Metodyka prowadzenia ewidencji czasu pracy. Karta czasu pracy - formularz i formularz wypełniania karty czasu pracy. Jakie etapy przepływu karty czasu pracy należy uwzględnić przy opracowywaniu lokalnej dokumentacji regulującej uprawnienia

Prawo pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Organizacje muszą rejestrować przepracowane godziny niezależnie od: status prawny I indywidualni przedsiębiorcy. Specjalnie w tym celu Państwowy Komitet Statystyczny opracował i zatwierdził formularze arkusza czasu pracy N T-12 i N T-13.

Przekażemy instrukcję wypełniania, która pomoże Państwu w prawidłowym odzwierciedleniu danych i racjonalnym korzystaniu z karty czasu pracy.

Dlaczego potrzebujesz arkusza czasu pracy?

Arkusz czasu pracy, zatwierdzony Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1, pomaga działowi obsługi kadr i księgowości przedsiębiorstwa:

wziąć pod uwagę czas przepracowany lub nieprzepracowany przez pracownika;
monitorować przestrzeganie harmonogramu pracy (obecność, nieobecność, spóźnienia);
posiadać oficjalną informację o czasie przepracowanym przez każdego pracownika przy naliczaniu wynagrodzeń lub sporządzaniu raportów statystycznych.

Pomoże księgowemu potwierdzić legalność naliczenia lub nienaliczenia wynagrodzeń i kwot wynagrodzeń dla każdego pracownika. Pracownik HR ma obowiązek monitorować frekwencję i, jeśli to konieczne, uzasadnić nałożoną na pracownika karę.

Arkusz czasu pracy odnosi się do formularzy dokumentów wydawanych pracownikowi po zwolnieniu wraz z zeszyt ćwiczeń na jego wniosek (art. 84 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Warto to zauważyć ujednolicone formy raporty nr T-12 i nr T-13 nie są wymagane do stosowania od 1 stycznia 2013 roku. Jednak pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji (część 4 art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą wykorzystać inne sposoby kontrolowania czasu spędzanego przez pracowników w pracy. Ale w rzeczywistości format formularza opracowany przez Gostkomstat jest dość wygodny i nadal jest używany wszędzie.

Kto prowadzi grafik w organizacji

Zgodnie z Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowych dokumentów księgowych:

kartę czasu pracy za rok 2019 sporządza i prowadzi osoba upoważniona;
dokument podpisują kierownik działu i pracownik obsługa personelu;
po czym przekazywany jest do działu księgowości.

Jak widać, przepisy nie określają stanowiska pracownika prowadzącego kartę czasu pracy. Kierownictwo ma prawo wyznaczyć dowolną osobę do wykonania tego zadania. W tym celu wydawane jest polecenie wskazujące stanowisko i nazwisko osoby odpowiedzialnej. Jeżeli nie zostanie wydane polecenie powołania takiego pracownika, obowiązek prowadzenia ewidencji musi być określony w umowie o pracę. W przeciwnym razie wymaganie od pracownika prowadzenia dokumentacji jest niezgodne z prawem. W dużych organizacjach taki pracownik jest wyznaczany w każdym dziale. W ciągu miesiąca wypełnia formularz, przekazuje go kierownikowi działu do podpisu, który z kolei po sprawdzeniu danych przekazuje formularz pracownikowi personalnemu. Pracownik działu kadr weryfikuje informacje, na ich podstawie wypełnia dokumenty niezbędne do swojej pracy, podpisuje kartę czasu pracy i przekazuje ją księgowemu.

W małych firmach nie przestrzega się tak długiego łańcucha - arkusz księgowy prowadzi pracownik personelu, a następnie natychmiast przekazuje do działu księgowości.

Jaka jest różnica pomiędzy formularzami N T-12 i N T-13 Kartami pracy?

Różnią się dwie zatwierdzone formy tematów, jedna z nich (T-13) jest stosowana w instytucjach i firmach, w których zainstalowany jest specjalny kołowrotek - układ automatyczny, monitorowanie obecności pracowników. Formularz T-12 jest uważany za uniwersalny i zawiera dodatkowo dodatkową sekcję 2. Może odzwierciedlać rozliczenia z pracownikami dotyczące wynagrodzeń. Ale jeśli firma rozlicza się z personelem jako odrębne gatunki rachunkowości sekcja 2 po prostu pozostaje pusta.

Wypełnianie karty czasu pracy

Kartę czasu pracy można wypełnić na dwa sposoby:

uzupełnianie ciągłe – codziennie rejestrowane są wszystkie pojawienia się i nieobecności;
uzupełnianie odchyleniami - odnotowuje się jedynie spóźnienia i niestawienia się.

Jako przykład podamy instrukcję wypełniania formularza T-13 metodą ciągłego napełniania.

Krok 1 – nazwa organizacji i jednostki strukturalnej

U góry wpisz nazwę firmy (pełna nazwa indywidualnego przedsiębiorcy) i nazwę jednostki strukturalnej. Może to być dział sprzedaży, dział marketingu, dział produkcji itp.

Krok 2 - Kod OKPO

OKPO - klasyfikator ogólnorosyjski przedsiębiorstw i organizacji. Zawarty w bazach Rosstat składa się z:

8 cyfr dla osób prawnych;
10 cyfr dla przedsiębiorców indywidualnych.

Krok 3 – numer dokumentu i data sporządzenia

Numer dokumentu nadawany jest w kolejności.
Dniem zestawienia jest zazwyczaj ostatni dzień miesiąca sprawozdawczego.

Krok 4 – okres raportowania

Arkusze czasu pracy składane są miesięcznie – w naszym przypadku okres od pierwszego do ostatniego dnia sierpnia.

Krok 5 – informacja o pracowniku

Dla każdego pracownika działu wypełnia się osobną linię.

Numer seryjny na karcie raportu.
Nazwisko i stanowisko pracownika.

Każdemu pracownikowi przypisany jest numer personalny, który jest stosowany we wszystkich wewnętrznych dokumentach księgowych. Jest ono zachowywane przez pracownika przez cały czas pracy w organizacji i nie jest przekazywane innej osobie przez kilka lat po zwolnieniu.

Krok 6 – informacja o frekwencji i liczbie godzin

Do wypełnienia informacji o obecności i nieobecności pracowników stosuje się symbole skrócone. Ich listę znajdziesz na końcu artykułu w osobnym akapicie. W naszym przykładzie dla pracownika Petrov A.A. Stosowane 4 skróty:

I - obecność (w przypadku obecności w dolnej komórce wpisuje się liczbę przepracowanych godzin);
W weekend;
K - podróż służbowa;
OT - wakacje.

Krok 7 – całkowita liczba dni i godzin w miesiącu

W piątej kolumnie podaj liczbę dni i godzin przepracowanych w każdym półroczu.

W szóstej kolumnie - łączna liczba dni i godzin w miesiącu.

Krok 8 – informacje do listy płac

Określa kod rodzaju wynagrodzenia konkretny typ zapłata gotówką, zaszyfrowane liczbami. Pełna lista Kody znajdziesz na końcu artykułu. W przykładzie zastosowano:

2000 - wynagrodzenie (płace);
2012 - wynagrodzenie urlopowe.

Konto korespondencyjne to konto księgowe, z którego odpisywane są koszty z tytułu określonego rodzaju wynagrodzenia. W naszym przypadku konto do odpisywania wynagrodzeń, diet i wynagrodzenia urlopowego jest takie samo.

Kolumna 9 wskazuje liczbę dni lub godzin przepracowanych dla każdego rodzaju wynagrodzenia. W naszym przypadku w górnej komórce wpisane są dni obecności i wyjazdów służbowych, a w dolnej - dni urlopu.

Jeżeli w ciągu miesiąca wszystkim pracownikom przysługuje jeden rodzaj wynagrodzenia (pensja), wówczas na górze wpisuje się kod rodzaju płatności i numer rachunku, kolumny 7 i 8 pozostawia się puste, wskazując jedynie przepracowane dni lub godziny w kolumnie 9. W ten sposób:

Krok 9 – informacja o przyczynach i czasie niestawienia się

Kolumny 10-12 zawierają kod przyczyny nieobecności oraz liczbę godzin nieobecności. W naszym przykładzie pracownik był nieobecny przez 13 dni:

3 dni - ze względu na podróż służbową;
Byłem na urlopie przez 10 dni.

Krok 10 – podpisy osób odpowiedzialnych

Arkusz księgowy jest podpisywany na koniec miesiąca:

pracownik odpowiedzialny za konserwację;
kierownik działu;
pracownik personalny.

Jak zaznaczyć urlop w karcie czasu pracy

Przed zaznaczeniem urlopu na karcie czasu pracy ważne jest, aby znać następujące punkty:

jaki rodzaj urlopu wskazać;
okres urlopu – od jakiego dnia do jakiego dnia pracownik odpoczywa;
jaką metodą wypełnia się kartę czasu pracy – rejestruje się ją w sposób ciągły czy tylko odchylenia?

Poszczególne rodzaje urlopów oznaczane są w karcie zgłoszenia następującymi skrótami:

	regularny płatny urlop
	dodatkowo płatne
	administracyjne (bez oszczędzania wynagrodzenia)
	edukacyjne, z zachowaniem wynagrodzenia
	szkolenie stanowiskowe (skrócony dzień)
	edukacyjne bez oszczędzania na pensji
	na ciążę i poród
	opieka nad dzieckiem do 3 roku życia
	bez oszczędzania wynagrodzenia w przypadkach przewidzianych przez prawo
	dodatkowe bez oszczędzania na pensji

Przy stosowaniu obu metod wypełniania grafików symbol Urlop wypoczynkowy wpisuje się za każdy dzień nieobecności pracownika. Tyle, że przy metodzie ciągłej pozostałe dni wypełniają rozjazdy (kod warunkowy „I”), a przy metodzie uwzględniania odchyleń pozostają one puste.

Pozostałe oznaczenia i kody w tabeli

Oznaczenia literowe stosowane w karcie czasu pracy prezentujemy w formie tabel.

Obecność w miejscu pracy:

Nieobecność w pracy:

	tymczasowa niezdolność do pracy (zwolnienie chorobowe) z wypłatą świadczeń
	tymczasowa niezdolność do pracy bez wypłaty świadczenia
	skróconego czasu pracy w przypadkach przewidzianych przez prawo
	przymusowa absencja z powodu nielegalnego wydalenia (zwolnienie)
	niestawiennictwo w związku z wykonywaniem obowiązków państwowych (publicznych).
	absencja bez dobre powody
	tryb półetatowy
	weekendy i święta dni wolne od pracy
	dodatkowy płatny dzień wolny
	dodatkowy dzień wolny od pracy
	strajk
	nieznany powód nieobecności
	przestój z winy pracodawcy
	przestoje z przyczyn od nikogo niezależnych
	przestój z winy pracownika
	zawieszenie w pracy (płatne)
	zwolnienie bez zachowania wynagrodzenia
	zawieszenie pracy w przypadku opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia

Będziemy tylko dawać podstawowe cyfrowe kody rodzajów wynagrodzeń (Pełna lista- w Zarządzeniu Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 13 października 2006 r. N SAE-3-04/):

Wypełniony przykładowy arkusz czasu pracy

Każda firma wie, że terminowe płacenie podatków jest tak samo ważne jak płacenie wynagrodzeń. Kalendarze podatkowe przypomną Ci, kiedy i jaki podatek zapłacić.

Kalendarz produkcji– to ważny pomocnik w pracy księgowego! Informacje prezentowane w kalendarzu produkcji pozwolą Ci uniknąć błędów przy naliczaniu wynagrodzeń oraz ułatwią rozliczenie czasu pracy, zwolnienia lekarskiego czy urlopu.

Kalendarz na 2019 rok pokaże daty wakacji oraz poinformuje o przeniesieniu weekendów i świąt w tym roku.

Na jednej stronie, zaprojektowanej w formie kalendarza z komentarzami, staraliśmy się zebrać wszystkie podstawowe informacje potrzebne w Twojej codziennej pracy!

Prawdziwy kalendarz produkcji sporządzone na podstawie uchwały PRząd Federacji Rosyjskiej z dnia 1 października 2018 r. nr 1163” "

Pierwszy kwartał

	STYCZEŃ					LUTY					MARSZ
pon		7	14	21	28		4	11	18	25		4	11	18	25
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		5	12	19	26
Poślubić	2	9	16	23	30		6	13	20	27		6	13	20	27
czw	3	10	17	24	31		7	14	21	28		7*	14	21	28
piątek	4	11	18	25		1	8	15	22*		1	8	15	22	29
sob	5	12	19	26		2	9	16	23		2	9	16	23	30
Słońce	6	13	20	27		3	10	17	24		3	10	17	24	31

	Styczeń	Luty	Marsz	kwateruję
Ilość dni
Kalendarz	31	28	31	90
Pracownicy	17	20	20	57
Weekendy, święta	14	8	11	33
Godziny pracy (w godzinach)
40 godzin. tydzień	136	159	159	454
36 godzin. tydzień	122,4	143	143	408,4
24 godziny. tydzień	81,6	95	95	271,6

Drugi kwartał

	KWIECIEŃ					MÓC					CZERWIEC
pon	1	8	15	22	29		6	13	20	27		3	10	17	24
W	2	9	16	23	30*		7	14	21	28		4	11*	18	25
Poślubić	3	10	17	24		1	8*	15	22	29		5	12	19	26
czw	4	11	18	25		2	9	16	23	30		6	13	20	27
piątek	5	12	19	26		3	10	17	24	31		7	14	21	28
sob	6	13	20	27		4	11	18	25		1	8	15	22	29
Słońce	7	14	21	28		5	12	19	26		2	9	16	23	30

	Kwiecień	Móc	Czerwiec	II kwartał	1. p/r
Ilość dni
Kalendarz	30	31	30	91	181
Pracownicy	22	18	19	59	116
Weekendy, święta	8	13	11	32	65
Godziny pracy (w godzinach)
40 godzin. tydzień	175	143	151	469	923
36 godzin. tydzień	157,4	128,6	135,8	421,8	830,2
24 godziny. tydzień	104,6	85,4	90,2	280,2	551,8

Trzeci kwadrans

	LIPIEC					SIERPIEŃ					WRZESIEŃ
pon	1	8	15	22	29		5	12	19	26		2	9	16	23/30
W	2	9	16	23	30		6	13	20	27		3	10	17	24
Poślubić	3	10	17	24	31		7	14	21	28		4	11	18	25
czw	4	11	18	25		1	8	15	22	29		5	12	19	26
piątek	5	12	19	26		2	9	16	23	30		6	13	20	27
sob	6	13	20	27		3	10	17	24	31		7	14	21	28
Słońce	7	14	21	28		4	11	18	25		1	8	15	22	29

	Lipiec	Sierpień	Wrzesień	III kwartał
Ilość dni
Kalendarz	31	31	30	92
Pracownicy	23	22	21	66
Weekendy, święta	8	9	9	26
Godziny pracy (w godzinach)
40 godzin. tydzień	184	176	168	528
36 godzin. tydzień	165,6	158,4	151,2	475,2
24 godziny. tydzień	110,4	105,6	100,8	316,8

Czwarta ćwiartka

	PAŹDZIERNIK					LISTOPAD					GRUDZIEŃ
pon		7	14	21	28		4	11	18	25		2	9	16	23/30
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		3	10	17	24/31*
Poślubić	2	9	16	23	30		6	13	20	27		4	11	18	25
czw	3	10	17	24	31		7	14	21	28		5	12	19	26
piątek	4	11	18	25		1	8	15	22	29		6	13	20	27
sob	5	12	19	26		2	9	16	23	30		7	14	21	28
Słońce	6	13	20	27		3	10	17	24		1	8	15	22	29

	Październik	Listopad	Grudzień	IV kwartał	2. p/r	2019 G.
Ilość dni
Kalendarz	31	30	31	92	184	365
Pracownicy	23	20	22	65	131	247
Weekendy, święta	8	10	9	27	53	118
Godziny pracy (w godzinach)
40 godzin. tydzień	184	160	175	519	1047	1970
36 godzin. tydzień	165,6	144	157,4	467	942,2	1772,4
24 godziny. tydzień	110,4	96	104,6	311	627,8	1179,6

* Poprzednie wakacje, w którym czas pracy ulega skróceniu o jedną godzinę.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 91) nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu przepracowanego przez pracowników. W tym celu zapewniono ujednolicone formularze arkusza czasu pracy na rok 2019 (TURV), zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r. Stosowanie tych formularzy nie jest obowiązkowe, więc pracodawca może opracować swoje własny. Najczęściej używany jest formularz nr T-13, ponieważ służy do automatycznego przetwarzania danych uwierzytelniających. Poniżej wzór karty czasu pracy na rok 2019.

Zarządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n zatwierdziło formularz OKUD 0504421 do użytku organów władza państwowa (agencje rządowe), narządy samorząd, organy zarządzające państwowymi funduszami pozabudżetowymi, instytucje państwowe (miejskie). To samo postanowienie określa tryb jego uzupełnienia i stosowania. Sugerujemy wybranie odpowiedniego i pobranie karty czasu pracy (prosty formularz).

Formularz T-12

Formularz T-13

Formularz OKUD 0504421

Jak rejestrować przepracowany czas

Na dowolny czas dzień roboczy niezależnie od zainstalowanych trybów, czas pracy można odzwierciedlić w tabeli księgowej na dwa sposoby:

sposób ciągłej rejestracji obecności i nieobecności w pracy;
rejestrując jedynie odchylenia (niestawienia się, nadgodziny itp.).

Jeżeli długość dnia roboczego (zmiany) pozostaje niezmieniona, można rejestrować jedynie odchylenia od warunków umowa o pracę lub wewnętrzne przepisy pracy określają liczbę godzin pracy na każdy dzień pracy.

W przypadku, gdy liczba godzin przepracowanych w różnych dniach (zmianach) może być różna, np. przy ewidencjonowaniu łącznego czasu pracy, należy zastosować metodę rejestracji ciągłej. Pozwoli to po zakończeniu okresu rozliczeniowego zidentyfikować ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych, a także dostosować dalsze zaangażowanie pracownika w pracę w granicach normy do wymiaru przepracowanego czasu ustalonego dla tej kategorii.

Zaznacza na karcie czasu pracy przyczyny nieobecności w pracy, pracę w godzinach pracy połowa dnia lub z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, obniżony wymiar czasu pracy itp. realizowane są na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów (orzeczenie o niezdolności do pracy, zaświadczenie o spełnianiu obowiązków państwowych lub publicznych, pisemne upomnienie o przestoju, wniosek o częściowe -czas pracy, Umowa na piśmie pracownik w sprawach ustanowione przez prawo itp.).

Jak wypełnić kalendarz czasu pracy (arkusz) na rok 2019

Podczas kompilacji należy kierować się Instrukcją korzystania i wypełniania formularzy podstawowych. dokumentacja księgowa w sprawie rozliczania pracy i jej płatności, zatwierdzonej Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 (zwaną dalej Instrukcją). W tym przypadku są używane. Tak więc, odzwierciedlając ilość przepracowanego czasu, obok nazwiska pracownika wpisuje się kod alfabetyczny (I) lub numeryczny (01), a czas pracy jest wskazany w dolnych wierszach. Jeśli praca zgodnie z harmonogramem przypada na noc, istnieje możliwość uzupełnienia formularza kolumnami w celu wskazania niezbędnych szczegółów.

Przykład wypełnienia formularza OKUD 0504421

Kto wypełnia arkusz czasu pracy?

Arkusz czasu pracy, którego pusty formularz możesz pobrać powyżej, wypełnia osoba upoważniona. Jeżeli TURV dla każdego działu organizacji jest prowadzony osobno, wskazane jest, aby przy wyznaczaniu osoby odpowiedzialnej wydać polecenie wskazujące stanowisko, nazwisko, imię, patronimikę pracownika odpowiedzialnego za sporządzenie karty czasu pracy dla każdego działu strukturalnego oraz osoby zastępującej go w czasie jego nieobecności.

Przykładowe polecenie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej

Weekendy i święta w karcie raportu za 2019 rok

Są one odzwierciedlane zgodnie z, który uwzględnia wszystkie ustalone święta i ich transfery zgodnie z dekretami rządowymi. Dni wolne dla poszczególnych kategorii pracowników różnią się w zależności od ustalonego dla nich harmonogramu pracy. Kod rozliczeniowy wakacji w dokumencie może być inny. Zależy to od tego, w jaki sposób organizacja płaci za te dni i na jakiej podstawie są one zapewniane.

Dzień wolny zgodny z harmonogramem pracownika oznaczony jest kodem literowym (B) lub numerycznym (26). Nie ma to wpływu na ustalone wynagrodzenia.

Jeżeli z inicjatywy firmy pracownicy otrzymają dodatkowy dzień wolny, a firma obniży im miesięczny wymiar pracy, wówczas pracownicy otrzymają pełne wynagrodzenie, a dni te nie są opłacane przez firmę. Dla takich dni grafik zawiera kod alfabetyczny (B) lub numeryczny (26).

Innym przypadkiem, w którym firma ustanawia dodatkowy dzień wolny jest sytuacja, gdy pracownicy idą na dzień wolny, a za te dni firma płaci według średniej. Okazuje się, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie za przepracowane dni, a przeciętne wynagrodzenie za dodatkowe płatne dni wolne. W takim przypadku na karcie zgłoszenia podaje się kod alfabetyczny (OB) lub numeryczny (27).

Okres przechowywania kart czasu pracy

Taka tabela księgowa jest dokumentem personalnym dotyczącym organizacji pracy, dla którego art. 22 ust. 1 ustawy o archiwach ustala specjalny okres przechowywania, a mianowicie:

pięciu lat od końca roku, w którym została sporządzona, jeżeli karta czasu pracy uwzględniała pracę wyłącznie tych pracowników, którzy pracują w normalne warunki praca;
50 lat od dnia sporządzenia TURV, jeżeli uwzględniał pracę pracowników wykonujących pracę szkodliwą lub niebezpieczną.

Rachunkowość i podatki

Na podstawie danych wskazanych w tabeli dział księgowości oblicza wynagrodzenia i różne świadczenia. Dane te wpływają również na zapłatę podatków. Zwróćmy uwagę na główne zagrożenia.

Kiedy mijasz audyty podatkowełącznie z podatkiem dochodowym, spółka ma obowiązek podawać wiarygodne dane dotyczące liczby dni i godzin przepracowanych przez każdego pracownika, aby potwierdzić prawidłowość rozliczeń międzyokresowych. W przypadku wykrycia naruszeń kwota podatku dochodowego wykazana w sprawozdaniach zostanie uznana za nieprawidłową, co będzie wiązać się z nałożeniem kar.

Na podstawie zarobków pracownika organizacja jako agent podatkowy musi dowiedzieć się, czy osoba ta jest rezydentem podatkowym Federacji Rosyjskiej, aby zastosować prawidłową stawkę podatku w obliczeniach. To właśnie karta meldunkowa będzie mogła potwierdzić faktyczną obecność pracownika na terenie kraju. Należy szczególnie wziąć pod uwagę ta cecha tych pracodawców, którzy wysyłają pracowników w podróż służbową na Białoruś lub do Kazachstanu, ponieważ przy przekraczaniu tych granic nie robi się żadnych oznaczeń w paszporcie obywatela. W razie sporu firma będzie w stanie wykazać, że zastosowała właściwą stawkę, pobrała i naliczyła podatek dochodowy od osób fizycznych w całości.

Prawidłowe wypełnienie karty czasu pracy gwarantuje firmie zdolność Funduszu Ubezpieczeń Społecznych do zaliczenia wydatków zwolnienie lekarskie, ponieważ nie będzie możliwe oficjalne potwierdzenie liczby przepracowanych dni, które są niezwykle istotne przy obliczaniu tych kwot.

Karta czasu pracy to dokument rejestrujący obecność lub nieobecność pracownika w miejscu pracy i na podstawie którego naliczane jest wynagrodzenie pracownika

Formularz ewidencji wykorzystania czasu pracy. Formularz T-12

Zobacz pusty arkusz czasu pracy T-12: Strona 1 , str.2 , strona 3 , strona 4

Formularz i przykładowa karta czasu pracy do ewidencji wykorzystania czasu pracy. Formularz T-13

Formularz

Próbka

Zobacz pusty arkusz czasu pracy T-13: Strona 1 , str.2

Wyróżnia się dwie ujednolicone formy ewidencji czasu pracy:

T-12 – składa się z dwóch działów – służących do ewidencji wykorzystania czasu pracy oraz do naliczania wynagrodzeń; obie sekcje są powszechnie używane w małe organizacje, gdzie księgowy łączy obowiązki specjalisty ds. personalnych i osoby ustanawiającej standardy.
T-13 - służy wyłącznie do ewidencji czasu pracy.

Godziny pracy można rejestrować przy użyciu pierwszej części formularza T-12 lub formularza T-13. Po wypełnieniu formularza jest on przekazywany do działu księgowości.

Zasady sporządzania arkuszy czasu pracy z wykorzystaniem formularzy T-12 i T-13

Formularze wypełniane są codziennie, w jednym egzemplarzu, przez osobę za to odpowiedzialną. Na koniec miesiąca sumowany jest wynik ogólny.

Najpierw wypełnij „nagłówek” dokumentu:

nazwa organizacji, jej kod OKPO,
Nazwa jednostka strukturalna, w którym pracownik jest zarejestrowany,
numer i data sporządzenia (ostatecznego skompletowania dokumentu),
okres sprawozdawczy, za który przekazywane są informacje.

numer seryjny akt;
Imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, jego numer personalny, jeśli został nadany;
zaznacza obecność/nieobecność w miejscu pracy każdego dnia miesiąca (w górnej komórce znajduje się kod literowy- ich wykaz znajduje się na początku formularza T-12, na dole - liczba godzin przepracowanych danego dnia); Odnotowuje się weekendy i święta (B), zwolnienia lekarskie (B), podróże służbowe (K) i inne.
łączna liczba dni/godzin przepracowanych w ciągu dwóch tygodni i miesiąca; w tym nadgodziny, nocne, święta – wskazane w formularzu T-12;
kody rodzaju płatności, numer odpowiedniego konta księgowego, ile godzin/dni odpowiada ten kod;
liczba nieobecności w pracy (godziny/dni), kod przyczyny nieobecności.

Druga część formularza T-12 jest szczegółowo wypełniana przez księgowego.

Formularz ewidencji czasu pracy podpisuje osoba odpowiedzialna, kierownik jednostki strukturalnej, dla której dokument został wypełniony, oraz pracownik działu HR.

Podstawowe kody rodzajów płatności:
2000 (płaca, wyjazdy służbowe i inne czynności urzędowe),
2012 (pensja urlopowa),
2300 (tymczasowa renta inwalidzka).

Odpowiednie konta księgowe:
20 (wypłata pracy pracownikom głównej produkcji),
23 (wypłata pracy pracownikom produkcji pomocniczej),
26 (lista płac dla kadry zarządzającej),
44 (wypłata pracy pracownikom zatrudnionym w działalność handlową lub w działalności związanej ze sprzedażą gotowych produktów).