Кафе 

Бизнес захидлын жишээг хэрхэн бичих вэ. Бизнесийн захидлыг хэрхэн зөв бичих вэ? Бизнес захидлын төрөл, бүтэц. Хүсэлтийн захидал бичихэд гарсан алдаа

Бизнесийн баримт бичиг - хэрэгжүүлэх гол хэрэгсэл удирдлагын үйл ажиллагаа, мэдээллийг бүртгэх, дамжуулах. Баримт бичгийг зохицуулахад ашигладаг бизнесийн үйл ажиллагаа, мөн мэдээлэл хуримтлагддаг. Томоохон байгууллагад хэн албан ёсоор бичиг баримт бичдэг, хэн хэнд, ямар тохиолдолд тайлагнадаг, хэнд мэдээлэл дамжуулдаг гэх мэт зааврыг ихэвчлэн гаргадаг. Мэдээлэл дамжуулахыг албан ёсны болгох хамгийн чухал аргуудын нэг бол стандарт хэлбэр (маягт) юм. Маягтын давуу тал нь түүнийг бөглөж буй хүн хэзээ, хэрхэн, ямар мэдээлэл өгөх талаар бодох шаардлагагүй юм. энэ тохиолдолд; энэ нь маш их цаг хэмнэдэг.

Бизнесийн амьдралд захидал харилцааны эзлэх хувь маш их байдаг.

Зөв эмхэтгэсэн бол дараах шаардлагыг хангасан байна.

  • илтгэлийн найдвартай байдал, бодитой байдал;
  • мэдээллийн бүрэн байдал;
  • илтгэлийн товч (бизнес захидал нэг хуудаснаас илүүгүй байх ёстой);
  • үндэслэл, өгүүлэмж дутмаг;
  • төвийг сахисан өнгө аяс, гэхдээ нэгэн зэрэг найрсаг байдал, бүдүүлэг байдал, эелдэг байдал, эелдэг байдал, хуурамч эелдэг байдал;
  • Нөхцөл байдал, баримтыг сэтгэл хөдлөлийн-илэрхийлэх бус логикоор үнэлэх арга хэрэгслийг ашиглах.

Хэд хэдэн төрөл байдаг бизнесийн захидал. Иймд анхааруулга, сануулга, урилга, баталгаажуулах, татгалзах, хамгаалах хуудас, баталгаа, мэдээлэл, мэдэгдэл, захиалга агуулсан захидалд заавал бичгээр хариу өгөх шаардлагагүй. Хариултыг хүсэлт, давж заалдах, санал, хүсэлт, шаардлага бүхий захидалд бичсэн байх ёстой.

Бизнес бичих ёс зүй

Бизнесийн захидлын зохиогчийг үл хүндэтгэсэн байдал нь бүрхэгдсэн байсан ч гэсэн захидал хүлээн авагчид үргэлж мэдрэгддэг бөгөөд энэ нь мессежийг ятгах өөгүй аргуудыг үл харгалзан захидал болон түүний зохиогчид байнгын сөрөг хандлагыг бий болгодог.

Татгалзсан бичгийг уншихдаа ялангуяа болгоомжтой байх хэрэгтэй. Та татгалзсан мэдэгдлээр ийм захидал эхэлж болохгүй. Нэгдүгээрт, үнэмшилтэй тайлбар өгөх ёстой. Дараах томьёог ашиглана уу: “Таны хүсэлтийг дараах шалтгаанаар хангах боломжгүй...”; “Харамсалтай нь таны хүсэлтийг хангах боломжгүй...”; "Бид гүнээ харамсаж байна, гэхдээ бид таны хүсэлтийг хангаж чадахгүй байна..." гэх мэт. Энэ томьёоны газар нь захидлын сүүлчийн догол мөрөнд байна. Энэ тохиолдолд та "Татгалзах хүсэлт гаргахдаа найз эсвэл үйлчлүүлэгчээ алдахаас болгоомжил" гэсэн дүрмийг санаж байх ёстой.

өгье бүдүүлэг төлөвлөгөөхүсэлтээс татгалзсан эсвэл саналаас татгалзсан хариу захидал:

  • хүсэлтийг давтах - хүлээн авагч нь түүний захидлыг анхааралтай уншиж, түүний хүсэлтийн мөн чанарыг зөв ойлгосон гэдэгт итгэлтэй байх ёстой;
  • хүсэлтийг хүлээн авах боломжгүй эсвэл саналыг хүлээн авах боломжгүй шалтгаан нь үндэслэлтэй бөгөөд сэтгэл зүйн бэлтгэлхүлээн авагч дараагийн татгалзах;
  • саналаас татгалзсан буюу татгалзсан тухай мэдэгдэл нь татгалзах томъёо юм.

Бизнес захидлын хэл

Академич Д.С. Орос хэлний гайхалтай мэргэжилтэн Лихачев залуу хамт олондоо зориулж бичсэн “Сайн хэл дээр шинжлэх ухааны ажил" бичсэн: " Сайхан хэлуншигчид анзаардаггүй. Уншигч зөвхөн бодлыг л анзаарах ёстой болохоос тухайн бодлыг илэрхийлж буй хэлийг нь анзаарахгүй байх ёстой.”

Олон жилийн туршлагаар бичихдээ итгэлтэй байх боломжтой. Эхлээд үүнийг ашиглахыг зөвлөж байна практик зөвлөгөөмэргэжилтнүүд:

  • сонгох ёстой энгийн үгс, гэхдээ хэлийг ядууруулж болохгүй;
  • нэр үгээс илүү үйл үгсийг ашиглах: ингэснээр текст нь динамик, нэгэн зэрэг намуухан байх болно;
  • холоос бүү эхл, сэдвээс бүү хазай, олон нарийн ширийн зүйлийг бүү дүрсэл;
  • урт мэдэгдлээс зайлсхий: тэдгээр нь үнэмшилгүй байдаг тул та товч бөгөөд хамгийн бага дагалдах өгүүлбэрүүдийг ашиглах хэрэгтэй;
  • нэг хэллэгээс нөгөөд шилжих нь логик бөгөөд байгалийн, "анхааралгүй" байх ёстой;
  • бичсэн хэллэг бүрийг чихээр шалгах;
  • Тэд юу гэж хэлж байгаа, ямар үгийг "сольсон" талаар бодоход хүргэх хамгийн бага төлөөний үгийг ашигла ("энэ тухай", "тэр", "тэр/түүн/тэд" гэх мэтийг биш, тусгайлан бичээрэй).

Бизнесийн захидал бичиг үсэгт тайлагдсан, хэв маягийн хувьд зөв байх ёстой.

Бизнесийн захидал форматлах

Байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр дандаа албан бичиг бичдэг.

Гарсан захидлын зүүн дээд буланд (жишээ нь, байгууллагаас илгээсэн) гарах дугаарыг зааж өгсөн бөгөөд энэ нь байгууллагын баримт бичгийн бүртгэлд тэмдэглэгдсэн байдаг. Захидал бичсэн огноог зааж өгөх ёстой. Баруун дээд буланд байгууллагын нэр (нэрлэсэн тохиолдолд), хүлээн авагчийн албан тушаал, түүний овог нэр байна. Зүүн доод буланд менежерийн албан тушаал, овог нэр, гарын үсэг, доороос 2 см зайд захидал гүйцэтгэгчийн овог нэр (эхний үсэггүй), утасны дугаар байна.

Үндсэн болон харааны хувьд захидлын агуулга нь хэд хэдэн блокоос бүрдэнэ: o захидлын томъёо - хүсэлтийн мөн чанар юу вэ; o хүсэлтийн үндэслэл; o Туслах мэдээлэл.

IN хариу захидалтүүний сүүлчийн захидлыг эелдгээр иш татсан байх ёстой. Хэрэв энэ захидал нь гадаадын түнштэй захидал харилцааг нээвэл та тухайн байгууллагыг танилцуулж, олон улсын үйл ажиллагааны чиглэлээр түүний зорилго, зорилтуудыг тайлбарлах хэрэгтэй. Байгууллагын талаархи үндсэн мэдээллийг захидалд хавсаргасан товхимолд (захидал дахь холбоосыг оруулах шаардлагатай) өгөх ёстой тул захидлын энэ хэсэг нь маш товч юм. Ийм захидал нь хамтын ажиллагаанд талархал илэрхийлэх ба/эсвэл ирээдүйд ийм зүйлд найдаж байгаагаа илэрхийлсэн байх ёстой. Батлагдсан томьёо бол "Хүндэтгэсэн (таны нэр)" юм.

сайн бичгийн хэлих хэмжээний үг хэллэг, тэдгээрийг нэгтгэх чадварыг шаарддаг бөгөөд энэ нь уран зохиол, шинжлэх ухааны уран зохиолыг системтэй, анхааралтай уншихыг шаарддаг. Хүмүүнлэгийн мэдлэгээр байнга тэжээхгүй бол бүрэн эрхт удирдагч гарч ирэхгүй. Менежментийн нэрт шинжээч Ли Якокка ингэж дүгнэжээ: “Олон жилийн туршид хүүхдүүд маань юу сурах вэ гэж асуухад би тэдэнд энэ чиглэлээр сайн боловсрол эзэмших хэрэгтэй гэж байнга зөвлөдөг байсан. хүмүүнлэгийн ухаан...Гол нь утга зохиолын салбарын мэдлэгийн үндэс суурийг баттай тавьж, аман болон бичгийн яриаг сайн эзэмшинэ” гэсэн юм.

Төрөл бүрийн бизнесийн захидлын төслийг боловсруулах - шаардлагатай хэсэгбизнесийн төлөөлөгчдийн ажил. Ийм мессежийн ачаар тэд арилжааны асуудлыг хамгийн хүртээмжтэй, хурдан, оновчтой байдлаар шийдвэрлэх боломжийг олж авдаг.

ФАЙЛУУД

Ямар төрлийн бизнесийн захидал байдаг вэ?

Уламжлал ёсоор бизнесийн захидлуудыг хэд хэдэн үндсэн ангилалд хувааж болно.

  • баяр хүргэх захидал;
  • мэдээллийн шуудан;
  • гэх мэт.

Та албан ёсны бизнесийн захидлын нэг хэсэг бөгөөд тодорхой хууль тогтоомжийн дагуу бичигдсэн эдгээр бүх захидлын хариуг тусдаа зүйл болгон тэмдэглэж болно.

Захидлын зохиогчоор хэн ажиллах ёстой вэ?

Бизнесийн захидалд үргэлж гарын үсэг байх ёстой. Энэ тохиолдолд эрх мэдэл нь энэ чиг үүргийг багтаасан эсвэл захирлын тушаалаар эрх бүхий компанийн аль ч ажилтан албан бичгийг шууд гаргаж болно. Энэ нь ихэвчлэн мэргэжилтэн эсвэл менежер юм бүтцийн нэгж, түүний харьяалалд мессежийн сэдэв багтсан. Гэсэн хэдий ч, бичгээр хэн оролцож байгаагаас үл хамааран захидал нь компанийн нэрийн өмнөөс бичигдсэн гэдгийг харгалзан менежерт зөвшөөрөл авахаар хүргүүлэх ёстой.

Бизнесийн захидал бичих ерөнхий дүрэм

Бизнесийн бүх мессеж нь зөвхөн компанийн үйл ажиллагаа эсвэл түүнтэй холбоотой нөхцөл байдалтай холбоотой байх ёстой. Үүний зэрэгцээ, агуулгаас үл хамааран тэд тодорхой шаардлагыг дагаж мөрдөх ёстой.

Юуны өмнө энэ нь тодорхой бүтэц юм. Зурвас нь үргэлж дараахь зүйлийг агуулсан байх ёстой.

  • бичсэн огноо,
  • илгээгч болон хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл,
  • эелдэг хаяг ("Эрхэм хүндэт Иван Петрович", "Эрхэм Елена Григорьевна" гэсэн үгээр),

Захидал нь бие даасан ажилчид болон бүхэл бүтэн багийн аль алинд нь хандаж болно гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй (энэ тохиолдолд "Өдрийн мэнд!" Гэсэн мэндчилгээгээр хязгаарлахад хангалттай).

  • захидал бичих үндэслэл болсон шалтгаан, зорилгыг агуулсан мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсэг,
  • хүсэлт, тайлбар
  • дүгнэлт.

    • Захидал нь янз бүрийн зүйл дагалдаж болно нэмэлт баримт бичиг, гэрэл зураг, видео нотлох баримт - хэрэв байгаа бол энэ нь үндсэн бичвэрт тусгагдсан байх ёстой.

    Захидлыг ердийн стандарт А4 хуудсан дээр эсвэл байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичиж болно. Хоёрдахь хувилбар нь илүү тохиромжтой, учир нь энэ нь компанийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг гараар оруулах шаардлагагүй бөгөөд үүнээс гадна ийм захидал нь илүү хүндэтгэлтэй харагдаж, мессеж нь албан ёсны захидал харилцаанд хамаарах болохыг дахин нэг удаа харуулж байна. Үүнийг гараар бичиж болно (уран бичлэгийн гараар бичсэн үсэг нь ялангуяа амжилттай байдаг), эсвэл компьютер дээр хэвлэсэн (захидлын хэд хэдэн хувийг үүсгэх шаардлагатай үед тохиромжтой).

    Захидал нь гарын үсгээр баталгаажсан байх ёстой, гэхдээ тамга дарах шаардлагагүй, учир нь 2016 оноос хуулийн этгээдийг үйл ажиллагаандаа тамга хэрэглэх шаардлагаас чөлөөлсөн.

    Илгээхээс өмнө мессежийг шаардлагатай бол гаралтын баримт бичгийн журналд бүртгэж, түүнд дугаар өгч, явах огноог тогтооно.

    Захидал бичихдээ юуг анхаарах вэ

    Захидал бичихдээ зөв бичгийн дүрмийг сайтар хянаж, үгийн сан, дүрэм, цэг таслал гэх мэт орос хэлний дүрэм, хэм хэмжээг дагаж мөрдөх хэрэгтэй. Хүлээн авагчид мессеж дэх бодол санааг хэр сайн илэрхийлж, форматлаж байгаад үргэлж анхаардаг.

    Судалгаанаас үзэхэд хүмүүс ийм захидал уншихад нэг минутаас илүү хугацаа зарцуулах хүсэлгүй байгааг бид мартаж болохгүй.

    Захиа нь зөв хэлбэрээр, "бодол санаагаа мод руу тараах"гүйгээр, харин товч бөгөөд товч тодорхой бичсэн байх ёстой. Тус бүр шинэ сэдэвТусдаа догол мөр болгон форматлах ёстой бөгөөд шаардлагатай бол догол мөрүүдэд хуваана. Нэмж дурдахад, товч бөгөөд тодорхой захидал нь зохиогч өөрийн цагийг үнэлдэг гэдгийг хүлээн авагчид мэдэгдэх болно. Энд “Товчхон бол авъяас чадварын эгч” гэдэг зүйр үг.

    Бизнесийн захидалд юуг зөвшөөрөх ёсгүй

    Ажил хэргийн захидалд хэт хуурай текст, улиг болсон "клише" гэх мэт бүдүүлэг, бүдүүлэг өнгө аясыг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй юм. Мөн нарийн төвөгтэй томъёолол, олон тооны оролцооны болон adverbial хэллэгүүд, нарийн мэргэжлийн мэргэжилтнүүдэд ойлгомжтой тусгай нэр томъёоноос зайлсхийх хэрэгтэй.

    Захидал нь баталгаажаагүй, найдваргүй, ялангуяа зориудаар худал мэдээлэл оруулах ёсгүй.

    Энэ төрлийн мессеж нь ердийн бизнесийн захидлын нэг хэсэг төдийгүй ихэнх тохиолдолд дараа нь хууль ёсны ач холбогдолтой статусыг олж авах албан ёсны баримт бичгүүдэд хамаарна гэдгийг санах нь зүйтэй.

    Хэрхэн захидал илгээх вэ

    Аливаа албан ёсны мессежийг хэд хэдэн үндсэн аргаар илгээж болно.

    1. Эхний, хамгийн орчин үеийн, хамгийн хурдан нь дууссан цахим хэрэгсэлхарилцаа холбоо. Энэ нь тохиромжтой бөгөөд хурдан бөгөөд бараг хязгааргүй хэмжээний мэдээллийг илгээх боломжийг танд олгоно.

      Энд зөвхөн нэг хасах зүйл байна - хэзээ их хэмжээгээрЗахиа хүлээн авагчаас захидал илгээвэл захидал амархан алдагдах эсвэл Спам хавтсанд орох боломжтой тул ийм байдлаар захидал илгээхдээ захидал хүлээн авсан эсэхийг шалгахыг зөвлөж байна (энгийн утсаар дамжуулан).

    2. Хоёр дахь арга нь: Оросын шуудангаар мессеж илгээх боломжийг танд олгодог консерватив. Илгээх функцийг ашиглахыг зөвлөж байна бүртгүүлсэн шуудангаархүргэлтийг хүлээн зөвшөөрсөн - энэ маягт нь захидал хүлээн авагчид хүрэх баталгаа бөгөөд энэ тухай хүлээн авагч тусгай мэдэгдэл хүлээн авах болно.

      Ихэвчлэн стандарт шуудангаар илгээх нь анхны баримт бичиг, амьд гарын үсэг, тамга тэмдгээр баталгаажсан захидал илгээсэн тохиолдолд ашиглагддаг.

    3. Та мөн факс эсвэл янз бүрийн шуурхай мессенжерээр захидал илгээж болно, гэхдээ зөвхөн түншүүдийн хоорондын харилцаа ийм төрлийн захидал харилцааг зөвшөөрөхөд хангалттай ойр байх нөхцөлд л.

    "Хүний хувьд хамгийн хэцүү зүйл бол түүнд өгөөгүй зүйл юм."
    М.Жванецкий

    Хүн бүр амьдралдаа дор хаяж нэг удаа арилжааны компанийн дарга, түнш, албан тушаалтан, эсвэл хамгийн муу нь орон сууцны албанд бизнесийн захидал бичих яаралтай хэрэгцээтэй тулгарсан байх. Гэхдээ хэрэв та өөрийгөө бизнесмэн, тэр ч байтугай анхлан суралцагч гэж бодож байгаа бол эсвэл холын ирээдүйд ч гэсэн өөрийн бизнесээ нээхээр төлөвлөж байгаа бол бизнесийн захидлыг зөв бичиж сурах хэрэгтэй.

    Тэгэхээр энгийн захидал, бизнесийн захидал хоёрын ялгаа юу вэ?

    Юуны өмнө сэтгэл хөдлөлийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд байхгүй, логик давамгайлдаг ба прагматиктаны хүсэлт, саналыг оновчтой танилцуулах. Бизнесмэн, компанийн эзэн эсвэл том, тэр байтугай тийм ч том биш менежер томоохон аж ахуйн нэгж, зүгээр л "хэрэглэгч"-ээс ялгаатай нь таны түүнд илгээсэн хүсэлт бүхий сэтгэл хөдлөл, урам зоригтой захидлыг сонирхох нь юу л бол хамтын ажиллагааны талаар,туслалцаа үзүүлэх, бусад найрсаг харилцаа тогтоох.

    Юуны өмнө та Бизнесийн захидал бичихдээ үүнийг цэгцтэй бичдэг гэдгийг ойлгох ёстой! Одоо олон хүн өөрсөддөө "ямар "тоглолт" гэж хэлэх болно, гэхдээ Бизнесийн захидал нь "Хэнд", "Яагаад", "Яагаад" гэсэн тодорхой ойлголтоороо бусдаас ялгаатай нь ойлгомжтой. Би маш олон захидал, саналуудыг уншсан бөгөөд харамсалтай нь зарим захидлын утга нь үргэлж алдагдаж, захидлын төгсгөлд зохиогч юу асуух, юу санал болгохыг хүссэн нь огт тодорхойгүй байв.

    Тиймээс, захидлын утга, санаа нь "мод даяар тархахгүй" тулд та дараах асуултуудад өөрөө хариулах ёстой.

    1. Та хэнд захидал бичиж байна вэ? Та хаяг хүлээн авагчдаа алдаа гаргасан уу?
    2. Та яагаад захидал бичиж байгаа юм бэ, юу санал болгох, асуух гэсэн юм бэ? Таны аргумент, илтгэлийн хэв маяг тодорхой байна уу? мөн тэд итгэлтэй байна уу?Хаяг хүлээн авагчийн талаарх таны аргументууд? Тэгээд тэр ямар ашиг хүртэх вэ? хамтын ажиллагаанаасчамтай хамт уу?
    3. Чи яагаад ингэж байна? Та ямар үр дүнг хүсч байна вэ? Та хаяглагчийг цаашид ямар үйлдлээр “өдөөн турхирахыг” зорьж байна вэ?

    Бизнес захидлын хувьд холбогдох ГОСТ R 6.30−2003-ыг боловсруулсан бөгөөд энэ нь баримт бичгийн агуулга, гүйцэтгэлд тавигдах үндсэн шаардлагыг тодорхойлсон болно. Та бизнесийн номын дэлгүүрээс худалдаж авснаар энэхүү ГОСТ-той илүү дэлгэрэнгүй танилцаж, цаашид баримт бичгээ бөглөхдөө ашиглах боломжтой.

    Гэхдээ зарим хүмүүсийн хувьд чухал цэгүүдБи онцгой анхаарал хандуулахыг хүсч байна:

    1. Бизнес захидлын толгой хэсэгт хаяг хүлээн авагчид хандсан уриалга байх ёстой. Бага зэрэг доогуур форматлагдсан регистрийн дугаар: Албан тушаал, овог нэрийг баруун дээд буланд заасан. Хаяг авагч. Доор та захидлын сэдвийг зааж өгч болно. Бүр доод талд, төвд нь Давж заалдах өргөдлийг гаргасан. Хаяг нь нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн "Эрхэм", "Ноён", "Хатагтай" гэсэн үгсийг ашиглан хүндэтгэлийг илэрхийлэх ёстой (товчлолыг зөвшөөрөхгүй). Гарчиг нь ихэвчлэн тод өнгөтэй байдаг.

    Жишээлбэл:

    Ref. 2012 оны 04-р сарын 20-ны өдрийн 01 тоот

    дээр. No 01 - RiK 01/01/1930

    Захирал руу

    "Эвэр туурай" ХХК

    Бендер О.И.

    "Гэмтэлтэй эвэрний багцын тухай,

    1930 оны 1-р сарын 1-нд хүргэгдсэн."

    Эрхэм хүндэт Остап Ибрагимович,

    1. Оршил. Оршил хэсэгт та захидлын мөн чанарыг товч тодорхойлох хэрэгтэй. Та уламжлал ёсоор эхэлж болно: "Би таны анхаарлыг татахыг хүсч байна ...", "Би чамаас асууя ...", "Одоогоор ..." гэх мэт. - үсэг эхний хүнээр бичигдсэн бол.

    Хэрэв давж заалдах хүсэлт нь хуулийн этгээдээс ирсэн бол гуравдагч этгээдээс (Жишээ нь, "Манай компани санал болгож байна ..." гэх мэт).

    Түүнчлэн, захидлын оршил болон дараагийн текстийн аль алинд нь та төлөөний үгийг болон түүний бүх хэлбэрийг (та, чи, чиний) том үсгээр бичих ёстой.

    1. Захидлын дүгнэлт нь бичсэн зүйлийг нэгтгэн дүгнэж, ихэвчлэн хүсэлт, саналыг багтаасан байдаг. Жишээ нь: "Дээрх зүйлийг харгалзан би танаас асууж байна ..."
    2. Бизнесийн захидлын үндсэн текст нь уламжлалт байдлаар: "Хүндэтгэсэн, ..." гэсэн хэллэгээр төгсдөг - хэрэв төвийг сахисан хаягтай бол. Хэрэв та хаяг хүлээн авагчийг таньдаг бол "Хүндэтгэсэн,..." гэсэн хэллэгээр захидлаа төгсгөж болно.

    Жишээлбэл:

    Хүндэтгэсэн,

    Газар доорх саятан (гарын үсэг) A.I. Корейко

    Албан тушаал, бүтэн нэр (эхлээд нэр, овог нэр, дараа нь овог нэр хэвлэнэ), гарын үсгийг өөрийн гараар хийнэ.

    1. Бизнес захидал нь илгээгчийн тухай мэдээллээр төгсдөг бөгөөд энэ нь түүний бүтэн нэрийг агуулсан байх ёстой. (бүрэн байвал зохимжтой) албан тушаал, холбоо барих утасны дугаар. Хүлээн авахын тулд хаяг хүлээн авагч эсвэл түүний төлөөлөгч холбоо барих шаардлагатай бол энэ нь зайлшгүй шаардлагатай нэмэлт мэдээлэл. Та мөн хариуцсан хүн (овог нэр), холбоо барих утасны дугаарыг зааж өгч болно. Дашрамд хэлэхэд, утасны дугаарынхаа хамт хотын кодыг зааж өгөхөө бүү мартаарай. Хаяг хүлээн авагчийг энэ мэдээллийг хайж цаг үрэхийг албадах хэрэггүй.

    Мөн захидлыг танилцуулахтай холбоотой зарим зүйлд анхаарлаа хандуулахыг хүсч байна. Нэгэн цагт би захидал танилцуулах янз бүрийн хувилбаруудыг ашигладаг байсан хэрэглэхийн өмнө NLP, гэхдээ энэ бүхэн нь практик ач холбогдол багатай байсан, учир нь бизнесийн бичих хэв маяг нь өөрөө маш консерватив бөгөөд захидлууд таарахгүйЭнэ хэв маяг, бид цаашаа явсангүй " гаалийн хяналт", компанийн нарийн бичгийн дарга төлөөлсөн. Тиймээс би татгалзсан туршилтаасмөн шаардлагын дагуу бичиж эхлэв бизнесийн хэв маяг.

    Таны захидал нь танилцуулга, аргумент, дүгнэлт гэсэн гурван үндсэн хэсгийг агуулсан байх ёстой гэдгийг санаарай. Олон захидал бичдэг хүмүүс ярилцагчийг асуудлыг танилцуулалгүйгээр шууд гол зүйл рүүгээ ордог. Мэдээжийн хэрэг, хэрэв захидал хангалттай урт бол бизнесмэн танилцуулгыг уншихгүй байж болох ч тэр дороо л гол зүйл рүүгээ орох болно. Гэхдээ хэрэв энэ "мөн чанар" түүнд сонирхолтой байвал тэр захидлын эхэнд буцаж очих боломжтой. Дүгнэж хэлэхэд та хүлээн авахыг хүсч буй зүйлээ бичих хэрэгтэй. Захидал нь ямар ч давхар тайлбарыг агуулсан байх ёсгүй, зөвхөн таны захидлын туршид нэг л тодорхой бодолтой байх ёстой. Үүнийг хийхийн тулд МЭӨ 300 онд мэдэгдлийн логикийг авч үзэж, түүний үндсэн дээр логик хуулиудыг боловсруулсан Аристотелийг дурсахад таатай байх болно.

    1. Баримтлалын хууль - үзэл баримтлалыг сэтгэх явцад ижил утгаар ашиглах ёстой;
    2. Зөрчилдөөний хууль бол “өөртэйгөө бүү зөрчилд”;
    3. Оруулсан дундын хууль - "А" эсвэл "А биш" нь үнэн, гурав дахь нь байхгүй."

    Бичгийн дүрмийн дагуу бизнесийн захидлын үндсэн хэсэг нь хүсэлт, саналын агуулгыг логикоор тууштай илчлэх ёстой бөгөөд энэ нь хаяг хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Өмнөх бүх догол мөрүүд логикоор дараагийнх руу орох ёстой. Шаардлагатай бол тодорхой тоо баримт, тоо баримт өгнө үү. "Товчхон байдал бол авъяас чадварын эгч" гэдгийг бүү мартаарай. Хэт урт текст нь хаяг хүлээн авагчийг "ядаргаа" болгодог гэдгийг санаарай, тэр таны захидлыг хойш тавьж, таны бичсэн үг ямар утгатай болохыг олж мэдэхгүй байж магадгүй юм. өвөрмөц санал.

    Захиагаа эцэст нь бичсэн гэж бодсоны дараа л зөв бичгийн алдаа байгаа эсэхийг шалгаарай. болон цэг таслалалдаа. Текстийг бүхэлд нь логик уялдаатай, унших боломжтой эсэхийг давхар шалгана уу (үүнийг чангаар унших нь дээр).

    Хэрэв та санамсаргүй эсвэл яаран үсгийн алдаа гаргавал энэ нь ичмээр зүйл болно. Алдаатай захидал тараадаг компанитай яаж “бизнес хийх” вэ? Болгоомжтой!

    Төгсгөлд нь хэлэхэд таны захидлыг мөн л хамгийн түрүүнд “хувцас”-аараа угтаж авах бөгөөд тухайн захидал хэвлэсэн цаасны чанар, хийц загвар, захидал чанараа алдах эсэх зэрэгт онцгой анхаарах хэрэгтэй гэдгийг хэлмээр байна. тээвэрлэх явцад хэлбэр дүрс, тэд үүнийг авахыг хүсэх эсэх. Хэрэв энэ талаар бүх зүйл сайн байгаа бол цэвэр, логик нийцтэй, ил тод, сайн бичсэн бизнесийн захидал нь хаяг хүлээн авагчийг ятгах болно. эерэг рүүтаны талд шийдвэр. Захиа бичих!

    Бизнес захидлын маягтууд

    Захидлын маягт нь тухайн байгууллагын тухай байнгын мэдээллийг агуулсан урьдчилан хуулбарласан дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий цаасан хэлбэр юм - баримт бичгийн зохиогч.

    Маягтыг ашиглах нь баримт бичиг үүсгэх үйл явцыг ихээхэн хурдасгадаг (байнгын мэдээлэл байгаа тул), бэлтгэх хөдөлмөрийн зардлыг бууруулж, мэдээллийн ойлголтыг хялбарчилж, соёлыг сайжруулдаг. удирдлагын ажил. Маягт нь мэдээллийг албан ёсны болгодог.

    Байгууллагад хаягласан баримт бичгийг хүлээн авахдаа түүнд агуулагдах мэдээллийн мөн чанарт гол анхаарлаа хандуулдаг боловч зайлшгүй анхаарал хандуулдаг. Гадаад төрхбаримт бичиг - цаасны чанар, өнгөний хэрэглээ, логоны загвар, үсгийн хэв маяг, хэвлэмэл хуудасны бичээсийн найрлага. Эдгээр шинж тэмдгүүдэд үндэслэн хүн сурвалжлагчийн сэтгэгдэл, түүний хатуужил, нэр хүндийн зэргийг олж авдаг. Байгууллагын тухай тодорхой мэдээлэл төдийгүй түүний хэв маягийг тусгасан байгууллагын талаар таатай сэтгэгдэл үлдээх мартагдашгүй хэлбэрийг бий болгохыг хичээх хэрэгтэй. Сайн гүйцэтгэсэн маягт дээрх баримт бичиг нь бүрэлдэхүүн хэсэгбайгууллагын дүр төрх, түүний өвөрмөц ярианы карт.

    Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичгийн хэлбэрт тавигдах шаардлагыг дараахь баримт бичгүүдээр тогтооно: 1) ГОСТ R. 6.30-2003. “Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага"; 2) Стандарт заавархолбооны байгууллагууд дахь албан тасалгааны ажил дээр гүйцэтгэх эрх мэдэл, Росархивын 2000 оны 11-р сарын 27-ны өдрийн 68 тоот тушаалаар батлагдсан.

    Байгууллагын үүсгэн байгуулах баримт бичгээс хамааран захидлын маягт нь дараахь зүйлийг агуулж болно.

    ОХУ-ын төрийн сүлд эсвэл ОХУ-ын бүрдүүлэгч аж ахуйн нэгжийн сүлд (зөвхөн төрийн аж ахуйн нэгжүүдэд);

    Байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг);

    Байгууллагын код;

    Компанийн нэр;

    Байгууллагын талаархи лавлагааны мэдээлэл;

    Баримт бичгийн огноо;

    Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар;

    Баримт бичгийг эмхэтгэсэн, нийтэлсэн газар (шаардлагатай бол).

    ГОСТ R. 6.30-2003 нь маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг хоёр хувилбараар зохион байгуулахаар заасан. уртааш ба өнцгийн.

    Эхний тохиолдолд маягтын бүх нарийн ширийн зүйлийг уртын дагуу байрлуулж, өргөн эсвэл голд нь зэрэгцүүлнэ.

    Дэлгэрэнгүй мэдээллийг буланд байрлуулахдаа хуудасны зүүн буланд 73 х 88 мм-ийн талбайг эзэлдэг бөгөөд зүүн зах руу эсвэл хуваарилагдсан хэсгийн төв рүү чиглүүлнэ.

    Маягт үйлдвэрлэхэд А4 (210 х 297 мм) ба А5 (210 х 148 мм) форматын цаасыг ашигладаг. Нэг буюу өөр форматыг ашиглах нь бэлтгэж буй баримт бичгийн хэмжээгээр тодорхойлогддог. Жижиг формат нь текст нь жижиг (долоон мөр хүртэл) баримт бичигт зориулагдсан; Ийм баримт бичигт А4 форматыг ашиглах нь үндэслэлгүй юм.

    Онлайн хэвлэх хэрэгслийг ашиглан хэвлэх аргыг ашиглан маягт хийхийг зөвшөөрнө компьютерийн технологитодорхой баримт бичгийг боловсруулах явцад шууд. Үл хамаарах зүйл бол зураг бүхий байгууллагын хэвлэмэл хуудас юм Төрийн сүлдОХУ-ын эсвэл ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын сүлд. Компьютерээс маягт хэвлэх нь маш хэмнэлттэй байдаг жижиг байгууллагууд, гэхдээ хуурамчаар үйлдэхээс хамгаалдаггүй. Энэ утгаараа хэвлэмэл маягтууд илүү найдвартай байдаг. Түүнчлэн маягтыг шударга бусаар ашиглахаас хамгаалах үүднээс зарим байгууллага хэвлэх үйлдвэрээс дугаарласан маягт захиалж, ашиглалтын бүртгэлийг сайтар хөтөлдөг. Үүнтэй ижил зорилгоор Засгийн газар болон хотын байгууллагуудашигласан янз бүрийн төрөлбаримт бичиг, янз бүрийн өнгөт хэлбэрүүд.

    Баримт бичгийн зөвхөн эхний хуудсыг маягт дээр хийдэг бөгөөд дараагийн хуудсыг хийхэд стандарт хуудас ашигладаг. Баримт бичгийг хэд хэдэн хаяг руу илгээх гэж байгаа бол баримт бичгийн хуулбар бүрийг маягт дээр үүсгэнэ.

    Үйлчилгээний захидлын маягтын жишээ (дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртын дагуу байрлуулах)

    Баримт бичгийн хуудас бүр нь хэвлэмэл хуудастай эсэхээс үл хамааран дараах захын хэмжээ (мм) байх ёстой: зүүн - 20-оос доошгүй, баруун - 10-аас доошгүй, дээд - 20-оос доошгүй, доод тал нь 20-оос багагүй байна.

    Хэд хэдэн байгууллагад баримт бичгийг бэлтгэх заавар, дүрэм журамд заасан хэмжээнээс илүү талбайн хэмжээг тогтоосон байдаг. Байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээрх захидлын жишээг энд үзүүлэв (Зураг 2-4).

    Цагаан будаа. 2

    Цагаан будаа. 3

    Цагаан будаа. 4

    Номноос нарийн бичгийн даргад өгөх 500 зөвлөгөө зохиолч Энговатова Ольга Анатольевна

    1. Танилцуулга, танилцаж байна бизнесийн харилцаа холбооАмьдралд нэг хүнийг нөгөө эсвэл бусадтай танилцуулах шаардлагатай нөхцөл байдал байнга гарч ирдэг. Харилцаа холбоо тогтоохыг шаарддаг бизнесийн харилцаанд - нүүр тулан, захидал харилцаа, утсаар - шаардлагатай.

    Бизнесийн сэтгэл судлал: Сэтгэл хөдлөлөө удирдах номноос зохиолч зохиогч тодорхойгүй

    БИЗНЕСИЙН ХАРИЛЦААНЫ БҮТЭЭГДЭХҮҮН БАЙДАЛ Бизнесийн харилцаа холбоонд бизнес эрхлэгчид хүссэн үр дүндээ хүргэдэггүй үйлдэлдээ сэтгэл дундуур байдаг. Жишээлбэл, үйлчлүүлэгч "унасан" эсвэл ямар нэгэн жижиг зүйл үлдсэн тул анхааралтай бэлтгэсэн гэрээ

    Бизнесийн захидал харилцаа номноос: заавар зохиолч Кирсанова Мария Владимировна

    2. Бизнесийн захидал бичих дүрэм

    Нарийн бичгийн даргын ажлын албаны ажил номноос зохиолч Смирнова Елена Петровна

    Бизнес захидлын бүтэц Захидал бичихэд чухал ажил бол түүний мэдээллийн ханалт, тухайлбал зохих хэмжээний мэдээллийг багтаах явдал юм. Захидал нь нэг талт эсвэл олон талт байж болно. Ихэнхдээ нэг тал нь бүхэл бүтэн агуулгыг бүрдүүлдэг

    Нягтлан бодох бүртгэл номноос зохиолч Бортник Николай Николаевич

    Ажил хэргийн захидлын мэдээлэл, үнэмшилтэй байх Бизнес захидлын текст нь товч бөгөөд зөвхөн үндсэн мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Нэмэлт мэдээллийг хавсралтад оруулж болно. Үүний зэрэгцээ захидал нь хэнд хандаж байгаагаас үл хамааран итгэл үнэмшилтэй байх ёстой.

    Бизнесийн цахим шуудангийн захидал харилцааны номноос. Амжилтанд хүрэх таван дүрэм зохиолч Воротынцева Тамара

    Бүлэг 4. Баримт бичгийн маягтууд Баримт бичгийн маягт гэдэг нь тогтмол дэлгэрэнгүй мэдээллийг хуулбарласан, хувьсах дэлгэрэнгүй зай бүхий стандарт хуудас юм.Хоёр стандарт форматбаримт бичгийн маягт - A4 (210x297) ба A5 (148x210мм). Баримт бичгийн маягтууд заавал байх ёстой

    Амьдралаа хогийн савнаас ангижруулаарай номноос! Меллен Эндрю бичсэн

    3.3. Хатуу тайлагнах маягт: өргөдөл, үйлдвэрлэл Сайд нарын Зөвлөлийн - ОХУ-ын Засгийн газрын 1993 оны 7-р сарын 30-ны өдрийн 745 тоот "Өргөдөл гаргах журмыг батлах тухай" тогтоолын дагуу. кассын машинхүн амд бэлэн мөнгөөр ​​төлбөр хийх үед болон

    Номоос Эдийн засгийн онол: сурах бичиг зохиолч Маховикова Галина Афанасьевна

    Бизнесийн дүр төрхийн үзүүлэлт No 3. Хувийн уриалга Хувийн уриалга, мэндчилгээгээр эхэлсэн ажил хэргийн захидал нь захидлын хувь хүний ​​анхаарлыг тусгаж, үйлчлүүлэгч/бизнесийн түншийн хувийн шинж чанарыг хүндэтгэж, анхаарал хандуулж байгааг харуулдаг.

    Бизнес төлөвлөгөө 100% номноос. Стратеги ба тактик үр дүнтэй бизнес Ронда Абрамс

    Бизнесийн дүрсний үзүүлэлт No. 5. Захидлын эерэг дүгнэлт Эцсийн хэллэг нь таны захидлыг унших үед хүлээн авагчийн анхаарлын төвд үлдэх хамгийн сүүлчийн зүйл юм. Тэдэнд бизнесийн харилцааны сэтгэл хөдлөлийн эерэг уур амьсгалыг бий болго. Хүлээн авагч дээр үүсгэнэ үү сайн төлөв байдал,

    Номоос Хувиараа бизнес эрхлэгч[Бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэл, тайлан, татвар] зохиолч Анищенко Александр Владимирович

    Бизнесийн оффисоос гэр рүү Хүмүүс гэрээсээ ажиллах тусам бизнесийн оффисоос гэрийн оффис руу шилжих шилжилтийг аль болох өвдөлтгүй болгох нь чухал юм. Тэгээд ч гэртээ ажиллаж байхдаа ч гэсэн ажил үүргээ мэргэжлийн түвшинд гүйцэтгэхийг хүсдэг.Хэрэв өмнө нь ажилтантай байсан бол

    Менежментийн практик номноос хүний ​​нөөцөөр зохиолч Армстронг Майкл

    Цагийн урхи номноос. Цагийн менежментийн сонгодог гарын авлага Пэт Никерсон

    Цахим санхүүгийн маягтууд Энэ үйл явцыг хөнгөвчлөхийн тулд та энэхүү номын нэмэлт болгон санхүүгийн маягтуудын Excel багцыг худалдан авч болно. Ийм цахим хэлбэр нь бүх тооцоог автоматаар хийж, диаграмм үүсгэж, зөвшөөрдөг

    MBA 10 хоногийн дараа номноос. Дэлхийн тэргүүлэх бизнесийн сургуулиудын хамгийн чухал хөтөлбөрүүд зохиолч Силбигер Стивен

    Хатуу тайлагнах маягтууд Нэгдүгээрт, бизнес эрхлэгчид ОХУ-ын Засгийн газраас тогтоосон журмын дагуу олон нийтэд үйлчилгээ үзүүлэх тохиолдолд бэлэн мөнгө хүлээн авах, төлбөрийн карт ашиглахгүйгээр бэлэн мөнгө авах боломжтой (гэхдээ үүрэг хүлээхгүй). цагт

    Зохиогчийн номноос

    БИЗНЕСИЙН ТҮНШИЙН ҮҮРЭГ Байгууллагын амжилтыг баталгаажуулж, бизнесийн удирдлагад оролцохын тулд хүний ​​нөөцийн ажилтнууд салбарынхаа удирдлагын хамт олонтой бизнесийн түншийн үүрэг хариуцлагаа хуваалцдаг. Тэд чадвартай байх ёстой

    Зохиогчийн номноос

    Улаан бүсүүдийг бизнесийн харилцааны цагтай холбоно уу Дээрх улаан бүсүүдийг агуулсан энгийн хүснэгтээс менежер гурван үндсэн ажилдаа зохих хэмжээний цаг хуваарилахыг хичээж байгааг та анзаарсан байх. Гэхдээ та түүний хувьд үүнийг бас харсан

    Зохиогчийн номноос

    Бизнес бичих нэг минутын сургалт 1. Өөрийн хэргийг тодорхой хэлж, эхний өгүүлбэрийнхээ дараа аль болох хурдан эхэл. Уншигчийн цагийг бүү үр. Та яагаад үүнийг бичих болсон тухай бүрдээ тодорхой шалтгаантай байх ёстой.2. Үүнийг хувийн, найрсаг, найрсаг байлга

    Ашиглах замаар бизнесийн захидал харилцаа Зөвхөн бизнесийн үйл ажиллагааг зохицуулахаас гадна тухайн байгууллагад шаардлагатай мэдээллийг цуглуулах бөгөөд энэ нь янз бүрийн тайлангийн аудитын үеэр эрэлт хэрэгцээтэй байх болно. Тиймээс, юуны өмнө захиргааны ажилтнуудын үүрэг даалгавар орно зөв менежменттөрөл бүрийн дотоод заавар, маягтуудыг боловсруулсан бизнесийн баримт бичиг. Стандарт маягтын давуу тал нь хүн үүнийг автоматаар бөглөж, улмаар өөрийн болон компанийн цагийг хэмнэдэг явдал юм.

    Бизнесийн захидал харилцаа нь дараахь зүйлийг агуулна.

    Найдвартай, бүрэн мэдээлэл;
    - өгүүлэмж дутмаг учир товч хураангуй;
    - төвийг сахисан өнгө аяс, гэхдээ найрсаг байдлаар;
    - заасан баримтуудын сэтгэл хөдлөлийн үнэлгээ биш харин логик хэлхээ.

    Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ?

    Хамгийн чухал зүйл бол тухайн нөхцөл байдалд ямар төрлийн бизнесийн захидал тохирохыг шийдэх явдал юм. Үүний хэд хэдэн төрөл байдаг:

    Сануулга;
    - баталгаажуулах;
    - татгалзах;
    - захиаг дугтуйлах;
    - урилга;
    - баталгаа;
    - мэдээллийн;
    - мэдэгдэл, захиалгын захидал.

    Дүрмээр бол хүсэлт, санал, давж заалдах, хүсэлт, шаардлага агуулсан бизнесийн захидалд хариу өгөх шаардлагатай.

    Бизнесийн захидал бичих дүрэм.

    Ажил хэргийн захидлын өнгө аяс нь маш чухал сэтгэл хөдлөлийн ачааллыг агуулдаг, учир нь харилцааны өөгүй техникийг үл харгалзан үл хүндэтгэх байдал хэвээр байх болно. Татгалзсан тухай бизнесийн захидал бичихдээ ялангуяа болгоомжтой байх хэрэгтэй. Энэ тохиолдолд та захидлын эхэнд татгалзсан тухай хэлэх ёсгүй. Мэдээллийн эхний хэсэгт та өөрийн үзэл бодлыг дэмжсэн үнэмшилтэй аргументуудыг оруулах ёстой бөгөөд үүний тулд та дараах томъёог ашиглаж болно.

    - "Харамсалтай нь бид таны хүсэлтийг хангаж чадахгүй байна";
    - "Бид гүнээ уучлаарай, гэхдээ таны хүсэлтийг хангах боломжгүй" гэх мэт.

    Татгалзахдаа бидний үүрэг бол татгалзах явдал гэдгийг санах нь чухал, гэхдээ үйлчлүүлэгч, түнш гэх мэтийг алдахгүй байх явдал юм.

    Тиймээс бизнесийн захидал бичих үндсэн дүрмүүд:

    Захидлын мөн чанарыг зөв ойлгохын тулд хаяг хүлээн авагчид хандсан хүсэлтийг текстэд хэд хэдэн удаа давтах шаардлагатай;
    - татгалзсан захидалд энэ хүсэлтийг хангаж чадахгүй байгаа шалтгааныг зааж өгөх нь чухал;
    - саналаас татгалзах нь татгалзах томъёо юм.

    Бизнесийн захидал харилцааны хэл.

    Бизнесийн захидлыг уншигч нь бичсэн хэлийг биш зөвхөн мөн чанарыг нь ойлгох нь чухал юм. Чухам ийм нөхцөлд л олон жилийн туршлагаар бий болсон бизнесийн захидал бичих дүрмийг эзэмшсэн байдаг.

    Бизнесийн захидалд дараахь зүйлийг санаж байх хэрэгтэй.

    Агуулгыг ядууруулахгүйгээр энгийн үгсийг ашиглах шаардлагатай;
    - нэр үгээс илүү үйл үгсийг илүү олон удаа ашиглах - энэ нь үсгийн текстийг динамик болгоно;
    - хаягийн утгыг нарийн ширийн зүйл, үндэслэлгүйгээр ойртуулах;
    - Уншигчийн анхаарлыг сарниулдаг тул урт өгүүлбэр бүү ашигла;
    - хэллэг хоорондын шилжилт нь логик, үл үзэгдэх байх ёстой;
    - аль болох цөөн тооны төлөөний үг ашиглах.

    Бизнесийн захидал нь бичиг үсэг, хэв маягаараа ялгагдана.

    Бизнесийн захидал харилцааг бэлтгэх.

    Бизнесийн захидал бичихдээ дээд хэсэг (А4 хуудасны 1/4) чөлөөтэй байх ёстой гэдгийг санаарай албан бичгийн хэвлэмэл хуудас. Мөн захидлын дээд буланд гарах дугаар, огноог зааж өгсөн бөгөөд энэ нь гадагшаа шуудангийн тусгай журналд тэмдэглэгдсэн байдаг.

    Зүүн доод буланд менежерийн албан тушаал, овог нэр, гарын үсэг, хуудасны төгсгөлд бизнесийн захидлыг гүйцэтгэгчийн овог, нэмэлт мэдээлэл авах утасны дугаарыг зааж өгсөн болно.

    Тиймээс бизнесийн захидал нь хүсэлтийн мөн чанар, түүний үндэслэл, туслах мэдээлэл гэсэн гурван хэсгээс бүрдэнэ.

    Захидалд хариу бичихдээ агуулгын эхний хэсэгт өгөгдсөн хаяг хүлээн авагчийн сүүлчийн үсгийг иш татах ёстой. Хэрэв гадаад захидал байгаа бол илүү тодорхой болгохын тулд захидалд товхимол хавсаргах шаардлагатай бөгөөд холбоосыг энэ захидалд зааж өгсөн болно. Ийм захидлыг хамтран ажилласанд тань талархал илэрхийлж, "Хүндэтгэсэн (нэр) ..." гэсэн хэллэгээр дуусгах нь маш чухал юм.