مسئولیت های عملکردی دستیار منشی. ویژگی های شغل دستیار منشی و نمونه ای از شرح وظایف. I. مقررات عمومی

I. مقررات عمومی

1.1. استخدام و عزل دبیر مرجع به دستور مدیر کل انجام می شود.

1.2. وظایف اصلی دستیار منشی پشتیبانی سازمانی و اسنادی است فعالیت های مدیریتیدر شرکت، و همچنین بهبود پشتیبانی اسناد برای مدیریت.

1.3. معاون منشی مستقیماً به رئیس اداره اداری و اقتصادی معاونت پشتیبانی لجستیک و در غیاب وی به مدیر اداره اداری و اقتصادی معاونت پشتیبانی لجستیک گزارش می دهد.

1.4. در زمان غیبت معاون وزیر (سفر کاری، مرخصی، بیماری و ...) حقوق و وظایف وی به معاون دبیرخانه منتقل می شود که با حکم مدیر کل منصوب می شود.

1.5. دبیر مرجع در فعالیت های خود توسط:

قانون اساسي فدراسیون روسیه;

قانون مدنی فدراسیون روسیه؛

قانون کار فدراسیون روسیه؛

قانون فدرال فدراسیون روسیه شماره 24-FZ مورخ 20 فوریه 1995 "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت از اطلاعات"؛

قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه شماره 26 مورخ 04/06/2001 "در مورد تصویب فرم های یکپارچهاولیه اسناد حسابداریدر مورد حسابداری کار و پرداخت آن"؛

دستورالعمل نحوه نگهداری دفترچه های کار در شرکت ها، موسسات، سازمان ها، نظارتی و مواد آموزشیوزارت کار فدراسیون روسیه؛

GSDOU. مقررات اساسی الزامات اساسی برای اسناد و خدمات اسناد مدیریت؛

GOST R6.30-97. سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم های مستندسازی یکپارچه الزامات برای تهیه اسناد (به عنوان اصلاح و تکمیل در سال 2000)؛

دستورالعمل استاندارد برای کارهای اداری در ارگان های فدرالقدرت اجرایی؛

GOST R51141-98. شرایط نگهداری سوابق و آرشیو. اصطلاحات و تعاریف؛

لیست استاندارد اسناد مدیریتی، تشکیل شده در فعالیت های سازمان ها، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی، تایید شده توسط رئیس سرویس آرشیو فدرال در 6 اکتبر 2000.

آرشیو یک شرکت (سازمان غیردولتی). کتابچه راهنمای روشو یک لیست تقریبیاسناد تولید شده در فعالیت های موسسات غیر دولتی، نشان دهنده دوره های ذخیره سازی؛

یونایتد سیستم دولتیدفتر کار؛

قوانین و دستورالعمل های روزارخیف؛

اساسنامه شرکت؛

دستورالعمل برای کارهای اداری شرکت؛

مقررات داخلی کار شرکت؛

دستورات، دستورالعمل های مدیریت شرکت؛

این شرح شغل

1.6. افراد دارای تحصیلات عالی به سمت دستیار دبیر منصوب می شوند تحصیلات حرفه ایبدون ارائه الزامات سابقه کار یا افراد با تحصیلات متوسطه (کامل) و آموزش ویژهتوسط برنامه نصب شدهو حداقل 1 سال سابقه کار

II. کارکرد

منشی مرجع وظایف زیر را بر عهده دارد:

دریافت، ارسال و ثبت مکاتبات ورودی و خروجی؛

تهیه پیش نویس اسناد طبق دستور مدیر کل؛

کنترل کیفیت اسنادی که برای امضا به مدیر کل ارسال می شود.

نظارت بر اجرای اسناد و دستورالعمل ها؛

سازماندهی کار پذیرش مدیر کل؛

مستندسازی فعالیت های نهادهای مشورتی شرکت؛

توسعه مقررات محلی در پشتیبانی مستنداتجوامع؛

سازماندهی اسناد در کار اداری؛

سازماندهی خدمات بدون کاغذ برای مدیر کل.

III. مسئولیت ها

منشی - مرجع:

3.1. انجام وظایف فنی برای پشتیبانی و حفظ کار مدیر کل شرکت یا بخش های آن؛

3.2. مکاتبات دریافتی را مطابق با تصمیم روسای شرکت یا بخشهای آن در مجله اسناد دریافتی ثبت می کند و اسناد را برای اجرا منتقل می کند.

3.3. نظارت بر تصویب اسناد، نظارت بر اجرای آنها.

3.4. گواهی های لازم را در مورد اسناد ثبت شده صادر می کند.

3.5. اسناد تکمیل شده را برای گیرندگان (از جمله از طریق ایمیل) ارسال می کند.

3.6. ایمنی اسناد رسمی جاری را تضمین می کند.

3.7. اطلاعاتی را از کارکنان بخش برای مدیر کل دریافت می کند و آنها را به دستور او فرا می خواند.

3.8. مکالمات تلفنی مدیر کل را سازماندهی می کند.

3.9. پیام های تلفنی را دریافت و ارسال می کند، پیام های دریافتی را در غیاب مدیر کل ضبط و به اطلاع وی می رساند.

3.10. انجام کار برای آماده سازی جلسات یا جلساتی که توسط مدیر کل برگزار می شود (جمع آوری مطالب لازم، اطلاع به شرکت کنندگان در مورد زمان، مکان، دستور جلسه یا جلسه و ثبت نام آنها)، حفظ و تنظیم صورتجلسه.

3.11. کار چاپ و کپی را انجام می دهد.

3.12. نظارت بر تهیه مدیر کل با لوازم اداری، تجهیزات سازمانی، ایجاد شرایط مساعد برای کار کارآمدمدیر؛

3.13. اسناد را برای امضای مدیر کل می پذیرد.

3.14. کنترل کیفیت تهیه، صحت پیش نویس، هماهنگی و تأیید اسنادی که برای امضا به مدیر کل ارائه می شود.

3.15. اجرای اسناد و دستورالعمل های مدیر کل شرکت را کنترل می کند، اقدامات عملیاتی را با هدف اجرای به موقع و با کیفیت آنها انجام می دهد.

3.16. پذیرایی از بازدیدکنندگان را سازماندهی می کند، رسیدگی سریع به درخواست ها و پیشنهادات کارکنان شرکت را تسهیل می کند.

3.17. گزارشی از تأخیر کارکنان شرکت به محل کار را حفظ می کند.

3.18. گزارش ماهانه به مدیر کل در مورد تأخیر کارکنان ارائه می کند.

3.19. برنامه های کاری راننده را حفظ می کند.

3.20. مسائل مربوط به صدور دعوتنامه، ویزا، گذرنامه بین المللی، رزرو و خرید بلیط برای کارمندان شرکت را که در سفر کاری ترک می کنند، حل می کند.

3.21. اسناد تکمیل شده توسط کار اداری را برای ذخیره سازی از بخش های ساختاری شرکت می پذیرد.

3.22. در توسعه نامگذاری پرونده ها شرکت می کند ، صحت تشکیل و اجرای پرونده ها را هنگام انتقال آنها به بایگانی بررسی می کند.

3.23. مطابق با قوانین جاریموارد را رمزگذاری می کند.

3.24. فایل ها را سیستماتیک و قرار می دهد، سوابق آنها را نگه می دارد.

3.25. فهرست خلاصه پرونده های دارای دوره نگهداری دائم و موقت و همچنین اقداماتی برای انتقال پرونده ها به انبار دولتی، برای حذف و از بین بردن اسنادی که مدت نگهداری آنها به پایان رسیده است.

3.26. در کار بررسی ارزش اسناد آرشیوی شرکت می کند.

3.27. رونوشت ها و اسناد بایگانی صادر می کند، گواهی های لازم را بر اساس اطلاعات موجود در اسناد بایگانی تنظیم می کند و سوابق آنها را نگهداری می کند.

3.28. به کارکنان توصیه می کند که پرونده ها را برای بایگانی در آرشیو آماده کنند.

منشی مرجع حق دارد:

4.1. توسعه دهد فرآیندهای تکنولوژیکیکار با اسناد مبتنی بر استفاده از فناوری سازمانی و کامپیوتری؛

4.2. درخواست از بخش های ساختاری شرکت مواد لازم و همچنین توضیح دلایل تاخیر در انجام وظایف و دستورالعمل ها از مدیریت.

4.3. بررسی مدارک و ارسال آنها برای اجرا برای مدیران و متخصصان شرکت.

4.4. ارائه پیشنهادات برای بهبود فرم ها و روش ها برای بررسی توسط مدیریت کار مدیریتیبر اساس استفاده از فناوری الکترونیکی؛

4.5. نیاز به مدیریت برای ایجاد شرایط عادیبرای انجام وظایف رسمی و ایمنی اسناد پرسنلی;

4.6. کار با اسناد با علامت "برای استفاده رسمی"؛

4.7. انجام "فیلتر کردن" تماس های تلفنی؛

4.8. پیش نمایش اسناد و تعیین اینکه کدام یک از آنها می تواند به مجریان منتقل شود، با دور زدن مدیر کل.

4.9. سازماندهی پذیرایی و تعیین اولویت بازدیدکنندگان؛

4.10. تقاضای تحقق قوانین تعیین شدهکار با اسناد در بخش های ساختاری شرکت؛

4.12. توسعه سیستم های اسناد یکپارچه، برگه های زمانی، فهرست اسناد.

4.13. تصمیم گیری و تایید اسناد در صلاحیت خود؛

4.14. ارائه پیشنهادات با هدف بهبود کار با پرسنل؛

4.15. تقاضای توضیح نوشتنبرای کارکنانی که انضباط کار را نقض کرده اند.

4.16. از مجریان بخواهد اسنادی را که برخلاف قوانین تعیین شده برای تهیه و اجرای اسناد برای پرسنل تهیه شده اند، نهایی کنند.

4.17. با اسنادی که "محرمانه" یا "راز تجاری" مشخص شده اند کار کنید.

V. مسئولیت

معاون منشی مسئولیت دارد:

5.1. انتقال به موقع اطلاعات دریافتی به گیرندگان؛

5.2. به موقع بودن ارسال مکاتبات خروجی؛

5.3. کیفیت اسناد ارائه شده برای امضا به مدیریت شرکت؛

5.4. نگرش سهل انگارانه نسبت به ثبت و نگهداری اسناد؛

5.5. انتقال نابهنگام اطلاعات به مدیر کل؛

5.6. ایمنی اسناد خروجی، ورودی و داخلی؛

5.7. افشای اطلاعاتی که اسرار تجاری شرکت را تشکیل می دهد و سایر اطلاعاتی که در جریان کار شناخته شده است.

5.8. ایمنی اموالی که شرکت برای انجام وظایفش در اختیار او قرار داده است.

5.9. نگرش بی تدبیر نسبت به کارمندان شرکت و سایر شهروندانی که با منشی مرجع تماس می گیرند.

5.10. عدم رعایت الزامات این دستورالعمل.

VI. روابط بر حسب موقعیت

6.1. با مدیر کل - در مورد حمایت مستند و غیر مستند از فعالیت های وی.

6.2. با معاونت اداری و اقتصادی - در مورد مسائل مربوط به تأمین لوازم اداری و تجهیزات لازم برای معاون منشی.

6.3. با همه تقسیمات ساختاریشرکت ها - در مورد مسائل مربوط به پشتیبانی اسناد برای مدیریت.

VII. سنجش عملکرد

7.1. ملاک اصلی کار دستیار منشی کارایی و پشتکار است.

هشتم. رویه بازنگری در شرح شغل

8.1. این دستورالعمل ها ممکن است در موارد زیر اصلاح شوند:

تغییرات در ساختار شرکت؛

تغییرات در فناوری مستندسازی؛

تغییرات در وظایف معاون وزیر

نوع سند:

• شرح شغل

• مدیریت سوابق منابع انسانی

1 -1

منشی یک دستیار ضروری در هر دفتری است. این موقعیت می تواند شامل یک کارمند، یک دستیار شخصی یک مدیر و یک مسئول پذیرش باشد. دستیار منشی به جریان اسناد شرکت می پردازد و بر نگهداری و استفاده از اسناد نظارت می کند. چگونه این حرفه ظاهر شد؟

در جریان فعالیت‌های اصلاحی فعال پیتر اول، که مفهومی را به عنوان "رتبه منشی" معرفی کرد، سرچشمه گرفت. در ابتدا این مسئولین بودند که وظیفه ثبت و شماره گذاری نامه های دریافتی را بر عهده داشتند. در آغاز قرن بیستم، شغل منشی گری گسترده شد و تا سال 1875 در بسیاری از کلان شهرهادر اروپا و آمریکا امکان گذراندن دوره های مخصوص تایپیست وجود داشت. با اختراع ماشین تحریر در سال 1880، این حرفه به تدریج چهره ای زنانه به خود گرفت. در پایان جنگ جهانی اول، یافتن یک منشی مرد تقریباً غیرممکن بود. در آن زمان این یکی از معدود مشاغلی بود که در دسترس زنان بود. بلندپروازترین آنها دوره های آموزشی را گذرانده و در شرکت ها و دفاتر در سراسر جهان مشغول به کار شدند. آنها مورد احترام بودند و کارشان به خوبی پرداخت می شد. سمت معاونت منشی یکی از اولین قدم ها در راه رهایی زنان بود.

این روزها، این حرفه در حال حاضر اعتبار سابق خود را از دست داده است، اما تقاضا برای متخصصان مدیریت دفتر همچنان بالاست. جدیدترین گرایش منشی های از راه دور هستند که حضورشان در مطب هم ضروری نیست. خدمات دستیاران آنلاین توسط بسیاری از پلتفرم های اینترنتی استفاده می شود که نیاز به حفظ ارتباط با مشتریان دارند.

مسئولیت های معاون منشی

در بین مردم جوک ها و حرف های زیادی درباره منشی ها وجود دارد. اما علیرغم شهرت بدشان، دستیار منشی وظایف شغلی زیادی دارد. اگر می خواهید در این تخصص کار کنید، به نظم، مسئولیت و دانش خاصی نیاز دارید. چنین کارمندی چه وظایفی دارد؟

• نگهداری سوابق: زنان وظیفه دشواری دارند که همه اوراق را با دقت بررسی کنند و آنها را مرتب نگه دارند. همه کارمندان شرکت ممکن است به کمک نیاز داشته باشند و به طور معمول در شرکت های بزرگ چندین نفر برای سمت دستیار منشی استخدام می شوند.
• تشکیل جلسات، سفرها، جلسات: منشی باید همیشه از همه اخبار مطلع باشد و انگشت خود را روی نبض خود نگه دارد. او نه تنها معمولاً برنامه کاری مدیریت را هماهنگ می کند، بلکه سفرهای کاری و جلسات کاری را نیز آماده می کند.
• دریافت تماس های تلفنی: مسئولیت های فوری کارمند شامل برقراری ارتباط با مشتریان، شرکا و سایر افراد است.
• پذیرش بازدیدکنندگان: نماینده ظاهربرای این حرفه بسیار مهم است، زیرا اغلب اولین فردی که در شرکت دیده می شود منشی است.
• سفارش لوازم التحریر و سایر پشتیبانی اداری.
• انجام درخواست های مدیریت در برخی از شرکت ها، این مورد بیشتر زمان کار را به خود اختصاص می دهد. بنابراین، هنگام درخواست شغل، باید فوراً در مورد دامنه مسئولیت های خود با رئیس آینده خود صحبت کنید.

همانطور که می بینید مسئولیت دستیار منشی بسیار زیاد است. و لیست الزامات نیز حیرت انگیز است. یک منشی برای استخدام چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

شرایط لازم برای این پست خالی

• دانش خوب کامپیوتر و سرعت بالاچاپ. سیستم های مدرنجایگزین ماشین‌های تحریر قبلی شد، اما مفاد اصلی شرح وظایف دستیار منشی ثابت ماند: توانایی کار با تجهیزات اداری و سرعت ضبط.
• ظاهر نماینده: قانون روسیه هرگونه تبعیض بر اساس نژاد، جنسیت یا سن را در هنگام استخدام کارمندان ممنوع می کند. اما ظاهر آراسته و مرتب، گفتار مودبانه و توانایی ادامه مکالمه از مزایای بی شک شما خواهد بود.
• وقت شناسی و سازماندهی: این ویژگی ها با سایر متخصصان تداخلی ندارند، اما برای یک منشی بسیار مهم هستند.
• تحصیلات تخصصی متوسطه یا بالاتر.
• برخی از مشاغل خالی ممکن است نیاز به دانش داشته باشند به انگلیسی. شرکت های بزرگ توجه ویژه ای به این موضوع دارند.

حقوق کارمندان

کار به عنوان منشی مسئولیت زیادی دارد، اما کارمندان حقوقی نیز دارند که در صورت تخلف مافوق خود می توانند از آن دفاع کنند.

• منشی حق درخواست و دریافت اطلاعات لازم برای انجام صحیح وظایف خود را دارد.
• کارفرما باید شرایط کار و امنیت اسناد را برای کارمند فراهم کند.
• دستیار منشی می تواند ایده هایی را برای بهبود روند کار مطرح کند. او همچنین می تواند در محدوده شرح وظایف خود تصمیمات مستقل بگیرد.
• دستیار منشی ممکن است به دلایل سلامتی یا بدتر شدن وضعیت رفاهی کار را از دست بدهد.

طبق آمار، شغل منشی یکی از "طولانی ترین مشاغل" در بازار است: کارگران اغلب پس از ساعت کاری پشت سر می گذارند. یک کارمند با دانستن حقوق و مسئولیت های خود می تواند در راستای منافع خود به نفع شرکت عمل کند.

برای بدست آوردن این شغل به چه تحصیلاتی نیاز دارید؟

در شرح وظایف دستیار منشی آمده است که متقاضی استخدام باید دارای تحصیلات تخصصی عالی یا متوسطه و حداقل یک سال سابقه کار باشد. اگر هنوز تجربه ای ندارید، با برنامه های اداری آشنا نیستید و در تایپ کردن خیلی مطمئن نیستید، می توانید دوره های ویژه ای را برای دستیار منشی بگذرانید که در آن نحوه انجام مکاتبات تجاری و کار با رایانه در سطح آموزش داده می شود. یک کاربر مطمئن شما می توانید تمام این دانش را به تنهایی با یافتن اطلاعات در کتاب ها یا اینترنت به دست آورید. کمی تمرین - و قطعاً توسط شرکتی استخدام خواهید شد که به چنین متخصصی نیاز دارد.

کجا کار پیدا کنیم؟

تقریباً در هر شرکتی سمت منشی-دستیار وجود دارد. بازار کار مملو از پیشنهادات مختلف است که در میان آنها می توانید گزینه ای با در دسترس بودن و مناسب پیدا کنید دستمزد. اما در نظر داشته باشید که رقابت در این زمینه نیز زیاد است. برای به دست آوردن یک مکان، باید در میان ده ها متقاضی دیگر متمایز شوید. علاوه بر این، در شرکت های کوچک، مسئولیت های شغلی دستیار منشی اغلب به وضوح تنظیم نمی شود و کارمند مجبور است کارهای متنوع زیادی را انجام دهد. برای جلوگیری از این امر، شرکت های بزرگ را انتخاب کنید. اگر چنین فرصتی ندارید، به سادگی درباره تمام مسئولیت هایی که در محل کار جدید خود انجام خواهید داد، با جزئیات صحبت کنید.

درآمد متخصصان ثبت سوابق چقدر است؟

میانگین دستمزد متخصصان منشی بین 25-45 هزار روبل است. دستیاران اجرایی معمولاً کمی بیشتر از کارمندان درآمد دارند. علاوه بر این، دستیاران منشی می توانند در طول کار خود تجربه کاری منحصر به فردی را از مافوق خود بیاموزند. یک کارمند مبتدی بعید است که دریافت کند دستمزدبیش از 25000 روبل حتی در شهرهای بزرگی مانند سن پترزبورگ و مسکو. اما با افزایش تجربه و دانش، نرخ حقوق نیز افزایش خواهد یافت.

اگر بدانید در طول مصاحبه از شما چه می پرسند، کار به عنوان منشی بسیار آسان تر است. توانایی کار با برنامه های Word و Excel در هنگام درخواست کار تعیین کننده است. سرعت چاپ بالا نیز مورد نیاز خواهد بود. می توانید آن را در اینترنت پیدا کنید برنامه های ویژهبرای آموزش تایپ لمسی که زمان تایپ را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. برای اینکه سریعتر استخدام شوید، ایده خوبی است که رزومه خود را در سایت های کاریابی به روز کنید و برای مصاحبه، یک نمونه کار کوچک تهیه کنید که مهارت ها و توانایی های خود را توضیح دهد.

برای ملاقات با یک کارفرمای بالقوه، باید یک کت و شلوار اداری سخت در سایه های تیره بپوشید. بلافاصله لحن جلسه را تنظیم می کند و شما را مسئول و مسئول نشان می دهد کارمند حرفه ای. اگر برای پست دستیار مدیر متقاضی هستید، پس به یاد داشته باشید که در این مورد باید بسیار متفکرانه رفتار کنید. قبل از مصاحبه، در مورد تاریخچه شرکت تحقیق کنید. کارفرما می بیند که شما کاملاً برای جلسه آماده شده اید و از تعدادی اشتباهات آزاردهنده جلوگیری می کنید.

نتایج

با وجود فهرست بزرگی از مسئولیت ها و الزامات برای دستیاران منشی، هر کسی می تواند از عهده این شغل برآید. با آمادگی مناسب، قبولی در مصاحبه نیز دشوار نخواهد بود. و حتی اگر تجربه ندارید، ناامید نشوید، سعی کنید ابتدا در یک شرکت کوچک شغلی پیدا کنید. با رعایت قوانین ساده می توانید در زمینه مدیریت اداری شغلی ایجاد کنید.

بر اساس مطالعات انجام شده توسط آژانس های مختلف استخدام، حرفه "منشی" یکی از مشاغلی است که با بیشترین تعداد ساعات اضافه کاری و نیاز به انطباق با برنامه کاری مدیریت همراه است. این گروه شامل رانندگان و نمایندگان برخی از مشاغل دیگر نیز می شود.

منشی کیست؟

این اصطلاح از کلمه لاتین "راز" گرفته شده است، نامی که به افراد مورد اعتماد داده می شود رم باستان. چه در آن زمان و چه بعدها (دربارهای سلطنتی) اینها منحصراً مردانی بودند که گاهی اوقات بسیار هوشمندانه به قدرت می رسیدند.

این حرفه در اواخر جنگ جهانی اول و با ظهور چهره ای زنانه به دست آورد ماشین تحریرو ظهور چنین سمتی به عنوان معاون منشی. این روزها با فناوری پیشرفته ای که دارند، حتی دستیاران منشی مجازی هم وجود دارند. این نامی است که به شرکت ها یا افرادی که خدمات نوشتن آنلاین ارائه می دهند داده می شود. ایمیل هایا دریافت تماس های تلفنی (انتقال) بدون حضور فیزیکی منشی در دفتر.

داره چیکار میکنه؟

معمولاً منشی شخصی کارگردان تصویری کلیشه ای دارد - زیبایی پا درازی که عمدتاً می تواند روی رایانه تایپ کند، قهوه درست کند و به تماس ها پاسخ دهد. گاهی اوقات این در جوک هایی که محتوای چندان مناسبی ندارند منعکس می شود. در واقع، حرفه "منشی" مانند سمت دستیار در یک شرکت بزرگ، مستلزم وجود مجموعه ای بسیار جدی از مهارت ها، دانش و همچنین ویژگی های کاری خاص است. یک نماینده واقعی این حرفه نمی تواند بدون سازماندهی، پشتکار، وقت شناسی و دیپلماسی کار کند.

مسئولیت منشی (منشی-دستیار) شامل آگاهی از کلیه امور مربوط به امور اداری می باشد. اسناد نظارتی، جریان اسناد، سازماندهی کار اداری، ساختار مدیریت، اصول مالکیت تجهیزات اداری، قوانین حفاظت از کار. تمام حقوق، مسئولیت ها و انواع کارهای انجام شده او توسط شرح شغل تنظیم می شود. این سند اصلی ماهیت سازمانی و قانونی در مورد فعالیت های چنین کارمندی است. آن را در هر مورد خاصبا مسئولیت کامل مورد نیاز است.

بیایید نگاهی به بخش های اصلی این سند بیندازیم.

دستورالعملی که برای معاونت منشی تدوین شده چه می گوید؟

مفاد کلی آن شامل نام سازمان، اشاره به مافوق بلافصل و نام بردن فردی است که در صورت غیبت منشی جایگزین وی می شود. همچنین در آنجا شرایط لازم برای طول خدمت و صلاحیت کارمند و لیستی از کلیه اسناد لازم برای کار (قوانین، GOST ها، کدها و مقررات) را خواهید یافت.

وظایف محول شده به منشی در قسمت دوم (به همین نام) آورده شده است. این شامل مسئولیت آشپزی می شود مدارک لازمطبق دستورالعمل مدیریت، ثبت نام، دریافت و ارسال مکاتبات، سازماندهی و کنترل کار پذیرش، انجام امور اداری و موارد دیگر.

فعالیت های آن با جزئیات بیشتر در بخش بعدی توضیح داده شده است - " وظایف شغلیدبیر، منشی." این در مورد استدر مورد ایمنی و ضبط مکاتبات، صدور گواهی در خصوص انواع اسناد ثبت شده، تشکیل و تنظیم جلسات اداری، کپی و چاپ، ضبط پیام برای مافوق در غیاب وی و اطلاع رسانی آنها، تهیه لوازم اداری لازم به دفتر شرکت.

در هر سازمانی، وظایف یک منشی ممکن است بسته به ویژگی های کار، ویژگی های خاص خود را داشته باشد. موقعیت او ممکن است مانند "منشی-کارمند" به نظر برسد که به معنای گسترش دامنه مسئولیت های اصلی است.

درباره حقوق منشی

منشی حق دارد چه کار کند؟ طبق دستورالعمل، او مجاز است مواد مورد نیاز در کار خود را از بخش های مختلف شرکت درخواست کند و ترتیب استفاده از آنها را تعیین کند.

همچنین انتقال اسناد بررسی شده به مجریان به صورت مستقیم علاوه بر مدیریت، ایجاد اولویت برای بازدیدکنندگان در محل پذیرایی و توزیع تماس های تلفنی با توجه به اهمیت آنها، مطالبه توضیحات از کارکنان در صورت بروز تخلفات انضباطی.

مانند هر کارمند دیگری، منشی شخصی مدیر این حق را دارد فعالیت کارگریدر شرایط مناسب که باید با الزامات ایمنی و بهداشت شغلی مطابقت داشته باشد.

معاون منشی چه مسئولیتی دارد؟

او مسئول عدم افشای اطلاعات محرمانه، کیفیت اسناد و ارائه به موقع به مدیریت، نگرش مسئولانه به جریان اسناد، ایمنی اموال و اسناد سازمان و روابط زیرکانه با مدیریت و کارکنان است.

بخش بعدی شرح شغل نشان می دهد که چه چیزی روابط رسمیو ارتباطات عملکردی که بین منشی - مرجع و ساختارهای مختلف شرکت وجود دارد. به عنوان یک قاعده، در یک سازمان متوسط، منشی باید در مورد مسائل تدارکاتی (تامین لوازم التحریر دفتر) با بخش اداری، در مورد مسائل جریان اسناد - با سایر بخش ها و البته مستقیماً با مدیریت تعامل داشته باشد.

ارزیابی عملکرد دبیر بر اساس معیارهای اصلی انتخاب شده است که در بخش مربوطه دستورالعمل نیز تنظیم می شود. در اکثریت قریب به اتفاق موارد، چنین معیارهایی کارایی و پشتکار هستند. همچنین شرایطی وجود دارد که دستورالعمل ها در معرض تجدید نظر هستند. این ممکن است زمانی رخ دهد که عملکردها یا ساختار سازمانی آن تغییر کند.

بیایید آن را جمع بندی کنیم

هنگام استخدام، فرد منصوب به این سمت با او آشنا می شود دستورالعمل های خدمات، که کلیه وظایف منشی را ذکر کرده است. اجازه دهید دوباره آنها را به طور خلاصه یادآوری کنیم.

• دریافت تماس های تلفنی برای مدیر.
• همه کار با اسناد - مرتب سازی بر اساس اهمیت، ثبت، آماده سازی، دریافت و توزیع، ذخیره سازی و سیستم سازی.
• سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان.
• کمک به رئیس در برنامه ریزی برنامه کاری و در صورت لزوم سفارش بلیط هواپیما و رزرو هتل.
• آماده سازی و سازماندهی مذاکرات تجاری.
• سفارش لوازم التحریر و سایر چیزهای کوچک ضروری به دفتر، گاهی اوقات مواد غذایی.

پس از بررسی لیست مسئولیت ها، کارمند دستورالعمل ها را امضا می کند و مدیر نیز امضا می کند. لطفاً توجه داشته باشید که هر سازمان ممکن است نسخه خود را از دستورالعمل ها داشته باشد، اما هیچ یک از آنها نباید با قوانین فعلی یا استانداردهای کاری پذیرفته شده مغایرت داشته باشد.

وظایف منشی دادگاه

همانطور که مشخص است، ویژگی های کار در هر موسسه متفاوت است. مثلاً منشی دادگاه چه می کند؟ وظایف شغلی او چیست؟ تعداد زیادی از آنها وجود دارد:

• طراحی جلدهای امور جاری؛
• اخذ دعاوی از دستیاران قضایی؛
• ثبت اسناد و مواد در پرونده ها؛
• تهیه فهرست پرونده های جدید؛
• شماره گذاری صفحات؛
• توزیع رونوشت احکام دادگاه به شرکت کنندگان در پرونده ها (احزاب).
• ارسال رونوشت احکام دادگاه به اشخاص خاصی از طرف قاضی.
• اطلاع دادن به طرفین در مورد تاریخ و زمان جلسات دادگاه.

بعلاوه

وظایف منشی دادگاه شامل، اما محدود به موارد زیر نیست:

• ارسال لیست پرونده های دادگاه در هفته؛
• بررسی حضور طرفین در جلسه؛
• نگهداری سوابق دادگاه؛
• کنترل بر دریافت و ارسال کلیه اسناد موجود در پرونده.

منشی ها باید طرفین را با مواد پرونده آشنا کنند، بر اعلان های ارسالی از طریق پست نظارت کنند، رسیدها، اعلامیه ها، رونوشت های اعمال و سایر اسناد مهم را ارائه دهند. آنها اطلاعات را در مجلات و کارت ها وارد می کنند، سیستم کامپیوتریچاپ اعمالی که به صورت دستی تنظیم می شود، پرونده ها را برای بازرسی به قضات منتقل می کند و پس از آن پس می گیرد، اجرائیه صادر و تشکیل می دهد و بسیاری از وظایف دیگر را از طرف قضات انجام می دهد.

الزامات منشی دادگاه

• مدارک باید شماره گذاری و بایگانی شوند.
• فهرست پرونده ها و سایر اسناد به طور جداگانه تنظیم می شود.
• عکس‌ها و پاکت‌ها شماره‌گذاری می‌شوند، در صورت خرابی، شماره‌گذاری دوباره آغاز می‌شود، اعداد قدیمی باید خط کشیده شوند (اصلاح نمی‌شوند!).
• کلیه اصلاحات مطابق با فرم پذیرفته شده تأیید شده است.
• جلد پرونده ها با ذکر نام دادگاه، شماره و عنوان پرونده، نام طرفین، تاریخ شروع و پایان، تعداد برگه ها و مدت نگهداری تنظیم می شود.
• موجودی به صورت دستی یا روی رایانه انجام می شود.

دبیر مدرسه چه کاری باید انجام دهد؟

گاهی اوقات تبلیغات "منشی برای مدرسه مورد نیاز است" وجود دارد. این چه نوع موقعیتی است و در آنجا چه خواهید کرد؟ بیایید دریابیم.

دبیر مدرسه اولین و مهمترین دستیار مدیر است. او باید تمام دستورات و دستورات مافوق خود را در رابطه با عملکرد مؤسسه آموزشی اجرا کند.

مسئولیت های اصلی او شامل روش انجام موارد تغییر پرسنل (اخراج، استخدام) کارمندان، پذیرش و اخراج دانشجویان است. وظیفه او تنظیم سندی است که مدیر باید با امضای خود آن را تأیید کند. در صورت لزوم، منشی باید اسناد امضا شده را در بازه زمانی لازم برای بررسی توسط مقامات بالاتر جمع آوری و حمل کند.

از دیگر مسئولیت های دبیر مدرسه می توان به دریافت و ابلاغ اطلاعات به دانش آموزان و کارکنان موسسه اشاره کرد. در صورت عدم حضور مدیر، دبیر موظف است تعداد کامل و محتوای تماس‌ها، شکایات و درخواست‌های بازدیدکنندگان از جمله دانش‌آموزان ابتدایی را ثبت کند.

علاوه بر این

در تبصره مندرج در دستورالعمل دبیر مدرسه آمده است: همچنین ملزم به انجام تکالیف اضافی (سایر) می باشد. چه مفهومی داره؟

مخفف این است: دبیر مدیر مدرسه باید هر دستورالعملی را انجام دهد، به جز درخواست های شخصی. این می تواند برای مثال، تماس با دانش آموز یا معلم برای مکالمه، ارسال نامه، انتقال پول، یا خرید تجهیزات مورد نیاز مدرسه باشد. این فهرست عملاً پایان ناپذیر است، یعنی مسئولیت های یک دبیر در یک مدرسه بسیار بسیار گسترده است.

اگر مدرسه موقعیت حسابداری ارائه ندهد، مدیریت امور مالی نیز ممکن است به منشی محول شود. وظیفه او ارسال اطلاعات حقوق، پر کردن برگه های زمانی و انجام تنظیمات لازم است.

نه تنها مدیر، بلکه هر بازدید کننده ای که از محل پذیرایی می آید نیز ممکن است به کمک یک منشی نیاز داشته باشد. مردم برای چاپ متن، کپی اسناد و روشن کردن تعداد زیادی از سؤالات به او مراجعه می کنند.

اگر به عنوان منشی- دستیار مدیر کل کار می کنید

که در در این موردشما یکی از متخصصان هستید و خود کارگردان شما را استخدام و اخراج می کند و شما مستقیماً به او گزارش می دهید. برای رسیدن به این موقعیت، شما باید دارای تحصیلات عالی (یا حداقل متوسطه ویژه) و حداقل 1 سال تجربه در این موقعیت باشید. در صورت نداشتن تجربه گواهی پایان دوره های دستیاری منشی.

شما باید در مسائل اقتصادی و فعالیت های مالیشرکت، چشم انداز توسعه آن، سازماندهی جریان اسناد و کار مدیریت، مهارت های کامپیوتر و تجهیزات اداری، ترجمه اسناد تولید به زبان خارجی، اخلاق کار.

نقش ها و مسئولیت ها

شما مسئول کلیه خدمات مرجع و اطلاعات مربوط به اسناد سازمانی خواهید بود. همچنین سازماندهی و کنترل امور اداری در شعب و بخشهای فردی شرکت. هیچ چیز تعجب آور نیست - شما یک منشی معمولی نیستید. باید بتواند فعالیت های نهادهای مدیریتی و مشاوره ای خود را مستندسازی و سازماندهی فوری کند. اگر بازرس پرسنلی در دسترس نیست، تمام اسناد و سوابق پرسنل را نگهداری کنید.

منشی - مرجع مدیر کلتهیه اسناد لازم برای اطمینان از فعالیت های مالی و اقتصادی کل شرکت، سازماندهی پذیرش، ثبت، حسابداری و ذخیره سازی آنها ضروری است. او تهیه، تأیید و هماهنگی صحیح کلیه اسناد ارسال شده برای امضا به مدیریت شرکت را کنترل می کند. اقداماتی را برای اطمینان از اجرای به موقع و باکیفیت دستورات مافوق انجام می دهد، اطلاعات را مستقیماً به مجریان منتقل می کند، تجزیه و تحلیل انجام می دهد و نتیجه گیری را در مورد گزارش ها و گواهی های ارسال شده به مدیریت صادر می کند.

علاوه بر این، وظایف منشی شامل حفظ ارتباط عملیاتی در مورد مسائل مربوط به فعالیت های شرکت با شهروندان است - اشخاص حقیقیو سازمان های فردی (اعم از دولتی و تجاری). او همچنین بازدیدکنندگان را دریافت می کند، می تواند فعالیت های پرسنلی را انجام دهد - پرونده های شخصی، سفارشات، کتاب های کار، موافقت نامه ها (قراردادها)، اسناد سفر و گواهی ناتوانی در کار، نگهداری برگه های زمان و صدور گواهی حقوق و دستمزد.

و دوباره در مورد حقوق

این سمت نه تنها شامل وظایف گسترده منشی، بلکه حقوق مربوطه نیز می شود. علاوه بر موارد پذیرفته شده عمومی، آنها حق درخواست مواد و اطلاعات لازم را از هر گونه خدمات عملکردی شرکت و توضیح دلایل تاخیر در انجام وظایف مدیریت را شامل می شوند. سپس: می توانید درخواست تجدید نظر در اسناد تهیه شده توسط پیمانکاران با نقض قوانین پذیرفته شده مطابق با GOST 6.38-90 یا ISO - استانداردهای بین المللی مستندسازی کنید.

او حق دارد در صلاحیت رسمی خود اسناد مربوط به فعالیت های مدیریت شرکت را تأیید کند، پیشنهادات شخصی را برای بررسی در مورد بهبود فعالیت های سازمان در زمینه مدیریت اسناد و استفاده از آخرین فن آوری های رایانه ای به مدیریت ارائه دهد.

به اسناد با علامت "محرمانه" دسترسی دارد و می تواند با هر یک از کارکنان و خدمات شرکت به منظور نظارت بر اجرای تصمیمات مدیریت و ارائه اطلاعات لازم به آنها تعامل داشته باشد.

من تایید میکنم:

______________ "____"___________ 2005

شرح شغل
معاون منشی.

1. مقررات عمومی.

1.1. این شرح شغل وظایف عملکردی، حقوق و مسئولیت های دستیار منشی را مشخص می کند.

1.2. معاون منشی توسط مدیر کل به سمت منصوب و برکنار می شود.

1.3. معاون منشی مستقیما گزارش می دهد.

1.4. کارمند با تحصیلات متوسطه کامل، حداقل 2 سال سابقه منشی یا دستیار و مسلط به کامپیوتر، دانش زبان انگلیسی، مهارت در کار با تجهیزات اداری و آشنایی با مبانی امور اداری می تواند به سمت منشی-دستیار

1.5. وظایف دستیار دبیر شامل پشتیبانی اداری از کار مدیر کل است.

1.6. دستیار دبیر در کار خود با دستورات مدیر کل هدایت می شود. آئین نامهو این شرح شغل

2. مسئولیت های عملکردی.

منشی - مرجع:

2.1. کار چاپ و تکثیر را انجام می دهد.

2.2. تماس های ورودی و خروجی را دریافت می کند.

2.3. مکالمات تلفنی انجام می دهد.

2.10. فعالیت های اقتصادی محل پذیرش را سازماندهی می کند.

2.11. پذیرای بازدیدکنندگان است.

2.12. سازماندهی کار بی وقفه رانندگان و پذیرش.

معاون منشی حق دارد:

3.1. صحبت با مقاماتشرکت ها اطلاعات لازم را برای کارهای اداری و تهیه گزارش ها ارائه دهند.

3.2. الزام به ارائه اسنادی که به درستی تنظیم شده است، بر اساس الزامات مقررات داخلی شرکت.

3.3. بروز موانع در انجام وظایف محوله به دلیل تقصیر اشخاص ثالث را به اطلاع مدیر کل برسانید.

3.4. انجام مذاکرات از طرف شرکت در چارچوب موضوعاتی که در صلاحیت معاون منشی است.

4. مسئولیت.

4.1. معاون منشی مسئولیت دارد:

- انجام به موقع و با کیفیت بالا وظایف محول شده توسط شرح شغل؛

- اطلاعات نادرست در مورد وضعیت امور و اجرا مسئولیت های عملکردی;

- حفظ و نگهداری راز تجارتدر حدود تعیین شده توسط قوانین جاری و مقررات داخلی شرکت؛

- عدم افشای هر گونه اطلاعات به دست آمده در نتیجه فعالیت حرفه ای;

- جرایم ارتکابی در حین انجام فعالیتهای خود - در حدود تعیین شده توسط اداری، کیفری و قانون مدنی;

- ایجاد خسارت (مادی یا آسیب شهرت تجاری) شرکت در حدود تعیین شده توسط قانون کار و مدنی فعلی.

- عدم رعایت دستورات، دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیر کل؛

- رفتار نامناسب نسبت به کارکنان شرکت و اشخاص ثالث؛

- نقض مقررات داخلی کار، مقررات ایمنی و ایمنی آتش سوزی.

5. حالت عملیات.

5.1. ساعات کار دستیار منشی مطابق با شرایط قرارداد کار و مقررات داخلی کار تعیین شده در شرکت تعیین می شود.

5.2. به دلیل نیازهای تولیدی، ممکن است دستیار منشی به سفرهای کاری (از جمله محلی) اعزام شود.

5.3. به دلیل نیازهای تولید، دستیار منشی ممکن است در کارهایی فراتر از طول استاندارد روز درگیر شود.

شرح شغل منشی معاون مدیر کل

1. مقررات عمومی

1.1. دستیار منشی از دسته متخصصان بنگاه است و توسط مدیر استخدام و عزل می شود.

1.2. وظایف اصلی دستیار منشی پشتیبانی سازمانی و اسنادی از فعالیت های مدیریتی است.

1.3. دستیار دبیر مستقیماً به مدیر شرکت گزارش می دهد.

1.4. دبیر مرجع در فعالیت های خود توسط:
- اقدامات قانونی فدراسیون روسیه؛
- اساسنامه شرکت؛
- مقررات مربوط به خدمات عملکردی شرکت؛
- دستورات (دستورالعمل) مدیریت شرکت؛
- مواد هنجاری و روش شناختی در مورد سازماندهی کار اداری؛
- این شرح شغل

1.5. افرادی که دارای تحصیلات عالی، متوسطه تخصصی و سابقه کار حداقل 1 سال یا بدون سابقه هستند به سمت دستیار منشی منصوب می شوند اما مشروط به آموزش در دوره های دستیار دبیری.

1.6. معاون منشی باید سوالات زیر را بداند:
- چشم انداز توسعه شرکت، فعالیت های مالی و اقتصادی آن؛
- سازماندهی کار با اسناد، تهیه اسناد.
- سازماندهی کارهای مدیریتی؛
- استفاده از کامپیوتر و تجهیزات سازمانی؛
- ترجمه اسناد رسمی به زبان خارجی شریک تجاری؛
- فرهنگ کار و اخلاق کاری؛
- بهداشت حرفه ای، ایمنی و حفاظت در برابر آتش.

1. کارکرد

منشی مرجع وظایف زیر را بر عهده دارد:

2.1. اطلاعات و خدمات مرجع در اسناد سازمانی.

2.2. هدایت روش شناختی و کنترل سازماندهی کار اداری در بخش های ساختاری و شاخه های شرکت.

2.3. مستندسازی فعالیت های نهادهای مشورتی شرکت.

2.4. خدمات عملیاتی و سازمانی به مدیریت.

و چه کسی می تواند روی افزایش حقوق حساب کند مارک برشیدسکی بر اساس مطالعه دسامبر توسط Hays، 46٪ از کارفرمایان قصد دارند کارکنان خود را در سال آینده افزایش دهند. 45 درصد می گویند که برنامه ای برای افزایش کارکنان خود ندارند، بلکه فقط با ...

رغو خران که در شرکت های بزرگاز جمله Shutterstock و TrueVentures Foundation، در مورد اینکه چگونه می توانید شغل مورد نظر خود را بدست آورید، نوشتند، حتی اگر فاقد مدارک و گواهینامه های مورد نیاز متقاضی باشید. سردبیران vc.ru ترجمه ای را آماده کرده اند...

فقط هر دهمین کارفرما از سطح آموزش ارائه شده راضی است آموزش عالیدر روسیه. شرکت ها باید خودشان شروع به آموزش پرسنل کنند و دیگر به دولت و دانشگاه ها اتکا نکنند، شما نمی توانید فقط به یک متخصص در بازار تبدیل شوید.

نظرات کارفرمایان: نمایندگان Mail.Ru Group، Aviasales، Sports.ru و سایر شرکت ها باید ابتدا از شر کدام کارمندان خلاص شوند؟ آنا آرتامونوا، نایب رئیس گروه Mail.Ru اول از همه، شما باید از شر کارمندان سمی خلاص شوید.

سلست جوی دیاز، مدیر استخدام آمازون، بزرگترین اشتباهات جویندگان کار آمازون را به اشتراک می گذارد. استخدام کنندگان برتر گوگل موافق هستند. آنها 3 نوع رزومه را شناسایی کردند و توصیه کردند که کدام یک بهتر است. 1. رزومه با موقعیت ها. در این خلاصه ...

نمونه ای از شرح شغل برای یک دستیار منشی (شامل اصلاح با در نظر گرفتن مشخصات سازمان خاص). دستورالعمل ها می توانند به عنوان راهنمایی برای آماده شدن برای کار به عنوان منشی استفاده شوند. تقریباً تمام مفاد دستورالعمل ها به هر شکلی در محتوای وب سایت ما افشا شده است. این سند به صورت قالب ورد در انتهای مقاله برای دانلود قرار داده شده است.

1.1. معاون منشی به عنوان متخصص سازمان طبقه بندی و با حکم مدیر کل استخدام و عزل می شود.

1.2. معاون دبیر مستقیماً به مدیر کل سازمان گزارش می دهد.

1.3. وظایف اصلی دستیار دبیر پشتیبانی سازمانی و اسنادی از فعالیت های مدیر کل است.

1.4. دبیر مرجع در فعالیت های خود توسط:

- قوانین فعلی فدراسیون روسیه؛

- اساسنامه سازمان؛

- مقررات داخلی کار (مقررات کارکنان)؛

- مقررات مربوط به بخش های ساختاری سازمان و خدمات مؤسسه آموزشی پیش دبستانی.

- دستورات (دستورالعمل) مدیریت سازمان؛

- مواد هنجاری و روش شناختی در مورد سازماندهی کار اداری؛

- این شرح شغل

1.5. منشی باید بداند:

- ساختار سازمان، جهت فعالیت های آن، توزیع مسئولیت ها بین معاونین، نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی رؤسای بخش های ساختاری، سازمان مادر، نام رهبران آن، نام اصلی. سازمان های شریک و مدیریت آنها؛

- استانداردهای ملی (ایالتی) برای تهیه اسناد مدیریت؛

- قوانین املا و نقطه گذاری؛

- دستورالعمل برای پشتیبانی مستندات مدیریت سازمان؛

- قوانین مربوط به عملیات سازمانی و تجهیزات کامپیوتری؛

— آداب تجارت، اخلاق ارتباطات تجاری;

- قوانین برای انجام مکالمات تلفنی؛

- قوانین ایمنی و حفاظت از آتش؛

- تکنیک های کمک های اولیه

1.6. منشی باید بتواند:

- ساختن نامه های تجاری(از جمله به زبان خارجی)، پیش نویس اسناد اداری، نگهداری صورتجلسه؛

- ترجمه مکاتبات رسمی به زبان خارجی شریک تجاری؛

- کار بر روی کامپیوتر در محیط WINDOWS، WORD، EXCEL،چشم انداز;

- استفاده از پایگاه داده؛

- استفاده از قابلیت های اینترنت؛

- دریافت و ارسال اسناد از طریق فکس و پست الکترونیک، انجام دهد کار کپی;

- ویرایش متون، انجام تصحیح.

- انجام مذاکرات تجاری؛

- در صورت عدم حضور بازرس پرسنل، کار بر روی پشتیبانی اسناد از فعالیت های پرسنل سازمان (اجرای دستورات برای پرسنل، پردازش) انجام دهید. قراردادهای کارو سایر اسناد پرسنلی)

- کار با اسناد محرمانه ()

وظیفه اصلی منشی-مرجع مستندسازی و پشتیبانی اطلاعاتفعالیت های مدیر کل برای این منظور دبیر مرجع:

2.1. هر روز در بازه زمانی تعیین شده، اسناد دریافتی را دریافت و بررسی می کند، آنها را ثبت می کند، اسنادی را که نیاز به بررسی فوری دارند انتخاب و برای گزارش به مدیر کل آماده می کند.

2.2. تهیه پیش نویس قطعنامه برای اسناد دریافتی.

2.3. به دستور مدیر کل، روز کاری خود را برنامه ریزی می کند، تنظیم می کند و در اجرای آن کمک می کند.

2.4. نظارت روزانه بر مهلت‌های اجرای اسناد و دستورالعمل‌های شفاهی مدیر کل توسط روسای بخش‌های ساختاری. وی را از وضعیت اجرای دستورات مطلع می کند.

2.5. تهیه پیش نویس اسناد از طرف مدیر کل و هماهنگی آنها با رؤسای بخشهای ساختاری.

2.6. نظارت بر اجرا (کامل بودن تایید، در دسترس بودن و کامل بودن ضمیمه ها) اسناد ارسالی که توسط بخش های ساختاری برای امضا به مدیر کل ارسال می شود.

2.7. او به نمایندگی از مدیر کل، پیش نویس متن سخنرانی ها، گزارش ها و مقالات خود را تهیه می کند، آنها را ویرایش می کند و تجدید چاپ این اسناد را سازماندهی می کند.

2.8. تهیه گزارش هفتگی اطلاعاتی برای مدیر کل در مورد انتشارات مطبوعاتی مرتبط با فعالیت های سازمان.

2.9. نظارت بر نشریات در نشریات صنعتی (ویژه) و تدوین بررسی موضوعی و چکیده آنها و اطلاع مدیر کل.

2.10. نظارت بر ایمنی اسناد در محل پذیرش مدیر کل و صحت تشکیل پرونده.

2.11. در کار برای بهبود جریان اسناد در سازمان، یکسان سازی اسناد و بهبود کار خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی شرکت می کند.

2.12. به دستور مدیر کل، جلسات را تنظیم می کند، از اجرا و ذخیره صورتجلسات اطمینان حاصل می کند.

2.13. اجرای دستورالعمل ها و دستورالعمل های مدیر کل برای رزرو اتاق هتل، سفارش بلیط هواپیما و راه آهن و اسکان مسافران تجاری را ساماندهی می کند.

2.14. کار پذیرش را سازماندهی می کند، جریان بازدیدکنندگان را تنظیم می کند، به طور مستقل مسائل مربوط به امکان پذیرایی را حل می کند.

2.15. کنترل آماده سازی پرونده های دریافت برای تحویل به بایگانی، پردازش پیش از بایگانی آنها، امضای موجودی ها و اقدامات برای از بین بردن اسناد.

2.16. کمک روش شناختی را در کار دبیران (یا کارمندانی که وظایف یک منشی را انجام می دهند) بخش های ساختاری ارائه می دهد. ()

معاون دبیر موظف است برای انجام وظایف محوله:

3.1. محرمانه بودن اطلاعات را حفظ کنید.

3.2. دستورالعمل های مدیریت را دنبال کنید.

3.3. حصول اطمینان از رعایت قوانین و مقررات ثبت نام و مهلت های تهیه و ارسال مدارک. .

3.4. قوانین ارتباطات تجاری، هنجارهای آداب رسمی و زنجیره فرماندهی رسمی را رعایت کنید.

3.5. از ایمنی اسناد اطمینان حاصل کنید.

3.6. سابقه حضور کارکنان در محل کار را حفظ کرده و آن را به بخش حسابداری ارسال کنید. ()

دبير - دستيار مدير كل حق دارد:

4.1. درخواست از بخش های سازه ای مواد لازم و همچنین توضیح دلایل تاخیر در انجام وظایف و دستورالعمل های مدیر کل.

4.2. بررسی اسناد و ارسال آنها برای اجرا برای مدیران و متخصصان شرکت (در محدوده مشخص شده در فهرست ویژه اسناد).

4.3. از مجریان بخواهید که اسنادی را که برخلاف قوانین تعیین شده برای تهیه و اجرای آنها تهیه شده اند، نهایی کنند.

4.4. تائید پیش نویس اسنادی که برای امضاء به مدیر کل ارسال می شود.

4.5. ارائه پیشنهادات برای بررسی مدیریت برای بهبود پشتیبانی مستند از فعالیت های سازمان، بهبود اشکال و روش های کار مدیریت بر اساس استفاده از فناوری الکترونیکی.

4.6. الزام مدیریت به ایجاد شرایط عادی برای انجام وظایف رسمی و ایمنی اسناد تولید شده در فعالیت های سازمان.

4.7. با اسنادی که ماهیت محرمانه دارند کار کنید.

4.8. به طور مستقل مسائل مربوط به بازدیدهای برنامه ریزی نشده شهروندان و تماس های تلفنی را حل کنید.

4.9. در مورد تنبیه و پاداش برای کارکنان دبیرخانه به مدیریت پیشنهاد دهید.

4.10. در انتخاب و جابجایی کارکنان زیردست شرکت کنید. ()

معاون منشی مسئولیت دارد:

5.1. کیفیت مدارک ارائه شده به مدیر عامل جهت امضاء.

5.2. نگرش سهل انگارانه نسبت به وظایف رسمی.

5.3. امنیت اسناد، افشای اطلاعات محرمانه.

5.4. نقض مقررات کار. دستورالعمل پشتیبانی مستندات مدیریت سازمان.

5.5. استفاده غیرقانونی از حقوق اعطا شده و همچنین استفاده از آنها برای مقاصد شخصی. ()

معاون منشی مدیر کل در فعالیت های خود با:

6.1. با واحدهای ساختاری در خصوص مسائل کسب اطلاعات لازم و تهیه مشترک اسناد.

6.2. با خدمات حقوقی در مورد مسائل هماهنگی پیش نویس اسناد اداری.

6.3. با سازمان های سطح بالا، با سازمان های شخص ثالث، مراجع و مدیریت در مورد مسائل اخذ و ارائه اسناد، تشکیل جلسات و تماس های مدیر کل. ()

7.1. آموزش عالی حرفه ای (مستند، اقتصاد یا تحصیلات حقوقی).

7.2. استفاده از فناوری و ارتباطات نوین سازمانی.

7.3. آشنایی با یک زبان خارجی (انگلیسی، آلمانی).

7.4. حداقل یک سال سابقه کار به عنوان منشی. ()

در بالا شرح وظایف دستیار منشی است که بر اساس سطوح C و D سند تهیه شده است. EAPS- انجمن دبیران حرفه ای اروپا- با در نظر گرفتن ویژگی های کار در سازمان ها، مشاغل کوچک و متوسط ​​در روسیه.

این توصیه‌ها چهار سطح (A، B، C، D) را برای صعود از نردبان شغلی برای یک کارمند مبتدی ارائه می‌کنند - از منشی تایپیست (سطح A)، منشی (سطح B)، منشی-دستیار (سطح C) تا دفتر. مدیر (سطح D) .

همانطور که گفته شد، دستورالعمل ها شامل اصلاح آن بر اساس ویژگی های یک سازمان خاص است ( ساختار سازمانی، حجم جریان اسناد و غیره). بر اساس این شرح شغل با کاهش عملکردهای خاصی که در آن ارائه شده است، به عنوان مثال، انجام مذاکرات تجاری، ترجمه اسناد رسمی به زبان های خارجیو برخی دیگر، شرح وظایف منشی را می توان تهیه کرد و برعکس، با افزودن تعدادی کارکرد؛ مانند اعدام کارهای اداری، برگزاری سخنرانی ها، جلسات رهبری و ... شرح وظایف مسئول دفتر، مسئول خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی و در نهایت مدیر دفتر تهیه شده است.

( )