Agrikultura 

Ang tagal ng pulong ay hindi dapat lumampas. Nagdaraos ng pagpupulong. Paggawa ng mga desisyon at pagtatapos ng isang business meeting

Ang layunin nito ay isang kolektibong talakayan, pag-unawa sa mga problema at isyu ng negosyo (organisasyon) at paggawa ng naaangkop na desisyon.

Ang mga uri ng mga pagpupulong sa negosyo ay nakikilala sa pamamagitan ng pangunahing layunin o mga gawain na kailangang malutas: pagpaplano, pagganyak, panloob na gawain, pagsubaybay sa mga aktibidad ng mga empleyado at iba pa.

Ang pagsasagawa at paghahanda ng isang pulong ng negosyo ay may isang tiyak na teknolohiya, na sumusunod kung saan maaari mong madaling makabisado ang form na ito ng komunikasyon sa negosyo.

Hakbang 1: Tukuyin ang layunin ng pulong at agenda.

Ang isang pulong sa negosyo ay hindi lamang isang pulong ng mga empleyado. Ang layunin nito ay dapat magmukhang isang resulta ng layunin, iyon ay, paggawa ng isang tiyak na desisyon. Samakatuwid, ang resulta na ito ay dapat na mabalangkas nang maaga. Kung mas tiyak ang pagbabalangkas ng desisyon, mas magiging epektibo ang pulong at makakamit ang resulta. Sa proseso ng pagtukoy sa layunin, kailangang sagutin ng tagapag-ayos ang tanong: Mareresolba ba ng isang partikular na empleyado ang isyung ito sa kasalukuyang order ng trabaho? Posible bang palitan ang pulong ng ibang paraan ng paglutas sa isyu?

Ang agenda ay inihanda nang maaga. Ang mga kalahok sa pagpupulong ay dapat na pamilyar sa paparating na talakayan at sa mga kinakailangang materyales upang makapag-isip tungkol sa desisyon. Bukod dito, ang bawat item sa agenda ay dapat magkaroon ng sarili nitong layunin-resulta. Bilang karagdagan sa mga item sa agenda, ang mga kalahok sa pagpupulong ay alam ang oras na inilaan para sa talakayan ng bawat isyu.

Hakbang 2. pag-uugali at bilang ng mga kalahok.

Ayon sa kaugalian, ang mga pagpupulong ng negosyo (maliban sa mga emerhensiya) ay ginaganap sa isang partikular na araw ng linggo sa hapon. Ang bilog ng mga kalahok ay dapat matukoy sa paraang makaiwas pinakamababang bilang mga empleyado. Ang pinakamainam na pagpipilian ay 6-7 tao. Ang nakabubuo na paglutas ng mga isyu at problema ay nakasalalay sa pagkakaroon lamang ng mga interesadong partido. Mas mainam na ipagkatiwala ang pagpupulong sa mga empleyadong may pinakamaraming kakayahan sa paksang ito.

Hakbang 3. Pag-aayos ng venue.

Dapat na asahan ng mga organizer, hangga't maaari, ang pagiging tugma ng mga kalahok sa pagpupulong. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang ayusin ang mga upuan at upuan ang mga tao sa paraang ginagawang mas epektibo ang komunikasyon. Ang impormasyon ay mas mahusay at mas mabilis na nakikita kung ang mukha, mga mata, at mga kilos ng nagsasalita ay malinaw na nakikita.

Hakbang 4. Pagsasagawa ng pulong: tagal at mga regulasyon.

Ang isang business meeting ay may ilang bahagi na direktang nakakaapekto sa pagiging epektibo ng paggawa ng desisyon. Ang tagal ay dapat na pinakamainam na hindi hihigit sa 40-45 minuto. Sa sikolohikal, hindi siya makakapagtrabaho nang produktibo sa kabila ng panahong ito. Kung kinakailangan upang ipagpatuloy ang talakayan, inirerekomenda na magpahinga ng hindi bababa sa 30 minuto, na nagpapataas ng kagalingan at pagkaasikaso.

Ang isang pulong ng negosyo ay dapat may iskedyul ng pagsasalita. Ang pagtiyak sa pagsunod sa mga regulasyon ay responsibilidad ng chairman. Gayunpaman, ang paggalang sa mga patakaran ng lahat ng mga kalahok sa pagpupulong ay nagpapakita ng kakayahan ng mga empleyado.

Hakbang 5. Mga minuto ng pulong.

Ang pagguhit ng isang opisyal na dokumento na nagtatala ng mga pangunahing yugto ng pulong, mga pangalan ng mga tagapagsalita, mga panukala at mga desisyon na ginawa ay isang kinakailangang bahagi ng isang pulong ng negosyo. Batay sa protocol, ang manager ay may karapatang humiling ng pagpapatupad ng mga desisyong ginawa.

Hakbang 6. Pagsusuri ng paghahanda at pagsasagawa ng pulong.

Itinuturing na matagumpay ang isang business meeting kung ang mga sumusunod na tanong ay masasagot ng positibo: Gaano katama ang pagkakatukoy ng circle of meetings? Nakakatulong ba ang lokasyon ng mga kalahok sa pagiging epektibo ng komunikasyon? Gaano kainteresado ang mga kalahok sa pulong sa mga isyung tinalakay? Ano ang nag-udyok sa kusang mga diskarte sa solusyon? Anong mga kontradiksyon ang lumitaw sa pagitan ng personal at kolektibong mga layunin? Ano ang dahilan ng mga salungatan na lumitaw (kung mayroon man)? Mabisa ba ang oras ng pagpupulong?

They’ll drill their way out,” kibit balikat ng amo. - O isang tao ay kailangang makapasok sa kanila mula sa itaas. Ngunit ito ay kapag nakarating sila sa scorpium, kunin ang batch, i-pack ito sa mga nagpapatatag na lalagyan at iba pa, sa madaling salita, kapag ang batch ay handa na upang ipadala sa bodega. Hindi lang sa akin o sa iyo, ang ibig kong sabihin ay hindi sa bodega ng Organisasyon, kundi sa mga personal na basurahan ng aming amo. Naiintindihan mo ba kung ano ang iskedyul?

At pagkatapos nito, haharangin muli ng mga steel tech company ang labasan at patuloy na kukuha ng energy substance hanggang sa mag-recruit sila ng bagong industrial batch?

"Here," tumango ang boss. - Naiintindihan mo na ba ngayon kung ano ang isang scam?

Ito ay mga alingawngaw lamang.

"Ito ay mga alingawngaw mula sa mga mapagkakatiwalaang mapagkukunan," mahinahong pagtutol ng amo. - Lahat ay naitala nang detalyado, kahit na ibigay ito sa tagausig.

Hindi ko alam," nagdududa na umiling ang Fox. - Okay, sabihin nating nasa autonomous na "underground navigation" ang buong team na ito. Ang mga nasunog ay nakaupo sa isang "underground boat". Ngunit ang mga steeltech ay hindi kumpletong patay na nilalang, wala silang pakialam sa presyon at hindi hawakan ang mga scorge, ngunit kailangan nilang huminga. Hindi ka maaaring mag-imbak ng napakaraming oxygen, at ang gas ay dapat na ilabas ng anumang minahan.

Mayroon silang oxygen reserves para sa isang taon at regenerative equipment para sa sampu, alam ko sigurado! - "zero segundo" ay nagsimulang tunog muffled muli. - Ang boss sa space agency ay bumili ng isang tao, binigyan nila siya ng isang malaking batch ng lahat ng uri ng kagamitan sa Martian. At inililipat nila ang gas at iba pang basura sa mga espesyal na adits. Ang mga tubo ay hinila, ang mga balbula ay na-install, at ang buong sistema ng sluice ay dinala sa ilalim ng mainit na mga siwang. Alam mo ba, mayroong isang buong network ng mga bangin sa paligid ng Kopachi na may kumukulong basura sa ibaba? Ayun, dinala nila ako doon. Ang mga balbula ay humahawak ng presyon, ang gas ay inilabas, doon, sa mga bangin, ito ay nasusunog o nag-uurong, hindi ko alam, at lahat ay natatakpan. Oo naintindihan ko?

Pinag-isipang mabuti. Mahal.

Kung hindi! At ang nakakahiya ay imposibleng makapasok sa minahan sa pamamagitan ng mga tubo na ito. At kay gandang pagtakpan ang buong artel na ito! Hello, hindi ka ba naghintay? At narito ang isang napakaraming plasma grenades para sa iyo nang libre! Ngunit walang mangyayari maliban kung may masusunog sa bangin at masu-suffocate, ngunit kung hindi sila ma-suffocate at maipit sa mga tubo, kakainin sila ng mga salot. Ang minahan ay sakop sa lahat ng panig.

Pagkatapos ang natitira na lang ay maghintay hanggang ang unang batch ng scorpium ay iangat sa ibabaw, at sakupin... ang inisyatiba na nasa itaas na.

Matalino kang mag-isip, Lis. Tama, walang palengke! Ngunit ang problema ay hindi dumarating nang mag-isa, alam mo ba? Iyon din ang gusto ko. Maghihintay ako, naisip ko, ihihinto ko ang caravan at iharap ito sa amo. Bakit ka boss nakikipagkalakalan gamit ang iyong konsensya, nagse-set up ng scam? Ito ay hindi ayon sa konsepto. Lahat ay nangyayari sa ganoong paraan, ngunit isang uri ng bummer ang nangyari. Kahapon, literal sa gabi, isang maliit na lalaki ang nagpadala sa akin ng isang mensahe: ang minahan ay tumahimik, na parang tumahimik. Walang m-communication, walang ingay, ni isang langitngit.

Iyon ang una kong naisip. Sa tingin ko, ang mga mekanikal na scoundrel ang muling nakipagkulitan, nilalamon ang mga bakal na teknolohiya, sa kabila ng kanilang malayong relasyon. At pagkatapos ay isang bagong tao ang nakipag-ugnayan. Hindi, sabi niya, walang kinalaman ang sorgi dito. Nawala ang komunikasyon hindi lamang sa teknolohiya. Nawala rin ang mga nasunog. At hindi lang sila naligaw, isa-isa.

Hindi rin niya isinasantabi ang posibilidad ng scoorg attack.

Dapat ba nating takutin ang mga nasunog na mnemotechnicians ng ilang uri ng scorge? Hindi, kuya Fox. Hindi ito matatakot sa kanila. Sila mismo ay maaaring takutin ang anumang scorge. Hindi bababa sa magkakaroon ng isang buong hukbo ng mga piraso ng bakal. Ang mga mnemonika ng antas na ito ay hindi madaling sumuko.

Si Viktor Andreevich ay nagpahinga sa teatro.

Tapusin ang deal,” bumuntong-hininga ang Fox. Upang maging matapat, ang pagganap na ginawa ng boss ng mafia ay nagpaikot ng ulo ni Fox.

Ang aking ikatlong maliit na lalaki ay nagpadala sa akin ng isang pelikula. Kinopya ko ang isang larawan mula sa mga internal surveillance camera. Ang mga tagalabas ay nasa "underground boat". At sa minahan din. Isang minuto lang bago nawala ang koneksyon.

Mga tagalabas?

At sa oras na iyon, sa tuktok, ang militar ay nagtanghal ng ilang uri ng "Zarnitsa". Parang lumabas sila para mag-shoot ng mga biomech. Ang dragon, sabi nila, ay nawasak, ilang nakabaluti saurs ang sinunog, at iba pa, maliliit na bagay. Bukod dito, sinasabi ng mga tao na naglagay sila ng halos isang dosenang mga ito doon na nasunog. Kung aksidente man o aksidente, hindi malinaw. Ngunit ang lahat ng ito ay tiyak na nasa itaas ng minahan. Coincidence, sa tingin mo?

nagdududa ako.

Dito. Malakas din ang pagdududa ko. Naiintindihan mo ba ngayon kung ano ang nakukuha ko?

Iniwan ng militar ang pinuno, nauna sa iyo.

Ngayon tayo na, Frenchie," tumitig si Viktor Andreevich sa mga mata ng Fox. - Ikaw at ako. Hindi ka na tatalon ngayon, sasamahan mo ako, tama? Hindi ka naman kamikaze diba?

Anong kailangan mo sa akin? - Biglang binago ni Black Fox ang topic, at kasabay nito ang tono.

Buweno, hindi naman sa katangahan mong panoorin ang gayong swag na lumulutang, sigurado iyon. Magpapahangin ako sa aking mga channel kung ano at paano. Sino ang pumutol sa mga minero, kung saan nila kinuha ang mga kalakal, kung nagawa nila, kung paano maharang ang mga ito. At itinulak mo ang paksa sa iyong mga channel. Alam kong marami kang ahente at magandang pakikipag-ugnayan sa mga mersenaryo. Kumuha tayo ng caravan at hatiin ito nang pantay-pantay. Sabay pa tayo, aakyat tayo ng isang hakbang. Ating bubuuin muli ang organisasyon, aalisin ito sa pagwawalang-kilos, at aangat pa. Wala nang mahahati doon, maliban marahil sa mundo sa mga hemisphere. So we’ll come to a agreement, tingnan mo kung paano kayo nagkakaintindihan. Tangalin! Hindi tulad ng ghoul na ito. Okay, hindi mahirap intindihin ito, ito ay isang emosyonal na sandali, ngunit ang pagdaraya ay sobra, hindi ito mapapatawad. Naiintindihan mo ba ako?

"Naiintindihan ko," tumango si Fox.

May sarili siyang version karagdagang pag-unlad mga kaganapan, ngunit ngayon ay hindi ito sasabihin ng Fox. At sa pangkalahatan, wala akong intensyon na maglaan ng "zero segundo" sa aking mga tunay na plano. Malamang na hindi sila aprubahan ng mob boss. Pagkatapos ng lahat, ang Fox ay walang intensyon na hatiin ang Organisasyon sa dalawa. Itinuring ng Black Fox ang alyansa kay Viktor Andreevich bilang isang pansamantalang panukala. Gayunpaman, malamang na hindi sinasadya ni Viktor Andreevich ang sinabi niya. O sa halip, ipininta niya ito nang napakakulay.

Pagpupulong sa negosyo ay isang anyo kolehiyo pagtalakay sa mga isyu upang ipaalam at makagawa ng mga desisyon sa mga ito.

Mayroong tatlong pangunahing uri ng mga pagpupulong, na ipinakita sa Talahanayan 10.

Talahanayan 10 - Mga uri ng mga pulong sa negosyo

Uri ng pagpupulong Katangian
1) Pagpupulong ng impormasyon Ito ay inilapat para sa pag-uulat sa pagpapatakbo mga kalahok nito bago ang pinuno. (halimbawa, mga pulong sa pagpaplano ng pagpapatakbo at "limang minutong" pagpupulong sa mga ospital) Maaari ding kumatawan analytical meeting(ipinakilala ng tagapagsalita ang mga kalahok sa pulong sa analitikal na impormasyon, mga bagong teknolohiya, mga bagong produkto; ito ay karaniwang monologo ng tagapagsalita). Ito ay may kalamangan sa mga nakasulat na ulat, dahil ang tagapamahala, sa kaso ng pagdududa, ay maaaring agad na magtanong ng kinakailangang tanong. Gayundin, lahat ng naroroon ay nakikinig sa mga mensahe ng iba at salamat dito nagkakaroon sila ng mas kumpletong pang-unawa pangkalahatang sitwasyon negosyo
2) Pagpupulong para gumawa ng mga desisyon Ito ay inilapat para sa pag-uugnay ng mga pagsasaalang-alang ng kawani(kadalasang kumakatawan sa iba't ibang departamento) hinggil sa isang partikular na problema at maaaring magamit upang pagbuo ng isang kolektibong solusyon(ibig sabihin, ang bawat kalahok ay binibigyan ng pagkakataong ipahayag ang kanyang opinyon at gumawa ng panukala para sa pinal na desisyon). Maaaring gamitin para sa pag-apruba ng mga ideya, programa at desisyon(upang makuha ang suporta ng mga kalahok sa pagpupulong, kailangan mong bigyan sila ng pagkakataong gumawa ng kanilang mga nakabubuo na panukala na makakaimpluwensya sa paggawa ng desisyon), pati na rin para sa pagkakasundo ng iba't ibang pananaw(kung minsan ay kinakailangan na mag-assemble ng isang "round table" upang masugpo ang isang panloob na salungatan. Kailangan mong makinig at talakayin iba't ibang puntos pangitain at dalhin sila sa pagkakasundo) Paksa ng talakayan sa ganitong mga pagpupulong ay maaaring mayroong: 1) mga isyu sa pagpaplano ng mga aktibidad ng organisasyon– pangmatagalang layunin, diskarte at taktika para sa pagkamit ng mga layunin, mga mapagkukunang kinakailangan upang maipatupad ang mga plano; 2) mga usaping pang-organisasyon - pagbubuo ng organisasyon, pag-aayos ng mga aktibidad mga istrukturang dibisyon, paggawa ng mga pagsasaayos sa istruktura o direksyon ng organisasyon dahil sa mga pagbabago sa panlabas na kapaligiran; 3) mga isyu ng tauhan ; 4) mga isyu na may kaugnayan sa pagsubaybay sa mga aktibidad ng mga empleyado– talakayan ng mga resulta ng pagganap, pagkamit ng mga itinakdang layunin, mga problema ng mga pagkabigo at mababang produktibidad at mga sanhi nito, pagwawasto ng mga plano at gawain alinsunod sa kasalukuyang mga pangyayari, pagdidisiplina
responsibilidad ng empleyado. Bilang karagdagan sa mga pangkalahatang isyu na ito, posibleng i-highlight ang mga pagpupulong sa tiyak para sa mga isyu sa organisasyon (halimbawa, upang talakayin ang mga isyu sa pamamahala ng pagpapatakbo na may kaugnayan sa sitwasyon sa organisasyon, mga pagbabago at ang posibilidad ng kanilang pagpapatupad, mga problema sa kaligtasan ng buhay, pagiging mapagkumpitensya, imahe ng organisasyon, atbp.).
3) Malikhaing pagpupulong Ito ay ginagamit upang maghanap at bumuo ng mga bagong ideya at konsepto, gayundin para sa karagdagang pag-unlad ng mga nakaraang tagumpay ("pamamaraan brainstorming") (ito ay isang pulong na may likas na pagkamalikhain; samakatuwid, ipinapayong magdaos ng ganitong uri ng mga pagpupulong sa isang mas nakakarelaks at mas komportableng kapaligiran; ang pinakamabungang mga ideya ng pulong ay naitala at isinumite para sa karagdagang talakayan at pagpipino.

Ngayon tingnan natin ang proseso ng paghahanda at pagdaraos ng mga pulong sa negosyo (tingnan ang Larawan 6).

Figure 6 - Mga yugto ng isang pulong ng negosyo

Paghahanda ng pulong

SA paghahanda para sa pulong mahalagang tukuyin ito layunin - inaasahang resulta, kinakailangang uri ng solusyon, ninanais na resulta ng trabaho. Ang tumpak na pagbabalangkas ng paksa ng talakayan ay makakatulong upang makuha ang ninanais na resulta.

Paksa ang mga pagpupulong ay pinag-uusapan. Dapat itong partikular na mabalangkas at maging interesado sa mga kalahok

mga pagpupulong. Maipapayo na ilabas para sa talakayan lamang ang mga paksang hindi mareresolba nang regular.

Ang pinakamahalagang yugto sa paghahanda ng isang pulong ay ang pag-unlad agenda, isang nakasulat na dokumento na ipinadala nang maaga sa mga kalahok sa pagpupulong.

Ang agenda ng pulong ay karaniwang naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

Paksa ng pulong;

Layunin ng pulong;

Listahan ng mga isyung tinalakay sa pagkakasunud-sunod ng priyoridad para sa kanilang pagsasaalang-alang;

Oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong;

Ang lugar kung saan ito magaganap;

Ang mga pangalan at posisyon ng mga tagapagsalita na naglalahad ng pangunahing impormasyon at ang mga responsable sa paghahanda ng mga tanong;

Oras na inilaan para sa bawat tanong;

Isang lugar kung saan maaari kang maging pamilyar sa mga materyales sa bawat isyu.

Tinitiyak ng agenda ang pag-usad ng pulong at ang mga iniisip ng mga naroroon sa tamang direksyon. Ang agenda at mga materyales ng pulong ay dapat na maipadala nang maaga sa mga kalahok sa pagpupulong, na may isang tala na nabasa na nila ang mga dokumento bago ang pulong (ang ilang mga materyales sa impormasyon ay maaaring "ilipat" na may isang listahan ng mga taong apektado ng impormasyon na nakalakip, at isang tagubilin na gumawa ng isang tala pagkatapos basahin at ipasa ito sa susunod). Ito ay kinakailangan upang matiyak na ang bawat isa ay may pagkakataon na isama ang pulong sa kanilang iskedyul ng trabaho at paghandaan ito. Ang mga kalahok sa pagpupulong, na alam nang maaga tungkol sa paksa ng talakayan, ay hindi lamang maaaring pamilyar sa mga materyales nang maaga, ngunit mag-isip din sa pamamagitan ng mga nakabubuo na panukala para sa paglutas ng mga problema. Sa mga kaso kung saan ang mga kalahok sa pagpupulong ay hindi ipinaalam nang maaga, sa mga pagpupulong ay nagpapahayag sila ng mga opinyon at pananaw na pumukaw sa talakayan at hindi nakakatulong sa paggawa ng isang epektibong desisyon.

Maipapayo na magdaos ng mga pagpupulong sa negosyo sa isang partikular na araw ng linggo (maliban sa mga emergency na pagpupulong), mas mabuti sa pagtatapos ng araw ng trabaho o sa ikalawang kalahati.

Ang tagal ng pulong ay hindi dapat lumampas sa isa at kalahati hanggang dalawang oras. Pagkatapos ng dalawang oras ng tuluy-tuloy na trabaho, karamihan sa mga kalahok, para sa mga pisyolohikal na kadahilanan, ay nagiging walang malasakit sa kung paano naresolba ang isyu. Samakatuwid, ang pinakamaikling pulong ay ang pinakamahusay.

Makatwiran bilang ng mga kalahok mga pagpupulong. Kadalasan may mga tao sa mga pagpupulong na walang pasok doon. Iminumungkahi ni P. Bird sa kanyang aklat na "Pamamahala ng Oras" na ang halaga ng isang pagpupulong ay dapat matukoy sa mga tuntunin sa pananalapi sa mga tuntunin ng sahod mga kalahok. Ipagpalagay na ang sampung tao na dumalo sa isang oras na pulong ay gumugugol ng kabuuang sampung oras ng oras ng pagtatrabaho dito. Tukuyin natin ang halaga ng pulong sa pamamagitan ng pagdaragdag ng halaga ng isang oras ng oras ng pagtatrabaho para sa bawat isa sa kanila - nakakakuha tayo ng kahanga-hangang halaga. Kung may sapat na mataas na ranggo na empleyado sa pulong, ang halaga ng pagpupulong sa organisasyon ay maaaring maging napakahalaga.

Ang pinakamainam na bilang ng mga kalahok sa magkasanib na talakayan ay 6-7 tao. Kung kinakailangan, ang bilang ng mga kalahok ay maaaring dagdagan, ngunit sa loob ng makatwirang mga limitasyon upang hindi lumampas sa 15. Ang pagtaas ng bilang ng mga inanyayahan ay makabuluhang binabawasan ang average na rate ng pakikilahok (o output) ng mga naroroon, habang sabay-sabay na pagpapahaba ng mga pagpupulong. Depende sa paksa, tanging ang mga gitnang tagapamahala at mga espesyalista na nasa kanilang kakayahan ang problemang tinatalakay ang dapat imbitahan sa pulong.

Maipapayo na ang isang tao ay naroroon mula sa bawat departamento. Ang mga empleyado na nalutas na ang isyu ay dapat payagang umalis sa pulong, at ang mga espesyalista ay hindi dapat pumunta sa buong pulong, ngunit ayon sa mga regulasyon, sa oras na tinalakay ang kanilang problema.

Kapag nagsasagawa ng mga pagpupulong sa negosyo, posible para sa tagapamahala na magsagawa delegasyon powers on pakikilahok sa pulong mga espesyalista na pinaka-karapatan sa problemang pinag-uusapan (nakakatulong ito na makatipid ng oras para sa tagapamahala: ang isang maayos na sinanay na empleyado ay ipaalam sa tagapamahala ang tungkol sa mga resulta ng pagpupulong sa isang oras na maginhawa para sa kanya, at magagawa niya ang mga kinakailangang desisyon sa isang kalmadong kapaligiran; bilang karagdagan, para sa empleyado, ang pakikilahok sa mga pagpupulong ay makakatulong upang makakuha ng karanasan at propesyonal na mga kasanayan, pagbuo ng kakayahang kumilos nang nakapag-iisa at matagumpay na makayanan ang iba't ibang mga sitwasyon).

Ang awtoridad ay ipinagkatiwala hindi lamang upang lumahok sa pulong, kundi pati na rin sa pagsasagawa mga pagpupulong (ang pagpupulong ay ipinagkatiwala sa mga espesyalista na pinaka may kakayahan sa problemang pinag-uusapan; nakakatulong ito upang madagdagan ang responsibilidad para sa mga desisyon na ginawa, at pinapataas din ang aktibidad ng mga kalahok sa pagbuo ng mga ideya o nakabubuo na mga panukala).

May pagkakaiba sa pagitan ng mga pulong na pinamumunuan ng isang nangungunang tagapamahala at isang karampatang kasamahan. Sa unang kaso, ang mga kalahok sa pagpupulong ay hindi gaanong nag-iisip tungkol sa problema kundi tungkol sa pag-iingat sa sarili at madalas na aprubahan ang solusyon na iminungkahi ng pinuno, nang hindi isinasaalang-alang ito na epektibo (hindi ito nangangahulugan na ang mga unang tagapamahala ay dapat tumanggi na magsagawa ng mga pagpupulong, ngunit ang Kailangang isaalang-alang ng pinuno ang mga sikolohikal na epekto kapag naglalaan ng oras mula sa oras, mula sa mga stereotype).

Organisasyon ng spatial na kapaligiran– kapag naghahanda ng isang pulong, kailangan mong isipin ang pagkakasunud-sunod kung saan uupo ang mga kalahok. Ang pagpupulong ay dapat gaganapin sa isang malaking mesa at sa isang maluwang na silid. Ang sobrang pagsisikip ay mismong pinagmumulan ng salungatan. Napansin na kapag maliit ang silid, tumataas ang pulso ng mga naroroon at tumataas ang presyon ng dugo.

Dapat ilagay ang mga kalahok sa paraang makikita nila ang mukha, mata, ekspresyon ng mukha, at kilos ng isa't isa, na nakakatulong sa mas mahusay na pang-unawa sa impormasyon (halimbawa, tulad ng sa Figure 7).

Larawan 7 – Paglalagay ng mga kalahok sa pagpupulong

Ang isang bilog o hugis-itlog na mesa ay pinakaangkop para sa mga layuning ito. Ang pinuno ng pulong ay dapat na kayang tumingin sa mga mata ng pinakamaraming bilang ng mga kalahok sa pagpupulong.

Ang seating order, simula sa anim na kalahok, ay dapat na maitatag gamit ang mga espesyal na card bago lumitaw ang mga kalahok. Kapag naglalagay ng mga kalahok sa pagpupulong, ang sumusunod na pagsasaalang-alang ay dapat isaalang-alang: ang mga kinatawan ng mga nakikipagkumpitensyang grupo ay hindi dapat umupo sa tapat ng bawat isa na may ganoong upuan, ang bawat gilid ng talahanayan ay nagiging isang trench, at ang mga salungatan ay lumitaw sa kanilang sarili. Samakatuwid, kinakailangang paghiwalayin ang mga grupo na nabuo bilang "mga yunit ng paglaban." Ang mga taong ayaw sa isa't isa ay nakaupo nang magkalayo hangga't maaari. Ang tagapag-ayos ng pagpupulong, na alam ang mga karakter at sikolohikal na katangian ng mga inanyayahan, ay maaaring, nang hindi binibigyang pansin ito, na paupuin ang mga Kalahok upang ang mga maaaring masira at makagambala sa pagsasaalang-alang ng isyu ay hindi magkasalungat.

Mga tanong na dapat itanong ng isang organizer ng pulong sa kanyang sarili:

Kailangan bang magdaos ng pulong? Posible bang gawin nang wala ito?

Dapat ba akong personal na makibahagi dito?

Aling mga empleyado ang dapat makilahok sa pulong?

Ano ang maaaring gawin upang mabawasan ang bilang ng mga kalahok sa pinakamababa?

Maginhawa ba ang napiling oras o dapat bang iiskedyul muli ang pulong sa ibang oras?

Sarado ba ang silid mula sa mga tagalabas?

Mayroon ka bang lahat ng mga materyales na kailangan para sa pulong?

Ano ang pinakamahusay na paraan upang maupo ang mga kalahok sa pulong at anong mga diskarte ang gagamitin upang lumikha ng isang malikhaing kapaligiran?

Nagdaraos ng pagpupulong

Mas mabisa ang mga pagpupulong kapag alam ng mga kalahok ang kanilang mga gawain at tuntunin ng pag-uugali.

Superbisor. Para sa isang matagumpay na pagpupulong, dapat lutasin ng pinuno ng pulong ang parehong pangkalahatan at mga espesyal na problema.

SA pangkalahatan Kasama sa mga responsibilidad ng pinuno ng pulong ang sumusunod:

1) kinakailangang buksan ang pulong na may maikli at malinaw na nabuong mensahe patungkol sa ang problema sa kamay(at pagpapakilala ang tagapamahala ay dapat tumuon sa mga positibong solusyon sa mga problema at magdala ng kumpiyansa sa kanilang matagumpay na solusyon);

2) Sa mga tuntunin ng organisasyon, kinakailangang sumang-ayon sa mga alituntunin ng trabaho, linawin ang agenda, ipaalam ang tungkol sa mga regulasyon, bigyan ng babala ang tungkol sa pag-alis ng mga talumpati na wala sa mga merito ng isyu;

3) Sa panahon ng pagpupulong, kinakailangan na maikli at mahalagang ibuod ang mga resultang naabot upang magamit ang mga ito upang sumunod sa mga kasunduan at kompromiso.

4) Kinakailangang panatilihin ang talakayan sa direksyon na nilalayon ng pinuno (ito ay nangangahulugan na kailangan niyang kubkubin ang mga madaldal, pilitin ang mga nananatiling tahimik na magsalita, at huwag pahintulutan ang mga tagapagsalita na lumihis sa nilalayon na isyu; kung sakaling ng pagpuna, hilingin na ito ay nakabubuo at hindi pinapayagan itong maging personal ).

1) Manatili sa isang neutral na posisyon - ito ay may positibong epekto sa emosyonal na kalagayan ng mga naroroon.

2) Ipagpatuloy ang pag-uusap. Kung may awkward pause, mamagitan kaagad sa pamamagitan ng pagtatanong ng mga karagdagang tanong, pagpapaliwanag, o pagbubuod ng mga paunang resulta.

3) Kumilos kaagad kung magkaroon ng tensyon - hindi dapat sumiklab ang argumento.

4) Hulaan ang posibilidad ng pagpapatupad ng mga iminungkahing ideya at solusyon, tanggihan ang mga di-sinasadyang solusyon. Isaalang-alang lamang ang mga desisyon na sinusuportahan ng makatotohanang materyal.

5) Tawagan ang mga kalahok sa pulong sa pamamagitan ng pangalan upang magsalita.

6) Tandaan na isang tao lamang ang dapat palaging nagsasalita, maiwasan ang mga talakayan na lumabas sa pulong.

7) Makinig sa mga opinyon ng lahat ng kalahok. Walang mga ideyang pinanghahawakan na kasingtigas ng mga hindi napag-usapan.

8) Alalahanin na ang isang pagpupulong ay hindi isang larangan ng digmaan kung saan ang kaaway ay dapat "masira," kaya magsikap na umunlad karaniwang mga diskarte, humanap ng common ground.

9) Huwag magparaya sa mga pamamasyal sa nakaraan, mga paglihis sa paksa, o mapanirang pagpuna na ginagawa ng ilang kalahok. Ang pagpupulong ay dapat na patuloy na kumilos nang hakbang-hakbang tungo sa paglutas ng problemang nasa kamay.

10) Upang maiwasan ang mga hindi pagkakaunawaan, kung kinakailangan, linawin ang mga mensahe ng mga indibidwal na kalahok: "Naiintindihan ko ba ito nang tama?", "Magiging tama ba ito?"

11) Magbigay ng madalas na mga milestone upang ipakita sa mga kalahok kung gaano sila kalapit sa layunin.

12) Makatipid ng oras. Ipaliwanag sa simula pa lang na ang problema ay maaaring, nang walang pag-aalinlangan, ay malulutas sa loob ng inilaang oras. Kung maaari, huwag ipagpaliban ang pagpupulong kahit isang minuto.

Ang awtoridad ng pinuno ng pagpupulong ay higit na nakadepende sa kung gaano kahusay at pare-pareho niyang isinasagawa ang pulong, at kung gaano niya kalapit na sinusubaybayan ang pagsunod sa mga patakaran. Ang isang pinuno ng pagpupulong na nagpapahintulot sa isang tao na mahuli, na makipagdebate sa kanilang mga sarili sa panahon ng isang pulong, o pumunta sa isang pulong na hindi nakahanda (nang hindi nangongolekta at nagsusuri ng mga materyales sa isyung isinasaalang-alang) ay nahaharap sa ganap na pagkawala ng awtoridad.

Hindi dapat pahintulutan ng pinuno ng pulong ang isang sitwasyon kung saan ang ilang mga hindi disiplinadong kasamahan ay nagpapainit sa kapaligiran sa pulong. Ang matagumpay na pagkumpleto ng pulong ay magiging posible lamang sa masusing at seryosong paghahanda para sa pulong ng pinuno nito.

Sa pagtatapos ng pulong, dapat ibuod ng tagapamahala ang talakayan, malinaw na bumuo ng isang desisyon at magbalangkas ng mga paraan upang maipatupad ito. Dapat nating gamitin ang pagkakataon upang pasalamatan ang hindi matagumpay na minorya para sa kanilang aktibong kooperasyon, dahil ang magkasanib na pagsisikap lamang ng lahat ng mga kalahok ay nakatulong na makamit ang ninanais na resulta. Ang pagpapahalaga sa kabiguan ay maghihikayat sa kanila na magsalita sa mga susunod na pagpupulong.

Mga kalahok sa pulong.

Ang mga alituntunin ng pag-uugali para sa mga kalahok sa pagpupulong ay hindi gaanong mahalaga para sa isang pulong sa pagpapatakbo.

Mga tip para sa mga kalahok sa pagpupulong

1) Ipakilala ang iyong sarili sa iyong mga pahayag at gamitin ang panghalip na "Ako" sa halip na "kami" o isang impersonal na anyo. Kapag sinabi ng isang tagapagsalita na "kami," kadalasang iniiwasan niya ang pananagutan sa kanyang sinasabi.

2) Maging tiyak sa iyong mga pahayag, malinaw na ipahayag ang iyong mga saloobin, maging responsable sa iyong mga pagkakamali, ipagtanggol ang iyong personal na pananaw, maging matiyaga sa hindi pagsang-ayon.

3) Pagkatapos makinig sa impormasyon, magtanong upang linawin at maunawaan ang problemang tinatalakay. Huwag gumamit ng mga tanong na pumukaw ng mga salungatan at humahantong sa paglutas ng problema.

4) Iwasan, hangga't maaari, mula sa pagbibigay-kahulugan sa mga ideya at kaisipan ng ibang tao. Huwag magsalita tungkol sa mga aksyon at iniisip ng iba, ngunit tungkol sa iyong pang-unawa sa mga kaisipang ito, iyon ay, bumalangkas ng mga paghatol sa wika ng "I-message" sa halip na "You-statements." Halimbawa, huwag sabihing "Nagkamali ka rito," sabihing "Mukhang may isang pagkakamaling nakapasok dito."

5) Ipahayag ang iyong sariling posisyon at subukang hanapin ang pinaka makatwirang solusyon sa problema.

Ang pinaka Ang pinakamagandang desisyon, na pinagtibay sa isang pagpupulong, ay maliit na halaga kung, kasabay ng pag-aampon nito, hindi mo pinangangalagaan ang pagpapatupad nito at hindi nakokontrol ang pag-usad ng pagpapatupad nito.

Sa entablado pagtatapos ng pulong dapat lutasin ng pinuno nito ang mga sumusunod na gawain:

1) ibuod nang maikli at malinaw ang resultang nakamit sa pulong;

2) itatag kung anong mga hakbang ang dapat sundin ang desisyon, ipamahagi ang mga responsibilidad, tukuyin ang mga responsable sa pagpapatupad ng desisyon at pagsubaybay sa pagpapatupad nito.

Ang pag-unlad ng pulong at ang mga resulta nito ay makikita sa protocol, na dapat ay maikli at maigsi. Mahalagang punto– pamilyar sa dokumentong ito ng mga taong magpapatupad ng desisyon.

  • Krestyannikova Ekaterina Vasilievna, bachelor, estudyante
  • Bashkir State Agrarian University
  • KOMUNICATIBONG KAKAYAHAN
  • PAGTATAGPUAN NG MGA SASALO
  • PAGTITIPON
  • SUPERBISOR
  • USAPAN SA NEGOSYO
  • PAGTALAKAY

Ang artikulo ay nakatuon sa isa sa mga anyo ng komunikasyon sa negosyo - paghahanda at pagdaraos ng isang pulong ng negosyo. Ang pamamaraan para sa pagdaraos ng pulong, mga modelo ng mga kalahok sa pagpupulong, at ang tungkulin ng namumunong opisyal ay isinasaalang-alang.

  • Sa isyu ng papel na pang-edukasyon ng pamilya sa pakikisalamuha ng indibidwal
  • Kawalan ng trabaho sa kabataan: kasalukuyang mga uso at kahihinatnan

Ang kasanayan sa negosyo sa ika-21 siglo ay bagong yugto sa pag-unlad relasyon sa negosyo, kapag ang propesyonal na pagsasanay ng mga espesyalista sa hinaharap sa anumang larangan ng pampublikong buhay ay naging pinakamahalaga. Kasabay nito, ang mabilis na pagbabago ng panahon ngayon, na may bagong paraan ng pag-iisip at pagkilos, ay naglalagay ng isang pangangailangan para sa aktibo, masigasig, may kakayahang mga tao sa negosyo. At ito, sa turn, ay nangangailangan ng pag-unlad ng mga kakayahan sa komunikasyon ng isang modernong espesyalista.

Ang sinumang nagsusumikap na makamit ang tagumpay sa buhay, matagumpay na umakyat sa hagdan ng karera, at epektibong makipag-usap sa mga tao ay dapat magkaroon ng ilang kaalaman at kasanayan sa larangan ng interpersonal at komunikasyon sa negosyo.

Ang mga pagpupulong ay may mahalagang papel sa komunikasyon sa negosyo. Hindi lamang ang prestihiyo ng mga tao at kumpanya ay nakasalalay sa kanilang matagumpay na pagpapatupad, kundi pati na rin ang mismong posibilidad ng pagpapatuloy ng mga aktibidad sa negosyo.

Pagpupulong sa negosyo – isang anyo ng magkasanib na talakayan ng mga isyu para sa layunin ng pagbibigay-alam at paggawa ng mga desisyon sa mga ito.

Upang makamit ang tagumpay sa larangan ng mga pagpupulong sa negosyo, kailangan mong magkaroon ng pag-unawa sa kanilang mga uri at iba't ibang mga patakaran para sa kanilang pag-uugali. Mayroong ilang mga simpleng patakaran.

Ang tiyak na pagtukoy sa tema at layunin nito

Paksa ng pulong ay paksa ng talakayan. Kung mas tumpak ang pagkakabalangkas nito, mas malaki ang pagkakataong makuha ang ninanais na resulta. Mas mainam na tukuyin ang mga paksa nang partikular at sa aktibong paraan. Halimbawa, sa halip na ang mga salitang "Pagtaas ng mga gastos noong nakaraang taon," ipinapayong isulat ang: "Ano ang maaari naming gawin upang mabawasan ang aming mga gastos?"

Layunin ng pulong– ito ay isang paglalarawan ng kinakailangang resulta, ang nais na uri ng solusyon, ang nais na resulta ng trabaho.

Ang agenda ng pulong ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong nang maaga, kabilang ang paksa at layunin ng pulong; listahan ng mga isyu na tinalakay; oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong; ang lugar kung saan ito magaganap; mga pangalan ng mga tagapagsalita, mga co-rapporteur na responsable sa paghahanda ng mga tanong; oras na inilaan para sa bawat tanong.

Ang bilang ng mga kalahok sa pagpupulong ay hindi dapat malaki, pinakamahusay na pagpipilian– 5-7 tao. Ang pagtaas ng bilang ng mga inimbitahan ay kapansin-pansing binabawasan ang average na rate ng pakikilahok (o output) ng mga naroroon, habang sabay-sabay na pahabain ang pulong. Samakatuwid, ipinapayong bawasan ang bilang ng mga tao sa pulong.

Oras at tagal dapat pinag-isipang mabuti ang mga pagpupulong. Ang mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong ay nakakagambala sa ritmo ng trabaho, pinipigilan ang mga empleyado sa pamamahagi at pamamahala ng kanilang oras, at nakakagambala sa mga nakaplanong pagpupulong at aktibidad para sa manager. Pinakamabuting magsagawa ng mga pagpupulong sa pagtatapos ng araw ng trabaho o sa ikalawang kalahati.

Ang kabuuang tagal ng pulong ay hindi dapat lumampas sa dalawang oras. Gayunpaman, kung ang panggigipit na tapusin ang isang pulong sa tamang oras ay magiging isang wakas, maaari itong magresulta sa pagsasakripisyo ng mahalagang talakayan at mahahalagang ideya upang makatipid ng ilang minuto. Naturally, sa kasong ito ay mas makatwirang payagan ang isang pagbubukod.

Organisasyon ng spatial na kapaligiran

Inirerekomenda na paupuin ang mga kalahok sa panahon ng pulong upang makita ng mga tao ang isa't isa. Nag-aambag ito sa pinakamahusay na pang-unawa ng impormasyon. Dapat ding mag-ingat upang matiyak ang pagiging tugma ng mga tauhan. Sa ilalim ng pantay na mga kondisyon, ang mga taong nakaupo sa tapat ng isa't isa ay mas madalas na nagsisimulang magkasalungatan, at mas madalas ang mga nakaupo sa tabi ng isa't isa. Ang tagapag-ayos ng pagpupulong, na alam ang mga karakter at iba pang sikolohikal na katangian ng mga inanyayahan, ay maaaring, nang hindi binibigyang pansin ito, na upuan ang mga kalahok upang walang mga katapat na maaaring emosyonal na masira at makagambala sa pagsasaalang-alang ng mga isyu.

Akomodasyon ng mga kalahok sa pagpupulong

Hindi. 1. Ang lugar kung saan nakaupo ang taong namumuno sa pulong o namumuno sa pulong.

No. 2. Paborableng posisyon. Ito ay matatagpuan sa isang anggulo ng 90° sa boss at samakatuwid ay kanais-nais para sa isa na matatagpuan dito.

Hindi. 3. Malayang posisyon. Ang taong nakaupo sa lugar na ito ay nagtatamasa ng isang tiyak na kalayaan sa pulong, na ipinapakita ng posisyon na kanyang kinukuha. Ang isang medyo malaking distansya sa No. 1 ay nagpapahiwatig na ang gayong tao ay hindi kailangang umupo nang mas malapit sa mga awtoridad.

#4: Competitive o defensive na postura. Para sa taong nakaupo sa lugar na ito, ang mesa ay nagsisilbing hadlang na naghihiwalay sa kanya sa iba. #4 ay maaaring alinman sa isang mapagkumpitensyang posisyon (ayaw kong maging malapit sa iyo) o isang defensive na posisyon (kailangan ko ng proteksyon na may hadlang).

Hindi. 5. Malayang posisyon. Katulad ng posisyon No. 3.

No. 6. Paborableng posisyon. Katulad ng posisyon No. 2. Marahil ang pinakamahusay.

No. 7. Pagtutulungang saloobin.

Ang taong nasa posisyon No. 7 ay literal at matalinghagang nasa parehong bahagi ng talahanayan bilang ang taong nasa posisyon No. 1. Ang posisyon na ito ay perpekto sa mga kaso kung saan ang taong nasa posisyon No. 1 ay hindi nakakaramdam ng hindi komportable mula sa iyong kalapitan.

Kung ang isang tao sa posisyon No. 1 ay hindi gusto ang isang tao na matatagpuan sa posisyon No. 7, ang kanyang kawalang-kasiyahan ay palaging maliwanag sa iba. Ang boss sa posisyon No. 1 ay nagsisimulang sumandal, na parang sinusubukang taasan ang distansya, o malakas na sumandal, na parang sinusubukang itulak ang taong nakaupo sa posisyon No. 7.

Kung bigla kang magkakaroon ng pagkakataon na kunin ang posisyon bilang 7, ang collaborative na posisyon, masidhi naming hinihikayat ka na gawin ito. Gayunpaman, siguraduhing tiyakin muna na hindi mo sinasalakay ang teritoryo ng taong sumasakop sa posisyon No.

Karaniwang modelo ng mga kalahok sa pagpupulong

Sa panahon ng pagpupulong, ang tagapamahala ay hindi maaaring hindi makatagpo ng isang tipikal na modelo ng mga kalahok sa talakayan. Alinsunod sa karaniwang pagpapatupad ng pag-uugali ng mga kalahok, ang isang diskarte para sa kanilang neutralisasyon ay binuo. Ang mga sumusunod na tipikal na pagpapakita ay maaaring lumitaw sa talakayan.

  • "Aggressor" - pinupuna ang lahat, minamaliit ang katayuan ng iba, hindi sumasang-ayon sa iminungkahing. Maipapayo na tanungin siya ng tanong na "Ano ang inaalok mo?" at ipaalala na ang labis na pagpuna ay pumapatay ng mga nakabubuong ideya.
  • "Blocker". Matigas ang ulo ay hindi sumasang-ayon sa sinuman, ay nagbibigay ng mga halimbawa mula sa Personal na karanasan, bumabalik sa mga isyu na nalutas na. Kailangan mong mataktikang ipaalala sa kanya na siya ay aalis, ipaalala sa kanya ang layunin at paksa ng talakayan, at magtanong tulad ng: “May kaugnayan ba sa talakayang ito ang sinasabi mo?”
  • "Retired na." Hindi nais na lumahok sa talakayan, walang pag-iisip, nagsasalita tungkol sa mga personal na paksa. Dapat mo siyang anyayahan na magsalita at magmungkahi: “Anong mga mungkahi ang mayroon ka?” o “Ano ang iniisip mo tungkol sa...?”
  • "Naghahanap ng pagkilala." Nagyayabang siya, madalas magsalita, iginiit ang kanyang katayuan. Makatuwirang ilagay siya sa kanyang lugar sa pamamagitan ng mga tanong: "Magagamit ba ang sinabi mo sa amin upang malutas ang isyung ito?"
  • "Paglukso mula sa paksa hanggang sa paksa." Patuloy na binabago ang paksa ng pag-uusap. Kailangan natin siyang pigilan sa mga tanong tulad ng: "Natapos na ba natin ang pag-iisip sa problema?"
  • "Nangibabaw". Sinusubukang agawin ang kapangyarihan at manipulahin ang mga naroroon. Dapat nating mahinahon at may kumpiyansa na itigil ang kanyang mga pahayag sa pamamagitan ng mga kontra: “Ang iyong panukala ay isa lamang sa mga posibleng alternatibo. Makinig tayo sa ibang proposal."
  • "Rake". Sinasayang niya ang oras ng mga nagtitipon, naghahagis ng alikabok sa mga mata, nagsasabi Nakakatawang kwento, pabaya, mapang-uyam. Dapat mong tanungin kung ang kanyang mga pahayag ay tumutugma sa paksa ng pulong.
  • "Tagapagtanggol ng Diyablo". Lahat ay kontrobersyal para sa kanila. Ang maganda, kapag nag-aakusa sila, madalas silang nakakarating sa ilalim ng katotohanan. Ang masama ay ang mga ito ay tumatagal ng masyadong maraming oras at nagiging sanhi ng maraming sugat. Hindi hihigit sa isa sa kanila ang dapat anyayahan sa pulong.
  • "Mga estadista" Itinataguyod ng mga ito ang kanilang sarili o isulong ang pagpupulong sa pamamagitan ng kanilang mahusay na pangangasiwa sa mga tao. Ang pinuno ng pulong ay dapat na tulad ng isang statesman.

Ang pagkakasunud-sunod ng mga talumpati ay dapat na ang pagkakasunud-sunod ay kabaligtaran sa awtoridad at posisyon ng nagsasalita. Kung gayon ang mga kalahok na mababa ang katayuan ay hindi mapangibabawan ng ipinahayag nang paghatol ng mas makapangyarihang mga kasamahan.

Tungkulin ng Namumunong Opisyal

Ang pangunahing layunin ng chairman sa pulong ay upang makahanap ng mga solusyon sa lahat ng mga isyu sa agenda pinakamainam na solusyon sa minimal na oras. Upang gawin ito, kailangan niyang tiyakin ang kontribusyon ng bawat kalahok at magbigay ng isang nakabubuo na kalikasan sa talakayan sa kabuuan.

Dapat pangasiwaan ng namumunong opisyal ang direksyon at kahusayan ng mga talumpati. Upang gawin ito, hindi dapat pahintulutan ang isang paglihis sa gilid, pagpapahaba ng mga talumpati, pagpapasigla ng pagtitiyak, makabuluhang pagsusuri at mga tunay na panukala. Kung ang simula ng talakayan ay nagsiwalat na ang tanong ay hindi handa, kung gayon kinakailangan na tiyak na alisin ito sa talakayan at magtala ng komento sa taong naghanda ng tanong sa mga minuto.

Isa sa mga gawain ng namumunong opisyal ay sumang-ayon muna at pagkatapos ay humiling ng pagsunod sa mga regulasyon. Upang hindi abusuhin ang atensyon ng mga tagapakinig, ang mga espesyal na pamamaraan ay matagal nang ginagamit. Halimbawa, sa ilang tribo ang tagapagsalita ay kailangang tumayo sa isang paa at samakatuwid ay sinubukang magsalita nang maikli. Ang Danish Parliament ay may isang espesyal na aparato na nagpapataas ng podium nang mas mataas at mas mataas pagkatapos ng oras na inilaan sa tagapagsalita. Ang mga pagtawa at pananalita ng mga naroroon ay isang hindi kasiya-siyang saliw na kakaunti ang gustong maranasan ang pamamaraang ito para sa kanilang sarili. Maaari kang gumamit ng orasan o chess clock para tulungan ang speaker.

Pag-log at iba pang mga tampok

Ang mga minuto ay dapat gawin sa panahon ng pagpupulong. Kung walang espesyal na sekretarya o voice recorder, kung gayon ang mga kalahok mismo ay maaaring gawin ito sa turn.

Ang desisyon sa bawat isyu ay dapat dalhin sa isang napagkasunduang nakasulat na pormulasyon, kabilang ang aktwal na nilalaman ng desisyon, ang mga responsable para sa pagpapatupad nito at ang mga deadline para sa pagpapatupad.

Bawat 40-45 minuto ng trabaho kailangan mong magpahinga. Ang mga ito ay kapaki-pakinabang sa dalawang paraan. Una, ito ay isang pisyolohikal na kinakailangang pahinga. Pangalawa, sa mga pahinga sa ibang, nakakarelaks na kapaligiran, sa mga pribadong "backstage" na pag-uusap, sa isang paraan o iba pa, ang trabaho ay nagpapatuloy sa paksa ng pulong at ang mga kasunduan ay mas madaling maabot.

Paggawa ng mga desisyon at pagtatapos ng isang business meeting

Ang isang epektibong pagpupulong ay dapat magkaroon ng mga konkretong kahihinatnan sa anyo ng pagbubuod ng mga resulta. Kadalasan ay sinusubukan nilang alisin ang huling konklusyon na ito - lahat ay pagod at nagmamadaling umalis. Ngunit ito ay sa huling yugto na sila ay maaaring mawala magandang ideya at mga aksyon.

Napakahalaga na itala kung sino ang gagawa ng ano. At, bilang karagdagan, dapat mong tiyakin na ang lahat ng naroroon ay tumatanggap ng isang protocol ng mga resulta ng pulong. Batay sa opisyal na dokumentong ito, ang tagapamahala ay may karapatang hilingin na ipatupad ng mga empleyado ang mga desisyong ginawa.

Ang isang protocol na tama na nagtatala ng pangunahing nilalaman ng mga talumpati at ang pagbabalangkas ng mga desisyon na ginawa ay maaaring maging isang napakahalagang katulong sa mga salungatan sa opisina na lumitaw dahil sa hindi sinasadya o sinasadyang pagbaluktot ng mga iniisip ng isang tao, pagkalimot o hindi pagkakaunawaan sa kakanyahan ng bagay.

Ang pulong ay nagtatapos nang eksakto sa takdang oras. Kaya, titiyakin ng pinuno ang kanyang reputasyon bilang isang mahusay na tagapag-ayos at may karanasan na nagtatanghal.

Sa pagtatapos ng pagpupulong, kinakailangang pasalamatan ang mga kalahok sa kanilang pakikilahok sa gawain, pakikipagtulungan sa magkakasamang paglutas ng problema at ipahayag ang kanilang sa positibong kahulugan ilang buod na parirala. Kung kinakailangan, kinakailangan upang linawin ang anumang mga kalabuan na lumitaw at sagutin ang lahat ng mga katanungan.

Ang pagsunod sa mga panuntunang ito ay makabuluhang magpapataas sa bisa ng mga pagpupulong.

Sa konklusyon, tandaan namin na ngayon ang bagong pang-ekonomiya at lagay ng lipunan itinampok ang pangangailangang pagbutihin ang kakayahan sa komunikasyon. Samakatuwid, ang pag-master ng sining ng komunikasyon sa negosyo ay kinakailangan para sa bawat tao, anuman ang uri ng aktibidad na kanyang gagawin o gagawin.

Bibliograpiya

  1. Igebaeva F.A. TUNGKOL SA bokasyonal na pagsasanay mga mag-aaral ng unibersidad sa agrikultura sa mga bagong programang pang-edukasyon.// Socio-political sciences. International interuniversity scientific peer-reviewed journal. Moscow, Publishing House "Yur-VAK", 2014, No. 3 - P.53 - 55.
  2. Igebaeva F.A. Kakayahan sa komunikasyon bilang pinakamahalaga propesyonal na kalidad modernong espesyalista // Modernong estado: mga problema sa pag-unlad ng socio-economic. Sab. mga artikulo ng II International Scientific and Practical Conference. - Saratov. Publishing house ng Central Publishing House "Academy of Business", 2013. – P. 122 – 124.
  3. Igebaeva F.A. Mga komunikasyon sa negosyo: workshop. – Ufa: "Bashkir State Agrarian University", 2013. - 176 p.
  4. Seiwert L. Ang iyong oras ay nasa iyong mga kamay: payo sa mga tagapamahala kung paano ito magagamit nang epektibo oras ng pagtatrabaho: Per. Kasama siya. – M.: Ekonomiks. – 199 p.
  5. Kate. - "Pagsasagawa ng mga pagpupulong at kumperensya." 2006 – 54s.
  6. Chernysheva L.I. Usapang negosyo [Elektronikong mapagkukunan]: aklat-aralin manwal para sa mga mag-aaral sa unibersidad. – UNITY-DANA, 2012 – 415 p.
  7. Igebaeva F.A. Ang istilo ng pamamahala ay ang pangunahing katangian ng pagganap ng isang manager // Science Today: teoretikal na aspeto at kasanayan ng aplikasyon: koleksyon. siyentipikong tr. sa mga materyales ng International Scientific and Practical Conference sa 9 na bahagi. Part 8. – Tambov: Publishing house TROO “Business-Science-Society”, 2011. P.60 – 61.
  8. Igebaeva F.A. Modernong pinuno ng agro-industrial complex: kung ano ang dapat niyang maging (gamit ang halimbawa ng Republic of Bashkortostan) // Agrarian Bulletin of the Urals. All-Russian Scientific Agrarian Journal, 2014, No. 6 (124), P.105 – 108.
  9. Igebaeva F.A. Ang papel ng komunikasyon sa sistema ng pamamahala. Sa koleksyon: mga teknolohiyang panlipunan sa pamamahala yamang tao: Ruso at karanasan sa dayuhan. Koleksyon ng mga materyales ng I International Scientific and Practical Conference. 2004. pp. 116 – 119.
  10. Igebaeva F.A., Shakirov I.R. Ang pagsasalita bilang isang paraan ng pagbuo ng komunikasyon na nakatuon sa propesyonal. Sa koleksyon: Socio-economic na aspeto ng pag-unlad ng isang modernong estado. Mga materyales ng internasyonal na pang-agham at praktikal na kumperensya. 2014. pp. 96 – 98
  11. Igebaeva F.A. Ang pag-master ng kultura ng pagsasalita ay ang susi sa tagumpay negosyante. // Sa koleksyon: Psychology at pedagogy modernong edukasyon sa Russia. II International Scientific and Practical Conference. Digest ng mga artikulo. 2007. – P.194 –196.
  12. Igebaeva F.A. Sa isyu ng pagtaas ng kahusayan mga aktibidad sa pamamahala sa mga negosyong pang-agrikultura // Socio-political sciences. International interuniversity scientific peer-reviewed journal. Moscow, Publishing House "Yur-VAK", 2013, No. 3 – P.13 – 15.
  13. Mga artikulo sa negosyo http://www.delo-press.ru

Ang tagapamahala, bilang isang patakaran, ay dapat suriin ang lahat ng mga yugto ng paghahanda para sa pulong, sa pagpapatupad kung saan siya mismo ay hindi personal na kasangkot.

Paghahanda ng agenda (“Ano at paano tatalakayin?”)

Kung ang pangangailangan para sa isang pagpupulong ay tinutukoy, kung gayon ang mga sumusunod ay dapat na malinaw na makilala:

  • ang nilalaman ng mga problemang tinalakay at ang pangunahing paksa ng nauugnay na pagpupulong, na dapat makilala ang kakanyahan nito
  • anong mga kondisyon ang dapat matugunan ng huling resulta ng pulong? Tinutukoy nito ang layunin ng pagpupulong. Halimbawa, kailangan mong maunawaan na hindi lahat ng pagpupulong ay maaaring magbigay ng mga handa na solusyon
  • sino ang dapat magsagawa ng kung anong gawaing paghahanda. Minsan makatuwirang lumikha grupong nagtatrabaho, na naghahanda ng agenda, nagsasagawa ng mga paunang maikling pagpupulong sa mga departamento, pagpupulong ng dalawang tao, atbp.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag nagtatakda ng agenda:

  • ang pangunahing paksa ng pulong ay nawawala, at kung mayroong ilang mga paksa, hindi posible na matiyak ang kanilang tumpak na delimitasyon at naaangkop na analytical na talakayan
  • ang kakanyahan ng problemang tinatalakay ay hindi pa naipaliwanag sa mga kalahok
  • Kasama sa agenda ang mga isyu na may iba't ibang laki at iba't ibang nilalaman, bilang resulta kung saan ang pagpupulong ay nagiging isang talakayan, at madalas sa isang awayan sa pagitan ng mga indibidwal na kalahok o grupo nito. Bilang resulta, ang bilang ng mga kalahok na inilagay sa posisyon ng mga passive listener ay tumataas
  • hindi makasunod sa agenda, lumihis dito at isaalang-alang ang kusang umuusbong na mga side topic o ilang walang hanggang problema (mga isyu sa supply, atbp.)

Pagpapasiya ng mga kalahok (“Sino?”)

Ang pangunahing kinakailangan ay ang pulong ay dapat magsama ng mga tao na maaaring mag-ambag sa mga layunin ng pulong. Kasabay nito, dapat isaalang-alang na kung ang mga isyung tinalakay sa pulong ay magkakaiba (i.e. hindi makakaapekto sa lahat ng naroroon nang sabay-sabay), kinakailangan na bumuo ng isang programa para sa pulong (isang listahan ng mga pangunahing isyu na nagpapahiwatig ng mga kalahok). Ang programa ay dapat iguhit upang ang pulong ay dadaluhan ng mga taong direktang nauugnay sa problemang tinatalakay. Matapos makumpleto ang talakayan ng susunod na isyu, ang mga taong hindi kasama sa talakayan ng mga sumusunod na isyu ay inilabas. Ngunit hindi kanais-nais na hayaan ang isang tao na umalis pansamantala at pagkatapos ay anyayahan siyang muli. Ang pagsunod sa kinakailangang ito ay nagdidisiplina sa pinuno at mga kalahok sa pagpupulong at pinipilit silang sumunod sa takdang oras.

Ang lahat ng (o pangunahing) kalahok ay dapat na ipaalam tungkol sa pulong nang nakasulat, na nagpapahiwatig pangunahing paksa, layunin, pangunahing impormasyon, oras, lugar, tagal ng pulong at ang pangalan ng pinuno.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang bilog ng mga kalahok sa pagpupulong:

  • ang isang tao ay iniimbitahan sa isang pulong batay sa kanyang posisyon, at hindi depende sa kanyang koneksyon mga responsibilidad sa trabaho sa problemang ito
  • malaki tiyak na gravity passive listeners dahil sa imbitasyon ng mga taong walang kinalaman sa isyung tinatalakay

Pagtukoy sa tagal ng pulong (“Gaano katagal?”)

Dapat pansinin na ang tagal ng pulong ay nakasalalay hindi lamang sa bilang ng mga isyu sa agenda, kundi pati na rin sa kanilang nilalaman. Sa una, ang pulong ay nagpapatuloy nang mas lubusan. Ang mga isyu sa dulo ng agenda ay binibigyan ng mas kaunting oras. Samakatuwid, ipinapayong isama ang 1–2 mga problemadong isyu o 3–5 tanong na hindi gaanong mahalaga.

Dapat tandaan na ang mensahe ng manager tungkol sa oras ng pagtatapos ng pulong ay binabawasan ang tagal nito nang hanggang 10%. Ang mga dahilan para sa hindi pangkaraniwang bagay na ito ay purong sikolohikal - ang mga kalahok sa pagpupulong ay nagtitipon ng kanilang mga saloobin nang mas mabilis at hindi antalahin ang pagsasalita, i.e. Ang impormasyon tungkol sa pagtatapos ng pulong ay gumaganap ng isang tiyak na papel na nagpapagana at nagdidisiplina.

Kung ang isang pulong ay naka-iskedyul para sa higit sa isang oras, pagkatapos bawat 40-50 minuto dapat kang magpahinga at, kung maaari, baguhin ang mga anyo ng trabaho ( indibidwal na trabaho, pangkatang gawain, talakayan, indibidwal na mga presentasyon, atbp.).

Madalas na nagtatagal ang mga pagpupulong dahil hindi malulutas ang mga problemang lumalabas. Sa kasong ito, dapat tiyakin ng pinuno na ang mga kalahok ay nagtatala ng intermediate na resulta para sa kanilang sarili (kung ano ang nilinaw, kung ano ang napagkasunduan, atbp.), magtakda ng naaangkop na mga indibidwal na gawain at isang deadline kung kailan tatalakayin ang isyu sa pangalawang pagkakataon. Kasabay nito, kinakailangang linawin ang kurso ng susunod na talakayan, na isinasaalang-alang ang gawaing ginawa sa pagitan ng mga pagpupulong.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang tagal ng isang pulong:

  • Ang tagal ng pulong ay hindi kinokontrol
  • ang itinatag na tagal ng pulong ay hindi iginagalang
  • ang mga pagpupulong ay nakatakdang maging masyadong mahaba
  • walang pahinga
  • walang limitasyon sa oras para sa mga ulat at talumpati
  • kawalan ng kakayahan na ipahayag ang mga saloobin nang maikli at malinaw

Sa konklusyon, nagbibigay kami ng isang halimbawa mula sa N. Parkinson tungkol sa mga dahilan para sa hindi naka-target na paggamit ng oras sa mga pagpupulong, ang mga pinagmulan nito ay nakasalalay sa pagpapasiya ng komposisyon nito. Para pag-usapan ang construction project nuclear reactor nagkakahalaga ng 5 milyong dolyar, ang komisyon ay gumugol ng 5 minuto. Sa 11 miyembro ng komisyon, 4 ang hindi alam kung ano ang isang reactor, ang iba pang 4 ay hindi alam kung saan ito ginamit. Dahil dito, walang talakayan ang maaaring lumabas at ang panukalang iniharap ay tinanggap. Sumunod, tinalakay ng komite ang isang $2,350 na proyekto sa pag-iimbak ng bisikleta. Dahil sa katotohanan na alam ng lahat kung ano pinag-uusapan natin, at lahat ay may kanya-kanyang opinyon, ang talakayan ay tumagal ng 45 minuto. Pangatlo, tinalakay ang isyu ng pag-aayos ng mga pananghalian, na nagkakahalaga ng ilang dolyar. Ang talakayan tungkol sa isyung ito ay nagtagal pa.

Pagtukoy sa lokasyon ng pulong (“Saan?”)

Ang lokasyon ay higit na nakasalalay sa uri ng pulong. Inirerekomenda, bilang panuntunan, na magsagawa ng isang pulong sa pagpapatakbo kung saan matatagpuan ang pangunahing lugar ng trabaho ng mga kalahok nito. Ang isang malaking silid o bulwagan ng pagpupulong ay angkop para sa pagdaraos ng mga pulong at pagpupulong ng produksyon. Ang pinakamataas na kinakailangan ay inilalagay sa lokasyon ng pagpupulong ng problema, na may dalawang opsyon ang pinakakaraniwan:

  • ang mga pagpupulong ng problema ay ginaganap 1–2 beses sa isang buwan para sa 2–3 oras sa pagtatapos ng araw ng trabaho sa isang silid na espesyal na idinisenyo para sa layuning ito
  • ang isang pagpupulong ng problema ay ginaganap isang beses sa isang quarter o anim na buwan bilang isang pagpupulong sa labas ng lugar, na tumatagal ng 2–2.5 araw, at ang lugar kung saan ito gaganapin, bilang panuntunan, ay ang sentro ng libangan ng negosyo (sa mga dayuhang bansa, bilang panuntunan, isang hotel)

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang lokasyon ng pulong:

  • Napakaraming pagpupulong ang ginaganap sa opisina ng amo
  • Sa panahon ng pagpupulong, ang mga pag-uusap sa telepono ay gaganapin at maging ang mga bisita ay natatanggap
  • Hindi maayos ang kagamitan sa meeting room

Pagtukoy sa oras ng pagpupulong (“Kailan?”)

Ang oras ng pagpupulong ay dapat na tradisyonal. Ang mga paglihis dito ay pinahihintulutan lamang sa mga pambihirang kaso.

Ang pinakaangkop na oras para magsimula ng operational meeting ay ang unang oras pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho, ang mga production meeting at meeting ay pinakamainam na gaganapin bago ang lunch break, at ang isang problem meeting ay pinakamainam bago matapos ang araw ng trabaho.

Ang mga pangunahing pagkakamaling nagawa sa pagtatakda at paggamit ng oras ng pagpupulong:

  • pagdaraos ng operational meeting kaagad pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho
  • pagdaraos ng isang pulong pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho
  • kabiguang sumunod sa itinakdang oras para sa pagsisimula ng pulong