Deník pro vydávání certifikátů. Věstník evidence osvědčení vydaných zaměstnancům. Součásti časopisu

Rozbalte ▼

Formulář deníku pro evidenci vydávání lékařských potvrzení odpovídá Příloze 1.2 nařízení Zdravotního výboru Správy Petrohradu ze dne 20. prosince 1999 N 270-p a Hlavního odboru vnitřních věcí Petrohradu a Leningradská oblast ze dne 28.02.2000 N 140
Postup registrace vydávání lékařských potvrzení:
1. Deník pro vydávání lékařských potvrzení se vyplňuje úhledným, čitelným rukopisem modrým, fialovým nebo černým inkoustem (pastou) v ruštině.
2. Do sloupce 1 – vzestupně se zadává pořadové číslo vydaného certifikátu.
3. Do sloupců 2, 3, 4 – zapíše se příjmení, jméno, rodokmen řidiče (kandidáta řidiče) Vozidlo(plně).
4. Do sloupce 5 se zapisuje datum narození řidiče (kandidáta na řidiče) vozidel.
5. Ve sloupci 6 se zapisuje registrační adresa (registrace) řidiče (kandidáta na řidiče) vozidel.
6. Ve sloupcích 7; 8; 9; 10; jedenáct; 12 – je uveden deklarovaný rozsah zkoušky (tj. kategorie vozidel, které chce řidič (kandidát na řidiče) absolvovat. Pokud je povoleno řízení vozidel, která nespadají do žádné z kategorií vozidel, pak počet je zapsána povolená položka v povolující části certifikátu.
7. Ve sloupci 13 se umisťuje podpis řidiče (kandidáta na řidiče) vozidla, který deklaroval rozsah kontroly uvedený v odstavci 6.
8. Sloupec 14 uvádí sérii a číslo vydaného osvědčení.
9. Ve sloupci 15 je uvedeno datum vydání lékařského potvrzení.
10. Do sloupce 16 – uveďte závěr komise (stručně) s uvedením kategorie.
11. Ve sloupci 17 je uvedeno příjmení a iniciály předsedy komise, který vydal závěr lékařské komise.
12. Ve sloupci 18 jsou uvedeny zvláštní poznámky (postoupení CEC; doporučení k dodatečnému vyšetření; ostatní).
13. Ve sloupci 19 se umístí podpis řidiče (kandidáta na řidiče) vozidla, který obdržel osvědčení.
Deník pro vydávání lékařských potvrzení obsahuje sloupce:
1. Ne.
2. Příjmení
3.Jméno
4.Prostřední jméno
5.Datum narození
6. Registrační adresa
7-12. Deklarovaný rozsah vyšetření
- A
- V
- S
- D
- E
- N
13. Podpis subjektu
14. Série a číslo certifikátu
15. Datum vydání osvědčení
16. Závěr komise
17. Celé jméno předseda komise
18. Speciální značky
19. Podpis subjektu

Stále si nejste jisti, kde koupit a objednat kvalitní? Jen tady!
Objednávky dodáváme nejen v Moskvě a regionu, ale po celém Rusku.
Pomocí můžete upravit požadovaný počet stránek, obálku, logo atd.

Pro systematickou organizaci personálních listin a evidenci vydaných dokladů organizace obvykle vede evidenci vydaných certifikátů zaměstnancům.

SOUBORY

Pro tento dokument neexistuje jednotný formulář, existuje několik možností návrhu. Jeden z nich je uveden v přiloženém formuláři a vzoru jeho vyplnění.

Výpisy

Aby bylo zaměstnanci vystaveno potvrzení, sepíše nejprve žádost. Tato prohlášení musí být zachována. Podle platných zákonů v Ruské federaci by doba jejich skladování neměla být kratší než tři roky.

V praxi nastávají situace, kdy certifikáty o mzdy, tříděné podle roku, pro výpočet výplat důchodů.

Aby personalisté neprováděli stejnou práci několikrát, ukládají kopie požadovaných certifikátů alespoň jednou ročně do samostatné složky. Aby byly certifikáty vždy po ruce, až je budete v budoucnu potřebovat.

Součásti časopisu

Struktura dokumentu je poměrně jednoduchá: obálka plus hlavní část. Název časopisu a datum zahájení jsou uvedeny na obálce (pro datum ukončení je zvláštní sloupec, lze jej však vyplnit až v závěrečné fázi vyplňování). Pro označení názvu organizace je vyhrazen samostatný prostor. Některé formuláře obsahují pole pro označení doby uchování dokumentu.

Důležitý bod! Pokud časopis navazuje na předchozí, měla by být tato informace uvedena na jeho obálce s daty a odkazy na předchozí dokument.

Ale hlavní věcí v dokumentu je hlavní část, která se skládá z tabulky s následujícími sloupci:

Číslo řádku, který se má vyplnit. Certifikáty jsou tříděny podle data a zaznamenávány do deníku v chronologickém pořadí.
Datum vydání. Tyto údaje se musí shodovat s datem vystaveného certifikátu. Pokud jsou žádostem v organizaci přidělena registrační čísla, je to také uvedeno ve stejném sloupci.
Celé jméno zaměstnance. Žádost o vydání jménem tohoto zaměstnance by již měla být u personalisty nebo jiného zaměstnance, mezi jehož povinnosti patří vedení deníku. Dále je uvedena jeho pozice, oddělení, ve kterém pracuje, a jeho profese. V případě potřeby uveďte adresu a telefonní číslo této osoby pro rychlou komunikaci.
Obsah nápovědy. Tento sloupec ve stručnosti uvádí, na co přesně byl certifikát vydán. Zaměstnanci v podstatě vyžadují potvrzení o výši a výpočtu mzdy.
Datum plus evidenční číslo vydaný certifikát.
Stvrzenka pro příjem. Pokud zaměstnanec nemůže převzít potvrzení do ruky, pak se v tomto sloupci zaznamená datum a forma odeslání potvrzení. Například doporučenou poštou, přes kurýrní služba(s jeho názvem) atd.
Poznámka. Tento sloupec může označovat zásadně důležité informace, které nebyly uvedeny v jiných sloupcích. Například motiv, který zaměstnance přiměl k žádosti o certifikát.

Druhy časopisů

Existují tři hlavní typy časopisů:

Dokumenty na vedení osobních záznamů.
Časopisy o obecné kancelářské práci.
Časopisy o bezpečnosti práce.

Každý typ dokumentace má svá specifika. Význačným „zástupcem“ dokumentace související s personální politikou je protokol vydaných certifikátů zaměstnancům.

Úložný prostor

Při použití pro pohodlí lze časopis umístit do krytu z PVC fólie.

Jakmile je časopis hotový (jeho expirační doba vypršela), nevyhazuje se. To je v rozporu se zákonem. Ukládá se do archivního úložiště (konkrétní předložená podoba je na 5 let, pouze pokud zaměstnanci nepracují ve zdraví škodlivých nebo nebezpečných pracovních podmínkách).

Pro snadnější umístění může mít zásobník dvojici otvorů. Umožňují pohodlně umístit časopis do archivní složky. Před provedením této akce se odstraní kryt dokumentu.

Opačná strana

Na zadní straně obálky, na posledním listu, může být speciální nápis-certifikátor, který umožňuje připravit časopis k dlouhodobému skladování. Ale i když nejsou k dispozici žádná pole pro certifikaci, musí manažer po jeho dokončení podepsat na zadní stranu dokumentu a musí se tam objevit i pečeť organizace. Samozřejmě, pokud takový postup pro zapečetění každé kopie stanoví vnitřní předpisy organizace (různé společnosti mají v této věci vlastní pokyny).

Zodpovědný za plnění

Funkčnost vyplňování protokolu vydaných certifikátů zaměstnancům ve většině případů zajišťuje personalista. Tato odpovědnost však může být přidělena referentovi nebo účetní organizace samostatným příkazem od manažera nebo specifikována v pracovní smlouvě zaměstnance.

Ve většině časopisů je na prvních stránkách uvedeno celé jméno vyplňující osoby, její funkce, doba odpovědnosti za vedení časopisu a je umístěn osobní podpis. Rozdělení odpovědnosti tohoto druhu je velmi důležitý bod v celém podnikání organizace.

Je tento formulář povinný?

Pro tento časopis není stanoven žádný formát. Poskytnuté formuláře jsou však velmi pohodlné. Mohou být doplněny různými grafy. Tyto další sloupce tabulky těla mohou například obsahovat údaje o:

Registrační číslo certifikátu samostatně.
Celé jméno a další údaje zaměstnance, který certifikát připravil, a také jeho podpis.
Tome, jaké byly důvody pro získání certifikátu. Odkazy na čísla dokumentů s daty.

Každá organizace má právo samostatně rozhodnout, jakou formu zvolí pro uchování tohoto dokumentu a jak jej převede. Hlavní věc je, že je přijata příkazem manažera a je součástí účetní politika společnosti.

Jsou opravy přijatelné?

Chyby při vyplňování jsou vysoce nežádoucí. Opravy tohoto stavu jsou však vcelku přijatelné. Abyste mohli provést opravu, musíte nepravdivé údaje přeškrtnout jedním řádkem a na stranu nebo nahoře vedle něj napsat správný údaj.

Oprava se považuje za správně provedenou pouze tehdy, je-li vedle ní nápis „Věřte opravenému“ a podpisy všech zainteresovaných (za vyplnění odpovědných) osob. Jedině tak se správně vyplní protokol vydaných certifikátů zaměstnancům.

Vážení kolegové, vydali jsme „prázdný“ časopis – s prázdnými nadpisy sloupců.

Pokud se rozhodnete vést deník účetnictví/evidence jakýchkoliv dokladů nebo událostí, které je obtížné najít v prodeji, můžete si zakoupit náš „prázdný“ deník a vyplnit „záhlaví“ jeho sloupce po svém.

Níže uvádíme příklady vyplňování obsahu časopisů:

Věstník evidence osvědčení vydaných zaměstnancům
Věstník evidence a účtování dokladů vydaných zaměstnancům
Záznam úkolu
Rejstřík aktů
Věstník registrace úředních poznámek (poznámky, vysvětlivky atd.)
Věstník evidence a účtování osobních karet

Časopis je „prázdný“ - s prázdnými nadpisy je graf publikován ve vhodném formátu (A4, kniha).

Obal je silný a odolný (silný lesklý karton 300 g + PVC).

Vysoce kvalitní bílý papír 80 g 72 stran

Linky jsou jasné. V tomto případě se čáry shodují. Více než 2100 řádků pro záznamy. Šířka sloupců je vhodná.

Titulní strana „prázdného“ časopisu – s prázdnými nadpisy vypadá graf takto:

Na titulní straně „prázdného“ deníku - s prázdnými nadpisy se tedy samostatně vyplní sloupec jménem zaměstnavatele a také se napíše, že je evidován/účtován v deníku. Uveďme příklady.

Příklad 2

Sloupec „Zahájeno: „___“__________20___.“ vyplněné při otevírání deníku. Sloupec „Dokončeno: „___“__________20___.“ vyplněno při uzavření deníku.

Na druhé a třetí straně časopisu je sekce „Zaměstnanci odpovědní za údržbu časopisu“.

Zbývající stránky časopisu obsahují prázdné sloupce - 5 sloupců na každé stránce. První sloupec je mírně užší, ostatní jsou stejně široké. Kromě řádku záhlaví má každá stránka k vyplnění 30 řádků.

Pokud chcete vést deník s několika sloupci (1-5), můžete provádět záznamy na každé stránce. Pokud plánujete vést deník s více sloupci (6-10), můžete jej nechat „roztažený“ řádky na stránkách vlevo a vpravo jsou přesně proti sobě.

Příklady vyplňování obsahu „prázdného“ deníku - s prázdnými záhlavími sloupců

Příklad 1. Věstník evidence osvědčení vydaných zaměstnancům

Příklad 2. Protokol přiřazení úlohy

Příklad 3. Věstník evidence a účtování dokladů vydaných zaměstnancům

Příklad 4. Věstník registrace aktů

Příklad 5. Věstník registrace úředních poznámek (poznámky, vysvětlivky atd.)

Příklad 6. Věstník evidence a účtování osobních záležitostí

Příklad 7. Věstník evidence a účtování osobních karet

„Prázdný“ deník - s prázdnými nadpisy je sloupec očíslován samostatně. Deník je navíc sešíván, zapečetěn a certifikován vedoucím organizace (nebo jinou oprávněnou osobou), pokud to zaměstnavatel na místní úrovni zřídí (např. pokyny pro vedení personální evidence). V tomto případě o tom lze provést příslušné záznamy na poslední stránce deníku.

Protokol vydaných certifikátů zaměstnancům usnadňuje vyhledání potřebných informací a umožňuje provádět vzorky pro statistiky. Přečtěte si o tom, jak jej správně vyplnit a udržovat, stáhněte si vzor

Přečtěte si náš článek:

Jak vyplnit a udržovat registrační protokol certifikátu

Protokol vydaných certifikátů zaměstnancům usnadňuje vyhledání potřebných informací a umožňuje provádět vzorky pro statistiky. Kromě toho může manažer na základě registru sledovat plnění příslušných úkolů, zjišťovat objem odvedené práce, hodnotit efektivitu HR oddělení atp.

Neexistuje žádný schválený formulář pro registraci certifikátů v roce 2020, každý podnik má právo je uchovávat v jakékoli podobě. Můžete si zakoupit hotový formulář a vyplnit jej, nebo si můžete vytvořit svůj vlastní podle našeho vzoru vytištěním formuláře.

Některé podniky vedou evidenci vydaných certifikátů v v elektronické podobě pomocí MS Excel popř speciální programy pro organizaci toku dokumentů.

V jakékoli podobě časopis v organizaci existuje, jeho struktura bude, ne-li stejná, pak velmi podobná. Na velké množství z vypracovaných dokumentů je přípustné uspořádat jejich diferencované účetnictví - například podle typu, podle oddělení atd.

Pokud si referent sestavuje deník sám, může použít jednoduchý sešit A4, vhodně jej pojmenovat názvem podniku a také označit na obálce datum zahájení účtování a ponechat místo pro následné datum ukončení.

V deníku pro registraci certifikátů v roce 2020 je vhodné očíslovat stránky, sešít je a udělat certifikační nápis „počet listů v deníku je sešitý a sešitý“, potvrzený podpisem manažera a razítkem.

První list bude obsahovat část „Zaměstnanci odpovědní za vedení deníku“ v závislosti na velikosti podniku, lze mu přidělit 2-3 listy.

Časopis existuje v jediném exempláři, takže je spravován vždy jednou osobou. Obvykle se jedná o personálního zaměstnance nebo sekretářku. Při vyplňování této části by neměly být žádné potíže. Je navržen ve formě pohodlné desky se sloupky:

sériové číslo;
začít s časopisem;
konec práce;
Celé jméno odpovědné osoby;
jeho postavení;
podrobnosti příkazu vedoucího, na jehož základě tohoto zaměstnance přidělená odpovědnost za registraci;
podpis.

Hlavní část formuláře je také uvedena ve formě tabulky a obsahuje následující informace:

číslo řádku. Pro každý vydaný doklad je samostatný řádek bez mezer mezi nimi, aby se předešlo registraci „zpětně“;
datum vydání osvědčení, které se shoduje s datem uvedeným na samotném dokladu;
Celé jméno zaměstnance, který dokument požadoval, jeho pozice;
obsah dokumentu (o výši platu, o příspěvcích do penzijního fondu, o době práce atd.);
Celé jméno a funkce vydávajícího zaměstnance;
účel vydání, místo poskytnutí;
podpis žadatele při převzetí. Pokud dokument nebyl předán osobně, je nutné zaznamenat, jak byl zaměstnanci předán ( objednaný dopis, kurýr);
Je vhodné vytvořit další sloupec pro poznámky v nestandardních případech (například do něj zadat odchozí údaje, pokud existují)

Posloupnost sloupců a záhlaví sloupců musí být u každé dvojstránky identická. Když časopis skončí, odešle se do archivu a spustí se nový. V tomto případě je nutné očíslovat svazky v chronologickém pořadí.

Oprava chyb

Opravy v protokolu registrace certifikátu jsou přijatelné. Chybný údaj se přeškrtne úhledným řádkem a správný údaj se zapíše buď nad přeškrtnutý, nebo, pokud to místo dovolí, na řádek níže (bez přiřazení nového pořadového čísla tomuto řádku).

Pokud to zpočátku píšete sami, bylo by moudré nešetřit místo na papíře a čáry zvětšit na výšku, pak v případě potřeby provést opravy, nebudete muset dělat menší a skvrna nebude vypadat nečitelně a nedbalý.

Poznámka

Ztracené nebo poškozené personální dokument? o tom, co dělat v takových situacích, co lze obnovit a jak a co nelze obnovit

Po dokončení opravy v souladu se všemi pravidly je nutné vedle ní umístit nápis „Věřit opravenému“ a podpisy osob: osob odpovědných za vedení deníku a osoby, která certifikát vydala. (pokud se jedná o stejnou osobu, bude samozřejmě pouze jeden podpis).

Jak dlouho časopis uchovávat

V souladu s odstavcem "g" čl. 358 „Seznam norem řídící dokumenty, vzniklé v činnosti organizací", s uvedením doby uchování, schválené Spolkovým archivem dne 10.06.00; pro deníky osvědčení a kopie dokumentů je stanovena doba uchovávání 3 roky (od data uzavření) .

Pracovní a hygienické záznamy (pokud jsou k dispozici).
Informace o výši mzdy.
Informace o zkušenostech s pojištěním a personalizované informace o pojištěné osobě.
Kopie úkonů, příkazů a příkazů na pracovní činnost odcházející.

Všechny dokumenty vydané při propuštění musí být vyplněny a potvrzeny pečetí organizace.

Historie zaměstnání

Toto je hlavní dokument o pracovní činnosti osoby a délce služby. V případě prodlení s vydáním může být zaměstnavateli uložena pokuta až 50 000 rublů.

Vydávání dokladů při propouštění, zejména forem práce a osobních lékařských záznamů, by mělo být zaznamenáváno do zvláštních deníků.

Osobní lékařský záznam

Všichni pracovníci související s výrobou, skladováním, dopravou a prodejem potravinářské výrobky, pití vody, výchova a vzdělávání dětí, poskytování veřejných služeb a spotřebitelských služeb obyvatelstvu, musí mít lékařské knihy. Při ukončení zaměstnanecká smlouva zaměstnavatel je povinen vydat zdravotní knížku, i když byla vydána na jeho náklady. Podrobné vysvětlení k osobnímu zdravotnímu záznamu naleznete v dopise Rospotrebnadzor ze dne 10. listopadu 2015 č. 01/13734-15-32.

2-NDFL

Obsahuje informace o výši příjmu od počátku kalendářní rok a to až do data ukončení smlouvy včetně. Náhrada za nevyužitá dovolená je v potvrzení promítnuta, ale výše případného odstupného, které nepodléhá dani z příjmů fyzických osob, není v potvrzení zahrnuta (blíže viz dopis Ministerstva financí ze dne 18. dubna 2012 č. 03-04-06/8-118).

Platový certifikát

Vydáno ve formě schválené vyhláškou Ministerstva práce ze dne 30. dubna 2013 č. 182n. Zahrnuje informace o osobních údajích zaměstnance a výši jeho výdělku za aktuální a dva předchozí roky.

SZV-M

Tento formulář obsahuje údaje za měsíc, ve kterém osoba odejde, ve čtvrté části jsou uvedeny pouze údaje o osobě propouštěné;

Formulář hlášení

Osvědčení o praxi v pojištění

Zde musíte uvést informace o vypočteném, zadrženém a převedeném dodatečném pojistném za financovanou část pracovní důchod. Tato povinnost je stanovena Federální zákon ze dne 30. dubna 2008 č. 56-FZ.

Personalizované údaje o pojištěnci

Třetí část je dokončena. Období je od začátku čtvrtletí do data propuštění.

Jiné dokumenty

Jaké dokumenty jsou potřebné při propouštění zaměstnance v každém z nich konkrétní případ, rozhoduje sám zaměstnanec (s výjimkou těch, které je nutné vydat - všechny jsou uvedeny výše). Například, bývalý zaměstnanec může chtít mít všechny kopie předpisů souvisejících s jeho oficiální činností:

o přijetí;
pohybující se;
překlady;
propuštění atd.

Požádal-li zaměstnanec o všechny tyto pokyny a pokyny písemně přede dnem svého odchodu, musí být tyto kopie vydány v poslední den služby. Pokud si je dotyčný po odchodu vyžádá, má personalista tři dny na to, aby potřebné kopie připravil.

Předávání případů

Při odchodu zaměstnance z firmy je organizace samozřejmě povinna se s ním vypořádat a vydat originály a kopie výše uvedených dokladů, v některých případech je však zaměstnanec povinen provést i určité úkony, např. :

design ;
převést případy, které byly v jeho práci.

Tyto případy nejsou zákonem upraveny, ale v některých případech, například když se provádí, jsou nezbytné.