Formulář rozvrhu pracovní doby. Pravidla a vzor pro vyplnění časového rozvrhu. Často kladené otázky týkající se vyplňování časového rozvrhu

K evidenci a evidenci odpracované doby personálu a výpočtu mezd je zapotřebí docházkový list pro evidenci pracovní doby a výpočet mezd podle jednotného formuláře T-12. Musíte sestavit časový rozvrh podle pokynů schválených rezolucí č. 1 Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004. Nemusíte používat jednotný formulář T-12, máte právo vytvořit a formulář pro sledování času, ale snáze se používá hotový.

Ukázka vyplnění jednotného formuláře T-12

Jednotná forma T-12 obsahuje dvě části:

• Sledování pracovní doby;
• Výplata mezd personálu.

Na vysvědčení je zaznamenáno vše odpracované a neodpracované zaměstnancem. pracovní doba v hodinách/minutách. Časový rozvrh můžete vyplnit jedním z následujících způsobů:

1. Vyplňování evidence docházky a nepřítomnosti. V tomto případě je nutné ve sloupci 4 v den, kdy zaměstnanec např. pracoval přesčas (v den volna), uvést běžnou dobu trvání pracovní doby a dobu práce přesčas v jedné buňce oddělené lomítkem nebo v závorce. Chcete-li to provést, do horní buňky napište „I/S“ a do dolní buňky – „8/3“, kde „8“ je běžná délka pracovního dne, která je pro zaměstnance stanovena a odpracovaná a „3“ je to, co fungovalo přesčas.

   Kromě toho můžete přidat další řádky do sloupce 4 naproti příjmení a iniciálám zaměstnance, aby se tam zobrazily přesčasové hodiny. Upozorňujeme, že pro doplnění řádků není nutné vydávat příkaz ke změně údajů ve formulářích.

2. Do výkazu práce se zapisují pouze odchylky od běžné doby trvání, tedy absence, odpracované přesčasy atd. V tomto případě v den, kdy zaměstnanec pracoval přesčas, musíte v horních řádcích sloupce 4 označit písmenný kód"S". Pod tímto kódem by měla být v dolních řádcích uvedena délka práce přesčas.

Ve sloupcích 5 a 7 je třeba uvést počet odpracovaných hodin za polovinu měsíce (první a druhý). Na konci měsíce musíte do časového rozvrhu vyplnit následující:

• sloupec 8 s uvedením celkového počtu dnů, které zaměstnanec za měsíc odpracoval; sloupec 9, kde je uveden celkový počet hodin odpracovaných zaměstnancem za měsíc se zohledněním přesčasových hodin;
• sloupce 10, 11 a 12. Samostatně uvádějí odpracované přesčasové hodiny za měsíc;
• sloupec 14 - je pro celkový počet všech nepřítomností zaměstnanců za měsíc (hodiny (dny));
• do sloupce 15 a 16 uveďte kód důvodu nepřítomnosti a počet dnů/hodin nepřítomnosti zaměstnance;
• sloupec 17, kde jsou všechny víkendy a dovolená za měsíc.

Pokud společnost eviduje odpracované hodiny a vypočítává mzdy samostatně, není nutné vyplňovat oddíl 2 časového výkazu. V tomto případě bude oddíl 1 vysvědčení použit jako samostatný samostatný doklad (viz vzorové vyplnění).

Vysvědčení ve formuláři T-12 se vydává jeden výtisk měsíčně pro všechny zaměstnance ve firmě. Za jeho přípravu odpovídá odpovědná osoba – například pracovník personálního oddělení. Výsledný dokument podepíše vedoucí oddělení nebo společnosti a pracovník HR oddělení, poté je vyplněná docházka odeslána do účetního oddělení.

Ukázka vyplnění jednotného formuláře T-12.

Pracovní list je dokument, do kterého se zadávají informace o době strávené na pracovišti zaměstnancem společnosti. Na základě poskytnutých informací účetní vypočítá mzdy a platby. Takový dokument by měla mít každá organizace bez ohledu na formu vlastnictví. V případě jeho neexistence je správní odpovědnost zajišťována v souladu s platnou legislativou.

Vyplnění dokumentu

Formulář T-12‒T-14 může vyplnit osobně zaměstnanec, zaměstnanec zařazený do personálního oddělení, hl. konstrukční jednotka nebo najatý časoměřič. Je považován za hlavní účetní doklad a v závislosti na charakteristikách personálních záznamů může být vytvořen pro jednotlivce v organizaci nebo veden individuálně pro každé oddělení.

Dokument obsahuje informace o organizaci, obsahující: celé jméno, kód OKPO, typ činnosti, právní status a stavební útvar, kterého se vysvědčení týká. Poté se do poskytnutého pole zadá sériové číslo odpovídající toku dokumentů a zaznamená se období vykazování. Formulář T-13 se používá při automatickém provádění evidence přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnance na pracovišti.

Prázdná docházka je považována za běžný dokument, proto se každý měsíc sestavuje znovu. Všechny kopie mají specifické sériové číslo, které se rovná měsíci jejich vytvoření. Tenhle typ dokumentaci je dovoleno vyplnit písemně a elektronické podobě. Po zadání potřebných údajů je podepsán odpovědnými osobami.

Proč potřebujete vést časový rozvrh?

Díky účetnímu listu mohou personalisté a účetní:

• Počítání času zaměstnance;
• Kontrola dodržování harmonogramu během pracovní doby;
• Výpočet mezd na základě zadaných údajů.

Takový dokument je vydán každému zaměstnanci spolu s pracovní sešit při propuštění.

Formulář T-12

Pracovní legislativa Ruské federace neupravuje používání aktuálního formuláře časového rozvrhu, ale stažení hotového formuláře do Excelu bude mnohem jednodušší a rychlejší než jeho sestavování sami. Formulář T-12 se udržuje ručně a skládá se ze 2 částí:

• Výpočet času stráveného prací;
• Výpočet související s výplatou mzdy.

Do dokladu se zaznamenává odpracovaná a neodpracovaná doba, která se zobrazuje v hodinách a minutách. Vypracovává se měsíc předem a musí obsahovat prohlášení zaměstnanců. Připravená forma podepsané hlavní osobou a specialistou oddělení lidských zdrojů, načež jde k účetní.

Poznámky na vysvědčení

Podle pravidel pro zadávání údajů do docházky, formulář 0504421 za období 2017, se informace o přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnance zobrazují ve formě kódů. K dispozici jsou označení pomocí písmen a číslic:

• „I“, „01“ - práce na denní směně;
• „P“, „14“ - dovolená v souvislosti s těhotenstvím, porodem a adopcí nedávno narozeného dítěte;
• „OJ“, „15“ - nechat se starat o novorozence do věku 3 let;
• „OD“, „09“ - hlavní dovolená, která se vyplácí;
• "OD", "10" - dodatečná dovolená, která je placená.

Na našem webu si můžete zdarma stáhnout prázdný formulář docházky a další dokumenty, které jsou žádané v různých oblastech činnosti. V případě potřeby můžete vidět příklad, jak správně vyplnit dokumentaci s přihlédnutím ke všem požadavkům. Chcete-li najít soubor, který potřebujete, použijte vyhledávání.

Stáhnout dokumenty

Pokud jste nenašli odpověď na svou otázku nebo stále přetrvávají nedorozumění, kontaktujte nás konzultace zdarma kontaktujte právníka v chatu na našem webu

Pracovní doba T-12
List pracovní doby-T-13
Univerzální výkaz pracovní doby Ukrajina

Od 1. ledna 2013 formuláře prvotních účetních dokladů obsažené v albech jednotné formy hlavní účetní dokumentace, nejsou povinné pro použití. Zároveň jsou formy dokladů používané jako prvotní účetní doklady stanoveny o oprávněné orgány v souladu a na základě jiných federální zákony(Například, pokladní doklady) (informace Ministerstva financí Ruska N PZ-10/2012).

Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 N 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její platby“

Rozvrh hodin

pracovní doba a výpočet mzdy

Rozvrh hodin

Slouží k evidenci skutečně odpracované a (nebo) neodpracované doby každým zaměstnancem organizace, ke sledování dodržování stanovené pracovní doby zaměstnanci, k získávání údajů o odpracovaných hodinách, výpočtu mezd a také k sestavování statistické výkaznictví prací. Při oddělené evidenci pracovní doby a vyúčtování s personálem pro mzdy je povoleno použít oddíl 1 „Vyúčtování pracovní doby“ výkazu práce ve formuláři N T-12 jako samostatný doklad bez vyplňování oddílu 2 „Vyúčtování s personálem za mzdy“. Formulář N T-13 slouží k evidenci pracovní doby.

Vypracováno v jednom vyhotovení oprávněnou osobou, podepsáno vedoucím stavebního útvaru, zaměstnancem personální služby, přecházejí do účetního oddělení.

Poznámky ve vysvědčení o důvodech nepřítomnosti v práci, práci na částečný úvazek nebo mimo běžnou pracovní dobu z podnětu zaměstnance nebo zaměstnavatele, zkrácené pracovní době apod. se provádí na základě řádně vyhotovených dokladů (potvrzení o pracovní neschopnost, potvrzení o plnění státních nebo veřejných povinností, písemné upozornění na prostoje, žádost o zkrácený úvazek, písemná dohoda zaměstnance za práci přesčas v případech stanovených zákonem apod.).

Aby odrážel denní pracovní dobu strávenou za měsíc pro každého zaměstnance, je časový rozvrh přidělen:

ve formuláři N T-13 (sloupec 4) - čtyři řádky (dva pro každou polovinu měsíce) a odpovídající počet sloupců (15 a 16).

Ve formulářích N T-12 a N T-13 (ve sloupcích 4, 6) se horní řádek používá k označení symboly(kódy) nákladů na pracovní dobu a nižší - pro záznam délky odpracované nebo neodpracované doby (v hodinách, minutách) podle odpovídajících kódů nákladů na pracovní dobu pro každé datum. V případě potřeby je povoleno zvýšit počet krabic pro připevnění další detaily podle pracovní doby, například čas začátku a konce práce v jiných než běžných podmínkách.

Při vyplňování sloupců 5 a 7 výkazu práce podle formuláře N T-12 se do horních řádků zapíše počet odpracovaných dnů a do spodních řádků počet odpracovaných hodin každého zaměstnance za účetní období.

Náklady na pracovní dobu jsou zohledněny v docházkovém výkazu buď kompletním zaznamenáváním vystoupení a nepřítomností v práci, nebo evidováním pouze odchylek (absence, nedochvilnost, přesčasy atd.). Při promítání absencí v práci, které se evidují ve dnech (dovolená, dny dočasné invalidity, služební cesty, dovolená v souvislosti se školením, doba strávená plněním státních nebo veřejných povinností apod.), se do horního řádku v sloupce symbolů časového rozvrhu a sloupce na spodním řádku zůstanou prázdné.

Při sestavování časového rozvrhu ve formuláři N T-12 v oddílu 2 se vyplní sloupce 18 - 22 pro jeden typ platby a odpovídající účet pro všechny zaměstnance a při výpočtu různých typů plateb a odpovídajících účtů pro každého zaměstnance se sloupce 18 - 34 je vyplněno.

Dnes bych rád nabídl svou verzi tak užitečné věci, jako je časový list v Excelu. Téměř každý podnik potřebuje toto vysvědčení. Někdo používá ve svých účetních systémech vestavěné nástroje, jiný speciální software (např. 1C Salary and Human Resources Management (ZUP)), pro malé firmy lze využít i Excel. Níže je uveden příklad a popis takového souboru.

Verze listu pracovní doby v Excelu, kterou navrhuji, označuje dny volna, počítá dny přesčasů, nemocenskou a dovolenou a vypočítává mzdu v závislosti na mzdě a těchto ukazatelích.

Podívejme se blíže na to, jak soubor funguje

Počáteční údaje a denní plnění. Časový rozvrh v excelu

Pole jsou povinná, zvýrazněná červeně.

A1 je měsíc v číselném formátu.

I1 - počet pracovních dnů dle normy.

Sloupec OA - Platy.

Sloupec OP - Zda se započítávají přesčasy.

Sloupec OS - Míra nemocenské.

Řádek 3 vypočítává den v týdnu - víkendy jsou zvýrazněny červeně (dny očíslované 1 a 7, jako v USA).

Počet - počet odpracovaných hodin

O víkendu

B - Nemocenská

O - Dovolená

Výpočet výsledků a platů. Časový rozvrh v excelu

Ve skupině buněk „Výpočet mezd“:

Ve sloupci AQ se mzda vypočítá s přihlédnutím k odpracované době ve sloupci AR, přesčasy nad normohodiny; Nemocenská se vypočítává na základě sazby za den nemocenské. Vzorec pro výplatu dovolené závisí na počtu dní dovolené, výchozí hodnota je 28.

Jsem si jistý, že tento soubor vám bude užitečný!

Pište komentáře.

Základem pro výpočet výše mzdy je počet skutečně odpracovaných hodin zaměstnance. Tyto informace se promítnou do výkazu pracovní doby. Jaké typy formulářů existují, jak se liší zjednodušený docházkový výkaz od elektronického a jak je správně vyplnit?

Jaká je forma

V účetní praxi existuje dva druhy dokladů, na základě kterých se evidují odpracované hodiny - jedná se o formuláře T12 a T13. Jsou nezbytné pro splnění požadavků zákoníku práce, konkrétně článek 91. Ten uvádí, že zaměstnávající společnost musí vést záznamy o době, kterou zaměstnanec stráví plněním úkolů.

Zjednodušené formuláře se nazývají výkazy pracovní doby vyplněné ve formuláři T12.

Mnozí se domnívají, že se nazývá zjednodušený kvůli malému počtu požadavků na údržbu a design ve srovnání s T13. Toto tvrzení je pravdivé, ale částečně. Hlavní rozdíl je v tom „zjednodušená“ verze formuláře se vyplňuje ručně, zatímco druhý existuje v elektronické podobě, v specializované systémy záznam pracovní doby.

Legálně tyto dokumenty jsou rovnocenné. To upravuje usnesení Státního výboru pro statistiku Ruská Federace. Proto organizace samostatně volí, jaký typ účetního listu použít. Navíc z hlediska objemu dat jsou tyto dokumenty téměř rovnocenné. Také v případech stanovených zákonem - s odděleným účetnictvím - Ve formuláři T12 je povoleno vyplnit pouze první oddíl vysvědčení.

Proč potřebujete zjednodušenou verzi?

Na základě usnesení Státního výboru pro statistiku úkoly udržování časového rozvrhu T12 jsou:

1. Sledování času, vynaložené zaměstnancem k výkonu pracovní funkce. Tyto informace jsou nezbytné pro účetní a výpočty mezd.
2. Údaje o časovém rozvrhu budou zajímavé pro zastupitele daňové organizace . Pokud například zaměstnanci oddělení v rámci auditu zjistí, že mzda zaměstnance je přidělena za dny nepřítomnosti, stane se to důvodem k vyšetřování. Protože taková praxe vede k fiktivnímu zvýšení nákladů společnosti a zároveň ke snížení velikosti základu daně. Společnost může být obviněna z porušení právní normy a zavázat se k zaplacení pokuty až do výše 40 % skryté částky. A také vás donutit zaplatit státu částku sražené daně plus penále.
3. Udržování formuláře T12 může být pro FSS zajímavé.Údaje uvedené ve formuláři jsou základem pro výpočet výše dávek.
4. Také informace na vysvědčení je o důvod k ochraně zájmů zaměstnance u soudu a dovnitř inspekce práce. Pokud se potvrdí skutečnost, že došlo k porušení práv zaměstnance, bude společnost čelit velké žirafě a v případě opakovaného porušení bude vydáno opatření.
5. Sledování dodržování podnikových předpisů a vytváření statistik. Včetně zprávy ve formuláři P-4.

Právní řád odpovědnost za nepřítomnost není stanovena HR management postupy řízení časového rozvrhu. Taková situace je přitom stále přestupkem a má za následek správní trestání. Výši pokuty upravuje článek 5.27:

• Pro úředníci velikost se liší od 1 do 5 tisíc rublů;
• Pro právnické osoby — od 30 do 50 tisíc rublů.

Pravidla pro vyplnění formuláře T12

Osoba odpovědná za vedení časového rozvrhu může být:

• dozorce;
• personalista;
• specialista na čas a docházku.

Přiděluje se v závislosti na velikosti podniku. V závislosti na možnostech podniku – finančních a zdrojů – je také stanoven počet účetních dokladů. V malé organizace, obvykle, pro všechny se připravuje jedno vysvědčení, zatímco v velké společnosti Možná dle vysvědčení za odd.

Existují 2 přístupy k vyplnění dokumentu:

• úplné vyplnění, když se účetnictví provádí denně;
• částečné dokončení - kdy je značka umístěna pouze v případě nepřítomnosti.

Je téměř nemožné obnovit chronologii událostí, pokud jsou částečně vyplněny. Tento způsob je povolen pouze v podnicích s malým počtem zaměstnanců.

Obvykle, Za údržbu T-12 odpovídají 2 služby: personální a účetní. Pokud společnost eviduje čas, který zaměstnanec stráví vykonáváním pracovních funkcí samostatně, pak lze jako samostatný dokument použít oddíl 1 časového výkazu T12.

Sloupce 1 až 17 vyplní manažer nebo personalisté a od 18 do 55 - účetnictví.

Pravidla pro vyplnění formuláře jsou standardní:

• V horní části formuláře musíte uvést podrobnosti o společnosti;
• číslo dokumentu je přiděleno na základě pravidel kancelářské práce;
• datem sestavení je obvykle poslední den období edému - doba, během které jsou údaje zohledňovány. Obvykle se rovná 1 měsíci.

Pokud jde o pravidla pro vyplňování sloupců:

• Vyplněno během pracovní doby:
  • N1 — pořadové číslo zaměstnance;
  • N 2-3 — osobní údaje ze zaměstnaneckých karet;
  • N4 a 6— odráží množství času, který zaměstnanec stráví vykonáváním funkcí (kód nebo počet hodin). Nebo naopak skutečnost, že se nedostavíte do práce. Pokud se zaměstnanec opozdí, zapíše se počet hodin, po které byl na pracovišti přítomen.
  • N5 a 7— odráží množství času stráveného za polovinu období. Ve dnech (horní buňka) a hodinách (dole).

Stojí za zmínku, že jsou uvedeny pouze hodiny, které zaměstnanec stráví plněním úkolů ve své oficiální pozici. Pokud má společnost ve zvyku obsazovat dočasná volná místa nebo kombinovat několik pracovních míst najednou, tyto informace se v časovém rozvrhu nepromítnou.

Pokud je základem pro přijetí občanská smlouva, nemělo by se na vysvědčení objevit jméno umělce. Pokud se jedná o poměr na částečný úvazek, mělo by to být naopak uvedeno ve vysvědčení.

• Dokončeno na konci pracovní doby:
  • N 8-9 — buňka 8 je kumulativní součet 5 a 7 ve dnech, buňka 9 je v hodinách.
  • N 15 — dopisní označení důvodu nepřítomnosti. Taková absence navíc nemůže být nepřítomností v práci z doložených důvodů (např. pomocí potvrzení o dočasné pracovní neschopnosti);
  • N 17 — informace o dnech odpočinku za celé vykazované období.

V závislosti na potřebách podniku lze formu časového výkazu vylepšit, včetně byly zavedeny další sloupce, účetnictví je strukturované. A pánev by se měla vyvíjet sama podmíněné zkratky. To platí pro podniky, kde se pracuje na denní/noční směny nebo kde zaměstnanci pravidelně cestují na služební cesty.

Příklad vyplněného časového rozvrhu je uveden níže:

Podle požadavků Státního výboru pro statistiku je dokument vypracován v jedné kopii. Podepsáno manažerem nebo specialistou a také zaměstnancem personálního oddělení a převedeno na finanční oddělení.

Některé potíže s vedením časových výkazů

Hlavní potíže vznikají při účetnictví pracovní doba je zachována na základě součtu.

Jeden z nich - schválení rozkazu pracovní směny. Například v roce je jejich velikost liché číslo, ale na základě harmonogramu je nutné naopak schválit sudé číslo.

V tomto případě se doporučuje neuvádět frekvenci v interních dokumentech. To umožní rozdělovat směny podle potřeby a nechoď ven stanovené zákonem hodinový standard Princip takové organizace práce však předurčuje jiný přístup ke sledování času. Ostatně zde zakázka sama předpokládá zpracování – směnnost a rotaci. V tomto případě časový rozvrh neuvádí počet hodin, které zaměstnanec strávil výkonem funkcí, ale standardní pracovní den.

Další informace jsou uvedeny ve smlouvě. Na jeho základě účetní vypočte mzdu.

Zvláštnosti při vedení docházkových výkazů také vznikají v podnicích, kde pracují nezletilí, zdravotně postižení a další chráněné skupiny obyvatelstva. Zde je princip účtování podobný jako v předchozím případě.

Práce přesčas konaná vinou zaměstnavatele musí být proplácena dvojnásobkem a zákon striktně vymezuje maximální možnou pracovní dobu.

Proto se doporučuje místo recyklace rozdělit směny tak, aby byl nedostatek nebo byl celý čas odpracován. V tomto případě bude muset společnost zaplatit pouze průměr mzdy. A pokud uvážíte, že jejich počet se obvykle mění během 5 nebo dnů, nepovede to k vážným finančním ztrátám.

Toto video obsahuje dodatečné informace jak správně vést pracovní výkazy.