أن نستنتج أن ينبغي فهم "تدفق المستندات الإلكترونية" على أنه إنشاء واستلام ومعالجة وحفظ المعلومات المسجلة على وسيط إلكتروني باستخدام القواعد المعمول بها .

هل هذا يعني أن المعالجة الحاسوبية التي لا تستوفي (أو تفي جزئيًا) بهذا التعريف لا يمكن تحت أي ظرف من الظروف اعتبارها "إدارة المستندات الإلكترونية"؟ بالطبع لا - على الأقل بسبب حقيقة أن أي قانون، حتى الأكثر صرامة، يسمح، في سياق ممارسة إنفاذ القانون، بتفسير متكيف لقواعده لصالح تحسين جودة تنظيم العلاقات القانونية في بلده. الاختصاص القضائي.

ولذلك، يحق لنا الاعتماد على القواعد المحددة في القانون - ولا سيما تحديد تعريفات مفهومي "المستند الإلكتروني" و"تدفق المستندات"، ولكننا لسنا ملزمين باتباعها في جميع الأحوال. علاوة على ذلك، هناك تفسيرات بديلة مختلفة لمفهوم تدفق المستندات الإلكترونية بين الخبراء - كلاهما مشابه للتفسير الذي استنتجناه بناءً على قواعد القانون، وأيضًا أصلي جدًا.

على سبيل المثال، أحد الأساليب الشائعة هو أن "إدارة المستندات الإلكترونية" هي النقل من جهاز كمبيوتر (جزء منطقي واحد من جهاز تخزين الكمبيوتر) إلى جهاز كمبيوتر آخر (جزء منطقي آخر) للمستندات التي:

• لها قوة قانونية مساوية لتلك التي تميز كائنات تدفق المستندات غير الإلكترونية المشابهة في الغرض؛
• لها تشابه أساسي ونطاق مشترك للتطبيق مع كائنات تدفق المستندات غير الإلكترونية المتشابهة في الغرض.

في الوقت نفسه، يمكن للمستند الإلكتروني، من حيث المبدأ، أن يكون له أي شكل - موحد ومجاني (بالإضافة إلى تنسيق ملف مثل هذا المستند - يمكن أن يكون نصًا أو صورة أو مقطع فيديو على سبيل المثال).

وبالتالي، فإن تعريف تدفق المستندات الإلكترونية يقترح استخدام عبارات مثل "قوة قانونية مماثلة" و"التشابه الأساسي والقواسم المشتركة" - في سياق مقارنة المستندات الإلكترونية وغير الإلكترونية. ونتيجة لذلك، فمن المفترض أن موضوع إدارة الوثائق الإلكترونية يمكن أن يكون:

• وثيقة تحتوي (من حيث المبدأ يمكن تشكيلها) على نظير غير إلكتروني؛
• وثيقة يمكن إنشاؤها على أساس نظير غير إلكتروني (أو، على العكس من ذلك، يمكن أن تكون أساسًا لإنشاء نظير غير إلكتروني).

يتيح لنا النهج قيد النظر "التخلص" من بين كائنات إدارة المستندات الإلكترونية، على سبيل المثال، أنواع المعلومات مثل ملفات النظام والبرامج النصية وجداول التجزئة (نظرًا لعدم وجود نظائرها غير إلكترونية - ولا من النقطة من وجهة نظر "التطبيق المشترك"، ولا من وجهة نظر من حيث القوة القانونية) - على الرغم من أنها قد تستوفي معايير "الوثيقة الإلكترونية" المنصوص عليها في القانون الاتحادي، والتي ناقشناها أعلاه (بل وتخضع لـ "تدفق المستندات" وفق نفس المعايير القانونية).

قبل موضوع تدفق المستند - على سبيل المثال، مؤسسة تجارية، قد لا تكون هناك مهمة على الإطلاق "لعزل" مستند إلكتروني عن شيء إلكتروني آخر، والذي لا يمكن اعتباره موضوعًا لتبادل البيانات الإلكترونية. في الوقت نفسه، عندما تحدد اللوائح المحلية قواعد لإدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة، سيتعين على هذه المؤسسة، بطريقة أو بأخرى، توحيد هذا المفهوم بطريقة أو بأخرى في الصياغة الرسمية. بدون ذلك، سيتوقف الموظف المسؤول عن معالجة المستندات الإلكترونية تلقائيًا عن تحمل المسؤولية عن أي شيء - نظرًا لغياب موضوع هذه المسؤولية (ولن يكون من الممكن طلب أي شيء منه).

وبالتالي، عند وضع معايير محلية لتدفق المستندات الإلكترونية في مؤسسة ما، يمكنك التركيز، نسبيًا، على أحد النهجين في تعريف مصطلح "تدفق المستندات الإلكترونية":

• نهج يقوم على الكشف عن مفهومي "الوثيقة الإلكترونية" و"تدفق الوثيقة" على مستوى اللوائح الحالية؛
• نهج يعتمد على فصل كائنات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عن المعلومات الإلكترونية، والتي لا يمكن تصنيفها على أنها كائنات من هذا القبيل نظرًا لأنها لا تحتوي (لا يمكن تشكيلها) على نظائر "متساوية قانونًا" (أو لها "نطاق تطبيق مماثل") والتي لا تستخدم إلكترونيا.

وبناءً على ذلك، ومن أجل تجنب الموقف الذي لا يكون فيه الموظف المسؤول عن تدفق المستندات الإلكترونية مسؤولاً عن معالجة مستندات معينة، يجب على المؤسسة أن تنص في اللوائح المحلية على المستندات التي سيتم اعتبارها موضوعًا لتدفق المستندات الإلكترونية في المنظمة، وأيها سيتم لا، بناءً على المعيار الأول أو الثاني (أو معيار آخر طورته المؤسسة بشكل مستقل).

سيكون من المفيد تحديد سبب احتياج الشركة إلى التبادل الإلكتروني للبيانات من حيث المبدأ.

ما هي الفوائد التي يجلبها تطبيق التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) للمؤسسة؟

من بين المزايا الأكثر وضوحًا لإدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية، مقارنة بالإدارة الورقية، ما يلي:

1. ضمان إمكانية تتبع معاملات المستندات.

قد تختلف "إمكانية التتبع" هذه اعتمادًا على الشكل الذي يتم به تقديم التبادل الإلكتروني للبيانات. ولكن حتى لو كان هذا تدفق مستند على مستوى "النسخ واللصق"، فسيتم تعيين كل ملف، بطريقة أو بأخرى، بواسطة السمات الافتراضية التي تعكس، على وجه الخصوص:

• وقت خلقهم.
• وقت التحرير؛
• وقت مفتوح.

"نظام" EDI - يتم تنفيذه باستخدام برامج متخصصة - أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (سنتحدث عنها بمزيد من التفصيل لاحقًا) ، ويتميز بالقدرة على التسجيل ، على أساس المستندات الإلكترونية ، ليس فقط التنفيذ الفعلي للمعاملات مع لهم، ولكن أيضا الأحداث الاقتصادية المتعلقة بخصائص هذه الوثائق. بفضل هذه الميزة، يصبح العمل شفافًا لأي أطراف معنية - المالكين والإدارة والمستثمرين المحتملين.

1. زيادة كفاءة معالجة المستندات (وبالتالي تحسين أداء الإنتاج في المؤسسة).

يتم دائمًا ملء المستند الإلكتروني وإرساله (إذا لزم الأمر، وتصحيحه، وتكراره) بشكل أسرع بكثير من المستند الورقي. ربما ينبغي تسمية هذه الميزة لإدارة المستندات الإلكترونية بالمفتاح. قد تكون الحجج المضادة لهذه الأطروحة هي حدوث أعطال فنية بشكل دوري في نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الخاص بالمؤسسة، بالإضافة إلى ظهور مشكلات متعلقة بالمستخدم - عندما لا يعرف هذا الموظف أو ذاك كيفية استخدام وظيفة تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) المطلوبة بشكل صحيح في لحظة معينة. في الواقع، في مثل هذه الحالات، "تباطأ" تدفق المستندات إلى حد كبير - ولكن مع الإعداد المناسب لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة، فإن احتمال حدوثها سيكون ضئيلاً.

يتمتع موظف الشركة الذي يعمل في إطار تدفق المستندات الإلكترونية بكل فرصة لتحسين عمله مؤشرات الإنتاج- بالمقارنة مع تلك التي يمكن ملاحظتها مع تدفق المستندات الورقية. إن تقليل الوقت الذي يقضيه في العمل مع المستندات يسمح له بالتركيز على عمله الرئيسي.

بالإضافة إلى ذلك، فإن الميزة الواردة في الفقرة قيد النظر تتشكل، من بين أمور أخرى، بسبب "إمكانية التتبع" التي ذكرناها أعلاه: بفضل شفافية حركة المستندات، تتمتع الإدارة بفرصة التحكم في عمل المرؤوسين، وإعطائها تقييماً موضوعياً، ومراقبة جودة التزامهم بالتعليمات والتعليمات - وكل هذا بسرعة كبيرة.

1. حماية المعلومات باستخدام التشفير أو قيود الوصول والنسخ الاحتياطي.

يمكن أن يكون الوصول إلى المستندات الإلكترونية ومحتواها آمنًا للغاية باستخدام التكنولوجيا الرقمية. وفي الوقت نفسه، من الممكن إنشاء حقوق وصول مختلفة إلى مستندات معينة لفئات معينة من المستخدمين. التوفر الكمية المطلوبةعلاوة على ذلك، تعد النسخ الاحتياطية لكائنات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على الوسائط الموزعة شرطًا مهمًا لضمان مستوى عالٍ من حماية البيانات بشكل عام.

يمكن حماية البيانات الموجودة على الورق بطريقة أو طريقتين فعالتين حقًا - ودائمًا ما يكون هذا هو وضع المستندات في مكان آمن (أو في مكان آخر محمي للوصول المجاني). بالطبع، في بعض الأماكن، تكون هذه الطريقة لضمان أمن البيانات أكثر موثوقية - ولكن في قائمة التهديدات الحديثة لسرية المعلومات، فإن تلك التي تتطلب، نسبيًا، استخدام الأمان بدلاً من الحماية المشفرة، بعيدة كل البعد عن الأماكن الأولى.

1. تسريع العمليات التجارية بشكل عام (فيما يتعلق بالاتصالات الداخلية كحد أدنى، وعند استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات من قبل الأطراف المقابلة - أيضًا من حيث الاتصالات الخارجية).

في إطار إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة، يتم إجراء البحث عن المعلومات الضرورية من قبل الموظف أو المدير، كقاعدة عامة، بشكل أسرع بما لا يقاس مقارنة بالبحث عن البيانات المسجلة على الورق. في كثير من الحالات، يتم تنفيذ ذلك وفقًا لخوارزميات معينة مع الحد الأدنى من المشاركة البشرية - عندما يتلقى نتيجة طلبه فقط، دون تنفيذ أي إجراءات إضافية ذات أهمية من حيث تكاليف العمالة.

1. إمكانية تنظيم العمل عن بعد مع المستندات (سواء على مستوى تفاعل الموظفين مع بعضهم البعض داخل الشركة، أو من حيث التفاعل مع الأطراف المقابلة).

بفضل الإنترنت (وأنواع البنية التحتية الأخرى لاتصالات الشبكة)، يمكن للموظفين العمل مع المستندات الرئيسية ليس فقط في مكان عملهم، ولكن أيضًا عن بعد - على الأقل من المنزل. وفي الوقت نفسه، بفضل تقنيات التشفير، يتم ضمان الأمان اللازم للوصول إلى المستندات.

1. تقليل (تقليل) التكاليف لضمان تدفق المستندات الورقية- يتمثل ب:

• شراء الورقة نفسها؛
• شراء وصيانة الطابعات؛
• شراء اللوازم المكتبية اللازمة؛
• الدفع مقابل خدمات شركات النقل (لتسليم الورق)، ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات (لتركيب وصيانة الطابعات).

يجب وضع المستندات المطبوعة على الورق في أرشيف خاص - والذي يشغل مساحة فقط (ويتطلب الترتيب - على سبيل المثال، شراء خزنة معدنية). هذه تكاليف مباشرة - والتي ستتوقف عندما يتم تحويل المستندات ذات الصلة إلى تبادل البيانات الإلكترونية (EDI).

يتم توفير الطاقة أيضًا عند عدم استخدام الطابعات. على الرغم من أن الأطروحة المتعلقة بالكهرباء مثيرة للجدل: فإن ضمان تدفق المستندات الإلكترونية في المؤسسة غالبًا ما يتطلب استخدام خوادم عالية الأداء وأجهزة توجيه تعمل باستمرار - والتي يتم تشغيلها من منفذ كهربائي. في المجموع، فإنها تستهلك الكثير من الطاقة.

سيكون من المفيد التحدث عن أوجه القصور الواضحة في التبادل الإلكتروني للبيانات.

ما هي العيوب

الى الرقم الاختناقاتتتضمن تطبيقات EDI ما يلي:

1. خطر اعتراض البيانات باستخدام أساليب القرصنة.

هذا هو الحال بالضبط عندما يكون من الأفضل تخزين المعلومات على الورق في مكان آمن. مع انتشار أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا وفي جميع أنحاء العالم، يقوم المتسللون بإنشاء وسائل متطورة بشكل متزايد للوصول غير المصرح به إلى المستندات الإلكترونية. بالطبع، بفضل التشفير والحماية من الفيروسات، يمكن تقليل احتمالية وصول الأشخاص غير المصرح لهم إلى كائنات EDI - لكنها ستظل قائمة.

1. استحالة إثبات حقيقة قيام شخص بإجراء معاملة باستخدام مستند.

يتم تنفيذ جميع العمليات المتعلقة بالمستند الإلكتروني رسميًا بواسطة جهاز كمبيوتر، وليس بواسطة شخص. إن حقيقة قيام جهاز الكمبيوتر بمعالجة مستند بدقة بناءً على إرادة المستخدم لا تعتبر "مثبتة" افتراضيًا: يجب أن يكون هناك تأكيد لا تشوبه شائبة من الناحية الفنية لذلك. ما لم يقم كبار المتخصصين في مجال تكنولوجيا المعلومات في العالم بتطويره في شكله النقي، ولكن في الوقت الحالي، في الحالات الضرورية (على سبيل المثال، في النزاعات القانونية بين الشركات)، يتم أخذ العديد من التأكيدات غير المباشرة في الاعتبار. تظهر مجموعة متنوعة من السوابق القضائية أن استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني - الذي يبدو أنه الأداة الأكثر موثوقية للتحقق من معالجة مستند من قبل شخص ما - هو على وجه التحديد دليل غير مباشر.

ونتيجة لذلك، فإن إدارة المستندات الإلكترونية ليست منتشرة عمليا (أو يتم استخدامها في مجموعة محدودة من الوظائف)، على وجه الخصوص:

• في المراحل الأولية من العلاقات القانونية الائتمانية والمالية - حتى لا يتبين أن البنك فتح حسابًا أو أصدر قرضًا لفيروس كمبيوتر (ولكن يحدث هذا في بعض الأحيان)؛
• في العلاقات القانونية التوثيقية - عندما يكون من المرغوب فيه أن يرى كاتب العدل أمامه شخصًا، وليس شخصية افتراضية؛
• في العلاقات القانونية للهجرة - عندما يكون من غير المرجح أن يوافق حرس الحدود على السماح لشخص ما بالسفر إلى الخارج (أو السماح له بالدخول إلى البلاد) دون رؤيته ووثائقه الورقية.

1. الاعتماد على موضوع تدفق الوثيقة أنواع مختلفةالبنية التحتية الخارجية:

• مجال الاتصالات؛
• الخدمات المرتبطة بتوريد وصيانة أجهزة الكمبيوتر؛
• أمن المعلوماتبالمعنى الواسع (والذي قد يشمل موفري التوقيع الرقمي ومطوري برامج مكافحة الفيروسات، حيث يقوم كلاهما بإنشاء حلول، بطريقة أو بأخرى، تهدف إلى ضمان حماية المعلومات).

في حالة فشل أي من هذه البنى التحتية، يمكن أن يتوقف تدفق المستندات فجأة. وفي حالة استخدام الورق، يُترك موضوع تدفق المستندات "لنفسه"، وبالمعنى الدقيق للكلمة، لا يعتمد على أي شخص من الناحية التكنولوجية (حتى لو تعطلت الطابعة الخاصة به، فيمكنه، إذا رغب في ذلك، كتابة المستندات اللازمة عن طريق يُسلِّم).

سيتعين على الشركة التي أصبحت مقتنعة بمزايا إدخال إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة (وأخذت في الاعتبار عيوب إدارة المستندات هذه) تنفيذ هذا التنفيذ. بشكل تقريبي، إذا كان لدى الشركة جهاز كمبيوتر واحد على الأقل تتم معالجة مستند إنتاج واحد عليه على الأقل، فيمكننا افتراض أن لديها تدفقًا إلكترونيًا للمستندات - على الأقل على المستوى "الشعبي".

ولكن لا ينبغي أن تؤخذ هذه الأطروحة على محمل الجد - لأنها حقيقية الاستخدام العمليإدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمة المرحلة الحديثةولا يزال يتم تنفيذه على مستويات أعلى من تلك التي يقتصر فيها الأمر على إجراء "النسخ واللصق". يتم تنفيذ EDI اليوم أثناء تشغيل منتجات برمجية خاصة - أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية أو EDMS (في بعض الحالات، يتم استكمالها بوظيفة يمكنها معًا تحويل منتج البرنامج إلى نوع خاص من منصة إدارة المستندات - ECM).

دعونا نلقي نظرة فاحصة على ماهية EDMS (وكيفية ارتباطها بأنظمة ECM المماثلة).

ما هو نظام EDMS وكيف يختلف عن نظام ECM؟

أعلاه، نظرنا إلى العديد من التعريفات الشائعة لمفهوم "إدارة المستندات الإلكترونية". من الواضح تمامًا أن هدفها الرئيسي هو مستند إلكتروني - وهو كائن يمكن "إنشاءه واستلامه ومعالجته وأرشفته" (وأكثر من ذلك بكثير - يمكن أن تكون قوائم العمليات أوسع بكثير مقارنة بما هو منصوص عليه في القانون التنظيمي السوفيتي على تدفق المستندات المحاسبية الأولية).

مهمة مفتاحيةقيام المستخدم بتدفق المستندات - "الإنشاء، والاستلام، والمعالجة، والأرشفة" (باستخدام صفة هذه الشروط، نوافق على قصر أنفسنا عليها - عند الإشارة إلى العمليات الرئيسية في إطار التبادل الإلكتروني للبيانات)، وتتكون من الاحتفاظ بسجلات هذه العمليات مع الوثائق. يجب أن يعرف متى ومن قام (لأي غرض وبأي نتيجة) تم "إنشاء هذه الوثيقة أو استلامها أو معالجتها أو أرشفتها".

يمكن الاحتفاظ بالسجلات ذات الصلة:

1. يدويا من قبل المستخدم- مراعاة الإمكانيات التي يوفرها نظام التشغيل الذي يخدم وسيط التخزين بشكل افتراضي، وكذلك مراعاة وظائف البرامج التي يستخدمها (والتي يمكن استخدامها بدرجة محدودة أو متوسطة أو نشطة للغاية).

على سبيل المثال، إذا رجل أعمال فردييدير شركة ذات هيكل بسيط للغاية ويعمل مع 1-2 طرف مقابل، ويمكنه إنشاء (في الواقع لنفسه) عددًا من القواعد البسيطة لمعالجة البيانات المستخدمة في الأعمال التجارية. وبدلاً من ذلك، يمكنه، على تردد يحدده بنفسه:

• طلب الفواتير (أو الفواتير) من الأطراف المقابلة عبر البريد الإلكتروني؛
• قم بتنزيلها على "سطح المكتب" الخاص بك، ثم قم بالتوقيع عليها باستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني، وأرسلها مرة أخرى إلى الأطراف المقابلة لك عبر البريد.

اتضح أن تدفق المستندات الإلكترونية بالكامل لرجل الأعمال سيتم تقليله إلى عدد قليل من العمليات - والتي لا تتطلب استخدام أي برامج إضافية: يمكنك الحصول عليها باستخدام Windows والخادم بريد إلكتروني. إنها تسمح لك بالاحتفاظ بسجلات كاملة عن "إنشاء واستلام ومعالجة وأرشفة" المستندات التي يستخدمها رواد الأعمال الأفراد.

1. برنامج خاصتدفق ثيقةEDMS (مجموعة البرامج) تلقائيًا- في إطار خوارزمية النظام (على التوالي، مع مشاركة محدودة أو معتدلة أو نشطة جدًا للمستخدم).

سيكون نظام EDMS مثل هذا البرنامج. وفقًا للقواعد المحددة، ستضمن المحاسبة الصحيحة وفي الوقت المناسب "لإنشاء واستلام ومعالجة وأرشفة" البيانات. بالإضافة إلى ذلك، قد تتضمن وظيفة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) خيارات تساعد المستخدم على تنفيذ المعاملات المحاسبية. على سبيل المثال - اقتراح استخدام برنامج ملفات أكثر ملاءمة مقارنة بـ Windows Explorer.

في الوقت نفسه، يمكن أن "يتخصص" نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في عمليات معينة تتعلق بالمستندات الإلكترونية، وبالتالي، هناك أنظمة تتكيف بشكل أساسي مع:

• لمحاسبة الوثائق في إطار عمل مكتب الشركة؛
• لمحاسبة الوثائق الأرشيفية ؛
• لمحاسبة المستندات المرتبطة بسير العمل - سير العمل.

تدفق العمل هو التسلسل المعتاد للأفعال البشرية في مجال معين من إدارة الأعمال - صاحب العمل، المدير، الموظف العادي. يعد استلام الفواتير من البريد الإلكتروني وتوقيعها بالتوقيع الرقمي الإلكتروني وإرسالها مرة أخرى إلى الطرف المقابل جزءًا من سير عمل رائد الأعمال الفردي في المثال أعلاه. في المؤسسات الكبيرة، من الواضح أن سير العمل سيكون أكثر تعقيدًا - ومن المؤكد تقريبًا أن المحاسبة عن العمليات المكونة له ستتطلب استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

هناك بالطبع العديد من برامج إدارة المستندات العالمية (EDMS) التي تدعم العمليات المذكورة أعلاه بجميع أنواعها. وفي الوقت نفسه، في كثير من الحالات، يقوم مطورو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بتكملة برامجهم بوظيفة توفر ما يلي:

• أتمتة جمع (تجميع) وتخزين ونقل الوثائق الإلكترونية؛
• مستوى الأمان المطلوب لحركة المستندات داخل الشركة وخارجها؛
• إذا لزم الأمر - إنشاء المستندات وتحريرها وتصحيحها الوسائل الداخلية;
• تعاون العديد من المستخدمين في وثيقة واحدة.

في حالة وجود واحدة أو أكثر من الوظائف المذكورة أعلاه (على الرغم من أن قائمتها في الممارسة العملية يمكن أن تكون أوسع بكثير)، فإن نظام EDMS العالمي (في بعض الحالات شديد التخصص) يكتسب خصائص الحل الأكثر وظيفية - ECM. في سوق البرامج الحديثة لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، هناك المزيد والمزيد من هذه الحلول، وبالتالي في بعض الأحيان يتم تحديد الاختصار الروسي EDMS مع ECM الأجنبي. في كثير من الحالات لن يكون هناك خطأ هنا - ومع ذلك، لا يزال يتعين رؤية الفرق الأساسي بين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ونظام إدارة المحتوى في المؤسسة (ECM).

إن EDMS (لاحظ أنه في المصادر الأجنبية يتوافق مع الاختصار EDMS) هو في الأساس مجرد تسجيل للمعاملات مع المستندات (أحيانًا المساعدة في إكمالها). ECM لا يقتصر على المحاسبة فحسب، بل يشمل أيضًا:

• في كثير من الحالات - المساعدة في تنفيذها؛
• عدد كبير من الوظائف النموذجية لنظام EDMS في وقت واحد؛
• وظائف إضافية (لكنها، بطريقة أو بأخرى، مرتبطة بشكل مباشر أو غير مباشر بـ EDI).

بطريقة أو بأخرى، يوفر نظام ECM النموذجي ما يلي:

• إدخال وإنشاء واستيراد المستندات؛
• تسجيل الوثائق
• التعرف على البيانات؛
• فهرسة الوثائق؛
• ضمان البحث عن البيانات اللازمة؛
• ضمان تبادل الوثائق عبر الشبكة؛
• ضمان تبادل البيانات الإضافية التي لا تتمتع بخصائص التوثيق (على سبيل المثال، الرسائل والملفات في دردشة الشركة)؛
• حماية محتويات الوثائق والوصول إليها؛
• الإخراج، تصدير الوثائق.

كيف يعمل نظام EDMS النموذجي الذي يدعم الوظيفة المحددة (بالكامل أو في مجموعات معينة)؟ كقاعدة عامة، يتكون تدفق المستندات الإلكترونية في المؤسسة من تداول مستند إلكتروني ضمن دورة نموذجية، والتي تتكون من مراحل يمكن تحديدها بناءً على محتوى العمليات النموذجية المألوفة لدينا والتي تميز تدفق المستندات.

سنتحدث عن مراحل مثل:

1. تسجيل الوثيقة(أنشأ، تلقى).

عند إنشاء مستند، يقوم نظام EDMS بتعيين معرف محدد له (أو يقرأ المعرفات المخصصة للملف بشكل افتراضي). بعد ذلك، باستخدام هذا المعرف، يتتبع النظام كيفية معالجة المستند بشكل أكبر (وكذلك إثبات حقيقة أنه لم تتم معالجته - إذا كان هذا هو الحال بالفعل).

1. المحاسبة عن المعاملات التي تعكس المعالجة(تحرير، نقل، نشر) مستند - باستخدام المعرف المذكور أعلاه.

إذا كانت وظيفة EDMS توفر خيارات لمعالجة المستندات مباشرة (في هذه الحالة يكون من المشروع التحدث عن وظيفة نظام ECM)، فيمكن مزامنة المعلومات المتعلقة بالمعرفات مع السجلات التي تعكس حقيقة استخدام هذه الخيارات.

1. محاسبة أرشفة الوثائق.

أي الانتقال إلى وسيلة للتخزين طويل المدى (مع ضمان إمكانية الوصول السريع إليها). وبالمثل، يمكن توفير أدوات الأرشفة من خلال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (على الأرجح، نظام إدارة المحتوى في المؤسسة). وفي هذه الحالة، يتم أيضًا الاحتفاظ بسجلات استخدامها.

الآن - بمزيد من التفاصيل حول الحلول الموجودة في قطاع EDMS، وما هي القطاعات التي تم تصنيفها فيها

ما هي أنواع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS: تصنيف المنتجات

يحدد الخبراء الأنواع الرئيسية التالية من أنظمة EDI:

1. الأنظمة التي توفر تدفق المستندات لتحسين العمليات التجارية.

تم تصميم هذه الأنظمة لتنفيذ دورة كاملة من تداول كل وثيقة تشارك في إدارة الأعمال. السمة الرئيسية للحل "الأمثل" هي قدرته على ضمان توثيق عملية الأعمال في أي مجال من مجالات الإنتاج، إذا كانت ذلك مطلوبًا بموجب القواعد المعمول بها لتدفق المستندات في الشركة.

1. نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) العام للشركات.

إنها حلول عالمية مكيفة للاستخدام في أي صناعة، على الرغم من أنها لا توفر دائمًا الترجمة اللازمة لمحاسبة العمليات التجارية. كقاعدة عامة، فهي مصممة لمعالجة كائنات EDI المقدمة في نطاق صغير.

1. أنظمة متخصصة للغاية.

على سبيل المثال، أنظمة إدارة سير العمل. وهي مصممة لتحقيق أعلى مستوى من التحسين لمسارات توزيع الملفات التي يستخدمها موظفو الشركة في العمليات المختلفة. كقاعدة عامة، فهي أكثر فعالية مقارنة بنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، حيث تكون إدارة سير العمل واحدة فقط من الوظائف إلى جانب الوظائف الأخرى (وليست أساسية دائمًا).

في الوقت نفسه، ضمن كل نوع من هذه الحلول، يمكنك العثور على مجموعة متنوعة من مجموعات الوظائف المميزة لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (ونتيجة لذلك، يكون من الصعب للغاية في بعض الأحيان تحديد الحدود بين أنواع معينة من المنتجات).

التصنيف المذكور أعلاه لـ EDS ليس هو التصنيف الوحيد الشائع. هناك آخرون أيضا. على سبيل المثال، نظام يتضمن تقسيم أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) وفقًا لمعيار طريقة معالجة معرف كائن التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI).

والحقيقة هي أنه في إطار أي نظام إلكتروني لإدارة المستندات، تتم معالجة معرفات كائن EDI التي تمت مناقشتها أعلاه - سماتها (التي من خلالها يمكن تتبع العمليات مع الكائن). في الممارسة العملية، يتم تخزين معرفات كائنات تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الحديث والملفات نفسها، كقاعدة عامة، وتوزيعها - في كتالوجات خاصة. هذا هو الفرق الأساسي بين نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ونظام ملفات الكمبيوتر التقليدي - حيث لا تحتوي الملفات عمومًا على أي معرفات خارجية مرفقة (توجد فقط معرفات داخلية أساسية مضمنة في الملفات نفسها - على سبيل المثال، معرفات وقت تحرير الملفات وغيرها) التي يتم تضمينها في محاسبة المعاملات مع المستندات على المستوى "الشعبي"، والتي ناقشناها أعلاه).

وبالتالي، فإن كفاءة نظام إدارة المستندات الإلكترونية نفسها تعتمد إلى حد كبير، إن لم يكن بشكل حاسم، على كفاءة البنية التحتية لإدارة الدليل حيث يتم تخزين معرفات الملفات التي هي كائنات EDMS. اعتمادًا على أنواع الملفات التي يتم أخذها في الاعتبار وعددها وكثافة الطلبات المقدمة إليها (والتي يمكن تصنيفها أيضًا حسب الغرض - قراءة الملفات وتحريرها ونسخها)، يتم تحديد النوع الأمثل للدليل.

يقدم المطورون الحديثون لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مبدأين أساسيين لضمان عمل هذه الفهارس (وبالتالي نوعان من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، المصنفة وفقًا لمعايير طريقة معالجة السمات):

• استخدام قاعدة بيانات داخلية في البرنامج، وهي وحدة العمل الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
• استخدام قاعدة بيانات خارجية - وعلاوة على ذلك، في كثير من الحالات، قاعدة بيانات موحدة وعالمية (غالبًا ما تكون مفتوحة المصدر، وبالتالي يمكن للمنافسين الوصول إليها).

في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المصممة لضمان تداول كمية صغيرة نسبيًا من المستندات، قد تكون قاعدة البيانات غائبة تمامًا: يتم وضع المعرفات في مجلدات عادية على الكمبيوتر (ولكن يتم تنظيم الوصول الفعال إليها). في الواقع، هذه هي الطريقة الثالثة لإدارة السمات. ولكن إذا كان هذا هو ما يتم استخدامه، فسيكون نظام EDI أكثر صعوبة:

• ضمان تقييد وصول المستخدم إلى المعرفات؛
• توفير سرعة معالجة البيانات اللازمة.

وفي الوقت نفسه، يعد تنفيذ استخدام قواعد البيانات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) إجراءً يزيد بشكل كبير من تكلفة تطوير النظام. بالنسبة للمستخدم النهائي - خاصة إذا كان نشاطه لا يتضمن معالجة حجم كبير من المستندات، فقد يكون عامل التكلفة كبيرًا عند اختيار نظام إدارة المستندات الإلكتروني (اتخاذ قرار بالاستمرار في استخدام النظام الأساسي الحالي).

الآن دعونا نتحدث عن المهام المحددة التي سيحلها تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (وعن الحالات التي لا تؤثر فيها أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل كبير على كفاءة الأعمال).

ما هي المشاكل التي يحلها نظام EDMS وما لا يحلها؟

أعظم فائدة عملية لاستخدام EDMSيمكن تتبعها عند حل المشكلات المتعلقة بما يلي:

1. مع البحث الأمثل عن الوثيقة المطلوبة.

من المفترض أن نظام إدارة المستندات الإلكتروني سيسمح لك بالعثور على مستند بشكل أسرع من البحث في Windows Explorer (أو نظام البحث المدمج لعميل البريد الإلكتروني - كما هو الحال مع أمثلة منظم سير العمل التي قمنا بمراجعتها). بحث سريعقد تكون المستندات مصحوبة بوجود خيارات في برنامج إدارة المستندات الإلكترونية EDMS لعرضها الفوري وتحريرها وإرسالها (إعادة توجيهها) إلى المستلم (على الأرجح، في هذه الحالة سنتحدث عن منتج في قطاع ECM).

1. مع السيطرة على حالة الوثائق ذات الأهمية.

ستكون هذه الوظيفة ذات أهمية، أولاً وقبل كل شيء، لرئيس المؤسسة: بعد إرسال وثيقة إدارية أو أخرى إلى موظف مرؤوس، سيكون قادرًا على استخدام نظام إدارة المستندات الإلكتروني لتتبع تنفيذ الأمر (إلى سجل التأخير في هذا التنفيذ). وبدلاً من ذلك، احتفظ أيضًا تعليقمع موظف مرؤوس (إذا كان نظام EDMS يحتوي على مثل هذه الوظيفة - على الرغم من أنه يمكن تصنيفه أيضًا على أنه أحد تلك الوظائف التي تجعل وظيفة EDMS أقرب إلى أنظمة ECM).

من الواضح أن المستكشف والمرسل ليس لديهما مثل هذه الوظائف (وإذا كان لديهما، فإنهما، كقاعدة عامة، لا يتوسعان جيدًا إلى مستوى الشركات الكبيرة).

1. مع الأخذ في الاعتبار المستندات أثناء معدل الدوران المكثف، وكذلك مباشرة مع تنفيذ هذا الدوران في الممارسة العملية - من خلال توحيد إجراءات تبادل كائنات التبادل الإلكتروني للبيانات، كخيار، باستخدام واجهات مشتركة، إذا كانت الكثافة تعتمد على إنتاجية العمال.

لذلك، إذا قام رائد أعمال فردي وطرف مقابل بتبادل الفواتير، واستخدم كل منهما، نسبيًا، برنامج البريد الخاص به، فستكون سرعة تدفق المستندات أقل مما لو كان رائد الأعمال الفردي والطرف المقابل يستخدمان النظام المشتركإدارة المستندات إلكترونيًا: حيث تكون إجراءات تسليم الفاتورة فورية.

1. مع انخفاض في عدد إجراءات التوثيق الورقية كثيفة العمالة.

من وقت لآخر، يجب جرد المستندات الورقية وشطبها - وكل ذلك "يدويًا". عند ترجمة هذه الوثائق إلى نموذج إلكترونيسيتم تقليل وقت "الصيانة" بشكل كبير، في الواقع، سيتم تقليله إلى الحد الأدنى.

1. مع إنشاء الموقع الحالي للوثيقة.

ترتبط هذه الوظيفة، بشكل عام، بوظيفة التحكم - ولكنها أوسع إلى حد ما، لأنها تتضمن الكشف الفوري عن مستند ليس فقط منقول للتنفيذ، ولكن أيضًا، من حيث المبدأ، موجود في مكان ما. يكاد يكون من المستحيل فقدان مستند مفهرس في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، بشرط أن يعمل بشكل صحيح.

في المقابل، لن يكون نظام EDMS فعالاً للغاية في حل المشكلات المتعلقة:

1. مع تغيير واختيار مسار حركة الوثيقة.

يعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية في الأساس ملف بطاقة "كبيرًا ومريحًا" لكائنات تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، ومع ذلك، فهو ليس عارضًا، وليس محررًا، وليس وسيلة لتلقيها وتوزيعها. لحل كل من هذه المشاكل، يتم استخدام أنواع منفصلة من البرامج. لا يهتم برنامج EDMS بشكل أساسي بنوع الملف الذي يتم وضعه في "ملف البطاقة" - نص أو فيديو أو صورة. سيتم تعيين سمات لكل منهم وفقًا لمخطط واحد، بفضل ما يصبح حل ممكنتلك المهام التي تم تصميم EDMS لحلها في المقام الأول.

ومع ذلك، تعد أنظمة ECM نوعًا أكثر وظيفية من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ويمكن تكييفها لحل مثل هذه المشكلات.

1. مع تحديث (مزامنة، موافقة) الوثائق.

هذه الوظيفة قريبة من الوظيفة الأولى - ويمكن أن تكون أحد مصادر تكوين تدفق المعلومات، مما يعكس تفاصيل اختيار مسارات تدفق المستندات. وفي الوقت نفسه، يتضمن ذلك تحرير الملفات مباشرة - مع مراعاة مساراتها. يمكن تحديث المستندات يدويًا بواسطة المستخدم أو بناءً على الخوارزميات التلقائية. EDMS - في شكل ECM، غالبًا ما يدعم طريقة التحديث الأولى، ولكن نادرًا ما يدعم الطريقة الثانية.

يتضمن التحديث التلقائي للمستندات استخدام الخوارزميات، والتي تم تصميمها في كثير من الحالات لضمان المعالجة المتزامنة لملفات مختلفة، ونتيجة لذلك يمكن إجراء تغييرات على الملفات الأخرى المرتبطة بها. على سبيل المثال، إذا كان المستند الذي يتم أخذه في الاعتبار عبارة عن كشف راتب، فمع تغير البيانات في تلك المستندات المحاسبية التي تؤثر على حساب الرواتب (على سبيل المثال، كشف الحضور)، يجب تعديلها. EDMS (وكقاعدة عامة، أنظمة ECM أيضًا)، كقاعدة عامة، لا تتمتع بالأداء الكافي لمثل هذه التعديلات تلقائيًا - ومع ذلك، فهي قادرة على تتبع تسلسل هذا التعديل (بالإضافة إلى حقائق الوصول إلى الملفات الموجودة على على أساسه تم).

لاحظ أنه في بعض الحالات، يمكن لنظام إدارة المستندات الإلكتروني تسريع الإجراءات القانونية الموضوعة بشكل كبير من أجل تنسيق التغييرات على المستندات المختلفة بواسطة الموظفين المسؤولين. لذلك، إذا كان من المقبول في المؤسسة أن يتم التصديق على كشف الرواتب رئيس الحساباتبناءً على الاتفاق مع المدير العام، قد يوفر نظام إدارة الوثائق الإلكترونية أدوات خاصة لإرسال المستند المتفق عليه على الفور من المحاسب إلى المدير (والعكس).

1. مع محاكاة حركة الوثيقة(على سبيل المثال، من أجل إنشاء نفس المسار الأمثل لحركتهم).

يعمل نظام EDMS مع المستندات في شكلها النقي - دون تحليل بأي شكل من الأشكال إلى أي مدى يُنصح بإرسالها على طول المسار الحالي. ولا تؤخذ في الاعتبار طريقة تسليم المستندات - مثل الإرسال والاستلام عبر شبكة محلية أو الإنترنت أو الوسائط المادية.

من أجل حل المشاكل المتعلقة بنمذجة حركة المستندات، يتم استخدام حلول BPM خاصة. وفي الوقت نفسه، قد توفر خوارزميات النمذجة المطبقة فيها إمكانية الحصول على بيانات للتحليل من سجلات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. وبالتالي، فإن التكامل بين BPM وEDMS أمر ممكن - ولكن فقط لضمان عمل النوع الأول من النظام الأساسي.

دعونا نلاحظ أن الإدخال الشامل لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية يعتبر اتجاهًا تكنولوجيًا جديدًا نسبيًا (وأحيانًا "مدروس قليلاً") بالنسبة لروسيا. لا يزال هناك عدد كبير من المؤسسات - وبأحجام مختلفة جدًا، بما في ذلك تلك التي تمثل قطاع الأعمال الكبير - لم تقم بتطبيق EDS أو نفذته بقيود لا تعطي سببًا للحديث عن الأهمية الكبيرة لاستخدام EDS مثل هذه الأنظمة في تدفق المستندات العام للكيان الاقتصادي.

ومع ذلك، فإن حداثة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا هي فكرة خاطئة، كما يتضح من الحقائق التاريخية المختلفة. فضلا عن الاعتقاد الخاطئ بأن مثل هذه الأنظمة في الدول الغربية هي على المستوى المتقدم، ولكن في روسيا، كما هو الحال في بلدان أخرى في الاتحاد السوفياتي السابق، هناك مكانة "مدروسة قليلا"، متخلفة. كدليل، إليك إشارة تاريخية صغيرة إلى تطور سوق EDMS في بلدنا.

تطوير أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والاتحاد الروسي: خلفية تاريخية

تزامنت الخطوات الأولى في تنظيم تدفق المستندات في بلدنا وفي العالم عمليا مع ظهور أجهزة الكمبيوتر ووسائل ضمان تبادل المستندات - الوسائط الإلكترونية، ثم شبكات الكمبيوتر. في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية، تم استخدام شبكات الكمبيوتر بشكل رئيسي للأغراض العسكرية، ولكن في الستينيات والسبعينيات، بدأت المشاريع المدنية في الظهور. وكان من بينها الأنظمة الآلية Sirena-1 وSirena-2، والتي تم استخدامها لحجز تذاكر الطيران من أجهزة الكمبيوتر المتصلة بالشبكة في مكاتب التذاكر التابعة لشركة إيروفلوت، والتي كانت موجودة في مئات المدن السوفيتية. كان نظام التحكم الآلي السريع عبارة عن مشروع مشابه في تفاصيل المهام المحددة - ولكنه تم تكييفه فقط لحجز تذاكر السكك الحديدية.

وفي كلتا الحالتين، أصبح موضوع إدارة المستندات الإلكترونية هو تذاكر الطائرة والقطار. وبشكل أكثر دقة، فإن تنسيقاتها الإلكترونية، التي تم إدخالها بالطريقة المنصوص عليها في قاعدة بيانات ACS، تعادل قانونيًا السجلات الموجودة في سجلات النقل الجوي والسكك الحديدية الورقية، والتي كانت تستخدم قبل "حوسبة" صناعة نقل الركاب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية.

في الثمانينيات، أصبح الباحثون السوفييت أكثر اهتمامًا بمشاكل توسيع إدارة المستندات الإلكترونية لتشمل قطاعات الأعمال الأخرى. بادئ ذي بدء - في مجال العمل المكتبي. تم اتخاذ الخطوات الأولى في هذا الاتجاه أثناء تحديث البنية التحتية لتدفق المستندات في أعلى الهيئات الحكومية - وفي المقام الأول اللجنة المركزية للحزب الشيوعي. علاوة على ذلك، ووفقًا لمبادئ مماثلة، تم إدخال إدارة المستندات الإلكترونية في الهياكل الحكومية الرئيسية الأخرى.

وفي الوقت نفسه، كانت أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات السوفيتية المستخدمة في العمل المكتبي تجريبية في الأساس. ولم يكن لديهم تنسيقات مقبولة عمومًا للمستندات المستخدمة، ولم تكن قوائم وإجراءات استخدام البرامج المستخدمة لتسجيل هذه المستندات موحدة. كما اكتفت الشركات الروسية التي استخدمت الخبرة السوفييتية في تنظيم تبادل البيانات الإلكترونية بالقواعد المحلية للتعامل مع المستندات الإلكترونية ـ والتي غالباً ما كانت تختلف عن تلك التي تستخدمها الأطراف المقابلة.

غالبًا ما تم تطوير أول أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الكاملة بواسطة الشركات الروسية نفسها. غالبًا ما تبين أن الجهود الكبيرة التي تم بذلها في إنشاء مثل هذه البرامج غير فعالة نظرًا لعدم وجود إمكانات كبيرة للتوسع السريع في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية: في مناطق الإنتاج الموازية وفي الفروع وفي جميع أنحاء العالم. الشركات التابعةلم تكن العمليات التجارية متوافقة بشكل كافٍ مع تفاصيل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الذي تم تطويره للمؤسسة الأم.

نتيجة لذلك، اعتبر الاستخدام العملي لتبادل البيانات الإلكترونية في المؤسسات الروسية لفترة طويلة إجراءً مكلفًا بشكل غير معقول (في المقام الأول من حيث تكاليف تنفيذ البرامج المناسبة)، ويفضل الكثير منهم الحفاظ على تدفق المستندات على الورق.

في الوقت نفسه، في أوائل التسعينيات، بدأ موردو EDMS المستقلون في الظهور في السوق الروسية، وتخصصوا في تطوير منتجات البرمجيات العالمية. تجدر الإشارة إلى أنه تم إنشاء هذه المنتجات مع الأخذ في الاعتبار الخصائص الروسية، التي ورثت إلى حد كبير الخصائص السوفيتية، وتفاصيل حركة المستندات داخل المؤسسة (وخارجها). وهي مع الأخذ في الاعتبار الحركة الموجهة عموديًا في الغالب لمستندات الشركة الداخلية (من الرؤساء إلى المرؤوسين والعكس). في حين تم تكييف المنتجات الغربية، على العكس من ذلك، مع التدفق الأفقي للمستندات (الذي، علاوة على ذلك، لم يأخذ في الاعتبار ضرورة خضوع المستندات لإجراءات تسجيلها والموافقة عليها ومراقبة تنفيذها). ونتيجة لذلك، أصبح الطلب على الحلول الروسية أكثر، وبدأ الجزء المقابل من صناعة تكنولوجيا المعلومات في التطور بوتيرة سريعة.

في منتصف التسعينيات، تم عقد مؤتمرات احترافية بشكل منتظم بمشاركة المطورين والمستهلكين الرئيسيين لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. هناك ناقشوا مجموعة متنوعة من الفروق الدقيقة في تنفيذ مثل هذه الأنظمة في المنظمات الروسية- الدولة والبلدية، والمتعلقة بالأعمال الخاصة.

أصبحت الفوائد واضحة للمشاركين في السوق والميزانية تنفيذ EDMS:

• تقليل وقت دوران المستندات؛
• خفض تكلفة شراء الورق واللوازم المكتبية الأخرى والطابعات وصيانتها؛
• تخفيض تكاليف تخزين المستندات (الأرشفة، المخزون)؛
• في كثير من الحالات - زيادة مستوى أمان المستندات (حتى في تلك الفترات التي لم يكن فيها استخدام حماية البيانات المشفرة باستخدام التوقيعات الرقمية واسع الانتشار، على سبيل المثال، يمكن استخدام أرشيفات RAR المحمية بكلمة مرور).

تدريجيًا، في نطاق حلول EDMS، بدأت منطقة المنتجات تبرز، وتم تكييفها لضمان تدفق المستندات الإلكترونية ليس فقط داخل المنظمة، ولكن أيضًا بين الكيانات التجارية المستقلة (كخيار، الأشخاص الخاضعين للرقابة والتحكم - بما في ذلك في العلاقات القانونية بين الشركات الخاصة و وكالات الحكومة). هكذا بدأت إدارة المستندات الإلكترونية في التطور بالمعنى الحديث - كأداة لضمان تبادل المستندات المكافئة قانونًا لتلك التي سيتم إعدادها على الورق.

أصبح من الواضح أن معظم على نحو فعالإن ضمان الأهمية القانونية للمستندات الإلكترونية سيتضمن استخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني - والذي ينبغي اعتباره معادلاً قانونيًا للتوقيع الذي يلصقه الشخص على الورق. في أوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين، تم تقديم اللوائح الفيدرالية الأولى التي تنظم استخدام التوقيعات الرقمية في روسيا. على مستوى التشريعات الفيدرالية، تم إنشاء 3 أنواع من التوقيعات الإلكترونية - بسيطة ومعززة ومعززة مؤهلة.

عند استخدام التوقيع الإلكتروني البسيط، يتم ضمان الأهمية القانونية للمستندات إذا تم تحديد إجراءات هذا التطبيق في اتفاقية منفصلة بين جميع الأطراف في تدفق المستندات - على الرغم من أن أحكام هذه الاتفاقية يجب ألا تتعارض مع قواعد التشريعات الاتحادية. تنطبق نفس القاعدة على التوقيع الرقمي المعزز - ومع ذلك، قد يكون أفضل في حد ذاته من التوقيع البسيط بسبب زيادة الأمان (الذي يوفره بشكل عام مورد هذا التوقيع الرقمي - وبالتالي فإن الاتفاقية، كقاعدة عامة، تكون ثلاثية الأطراف - بين طرفي التوقيع الرقمي الإلكتروني والمورد).

وفي المقابل، فإن استخدام التوقيع الرقمي المؤهل المعزز (في جميع الحالات التي يتم تطويرها من قبل الموردين ذوي مستوى خاص من الكفاءة) يضمن الأهمية القانونية لأي مستند يتم التوقيع عليه - بغض النظر عما إذا كان مستخدمو هذا التوقيع الرقمي قد دخلوا في أي اتفاق فيما بينهم أم لا. إن حقيقة استخدامه في تدفق المستندات الإلكترونية لكل طرف كافية - والذين، بشكل مستقل عن بعضهم البعض، يدخلون في اتفاقية مع مورد التوقيع الرقمي.

في إدارة المستندات الإلكترونية الحديثة، يعد استخدام التوقيعات الإلكترونية ظاهرة واسعة الانتشار. تنطبق التوقيعات الرقمية في معظم العلاقات القانونية التي تشمل الأفراد والكيانات القانونية. على الرغم من وجود عدد كبير من الاستثناءات لهذه القاعدة بالطبع: ليس من الممكن بعد، على سبيل المثال، الحصول على جواز سفر إلكتروني كامل لمواطن من الاتحاد الروسي، أو الحقوق الإلكترونية، أو دفتر العمل(على الرغم من أنه فيما يتعلق بالحقوق وكتب العمل، فمن المتوقع حدوث ابتكارات ملحوظة في المستقبل القريب جدًا من حيث ضمان قابليتها للتكيف للاستخدام في شكل إلكتروني، وعلاوة على ذلك، مع الحفاظ على أهميتها القانونية).

لماذا يتم استخدام إدارة المستندات الإلكترونية في روسيا؟

مع الأخذ في الاعتبار تفاصيل استخدام التوقيعات الرقمية والقدرات التقنية لمنتجات البرمجيات التطبيقية المستخدمة لتدفق المستندات الإلكترونية، فقد تطورت عدة قطاعات رئيسية لإدارة المستندات الإلكترونية في روسيا:

1. تبادل البيانات الإلكترونية بين المواطنين والجهات الحكومية.

إن أبسط مثال على هذا التفاعل هو إرسال المستندات إلى الوكالات الحكومية من خلال موقع خدمات الدولة (والمواقع ذات الصلة التابعة لمختلف الإدارات - على سبيل المثال، خدمة الضرائب الفيدرالية). يرسل المواطن الذي لديه توقيع رقمي خاص أهمية قانونية - أي مثل الورق والطلبات والمستندات والبيانات - إلى الجهة المعنية ويتلقى من هناك مستندات ذات أهمية قانونية متساوية ردًا على ذلك.

1. التبادل الإلكتروني للبيانات بين الكيانات التجارية - رواد الأعمال الأفراد والكيانات القانونية.

يمكن لكيانات الأعمال تبادل العقود والفواتير والفواتير وشهادات القبول والتسويات وغيرها من المستندات ذات الأهمية القانونية المستخدمة في الأعمال إلكترونيًا.

1. تبادل البيانات الإلكترونية بين كيانات الأعمال والهيئات الحكومية.

كقاعدة عامة، يحتوي هذا الجزء من إدارة المستندات الإلكترونية على علاقات قانونية تنشأ بسبب وجود التزامات معينة للكيانات التجارية تجاه الوكالات الحكومية. هناك نوعان من هذه الالتزامات الرئيسية - الإبلاغ (عن الضرائب والممتلكات والمعاملات المالية) ودفع الرسوم التي ينص عليها القانون للميزانية.

في كثير من الحالات، يعد استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات لكيان تجاري يتفاعل مع الوكالات الحكومية التزامًا ينص عليه القانون. وبالتالي، ما عليك سوى تقديم إقرارات ضريبة القيمة المضافة إلكترونيًا. إقرارات أخرى - بشكل إلكتروني، في حالة تجاوز عدد موظفي الكيان التجاري الذي يعمل كصاحب عمل.

1. التبادل الإلكتروني للبيانات بين الجهات الحكومية (داخل الجهات الحكومية).

هنا، يمكن تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية لمجموعة متنوعة من الأغراض - كآلية للتبادل المستمر للبيانات عند أداء عمل موظفي الإدارة، كوسيلة للتحكم في أنشطة السلطات ذات المستوى الأدنى من قبل السلطات ذات المستوى الأدنى، كأداة لتنفيذ العلاقات القانونية التعاقدية بين الهيئات المختلفة.

1. تبادل البيانات الإلكترونية بين المواطنين وكيانات الأعمال.

مثال على إدارة المستندات الإلكترونية هو الاستنتاج عقد التوظيفلأداء العمل عن بعد وفقًا للمادة 312.3 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. جزء كبير وثائق الموظفينوفي هذه الحالة، يتم إعداده أثناء التفاعل بين صاحب العمل والموظف باستخدام أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات.

مع تطور العلاقات بين الدول، يصل استخدام إدارة المستندات الإلكترونية تدريجياً إلى المستوى الدولي. وبالتالي فمن المتوقع في المستقبل المنظور أن يحدث ذلك التوقيعات المؤهلة، لها نفس القوة القانونية في دول الاتحاد الاقتصادي الأوراسي. ويجري تنفيذ مبادرات مماثلة في دول جنوب شرق آسيا.

مع كل تنوع قطاعات التبادل الإلكتروني للبيانات، تتمتع بلادنا ببنية تحتية وطنية لإدارة المستندات الإلكترونية تعمل بشكل عام وفقًا لمبادئ موحدة. يتم استخدامه بطريقة أو بأخرى عند ضمان تدفق المستندات في أي من القطاعات المذكورة أعلاه - دعونا نلقي نظرة فاحصة على ميزاته.

كيف تعمل البنية التحتية لـ EDI؟

لذلك، نحن نعلم أن إدارة المستندات الإلكترونية في الشكل الحديثلا يمكن تصوره بدون التوقيع الرقمي الإلكتروني. وهذا يسمح لنا بالقول أنه بدون استخدامه، في شكله الحديث، فإنه من المستحيل تنفيذه عمليا. وفي الوقت نفسه، لا يمكن القول أن التوقيع الرقمي هو الشرط الأساسي لضمان تبادل المستندات في شكل إلكتروني. لذلك، من الناحية النظرية، من الممكن تقنين استخدام نفس أرشيفات RAR المحمية بكلمة مرور - والتي في كثير من الحالات ستحمي البيانات ليس أسوأ من أقوى التوقيع الرقمي.

لا يزال الشيء الرئيسي الحالة الفنيةإن عمل EDF ليس توقيعًا رقميًا إلكترونيًا (والذي يمكن استبداله بشيء آخر يضمن الأهمية القانونية للمستندات)، ولكن وجود، في الواقع، قنوات لتبادل المستندات الإلكترونية. يتم توفير تشغيل هذه القنوات على ثلاثة مستويات:

1. مستوى "البنية التحتية"— الذي يوفر الوصول الفعلي للمرسل (المستلم) إلى قناة تبادل المستندات.

أي اتصال مادي بالإنترنت أو بشبكة أخرى يمكن استخدامه، لسبب أو لآخر، كبديل له. على سبيل المثال، إذا كنا نتحدث عن نقل البيانات بين الإدارات العسكرية.

لكن بشكل عام، هذا بالطبع الإنترنت. وبالتالي، فإن المزود الذي يتصل به المشارك EDF هو المسؤول الأول عن تشغيل قناة EDF على مستوى "البنية التحتية". بشكل افتراضي، يوفر أي مزود روسي الوصول إلى أي موقع إنترنت. لذلك، بالنسبة لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية، لا يوجد فرق مع المزود الذي تعمل من خلاله.

1. مستوى البوابة- حيث يتم، بمساعدة الأجهزة والبرامج الخاصة، الاستقبال العملي ونقل أنواع البيانات المحددة عبر القنوات المادية المتوفرة على مستوى "البنية التحتية".

وبدوره، لم يعد المزود هو المسؤول عن "البوابة" - التي قامت بالفعل بمهمتها المتمثلة في توفير "البنية التحتية" للأطراف المهتمة بإدارة المستندات الإلكترونية. رئيسي الممثلهنا - مستخدم EDF. ومن أجل تحسين تدفق المستندات، يمكنه استخدام أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) المألوفة. غالبًا ما يُشار إلى مورديهم باسم "مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية".

تتمثل مهمة مشغل EDF في قبول المستند الأصلي من المرسل ونقله دون تغيير إلى المستلم. في الحالات المنصوص عليها - تزويد المستند بالقوة القانونية (من خلال التحقق من توقيعه الرقمي - والذي يمكن أن يصدره مشغل إدارة المستندات الإلكترونية نفسه أو عن طريق مركز تصديق موثوق به).

1. مستوى التجوال- والذي يضمن الترابط والتوافق المتبادل بين العديد من البنى التحتية المستقلة لتبادل البيانات الإلكترونية (EDI).

يمكن أن تكون أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية من الموردين (المشغلين) المختلفين رسميًا وفي الواقع مستقلة تمامًا عن بعضها البعض. ونتيجة لذلك، لا يمكن تنفيذ تدفق المستندات الذي يتوافق تمامًا مع المتطلبات القانونية، بشكل عام، إلا بين المستخدمين الذين يستخدمون خدمات نفس المشغل.

وفي الوقت نفسه، وعلى الرغم من استقلال معهد التطوير البيئي، إلا أن عمله يمكن أن يرتكز على مبادئ ومعايير مشتركة. بفضل هذا، يمكن لمشغلي EDF المختلفين دمج بنيتهم ​​التحتية بشكل متبادل. ونتيجة لذلك، سيكون كل واحد منهم قادرًا على توفير تدفق المستندات الإلكترونية ذات الأهمية القانونية ليس فقط بين مستخدميه، ولكن أيضًا بين مستخدميه وأولئك الذين أبرموا اتفاقية مع مشغل آخر.

وهكذا، يتم تشكيل "التجوال" لتبادل البيانات الإلكترونية - توسيع "منطقة التغطية" من خلال تكامل البنى التحتية لإدارة المستندات الإلكترونية من مشغلين مختلفين. إذا تحدثنا عن تكامل الأنظمة الوطنية لإدارة المستندات الإلكترونية، فسنتحدث عن "التجوال" على المستوى الدولي.

وفي الوقت نفسه، يتميز تطور العلاقات القانونية "التجوال" بالحضور كمية كبيرةالعوائق - مثل:

• الحاجة إلى استثمارات إضافية من قبل المشغل في البنية التحتية للأجهزة والبرامج الخاصة به من أجل ضمان توافقها مع البنية التحتية لمشغل آخر؛
• زيادة مخاطر تحول العملاء إلى مشغل آخر - والذي، على الرغم من كل فوائد الشراكة في شكل "التجوال"، من المرجح أن يكون منافسًا.

يمكن أن يكون البديل لإبرام اتفاقيات "التجوال" بين المشغلين هو أن يتصل كل منهم بوسيط متخصص - مركز تجوال. ستقوم، في ظل نفس الظروف لكل مشغل EDF، بدمج بنيتها التحتية (وبالتالي، سيتم الحصول على نتيجة مماثلة لتلك التي يمكن تحقيقها من خلال التكامل المباشر للبنية التحتية للمشغلين). وفي الوقت نفسه، لن يحتاج مشغلو إدارة المستندات الإلكترونية إلى القلق بشأن مخاطر انتقال العملاء إلى منافس.

ومن المتوقع أن يكون مركز التجوال قد تقدم معدات تقنيةوفرص مالية كبيرة - نظرًا لأن دمج المشغلين المختلفين يعد إجراءً كثيفًا للغاية لرأس المال. وبالتالي، في الممارسة العملية، يمكن أن تصبح هذه المراكز في الغالب أكبر الشركات - علاوة على ذلك، مرتبطة مباشرة بصناعة الاتصالات (نظرا لأن المركز سيحتاج في المقام الأول إلى كفاءات محددة لهذه الصناعة).

تحدد هذه الميزات المكانة الرائدة لمركز التجوال من Rostelecom في سوق الاتصالات الروسية. يتمتع أكبر مشغل اتصالات بجميع القدرات المالية والبنية التحتية اللازمة لضمان تكامل المشغلين المختلفين - في المجموع هناك أكثر من 30 منهم متصلين بـ Rostelecom، وأكبر مراكز التجوال الروسية الأخرى هي Softekhno وNIIAS.

دعونا نلاحظ أن أحد الاتجاهات المتوقعة في مجال العلاقات القانونية للتجوال بين مشغلي إدارة المستندات الإلكترونية هو تشكيل مراكز تجوال "المشغل" - أي تلك التي يتم إنشاؤها ليس فقط لغرض تكامل البنى التحتية لبعض المشغلين ، ولكن أيضًا لغرض توفير خدمات التكامل لطلب أي مشغلين آخرين.

بعد أن درسنا ميزات تطور سوق التبادل الإلكتروني للبيانات في روسيا، سنتعرف على تفاصيل التشريع الذي ينظم العلاقات القانونية في هذا السوق.

ما هي اللوائح التي تؤثر على تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة؟

بعد أن قررت ما "يستدير" بالضبط إلكترونيا- أي بيانات تتوافق مع القانون الاتحادي وGOST، أو أي بيانات لا تتوافق مع البيانات غير الإلكترونية الخصائص القانونيةومجالات التطبيق، تقدم الشركة قواعد داخلية لإدارة المستندات الإلكترونية. يجب أن يتم وضعها مع مراعاة اللوائح الحالية - أي، على الأقل، لا تتعارض معها (أو تمتثل لأحكام معينة من هذه اللوائح).

رئيسي الفعل المعياريالتي ينبغي اتباعها عند تنفيذ إدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمة - القانون الاتحادي"حول المعلومات تكنولوجيا المعلومات"وبشأن حماية المعلومات" بتاريخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ (رابط). وفي هذه الحالة، تكون أحكامه مهمة ليس فقط كمصادر لتعريف مفهوم "تدفق المستندات الإلكترونية"، ولكن أيضًا لأنها تحتوي على قواعد تحدد، على وجه الخصوص، الوضع القانونيالمستندات الإلكترونية المتبادلة بين كيانين تجاريين مختلفين.

لذلك، إذا تم توقيع مستند بتوقيع رقمي إلكتروني، فوفقًا للقانون الاتحادي رقم 149، ينبغي اعتباره يتمتع بقوة قانونية مساوية لتلك التي تم توقيعها بالتوقيع المعتاد لممثل شركة ما الكيان - إذا تم هذا التوقيع بالطريقة المنصوص عليها في القانون أو العقد.

أما بالنسبة للقانون، فإن القانون التنظيمي الرئيسي الذي ينظم استخدام التوقيعات الرقمية هو قانون "التوقيعات الإلكترونية" بتاريخ 04/06/2011 رقم 63-FZ (رابط). وبالتالي، وفقًا له، يتم الاعتراف بأي مستند موقع بتوقيع رقمي معزز مؤهل على أنه مساوٍ قانونيًا للوثيقة الورقية - في مجال العلاقات القانونية ذي الصلة. في الوقت نفسه، يسمح القانون رقم 64-FZ للمشاركين في EDF بالموافقة بشكل مستقل على استخدام التوقيعات البديلة - المحسنة البسيطة والعادية. وهذا يعني تطبيق قواعد ليس فقط القانون، ولكن أيضًا العقد.

قانون تنظيمي مهم آخر في تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية هو قانون "البيانات الشخصية" بتاريخ 27 يوليو 2006 رقم 152-FZ (LINK). ليست جميع أنواع البيانات التي تتم معالجتها في إطار التبادل الإلكتروني للبيانات شخصية (ترتبط بشكل مباشر أو غير مباشر بالأفراد)، ولكن جزءًا كبيرًا منها كذلك. يتم تنظيم تداول البيانات الشخصية بشكل صارم للغاية بموجب القانون (في حين لا يوجد تقريبًا مكان "للاتفاق" فيما يتعلق بتطبيق قواعد القانون رقم 152-FZ). المهمة الرئيسية للتشريعات المتعلقة بالبيانات الشخصية هي ضمان حمايتها (سرية الوصول إليها). إذا تحدثنا عن أنواع أخرى من البيانات التي تم تحديد متطلبات حماية خاصة لها - إلى جانب البيانات الشخصية، فهي تشمل على وجه الخصوص:

• أسرار الدولة (التي ينظم الوصول إليها القانون رقم 5485-1 المؤرخ 21 يوليو 1993)؛
• السر التجاري (القانون رقم 98-FZ المؤرخ 29 يوليو 2004).

تشمل معايير الدولة الرئيسية التي يمكن تطبيقها في إطار التبادل الإلكتروني للبيانات ما يلي:

• GOST R 6.30-2003 (يحدد متطلبات تفاصيل الوثيقة)؛
• GOST R 7.0.8-2013 (يحتوي على تعريفات مختلفة للمصطلحات المستخدمة في تنظيم تدفق المستندات)؛
• GOST ISO 15489-1-2007 (يحدد إجراءات إدارة المستندات)؛
• GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (يحدد متطلبات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية)؛
• GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (يضع معايير لضمان الحفاظ على المستندات الإلكترونية على المدى الطويل).

هناك عدد كبير من المصادر الرسمية ذات الطبيعة الاستشارية التي تكمل التشريعات الفيدرالية. إنها ليست معيارية، ولكن يتم استخدامها فعليًا من قبل المؤسسات الخاصة والعامة كمبادئ توجيهية لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية. وتشمل هذه المصادر:

• نظام الدولة دعم التوثيقالإدارة (التي قدمها مجلس الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في عام 1988) ؛
• قائمة وثائق الإدارة القياسية التي تشير إلى فترات تخزينها (أمر وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558)؛
• المصنف الروسي بالكاملوثائق الإدارة (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 رقم 299).

تجدر الإشارة إلى أن العديد من اللوائح الفيدرالية على مستوى الصناعة تحتوي على أحكام تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالعلاقات القانونية المتعلقة بإدارة المستندات الإلكترونية. أمثلة على هذه اللوائح:

• أمر وزارة المالية الروسية بتاريخ 25 أبريل 2011 رقم 50ن (يحدد إجراءات استخدام الفواتير الإلكترونية)؛
• القانون المدني (الذي ينص، من حيث المبدأ، على استخدام الوثائق الإلكترونية - في المقام الأول لغرض إبرام العقود)؛
• قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي، القانون الجنائي للاتحاد الروسي (بما في ذلك الأحكام التي تحدد العقوبات الإدارية أو الجنائية للجرائم في مجال تدفق المستندات الإلكترونية)؛
• قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي، وقانون الإجراءات الجنائية للاتحاد الروسي، وقانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي (الذي يحدد إجراءات استخدام المستندات الإلكترونية كدليل في المحكمة)؛
• قوانين الضرائب والجمارك (تحديد متطلبات استخدام التقارير الإلكترونية)؛
• قانون "المحاسبة" المؤرخ 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ (ينص على إمكانية استخدام المستندات الأولية الإلكترونية ومتطلباتها)؛
• قانون "بشأن شؤون المحفوظات" بتاريخ 22 أكتوبر 2004 رقم 125-FZ (يحدد إجراءات العمل مع الوثائق الأرشيفية، بما في ذلك تلك المستخدمة في إطار الإبلاغ عن المستندات الإلكترونية).

وبالتالي، من الناحية العملية، قد تحتاج المؤسسة التي تنفذ إدارة المستندات الإلكترونية إلى دراسة مجموعة متنوعة من مجموعات اللوائح - المرتبطة بشكل مباشر أو غير مباشر بالتبادل الإلكتروني للبيانات. معرفة الإطار التنظيميسيقلل من مخاطر ارتكاب الانتهاكات التي قد تؤدي إلى عواقب قانونية غير سارة على المنظمة.

ما هي المسؤولية المنصوص عليها في الانتهاكات؟

كما أوضحنا أعلاه، فإن التبادل الإلكتروني للبيانات ليس المجال الأكثر تنظيمًا من الناحية القانونية بشكل عام. ومع ذلك، في هذا الإطار، لا يمكن تنفيذ العلاقات القانونية المنظمة بالكامل على أوسع نطاق - بما في ذلك تلك التي تتميز بوجود متطلبات صارمة للمشاركين فيما يتعلق بتنظيم تدفق المستندات الإلكترونية.

ولكن ما الذي يمكن أن تنتهكه بالضبط المنظمة التي طبقت تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)؟ على سبيل المثال، ما يلي:

1. ضمان التخزين غير السليم(واحصل على عقوبة بموجب المادة 13.25 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي - الرابط):

• الأوراق المالية (التي يتم فرض غرامة تصل إلى 300000 روبل على الكيانات القانونية) ؛
• المتعلقة بأنشطة التأمين (غرامة تصل إلى 200000 روبل)؛
• المتعلقة بأنشطة التعاونية الائتمانية (غرامة تصل إلى 50000 روبل) ؛
• الآخرين - الذين تم تحديد إجراء تخزين خاص لهم (ما يصل إلى 500 روبل لكل مسؤول في المنظمة).

قد تحدث هذه الانتهاكات إذا أهملت المنظمة قواعد القانون رقم 125-FZ أو، على سبيل المثال، الأمر رقم 558 الصادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي (بدلاً من ذلك، تقوم بشطب المستند قبل انتهاء فترة تخزينه).

1. انتهاك قواعد العمل مع المستندات المستخدمة في المحاسبة(واحصل على عقوبة بموجب المادة 15.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي - الرابط).

الأحكام الرئيسية للتشريعات المحاسبية التي تحدد فترات تخزين السجلات الأولية منصوص عليها في المادة 29 من القانون رقم 402-FZ. بالإضافة إلى ذلك، يرتبط هذا القانون التنظيمي أيضًا بالأمر رقم 558 الصادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي (وبالتالي، يحتاج المحاسب إلى إيلاء اهتمام خاص لفترات تخزين المستندات المحاسبية الواردة في القسم 4.1 من القائمة).

1. انتهاك إجراءات معالجة البيانات الشخصية(واحصل على عقوبة بموجب المادة 13.11 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي - الرابط).

يمكن تطبيق مجموعة واسعة من الإجراءات الإدارية على المخالف هنا. على سبيل المثال:

• غرامة تصل إلى 50000 روبل (الآن وأكثر - لكيان قانوني) - في حالة إجراء معالجة غير قانونية أو غير صحيحة للبيانات الشخصية؛
• غرامة تصل إلى 75000 روبل - إذا لم يطلب ذلك اتفاق مكتوبفرد لمعالجة البيانات الشخصية؛
• غرامة تصل إلى 30000 روبل - إذا لم يتم تشكيل المنظمة ونشرها الوصول المفتوحسياسة الخصوصية.

الكشف عن الدولة و سر التجارةقد يؤدي إلى تغريم المنظمة بمبلغ 5000 روبل (المادة 13.14 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي - الرابط). يعتبر الكشف عن أسرار الدولة في ظل ظروف معينة بمثابة جريمة جنائية وفقًا للمادة. 283 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي، الذي ينص على استخدام مثل هذه التدابير ضد المذنب على النحو التالي:

• الاعتقال لمدة 4-6 أشهر؛
• السجن لمدة تصل إلى 4 سنوات مع أو بدون فقدان الأهلية لمدة تصل إلى 3 سنوات.

1. إخفاء بعض المستندات لتحقيق مكاسب شخصية(والحصول على عقوبة بموجب المادة 325 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي - رابط).

بالنسبة لمثل هذه الجريمة، يتم توفير المسؤولية الجنائية في شكل:

• غرامة تصل إلى 200000 روبل (أو راتب المذنب لمدة تصل إلى 1.5 سنة)؛
• العمل الإلزامي يصل إلى 480 ساعة؛
• العمل الإصلاحي لمدة تصل إلى سنتين؛
• العمل القسري لمدة تصل إلى سنة واحدة؛
• الاعتقال لمدة 4 أشهر؛
• السجن لمدة 1 سنة.

1. إهمال الحاجة إلى إعداد المستندات الضريبية أو المحاسبية الأولية(والحصول على عقوبة بموجب المادة 120 من قانون الضرائب في الاتحاد الروسي - رابط).

في هذه الحالة، يتم تسجيل انتهاك جسيم لقواعد المحاسبة والمحاسبة الضريبية. لهذا، يمكن تغريم الشركة بما يصل إلى 30،000 روبل.

على الرغم من وجود عقوبات صارمة على التنظيم غير السليم لتدفق المستندات الإلكترونية، تسعى المزيد والمزيد من المؤسسات إلى تنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية على مستوى أو آخر من إدارة الأعمال. هذه التطلعات ليست عرضية: إن تنفيذ تبادل البيانات الإلكترونية له العديد من المزايا، وقد ناقشناها أعلاه.

فيديو - المعاملات باستخدام إدارة الوثائق الإلكترونية وتحليلها الممارسة القضائية:

دعونا نلقي نظرة فاحصة على كيفية تنفيذ هذا التنفيذ عمليًا - بعد الاتفاق على أن إدارة المستندات الإلكترونية سيتم تنفيذها بدقة بمساعدة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).

كيفية تطبيق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في المنظمة

يتم تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في المنظمة ضمن المراحل التالية:

1. إنشاء قائمة بالمهام التي من المفترض حلها باستخدام أنظمة EDI.

تتمثل إحدى الطرق الشائعة لتحديد نطاق هذه المهام في تحديد المشكلات الأكثر وضوحًا في تدفق المستندات الحالي للمؤسسة. على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه المشاكل:

• مع تتبع حالة المستند (عندما لا يكون من الواضح ما إذا كان المرسل إليه قد استلمه وبدأ العمل معه)؛
• مع البحث وثائق ضرورية(عندما يتم فقدانها أو يستغرق العثور عليها وقتًا طويلاً بشكل غير مقبول)؛
• مع سرعة تدفق الوثيقة.

1. اختيار برنامج محدد لتنظيم إدارة المستندات الإلكترونية- بناءً على المهام التي تم تصميم نظام EDMS المقرر تنفيذها لحلها.

وفي هذه الحالة يراعى ما يلي:

• إلى أي مدى سيكون تنفيذ برنامج معين مربحًا اقتصاديًا (من حيث تكاليف الحصول عليه والنتائج المتوقعة)؛
• الكثافة المخططة لتبادل البيانات الإلكترونية في المنظمة (مدى عمق تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات في العمليات التجارية) ومدى قدرة نظام إدارة البيانات الإلكترونية المختار على ضمان هذه الكثافة؛
• التكاليف المرتبطة المتوقعة لتثبيت نظام إلكتروني محدد لإدارة المستندات (على سبيل المثال، لتحسين خصائص أجهزة الكمبيوتر أو شراء أجهزة جديدة - إذا لزم الأمر، لتدريب الموظفين - إذا لزم الأمر).

في المؤسسات الكبيرة، يمكن إجراء فحص أولي للهيكل الحالي لتدفق المستندات - ورقيًا، أو ممثلاً بتبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، والذي لا يشكل نظامًا (كما هو الحال مع رجل أعمال فردي يتلقى ويرسل الفواتير عن طريق البريد - فقط على نطاق أوسع). الهدف الرئيسي لمثل هذا المسح هو تحديد مسارات نموذجية لحركة المستندات داخل المنظمة. يمكن بعد ذلك تمرير المعلومات التي تم جمعها إلى موفري نظام إدارة المستندات الإلكترونية المختارين بحيث يتمكن كل منهم من تقييم مدى تلبية منتجاتهم لاحتياجات العميل.

من الأفضل أن يكون لبرنامج EDI المحدد إصدارًا تجريبيًا مجانيًا يمكنك من خلاله "التدرب" على حل هذه المشكلات، وإذا كانت النتيجة لا تناسب المؤسسة، فجرب منتجًا آخر (ويفضل أن يكون لديه إصدار تجريبي أيضًا).

وإذا لم يكن هناك إصدار مجاني (أو أن الوظيفة التي يدعمها لا تكفي لإجراء اختبار عالي الجودة لتشغيل نظام إدارة المستندات الإلكترونية عند حل مشاكل معينة)، فيمكنك محاولة التفاوض مع المورد لتوفير نسخة كاملة نسخة متطورة من نظام EDI.

1. شراء وتركيب EDMS وتدريب الموظفينأثناء استخدامه العملي.

من ناحية، قد تكون هذه المرحلة من تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية في المؤسسة صعبة للغاية من الناحية الفنية - حيث قد ينشأ في الممارسة العملية عدد كبير من الفروق الدقيقة فيما يتعلق بتثبيت توزيعات EDMS، مع مراعاة الميزات الحالية لنظام إدارة المستندات الإلكترونية البنية التحتية للحوسبة في المؤسسة. من ناحية أخرى، كقاعدة عامة، لا تنطوي المرحلة النهائية من تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية على صعوبات تنظيمية كبيرة، حيث تم حل معظمها (أخذها في الاعتبار وأخذها في الاعتبار) بالفعل في المراحل السابقة من تنفيذ النظام.

من الناحية العملية، في تنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة، يشارك طرفان:

• المؤسسة نفسها (ممثلة بالمديرين والمتخصصين المسؤولين التابعين لهم) ؛
• موردي نظام EDMS (وشركائهم أو مقاوليهم - الذين يمكن تفويض وظيفة تركيب نظام EDMS من جانب العميل، على سبيل المثال، إذا لم يقم المورد نفسه بتنفيذها لسبب ما).

مصدر المعلومات الرئيسي الذي يتم على أساسه التفاعل بين المشاركين في تنفيذ EDMS هو مهمة فنيةبواسطة الزبون. يكشف عن جوهر احتياجاته فيما يتعلق بتنفيذ إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمة، ونتيجة لذلك، يحدد قائمة المتطلبات لوظيفة التثبيت برمجة. من الجدير بالذكر أن هذه المواصفات الفنية لها معيار حكومي، ويمكن (في كثير من الحالات - حتى مرغوبة للغاية) استخدامها من قبل العميل عند التفاعل مع مورد نظام إدارة المستندات الإلكترونية. إنه على وشكحول GOST 34.603-89، الذي يحدد متطلبات المواصفات الفنية لتوريد نظام آلي - بينما يمكن اعتبار EDMS حالة خاصة.

الخطوة التالية في تطوير البنية التحتية لتبادل البيانات الإلكترونية (EDI) من قبل كيان تجاري هي إنشاء تدفق المستندات بين الشركات. دعونا ننظر في كيفية القيام بذلك في الممارسة العملية.

تدفق المستندات الإلكترونية بين المنظمات وسبب الحاجة إليها على الإطلاق

يتضمن تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بمشاركة كيانين تجاريين أو أكثر حل المهام الرئيسية التالية:

1. تشكيل مجموعة عمل من قبل كل مؤسسة للتعامل مع نشر تدفق المستندات الإلكترونية بين الشركات.

بشكل عام، في هذا فريق العملمتضمنة المدير التنفيذي، كبير المحامين، متخصصي تكنولوجيا المعلومات المختصين بالشركة، أخصائي المستندات.

1. تحديد الأطراف المستقبلية لتبادل البيانات الإلكترونية للنتيجة المتوقعة من تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بين الشركات.

قد تتضمن هذه النتيجة حل مجموعة ضيقة فقط من المهام - على سبيل المثال، المتعلقة فقط بقبول وإرسال الفواتير من خلال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، أو تتميز بتغطية أوسع لقضايا التبادل الإلكتروني للبيانات (على سبيل المثال، تعكس خصوصيات الإجراءات) لإبرام العقود وتوقيع أعمال المصالحة وقبول ونقل الوثائق المحاسبية المختلفة بمشاركة الأطراف).

1. إنشاء قوائم الوثائق التي سيتم قبولها وإرسالها عبر تبادل البيانات الإلكترونية.

في هذه الحالة، الجدوى الفنية والشرعية و الكفاءة الاقتصاديةاستقبالها وإرسالها في شكل إلكتروني.

1. اختيار منتجات برمجية محددة لتنظيم تدفق المستندات الإلكترونية بين الشركات.

1. ضمان القدرة التقنية على تنفيذ منتجات برمجية مختارة لتنظيم تدفق المستندات الإلكترونية وإجراء تدريب أولي للموظفين.

ولكن هل يستحق الأمر أن تقوم شركتان متعاونتان بمثل هذه الجهود؟ يمكن أن تكون تكاليف إدخال EDS كبيرة - عليك التأكد من أنها ستكون مصحوبة بالتأثير الاقتصادي اللازم. الأشياء الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها عند التخطيط لتنفيذ نظام إدارة المستندات الإلكترونية بين الشركات هي التالية:

1. يعد نظام EDMS بين الشركات أكثر ربحية من الناحية الاقتصادية كلما زاد عدد الشركات التي لديها:

• تكرار مجالات التفاعل بشكل ثابت؛
• قوائم تسميات الوثائق المستخدمة؛
• يتفاعل الموظفون والمناصب مع زملاء من المنظمات الشريكة الذين لديهم كفاءات مماثلة.

1. قد يكون إدخال تبادل البيانات الإلكترونية بين الشركات قسريًا (على الرغم من أنه إذا لم يتم تنفيذ هذا التنفيذ، فقد تواجه الشركة تكاليف كبيرة أو أرباحًا ضائعة).

لذلك، إذا أصبح الطرف المقابل مشاركا التداول الالكترونيفمن شبه المؤكد أنه سينفذ تبادلًا إلكترونيًا داخليًا شاملاً للتبادل الإلكتروني للبيانات وسيفضل العمل بشكل أساسي مع الأطراف المقابلة التي لديها بنية تحتية مماثلة. وإذا لم يكن لديهم ذلك، فقد يرفضون التعاون.

1. إن التأثير الاقتصادي العملي الناجم عن إدخال إدارة المستندات الإلكترونية بين الشركات، كما لاحظ الخبراء، يحدث في كثير من الحالات في موعد لا يتجاوز ستة أشهر أو سنة بعد هذا التنفيذ.

يمكن أن تكون أسباب "تثبيط" التأثير تنظيمية (على سبيل المثال، عندما لا يتمتع المتخصصون المسؤولون بسلطة استخدام تبادل البيانات الإلكترونية - نظرًا لأنهم نسوا إصدار التوكيلات) وفنية (متى، من أجل على سبيل المثال، شركة واحدة الشبكة المحليةتبين أن إنتاجيتها أقل مما هو مطلوب مع الأخذ في الاعتبار كثافة حركة المرور من الطرف المقابل مع شبكة ذات إنتاجية أعلى).

1. إذا كان كلا الطرفين المقابلين جديدًا في تنفيذ تبادل البيانات الإلكترونية للتبادل المتبادل للمستندات، فمن المنطقي تنفيذ التكامل تدريجيًا.

في الوقت نفسه، من المستحسن في كثير من الحالات البدء بالإدارات التي تعد من بين الأقسام "المربحة" - أي أقسام المبيعات، أقسام الخدمة. إنهم، مثل أي شخص آخر، سيستمتعون بتوفير الوقت في الأعمال الورقية وسيستخدمون بالتأكيد ساعات العمل المحررة للمبيعات الجديدة.

1. أحد العوامل الرئيسية للتنفيذ الناجح لتبادل البيانات الإلكترونية بين الشركات هو ضمان التفاهم المتبادل بين الموظفين المسؤولين في كل مؤسسة فيما يتعلق باستخدام وظائف معينة لنظام إدارة المستندات الإلكترونية الذي تستخدمه الشركات.

على سبيل المثال، إذا أرسل موظف في إحدى الشركات فاتورة إلى زميله في مؤسسة أخرى، فلا ينبغي أن يكون لدى الشركة الثانية أي مشاكل في تأكيد استلامها. أفضل طريقة للتأكد من أن تفاعل الأطراف يلبي هذا المعيار هو تنفيذ واجهات موحدة لاستلام وإرسال الفواتير. إذا كان لدى أحد الأطراف أسئلة حول معالجة المستندات، فسيكون الطرف الآخر قادرا على الإجابة عليها - على الرغم من حقيقة أن كلا الطرفين سيريان نفس الشيء تقريبا على الشاشة.

دعونا الآن نلقي نظرة على منتجات البرامج الشائعة لتنظيم تدفق المستندات الإلكترونية وأسعارها (ونأخذ في الاعتبار أيضًا التكاليف المقدرة المرتبطة بتنفيذها).

ما هي برامج إدارة المستندات EDMS المقدمة في السوق الروسية: نظرة عامة على بعضها وتكلفةها

تتميز خصوصية السوق الروسية للحلول في قطاع EDMS بحقيقة أن أكثرها شيوعًا هي، كقاعدة عامة، المنتجات "المعبأة" الجاهزة، أو تلك التي تم إنشاؤها على أساس بعض المنصات الشائعة. إن نظام EDMS المخصص، الشائع في الغرب، لا يحظى بعد بطلب كبير في روسيا، على الرغم من وجوده بالتأكيد. يمثل سوق برامج إدارة المستندات EDMS نفسها أكثر من 90٪ من التطورات الروسية، وهذا ليس مفاجئًا: قد يكون من الصعب على المورد الغربي لأنظمة EDM تكييف منتجه مع تقاليد إدارة المستندات التي تطورت في بلدنا.

إذا قامت إحدى الشركات بحل مشكلة تنفيذ نظام شامل لإدارة المستندات الإلكترونية داخل الشركة في المؤسسة، فسنتحدث عن شراء منتج متخصص كامل المواصفات صادر عن إحدى العلامات التجارية الرائدة في السوق الروسية. تشمل هذه المنتجات:

1. "العمل"

يعتبر العديد من الخبراء أن هذا المنتج هو أحد أكثر المنتجات وظيفية وتقدمًا من الناحية التكنولوجية في السوق. يتم تأكيد هذه الخصائص من خلال الطلب المرتفع باستمرار على المنتج المقابل من الشركات ذات الأحجام المختلفة - من الحيازات الكبيرة إلى المؤسسات الصغيرة.

يعد EDMS "BUSINESS" (LINK) أحد الأنظمة الأساسية التي تتيح لك تنفيذ أكبر التفاصيل في تدفق المستندات: يمكنه الاحتفاظ بسجلات لأي مصادر بيانات تقريبًا. يقول الخبراء أن الجانب السلبي للنظام هو الواجهة المعقدة نسبيًا: في بعض الحالات، يستغرق الأمر الكثير من الوقت لإتقانها (تدريب الموظفين على استخدامها).

فيديو - نظرة عامة على إمكانيات نظام EDMS "DELO":

تكلفة الترخيص: حوالي 11-13 ألف روبل لكل 1 مكان العملعند استخدام Oracle DBMS، حوالي 7-9 آلاف روبل عند استخدام Microsoft SQL Server.

2. "منطق نظام إدارة الوثائق الإلكترونية"

تشمل المزايا الرئيسية لمنطق EDMS (LINK) ما يلي:

• قدرة ممتازة على التكيف مع توفير إدارة المستندات الإلكترونية في المنظمات التي تم فيها اعتماد آليات موافقة متعددة المستويات لكائنات معالجة المستندات الإلكترونية؛
• ضمان مستوى عال من الحماية لكائنات EDF من الوصول غير المصرح به؛
• توافر عدد كبير من الفرص لتكوين البرامج المرنة بناءً على احتياجات المستخدم.

فيديو - مثال على تسجيل مستند وارد في منطق EDMS:

يمكن إرجاع شكاوى الخبراء حول البرنامج بشكل أساسي إلى واجهته: يطلق عليه أحيانًا اسم قديم.

تكلفة الترخيص: 5-6 ألف روبل لمكان عمل واحد.

3. "إي 1 الفرات"

يعد "E1 EUFRATES" (LINK) أيضًا أحد أكثر الميزات تقدمًا من الناحية التكنولوجية، ويمكن ملاحظة ذلك في تنفيذ مطوري نظام EDMS للعديد من الوظائف المبتكرة - والتي لا يمتلكها جميع المنافسين. من بينها استخدام نظام إدارة قواعد البيانات "Nika" القوي الخاص بنا، وهو ليس أقل شأنا من الناحية العملية وظائف الهدفأوراكل ومايكروسوفت SQL. يحتوي البرنامج على واجهة سهلة الاستخدام، فضلا عن نظام فعال لتحديد حقوق الوصول إلى البيانات.

فيديو - مقدمة إلى E1 EUPHRATS EDMS:

تتلخص الشكوى الرئيسية للخبراء بشأن نظام EDMS هذا في مطالبه بأداء الكمبيوتر: على أجهزة الكمبيوتر القديمة، "يتباطأ" البرنامج.

تكلفة الترخيص: 5-7 آلاف روبل لكل مكان عمل واحد.

4. 1C: تدفق المستندات 8

المنتج 1ج: سيكون تدفق المستندات 8 (الرابط) هو الأمثل لكيان الأعمال المعتاد على استخدام الآخرين حلول البرمجياتخط 1C - حيث تم تطويره على أساس منصة 1C: Enterprise. المنتج المعني عالمي: يمكن استخدامه بنجاح من قبل المؤسسات العامة والخاصة بمختلف أحجامها. تعد البرامج الموجودة في خط 1C من بين البرامج التي يمكن تعديلها بمرونة أكبر لتناسب احتياجات مستخدم معين، وحل 1C: Document Flow 8 ليس استثناءً.

فيديو - مقدمة لعمل 1C: تدفق المستندات:

تكلفة الترخيص: حوالي 77 ألف روبل لـ 10 مستخدمين (إصدار PROF).

إذا كانت الشركة لديها بالفعل ترخيص للبرنامج الأساسي - 1C: Enterprise، فيمكن إنشاء المنتج 1C: Document Flow 8 فوقه كتكوين. ستكون تكلفتها حوالي 36000 روبل لإصدار PROF.

5. المباشر

يعد حل DIRECTUM (LINK) أحد الحلول التي تلبي معظم المعايير وظيفيًا، مما يسمح لنا بتسمية المنتج بمنصة ECM. لذلك، تتضمن وظيفتها إنشاء وتحرير المستندات غير المنظمة - النصوص والجداول والصور ومقاطع الفيديو، والعمل مع سير العمل.

فيديو - القدرات الأساسيةالمباشر:

إن أهم ما ينتقده الخبراء فيما يتعلق بالبرنامج، مرة أخرى، هو واجهته المعقدة. ويلاحظ أيضًا اعتماد المنتج على منصات Microsoft الخارجية.

تكلفة الترخيص: من 7 آلاف روبل. لمكان عمل واحد.

وبطبيعة الحال، جميع الأسعار المذكورة أعلاه تقريبية. من الناحية العملية، يمكن أن تكون تكلفة تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية أعلى بكثير نظرًا لحقيقة أنه في كثير من الحالات يكون من الضروري شراء وظائف إضافية للبرامج التي نظرنا فيها.

أسعار EDMS في تعديل الخادم (عند تثبيت الوحدات الرئيسية على الكمبيوتر الرئيسي شبكة الشركة، ويتم الوصول إليها بواسطة أجهزة كمبيوتر المستخدم) تكون دائمًا أعلى بكثير من التراخيص الخاصة بمكان العمل.

6. EDO Kontur.Diadoc وVLSI

من الممكن ألا تحتاج المؤسسة إلى تقديم تدفق إلكتروني شامل للمستندات على الإطلاق، ولكن فقط على مستوى عمليات تبادل المستندات الفردية. على سبيل المثال، من حيث إجراءات التوفيق الأساسية عند التعامل مع الأطراف المقابلة، والتي تتمثل بأعداد صغيرة.

فيديو - مقدمة إلى EDO Kontur.Diadoc:

في هذه الحالة، ستكون حلول EDMS من الموردين مثل Kontur.Diadoc (LINK) أو SBIS (LINK) هي الأمثل. وهي مهيأة بشكل مثالي للتبادل "اليدوي" للعقود والفواتير والأعمال بين كيانين تجاريين وتوفير التقارير الإلكترونية للوكالات الحكومية.

فيديو - مقدمة إلى EDO VLSI:

تعتمد تكلفة الوصول إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية المستند إلى السحابة على مجموعة محددة من الخدمات لتلقي وإرسال المستندات التي يوفرها الاشتراك. في كثير من الحالات، يتم توفير الوظائف الأساسية للحل السحابي للعميل مجانًا تمامًا. هناك أيضًا خيارات رخيصة: على سبيل المثال، وفقًا للتعريفة "الدنيا" (LINK) من Kontur.Diadoc، يمكن للمستخدم نقل 100 مستند إلكتروني إلى المورد مقابل 900 روبل، والحصول على المستندات الواردة مجانًا.

في معظم الحالات، قياسا على استخدام الاتصالات المتنقلة، يتلقى مستخدمو أنظمة EDI هذه المستندات الواردة مجانا ويدفعون فقط مقابل إرسال المستندات الإلكترونية الصادرة - في المتوسط ​​\u200b\u200bمن 5 إلى 8 روبل لكل مستند.

ملخص

تعد إدارة المستندات الإلكترونية مجالًا واسعًا للغاية من العلاقات القانونية. يمكن أن يؤثر على تفاعل الأشخاص المختلفين داخل كيان اقتصادي، بين الكيانات الاقتصادية، بين المواطنين والمنظمات والوكالات الحكومية، بين الوكالات الحكومية.

أبسطها هو "القاعدة الشعبية"، وإدارة المستندات الإلكترونية متاحة لأي مستخدم للكمبيوتر الشخصي. يحتوي كل ملف على سمات تعكس وقت إجراء عمليات مختلفة معه - باستخدام هذه البيانات، يمكنك مراعاة ديناميكيات هذه العمليات (على الأقل يدويًا).

ومع ذلك، فإن تنظيم تبادل البيانات الإلكترونية باستخدام أنظمة خاصةإدارة الوثائق الإلكترونية. يمكن أن تختلف بشكل كبير اعتمادًا على الوظائف والمهام التي يتم حلها.

في شكله الحديث، يتضمن التبادل الإلكتروني للبيانات، كقاعدة عامة، استلام وإرسال المستندات المعتمدة بواسطة نوع أو آخر من التوقيع الإلكتروني. قد يكون استخدام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من قبل كيان تجاري منصوصًا عليه بموجب القانون - كما هو الحال مع إقرار ضريبيوفقا لضريبة القيمة المضافة.

فيديو- إدارة الوثائق الإلكترونية على أعتاب الاقتصاد الرقمي: