카페

비즈니스 편지 샘플을 작성하는 방법. 비즈니스 편지를 올바르게 작성하는 방법은 무엇입니까? 비즈니스 서신의 유형과 구조. 요청 편지를 작성할 때의 실수

비즈니스 문서 - 주요 구현 수단 경영활동, 정보의 기록 및 전송. 문서는 조정에 사용됩니다. 사업 활동, 정보도 축적됩니다. 대규모 조직에서는 일반적으로 누가 공식적으로 문서를 작성하는지, 누가 누구에게 어떤 경우에 보고하는지, 누가 누구에게 정보를 전송하는지 등을 나타내는 지침이 작성됩니다. 정보 전송을 공식화하는 가장 중요한 방법 중 하나는 표준 형식(양식)입니다. 양식의 장점은 양식을 작성하는 사람이 언제, 어떻게, 어떤 정보를 제공해야 하는지 생각할 필요가 없다는 것입니다. 이 경우; 이렇게 하면 시간이 많이 절약됩니다.

비즈니스 생활에서 서신의 비율은 매우 큽니다.

올바르게 컴파일되면 다음 요구 사항을 충족합니다.

프레젠테이션의 신뢰성과 객관성;
정보의 완전성;
프레젠테이션의 간결성(비즈니스 서신은 한 페이지를 넘지 않아야 함)
추론과 서술의 부족;
표현의 중립적 어조, 그러나 동시에 선의, 무례함과 아이러니 없음, 허세, 거짓 공손함;
상황과 사실에 대한 정서적 표현 평가보다는 논리적 수단을 사용합니다.

여러 종류가 있습니다 사업용 편지. 따라서 경고, 독려, 초대, 확인, 거절, 표지, 보증, 정보, 통지 및 명령이 포함된 편지에는 의무적인 서면 응답이 필요하지 않습니다. 답변은 요청, 항소, 제안, 요청, 요구 사항이 포함된 편지에 작성되어야 합니다.

비즈니스 글쓰기 윤리

비즈니스 서신 작성자에 대한 무례 함은 가려져 있더라도 수취인이 항상 느끼며, 이는 겉보기에 흠 잡을 데없는 메시지 설득 방법에도 불구하고 편지와 작성자에 대해 지속적으로 부정적인 태도를 형성합니다.

거절 내용이 포함된 편지를 읽을 때는 특히 주의해야 합니다. 거절 진술로 그러한 편지를 시작할 수 없습니다. 첫째, 설득력 있는 설명이 제시되어야 한다. 다음 공식을 사용하십시오: "귀하의 요청은 다음과 같은 이유로 승인될 수 없습니다..."; "안타깝게도 귀하의 요청을 만족시킬 수 없습니다..."; “깊이 후회합니다만, 귀하의 요청을 만족시킬 수 없습니다...” 등. 이 공식의 위치는 편지의 마지막 단락에 있습니다. 이 경우 "거절을 공식화할 때 친구나 고객을 잃지 않도록 조심하십시오"라는 규칙을 기억해야 합니다.

주자 대략적인 계획요청 거절 또는 제안 거절을 포함하는 응답 편지:

요청 반복 - 수취인은 자신의 편지를 주의 깊게 읽었으며 요청의 본질을 정확하게 이해했는지 확인해야 합니다.
요청이 승인될 수 없거나 제안이 수락될 수 없는 이유가 합리적이고 심리적 준비후속 거부에 대한 수취인;
제안을 거부하거나 거부하는 진술은 거절 공식입니다.

비즈니스 서신 언어

학자 D.S. 뛰어난 러시아어 전문가인 Likhachev는 젊은 동료들을 위한 메모에서 “좋은 언어에 대하여” 과학적 연구" 썼습니다: " 좋은 언어독자는 눈치 채지 못합니다. 독자는 생각만 주목해야지, 생각이 표현된 언어는 알아차리지 말아야 합니다.”

다년간의 경험으로 글쓰기에 대한 자신감이 가능합니다. 처음에는 사용하는 것이 좋습니다 실용적인 조언전문가:

선택해야 한다 간단한 단어, 그러나 언어를 가난하게 만들지 마십시오.
형용사보다 동사를 더 많이 사용하십시오. 이렇게 하면 텍스트가 역동적이면서 동시에 거만하지 않게 됩니다.
멀리서 시작하지 말고, 주제에서 벗어나지 말고, 많은 세부 사항을 설명하지 마십시오.
긴 진술을 피하십시오. 설득력이 없으므로 간략하고 최소한의 종속절을 사용해야 합니다.
한 문구에서 다른 문구로의 전환은 "눈에 띄지 않게" 논리적이고 자연스러워야 합니다.
쓰여진 각 문구를 귀로 확인하세요.
그들이 무엇을 가리키는지, 어떤 단어를 "대체"했는지 생각하게 만드는 최소한의 대명사를 사용하십시오("이것에 대해", "저것", "그녀/그것/그들" 등이 아닌 구체적으로 쓰십시오).

비즈니스 서신은 글을 읽고 문체적으로 정확해야 합니다.

비즈니스 서신 서식 지정

공식 서신은 항상 조직의 레터헤드에 작성됩니다.

보내는 편지(예: 조직에서 보낸 편지)의 왼쪽 상단에는 조직의 문서 로그에 기록되는 보내는 번호가 표시됩니다. 편지를 쓴 날짜를 명시해야 합니다. 오른쪽 상단에는 조직 이름 (명칭의 경우), 수취인의 위치 및 성이 있습니다. 왼쪽 하단에는 관리자의 직위, 성 및 서명이 있고 아래 2cm에는 편지 집행자의 성 (이니셜 없음)과 전화 번호가 있습니다.

본질적으로 그리고 시각적으로 편지의 내용은 여러 블록으로 구성됩니다. o 편지의 공식 - 요청의 본질은 무엇입니까? o 요청에 대한 정당성; o 지원 정보.

안에 답장 편지그의 마지막 편지를 정중하게 언급해야 합니다. 이 편지가 외국 파트너와의 서신을 시작하는 경우 조직을 소개하고 국제 활동 분야의 목표와 목표를 설명해야 합니다. 편지의 이 부분은 조직에 대한 기본 정보가 편지에 첨부된 소책자(서신에 필요한 링크)에 제공되어야 하기 때문에 매우 간단합니다. 그러한 편지는 협력에 대한 감사 및/또는 미래에 대한 희망의 표현으로 끝나야 합니다. 입증된 공식은 “진심으로 당신의 것(당신의 이름)입니다.”입니다.

좋은 서면 언어많은 양의 단어와 이를 결합하는 능력이 필요하며, 이를 위해서는 소설과 과학 문헌을 체계적이고 주의 깊게 읽어야 합니다. 인도주의적 지식을 끊임없이 공급하지 않으면 본격적인 지도자가 나올 수 없습니다. 저명한 경영 전문가인 리 아이아코카(Lee Iacocca)는 다음과 같이 결론을 내렸습니다. “수년 동안 아이들이 무엇을 공부해야 하는지 물었을 때 나는 그 분야에서 좋은 교육을 받아야 한다고 끊임없이 조언했습니다. 인문학... 가장 중요한 것은 문학 분야에 대한 탄탄한 지식 기반을 마련하고 말과 글을 잘 익히는 것입니다.”

다양한 유형의 비즈니스 서신 작성 - 꼭 필요한 부분사업대표의 업무. 이러한 메시지 덕분에 그들은 가장 접근하기 쉽고 빠르며 최적의 방법으로 상업적 문제를 해결할 수 있는 기회를 얻습니다.

파일

비즈니스 서신에는 어떤 유형이 있나요?

일반적으로 비즈니스 서신은 여러 가지 주요 범주로 나눌 수 있습니다.

축하 편지;
정보 메일;
등등.

공식 비즈니스 서신의 일부이고 특정 표준에 따라 작성된 이러한 모든 편지에 대한 응답을 별도의 항목으로 표시할 수 있습니다.

누가 편지의 저자 역할을 해야 합니까?

비즈니스 서신에는 항상 서명이 포함되어야 합니다. 이 경우 해당 직무를 담당하거나 이사의 명령으로 권한을 부여받은 회사의 직원은 직접 서신을 작성할 수 있습니다. 일반적으로 전문가 또는 관리자입니다. 구조 단위, 그의 관할권에는 메시지 제목이 포함됩니다. 그러나 서면 작성자가 누구인지에 관계없이 편지는 회사를 대신하여 작성된다는 점을 염두에 두고 어떤 경우에도 관리자에게 제출하여 승인을 받아야 합니다.

비즈니스 서신 작성에 대한 일반 규칙

모든 비즈니스 메시지는 회사의 활동이나 회사와 관련된 상황에만 관련되어야 합니다. 동시에 내용에 관계없이 특정 요구 사항을 준수해야 합니다.

우선 일정한 구조이다. 메시지에는 항상 다음이 포함되어야 합니다.

글을 쓴 날짜,
보내는 사람과 받는 사람의 세부정보,
정중 한 주소 ( "Dear Ivan Petrovich", "Dear Elena Grigorievna"라는 문구 형식),

편지는 개별 직원과 전체 팀 모두에게 전달될 수 있다는 점에 유의해야 합니다(이 경우 "안녕하세요!"라는 인사말로 제한하면 충분합니다).

편지 작성의 기초가 된 이유와 목표를 포함하는 정보 구성 요소,

요청 및 설명

결론.

편지에는 다양한 내용이 포함될 수 있습니다. 추가 서류, 사진 및 영상 증거 - 가능한 경우 본문에 이를 반영해야 합니다.

편지는 일반 표준 A4 용지나 조직의 레터헤드에 작성할 수 있습니다. 두 번째 옵션은 회사 세부 정보를 수동으로 입력할 필요가 없기 때문에 바람직합니다. 또한 이러한 편지는 더 보기 좋게 보이고 메시지가 공식 서신에 속함을 다시 한 번 나타냅니다. 손글씨로 쓰거나(붓글씨 손글씨로 쓴 편지가 특히 성공적임) 컴퓨터로 인쇄할 수 있습니다(편지 사본을 여러 장 만들어야 할 때 편리함).

편지는 서명으로 인증되어야 하지만, 도장을 찍을 필요는 없습니다. 2016년부터 법인은 활동에 인감을 사용할 필요가 면제되었습니다.

보내기 전에 필요한 경우 메시지가 발신 문서 저널에 등록되어 번호가 할당되고 출발 날짜가 설정됩니다.

편지를 쓸 때 주의할 점

편지를 작성할 때 철자를 주의 깊게 모니터링하고 어휘, 문법, 구두점 등의 측면에서 러시아어의 규칙과 규범을 준수해야 합니다. 수신자는 항상 메시지의 생각이 얼마나 잘 표현되고 형식화되었는지에 주의를 기울입니다.

우리는 수행된 연구에 따르면 사람들이 이런 종류의 편지를 읽는 데 1분 이상을 소비할 의향이 없다는 것을 분명히 나타냅니다.

편지는 "생각을 나무 아래로 퍼뜨리는 것"이 아닌 올바른 형식으로 짧고 간결하게 요점만 작성해야 합니다. 각 새로운 주제별도의 단락으로 형식을 지정해야 하며, 필요한 경우 단락으로 나누어야 합니다. 또한, 간결하고 명확한 편지를 통해 작성자는 자신의 시간을 소중히 여기고 있음을 수신자에게 알릴 수 있습니다. 여기서 '간결함은 재능의 자매'라는 말이 딱 들어맞는다.

비즈니스 서신에 허용되어서는 안되는 것

비즈니스 서신에서는 지나치게 건조한 텍스트와 진부한 "진부한 표현"과 마찬가지로 뻔뻔하거나 경솔한 어조가 전혀 용납되지 않습니다. 또한 복잡한 공식, 풍부한 분사 및 부사 구문, 좁은 범위의 전문가가 이해할 수 있는 특수 용어도 피해야 합니다.

편지에는 확인되지 않고 신뢰할 수 없으며 특히 고의적으로 허위 정보가 포함되어서는 안 됩니다.

이러한 유형의 메시지는 일상적인 비즈니스 서신의 일부일 뿐만 아니라 많은 경우 나중에 법적으로 중요한 지위를 획득할 수 있는 공식 문서를 의미한다는 점을 명심해야 합니다.

편지 보내는 방법

모든 공식 메시지는 여러 가지 주요 방법으로 보낼 수 있습니다.

가장 현대적이고 가장 빠른 첫 번째 방법은 다음과 같습니다. 전자 수단연락. 편리하고 빠르며 거의 무제한의 정보를 보낼 수 있습니다.
여기에는 단 하나의 마이너스가 있습니다. 대량수취인이 보낸 메일은 쉽게 분실되거나 스팸 폴더에 들어갈 수 있으므로 이러한 방법으로 편지를 보낼 때는 (간단한 전화 통화를 통해) 편지가 수신되었는지 추가로 확인하는 것이 좋습니다.
두 번째 방법은 보수적인 방법으로, Russian Post를 통해 메시지를 보낼 수 있습니다. 보내기 기능을 사용하는 것이 좋습니다 등기 우편으로배달 확인과 함께 - 이 양식은 편지가 수취인에게 도달하고 수취인이 특별 알림을 받도록 보장합니다.
일반적으로 원본서류, 생체서명, 인감증명서 등을 발송할 경우에는 일반우편을 이용합니다.
팩스나 다양한 인스턴트 메신저를 통해 편지를 보낼 수도 있지만 이러한 유형의 서신을 허용할 만큼 파트너 간의 관계가 충분히 가까운 경우에만 가능합니다.

“사람에게 가장 어려운 것은 그 사람에게 주어지지 않는 것입니다.”
M. 즈바네츠키

아마도 모든 사람은 인생에서 적어도 한 번은 상업 회사의 수장, 파트너, 공무원 또는 최악의 경우 주택 사무실에 비즈니스 편지를 작성해야 하는 긴급한 요구에 대처해야 했습니다. 그러나 자신을 사업가, 심지어 초보자라고 생각하거나 먼 미래에 자신의 사업을 시작할 계획이라면 비즈니스 편지를 올바르게 쓰는 법을 배워야합니다.

그렇다면 간단한 편지와 비즈니스 편지의 차이점은 무엇입니까?

첫째, 감정적 요소의 부재와 논리의 우세이다. 실용적이고귀하의 요청이나 제안을 합리적으로 제시합니다. 사업가, 회사 소유주 또는 대규모 기업의 관리자, 그리 크지 않은 기업의 관리자 대기업, 단순한 "소비자"와 달리 요청과 함께 그에게 보내는 감정적이고 영감을 주는 편지에 관심이 없을 것 같습니다. 협력에 대해,지원을 제공하거나 기타 우호 관계를 구축하는 행위.

우선, 비즈니스 레터를 작성할 때는 요점을 명확하게 작성해야 한다는 점을 이해해야 합니다! 많은 사람들이 이제 스스로에게 "말장난"이라고 말할 것입니다. 그러나 비즈니스 서신은 "누구에게", "왜", "왜"를 명확하게 이해한다는 점에서 다른 비즈니스 서신과 다르다는 것이 분명합니다. 나는 많은 편지와 제안을 읽었으며 불행히도 일부 편지에서는 의미가 끊임없이 회피되었으며 편지 끝에서 저자가 무엇을 묻거나 제안하고 싶은지 전혀 명확하지 않았습니다.

따라서 글자의 의미와 아이디어가 "나무 전체에 퍼지지"않도록 다음 질문에 스스로 답해야합니다.

누구에게 편지를 쓰시나요? 수취인을 잘못 입력하셨나요?
왜 편지를 쓰나요, 무엇을 제안하고 싶거나 묻고 싶나요? 당신의 주장과 프레젠테이션 스타일이 명확합니까? 설득력이 있나요?수취인에 대한 당신의 주장은 무엇입니까? 그러면 그 사람은 어떤 유익을 얻게 될까요? 협력에서너와 함께?
왜 이런 짓을하는? 어떤 결과를 원하시나요? 수취인을 "도발"하려는 추가 조치는 무엇입니까?

비즈니스 서신의 경우 문서 내용 및 실행에 대한 기본 요구 사항을 설명하는 해당 GOST R 6.30−2003이 개발되었습니다. 이 GOST는 비즈니스 서점에서 구매하시면 좀 더 자세히 숙지하실 수 있으며, 향후 서류작성 시 활용하실 수 있습니다.

그러나 어떤 사람들에게는 중요한 점나는 다음에 특별한 주의를 기울이고 싶습니다:

비즈니스 서신의 헤더에는 수취인에 대한 항소가 포함되어야 합니다. 조금 더 낮게 포맷됨 등록 번호: 우측 상단에 직위와 성명이 표시됩니다. 수신인.

아래에서 편지의 제목을 지정할 수 있습니다. 더 낮은 중앙에는 항소가 작성됩니다. 주소는 일반적으로 허용되는 단어인 "Dear", "Mr", "Madam"(약어는 허용되지 않음)을 사용하여 존경을 표현해야 합니다. 헤더는 일반적으로 굵게 표시됩니다.

예를 들어:

참조. 2012년 4월 20일부터 01호

의에. 01번 - 1930년 1월 1일부터 RiK

감독에게

LLC "뿔과 발굽"

벤더 O.I.

“불량 뿔 한 묶음 정도,

1930년 1월 1일에 배달되었습니다.”

친애하는 Ostap Ibrahimovic 님,

소개. 서문에서는 편지의 본질을 간략하게 정의해야 합니다. 전통적으로 시작할 수 있습니다: "주의를 기울이고 싶습니다...", "부탁드립니다...", "현재..." 등 - 편지가 일인칭으로 쓰여진 경우.

항소가 법인에서 나온 경우 설명은 제3자가 제공합니다(예: "우리 회사는...").

또한 서문과 다음 본문 모두 대명사 you와 그 모든 형태(you, you, yours)를 대문자로 써야 합니다.
편지의 결론에는 작성된 내용이 요약되어 있으며 종종 요청이나 제안이 포함됩니다. 예: "위의 내용을 고려하여 부탁드립니다..."

비즈니스 서신의 본문은 전통적으로 "존중합니다..."라는 문구로 끝납니다. 중립적인 주소를 사용하려는 경우입니다. 수취인을 개인적으로 아는 경우 "Sincerely yours,..."라는 문구로 편지를 마무리할 수 있습니다.

진심으로,

지하 백만장자(서명) A.I. 코레이코

직위, 이름 (이름과 부칭이 먼저 인쇄되고 그 다음에 성이 인쇄됩니다.) 서명은 귀하의 손에 들어갑니다. 비즈니스 서신은 보낸 사람에 대한 정보로 끝나며, 여기에는 그의 이름이 반드시 포함되어야 합니다. (가급적 전체) 위치 및 연락처 전화번호. 이는 수취인 또는 그의 대리인이 수신을 위해 연락해야 하는 경우 필요합니다.추가 정보

. 담당자(성명)와 연락처를 표시할 수도 있습니다. 그런데 전화번호와 함께 도시 코드를 표시하는 것을 잊지 마세요. 수취인이 이 정보를 검색하는 데 시간을 낭비하도록 강요하지 마십시오. 또한 편지 자체의 발표와 관련된 몇 가지 사항에 주목하고 싶습니다. 한때 나는 편지를 제시하기 위해 다양한 옵션을 사용했습니다.사용하기 전에 NLP이지만 비즈니스 작성 스타일 자체가 매우 보수적이며 문자가이 스타일, 우리는 더 이상 가지 않았습니다.” 세관 통제", 회사 비서가 대표합니다. 그러므로 나는 거절했다. 실험에서그리고 필요에 따라 쓰기 시작했습니다 비즈니스 스타일.

서신에는 서론, 주장, 결론이라는 세 가지 주요 섹션이 포함되어야 한다는 점을 기억하세요. 많은 편지 작성자는 대담자에게 문제를 소개하지 않고 곧바로 요점을 설명합니다. 물론, 편지가 충분히 길면 사업가는 서문을 읽지 않을 수도 있지만 즉시 요점을 이해할 것입니다. 그러나 이 "본질"에 관심이 있는 경우 편지의 시작 부분으로 돌아갈 수도 있습니다. 결론적으로 자신이 받고 싶은 것을 적어야 합니다. 편지에는 이중 해석이 포함되어서는 안 되며, 편지 전체에 단 하나의 명확한 생각만 포함되어야 합니다. 이를 위해 기원전 300년에 진술의 논리를 고려하고 그에 기초하여 논리 법칙을 공식화한 아리스토텔레스를 기억하는 것이 좋을 것입니다.

동일성의 법칙 - 개념은 추론 과정에서 동일한 의미로 사용되어야 합니다.
모순의 법칙은 “자신과 모순되지 말라”는 것입니다.
배제된 중간의 법칙 - "A" 또는 "not-A"는 참이며 세 번째는 없습니다."

작성 규칙에 따르면 비즈니스 서신의 주요 부분은 요청이나 제안의 내용을 논리적으로 일관되게 공개하여 수신자가 이해할 수 있도록 해야 합니다. 이전 단락은 모두 논리적으로 다음 단락으로 흘러가야 합니다. 필요한 경우 구체적인 사실과 수치를 제공하십시오. 그리고 '간결함은 재능의 자매'라는 사실을 잊지 마세요. 너무 긴 문자는 수취인을 "지치게" 할 수 있다는 점을 기억하십시오. 그는 귀하의 편지를 옆으로 치워두고 귀하의 내용이 무엇인지 알지 못할 수도 있습니다. 독특한 제안.

그리고 편지가 마침내 작성되었다고 생각한 후에야 철자 오류가 있는지 확인하십시오. 구두점오류. 전체 텍스트의 논리적 순서와 가독성을 다시 확인하세요(소리내어 읽는 것이 가장 좋습니다).

무심코 또는 급하게 철자를 틀리면 당황스러울 것입니다. 오류가 있는 편지를 배포하는 회사와 어떻게 "거래"할 수 있습니까? 조심해!

결론적으로, 귀하의 편지는 먼저 "옷"으로 환영받을 것이라고 말하고 싶습니다. 편지가 인쇄된 용지의 품질, 디자인, 편지가 손실되는지 여부에 특별한 주의를 기울여야 합니다. 운송 중에 모양을 만들고 픽업할지 여부를 결정합니다. 이와 관련하여 모든 것이 괜찮다면 깔끔하고 논리적으로 일관되며 내용이 잘 드러나고 잘 작성된 비즈니스 서신이 수취인을 설득할 것입니다. 긍정적으로당신에게 유리한 결정. 편지를 써보세요!

비즈니스 서신 양식

편지 양식은 조직(문서 작성자)에 대한 영구 정보가 포함된 사전 재현된 세부 정보가 포함된 종이 형식입니다.

양식을 사용하면 문서 작성 프로세스 속도가 크게 향상되고(지속적인 정보 가용성으로 인해) 준비에 필요한 인건비가 절감되며 정보 인식이 단순화되고 문화가 개선됩니다. 관리 업무. 양식은 정보를 공식화합니다.

조직을 대상으로 하는 문서를 받을 때 당연히 그 안에 포함된 정보의 본질에 주된 관심을 기울이지만 필연적으로 다음 사항에도 주의를 기울입니다. 모습문서 - 종이 품질, 색상 사용, 로고 디자인, 글꼴 스타일, 레터헤드 비문 구성. 이러한 표시를 바탕으로 특파원의 인상, 그의 견고 함 및 명성을 얻습니다. 조직에 대한 특정 정보뿐만 아니라 조직의 스타일까지 반영하여 조직에 대해 호의적인 인상을 남길 수 있는 기억에 남는 형태를 만들기 위해 노력할 필요가 있습니다. 잘 실행된 양식의 문서는 중요한 부분조직의 이미지, 고유한 전화 카드.

조직 및 관리 문서 형식에 대한 요구 사항은 다음 문서에 의해 설정됩니다. 1) GOST R. 6.30-2003. “조직 및 관리 문서의 통합 시스템입니다. 문서 준비 요구 사항"; 2) 표준 지침연방 기관의 사무에 임원 전원, 2000년 11월 27일 No. 68에 Rosarkhiv 명령에 의해 승인되었습니다.

조직의 구성 문서에 따라 편지 양식에는 다음이 포함될 수 있습니다.

러시아 연방의 국가 상징 또는 러시아 연방 구성 기관의 문장(국영 기업에만 해당)

조직의 표장 또는 상표(서비스표)

조직 코드

회사의 이름;

조직에 대한 참조 정보

문서 날짜

문서등록번호

문서 편집 또는 출판 장소(필요한 경우)

GOST R. 6.30-2003은 두 가지 버전의 양식 세부 사항 배열을 제공합니다. 세로 및 각도.

첫 번째 경우 양식의 모든 세부 사항은 세로 방향으로 배치되고 너비 또는 중앙에 정렬됩니다.

세부 사항이 모서리에 배치되면 시트 왼쪽 모서리의 73 x 88mm 영역을 차지하고 왼쪽 여백이나 할당된 영역의 중앙에 정렬됩니다.

양식 제작에는 A4(210 x 297mm) 및 A5(210 x 148mm) 형식의 용지가 사용됩니다. 하나 또는 다른 형식의 사용은 준비되는 문서의 양에 따라 결정됩니다. 더 작은 형식은 텍스트가 작은(최대 7줄) 문서에 적합합니다. 이러한 문서에 A4 형식을 사용하는 것은 비합리적입니다.

온라인 인쇄 도구를 사용하거나 인쇄 방법을 사용하여 양식을 생성하는 것이 허용됩니다. 컴퓨터 기술특정 문서를 작성하는 동안 직접적으로. 이미지가 있는 조직의 레터헤드는 예외입니다. 국가 상징러시아 연방의 문장 또는 러시아 연방 구성 기관의 문장. 컴퓨터에서 양식을 인쇄하면 매우 경제적입니다. 소규모 조직, 그러나 위조로부터 보호하지는 않습니다. 이런 의미에서 인쇄된 양식이 더 신뢰할 수 있습니다. 또한 양식의 부당한 사용을 방지하기 위해 일부 조직에서는 인쇄소에 번호가 지정된 양식을 주문하고 사용 내역을 주의 깊게 기록합니다. 같은 목적으로 정부와 지방자치단체사용 다른 유형문서, 다양한 색상의 형태.

문서의 첫 번째 페이지만 양식으로 작성되며, 다음 페이지는 표준 용지를 사용하여 작성됩니다. 문서를 여러 주소로 보내야 하는 경우 문서의 각 복사본이 양식에 생성됩니다.

서비스 편지 양식의 예(세부 사항의 세로 배열)

레터헤드 유무에 관계없이 문서의 각 시트에는 왼쪽 - 최소 20, 오른쪽 - 최소 10, 위쪽 - 최소 20, 아래쪽 - 최소 20의 여백 크기(mm)가 있어야 합니다.

많은 조직에서 문서 준비에 관한 지침과 규칙은 표준에서 요구하는 것보다 더 큰 필드 규모를 설정했습니다. 다음은 조직의 레터헤드에 있는 편지의 예입니다(그림 2–4).

쌀. 2

쌀. 삼

쌀. 4

비서를위한 500 가지 팁 책에서 작가 엔고바토바 올가 아나톨리예브나

1. 진행과정에서의 소개와 지인 비즈니스 커뮤니케이션한 사람을 다른 사람이나 다른 사람에게 소개해야하는 상황이 인생에서 끊임없이 발생합니다. 대면, 서신, 전화 등 연락을 취해야 하는 비즈니스 커뮤니케이션에서는 다음 사항이 필요합니다.

비즈니스 심리학: 감정 관리 책에서 작가 저자 알 수 없음

비즈니스 커뮤니케이션의 비효율성 종종 비즈니스 접촉에서 기업가는 원하는 결과를 얻지 못하는 자신의 행동에 불만을 느낍니다. 예를 들어 클라이언트가 "실패"했거나 약간의 문제가 남아 있기 때문에 신중하게 준비된 계약을 체결했습니다.

비즈니스 서신(Business Correspondence) 책에서: 지도 시간 작가 키르사노바 마리아 블라디미로브나

2. 비즈니스 서신 작성 규칙

비서를위한 사무 업무 책에서 작가 스미르노바 엘레나 페트로브나

비즈니스 서신의 구조 서신을 작성할 때 중요한 작업은 적절한 양의 정보를 포함하는 정보 포화입니다. 편지는 단일 측면일 수도 있고 다중 측면일 수도 있습니다. 종종 하나의 측면이 전체 콘텐츠를 구성할 수 있습니다.

책에서 회계 작가 Bortnik 니콜라이 니콜라예비치

비즈니스 서신의 정보성 및 설득력 비즈니스 서신의 내용은 간단해야 하며 기본 정보만 포함해야 합니다. 추가 정보는 부록에서 제공될 수 있습니다. 동시에, 편지는 누구에게 보내든 설득력이 있어야 합니다.

책에서 비즈니스 이메일 서신. 성공을 위한 다섯 가지 규칙 작가 보로틴체바 타마라

4장. 문서 양식 문서 양식은 일정한 세부 사항이 재현되고 다양한 세부 사항을 위한 공간이 있는 표준 시트입니다. 표준 형식문서 양식 - A4(210x297) 및 A5(148x210mm). 문서 양식은 다음과 같습니다.

책에서 쓰레기를 없애십시오! 멜렌 앤드류

3.3. 엄격한 보고 양식: 신청 및 작성 1993년 7월 30일자 러시아 연방 정부 각료회의 결의안 No. 745 "신청 규정 승인 시" 금전 등록기주민에게 현금을 지급할 때

책에서 경제이론: 교과서 작가 마호비코바 갈리나 아파나시예브나

비즈니스 이미지 지표 3번. 개인적인 호소 개인적인 호소와 인사말로 시작하는 비즈니스 서신은 서신의 개별적인 초점을 반영하고 고객/비즈니스 파트너의 성격에 대한 관심과 존중을 보여줍니다.

책에서 사업 계획 100%. 전략과 전술 효과적인 비즈니스 론다 에이브람스

비즈니스 이미지 표시 번호 5. 편지의 긍정적인 결론 마지막 문구는 편지를 읽을 때 수신자의 관심 분야에 남아 있는 마지막 문구입니다. 정서적으로 긍정적인 비즈니스 커뮤니케이션 분위기를 조성하십시오. 수취인에서 생성 좋은 분위기,

책에서 개인 기업가[등록, 회계 및 신고, 과세] 작가 아니쉬첸코 알렉산더 블라디미로비치

회사 사무실에서 집으로 집에서 일하는 사람들이 많아질수록 회사 사무실에서 집 사무실로 최대한 쉽게 전환하는 것이 더욱 중요해졌습니다. 결국, 집에서 일할 때에도 이전에 직원이 있었다면 전문적으로 업무를 수행하고 싶을 것입니다.

책 경영 실천에서 인적자원으로 작가 암스트롱 마이클

책 타임 트랩에서. 시간 관리에 대한 고전적인 가이드 팻 니커슨

전자 금융 양식 이 과정을 더욱 쉽게 하려면 이 책의 보충 자료로 금융 양식 Excel 패키지를 구입하세요. 이러한 전자 양식은 자동으로 모든 계산을 수행하고 다이어그램을 생성하며

10일 만에 MBA 책에서. 세계 최고의 비즈니스 스쿨의 가장 중요한 프로그램 작가 실비거 스티븐

엄격한 보고 양식 첫째, 기업가는 러시아 연방 정부가 정한 절차에 따라 대중에게 서비스를 제공하는 경우 현금 등록기를 사용하지 않고 현금을 받거나 지불 카드를 사용하여 지불할 수 있습니다(의무는 아님). ~에

작가의 책에서

비즈니스 파트너의 역할 기업의 성공을 보장하고 비즈니스 경영에 참여하기 위해 HR 직원은 라인 경영진 동료와 비즈니스 파트너로서의 책임을 공유합니다. 그들은 다음과 같은 능력을 가지고 있어야 합니다.

작가의 책에서

위험 구역을 업무 통신 시간에 연결하십시오. 위험 구역이 포함된 위의 간단한 표를 보면 관리자가 세 가지 주요 업무에 적절한 시간을 할당하려고 노력하고 있음을 알 수 있습니다. 하지만 너도 그 사람한테서 그런 걸 봤잖아

작가의 책에서

1분 비즈니스 작문 코스 1. 귀하의 사례를 명확하게 설명하고 첫 문장이 끝난 후 가능한 한 빨리 시작하십시오. 독자의 시간을 낭비하지 마십시오. 매번 이 글을 쓰는 이유가 분명해야 합니다.2. 개인적이고 친근하며

사용하여 비즈니스 서신 비즈니스 활동의 조정뿐만 아니라 다양한 보고 감사 중에 요구되는 특정 조직에 필요한 정보를 수집하는 일도 발생합니다. 따라서 우선 행정 직원의 업무는 다음과 같습니다. 올바른 관리다양한 내부 지침과 양식이 개발되는 비즈니스 문서. 표준 양식의 장점은 사람이 자동으로 작성하여 자신과 회사의 시간을 절약할 수 있다는 것입니다.

비즈니스 서신에는 다음이 포함되어야 합니다.

신뢰할 수 있고 완전한 정보
- 서술이 부족하여 간략하게 요약합니다.
- 중립적인 어조로 말하되 친근하게 말하세요.
- 진술된 사실에 대한 감정적 평가가 아닌 논리적 사슬입니다.

비즈니스 편지를 작성하는 방법?

가장 중요한 것은 주어진 상황에 어떤 유형의 비즈니스 서신이 적합한지 결정하는 것입니다. 여기에는 여러 가지 유형이 있습니다.

알림;
- 확인;
- 거절;
- 자기 소개서;
- 초대;
- 보증;
- 정보 제공
- 통지서 및 명령서.

일반적으로 요청, 제안, 항소, 요청 또는 요구가 포함된 비즈니스 서신에는 응답이 필요합니다.

비즈니스 서신 작성 규칙.

비즈니스 서신의 어조는 매우 중요한 감정적 부담을 담고 있습니다. 완벽한 의사소통 기술에도 불구하고 가려진 무례함은 여전히 나타날 것이기 때문입니다. 거절이 포함된 비즈니스 서신을 작성할 때는 특히 주의해야 합니다. 이 경우 서신 맨 처음에 거절 내용을 명시해서는 안 됩니다. 메시지의 첫 번째 부분에서는 자신의 관점을 뒷받침하는 설득력 있는 주장을 제공해야 합니다. 이를 위해 다음과 같은 공식을 사용할 수 있습니다.

- "안타깝게도 귀하의 요청을 만족시킬 수 없습니다."
- “정말 죄송합니다. 귀하의 요청을 충족시킬 수 없습니다.” 등

거절할 때 우리의 임무는 거절하는 것이지만 고객, 파트너 등을 잃지 않는 것임을 기억하는 것이 중요합니다.

따라서 비즈니스 서신 작성의 기본 규칙은 다음과 같습니다.

편지의 본질을 정확하게 이해하려면 본문에서 수취인에게 보낸 요청을 여러 번 반복해야합니다.
- 거절 편지에 이 요청이 만족될 수 없는 이유를 명시하는 것이 중요합니다.
-제안을 거부하는 것은 거절 공식입니다.

비즈니스 서신의 언어.

비즈니스 서신을 읽는 사람은 그것이 작성된 언어가 아니라 그 본질만 파악하는 것이 중요합니다. 수년간의 경험을 통해 개발 된 비즈니스 편지 작성 규칙을 숙달하는 것이 바로 이러한 조건입니다.

비즈니스 서신에서는 다음 사항을 기억해야 합니다.

내용을 손상시키지 않으면서 간단한 단어를 사용해야 합니다.
- 형용사보다는 동사를 더 자주 사용하십시오. 이렇게 하면 문자의 텍스트가 역동적으로 만들어집니다.
- 세부사항이나 추론 없이 주소의 의미에 가깝게 유지하세요.
- 독자의 주의를 산만하게 할 수 있으므로 긴 문장을 사용하지 마십시오.
- 문구 사이의 전환은 논리적이고 눈에 띄지 않아야 합니다.
- 가능한 한 적은 수의 대명사를 사용하세요.

비즈니스 서신은 읽고 쓰는 능력과 스타일로 구별됩니다.

비즈니스 서신 준비.

비즈니스 서신을 작성할 때 윗부분(A4 용지의 1/4)은 공백으로 남겨두어야 한다는 점을 기억하세요. 레터헤드. 또한 편지의 상단 모서리에는 발신 메일의 특수 일지에 기록되는 발신 번호와 날짜가 표시됩니다.

왼쪽 하단에는 관리자의 직위, 성 및 서명이 표시되고 시트 맨 끝에는 추가 정보를 위해 비즈니스 서한 집행자의 성이 전화 번호와 함께 표시됩니다.

따라서 비즈니스 서신은 요청의 본질, 근거 및 지원 정보의 세 부분으로 구성됩니다.

편지에 답장할 때, 내용의 첫 부분에 있는 수취인의 마지막 편지를 참조해야 합니다. 외국 서신이 있는 경우 더 명확하게 하기 위해 이 편지에 링크가 표시될 소책자를 편지에 첨부해야 합니다. 귀하의 협력에 대한 감사와 "진심으로 당신의 (이름) ..."이라는 문구로 편지를 마무리하는 것이 매우 중요합니다.