Kawiarnia 

Jak napisać przykładowy list biznesowy. Jak poprawnie pisać listy biznesowe? Rodzaje i struktura listu biznesowego. Błędy przy pisaniu listu z prośbą

Dokument biznesowy - główny sposób realizacji działalności zarządczej, rejestrowanie i przesyłanie informacji. Dokument służy do koordynacji działalności gospodarczej i informacje są również gromadzone. W dużej organizacji zwykle sporządza się instrukcje wskazujące, kto oficjalnie pisze dokumenty, kto komu i w jakich przypadkach raportuje, kto komu przekazuje informacje itp. Jednym z najważniejszych sposobów sformalizowania przekazywania informacji są standardowe formularze (formularze). Zaletą formularza jest to, że osoba go wypełniająca nie musi zastanawiać się, kiedy, w jaki sposób i jakie informacje należy podać. w tym przypadku; pozwala to zaoszczędzić dużo czasu.

Udział korespondencji w życiu biznesowym jest bardzo duży.

Poprawnie skompilowany spełnia następujące wymagania:

  • rzetelność i obiektywność prezentacji;
  • kompletność informacji;
  • zwięzłość prezentacji (list biznesowy nie powinien zajmować więcej niż stronę);
  • brak rozumowania i narracji;
  • neutralny ton prezentacji, ale jednocześnie życzliwość, brak chamstwa i ironii, pretensjonalność, fałszywa uprzejmość;
  • stosowanie środków logicznej, a nie emocjonalno-ekspresyjnej oceny sytuacji i faktów.

Istnieje kilka typów list biznesowy. Tym samym pisma zawierające upomnienie, przypomnienie, zaproszenie, potwierdzenie, odmowę, listy motywacyjne, gwarancje, informacje, zawiadomienia i zamówienia nie wymagają obowiązkowej odpowiedzi pisemnej. Odpowiedź musi być napisana na piśmie z prośbą, odwołaniem, propozycją, prośbą, żądaniem.

Etyka pisania w biznesie

Brak szacunku wobec autora listu biznesowego, nawet jeśli jest on zawoalowany, zawsze odczuwany jest przez adresata, co kształtuje utrzymującą się negatywną postawę wobec listu i jego autora, pomimo pozornie nienagannych metod perswazji przekazu.

Czytając list zawierający odmowę, należy zachować szczególną ostrożność. Nie można rozpocząć takiego pisma od oświadczenia o odmowie. Po pierwsze, należy przedstawić przekonujące wyjaśnienia. Użyj następujących formuł: „Twoja prośba nie może zostać rozpatrzona z następujących powodów…”; „Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby...”; „Głęboko żałujemy, ale nie możemy spełnić Twojej prośby…”, itp. Miejsce tej formuły jest w ostatnim akapicie listu. W takim przypadku należy pamiętać o zasadzie: „Formułując odmowę, uważaj, aby nie stracić przyjaciela lub klienta”.

Dajmy przybliżony plan list z odpowiedzią, który zawiera odmowę prośby lub odrzucenie oferty:

  • powtórzenie żądania – adresat musi mieć pewność, że jego list został dokładnie przeczytany i właściwie zrozumiany jest sens jego żądania;
  • powody, dla których prośba nie może zostać uwzględniona lub oferta nie może zostać przyjęta, są racjonalne i przygotowanie psychologiczne adresata do późniejszej odmowy;
  • oświadczenie o odmowie lub odrzuceniu propozycji jest formułą odmowy.

Język listów biznesowych

Akademik D.S. Lichaczow, znakomity znawca języka rosyjskiego, w notatce dla swoich młodych kolegów „O dobrym języku Praca naukowa" napisał: " Dobry język czytelnik nie zauważa. Czytelnik powinien zwrócić uwagę jedynie na myśl, a nie na język, w jakim ta myśl jest wyrażona.”

Pewność siebie w pisaniu jest możliwa dzięki wieloletniemu doświadczeniu. Na początku zaleca się użycie praktyczne porady specjaliści:

  • powinien wybrać proste słowa, ale nie zubażajcie języka;
  • częściej używaj czasowników niż przymiotników: w ten sposób tekst będzie dynamiczny i jednocześnie beznamiętny;
  • nie zaczynaj z daleka, nie odbiegaj od tematu, nie opisuj wielu szczegółów;
  • unikaj długich wypowiedzi: są nieprzekonujące, dlatego powinieneś mówić krótko i używać jak najmniej zdań podrzędnych;
  • przejście od jednej frazy do drugiej powinno być logiczne i naturalne, „niezauważalne”;
  • sprawdź każde zapisane zdanie ze słuchu;
  • używaj minimum zaimków, które skłaniają Cię do zastanowienia się, do czego się odnoszą, jakie słowo „zastąpili” (pisz konkretnie, a nie „o tym”, „tamto”, „ona/ono/oni” itp.).

List biznesowy musi być piśmienny i poprawny stylistycznie.

Formatowanie listu biznesowego

Oficjalny list jest zawsze pisany na papierze firmowym organizacji.

W lewym górnym rogu listu wychodzącego (tj. wysłanego z organizacji) wskazany jest numer wychodzący, który jest odnotowywany w dzienniku dokumentów organizacji. Należy podać datę napisania pisma. W prawym górnym rogu znajduje się nazwa organizacji (w mianowniku), stanowisko adresata i jego nazwisko. W lewym dolnym rogu znajduje się stanowisko, nazwisko i podpis menadżera, a 2 cm poniżej - nazwisko wykonawcy pisma (bez inicjałów) i jego numer telefonu.

Treść listu merytorycznie i wizualnie składa się z bloków grzechów: o formuła listu – jaka jest istota prośby; o uzasadnienie żądania; o informacje uzupełniające.

W list z odpowiedzią należy grzecznie nawiązać do jego ostatniego listu. Jeśli ten list otwiera korespondencję z partnerem zagranicznym, należy przedstawić organizację, opisać jej cele i zadania w zakresie działań międzynarodowych. Ta część listu jest wyjątkowo krótka, gdyż podstawowe informacje o organizacji należy podać w książeczce dołączonej do listu (link do której wymagany jest w piśmie). List taki powinien zakończyć się podziękowaniem za współpracę i/lub wyrażeniem nadziei na taką współpracę w przyszłości. Sprawdzona formuła brzmi: „Z poważaniem (twoje imię)”.

Dobry język pisany wymaga dużego zasobu słów i umiejętności ich łączenia, co wymaga systematycznej i uważnej lektury beletrystyki i literatury naukowej. Bez ciągłego karmienia wiedzą humanitarną nie wyłoni się pełnoprawny przywódca. Oto konkluzja wybitnego eksperta w dziedzinie zarządzania Lee Iacocca: „Kiedy moje dzieci przez lata pytały, co mają studiować, zawsze odpowiadałem, że muszą zdobyć dobre wykształcenie w tej dziedzinie. humanistyka... Najważniejsze jest, aby położyć solidne podstawy wiedzy z zakresu literatury, dobrze opanować mowę ustną i pisemną.

Sporządzanie różnego rodzaju pism biznesowych - niezbędna część praca przedstawicieli biznesu. Dzięki takim komunikatom zyskują możliwość rozwiązywania problemów handlowych w sposób najbardziej przystępny, najszybszy i optymalny.

AKTA

Jakie są rodzaje listów biznesowych?

Tradycyjnie listy biznesowe można podzielić na kilka głównych kategorii:

  • list gratulacyjny;
  • poczta informacyjna;
  • i tak dalej.

Oddzielny akapit można poświęcić odpowiedziom na wszystkie te listy, które są jednocześnie częścią oficjalnej korespondencji służbowej i są również pisane według określonych kanonów.

Kto powinien występować w roli autora listu?

Listy biznesowe muszą zawsze zawierać podpis. W takim wypadku pismo może bezpośrednio sporządzić każdy pracownik spółki, którego kompetencje obejmują tę funkcję lub który jest do tego upoważniony na polecenie dyrektora. Zwykle jest to specjalista lub menadżer jednostka strukturalna, którego jurysdykcja obejmuje temat wiadomości. Niezależnie jednak od tego, kto jest zaangażowany w pisanie, pismo w każdym przypadku należy przedłożyć kierownikowi do zatwierdzenia, pamiętając, że jest pisane w imieniu firmy.

Ogólne zasady pisania listów biznesowych

Wszelkie komunikaty biznesowe powinny odnosić się wyłącznie do działalności firmy lub okoliczności z nią związanych. Jednocześnie, niezależnie od treści, muszą spełniać określone wymagania.

Przede wszystkim jest to pewna konstrukcja. Wiadomość powinna zawsze zawierać:

  • data napisania,
  • dane nadawcy i odbiorcy,
  • grzeczny adres adresowy (w formie sformułowania „Szanowny Iwanie Pietrowiczu”, „Szanowna Eleno Grigoriewno”),

Warto zaznaczyć, że listy można kierować zarówno do poszczególnych pracowników, jak i całych zespołów (w tym przypadku wystarczy ograniczyć się do pozdrowienia „Dzień dobry!”).

  • element informacyjny zawierający powody i cele, które stały się podstawą napisania listu,
  • prośby i wyjaśnienia
  • wniosek.

    • Do listu mogą być dołączone różne dodatkowe dokumenty, dowody fotograficzne i wideo – jeśli są dostępne, należy to uwzględnić w tekście głównym.

    List można sporządzić na zwykłej kartce formatu A4 lub na papierze firmowym organizacji. Druga opcja jest lepsza, ponieważ nie wymaga ręcznego wpisywania danych firmy; ponadto taki list wygląda bardziej przyzwoicie i po raz kolejny wskazuje, że wiadomość należy do korespondencji urzędowej. Może być napisany pismem odręcznym (szczególnie sprawdzają się listy pisane kaligraficznym pismem) lub wydrukowany na komputerze (wygodne, gdy trzeba utworzyć kilka kopii listu).

    Pismo musi być poświadczone podpisem, ale nie jest konieczne jego stemplowanie, gdyż Od 2016 roku osoby prawne zostały zwolnione z konieczności stosowania pieczęci w swojej działalności.

    Przed wysłaniem wiadomość, jeśli zajdzie taka potrzeba, jest rejestrowana w dzienniku dokumentacji wychodzącej, w którym przypisywany jest jej numer i ustalana jest data wyjazdu.

    Na co zwrócić uwagę pisząc list

    Pisząc list, należy uważnie monitorować pisownię, przestrzegać zasad i norm języka rosyjskiego pod względem słownictwa, gramatyki, interpunkcji itp. Odbiorcy zawsze zwracają uwagę na to, jak dobrze zaprezentowane i sformatowane są myśli zawarte w przekazie.

    Nie zapominajmy, że przeprowadzone badania jednoznacznie wskazują, że ludzie nie są skłonni spędzić na czytaniu tego rodzaju listów więcej niż jednej minuty.

    List musi być napisany w odpowiedniej formie, bez „rozrzucania myśli po drzewie”, raczej krótko i zwięźle, na temat. Każdy nowy temat należy sformatować jako odrębny akapit, który w razie potrzeby należy podzielić na akapity. Dodatkowo zwięzły i jasny list da odbiorcy znać, że autor ceni swój czas. W tym przypadku trafne jest powiedzenie „zwięzłość jest siostrą talentu”.

    Czego nie wolno w piśmie biznesowym

    W listach biznesowych całkowicie nie do przyjęcia jest bezczelny lub niepoważny ton, podobnie jak nadmiernie suchy tekst i banalne „klisze”. Należy także unikać skomplikowanych sformułowań, dużej ilości wyrażeń imiesłowowych i przysłówkowych oraz specjalnej terminologii zrozumiałej dla wąskiego kręgu specjalistów.

    W piśmie nie mogą znajdować się informacje niezweryfikowane, niewiarygodne, a już na pewno nie celowo fałszywe.

    Należy mieć na uwadze, że tego typu wiadomości nie są jedynie częścią rutynowej korespondencji służbowej, ale w wielu przypadkach odnoszą się także do dokumentów urzędowych, które w późniejszym czasie mogą zyskać status dokumentów mających znaczenie prawnie.

    Jak wysłać list

    Każdą oficjalną wiadomość można wysłać na kilka głównych sposobów.

    1. Pierwsza, najnowocześniejsza i najszybsza, już za nami środki elektroniczne komunikacja. Jest to wygodne i szybkie, a także umożliwia przesyłanie informacji o niemal nieograniczonej objętości.

      Jest tu tylko jeden minus – kiedy duże ilości mail od adresata, list może łatwo zaginąć lub wylądować w folderze Spam, dlatego wysyłając pisma w ten sposób warto dodatkowo upewnić się, że list dotarł (poprzez zwykłą rozmowę telefoniczną).

    2. Drugi sposób: konserwatywny, który umożliwia wysłanie wiadomości Pocztą Rosyjską. Zalecane jest użycie funkcji wysyłania listem poleconym z potwierdzeniem doręczenia – forma ta gwarantuje, że list dotrze do adresata, o czym odbiorca otrzyma specjalne powiadomienie.

      Zazwyczaj wysyłkę pocztą tradycyjną stosuje się w przypadkach, gdy przesyłane są oryginały dokumentów, pisma poświadczone żywymi podpisami i pieczęciami.

    3. Można także wysłać pismo faksem lub różnymi komunikatorami internetowymi, ale pod warunkiem, że powiązania między wspólnikami są na tyle bliskie, że umożliwiają tego typu korespondencję.

    „Dla człowieka najtrudniejsze jest to, czego mu nie dano.”
    M. Żwaneckiego

    Prawdopodobnie każdy przynajmniej raz w życiu musiał zmierzyć się z faktem, że zaistniała pilna potrzeba napisania listu biznesowego do szefa firmy handlowej, wspólnika, urzędnika lub, w najgorszym przypadku, do urzędu mieszkaniowego . Ale jeśli uważasz się za biznesmena, nawet początkującego, lub planujesz otworzyć własną firmę, nawet w odległej przyszłości, musisz nauczyć się poprawnie pisać listy biznesowe.

    Jaka jest więc różnica między zwykłym listem a listem biznesowym?

    Przede wszystkim brak elementów emocjonalnych i przewaga logiki i pragmatyczny racjonalna prezentacja Twojej prośby lub propozycji. Biznesmen, właściciel firmy lub menadżer dużej, a nawet niezbyt dużej duże przedsiębiorstwo, w przeciwieństwie do zwykłego „konsumenta”, raczej nie będzie zainteresowany Twoim emocjonalnym i inspirującym listem do niego z prośbą o współpracy, udzielenie pomocy lub nawiązanie innych przyjaznych stosunków.

    Przede wszystkim musisz zrozumieć, że pisząc list biznesowy, piszesz go na temat! Wielu powie teraz sobie, co za „gra słów”, ale jasne jest, że List Biznesowy różni się od innych jasnym zrozumieniem „Do kogo”, „Dlaczego” i „Dlaczego”. Czytałem wiele listów i propozycji i niestety w niektórych listach ciągle umykało znaczenie, a na końcu listu nie było wcale jasne, o co autor chciał zapytać lub zaoferować.

    Dlatego, aby znaczenie i idea listu nie „rozprzestrzeniła się po całym drzewie”, musisz sam odpowiedzieć na następujące pytania:

    1. Do kogo piszesz list Czy pomyliłeś adresata?
    2. Dlaczego piszesz list, co chcesz zaoferować lub zapytać? Czy Twoje argumenty i styl prezentacji są jasne? i czy są przekonujące? Twoje argumenty na rzecz Adresata? I jaką korzyść odniesie? ze współpracy z Tobą?
    3. Dlaczego to robisz? Jakiego rezultatu chcesz? Do jakich dalszych działań zamierzasz „sprowokować” Adresata?

    W przypadku listów biznesowych opracowano odpowiedni GOST R 6.30-2003, który opisuje podstawowe wymagania dotyczące treści i wykonania dokumentów. Możesz zapoznać się z tym GOST bardziej szczegółowo, kupując go w księgarni biznesowej i używać go w przyszłości podczas wypełniania dokumentów.

    Ale dla niektórych ważne punkty Chciałbym zwrócić szczególną uwagę na:

    1. Nagłówek listu biznesowego musi zawierać apel do Adresata. Sformatowany nieco niżej numer rejestracyjny: Stanowisko i imię i nazwisko są podane w prawym górnym rogu. Adresat. Poniżej możesz określić Temat listu. Jeszcze niżej, pośrodku, sporządzono Apel. Adres powinien wyrażać szacunek, używając ogólnie przyjętych słów: „Szanowni Państwo”, „Panie”, „Pani” (skróty nie są dozwolone). Nagłówek jest zwykle pogrubiony.

    Na przykład:

    Nr ref. Nr 01 z dnia 20.04.2012r

    na In. Nr 01 - RiK z dnia 01.01.1930r

    Do reżysera

    LLC „Rogi i kopyta”

    Bender O.I.

    „O partii wadliwych rogów,

    dostarczono 1 stycznia 1930 r.”

    Drogi Ostapie Ibrahimoviciu,

    1. Wstęp. We wstępie należy krótko określić istotę listu. Można zacząć tradycyjnie: „Chciałbym zwrócić uwagę...”, „Pytam…”, „Aktualnie…” itp. - jeżeli list jest pisany w pierwszej osobie.

    Jeśli odwołanie pochodzi od osoby prawnej, narracja pochodzi od osoby trzeciej (na przykład „Nasza firma oferuje…”).

    Ponadto zarówno we wstępie, jak i w dalszej części listu zaimek ty i wszystkie jego formy (ty, ty, twoje) należy pisać wielką literą.

    1. Zakończenie listu podsumowuje to, co zostało napisane i często zawiera prośbę lub propozycję. Na przykład: „Mając na uwadze powyższe, proszę…”
    2. Główny tekst listu biznesowego tradycyjnie kończy się zwrotem: „Z wyrazami szacunku…” – jeśli adres ma być neutralny. Jeżeli znasz osobiście Adresata, możesz zakończyć list słowami „Z poważaniem…”.

    Na przykład:

    Z poważaniem,

    Podziemny milioner (podpis) A.I. Koreiko

    Stanowisko, imię i nazwisko (najpierw drukowane jest imię i nazwisko, a następnie nazwisko), podpis jest składany własnoręcznie.

    1. List biznesowy kończy się informacją o nadawcy, która musi zawierać jego pełne imię i nazwisko. (najlepiej w pełnym) położeniu oraz numer telefonu kontaktowego. Jest to konieczne, jeżeli Adresat lub jego przedstawiciel musi się skontaktować w celu odbioru Dodatkowe informacje. Możesz także wskazać osobę odpowiedzialną (imię i nazwisko) oraz jej numer telefonu kontaktowego. Przy okazji, nie zapomnij podać kodu miasta wraz z numerem telefonu. Nie zmuszaj Adresata do marnowania czasu na poszukiwanie tej informacji.

    Chciałbym także zwrócić Państwa uwagę na pewne kwestie związane z prezentacją samego pisma. Kiedyś korzystałem z różnych możliwości przedstawienia listu, aż do przed użyciem NLP, ale wszystko to dało niewiele praktycznych korzyści, ponieważ sam styl pisania biznesowego jest bardzo konserwatywny i takie są litery nie odpowiadają w tym stylu, po prostu nie poszliśmy dalej” kontrola celna", reprezentowany przez sekretarza spółki. Dlatego odmówiłem z eksperymentów i zaczął pisać, jak trzeba styl biznesowy.

    Pamiętaj, że Twój list powinien zawierać trzy główne sekcje: wprowadzenie, argumenty i wnioski. Wielu piszących listy przechodzi od razu do rzeczy, nie wprowadzając rozmówcy w sprawę. Oczywiście, jeśli list jest wystarczająco długi, biznesmen może nie przeczytać wstępu, ale od razu przejdzie do sedna. Ale może też wrócić do początku listu, jeśli ta „esencja” go zainteresuje. Podsumowując, musisz napisać, co chcesz otrzymać. List nie powinien zawierać żadnych podwójnych interpretacji, a jedynie jedną jasną myśl w całym liście. W tym celu dobrze byłoby przypomnieć sobie Arystotelesa, który 300 r. p.n.e. rozważał logikę twierdzeń i na jej podstawie formułował prawa logiczne:

    1. Prawo tożsamości – w toku rozumowania pojęcie musi być używane w tym samym znaczeniu;
    2. Prawo sprzeczności brzmi: „nie zaprzeczaj sobie”;
    3. Prawo wyłączonego środka – „A” lub „nie-A” jest prawdziwe, trzeciego nie ma.”

    Zgodnie z zasadami pisarstwa, główna część listu biznesowego powinna logicznie spójnie ujawniać treść prośby lub propozycji, czyniąc ją zrozumiałą dla Adresata. Wszystkie poprzednie akapity powinny logicznie przejść do następnego. Jeśli to konieczne, podaj konkretne fakty i liczby. I nie zapominaj, że „zwięzłość jest siostrą talentu”. Pamiętaj, że zbyt długi tekst może „zmęczyć” Adresata, może on odłożyć Twój list na bok i nie dowiedzieć się, jakie znaczenie ma Twój list wyjątkowa oferta.

    I dopiero gdy uznasz, że Twój list jest w końcu napisany, sprawdź go pod kątem błędów ortograficznych. i interpunkcja błędy. Dokładnie sprawdź spójność logiczną i czytelność całego tekstu (najlepiej przeczytać go na głos).

    Jeśli nieumyślnie lub w pośpiechu popełnisz błędy ortograficzne, będzie to wstyd. Jak można „robić interesy” z firmą, która rozsyła listy z błędami? Bądź ostrożny!

    Podsumowując, chcę powiedzieć, że Twój list również zostanie w pierwszej kolejności powitany przez „ubranie”; należy zwrócić szczególną uwagę na jakość papieru, na którym list jest wydrukowany, jego projekt, czy list straci swój charakter kształt podczas transportu, czy będą chcieli go odebrać. Jeśli pod tym względem wszystko jest w porządku, to zgrabny, logicznie spójny, odkrywczy, dobrze napisany list biznesowy przekona Adresata do pozytywnego decyzję na Twoją korzyść. Pisać listy!

    Formularze listów biznesowych

    Formularz listowy to format papierowy z odtworzonymi szczegółami, zawierający trwałą informację o organizacji – autorze dokumentu.

    Zastosowanie formularzy znacznie przyspiesza proces tworzenia dokumentu (dzięki dostępności stałej informacji), zmniejsza koszty pracy związanej z jego przygotowaniem, upraszcza odbiór informacji i poprawia kulturę praca menadżerska. Formularz sprawia, że ​​informacja jest oficjalna.

    Otrzymując dokument adresowany do organizacji, oczywiście główną uwagę zwraca się na istotę zawartych w nim informacji, ale nieuchronnie zwraca się także uwagę na wygląd dokument - jakość papieru, zastosowanie koloru, projekt logo, styl czcionki, kompozycja napisów na papierze firmowym. Na podstawie tych znaków można odnieść wrażenie korespondenta, stopień jego solidności i prestiżu. Należy dążyć do stworzenia zapadającej w pamięć formy, która może pozostawić pozytywne wrażenie na organizacji, odzwierciedlając nie tylko pewne informacje o organizacji, ale także jej styl. Dokumenty na dobrze wykonanych formularzach są część integralna wizerunek organizacji, jej unikalna wizytówka.

    Wymagania dotyczące form dokumentów organizacyjnych i administracyjnych określają następujące dokumenty: 1) GOST R. 6.30-2003. „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentu”; 2) Standardowe instrukcje w sprawie pracy biurowej w organach federalnych władza wykonawcza, zatwierdzony zarządzeniem Rosarchowa z dnia 27 listopada 2000 r. nr 68.

    Formularz listu, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, może obejmować:

    Godło państwowe Federacji Rosyjskiej lub herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej (tylko dla przedsiębiorstw państwowych);

    Godło lub znak towarowy organizacji (znak usługowy);

    Kod organizacji;

    Nazwa firmy;

    Informacje referencyjne o organizacji;

    Data dokumentu;

    Numer rejestracyjny dokumentu;

    Miejsce sporządzenia lub publikacji dokumentu (jeśli to konieczne).

    GOST R. 6.30-2003 przewiduje układ szczegółów formularza w dwóch wersjach: podłużne i kątowe.

    W pierwszym przypadku wszystkie szczegóły formularza są umieszczone wzdłużnie i wyrównane albo na szerokość, albo na środku.

    Po umieszczeniu detali w rogu zajmują one obszar 73 x 88 mm w lewym rogu arkusza i są wyrównane albo do lewego marginesu, albo do środka przydzielonego obszaru.

    Do produkcji form wykorzystuje się papier w formacie A4 (210 x 297 mm) i A5 (210 x 148 mm). Zastosowanie tego lub innego formatu zależy od objętości przygotowywanego dokumentu. Mniejszy format przeznaczony jest dla dokumentów, których tekst jest mały (do siedmiu wierszy); Nieracjonalne jest używanie formatu A4 dla takich dokumentów.

    Dopuszczalne jest wytwarzanie formularzy metodą typograficzną, przy użyciu narzędzi drukarskich dostępnych online lub technologia komputerowa bezpośrednio podczas tworzenia konkretnego dokumentu. Wyjątkiem są papiery firmowe organizacji ze zdjęciami Godło państwowe Federacji Rosyjskiej lub herby podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej. Drukowanie formularzy z komputera jest bardzo ekonomiczne małe organizacje, ale nie chroni przed podrabianiem. Formularze drukowane są pod tym względem bardziej niezawodne. Ponadto, aby chronić formularze przed nieuczciwym wykorzystaniem, niektóre organizacje zamawiają w drukarniach formularze numerowane i prowadzą dokładną ewidencję ich wykorzystania. W tym samym celu rząd i instytucje miejskie używany do różne rodzaje dokumenty, formy w różnych kolorach.

    Na formularzach sporządzana jest tylko pierwsza strona dokumentu, do kolejnych stron wykorzystywane są standardowe kartki papieru. Jeżeli dokument ma zostać wysłany na kilka adresów, wówczas na formularzu tworzona jest każda kopia dokumentu.

    Przykład formularza pisma serwisowego (podłużny układ szczegółów)

    Każda kartka dokumentu, czy to na papierze firmowym, czy bez, musi posiadać następujące rozmiary marginesów (mm): lewy – co najmniej 20, prawy – co najmniej 10, górny – co najmniej 20, dolny – co najmniej 20.

    W wielu organizacjach instrukcje i zasady dotyczące przygotowywania dokumentów ustaliły rozmiary pól większe niż wymagane przez normę. Oto przykłady listów na papierze firmowym organizacyjnym (ryc. 2–4).

    Ryż. 2

    Ryż. 3

    Ryż. 4

    Z książki 500 wskazówek dla sekretarki autor Engowatowa Olga Anatolijewna

    1. Wprowadzenie i znajomość w toku komunikacja biznesowa W życiu stale pojawiają się sytuacje, w których konieczne jest przedstawienie jednej osoby drugiej lub innym. W komunikacji biznesowej, która wymaga nawiązania kontaktów - bezpośrednich, korespondencyjnych, telefonicznych - potrzeba

    Z książki Psychologia biznesu: zarządzanie emocjami autor Autor nieznany

    NIEEFEKTYWNOŚĆ KOMUNIKACJI BIZNESOWEJ Często w kontaktach biznesowych przedsiębiorcy są niezadowoleni ze swoich działań, które nie prowadzą do pożądanych rezultatów. Np. klient „nie wypalił” albo starannie przygotowana umowa, bo pozostał jakiś drobiazg

    Z książki Korespondencja biznesowa: instruktaż autor Kirsanowa Maria Władimirowna

    2. Zasady pisania listu biznesowego

    Z książki Praca biurowa dla sekretarza autor Smirnova Elena Petrovna

    Struktura listu biznesowego Ważnym zadaniem podczas tworzenia listu jest jego nasycenie informacyjne, czyli uwzględnienie odpowiedniej ilości informacji. Litery mogą być jednoaspektowe lub wieloaspektowe. Często jeden aspekt może stanowić całą treść

    Z książki Rachunkowość autor Bortnik Nikołaj Nikołajewicz

    Informacyjność i siła perswazji listu biznesowego Tekst listu biznesowego powinien być krótki i zawierać jedynie podstawowe informacje. Dodatkowe informacje mogą być zawarte w załączniku. Jednocześnie list musi być przekonujący niezależnie od tego, do kogo jest adresowany.

    Z książki Biznesowa korespondencja e-mailowa. Pięć zasad sukcesu autor Worotyntsewa Tamara

    Rozdział 4. Formy dokumentów Forma dokumentu to standardowy arkusz, na którym reprodukowane są stałe szczegóły i miejsce na zmienne szczegóły. Dwa standardowy format formularze dokumentów – A4 (210x297) i A5 (148x210mm). Formularze dokumentów muszą

    Z książki Pozbądź się śmieci! przez Mellen Andrew

    3.3. Ścisłe formularze sprawozdawcze: stosowanie i produkcja Zgodnie z uchwałą Rady Ministrów - Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 30 lipca 1993 r. Nr 745 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu stosowania kasy fiskalne przy dokonywaniu płatności gotówkowych na rzecz ludności i

    Z książki Teoria ekonomiczna: podręcznik autor Makhovikova Galina Afanasjewna

    Wskaźnik wizerunku firmy nr 3. Osobisty apel List biznesowy rozpoczynający się od osobistego apelu i powitania odzwierciedla indywidualny charakter listu, pokazuje Twoją uwagę i szacunek dla osobowości klienta/partnera biznesowego. Porównaj

    Z książki Biznes Plan 100%. Strategia i taktyka efektywny biznes przez Rhondę Abrams

    Wskaźnik wizerunku biznesowego nr 5. Pozytywne zakończenie listu Ostatnie frazy są ostatnią rzeczą, która pozostaje w polu uwagi odbiorcy podczas czytania Twojego listu. Wzmocnij w nich emocjonalnie pozytywną atmosferę komunikacji biznesowej. Utwórz u adresata dobry humor,

    Z książki Przedsiębiorca indywidualny[Rejestracja, księgowość i sprawozdawczość, opodatkowanie] autor Anishchenko Aleksander Władimirowicz

    Z biura biznesowego do domu Im więcej osób pracuje z domu, tym ważniejsze jest, aby przejście z biura biznesowego do biura domowego było jak najbardziej bezbolesne. W końcu nawet pracując w domu, chcesz wykonywać swoje obowiązki profesjonalnie. Jeśli wcześniej miałeś kadrę, to Ty

    Z książki Praktyka zarządzania przez zasoby ludzkie autor Armstronga Michaela

    Z książki Pułapka czasu. Klasyczny przewodnik po zarządzaniu czasem przez Pata Nickersona

    Elektroniczne formularze finansowe Aby jeszcze bardziej ułatwić ten proces, możesz zakupić pakiet formularzy finansowych w formacie Excel jako dodatek do tej książki. Takie formularze elektroniczne automatycznie wykonują wszelkie obliczenia, generują wykresy i pozwalają

    Z książki MBA w 10 dni. Najważniejsze programy wiodących szkół biznesu na świecie autor Silbiger Stefan

    Rygorystyczne formularze sprawozdawcze Po pierwsze, przedsiębiorcy, zgodnie z procedurą ustaloną przez Rząd Federacji Rosyjskiej, w przypadku świadczenia usług ludności mogą (lecz nie mają obowiązku) przyjmować gotówkę lub dokonywać płatności kartami płatniczymi bez korzystania z kas fiskalnych Na

    Z książki autora

    ROLA PARTNERA BIZNESOWEGO Aby zapewnić sukces przedsiębiorstwa i uczestniczyć w zarządzaniu przedsiębiorstwem, pracownicy HR dzielą się obowiązkami jako partnerzy biznesowi ze swoimi kolegami z kierownictwa liniowego. Muszą mieć taką możliwość

    Z książki autora

    Połącz czerwone strefy z czasem komunikacji biznesowej Z powyższej prostej tabeli zawierającej czerwone strefy można było zauważyć, że menedżer starał się przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na swoje trzy główne zadania. Ale widziałeś to także u niego

    Z książki autora

    Jednominutowy kurs pisania tekstów biznesowych 1. Jasno przedstaw swoją sprawę i rozpocznij jak najszybciej po zdaniu początkowym. Nie marnuj czasu czytelnika. Za każdym razem musisz mieć jasny powód, dla którego w ogóle to piszesz.2. Zachowaj osobisty, przyjazny i

    Używając korespondencja biznesowa następuje nie tylko koordynacja działań biznesowych, ale także gromadzenie niezbędnych dla danej organizacji informacji, które będą potrzebne podczas różnych audytów raportowych. Dlatego przede wszystkim do zadań pracowników administracyjnych należy prawidłowe zarządzanie dokumentacja biznesowa, dla której opracowywane są różne wewnętrzne instrukcje i formularze. Zaletą standardowego formularza jest to, że osoba wypełnia go automatycznie, oszczędzając w ten sposób czas swój i firmy.

    Korespondencja biznesowa powinna zawierać:

    Rzetelne i kompletne informacje;
    - krótkie streszczenie ze względu na brak narracji;
    - neutralny ton zwracania się, ale w sposób przyjazny;
    - łańcuch logiczny, a nie emocjonalna ocena stwierdzonych faktów.

    Jak napisać list biznesowy?

    Najważniejsze jest, aby zdecydować, jaki rodzaj listu biznesowego będzie odpowiedni w danej sytuacji. Jest kilka jego rodzajów:

    Przypomnienie;
    - potwierdzenie;
    - odmowa;
    - list motywacyjny;
    - zaproszenie;
    - Gwarancja;
    - informacyjny;
    - pismo powiadamiające i porządkowe.

    Co do zasady pisma biznesowe zawierające prośbę, propozycję, odwołanie, zapytanie lub żądanie wymagają odpowiedzi.

    Zasady pisania listu biznesowego.

    Ton listu biznesowego niesie ze sobą bardzo ważny ładunek emocjonalny, gdyż pomimo nienagannych technik komunikacji, zawoalowany brak szacunku nadal będzie się pojawiał. Szczególną ostrożność należy zachować podczas pisania listu biznesowego zawierającego odmowę. W takim przypadku nie należy podawać odmowy już na samym początku pisma. W pierwszej części wiadomości powinieneś podać przekonujące argumenty na rzecz swojego punktu widzenia, możesz w tym celu posłużyć się formułami takimi jak

    - „Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby”;
    - „Bardzo nam przykro, ale nie możemy spełnić Twojej prośby” itp.

    Odmawiając należy pamiętać, że naszym zadaniem jest odmówić, a nie stracić klienta, partnera itp.

    Zatem podstawowe zasady pisania listu biznesowego:

    Aby poprawnie zrozumieć istotę listu, należy kilkakrotnie powtórzyć w tekście prośbę skierowaną do adresata;
    - w piśmie odmownym ważne jest wskazanie powodów, dla których żądanie to nie może zostać spełnione;
    - odrzucenie oferty jest formułą odmowy.

    Język korespondencji biznesowej.

    Ważne jest, aby czytelnik korespondencji biznesowej rozumiał jedynie jej istotę, a nie język, w jakim jest napisana. Właśnie w tej kondycji leży opanowanie zasad pisania listu biznesowego, które wypracowuje się na przestrzeni wielu lat doświadczeń.

    Należy pamiętać, że w piśmie biznesowym:

    Należy używać prostych słów, nie zubożając treści;
    - częściej używaj czasowników niż przymiotników - dzięki temu tekst listu będzie dynamiczny;
    - trzymaj się blisko znaczenia adresu, bez wchodzenia w szczegóły i uzasadnienia;
    - nie używaj długich zdań, bo odwracają uwagę czytelnika;
    - przejścia między frazami powinny być logiczne i niewidoczne;
    - używaj jak najmniejszej liczby zaimków.

    List biznesowy wyróżnia się umiejętnością czytania i pisania oraz stylem.

    Przygotowanie korespondencji handlowej.

    Pisząc list biznesowy, pamiętaj, że górna część (1/4 kartki A4) powinna pozostać wolna blankiet firmowy. Również w górnym rogu listu wskazany jest numer wychodzący i data, które są zapisywane w specjalnym dzienniku poczty wychodzącej.

    W lewym dolnym rogu wskazane jest stanowisko, nazwisko i podpis kierownika, a na samym końcu arkusza wskazano nazwisko wykonawcy pisma biznesowego wraz z jego numerem telefonu w celu uzyskania dodatkowych informacji.

    Zatem list biznesowy składa się z trzech części: istoty żądania, jego uzasadnienia i informacji uzupełniających.

    Odpowiadając na list, w pierwszej części treści należy odwołać się do ostatniej litery danego adresata. Jeżeli istnieje korespondencja zagraniczna, wówczas dla większej przejrzystości należy do pisma dołączyć książeczkę, do której link zostanie wskazany w tym piśmie. Bardzo ważne jest, aby zakończyć taki list wdzięcznością za współpracę i słowami „Z poważaniem (imię)…”