Zprávy 

Vedoucí má zpoždění na služební cestě. Jak zažádat o prodloužení pracovní cesty? Možné důvody pro prodloužení období

Posíláme zaměstnance na služební cestu, v pátek, do Moskvy na jeden den, ale zaměstnanci žádají, aby je nechali v Moskvě do neděle (projít se po městě), jak tento okamžik formalizovat v účetním oddělení? Denní dietu plánujeme vyplácet pouze za 1. den skutečného plnění služebního úkolu, tedy v pátek, a společnost také platí pouze letenky bez ubytování.

Odpovědět

V v tomto případě k odložení odjezdu zaměstnanců z pracovní cesty (např.) potřebujete získat písemné povolení vedoucího zaměstnance. V tomto případě lze při výpočtu daně z příjmu zohlednit cestovní náklady jako výdaje. Z ceny letenek není nutné srážet daň z příjmu fyzických osob. Postup vyplnění dokladů při vyslání zaměstnanců na pracovní cestu je uveden níže v celé odpovědi.

Jaké doklady je potřeba vyplnit při vyslání zaměstnance na pracovní cestu?

Dokumenty služební cesty

Před vysláním zaměstnance na pracovní cestu je třeba připravit odpovídající objednávku. Dokument musí podepsat vedoucí organizace nebo jím pověřený pracovník (například zástupce).

Pracovnímu zařazení a cestovnímu listu není nutné vystavovat zaměstnance (). Tyto dokumenty byly ke dni 8. ledna 2015 zrušeny. Stále je však třeba doložit účel cesty. v opačném případě daňový úřad Mohou vzniknout pochybnosti o potřebnosti cesty a denního příspěvku vypláceného zaměstnanci. Úkol, který musí zaměstnanec splnit na pracovní cestě, tedy zaznamenejte přímo v.

Obchodní organizace může podle vlastního uvážení:

  • vypracovat objednávku;
  • použít samostatně vypracované formuláře schválené manažerem (za předpokladu, že obsahují všechny potřebné detaily, poskytnuto).

Ale v jednotná forma není tam žádný zvláštní sloupec, kde by se dal popsat účel cesty. Pokud tedy nevypracujete zakázku samostatně, je lepší ji vypracovat.

Servisní poznámka

Situace: je nutné sepsat záznam o vyslání zaměstnance na pracovní cestu?

Ne, ne nutně.

Oznámení však musí být vystaveno, pokud:

  • Zaměstnanec jede na pracovní cestu (nebo zpět) osobní, pronajatou nebo firemní dopravou. V takovém případě musí být skutečná délka pobytu v místě pracovní cesty uvedena v dokladu, který zaměstnanec po návratu z pracovní cesty předloží zaměstnavateli spolu s doklady potvrzujícími použití dopravy: nákladní listy, faktury, účtenky, pokladní šeky atd.;
  • po návratu z pracovní cesty nemá zaměstnanec u sebe vůbec žádné doklady potvrzující cestu a ubytování během cesty. Zaměstnanec v tomto případě vyplní doklad, který musí obsahovat potvrzení příjemce o datu příjezdu zaměstnance na místo pracovní cesty a odjezdu zpět. K němu přiloží doklad, ve kterém přijímající organizace potvrdí, že byl v té době v místě pracovní cesty.

Zaměstnanec navíc takový doklad vyhotovuje samostatně po návratu z pracovní cesty. To je uvedeno ve schválených předpisech.

Důvodem prodlení může být například skutečnost, že bezprostředně po pracovní cestě ji zaměstnanec stráví v místě pracovní cesty nebo se prostě zdrží na víkend. V tomto ohledu zástupci ruského ministerstva financí poznamenávají následující. Při posuzování proveditelnosti obdobných nákladů je třeba vycházet ze skutečnosti, že cestovní výdaje osoby z místa pracovní cesty by byly vynaloženy v každém případě bez ohledu na čas strávený zaměstnancem v cílovém místě.

To znamená, že náklady na zpáteční letenku lze zohlednit při zdanění zisku, a to i v případě, že se zaměstnanec zdržel na místě pracovní cesty z důvodu dovolené nebo pracovního volna (pokud byly učiněny se svolením vedoucího zaměstnance, potvrzující proveditelnost těchto výdajů).

Takové závěry vyplývají z ustanovení Daňový kód RF a dopisy Ministerstva financí Ruska (uveřejněné na oficiálních stránkách Federální daňové služby Ruska v části „Vysvětlení Federální daňové služby Ruska, povinné pro použití“).

Pokud jde o srážku daně z příjmu fyzických osob na cestovní výdaje, mějte na paměti následující.

Podle obecné pravidlo náhrada doložených cestovních výdajů zaměstnance do místa pracovní cesty a zpět nepodléhá dani z příjmů fyzických osob ().

Pokud se však zaměstnanec vrátí z pracovní cesty později než v termínu stanoveném v příkazu k vyslání na pracovní cestu, nelze úhradu jeho cesty v některých případech považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou.

Pokud se tedy zaměstnanec vrátí z pracovní cesty mnohem později než ve stanoveném termínu (a to i v případě, že tráví dovolenou v místě pracovní cesty), srazit daň z příjmu fyzických osob z nákladů na zpáteční letenku. V tomto případě organizace hradí cestu zaměstnance z místa odpočinku (dovolené) do místa výkonu práce. Úhradu cestovních nákladů tedy nelze považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou. V takové situaci má zaměstnanec ekonomický prospěch, což znamená, že daň z příjmu fyzických osob musí být sražena z nákladů na zpáteční letenku (daňový řád Ruské federace). Podobné závěry vyplývají z dopisů ruského ministerstva financí a.

Pokud se zaměstnanec v místě podnikání zdrží krátkou dobu (například o víkendech nebo svátcích) dny pracovního klidu), pak vznikne úhrada za cestu z místa pracovní cesty (dovolená) do místa výkonu práce ekonomický přínos nevede. V tomto případě není potřeba srážet daň z příjmu fyzických osob z ceny letenky.

Stejná pravidla platí, pokud zaměstnanec odjíždí na pracovní cestu dříve, než je datum uvedené v objednávce. Například za účelem přípravy na úkol na služební cestě.

Podobné závěry vyplývají z dopisů ruského ministerstva financí.

Zaměstnanec zůstal na dovolené v místě pracovní cesty: cestovné

Zaměstnanec se zdržel na pracovní cestě o víkendu resp dovolená

Víkendy, stejně jako nepracovní svátky, jsou dobou, po kterou má zaměstnanec volno pracovní povinnosti(článek a zákoník práce Ruské federace). Je povolena cesta na místo? stálé zaměstnání příjem zaměstnance? Může společnost zohlednit cestovní náklady?

Kdy lze uznat cestovní výdaje?

Náklady na úhradu jízdenky na cestu zaměstnance z místa pracovní cesty do místa trvalého výkonu práce může společnost započítat do nákladů pro účely daně ze zisku (:

  • - došlo-li k prodlení zaměstnance v místě pracovní cesty se svolením vedoucího zaměstnance, potvrzení účelnosti vynaložených výdajů zaměstnance;
  • - datum odjezdu zaměstnance z místa pracovní cesty do místa trvalého výkonu práce se shoduje s datem, na které byla jízdenka zakoupena.

Společnost má právo přijmout ustanovení o registraci a úhradě nákladů za cestovní výdaje. Může stanovit, že vyslaní pracovníci, jejichž poslední den pracovní cesty připadne na den předcházející víkendu nebo nepracovnímu svátku, mají právo podat zaměstnavateli žádost s žádostí o jejich krátkodobé ponechání v místě pracovní cesty. doba.

Platba za cestovné není příjmem zaměstnance

Zůstává-li zaměstnanec v místě pracovní cesty o víkendech nebo nepracovních svátcích, nebude pro něj úplata společnosti za jeho cestu z místa volna ze zaměstnání do místa výkonu práce ekonomicky přínosná (dopisy Ministerstvo financí Ruska a).

Příklad 4

Změňme podmínky příkladu 3. Zaměstnanec JSC "Korobeinik"
ATD. Volkov byl vyslán na služební cestu do Petrohradu od 2. června do 11. června 2014. Před odjezdem na pracovní cestu podal u zaměstnavatele žádost s žádostí o umožnění z osobních důvodů strávit „prodloužený víkend“ v místě pracovní cesty od 12. června do 15. června 2014. Se souhlasem zaměstnavatele se vrátí z pracovní cesty v pondělí 16.6.2014.
Může společnost zohlednit náklady na úhradu cestovních nákladů vyslaného zaměstnance z Petrohradu do Moskvy? Je platba za cestu do místa trvalého výkonu práce uznána jako příjem zaměstnance k dani z příjmů fyzických osob?

Řešení

Zaměstnanec se se svolením vedoucího zdržel o víkendu v místě pracovní cesty. Proto náklady na nákup jízdenky pro cestování P.R. Volkov z místa pracovní cesty do místa trvalého výkonu práce lze zohlednit jako výdaje pro účely daně ze zisku.
Úhrada společnosti za cestu zaměstnance z místa, kde tráví volný čas z práce do místa výkonu práce, nevede ke vzniku ekonomických výhod pro něj, není předmětem daně Daň z příjmů fyzických osob.

Mám odepisovat výdaje, když se zaměstnanec zdrží na pracovní cestě o prázdninách?

Alexey Chopyak, expert UNP

„...Před Novým rokem vysíláme zaměstnance na služební cestu do Volgogradu. Pracovní cesta bude ukončena 31. prosince. A aby se nepotkali Nový rok ve vlaku zaměstnanec plánuje zůstat ve Volgogradu. Do Petrohradu se vrátí až 3. ledna. Máme právo odepisovat náklady na zpáteční cestu a nesrážet z této částky daň z příjmu fyzických osob?...“

Otázka od hlavního účetního Gennady Ershov, St. Petersburg

Ano, Gennady, společnost má právo zohlednit výdaje, ale není třeba srážet daň z příjmu fyzických osob.

Společnost má právo odepisovat cestovní výdaje zaměstnanci na pracovní cestu a zpět (). Novoroční svátky jsou považovány za svátky (). Náklady na zpáteční cestu je však nutné uhradit v každém případě, bez ohledu na to, jak dlouho zaměstnanec v cíli strávil (článek, zákoník práce Ruské federace). To znamená, že společnost má právo zohlednit náklady na zpáteční letenku, i když se zaměstnanec vrátí během prázdnin. Hlavní je, že ředitel se zpožděním souhlasí. Vyplatí se proto po návratu od zaměstnance získat prohlášení, že v den ukončení pracovní cesty nemohl odjet domů a ředitel na žádost napíše povolovací vízum ().

Z ceny letenky není nutné srážet daň z příjmu fyzických osob. Ostatně cestovní náhrady při návratu z pracovní cesty jsou osvobozeny od daně z příjmů fyzických osob, a to i v případě, že se zaměstnanec zdržel o víkendech či svátcích ().

Zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem po skončení pracovní cesty zůstával v místě přidělení na víkendy (dovolenou) z osobních (rodinných) poměrů. Jak správně proplácet výdaje na pracovní cestu?

Odpovědět

Souhlas zaměstnavatele s pobytem zaměstnance v místě pracovní cesty je třeba formalizovat: může to být např. odpovídající poznámka v příkazu k pracovní cestě. Můžete provést i samostatnou objednávku (viz na konci odpovědi) V tomto případě bude muset zaměstnanec uhradit cestu na pracovní cestu a zpět, ubytování, denní diety a průměrný výdělek během pracovní cesty a doby cestování. Zároveň za dny, po které se zaměstnanec z osobních poměrů v místě pracovní cesty zdržoval, nemusí platit za ubytování, diety a udržovat průměrný výdělek.

Zdržuje-li se zaměstnanec v místě pracovní cesty dlouhodobě pro svou osobní potřebu (např. čerpání dovolené), pak lze úhradu cesty do místa výkonu práce již považovat za daňové zvýhodnění zaměstnance, ze kterého je nutné srazit alespoň daň z příjmu fyzických osob a zaměstnavatel může mít problémy s připsáním těchto částek do nákladů. (upřesnění k této problematice v dopise Ministerstva financí ze dne 10.8.2012 N 03-04-06/6-234 - uvedeno v odst. 3 přílohy odpovědi)

Podrobnosti v materiálech systému:

1. Odpověď: Je nutné uhradit zaměstnanci náklady na jízdenku, pokud se datum ukončení pracovní cesty neshoduje s datem cesty z místa pracovní cesty. Zaměstnanec byl zdržen v místě pracovní cesty z osobních poměrů

Sergey Razgulin, skutečný státní poradce Ruské federace, 3. třída

Odpověď na tuto otázku závisí na délce pobytu zaměstnance v místě pracovní cesty z důvodu osobních poměrů.

Organizace je povinna uhradit zaměstnanci cestovní výdaje do místa pracovní cesty a zpět (, doložka a Řád schválen). Ekonomicky oprávněné a doložené výdaje na služební cesty jsou zohledněny při výpočtu daně z příjmu v rámci ostatních výdajů (daňový řád Ruské federace). Tyto náklady zahrnují zejména:

    náklady na jízdenku na veřejnou dopravu (letadlo, vlak atd.);

    náklady na služby při vydávání jízdenek atd.

Současná právní úprava přitom nestanoví, že pro úhradu a vyúčtování cestovních výdajů se datum příjezdu do místa pracovní cesty uvedené v cestovním potvrzení musí nutně shodovat s datem skutečného příjezdu zaměstnance na pracovní cestu. místo pracovní cesty (na letence).

Datum ukončení pracovní cesty na cestovním listu tak může být dřívější než datum skutečného odjezdu z ní, například pokud se zaměstnanec rozhodl zdržet se pozdě a odejít později, aby mohl trávit víkendy nebo nepracovní svátky na místo pracovní cesty. Zaměstnanec je v tomto případě povinen dohodnout pozdější odjezd z pracovní cesty a získat písemné povolení od zaměstnavatele (může to být např. odpovídající poznámka v příkazu k pracovní cestě). Přítomnost takové značky potvrdí vhodnost pozdějšího návratu z pracovní cesty a odstraní otázku nutnosti vyplácet denní diety, mzdu a jiné cestovní výdaje za dny, kdy byl zaměstnanec v jiném městě. vlastní iniciativa.*

Tento postup by měl být uplatněn i v případě, že se zaměstnanec rozhodne odjet na pracovní cestu předem. Jde hlavně o to, aby rozdíl v termínech nepřesáhl rozumné meze a aby byla zachována souvislost mezi cestou a pracovní cestou. Pokud pobyt zaměstnance v místě pracovní cesty výrazně přesáhne dobu stanovenou v cestovním dokladu, např. je-li zaměstnanci po pracovní cestě poskytnuta dovolená, kterou stráví v místě pracovní cesty, pak úhradu za cestu nelze déle považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou. Cestovní výdaje tedy již nebude možné proplácet jako cestovní výdaje.

Platnost takových závěrů potvrzují vysvětlení regulačních agentur (viz) a soudní praxe (viz například rozhodnutí Federální antimonopolní služby Uralského okresu).

2. Odpověď: Jak zaplatit pobyt zaměstnance na pracovní cestě

Náhrada

Za zaměstnance vyslaného na pracovní cestu je organizace povinna uhradit:

    cestovní výdaje;

    náklady na pronájem obytných prostor;

    dodatečné výdaje spojené s bydlením mimo vaše trvalé bydliště (diety);

    další výdaje vzniklé se svolením nebo vědomím vedení organizace.

Ruské ministerstvo práce podává podobná vysvětlení.

Průměrný výdělek

Průměrný výdělek za dobu, kdy je zaměstnanec na pracovní cestě (a také za dny na cestě, včetně nuceného zpoždění), musí být zachován po všechny dny práce podle rozvrhu stanoveného vysílající organizací (schválený řád).

Je nutné vyplácet průměrný výdělek, pokud zaměstnanec v místě pracovní cesty nepracoval v den pracovního volna?

Ne, není potřeba.

Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu je mu zaručeno zachování průměrného výdělku ().

Průměrný výdělek zaměstnance se zjistí vynásobením průměrného denního výdělku počtem pracovních dnů v období, které je předmětem výplaty (schválené předpisy). V tomto případě všechny dny práce podléhají platbě podle harmonogramu stanoveného vysílající organizací (schválené předpisy).

Pokud tedy vysílající organizace má pracovní režim, který zahrnuje dny volna (například práce od pondělí do pátku), a vyslaný zaměstnanec neplnil pracovní povinnosti o víkendech (sobota, neděle), nemusí mu být vyplácena mzda. průměrný plat za tyto dny volna.

Nemoc během služební cesty

Pokud zaměstnanec na pracovní cestě onemocní, neukládejte si průměrný výdělek za dny nemoci. Během tohoto období musí být zaměstnanci vypláceny denní dávky a nemocenské dávky. Kromě toho se zaměstnanci proplácejí náklady na nájemní bydlení (kromě případů, kdy byl v nemocnici). Tento postup je stanoven ve schválených předpisech.

Služební cesta na částečný úvazek

Postup odměňování brigádníků vyslaných na pracovní cestu má řadu rysů.

Průměrný výdělek brigádníků zjistěte stejným způsobem jako u hlavních zaměstnanců (Schválený postup).

Pokud je na pracovní cestu vyslán interní brigádník z obou pracovišť, pak mu průměrný výdělek ponechat jak v hlavním zaměstnání, tak i v zaměstnání na zkrácený úvazek.

Pokud jste vysláni na služební cestu externí brigádník, ponechat i jeho průměrnou mzdu (na jeho kombinované pozici). Kromě toho musí být v místě svého hlavního zaměstnání osvobozen od plnění pracovních povinností (například vzít si dovolenou na vlastní náklady).

Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu současně do hlavního pracoviště i do místa výkonu práce kombinovaného, ​​zůstává mu průměrný výdělek zachován pro obě místa.

Veškeré cestovní výdaje (včetně denních příspěvků) jsou hrazeny v jediné částce. Při společné pracovní cestě musí být tyto výdaje rozděleny mezi obě organizace po vzájemné dohodě.

Tato pravidla jsou stanovena ve schválených předpisech.

Služební cesta v den pracovního klidu

Na příkaz vedoucího organizace může být zaměstnanec speciálně vyslán na pracovní cestu do práce o víkendu nebo svátku. Jak tento postup zdokumentovat, viz.

Pokud byl zaměstnanec na služební cestě zapojen do práce v den volna na jeho hlavním pracovišti, musí být takový den dodatečně zohledněn v listu pracovní doby s kódem písmene „РВ“ nebo digitální kód"03". Je nutné uvést počet odpracovaných hodin v takový den, pokud mu dal zaměstnavatel pokyny o době trvání práce v den pracovního volna.

Zaměstnanec pracující o víkendu nebo svátku má právo žádat o volno popř doplatek práce.

Pokud je zaměstnanci poskytnuto volno, hradí práci na pracovní cestě v den pracovního volna jednotnou sazbou. Neplaťte za den volna.

Pokud není poskytnuto volno, práce musí být zaplacena:

    pro zaměstnance, kteří mají hodinovou sazbu - minimálně dvojnásobek hodinové sazby;

    pro kusové dělníky - ne méně než dvojnásobek kusové sazby;

    zaměstnanci s konstantní mzdou - v závislosti na plnění měsíční pracovní kvóty. Pokud zaměstnanec pracoval v den volna v rámci měsíční normy, musí mu být vyplacena alespoň jedna denní (hodinová) sazba. Pokud pracoval nad měsíční normu, měl by doplatek činit minimálně dvojnásobek denní (hodinové) sazby.

Nina Kovyazina,

Zástupce ředitele odboru vzdělávání a lidských zdrojů ruského ministerstva zdravotnictví

3. Právní základ:

MINISTERSTVO FINANCÍ RUSKÉ FEDERACE

Ministerstvo daní a politika celních sazeb považovat dopis k problematice zdanění daně z příjmů fyzických osob z částek proplacených organizací za cestovní výdaje zaměstnance do místa pracovní cesty a zpět, pokud se datum uvedené v cestovním dokladu neshoduje s datem zahájení (konce) pracovní cestu a v souladu s čl. 34.2 Daňový řád Ruská Federace(dále jen kodex) vysvětluje následující.

Ustanovení 3 Čl. 217 zákoníku stanoví osvobození od zdanění osobních příjmů všech typů stanovených platnými právními předpisy Ruské federace, legislativními akty zakládajících subjektů Ruské federace, rozhodnutími zastupitelských orgánů místní samospráva kompenzační platby (v mezích stanovených v souladu s právními předpisy Ruské federace), související zejména s plněním pracovních povinností poplatníkem (včetně náhrady cestovních výdajů).

V odst. 12 tohoto paragrafu uvádí, že pokud zaměstnavatel hradí poplatníkovi výdaje na pracovní cesty v tuzemsku i zahraničí, do příjmů podléhajících zdanění se nezahrnují skutečně vynaložené a doložené účelové výdaje na cestu do destinace a zpět.

V souladu s Čl. Umění. 106 a 107 zákoníku práce Ruské federace (dále jen zákoník práce) jsou víkendy a dny pracovního klidu dobou, po kterou zaměstnanec neplní pracovní povinnosti.

Přitom podle Čl. Pracovní cestou je podle § 166 zákoníku práce cesta zaměstnance na příkaz zaměstnavatele na určitou dobu za účelem provedení služebního úkolu mimo místo trvalého výkonu práce.

Odjíždí-li tedy zaměstnanec na pracovní cestu dříve, než je datum uvedené v příkazu k pracovní cestě (vrací se z pracovní cesty později než ve stanoveném termínu), nelze úhradu jeho cesty v některých případech považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou. obchodní cesta.

Zejména přesáhne-li doba pobytu v místě pracovní cesty výrazně dobu stanovenou příkazem k pracovní cestě (např. je-li zaměstnanci bezprostředně po skončení pracovní cesty poskytnuta dovolená, kterou stráví na místo pracovní cesty), zaměstnanec pobírá ekonomické výhody stanovené v čl. 41 zákoníku, a to formou úhrady ze strany organizace za cestu z místa volna ze zaměstnání do místa výkonu práce.

Organizace v tomto případě hradí za zaměstnance jízdenku s datem příjezdu pozdějším, než je konec pracovní cesty uvedený v objednávce pracovní cesty podle odstavců. 1 položka 2 čl. 211 zákoníku se uznává jako jeho přijatý naturální příjem. Náklady na uvedenou vstupenku podléhají dani z příjmu fyzických osob v souladu s ustanovením čl. 211 kód.

Pokud se zaměstnanec např. zdržuje v místě pracovní cesty, využívá víkendy nebo nepracovní volno, nebude pro něj úplata organizace za cestu z místa volna ze zaměstnání do místa výkonu práce ekonomicky přínosná.

Obdobně se postupuje v případě, kdy zaměstnanec odjíždí na pracovní cestu před datem jejího nástupu.

Zástupce ředitele

Daňové oddělení

a celní tarifní politika

S.V.RAZGULIN

4. Formuláře dokumentů:

OBJEDNÁVKA č. 8

O datu odjezdu na služební cestu

manažer Kondratyev A.S.

Moskva 17.03.2013

V souvislosti s vyjádřením manažera A.S. Kondratieva,

OBJEDNÁVÁM:

1. Umožněte manažerovi Kondratyevovi A.S. odjezd na služební cestu v předvečer svého volna, aby využil víkend v Penze (v místě pracovní cesty) pro své účely.

2. Účetnictví (účetní E.A. Zaitseva):

2.1. zaplatit cestovní a cestovní čas pro manažera A.S. do místa pracovní cesty způsobem stanoveným pro náhradu cestovních výdajů.

2.2. za dny odpočinku uvedené v žádosti Kondratyev A.S., před datem zahájení pracovní cesty uvedeným v objednávce ze dne __________ č. _________________, denní náhrady se nepočítají a průměrný výdělek se nezadržuje.

3. Kontrolou realizace této zakázky pověřit vedoucího HR oddělení E.E. Gromov.

Přílohy k objednávce:

Zakázané dokumenty v personální služba
Inspektoři z GIT a Roskomnadzor nám řekli, jaké dokumenty by nyní neměly být za žádných okolností vyžadovány od nováčků při žádosti o zaměstnání. Určitě máte nějaké papíry z tohoto seznamu. Sestavili jsme úplný seznam a vybrali bezpečnou náhradu za každý zakázaný dokument.

  • Pokud zaplatíte dovolenou o den později, bude společnosti uložena pokuta 50 000 rublů. Zkraťte výpovědní dobu pro výpovědi alespoň o den – soud zaměstnance vrátí do práce. Studovali jsme soudní praxe a připravili pro vás bezpečná doporučení.

    • S objednávkou byli seznámeni:

    Manažer

    TAK JAKO. Kondratěv

    Ruské ministerstvo financí umožnilo v některých případech uznat daňově výdaje na cestu zaměstnance na pracovní cestu a zpět, když se skutečný termín nekryje s jejím plánovaným ukončením. Obecně lze upřesnění považovat za více než příznivé pro všechny daňové poplatníky – jak pro organizace, tak pro jejich zaměstnance. (DOPIS MINISTERSTVA FINANCÍ RF ze dne 10. června 2010 č. 03-04-06/6-111).

    VŠE ZÁLEŽÍ NA ČASOVÉ ose
    Finanční oddělení posuzovalo situaci, kdy zaměstnanec odjede na pracovní cestu dříve než v den nástupu nebo se zdrží v místě plnění úkolu* 1.

    * 1 V budoucnu budeme hovořit pouze o případu, kdy se zaměstnanec zpozdil v místě pracovní cesty, přičemž je třeba mít na paměti opačnou situaci - příchod na pracovní cestu dříve, než je datum jejího nástupu dle příkazu vedoucího zaměstnance.

    Ruské ministerstvo financí analyzovalo dvě možnosti: zaměstnanec se v místě pracovní cesty zdržuje pouze o víkendech či nepracovních svátcích, nebo tam zůstává delší dobu (například během dovolené).

    Připomeňme, že podle 168 zákoníku práce Ruské federace je zaměstnavatel v případě vyslání na pracovní cestu povinen uhradit zaměstnanci náhradu včetně jeho cestovních výdajů.

    S touto odpovědností jsou spojena dvě pravidla. daňová legislativa:
    - zaměstnavatel má právo uznat cestovní výdaje za účelem snížení zdanitelného zisku na základě čl. 264 odst. 1 pododstavce 12 daňového řádu Ruské federace;
    - zaměstnanec jako individuální je osvobozen od daně z příjmu fyzických osob z částek takové náhrady na základě odstavce 3 článku 217 daňového řádu Ruské federace.

    Využívá-li zaměstnanec v místě pracovní cesty pouze víkendy dle vlastního uvážení, nemá podle resortních expertů žádný ekonomický přínos a cestovní výdaje lze považovat za přímo související s pracovní cestou.

    Tento závěr je vysvětlen skutečností, že podle článků 106 a 107 zákoníku práce Ruské federace může zaměstnanec využít dobu odpočinku, která zahrnuje víkendy a nepracovní svátky, podle vlastního uvážení a nemůže vykonávat pracovní povinnosti. Když se tedy v místě pracovní cesty zdrží pouze o víkendu, nemá žádný ekonomický prospěch (článek 41 daňového řádu Ruské federace), jinými slovy příjem, který podléhá dani z příjmu fyzických osob.

    Tzn., že pokud se zaměstnanec vrátí z pracovní cesty po využití víkendů (prázdnin), jsou mu cestovní náhrady do místa pracovní cesty propláceny v rámci záruk stanovených zákoníkem práce* 2.

    * 2 Viz také dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 5. 8. 2008 č. 03-04-06-01/246.

    Ze stejného důvodu může zaměstnavatel považovat úhradu za cestu z pracovní cesty po víkendu za přímo související s pracovní cestou, a proto má všechny důvody tyto výdaje zohlednit při stanovení základ daně o dani z příjmu.

    Jiná situace nastává, pokud se zaměstnanec zdrží v místě pracovní cesty např. na dovolenou. Podle ministerstva financí Ruské federace existuje v tomto případě ekonomická výhoda stanovená v článku 41 daňového řádu Ruské federace ve formě platby organizací za cestu z místa trávení pracovního volna. do místa výkonu práce.

    Zde zaměstnanec již pobírá naturální příjem, který na základě čl. 211 odst. 2 pododstavce 1 daňového řádu Ruské federace podléhá dani z příjmu fyzických osob.

    JAK TO BYLO DŘÍVE
    Donedávna se hlavní finanční oddělení domnívalo, že jakýkoli nesoulad mezi datem ukončení pracovní cesty a datem odjezdu z místa, kde bylo postoupení provedeno, vede ke vzniku naturálních příjmů podléhajících dani z příjmů fyzických osob. Vysvětlení zároveň naznačovalo, že pokud pracovní cesta končí v pátek a jízdenky jsou zakoupeny na pondělí, pak jejich náklady podléhají zahrnutí do zdanitelného příjmu zaměstnance* 3 .

    * 3 Viz dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 22.09.09 č. 03-04-06-01/244, ze dne 4. 1. 2009 č. 03-04-06-01/74.

    S takovým tvrzením by se však dalo polemizovat. Argumenty v tomto případě jsou závěry ministerstva učiněné ve stejných dopisech, ale ve vztahu k dani z příjmu.

    Zejména uvádějí, že náklady na cestu do místa pracovní cesty a zpět by byly vynaloženy v každém případě bez ohledu na délku pobytu v cílové destinaci.

    Současná právní úprava navíc nestanoví povinnou shodu dat na cestovním dokladu a jízdence jako podmínku pro náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s cestou do cílové destinace a zpět.

    V případě setrvání zaměstnance v místě pracovní cesty se mu další doba strávená v tomto místě nevyplácí ani z hlediska denního příspěvku, ani z hlediska úhrady nákladů na pronájem ubytovny. Navíc se mu nezadržuje průměrný výdělek (to však nevylučuje zachování průměrného výdělku na jiném základě - např. v souvislosti s poskytováním dovolené s náhradou mzdy) * 4.

    *4 Toto stanovisko podpořila Federální antimonopolní služba Uralského distriktu v usnesení ze dne 19. června 2007 č. Ф09-3838/07-С2.

    Na základě výše uvedeného se v situaci, kdy se zaměstnanec zdržuje v místě pracovní cesty o víkendech nebo svátcích, nepovažují náklady na úhradu jeho cesty za naturální příjem podléhající dani z příjmů fyzických osob.

    Pokud se doba strávená v místě pracovní cesty výrazně liší od doby uvedené například v objednávce, bude muset zaměstnavatel uznat částku vyplacených cestovních výdajů zaměstnanci jako jeho naturální příjem. Zákonnost jiného postavení společnosti bude pravděpodobně muset být prokázána u soudu.

    Otázka

    Žádáme Vás o poskytnutí informace o zdanění jízdenek z místa pro pracovní cesty, pokud se zaměstnanec zdržuje v místě pracovní cesty pro osobní účely po dobu 1 dne až týdne, co se stane se zpáteční jízdenkou?
    1. podléhá dani z příjmu fyzických osob?
    2. podléhá pojistnému?
    3. Uznává se jako náklad pro účely daně ze zisku?
    Co se stane s lístkem, když se zaměstnanec zpozdí 1 týden/2 týdny/měsíc nebo déle?

    Odpovědět

    Ministerstvo financí se v takových případech nebrání odepisování nákladů na zpáteční letenku do daňových výdajů (Článek 12, článek 1, čl. 264, pp. 13, odstavec 1, čl. 346,16daňový řád Ruské federace; Dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 20. června 2014N 03-03-РЗ/29687, ze dne 08.11.2014 N 03-03-10/39800(ustanovení 2), ze dne 26.08.2013N 03-03-06/1/34815, ze dne 26.08.2013N 03-03-06/1/34813). Hlavní věc je, že zpoždění má souhlas vedoucího (nezáleží na tom, zda tam zaměstnanec zůstal pracovně nebo odpočívat).

    Pokud jde o srážku daně z příjmu fyzických osob na cestovní výdaje, mějte na paměti následující.

    Náhrady za prokázané cestovní výdaje zaměstnance do místa pracovní cesty a zpět zpravidla nepodléhají dani z příjmů fyzických osob. Pokud se však zaměstnanec vrátí z pracovní cesty později, než je stanoveno v příkazu k vyslání na pracovní cestu, nelze úhradu jeho cesty v některých případech považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou.

    Pokud se tedy zaměstnanec vrátí z pracovní cesty mnohem později než ve stanoveném termínu (a to i v případě, že tráví dovolenou v místě pracovní cesty), srazit daň z příjmu fyzických osob z nákladů na zpáteční letenku. V tomto případě organizace hradí cestu zaměstnance z místa odpočinku (dovolené) do místa výkonu práce. Úhradu cestovních nákladů tedy nelze považovat za náhradu výdajů spojených s pracovní cestou. V takové situaci má zaměstnanec ekonomický prospěch, což znamená, že daň z příjmu fyzických osob musí být sražena z nákladů na zpáteční letenku (Dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 8. listopadu 2013 N 03-03-06/1 /47813 a ze dne 3. září 2012 N 03-03-06/1 /456).

    Pokud se zaměstnanec zdržuje v místě pracovní cesty krátkodobě (například o víkendech nebo nepracovních svátcích), pak proplácení cesty z místa pracovní cesty (dovolená) do místa výkonu práce nevede k ekonomickým výhod. V tomto případě není nutné srážet daň z příjmu fyzických osob z ceny letenky (článek 41, odstavec 3 článku 217 daňového řádu Ruské federace; dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 20. června 2014 N 03 -03-RZ/29687, ze dne 10. srpna 2012 N 03-04-06/ 6-234).

    U pojistného je v podstatě vše stejné jako u daně z příjmu fyzických osob. Vše závisí na důvodu zpoždění nebo předčasného odjezdu.

    Související otázky:


    1. jak správně vyplnit záznam nákupní knihy pro vlak a letenky na základě předběžných cestovních zpráv
      ✒ V nákupní knize za čtvrtletí, ve kterém byla schválena zálohová zpráva......

    2. Organizace (OSNO) vyslala zaměstnance na služební cestu. Po návratu zaměstnanci poskytli doklady potvrzující cestovní výdaje včetně elektronických železničních jízdenek (služba 1E, 2E, U1). Služby U1 zahrnují......

    3. Zaměstnanec si koupil letenku, zpozdil se a koupil si druhou, musím proplatit výdaje?
      ✒ Obecně platí, že zaměstnavatel musí vyslaným zaměstnancům kompenzovat cestovní výdaje tam a zpět (str.......

    4. Které platby podléhají pojistnému a které ne?
      ✒ Povinné příspěvky na pojištění do Penzijního fondu Ruské federace, Fondu sociálního pojištění a Federálního fondu povinného zdravotního pojištění jsou uvaleny na platby vzniklé ve prospěch zaměstnanců - občanů Ruské federace v rámci práce..... .

    Někdy musí zaměstnavatelé zaměstnance z pracovní cesty odvolat nebo naopak prodloužit její trvání. Jak to udělat správně, přečtěte si článek.

    Postup při vysílání zaměstnanců na pracovní cesty je stanoven v Předpisech o specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty, schváleném nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749 (dále jen Předpisy o služebních cestách cestování) a záruky pro vyslané zaměstnance jsou v kapitole 24 zákoníku práce.

    Pracovní cesta - cesta zaměstnance na příkaz zaměstnavatele na určitou dobu za účelem provedení oficiálního přidělení mimo místo trvalého výkonu práce (část 1 článku 166 zákoníku práce Ruské federace)

    Žádný z těchto dokumentů nestanoví ani postup při odvolání zaměstnance z pracovní cesty, ani postup při prodloužení pracovní cesty.

    Připomeňme si, jaké doklady vystavuje zaměstnavatel při vyslání zaměstnance na pracovní cestu.

    Jaké doklady jsou potřeba pro pracovní cestu?

    Při rozhodování o vyslání zaměstnance na pracovní cestu zaměstnavatel:

    • vypracuje úřední zadání, ve kterém je uveden účel pracovní cesty (bod 6 Řádu o pracovních cestách). K tomu může použít formulář č. T-10a nebo formulář vypracovaný samostatně a schválený vedoucím organizace (informace Ministerstva financí Ruska č. PZ-10/2012);

    Organizace má právo vytvářet vlastní formy primárních účetních dokladů

    Od 1. ledna 2013 komerční organizace mohou ve své práci používat formy prvotních účetních dokladů, které vypracovali samostatně (dopis Rostrud ze dne 14. února 2013 č. PG/1487-6-1).

    Primární účetní doklady musí být při předložení schváleny vedoucím organizace oficiální zodpovědný za vedení účetních záznamů.

    Každý prvotní účetní doklad musí obsahovat všechny požadované podrobnosti, stanoveného částí 2 článku 9 Federální zákon ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „O účetnictví“.

    Jednotné formuláře č. T-10a, T-9 a T-10 byly schváleny výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1

    • příkaz (pokyn) k vyslání zaměstnance na pracovní cestu ve formuláři č. T-9 nebo samostatně vypracovaném formuláři;
    • cestovní potvrzení ve formuláři č. T-10 nebo samostatně vypracovaném formuláři, potvrzující délku pobytu zaměstnance na pracovní cestě s uvedením data příjezdu do cílového místa (míst) a data odjezdu z něj (z nich) (bod 7 Řádu o pracovních cestách);
    • vystavuje zaměstnanci zúčtovatelnou peněžní zálohu na cestovní výdaje včetně denních diet.

    Délku pracovní cesty určuje zaměstnavatel s přihlédnutím k objemu, složitosti a dalším znakům služebního úkolu (bod 4 Řádu pro pracovní cesty).

    Po návratu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen do tří pracovních dnů (článek 26 Řádu pro pracovní cesty):

    Jednotný formulář č. AO-1 byl schválen výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 1.8.2001 č. 55

    • předložit zaměstnavateli ve formuláři č. AO-1 zálohové hlášení o částkách vynaložených v souvislosti s pracovní cestou nebo v samostatně vypracovaném formuláři (bod 4.4 Předpisů o postupu při vydržování hotovostní transakce s bankovkami a mincemi Ruské banky na území Ruské federace, schválené Bankou Ruska dne 12. října 2011 č. 373-P);
    • provést konečné zúčtování z peněžní zálohy na cestovní výdaje, která mu byla vydána před odjezdem na pracovní cestu.

    K zálohovému hlášení musí zaměstnanec přiložit cestovní list, doklady o pronájmu ubytovny, skutečné cestovní výlohy a další výdaje spojené s pracovní cestou (bod 26 Řádu o pracovních cestách).

    Zpráva o provedené práci je vypracována podle jednotného formuláře č. T-10a, schváleného vyhláškou Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1, nebo podle formuláře nezávisle vyvinutého organizací

    Kromě zálohy potřebuje na pracovní cestě předložit i písemný protokol o provedené práci, na kterém se dohodne s vedoucím jeho konstrukční jednotka(článek 26 Řádu pro služební cesty).

    Dokumentace změn délky pracovní cesty

    Předpisy o pracovních cestách. Postup při odvolávání pracovní cesty nebo prodlužování její doby může být stanoven v předpisech o pracovních cestách přijatých organizací. V něm lze zejména určit, že v případě potřeby se o odvolání zaměstnance z pracovní cesty (prodloužení původně stanovené doby) rozhoduje do výkonný ředitel po dohodě s přímým nadřízeným vyslaného pracovníka a pověřeným zástupcem přijímající strany. Rozhodnutí je formalizováno příkazem vedoucího organizace.

    V tomto případě se úhrada cestovních výdajů provádí za dobu skutečného pobytu na pracovní cestě.

    Pokud se změní délka pracovní cesty, není nutné provádět změny v úředním zadání, objednávce nebo cestovním potvrzení, ale budete muset vystavit dodatečné dokumenty.

    Rozkaz vůdce. Vzhledem k tomu, že doba trvání pracovní cesty je uvedena v příkazu k odeslání zaměstnance na pracovní cestu, je logické, že rozhodnutí o odvolání z pracovní cesty nebo prodloužení její doby bude také formalizováno objednávkou. S tím souhlasí i odborníci z ruského ministerstva financí (dopis ze dne 4. 1. 2009 č. 03-04-06-01/74).

    Místo příkazu ke změně doby trvání pracovní cesty - usnesení

    V praxi se často stává, že účtárna přepočítává cestovní výdaje na základě cestovního listu s usnesením vedoucího organizace, například toto:

    - „Doba trvání pracovní cesty se prodlouží o čtyři dny. 25. dubna 2013 P.P. Gloucester“ - v případě prodloužení pracovní cesty.

    Příkaz k odvolání z pracovní cesty nebo prodloužení jejího trvání pomůže zdůvodnit vzniklé dodatečné výdaje a zaúčtovat je v plné výši v daňovém účetnictví.

    Recenze ze služební cesty

    Zaměstnavatel může odvolat zaměstnance z pracovní cesty v několika případech, např.

    • v souvislosti s předčasným dokončením úředního úkolu zaměstnancem;
    • jestliže během cesty zaměstnance do místa pracovní cesty již není potřeba vykonávat pracovní zařazení;
    • není možné dokončit úřední úkol z důvodů, které zaměstnanec nemůže ovlivnit.

    Na příkladu si ukážeme, jaké doklady slouží k doložení odvolání zaměstnance z pracovní cesty.

    Příklad 1

    Zaměstnanec OJSC Pastoral, přední právní poradce I.I. Pastushkov byl vyslán na služební cestu do Astrea LLC ve Vladivostoku, aby provedl přípravné práce pro uzavření smlouvy. Délka pracovní cesty bude dle objednávky 10 pracovních dnů - od 15. dubna do 26. dubna 2013. Dne 19. dubna informoval vedoucího své strukturální jednotky, že svůj oficiální úkol dokončí s předstihem 22. dubna.

    Jaké doklady je třeba vyplnit pro odvolání zaměstnance z pracovní cesty?

    Řešení

    K odvolání zaměstnance ze služební cesty potřebujete odpovídající příkaz od vedoucího organizace.

    Pro takovou zakázku neexistuje jednotný formulář, proto se vypracovává v jakékoli podobě na základě sdělení vedoucího organizační jednotky, kde vyslaný pracovník pracuje.

    Po obdržení sdělení vedoucího organizačního útvaru o odvolání zaměstnance ze služební cesty (vzor je uveden na str. 98) na něj vedoucí organizace vloží:

    Vaše známka „Nevadí mi to. HR oddělení připraví příkaz k odvolání I.I. Pastushkova ze služební cesty od 23. dubna 2013“;

    Podpis.

    Ukázka 1. Ukázka poznámky

    Poté personální oddělení připraví příkaz k odvolání zaměstnance z pracovní cesty.

    Pokud existuje příkaz vedoucího organizace, musí o odvolání z pracovní cesty zaměstnance informovat vedoucí organizační jednotky, ve které vyslaný pracovník pracuje.

    Zaměstnanec bude s objednávkou seznámen proti podpisu po návratu z pracovní cesty.

    A důvody, proč se vrátil dříve, zaměstnanec uvede v hlášení o provedené práci na jednotném formuláři č. T-10a nebo na formuláři samostatně vypracovaném organizací a schváleném jejím vedoucím.

    Jednotné formuláře č. T-12 a T-13 byly schváleny výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1

    Vysvědčení. Vrátí-li se zaměstnanec z pracovní cesty dříve, zapíše se mu do výkazu práce ode dne jeho návratu do práce jeden z „pracovních“ kódů v závislosti na jeho pracovním rozvrhu, např. kód písmene I nebo digitální kód 01 (doba trvání práce během dne).

    Předběžný přepočet. Na základě příkazu k odvolání z pracovní cesty účtárna přepočítá výši peněžní zálohy na cestovní výdaje vystavené zaměstnanci před odjezdem na pracovní cestu.

    Ukázka 2. Vzorová objednávka

    Zaměstnanec může nevyčerpaný zůstatek vrátit do pokladny organizace, nebo mu bude tato částka odečtena mzdy(Část 2 článku 137 zákoníku práce Ruské federace).

    Při vyplácení mezd můžete zadržet nejvýše 20% nahromaděné částky (část 1 článku 138 zákoníku práce Ruské federace).

    Prodloužení doby pracovní cesty

    Z jakých důvodů může být nutné prodloužení pracovní cesty? Pracovní cesta může být prodloužena např. z důvodu potřeby výroby, když:

    • přijímající strana se o to zajímá;
    • zaměstnavatel pověří vyslaného zaměstnance dodatečným množstvím práce;
    • - zaměstnanec nestihne absolvovat pracovní cestu, a to i z důvodů, které nemůže ovlivnit.

    Prodloužení je možné i z důvodu nemoci zaměstnance a také z důvodu dopravních problémů (např. zpoždění vlaku či letadla, nedostatek jízdenek apod.).

    Příklad 2

    Použijme podmínku z příkladu 1, teprve nyní, v předvečer ukončení pracovní cesty 25. dubna, I.I. Pastushkov informoval vedoucího své konstrukční jednotky, že potřebuje ještě čtyři dny, aby dokončil svůj oficiální úkol.

    Jaké doklady je potřeba předložit k prodloužení pracovní cesty?

    Řešení

    Stejně jako v případě odvolání z pracovní cesty je k prodloužení doby pracovní cesty potřeba příkaz vedoucího organizace. Vypracovává se na základě sdělení vedoucího organizačního útvaru, kde vyslaný zaměstnanec pracuje. Ukázka poznámky viz str. 101.

    Poté, co vedoucí organizace obdrží zprávu od vedoucího strukturální jednotky, rozhodne a uvede:

    Vaše známka „Nevadí mi to. HR oddělení připraví objednávku na prodloužení pracovní cesty I.I. Pastushkova od 27. dubna do 30. dubna 2013“;

    O prodloužení pracovní cesty zaměstnance informuje vedoucí stavebního útvaru, ve kterém pracuje.

    Zaměstnanec si bude moci objednávku prohlédnout po návratu z pracovní cesty. V hlášení o provedené práci na jednotném tiskopise č. T-10a nebo tiskopisu samostatně vypracovaném organizací uvede důvody, proč byl na pracovní cestě zdržen.

    Ukázka 3. Ukázka poznámky

    Rozvrh hodin. Dojde-li ke zpoždění zaměstnance na pracovní cestě, vyznačí se tyto dny v docházkovém výkazu písmenovým kódem K nebo číslicí 06 bez uvedení odpracované doby.

    Zaměstnanci jsou zváni do práce o víkendech a nepracovních svátcích na základě jejich písemný souhlas(Část 2 článku 113 zákoníku práce Ruské federace)

    Pokud byl zaměstnanec na služební cestě zapojen do práce v den volna pro něj na jeho hlavním pracovišti, musí být takový den dodatečně zohledněn v docházkové listině písmenným kódem РВ nebo digitálním kódem 03: К/РВ nebo 06/ 03. Počet odpracovaných hodin je nutné uvádět pouze v případě, že mu zaměstnavatel dal pokyny o délce práce v den pracovního volna. Taková objasnění poskytli specialisté z ruského ministerstva práce v nedávno zveřejněném dopise č. 14-2-291 ze 14. února 2013.

    Platba zaměstnanci. Po návratu z pracovní cesty bude se zaměstnancem provedeno vyúčtování, a to:

    • denní náhrady byly vyplaceny v plné výši (články 11, 17 a 19 Řádu pro pracovní cesty);
    • náhrada prokázaných výdajů za pronájem bytových prostor ve výši stanovené kolektivní smlouvou nebo místní normativní akt(články 14 a 21 Řádu pro služební cesty);
    • průměrný výdělek byl vyplácen za všechny dny práce podle rozvrhu stanoveného vysílající organizací, jakož i za dny na cestě, včetně nuceného mezipřistání (článek 9 Řádu pro pracovní cesty).

    Ukázka 4. Vzorová objednávka