Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ. Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм. Бизнесийн захидал форматлах. Бизнесийн захидал бичих дүрэм

ГОСТ R 7.0.82013 стандартын дагуу "Мэдээлэл, номын сан, стандартын систем хэвлэн нийтлэх. Албан хэрэг хөтлөлт, архивлах. Нэр томьёо, тодорхойлолт "хаяг хүлээн авагч" гэдэг нь тухайн баримт бичгийг хүлээн авагчийн талаарх мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм (67-р зүйл).

Ажил хэргийн захидал, дотоод мэдээлэл, лавлагааны баримт бичигт (тайлан, санамж, мэдэгдэл гэх мэт) “Хаяг хүлээн авагч” гэсэн шаардлагыг ашигладаг.

"Хаяглагч"-ын дэлгэрэнгүй мэдээлэлд дараахь зүйлс орно.

• хаяг хүлээн авагчийн нэр (захидал хүлээн авагч);
• шуудангийн хаягэсвэл утас-факсын дугаар, имэйл хаяг.

Захидлын хүлээн авагч нь дараахь байж болно.

• албан тушаалтан / хэд хэдэн албан тушаалтан;
• байгууллага;
• байгууллагын бүтцийн нэгж;
• бүлэг байгууллагууд;
• хувь хүн.

ХАЯГ - АЛБАН ЁСНЫ

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу аливаа хүний ​​овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичдэг албан ёсны. Хэрэв захидал илгээсэн бол төрийн байгууллагын даргад, дараа нь байгууллагын нэрийг албан тушаалд оруулсан, бүтэн нэр. огнооны тохиолдолд заасан бол эхний үсгийг овгийн өмнө бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол менежер рүү арилжааны байгууллага , дараа нь албан тушаалд зохион байгуулалт, эрх зүйн хэлбэрийг харуулсан байгууллагын нэрийг (бүрэн буюу товчилсон хэлбэрээр), эхний үсгийг овог нэрийн өмнө бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол дэд дарга, байгууллагын нэрийг ажлын албан тушаалд оруулсан болно. Овог нэрийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно.

Хэрэв баримт бичгийн хаяг хүлээн авагч бол хянагч бүтцийн нэгж , дараа нь нэрлэсэн тохиолдолд эхлээд байгууллагын нэрийг, дараа нь тухайн хүний ​​​​албан тушаалын нэрийг бүтцийн нэгжийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Шинэ ГОСТ-ийн 5.15-д заасны дагуу:

• албан тушаалтанд захидал илгээхдээ овог нэрийн дараа эхний үсгийг бичсэн;
• овог нэрийн өмнө хаяг хүлээн авагч нь эрэгтэй бол "ноён (ноён)" гэсэн товчлолыг ашиглахыг зөвшөөрнө.

ХАЯГ - БАЙГУУЛЛАГА

Хэрэв захидал нь байгууллагад хаягласан бол нэрлэсэн тохиолдолд түүний нэрийг (бүтэн буюу товчилсон) зааж өгнө.

Байгууллагад захидал илгээхдээ түүний бүтэн буюу товчилсон нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Байгууллагад хаяглах нь илгээгч нь тухайн байгууллагын дарга, түүний овог, овог нэр, овог нэрийг мэдэхгүй тохиолдолд ашиглагддаг.

ХАЯГ - БҮТЭЦИЙН ХЭЛТЭС

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн нэгжид хаяглаж болно. Дүрмээр бол, захидалд зориулагдсан асуудлыг авч үзэх нь бүтцийн нэгжийн бүрэн эрхэд хамаарах тохиолдолд шийдвэрлэх энэ аргыг ашиглах боломжтой.

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн нэгжид хаяглахдаа "Хаяг хүлээн авагч" гэсэн хэсэгт тухайн байгууллагын нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд, доор нь нэрлэсэн тохиолдолд бүтцийн нэгжийн нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

ХАЯГ - ХУВЬ ХҮН

Хувь хүнтэй захидал харилцаа тогтоохдоо "Хаяглагч"-ын дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх нь өөрийн гэсэн онцлогтой. Эхлээд овог нэр, дараа нь эхний үсэг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө үү.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

ХАЯГ - ХЭДЭН БАЙГУУЛЛАГА
ЭСВЭЛ БҮТЭЦИЙН ХУВААЛТ

Бизнесийн захидал хэд хэдэн хаягтай байж болно. ГОСТ R 6.30-2003 нь хэд хэдэн нэг төрлийн байгууллага эсвэл нэг байгууллагын хэд хэдэн бүтцийн хэлтэст захидал илгээхдээ хүлээн авагчдыг ерөнхийд нь форматлах аргыг тогтоодог. Энд таяг зохион бүтээх хоёр сонголт бий.

Сонголт 1: "Хаяг хүлээн авагч" шинж чанарт хэд хэдэн хаягийг зааж өгнө үү.Захиа нь байгууллага, албан тушаалтанд (энэ нь гол хаяг хүлээн авагч) болон бусад олон байгууллага, албан тушаалтанд хандсан тохиолдолд энэхүү дизайны сонголтыг ашигладаг.

Байгууллага/байгууллага, бүтцийн нэгж тус бүрийн "Хаяг хүлээн авагч"-ын дэлгэрэнгүй жагсаалтыг баруун дээд буланд ердийнхөөрөө хаягжуулах ажлыг албан ёсоор оруулсан болно.

Энэ тохиолдолд хүлээн авагчдын нийт тоо дөрөвөөс илүү байж болохгүй.

Бүх хаяг хүлээн авагчийг баримт бичигт өөрөө зурсан бөгөөд 2, 3, 4-р хаягийн өмнө "Хуулбар" гэсэн үгийг заагаагүй болно.

Энэ тохиолдолд захидлын бүх хэвлэсэн хуулбарыг эх хувь гэж гарын үсэг зурсан болно. Хуулбар бүрийг шуудангийн хаяг бүхий тусдаа дугтуйнд битүүмжилнэ. тодорхой байгууллагаэсвэл бүтцийн хэсэг.

Сонголт 2: хүлээн авагчийг ерөнхийд нь зааж өгнө үү.Хэрэв бид ижил төрлийн байгууллага (байгууллагын дарга) эсвэл нэг байгууллагын бүтцийн хэлтэс (салбар, төлөөлөгчийн газар гэх мэт) -д баримт бичгийг илгээвэл:

Хэрэв хүлээн авагчдын тоо дөрвөөс дээш байвал захидал илгээх нэмэлт жагсаалтыг (мэйл илгээх жагсаалт) эмхэтгэсэн бөгөөд энэ нь тодорхой хүлээн авагчид болон тэдгээрийн хаягийг зааж өгдөг. Энэ тухай тэмдэглэлийг "Хаяг авагч" шинж чанарт оруулсан болно.

Захидал илгээх жагсаалтад батлагдсан маягт байхгүй. Хуудасны маягтыг байгууллагын оффисын удирдлагын зааварт зааж өгч болно. Үнэн хэрэгтээ шуудангийн хуудас нь тусдаа хуудас руу шилжсэн "Хаяг авагч" шинж чанар бөгөөд энэ нь түүний агуулга нь энэ шинж чанартай тохирч байх ёстой гэсэн үг юм. "Хаяг авагч" гэсэн мэдээлэл нь байгууллагын нэр, албан тушаал, овог нэр, овог нэр гэсэн гурван мэдээллийн блокоос бүрдэнэ. Захидлын захидлын жагсаалтад бид ижил мэдээллийн блокуудыг хуулбарлах боловч тэдгээрийг хуудасны баруун талд биш харин мөрөнд байрлуулна. Та мөн өгөгдлийг хүснэгт хэлбэрээр байрлуулж болно. Хүлээн авагчдын дараалал нь дур зоргоороо байж болох ч тэдгээрийг цагаан толгойн дарааллаар байрлуулах нь дээр.

Гарсан захидлын дугаар, огнооны талаарх мэдээллийг бүртгүүлсний дараа оруулна (Жишээ 1).

Бүлэг хүлээн авагчид илгээсэн бүх захидал нэг гаралттай байна регистрийн дугаар, бүх үсгийн ирж буй дугаар өөр байх болно.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш.

МАЯГТ ДЭЭР “ХАЯГ”-ЫН ДЭЛГЭРЭНГҮЙ БАЙРЛАХ

"Хаяг хүлээн авагч" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг баримт бичгийн баруун дээд хэсэгт (өнцгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр) эсвэл маягтын дэлгэрэнгүй доор баруун талд (уртааш дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр) байрлуулна. "Хаяг хүлээн авагч" хаягийн байршлыг ГОСТ R 6.30-2003-ийн Хавсралт Б-д үзүүлэв.

• булангийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл бүхий маягт дээр - Жишээ 2;
• дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртын дагуу байрлуулсан маягт дээр - Жишээ 3.

ГОСТ R 7.0.97-2016 юу өөрчлөх вэ?Юу ч биш. "Хаяг авагч" шинж чанар нь нэг байрандаа хэвээр байна.

ТЕХНИКИЙН АСУУДАЛ

• "Хаяг хүлээн авагч" тулгуурын элементүүдийг интервалаар тусгаарлах ёстой юу?

"Хаяг авагч" гэсэн мэдээлэл нь ихэвчлэн хэд хэдэн мөрийг эзэлдэг.

6.1-д Арга зүйн зөвлөмжГОСТ R 6.30-2003-ийн хэрэгжилтийн талаар (Росархив баталсан) хэд хэдэн мөрөөс бүрдсэн баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэсэн гэж хэлсэн. "Хаяг хүлээн авагч", "Баримт бичиг батлах тамга", "Өргөдөл байгаа тухай тэмдэг", "Баримт бичиг батлах тамга" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг хооронд нь 1.5-2 мөр хоорондын зайгаар тусгаарлана.

Үүнтэй төстэй хэм хэмжээг шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн 3-р хэсэгт багтаасан бөгөөд энэ нь баримт бичгийг үйлдвэрлэхэд тавигдах ерөнхий шаардлагыг тогтоодог: "Олон мөрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэсэн, нарийвчилсан хэсгүүдийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нэмэлт зайгаар тусгаарладаг. ”:

• "Хаяг авагч" шинж чанарыг хэрхэн тохируулах вэ?

"Хаяг хүлээн авагч" гэсэн олон мөрт атрибут нь атрибутыг эзэлдэг бүсийн зүүн хилийн дагуу зэрэгцүүлсэн эсвэл хамгийн урт шугамтай харьцуулахад төвлөрсөн байдлаар хийгдсэн болно, жишээлбэл:

Хаяг гаргацтай бичигдсэн байх ёстой.

Хүлээн авагчийн хаягийг тухайн зүйлийн баруун доод буланд бичсэн байх ёстой. Илгээгчийн хаяг зүүн дээд буланд байна.

Хаяг нь:

• Хүлээн авагчийн овог нэр ("Овог нэр, овог нэр" хэлбэрээр) эсвэл байгууллагын нэр (богино эсвэл бүтэн)
• Гудамжны нэр, байшингийн дугаар, орон сууцны дугаар
• Нэр суурин
• Дүүрэг, бүс нутаг, бүс нутаг, бүгд найрамдах улсын нэр
• Улс орны нэр
• Шуудангийн хайрцагны дугаар, хэрэв байгаа бол ("Шуудангийн хайрцаг 15" форматаар)
• Жишээний дагуу шуудангийн код:

Маркийг дугтуй, ил захидал, багцын хаягийн баруун дээд буланд наасан байна. Хэрэв энэ буланг эзэлдэг бол маркийг арай доогуур байрлуулна.

Заримдаа маркийг дугтуй эсвэл карт дээр шууд хэвлэж болно.

Дугтуйнд тавьсан А үсэг нь нэмэлт марк наахгүйгээр 20 гр хүртэл жинтэй энгийн захидал илгээх боломжийг танд олгоно.

Дугтуйн дээр хэвлэсэн D үсэг нь илгээх боломжийг танд олгоно захиалсан захидалОрос даяар нэмэлт марк наахгүйгээр 20 гр хүртэл жинтэй.

Ил захидал дээр хэвлэсэнзахидал B нь энэ ил захидлыг нэмэлт марк нэмэхгүйгээр Орос даяар илгээх боломжийг танд олгоно.

Шаардлагатай хэмжээгээр марк нэмснээр та A, B, D үсэг бүхий ил захидал, дугтуйг гадаадад илгээх боломжтой.

Ихэнх тохиолдолд бизнесийн ертөнц дэх анхны харилцаа нь бичгийн харилцаанаас эхэлдэг - бизнесийн захидал. Харин ёс зүйн хэм хэмжээг баримталгүй бичигдсэн бол бизнесийн захидал, тэгвэл бараг тогтоогдоогүй харилцаа тасалдаж магадгүй бөгөөд та үйлчлүүлэгч эсвэл бизнесийн түншээ алдах болно. Тиймээс та өөрийн болон компанийнхаа талаар эерэг сэтгэгдэл төрүүлэхэд туслах бизнесийн захидал бичих нь хичнээн чухал болохыг хэн нэгэнд итгүүлэх шаардлагагүй байх.

Үндсэн дүрмүүд бизнесийн захидал харилцаа. Орчин үеийн хэлбэрүүдзахидал харилцаа 150 гаруй жилийн өмнө эхэлсэн. Тэдний эх орон бол бизнесийн захидал харилцааны дүрмийг анх нэвтрүүлсэн Англи гэдгийг нийтээрээ хүлээн зөвшөөрдөг.

Захидал харилцааны ерөнхий дүрэм

1. Бизнесийн хамтрагчдаа захидал бичиж эхлэхээсээ өмнө дараахь зүйлийг ойлгох хэрэгтэй.

Захидлын төрөл (хамгалах захидал, захиалгын захидал, мэдэгдлийн захидал, санамж бичиг, танилцуулга, татгалзсан захидал, баталгааны бичиггэх мэт);

Таны захидалд хариу хүлээж байгаа эсэх (захидлын хариу хүлээж авахгүй байх нөхцөлүүд байдаг, жишээлбэл, танилцуулгын захидал);

Захидлын агуулга нь таны хүлээн авагчдад ойлгомжтой байх уу, захидал харилцааны асуудалтай холбоотой тодорхой бус зүйл үлдээх үү;

Та шуудангаар илгээсэн захидал цагтаа ирнэ гэдэгт итгэлтэй байна уу (хэрэв үгүй ​​бол телефакс, DHL үйлчилгээг ашиглах эсвэл интернетээр захидал илгээх нь дээр).

2. Захидлын өнгө үргэлж зөв хэвээр байх ёстой.

3. Үгийн санг сайтар сонгож, алдаа, ойлгомжгүй байдал, мэргэжлийн үг хэллэгийг хэтрүүлэн хэрэглэхээс зайлсхийх хэрэгтэй. Захидлын текстийг ойлгоход хялбар байх ёстой.

4. Ажил хэргийн албан бичгийг зөвхөн өөрийн нэрийн өмнөөс ажиллаж байгаа байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичнэ. Учир нь Гадаад төрх хэвлэмэл хуудас- энэ бол нэг төрөл юм нэрийн хуудастанай компани, дараа нь албан ёсны маягтын дизайныг онцгой болгоомжтой хандах хэрэгтэй. Захидлын хэлбэр нь илүү албан ёсны байх тусам захидлын өнгө аястай байх ёстой.

Баримт бичгийг бэлтгэхдээ ашиглахыг зөвлөж байна текст засварлагч Microsoft Word(Microsoft корпорацийн програм хангамжийн бүтээгдэхүүн) Times New Roman Cyr фонтыг №12 хэмжээтэй (хүснэгтийн материалын загварт зориулсан), 13, 14, 15, Times DL хэмжээ No12, 13, 14-ийг 1-2 интервалтайгаар ашиглана.

Ажил хэргийн захиаг гүйцэтгэхдээ хуудасны дугаарыг хуудасны баруун доод талд, бусад нь гүйцэтгэх үед хуудасны дугаарыг байрлуулна. бизнесийн баримт бичиг- хуудасны дээд захын дунд хэсэгт.

Захидлын текстийг өөрөө 1.5-2 мөр хоорондын зайтай А4 форматтай маягт дээр, А5 болон түүнээс бага хэмжээтэй хэлбэрт нэг мөр хоорондын зайтай хэвлэхийг зөвлөж байна. Хэд хэдэн мөрөөс бүрдэх баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг (текстээс бусад) нэг мөр хоорондын зайтайгаар хэвлэнэ.

Бичгээр гаргасан хүсэлтийг хүлээн авснаас хойш 10 хоногийн дотор хариу өгөх ёстой.

Факсаар хүлээн авсан мессежүүдийн хувьд болон цахим шуудан, амралтын өдрүүдийг эс тооцвол 48 цагийн дотор хариу өгөх ёстой

Орос улсад бизнесийн захидал бичих дүрэм

ОХУ-д албан ёсны маягт олгох зохицуулалттай байдаг зохицуулалтын баримт бичигба юуны түрүүнд ГОСТ 6.30-2003 “Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага."

ГОСТ хоёр багц стандарт форматбаримт бичгийн маягт - A4 (210 х 297 мм) ба А5 (148 х 210 мм). Баримт бичгийн хуудас бүрийг маягт дээр биш, хоёуланг нь зурсан, дор хаяж 20 мм-ээс багагүй зайтай байх ёстой - зүүн; 10 мм - баруун; 20 мм - дээд; 20 мм - бага.

Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах эдгээр шаардлагууд нь тогтмол байдаг Оросын хууль тогтоомж, гэхдээ зохиогч нь гадаадын түнш рүү бизнесийн захидал бичихдээ тэдгээрийг ашиглахыг зөвлөж байна.

Корреспонденттэйгээ ойр дотно байх зэргээс хамааран хаяг нь "Эрхэм хүндэт + овог (овог нэр, овог нэр)" эсвэл "Эрхэм + овог нэр, овог нэр (овог нэр)" гэсэн үгсээр эхэлж болно. "Эрхэм", "эрхэм", "хатагтай", "орлогч захирал", "хэлтсийн дарга" гэх мэт үгс. ямар ч тохиолдолд богиносгож болохгүй. Үгүй бол хүлээн авагч таныг түүнийг тийм ч их хүндэлдэггүй гэж бодох эрхтэй. Мөн захидал таны хамтран ажилласанд талархлын үгсээр төгсөх ёстой. Дараа нь таны гарын үсгийн өмнө "Хүндэтгэсэн, ..." эсвэл "Хүндэтгэсэн ..." гэсэн илэрхийллийг байрлуулна.

Албан бичигт та болон энэ хүн амьдралдаа зөвхөн ажил хэрэг төдийгүй нөхөрсөг харилцаатай байсан ч өөрийгөө "та" гэж хэлэхийг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй юм.

Ерөнхийдөө бизнесийн эсвэл албан ёсны захидал нь хэд хэдэн ердийн бүтцийн элементүүдээс бүрдэнэ.

1. Гарчгийн хэсэг.
Зүүн талд байгаа захидлын энэ хэсэгт тухайн байгууллагын нэр, түүний шуудангийн болон бусад дэлгэрэнгүй мэдээлэл, түүнчлэн захидлыг гаралтын баримт болгон бүртгэсэн регистрийн дугаар, огноог харуулсан байгууллагын булангийн тамга байна. Хэрэв албан бичиг нь хариу захидал бол ямар баримт бичигт хариу өгөхийг энд зааж өгсөн болно.
Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг толгойн баруун талд байрлуулна.

Доор булангийн тамгаБаримт бичгийн текстийн гарчгийг байрлуулна. Толгой хэсгийн хэлний бүтэц нь дараах байдлаар харагдаж болно.

ü угтвар үг “O” + нэр үг. угтвар үгэнд: "Машин хангамжийн тухай";

ü асуудал дээр "Тухай" + нэр үг. угтвар үгэнд: "Сэлбэг хэрэгслийн хангамжийн асуудлаар";

ü холбоотой + нэр үг генийн тохиолдолд: "Худалдан авах захиалгын тухай" гэх мэт.

2. Захидлын бодит текст. Захидлын текстийн дизайны гол онцлогууд нь дараах байдалтай байна.

ü Үйлчилгээний захидлын текст нь дүрмээр бол нэг асуудалтай холбоотой байх ёстой холбоотой бол хэд хэдэн асуулт-д авч үзэх болно нэг бүтцийн нэгжхүлээн авагч байгууллага.

ü Захидлын текст нь дүрмээр бол хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Эхний хэсэгт захидал бичих болсон шалтгаан, үндэслэл, үндэслэлийг тодорхойлж, захидал бэлтгэх үндэслэл болсон баримт бичгийн холбоосыг оруулсан болно. Хоёр дахь хэсэг нь догол мөрөөс эхлэн дүгнэлт, санал, хүсэлт, шийдвэр гэх мэтийг агуулна.

Бизнесийн захидлын бүтэц

1. Илгээгч байгууллагын нэр.

3. Захидлыг бичсэн огноо.

4. Захидал хүлээн авагчийн хаяг.

5. Тодорхой хүний ​​тухай заалт.

6. Нээлтийн хаяг

7. Захидлын ерөнхий агуулгын заалт, i.e. захидлын сэдэв.

8. Захидлын үндсэн бичвэр.

9. Эелдэг байдлын эцсийн томъёолол.

10. Гарын үсэг.

11. Өргөдөл гаргах тухай заалт.

Бизнесийн захидал бичих үед Оросын түншӨөр хэдэн дүрмийг санах нь зүйтэй.

Баримт бичгийг хаягласан хүний ​​байр суурийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно, жишээлбэл:

гүйцэтгэх захирал руу
"Альфа Бизнес" ХК
В.А. Прохоров

ХК "Бета Холдинг"
Ахлах нягтлан бодогч
В.М. Иванов

Хэрэв та "Ноён", "Хатагтай" гэсэн товчлолыг ашигладаг бол эхлээд хариуцагчийн овог нэрийг, дараа нь эхний үсгийг бичнэ үү.

Баримт бичигт дөрвөөс илүү хаяг хүлээн авагч байж болохгүй. Хоёр, гурав, дөрөв дэх хаягийн өмнө "Хуулбар" гэсэн үгийг заагаагүй болно. Хэрэв илүү олон хүлээн авагч байгаа бол баримт бичгийн хуваарилалтын жагсаалтыг үүсгэнэ.

Байгууллагад захидал илгээхдээ түүний нэрийг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө.

Баримт бичгийг илгээх үед хувь хүндхүлээн авагчийн овог нэр, эхний үсгийг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө

Захидлын текстэд дурдсан хавсралт байгаа эсэхийг харуулсан тэмдэглэлийг гаргасан дараах байдлаар:

Хэрэглээ: 5 л. 2 хувь .

Хэрэв захидалд бичвэрт нэрлэгдээгүй хавсралт байгаа бол түүний нэр, хуудасны тоо, хуулбарын тоог зааж өгнө үү; Хэрэв хэд хэдэн програм байгаа бол тэдгээрийг дугаарлана, жишээлбэл:

Хэрэв програмууд хавсаргасан бол хуудасны тоог заагаагүй болно.

Хэрэв өргөдлийг баримт бичигт заасан бүх хаягаар илгээгээгүй бол түүний бэлэн байдлын тухай тэмдэглэлийг дараах байдлаар бичнэ.

Хэрэглээ: 3 л. 5 хувь. зөвхөн эхний хаягаар.

"Гарын үсэг" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээлэлд тухайн баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний ​​ажлын албан тушаал (хэрэв албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдээгүй бол бүрэн, харин компанийн албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн бол товчилсон) орно; хувийн гарын үсэг; гарын үсгийн шифрийг тайлах (эхний үсэг, овог), жишээлбэл:

Сургалтууд

Шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016 нь 2018 оны 7-р сарын 1-ээс хүчин төгөлдөр болсон. 2016 оны арванхоёрдугаар сард батлагдсан анхны хэвлэлтэй харьцуулахад юу өөрчлөгдсөнийг тайлбарлая. Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичгийг бэлтгэхэд гарсан өөрчлөлтийн бэлэн дүн шинжилгээг ашиглана уу: ямар нарийн ширийн зүйл гарч ирсэн, аль нь хасагдсан, үлдсэнийг нь боловсруулах журамд юу өөрчлөгдсөн бэ (тэнд маш олон тохируулга байдаг). Энэ нь таны ажилд ямар шинэлэг зүйл нэвтрүүлэх ёстойг үнэлэхэд хялбар болгоно.

Хэрэглээний хамрах хүрээ

2018 оны долдугаар сарын 1-нээс үндэсний шинэ стандартыг нэвтрүүлсэн зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг бүртгэх– ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. Баримт бичгийн шаардлага." ГОСТ R 6.30-2003 стандартыг солихын тулд шинэ стандартыг баталсан“Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийн шаардлага."

Шоуг буулгах

ГОСТ R 7.0.97-2016 Росстандартын 2016 оны 12-р сарын 8-ны өдрийн 2004-st тоот тушаалаар батлагдсан бөгөөд стандартыг хэрэгжүүлэх анхны огноо нь 2017 оны 7-р сарын 1 байсан.

Росстандартын 2017 оны 5-р сарын 25-ны өдрийн 435-р тоот тушаалаар ГОСТ R 7.0.97-2016 үндэсний стандартыг хэрэгжүүлэх хугацааг жилээр хойшлуулсан - 2018 оны 7-р сарын 1 хүртэл. Шилжүүлгийн шалтгаан нь стандартын 3.3-т зохих лиценз худалдаж авсан тохиолдолд л ашиглах боломжтой, өөрөөр хэлбэл үнэ төлбөргүй гэж ангилдаг өмчийн үсгийн фонтуудын тухай дурдсан байв. програм хангамж. Стандартад анх нэрлэгдсэн фонтуудын зохиогчийн эрх (Times New Roman No. 13, 14; Arial No. 12, 13; Вердана No. 12, 13; Calibri No. 14) гадаадын эзэмшигчид хамаарна.

Холбооны хууль "Мэдээллийн тухай, мэдээллийн технологиболон мэдээллийн хамгаалах тухай" бий болгох, засвар үйлчилгээ хийх талаар тусгасан Нэгдсэн бүртгэлЭлектрон компьютер, мэдээллийн санд зориулсан орос програмууд. Үүний зэрэгцээ ОХУ-ын Засгийн газар гадаад улсаас гаралтай цахим компьютер, мэдээллийн санд зориулсан программ оруулахыг хориглов.эрх бүхий байгууллагад ашиглах төрийн эрх мэдэлболон эрхтнүүд орон нутгийн засаг захиргаа, ба шилжилтийн төлөвлөгөөг баталсан 2016-2018 онд холбооны гүйцэтгэх засаглал, улсын төсвөөс гадуурх сангууд дотоодын оффисын программ ашиглах.

Үүнтэй холбогдуулан Росстандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016-д №1 нэмэлт өөрчлөлтийг баталж, хангах стандартын 3.3 дахь заалтын мэдэгдэл шинэ хэвлэл:

"3.3. Баримт бичгийг үүсгэхийн тулд та чөлөөтэй ашиглах боломжтой үнэгүй фонтуудыг ашиглах ёстой.

Хүснэгтийг эмхэтгэхдээ жижиг үсгийн хэмжээг ашиглахыг зөвшөөрнө."

ГОСТ R 7.0.97-2016 2002 оноос хойш нэвтрүүлсэн бусад үндэсний стандартын нэгэн адил сайн дураараа өргөдөл гаргасан. Үндэсний стандартыг сайн дурын үндсэн дээр хэрэглэх нь стандартчиллын хамгийн чухал зарчмуудын нэг юм. Практикт энэ нь:

• тухайн байгууллага үндэсний стандартыг хэрэглэх эсэхээ бие даан шийдвэрлэдэг. Хэрэв тэр үндэсний стандартыг хэрэглэхээр шийдсэн бол энэ нь түүний хувьд норматив баримт бичгийн шинж чанарыг олж авдаг;
• Уг нь стандартыг хэрэгжүүлээгүй тохиолдолд захиргааны хариуцлага хүлээх боломжгүй.

Мэдээжийн хэрэг, стандартыг ашиглах нь тодорхой давуу талыг өгдөг гэдгийг анхаарах хэрэгтэй.

• стандартыг хэрэглэх нь эдийн засгийн үндэслэлтэй;
• өөр өөр байгууллагын баримт бичгүүд хоорондоо харилцахдаа гарч болзошгүй бэрхшээлийг арилгах боломжийг танд олгоно;
• стандартын хэрэглээ нь баримт бичигтэй ажиллах соёлыг сайжруулдаг.

Аливаа стандарт нь үргэлж шилдэг практик дээр суурилдаг бөгөөд стандарт нь стандартчиллын объекттой холбоотой хамгийн оновчтой шийдвэрийг (дүрэм, норм, шаардлага) үргэлж тогтоодог. Түүнчлэн, ГОСТ-ийн дагуу баримт бичгийг гүйцэтгэх нь шүүхийн нотлох баримт болох хууль ёсны ач холбогдлыг баталгаажуулдаг. Шүүхүүд тухайн баримт бичгийг хянан хэлэлцэхдээ стандартын заалтыг үндэслэн дизайны талаас нь үнэлдэг.

Энэхүү стандарт нь зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг боловсруулахад тодорхой хэмжээгээр оролцдог бүх хүмүүст зориулагдсан бөгөөд үүнд:

• гэрээлэгч нь баримт бичгийг боловсруулах энгийн бөгөөд ойлгомжтой дүрмийг хүлээн авдаг;
• менежер нь гүйцэтгэгчид баримт бичгийн гүйцэтгэлийн зөв байдлыг үнэлэх хэрэгслийг хүлээн авдаг;
• Оффисын удирдлагын үйлчилгээ нь баримт бичгийн бэлтгэлийн чанарыг үнэлэх хэрэгслийг хүлээн авдаг.

Тогтсон практикийн дагуу баримт бичгийг боловсруулах стандартыг хэрэгжүүлэхдээ түүний заалтыг орон нутгийн журамд (цаашид LNA гэх) тусгах замаар баримт бичигт тавигдах шаардлагыг, ялангуяа оффисын ажлын зааварт тусгасан болно. Стандартыг нэвтрүүлэхтэй холбогдуулан байгууллагын өмнө тулгарч буй гол ажил (баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах үүрэг хүлээсэн ажилтнууд) нь баримт бичиг боловсруулах дүрмийг агуулсан LNA-ийг ГОСТ R 7.0.97-д нийцүүлэх явдал юм. 2016 он.

ГОСТ Р 7.0.97-2016-аар солигдсон ГОСТ Р 6.30-2003-тай харьцуулахад шинэ стандартын нэр, дугаар бага зэрэг өөрчлөгдсөн.

Стандартын нэр өөрчлөгдсөн нь шинэ стандарт Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем (USORD) -тай хатуу холбоогүй байна.Шинэ стандарт нь гарчиг болон 1-р хэсэг "Хамрах хүрээ"-д энэ системийг дурдаагүй болно. ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу стандартын шаардлагыг зөвхөн "Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем" 02-т заасан баримт бичигт хэрэглэнэ. Бүх Оросын ангилагчудирдлагын баримт бичиг (OKUD). USORD-д 1993 оноос хойш засвар үйлчилгээ хийгдээгүй бөгөөд OKUD-ийн 02-р хэсэгт маш бага хэсгийг багтаасан тул нэгдсэн хэлбэрүүдзохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичиг, ГОСТ R 7.0.97-2016 нь USORD болон зэрэг бүх зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигт хамаарна. OKUD-д багтсан."Хамрах хүрээ" 1-р бүлэгт заасан, стандартад хамаарах зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн жагсаалт, хаалттай биш бөгөөд илүү ойлгомжтой шинж чанартай байдаг.

Стандарт дугаарын өөрчлөлт нь ГОСТ R 6.30-2003 стандартыг нэг удаа нэвтрүүлсэн Госстандартын Техникийн хороо (ТС) татан буугдсантай холбоотой юм. Тиймээс мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын тогтолцоог (SIBID) хариуцдаг Росстандартын ТС 191 стандартыг шинэчлэхээр шийдсэн. Энэ шалтгааны улмаас шинэ ГОСТ нь өөр дугаартай бөгөөд өөр ангиллын стандартад багтсан болно.

ГОСТ R 7.0.97-2016 нь дараахь хэсгүүдийг агуулдаг.

1 ашиглалтын талбар;

3. Ерөнхий шаардлагаруу баримт бичиг үүсгэх;

4. Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл;

5. Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх;

6. Баримт бичгийн маягт;

• Програмууд (лавлагаа):
• "Баримт бичгийн гарчгийн хуудсан дээрх дэлгэрэнгүй мэдээлэл";
• B "Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй зураглал";
• "Баримт бичгийн маягтын дээж" хэсэгт.

ГОСТ R 7.0.97-2016 нь хоёр шинэ хэсэгтэй: 2 "Норматив лавлагаа" ба 3 "Баримт бичиг үүсгэх ерөнхий шаардлага" ба нэг шинэ програм - баримт бичгийн гарчгийн хуудасны хэлбэр.

• ГОСТ R 7.0.8 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Албан хэрэг хөтлөлт, архивлах. Нэр томъёо, тодорхойлолт";
• ГОСТ Р ISO 15489-1 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Баримт бичгийн менежмент. Ерөнхий шаардлага".

Стандартын цоо шинэ хэсэг юм 3-р хэсэг "Баримт бичгийг бүрдүүлэх ерөнхий шаардлага",баримт бичиг (фонт, зай, форматын элементүүд, хуудасны дугаарлалт гэх мэт) үйлдвэрлэхтэй холбоотой заалтуудыг тусгасан болно. Энэ хэсгийн үндсэн заалтууд нь дараах байдалтай байна.

• баримт бичгийг цаасан дээр болон дотор үүсгэж болно цахим хэлбэрнийцүүлэн тогтоосон дүрэмбичиг баримтын ажил;
• баримт бичгийн хоёр дахь болон дараагийн хуудсыг дугаарласан (хуудасны дугаарыг хуудасны дээд ирмэгээс 10 мм-ээс багагүй зайд баримт бичгийн дээд захын дунд байрлуулсан);
• нүүрэн талд баримт бичиг үүсгэхийг зөвшөөрнө урвуу талууднавч;
• баримт бичгийн текстийн догол мөр нь 1.25 см;
• баримт бичгийн текстийг 1-1.5 мөр хоорондын зайтай, олон мөрийн дэлгэрэнгүйг 1 мөр хоорондын зайтай хэвлэнэ;
• баримт бичгийн текстийг хуудасны өргөнтэй (баримт бичгийн зүүн ба баруун захын хилийн дагуу) зэрэгцүүлсэн;
• "Хаяг хүлээн авагч", "текстийн гарчиг" эсвэл "гарын үсэг" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг, мөн текстийн тусдаа хэсгүүдийг тод фонтоор тодруулахыг зөвшөөрнө.

Стандартын шинэ хавсралт (Хавсралт А) тодорхойлсон Баримт бичгийн гарчгийн хуудасны дэлгэрэнгүй бүрэлдэхүүн, тэдгээрийн зохион байгуулалтын дараалал.Гарчгийн хуудсыг ихэвчлэн зохион байгуулалт, эрх зүйн баримт бичгийн тогтолцоотой холбоотой олон хуудас бүхий баримт бичгүүдийг (дүрэм, журам, заавар, дүрэм, стандарт гэх мэт) бэлтгэх, түүнчлэн хөтөлбөр, төлөвлөгөө, тайлан, гэх мэт П.

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй бүрэлдэхүүн, тэдгээрийг гүйцэтгэх дүрэм

Хуучин болон шинэ ГОСТ нь нарийвчилсан тоогоор ялгаатай биш боловч тэдгээрийн найрлагад өөрчлөлт орсон байдаг: зарим нарийн ширийн зүйлийг шинэ стандартад оруулаагүй, шинэ зүйл, редакцийн өөрчлөлт орсон хүмүүс байдаг.

Дэлгэрэнгүй мэдээллийг ГОСТ R 7.0.97-2016-д оруулаагүй болно

Үүнд:

• байгууллагын код(хуучин ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу тулгуур 04);
• улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар ( OGRN) хуулийн этгээд(ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу 05 шаардлага);
• татвар төлөгчийн дугаар/бүртгүүлэх шалтгааны код ( INN/KPP) (ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу 06 шаардлага);
• танигч цахим хуулбарбаримт бичиг(ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу шаардлагатай 30).

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу энд жагсаасан нарийн ширийн зүйлийн эхний гурвыг захидлын хэлбэрээр зааж өгсөн болно. Шинэ стандартад тэд бие даасан дэлгэрэнгүй байдлын статусаа алдсан боловч үнэндээ захидлын хэлбэрээр хэвээр үлджээ. дэлгэрэнгүй 08 "Байгууллагын талаархи лавлагаа мэдээлэл."Тиймээс, захидлын хэлбэрийн үүднээс (түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, тэдгээрийн байршил) юу ч өөрчлөгдөөгүй. Харах:

• шинэ ГОСТ-ийн хамгийн ойрын (дараагийн хуудсанд) фрагмент, дэлгэрэнгүй мэдээллийн булангийн байршил бүхий захидлын маягтын загвар, түүнчлэн
• Шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016 гарсан тул тохируулах шаардлагагүй арилжааны байгууллагад зориулсан захидлын маягт бүхий жишээ 1.

Энд бид хуучин стандартын дугаартай ижил нарийн ширийн зүйлийг тэмдэглэв.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

Жишээ 1

Шоуг буулгах

Дэлгэрэнгүй мэдээллийг хассан шалтгаан "Баримт бичгийн цахим хуулбарыг танигч"(ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу шаардлагатай 30) - практик ач холбогдол алдагдах. IN орчин үеийн нөхцөлсистемийг ашиглах үед цахим баримт бичгийн менежмент(цаашид EDMS гэх) баримт бичгийг EDMS-д (жишээлбэл, цаасан эх хувийг сканнердсан хуулбар хэлбэрээр) оруулсан бөгөөд түүний үндсэн мэдээллийг энэхүү баримт бичгийн цахим картанд тусгасан болно. Дараа нь та түүнийг тэдгээрийг ашиглан олж болно, i.e. EDMS-ийг хэрэглэх нөхцөлд нэмэлт баримт бичиг ашиглах шаардлагагүй.

ГОСТ R 7.0.97-2016-д орсон дэлгэрэнгүй мэдээлэл (шинэ дэлгэрэнгүй)

Тэдний дунд:

• бүтцийн нэгжийн нэр - баримт бичгийн зохиогч (ГОСТ R 7.0.97-2016 стандартын дагуу шаардлага 06);
• тухайн хүний ​​албан тушаалын нэр - баримт бичгийн зохиогч (ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн дагуу 07 шаардлага);
• баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах тамга (ГОСТ R 7.0.97-2016 стандартын дагуу 14-р шаардлага);
• тухай тэмдэглэх цахим гарын үсэг(ГОСТ R 7.0.97-2016 стандартын дагуу шаардлагатай 23).

Оруулсан бүтцийн нэгжийн нэр, тухайн хүний ​​албан тушаал,Баримт бичгийг хэн гаргасан нь шинэ ГОСТ-д тусдаа дэлгэрэнгүй мэдээлэл байсан нь энэхүү мэдээллийг бүтцийн нэгжийн баримт бичгийн хэлбэр, албан тушаалтны маягтуудад практикт ашигладагтай холбоотой юм. Хуучин ГОСТ нь ийм маягт гаргах боломжийг заасан боловч холбогдох дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгөөгүй болно. Үнэн хэрэгтээ шинэ ГОСТ тэдэнд шударга ёсыг сэргээсэн. Доорх стандартын хавсралтад өгсөн маягтын жишээг харьцуулна уу.

ГОСТ R 7.0.97-2016 нь 14-р шинж чанарыг нэвтрүүлсэн "баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах тамга"баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд буланд байрлуулсан (баримт бичгийн төсөл, хамгаалах захидалбаримт бичигт) хуульд заасны дагуу нэвтрэх эрх нь хязгаарлагдсан мэдээлэл агуулсан бол дээд талбарын хил дээр. Нууц мэдээлэл агуулсан баримт бичигт ийм хязгаарлалтын тэмдгийг ашиглах нь шинэ туршлага биш юм. Ийм нууцлалын тэмдэг (тэмдэг, тамга) олон арван жилийн турш ашиглагдаж ирсэн бөгөөд өмнө нь мөрдөгдөж байсан стандартууд (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ R 6.30-97) нь энэ шинж чанарыг агуулсан байдаг. Жишээлбэл, ГОСТ 6.30-97 энэ талаар дараахь зүйлийг хэлсэн.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

ГОСТ 6.30-97 "Баримт бичгийн нэгдсэн систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага" (ОХУ-ын Улсын стандартын 2000 оны 1-р сарын 21-ний өдрийн 9-р тогтоолоор нэмэлт өөрчлөлт оруулсан)

3.13. Баримт бичигт (нууц, нууц гэх мэт) нэвтрэх эрхийг хязгаарласан тамга тэмдгийг баримт бичгийн эхний хуудсан дээр хашилтгүйгээр байрлуулсан бөгөөд түүнийг төрийн нууцад хамаарах мэдээлэл, нууц мэдээллийн тухай хуульд заасан мэдээллээр хавсаргаж болно.

ГОСТ R 7.0.97-2016 нь "баримт бичигт нэвтрэх эрхийг хязгаарлах тамга" гэсэн нэртэй энэ шинж чанарыг сэргээсэн. Үүнд хязгаарлах бичээс ("Албан ёсны зориулалтаар", "Нууц", " худалдааны нууц"эсвэл гэх мэт), стандартад заасны дагуу хуульд заасны дагуу баримт бичгийн хуулбарын дугаар болон бусад мэдээллээр хавсаргаж болно. Оросын Холбооны Улс. Жишээ 2 ба 17-г үзнэ үү.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

Жишээ 2

Шоуг буулгах

Байгууллагад ашигладаг нэвтрэх эрхийг хязгаарлах тамганы төрлүүд нь ОХУ-ын хууль тогтоомж болон бусад зохицуулалтын эрх зүйн актуудтай нийцэж, тухайн байгууллагын орон нутгийн дүрэм журамд тусгагдсан байх ёстой.

Нэрийн талаар хууль тогтоомжид нэгдсэн ойлголт байхгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй энэ шаардлагын талаар. Хэрэв хууль тогтоомжид энэ өмчийг "тас" гэж нэрлэдэг бол ОХУ-ын Засгийн газрын тогтоолоор үүнийг "тэмдэг" гэж нэрлэдэг. Үүний дагуу ГОСТ R 7.0.97-2016 нь хууль тогтоомжийн актуудад хэрэглэгддэг нэр томъёог ашигладаг.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

ОХУ-ын 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн 5485-1 тоот "Төрийн нууцын тухай" хуулийн 8 дугаар зүйл ОХУ-ын 1993 оны 7-р сарын 21-ний өдрийн 5485-1 тоот "Төрийн нууцын тухай" хуулийн 8 дугаар зүйл.

Төрийн нууцад хамаарах мэдээллийн нууцлалын гурван зэрэглэл тогтоогдсон бөгөөд эдгээр зэрэгт тохирсон байдаг. тас шувууТусгай ач холбогдолтой, "маш нууц", "нууц" гэсэн мэдээллийг тээвэрлэгчид нууцлах...

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

6 дугаар зүйл Холбооны хууль 2004 оны 7-р сарын 29-ний өдрийн № 98-ФЗ "Худалдааны нууцын тухай"

4.Энэ зүйлийн 1, 3 дахь хэсэгт заасан байгууллагад ирүүлсэн, худалдааны нууцыг бүрдүүлсэн мэдээлэл агуулсан баримт бичигт тэмдэглэгээтэй байна. тас шувууЭзэмшигчийг харуулсан "арилжааны нууц" (хуулийн этгээдэд - овог нэр, байршил, хувиараа бизнес эрхлэгчид - хувиараа бизнес эрхлэгч иргэний овог, овог нэр, овог нэр, оршин суугаа газар).

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

ОХУ-ын Засгийн газрын 1994 оны 11-р сарын 3-ны өдрийн 1233 тоот "Хязгаарлагдмал тархалттай албан ёсны мэдээлэлтэй ажиллах журмыг батлах тухай" тогтоол. холбооны байгууллагуудгүйцэтгэх эрх мэдэл, эрх бүхий байгууллагаатомын энергийн ашиглалтын удирдлага, сансрын үйл ажиллагааны эрх бүхий байгууллага"

2.1. наах хэрэгцээ тэмдэглэлХязгаарлагдмал тархалттай өмчийн мэдээлэл агуулсан баримт бичиг, хэвлэлд "албан ёсны хэрэглээ" -ийг гүйцэтгэгч, уг баримт бичигт гарын үсэг зурсан, баталгаажуулсан албан тушаалтан тогтооно. Заасан тэмдэг, хуулбарын дугаарыг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд буланд, нийтлэлийн нүүр, гарчиг, түүнчлэн ийм баримт бичгийн хавтасны эхний хуудсанд байрлуулна.

Энэ дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглахдаа хууль тогтоомж нь түүнийг бүртгэх нэмэлт шаардлагыг тогтоож болно гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Тухайлбал, Төрийн болон орон нутгийн захиргааны байгууллагад баримт бичгийг ирүүлэхдээ “Арилжааны нууц” гэсэн тэмдэгтийн хамт тухайн хуулийн этгээдийн овог, нэр, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог, овог нэр, “Арилжааны нууц” гэсэн тэмдэгтэй байхаар “Худалдааны нууцын тухай” хуульд заасан байдаг. хувиараа бизнес эрхлэгчболон түүний оршин суугаа газар.

Өөр нэг шинэ тулгуур - "Цахим гарын үсгийн тэмдэг"(ГОСТ R 7.0.97-2016-д 23 дугаар) - цахим баримт бичигт цахим гарын үсгийг дүрслэн харуулахад ашигладаг. Энэ тэмдгийг ОХУ-ын Харилцаа холбоо, олон нийтийн харилцааны яам, ОХУ-ын Холбооны аюулгүй байдлын албаны 2015 оны 5-р сарын 27-ны өдрийн 186/258 тоот "Зохион байгуулалт, техникийн харилцан үйлчлэлийн шаардлагыг батлах тухай" тушаалаар тусгасан болно. төрийн байгууллагуудТэгээд төрийн байгууллагуудбаримт бичгийг цахим хэлбэрээр солилцох замаар.

Дүрслэх үед цахим баримт бичигХэрэв баримт бичгийг цаасан дээр буулгасан бол албан тушаалтны гараар гарын үсэг зурах газарт энэ тэмдгийг дэлгэцийн дэлгэц эсвэл цаасан дээр програм хангамжаар хуулбарладаг.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

Энэ тэмдэг нь програм хангамжаар бүтээгдсэн бөгөөд цахим гарын үсгийг орлохгүй, зөвхөн дүрслэх арга хэрэгсэл болдог гэдгийг санах нь зүйтэй.

Хэд хэдэн шинж чанарыг нэг болгон нэгтгэж, нэг шинж чанарыг хоёр болгон хуваах

Бид хүснэгтэд юу холилдсоныг харуулав:

ГОСТ R 6.30-2003 нь зөвхөн хоёр зүйлийг багтаасан болно. « Төрийн сүлд RF"Тэгээд "ОХУ-ын субьектийн сүлд"Гэсэн хэдий ч орон нутгийн засаг захиргаамөн өөрийн гэсэн албан ёсны тэмдэг (сүлд, сүлд тэмдэг) байх эрхтэй.

Түүнчлэн төрийн сүлдний дүрсийг нэг реквизит болгон нэгтгэсэн нь нэрлэсэн төрийн сүлдний зөвхөн нэгнийх нь дүрсийг нэг баримт бичигт хуулбарлах боломжтой гэдгээрээ үндэслэлтэй юм. Энэ нь хуудасны дээд ирмэгээс 10 мм-ийн зайд баримт бичгийн зохиогч - байгууллагын заалтын дээр дунд хэсэгт байрлуулсан байна.

Шинэ стандарт дахь хуучин ГОСТ R 6.30-2003-аас "байгууллагын бэлгэ тэмдэг эсвэл барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)" гэсэн ерөнхий шаардлагыг хоёр зүйлд хуваасан. "сүлд"Тэгээд "барааны тэмдэг (үйлчилгээний тэмдэг)".Лого болон барааны тэмдгийг ашиглах нь өөр өөр зорилготой бөгөөд өөр өөр хуулиар зохицуулагддаг.

Сүлд шиг сүлдний дүрсийг байгууллагын дээрх баримт бичгийн маягтын дээд талбарын дунд - хуудасны дээд ирмэгээс 10 мм-ийн зайд баримт бичгийн зохиогч байрлуулсан байна. Барааны тэмдгийн дүрсийг (үйлчилгээний тэмдэг) ижил төстэй байдлаар эсвэл зүүн талд тухайн байгууллагын нэрийн түвшинд хуулбарлаж болно - баримт бичгийн зохиогч (зүүн захын хэсгийг авахыг зөвшөөрдөг).

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй дизайны өөрчлөлт

Баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бэлтгэх дүрмийг шинэ стандартын 5-р хэсэгт тусгасан болно. Стандартын шинэ хэвлэл бүрийг боловсруулах гол ажил бол өмнөх стандартын залгамж чанарыг хадгалах, шинэ стандартад зөвхөн баримт бичгийн практикт үнэхээр хамааралтай өөрчлөлтүүдийг оруулах явдал тул энд өөрчлөлтүүд бага байна. Хамгийн чухал нь дараахь зүйлүүд юм.

1. Хүний нэрийн эхний үсгийг "хаяг хүлээн авагч" гэсэн шинж чанарт оруулахыг нэгэн жигд болгов.ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу албан тушаалтанд хандаж баримт бичгийг гаргахдаа овог нэрийн өмнө, хувь хүнд хандахдаа овог нэрийн дараа эхний үсгийг оруулах ёстой гэдгийг санацгаая. ГОСТ Р 7.0.97-2016 онд байгуулагдсан нэг дүрэм: баримт бичиг нь хэнд хаяглагдсанаас үл хамааран (албан тушаалтан эсвэл хувь хүн), Эх үсгийг овог нэрийн дараа байрлуулна.Жишээ 3 ба 4-ийг үзнэ үү.

Баримт бичгийн текстэд тухайн хүнийг дурьдсан тохиолдолд түүний овгийн нэрийг үргэлж овог нэрийн дараа бичсэн байдаг бөгөөд энэ нь баримт бичгийн текстэд тавигдах шаардлагыг тогтоосон шинэ стандартын 5.18-д заасан болно.

Жишээ 3

Шоуг буулгах

Жишээ 4

Шоуг буулгах

2. "Хаяг хүлээн авагч"-ын дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх журамд албан тушаалтны овог нэрийн өмнө ашиглахыг зөвшөөрнө гэсэн заалтыг нэмж оруулав. "Ноён" гэсэн үгийн товчлол(Ноён), хэрэв хүлээн авагч нь эрэгтэй бол эсвэл "Хатагтай"(хатагтай) хэрэв хаяг хүлээн авагч нь эмэгтэй бол.

Жишээ 5

Шоуг буулгах

Жишээ 6

Шоуг буулгах

3. “хаяг хүлээн авагч” шинж чанарын дизайны шинэ элемент бол заалт юм имэйл хаяг эсвэл утас/факсын дугаар,хэрэв захидал зөвхөн и-мэйл эсвэл факсаар илгээгдсэн бол (шуудангаар хүргэхгүйгээр).

Жишээ 7

Шоуг буулгах

Жишээ 8

Шоуг буулгах

4. Шинэ стандартын 5.18-д (энэ нь текст боловсруулах үндсэн дүрмийн тухай өгүүлдэг) хэд хэдэн шинэ заалтууд гарч ирэв.

Нэгдүгээрт, баримт бичгийг ямар хэлээр боловсруулж болох талаарэрх мэдэл, байгууллагад. Энэ:

• ОХУ-ын төрийн хэл эсвэл
• эдгээр бүгд найрамдах улсын хууль тогтоомжийн дагуу ОХУ-ын бүрэлдэхүүнд багтдаг бүгд найрамдах улсын төрийн хэл (хэл).

Хоёрдугаарт, хэрэв таны боловсруулж буй баримт бичгийг өөр баримт дээр үндэслэн нийтэлсэн бол түүний дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгөх ёстой– холбогдох хууль тогтоомж болон бусад зохицуулалтын эрх зүйн акт, өмнө нь гаргасан захиргааны баримт бичгийг иш татна. Энэ практик нь удаан хугацааны туршид байсаар ирсэн бөгөөд энэ заалтыг үйл ажиллагааны баримт бичгийг бүртгэх шинэ ГОСТ-д нэмж оруулсан болно.

Гуравдугаарт, ГОСТ R 7.0.97-2016 нь текстэд ашиглах боломжийг олгодог. ёс зүйн хэллэгүүд.Энэ заалт нь ихэвчлэн бизнесийн захидал, байгууллагын дотоод захидал харилцаанд (тайлан, санамж бичиг гэх мэт) хамаарна.

Тус стандарт нь бизнесийн (албан) захидалд дараахь зүйлийг ашиглаж болохыг тогтоожээ.

• нээх хаяг:
• Эрхэм ноён дарга аа!
• Эрхэм ноён Засаг дарга аа!
• Эрхэм ноён Прохоров!
• Эрхэм хатагтай Захарова!
• Эрхэм хүндэт Николай Петрович!
• Эрхэм хүндэт Ольга Николаевна!
• Эрхэм ноёнтон!

Албан тушаалаар хаяглахдаа албан тушаалын нэрийг том үсгээр бичих ба овог нэрээр хаяглахдаа тухайн хүний ​​эхний үсгийг заадаггүй болохыг анхаарна уу.

• Эцсийн ёс зүйн хэллэг:
• Хүндэтгэсэн,…

Шоуг буулгах

Наталья Сараева,"Бизнес Арсенал" хэвлэлийн газрын мэргэжилтэн

ГОСТ R 7.0.97-2016 баримт бичигт "хүндлэлийг" хоёр удаа харуулсан тохиолдолд ёс зүйн хүрээг ашиглахыг тогтоосон - энэ нь нэлээд түгээмэл практик юм.

Харин шинэ стандартын 5.18-р заалтыг анхааралтай уншвал текстийн эхэнд байгаа "Эрхэм хүндэт" гэсэн үгтэй танилцуулга, гарын үсгийн хажууд "хэрэглэгдэж болно" гэсэн үгтэй эцсийн өгүүлбэр хоёулаа хоёулаа ашиглагдаж болно. Өөрөөр хэлбэл, тэдгээрийг нэгэн зэрэг ашиглах шаардлагагүй. Тиймээс, хэрэв та хүндлэгдсэн хүнийг нэг удаа (захидлын эхэнд эсвэл төгсгөлд) дуудах нь хангалттай гэж үзвэл энэ нь хангалттай байх болно.

Ёс суртахууны үг хэллэгийг ашиглах тусгай дүрмийг байгууллагын оффисын удирдлагын зааварчилгааны дагуу тогтоодог.

5. "Хэрэглээний тэмдэг"-ийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бүртгэх журамд хэрэв програм бол цахим зөөвөрлөгч (CD, USB флаш диск гэх мэт) -ийг энд зааж өгөх боломжийг нэмж оруулсан болно.

Жишээ 9

Шоуг буулгах

Мөн энэ зөөвөрлөгч дээр бичигдсэн баримт бичгийн бүтэц, файлын нэрийг түүнийг байрлуулсан хавтас (дугтуй) дээр заасан байх ёстой.

6. "Гарын үсэг" гэсэн шаардлагыг (ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн дагуу 22-р шаардлага) бүртгэх нь ерөнхийдөө ГОСТ R 6.30-2003 дүрэмд үндэслэсэн болно. Гэсэн хэдий ч шинэлэг зүйл бий: “Үүрэг гүйцэтгэж буй хүн баримт бичигт гарын үсэг зурсан тохиолдолдменежер, тушаал (заавар) -ын дагуу албан тушаалтны статусыг харуулсан гарын үсэг зурсан болно. Товчилсон болон бүрэн үсгийн аль алиныг нь ашиглаж болно:

Жишээ 10

Шоуг буулгах

Жишээ 11

Шоуг буулгах

Менежерийг түр эзгүй байгаа тохиолдолд гарын үсэг зурах эрхтэй этгээд баримт бичигт гарын үсэг зурахдаа аль хэдийн бэлтгэсэн, тохиролцсон баримт бичгийн төслийн албан тушаалын нэр, овгийн хуулбарыг засч залруулна. эсвэл зохих тамга ашиглан. Баримт бичигт өөр албан тушаалтан гарын үсэг зурсан бол тухайн хүний ​​албан тушаалын нэрийн өмнө налуу зураас, "төлөө" гэсэн бичээсийг оруулахыг хориглоно.

7. Бүртгэлийн журмыг тодорхой болгосон захиргааны баримт бичгийн хавсралт дээрх өргөдлийн талаархи тэмдэглэл(тогтоол, шийдвэр, тушаал, заавар), хэрэв програм болзохицуулалтын эрх зүйн акт буюу бусад энэхүү захиргааны баримт бичгээр батлагдсан баримт бичиг.Шинэ ГОСТ-ийн дагуу өргөдлийн эхний хуудас нь дараахь зүйлийг агуулна.

• өргөдлийн талаархи тэмдэглэл (захиргааны баримт бичгийн лавлагаагүйгээр);
• Өргөдлийн баримт бичгийг баталсан захиргааны баримт бичгийн өгөгдлийг харуулсан зөвшөөрлийн тамга (ингэснээр түүний дэлгэрэнгүй мэдээллийг давхардуулахгүй).

Жишээ 12

Шоуг буулгах

8. Шинэ элементүүд нэмэгдсэн таяг "жүжигчний тухай тэмдэг".Урьдын адил жүжигчний овог, овог нэр, овог нэр, утасны дугаарыг энд заасан байгаа бол одоо энд байна та албан тушаалын нэр, бүтцийн нэгж болон нэмж болно имэйл хаягжүжигчин.Уран бүтээлчийн тэмдгийн тодорхой дизайны сонголтыг орон нутгийнхан тодорхойлдог дүрэм журамоффисын ажилд зориулсан байгууллагууд (ихэнх байгууллагын хувьд энэ нь оффисын ажлын заавар юм).

Жишээ 13

Шоуг буулгах

Зураачийн тухай тэмдэглэлийг хөл хэсэг болгон зохион бүтээж, баримт бичгийн үндсэн текстээс жижиг үсгийн хэмжээгээр хэвлэж болно.

9. Загварын дүрэм хуулбар баталгаажуулалтын талаархи тэмдэглэлшинэ заалтаар нэмж оруулав: хуулбарыг өөр байгууллагад өгөхөөр олгосон бол энэ тэмдгийг хуулбарласан баримт бичгийн хадгалалтын байршлын тэмдэглэлээр хавсаргаж, байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажуулна.

Жишээ 14

Шоуг буулгах

Эдгээр дүрмийг ЗХУ-ын Дээд Зөвлөлийн Тэргүүлэгчдийн 1983 оны 8-р сарын 4-ний өдрийн 9779-X тоот "Аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллагаас эрх бүхий баримт бичгийн хуулбарыг олгох, баталгаажуулах журмын тухай" тогтоолоор тогтоосон болно. иргэд, гэхдээ зөвхөн текстэд тусгагдсан болно ГОСТ R 7.0.97-2016 .

Баримт бичгийн маягтууд

Хэд хэдэн шинэ нарийн ширийн зүйлийг оруулж, заримыг нь хассантай холбогдуулан баримт бичгийн маягтын нарийвчилсан бүрэлдэхүүнд өөрчлөлт оруулсан нь шинэ стандартын Б хавсралт (дэлгэрэнгүй мэдээлэл) болон Хавсралт В-д тусгагдсан болно. баримт бичгийн маягтын дээжийг танилцуулж байна. Маягтын төрлүүдийн найрлага (ерөнхий, үсэг, тусгай төрлийн баримт бичиг), түүнчлэн тэдгээрийн дизайны дүрмүүд өөрчлөгдөөгүй хэвээр байна.

Баримт бичгийн текстийн талаар 5.18-р зүйлд эхэлсэн "хэлний" сэдвийг 6.8-д маягтын талаар давтав.

Баримт бичгийн хэсэг

Шоуг буулгах

ГОСТ R 7.0.97-2016 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага"

6.8.ОХУ-ын бүрдүүлэгч байгууллагуудын төрийн байгууллага, байгууллагуудад;Орос хэлийг ОХУ-ын төрийн хэл болгон ашиглах, ОХУ-ын бүрэлдэхүүнд багтах бүгд найрамдах улсуудын төрийн хэл (төрийн хэл), орос хэл дээрх баримт бичгийн маягт, Орос дахь бүгд найрамдах улсын төрийн хэл (хэл) зэргийг ашиглах. Холбоог ашигладаг:

булан (маягтын дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг түвшинд байрлуулсан: орос хэл дээр - зүүн талд, ОХУ-ын бүрэлдэхүүнд байгаа бүгд найрамдах улсын төрийн хэл (хэл) - баруун талд) эсвэл

Шинэ ГОСТ-ийн 6.8-р зүйлийн хоёр дахь догол мөрөнд 2003 оны стандартад биш, харин 1990, 1997 оны стандартад байсан заалтыг анхаарч үзээрэй. Гадаадын сурвалжлагчидтай харилцахдаа ямар ч гадаад хэл дээрх "баруун багана" дээр "орос хэл дээрх зүүн багана" гэсэн маягтыг ашигладаг гэсэн үг юм. Тэдгээр. Энэ нь дахин хоёр хэлтэй хэлбэр байх болно.

Жишээ 16

Шоуг буулгах

Тиймээс бид өгсөн ерөнхий шинж чанаршинэ стандарт - ГОСТ R 7.0.97-2016, баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлагыг тогтоож, ГОСТ R 6.30-2003-ыг орлуулахаар баталсан, мөн шинэ стандартаар нэвтрүүлсэн баримт бичгийг бэлтгэхэд гарсан үндсэн өөрчлөлтүүдийг авч үзсэн. Энэхүү тодорхойлсон өөрчлөлтийн жагсаалтыг уншсаны дараа та ямар шинэ бүтээгдэхүүнээ эх орондоо хэрэгжүүлэхээ шийдэж болно. Дараа нь үүнийг оффисын ажлын заавар (эсвэл бусад LNA) болон EDMS дахь баримт бичгийн загваруудын тохиргоонд тусгах шаардлагатай хэвээр байх болно.

ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн агуулгын дүн шинжилгээ нь нарийн ширийн зүйлсийн найрлага, тэдгээрийн дизайны дүрмийн өөрчлөлтийг үл харгалзан ерөнхийдөө хуучин ГОСТ R 6.30-2003-тай шинэ стандартын тасралтгүй байдал хүчинтэй байгааг харуулж байна. 2018 оны 7-р сарын 1 хүртэл стандартын шинэчлэлтүүд нь юуны түрүүнд мэдээлэл, баримт бичгийн чиглэлээр хууль тогтоомжид гарсан өөрчлөлтүүд, түүнчлэн баримт бичигтэй ажиллах практикт ашигладаг мэдээллийн технологитой холбоотой юм.

Эцэст нь хэлэхэд, бид шинэ стандартын "загварын дагуу" бүрэн гүйцэд хийгдсэн баримт бичгийн дээжийг - нэвтрэх эрхийг хязгаарласан тамга бүхий бүтцийн нэгжийн хэвлэмэл хуудсан дээрх захидлыг өгөх болно.

Жишээ 17

Шоуг буулгах