Cafe

Paano magsulat ng isang sample ng liham ng negosyo. Paano magsulat ng mga liham ng negosyo nang tama? Mga uri at istruktura ng liham pangnegosyo. Mga pagkakamali sa pagsulat ng liham ng kahilingan

Dokumento ng negosyo - ang pangunahing paraan ng pagpapatupad mga aktibidad sa pamamahala, pagtatala at pagpapadala ng impormasyon. Ang dokumento ay ginagamit upang mag-coordinate mga aktibidad sa negosyo, at ang impormasyon ay naipon din. Sa isang malaking organisasyon, ang mga tagubilin ay karaniwang iginuhit na nagpapahiwatig kung sino ang opisyal na nagsusulat ng mga dokumento, kung sino ang nag-uulat kung kanino at sa anong mga kaso, kung sino ang nagpapadala ng impormasyon kung kanino, atbp. Ang isa sa pinakamahalagang paraan upang gawing pormal ang paglilipat ng impormasyon ay ang mga karaniwang form (mga form). Ang bentahe ng form ay hindi kailangang isipin ng taong pumupuno nito kung kailan, paano at anong impormasyon ang kailangang ibigay. sa kasong ito; nakakatipid ito ng maraming oras.

Ang bahagi ng mga sulat sa buhay ng negosyo ay napakalaki.

Tamang pinagsama-sama, natutugunan nito ang mga sumusunod na kinakailangan:

pagiging maaasahan at kawalang-kinikilingan ng pagtatanghal;
pagkakumpleto ng impormasyon;
kaiklian ng pagtatanghal (ang liham pangnegosyo ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa isang pahina);
kakulangan ng pangangatwiran at pagsasalaysay;
neutral na tono ng pagtatanghal, ngunit sa parehong oras mabuting kalooban, kawalan ng kabastusan at kabalintunaan, pagpapanggap, maling kagandahang-asal;
ang paggamit ng mga paraan ng lohikal kaysa sa emosyonal na pagpapahayag ng pagtatasa ng sitwasyon at katotohanan.

Mayroong ilang mga uri liham pangnegosyo. Kaya, ang mga liham na naglalaman ng babala, paalala, imbitasyon, kumpirmasyon, pagtanggi, mga sulat ng pabalat, garantiya, impormasyon, mga liham ng abiso at order ay hindi nangangailangan ng isang obligadong nakasulat na tugon. Ang sagot ay dapat na nakasulat sa isang liham na may kahilingan, apela, panukala, kahilingan, kahilingan.

Etika sa Pagsulat ng Negosyo

Ang kawalang-galang sa may-akda ng isang liham pangnegosyo, kahit na ito ay nakatalukbong, ay palaging nararamdaman ng addressee, na bumubuo ng isang patuloy na negatibong saloobin sa liham at sa may-akda nito, sa kabila ng tila hindi nagkakamali na mga paraan ng panghihikayat ng mensahe.

Kailangan mong maging maingat lalo na kapag nagbabasa ng isang liham na naglalaman ng pagtanggi. Hindi mo maaaring simulan ang naturang liham sa isang pahayag ng pagtanggi. Una, ang mga nakakumbinsi na paliwanag ay dapat ibigay. Gamitin ang mga sumusunod na formula: "Ang iyong kahilingan ay hindi maaaring ibigay para sa mga sumusunod na dahilan..."; "Sa kasamaang palad, hindi posible na matugunan ang iyong kahilingan..."; "Labis kaming nagsisisi, ngunit hindi namin matugunan ang iyong kahilingan...", atbp. Ang lugar ng formula na ito ay nasa huling talata ng liham. Sa kasong ito, dapat mong tandaan ang panuntunan: "Kapag bumubuo ng isang pagtanggi, mag-ingat sa pagkawala ng isang kaibigan o customer."

Pagbigyan natin magaspang na plano sulat ng tugon, na naglalaman ng pagtanggi sa isang kahilingan o pagtanggi sa isang alok:

pag-uulit ng kahilingan - dapat siguraduhin ng addressee na ang kanyang liham ay maingat na binasa at ang kakanyahan ng kanyang kahilingan ay tumpak na nauunawaan;
ang mga dahilan kung bakit hindi mapagbigyan ang isang kahilingan o kung bakit hindi matatanggap ang isang alok ay makatuwiran at sikolohikal na paghahanda addressee sa kasunod na pagtanggi;
ang isang pahayag ng pagtanggi o pagtanggi sa isang panukala ay isang pormula ng pagtanggi.

Wika ng liham ng negosyo

Academician D.S. Si Likhachev, isang napakatalino na dalubhasa sa wikang Ruso, sa isang memo para sa kanyang mga kabataang kasamahan na "Sa mabuting wika gawaing siyentipiko"sumulat: " Magandang wika hindi napapansin ng nagbabasa. Dapat pansinin lamang ng mambabasa ang kaisipan, ngunit hindi ang wika kung saan ipinahayag ang kaisipan."

Ang kumpiyansa sa pagsulat ay posible sa maraming taon ng karanasan. Sa una ay ipinapayong gamitin praktikal na payo mga espesyalista:

dapat pumili simpleng salita, ngunit huwag pahirapan ang wika;
gumamit ng mga pandiwa nang higit sa pang-uri: sa ganitong paraan ang teksto ay magiging pabago-bago at kasabay nito ay hindi magarbo;
huwag magsimula sa malayo, huwag lumihis sa paksa, huwag ilarawan ang maraming detalye;
iwasan ang mahahabang pahayag: ang mga ito ay hindi nakakumbinsi, kaya dapat kang maging maikli at gumamit ng pinakamababang mga subordinate na sugnay;
ang paglipat mula sa isang parirala patungo sa isa pa ay dapat na lohikal at natural, "hindi napapansin";
suriin ang bawat nakasulat na parirala sa pamamagitan ng tainga;
gumamit ng hindi bababa sa mga panghalip na nagpapaisip sa iyo tungkol sa kung ano ang tinutukoy nila, kung anong salita ang "pinalitan" nila (isulat ang partikular, at hindi "tungkol dito," "iyan," "siya/ito/sila," atbp.).

Ang isang liham pangnegosyo ay dapat na marunong bumasa at sumulat at tama sa istilo.

Pag-format ng isang liham ng negosyo

Ang isang opisyal na liham ay palaging nakasulat sa letterhead ng organisasyon.

Sa kaliwang sulok sa itaas ng papalabas na liham (i.e. ipinadala mula sa organisasyon) ang papalabas na numero ay ipinahiwatig, na nakatala sa log ng dokumento ng organisasyon. Dapat ipahiwatig ang petsa kung kailan isinulat ang liham. Sa kanang sulok sa itaas ay ang pangalan ng organisasyon (sa nominative case), ang posisyon ng addressee at ang kanyang apelyido. Sa ibabang kaliwang sulok ay ang posisyon, apelyido at pirma ng manager, at 2 cm sa ibaba - ang apelyido ng tagapagpatupad ng liham (nang walang inisyal) at ang kanyang numero ng telepono.

Sa esensya at biswal, ang nilalaman ng liham ay binubuo ng ilang mga bloke: o ang pormula ng liham - ano ang kakanyahan ng kahilingan; o katwiran para sa kahilingan; o Pansuportang impormasyon.

SA sulat ng tugon isang magalang na pagtukoy sa kanyang huling sulat ay dapat gawin. Kung ang liham na ito ay nagbubukas ng sulat sa isang dayuhang kasosyo, kailangan mong ipakilala ang organisasyon, ilarawan ang mga layunin at layunin nito sa larangan ng mga internasyonal na aktibidad. Ang bahaging ito ng liham ay napakaikli, dahil ang pangunahing impormasyon tungkol sa organisasyon ay dapat ibigay sa buklet na nakalakip sa liham (isang link kung saan kinakailangan sa liham). Ang nasabing liham ay dapat magtapos sa pasasalamat para sa pakikipagtulungan at/o pagpapahayag ng pag-asa para sa mga iyon sa hinaharap. Ang isang napatunayang formula ay "Taos-puso sa iyo (ang iyong pangalan)."

mabuti nakasulat na wika nangangailangan ng malaking stock ng mga salita at kakayahang pagsamahin ang mga ito, na nangangailangan ng sistematiko at maingat na pagbabasa ng fiction at siyentipikong panitikan. Kung walang patuloy na pagpapakain ng makataong kaalaman, hindi lilitaw ang isang ganap na pinuno. Ito ang konklusyon ng kilalang eksperto sa pamamahala na si Lee Iacocca: “Sa paglipas ng mga taon, nang tanungin ng aking mga anak kung ano ang dapat pag-aralan, ang palagi kong payo ay kailangan nilang makakuha ng magandang edukasyon sa larangan. humanities... Ang pangunahing bagay ay ang maglatag ng matibay na pundasyon ng kaalaman sa larangan ng panitikan, upang mahusay na makabisado ang pasalita at pasulat na pananalita.”

Pag-draft ng iba't ibang uri ng liham pangnegosyo - kinakailangang bahagi gawain ng mga kinatawan ng negosyo. Salamat sa mga naturang mensahe, nagkakaroon sila ng pagkakataong lutasin ang mga isyu sa komersyo sa pinaka-naa-access, pinakamabilis at pinakamainam na paraan.

MGA FILE

Anong mga uri ng liham pangkalakal ang mayroon?

Karaniwan, ang mga liham ng negosyo ay maaaring nahahati sa maraming pangunahing kategorya:

liham ng pagbati;
mail ng impormasyon;
at iba pa.

Maaari mong markahan ang mga tugon sa lahat ng mga liham na ito, na bahagi rin ng opisyal na sulat sa negosyo at isinulat din ayon sa ilang mga canon, bilang isang hiwalay na item.

Sino ang dapat kumilos bilang may-akda ng liham?

Ang mga liham ng negosyo ay dapat palaging naglalaman ng isang lagda. Sa kasong ito, ang sinumang empleyado ng kumpanya na ang kakayahan ay kinabibilangan ng function na ito o awtorisadong gawin ito sa pamamagitan ng utos ng direktor ay maaaring direktang buuin ang sulat. Kadalasan ito ay isang espesyalista o tagapamahala yunit ng istruktura, na ang hurisdiksyon ay kinabibilangan ng paksa ng mensahe. Gayunpaman, hindi alintana kung sino ang kasangkot sa pagsulat, ang liham sa anumang kaso ay dapat isumite sa manager para sa pag-apruba, na isinasaalang-alang na ito ay isinusulat sa ngalan ng kumpanya.

Pangkalahatang tuntunin para sa pagsulat ng mga liham pangnegosyo

Ang lahat ng mga mensahe ng negosyo ay dapat na nauugnay lamang sa mga aktibidad ng kumpanya o mga pangyayari na nauugnay dito. Kasabay nito, anuman ang nilalaman, dapat nilang sundin ang ilang mga kinakailangan.

Una sa lahat, ito ay isang tiyak na istraktura. Dapat palaging kasama sa mensahe ang:

petsa ng pagsulat,
mga detalye ng nagpadala at tatanggap,
magalang na address ng address (sa anyo ng mga salita na "Mahal na Ivan Petrovich", "Mahal na Elena Grigorievna"),

Dapat pansinin na ang mga liham ay maaaring ituro sa parehong mga indibidwal na empleyado at buong koponan (sa kasong ito, sapat na upang limitahan ang iyong sarili sa pagbati na "Magandang hapon!").

bahagi ng impormasyon na naglalaman ng mga dahilan at layunin na nagsilbing batayan sa pagsulat ng liham,

mga kahilingan at paliwanag

konklusyon.

Ang liham ay maaaring sinamahan ng iba't ibang mga karagdagang dokumento, katibayan ng larawan at video - kung magagamit, dapat itong maipakita sa pangunahing teksto.

Ang liham ay maaaring iguhit sa alinman sa isang regular na karaniwang A4 sheet o sa letterhead ng organisasyon. Ang pangalawang pagpipilian ay mas kanais-nais, dahil hindi ito nangangailangan ng manu-manong pagpasok ng mga detalye ng kumpanya; bilang karagdagan, ang naturang liham ay mukhang mas kagalang-galang at muli ay nagpapahiwatig na ang mensahe ay kabilang sa opisyal na sulat. Maaari itong isulat sa sulat-kamay (ang mga titik na nakasulat sa calligraphic na sulat-kamay ay lalong matagumpay), o naka-print sa isang computer (maginhawa kapag kailangan mong lumikha ng ilang mga kopya ng isang liham).

Ang sulat ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng isang lagda, ngunit ito ay hindi kinakailangan upang tatakan ito, dahil Mula noong 2016, ang mga legal na entity ay hindi na kailangang gumamit ng mga selyo sa kanilang mga aktibidad.

Bago ipadala, ang mensahe, kung kinakailangan, ay nakarehistro sa journal ng papalabas na dokumentasyon, kung saan ito ay itinalaga ng isang numero at ang petsa ng pag-alis ay nakatakda.

Ano ang dapat bigyang pansin sa pagsulat ng isang liham

Kapag bumubuo ng isang liham, kailangan mong maingat na subaybayan ang pagbabaybay, sumunod sa mga patakaran at pamantayan ng wikang Ruso sa mga tuntunin ng bokabularyo, gramatika, bantas, atbp. Palaging binibigyang-pansin ng mga tatanggap kung gaano kahusay na ipinakita at na-format ang mga kaisipan sa mensahe.

Hindi natin dapat kalimutan na ang mga pag-aaral na isinagawa ay malinaw na nagpapahiwatig na ang mga tao ay hindi gustong gumugol ng higit sa isang minuto sa pagbabasa ng ganitong uri ng mga liham.

Ang liham ay dapat na nakasulat sa tamang anyo, nang hindi "nagkakalat ng mga saloobin sa puno," sa halip ay maikli at maikli, hanggang sa punto. Ang bawat isa bagong paksa dapat na naka-format bilang isang hiwalay na talata, na, kung kinakailangan, ay dapat nahahati sa mga talata. Bilang karagdagan, ang isang maikli at malinaw na liham ay magpapaalam sa tatanggap na pinahahalagahan ng may-akda ang kanyang oras. Dito angkop ang kasabihang "ang kaiklian ay kapatid ng talento".

Ano ang hindi dapat payagan sa isang liham pangkalakal

Sa mga liham ng negosyo, ang isang bastos o walang kabuluhang tono ay ganap na hindi katanggap-tanggap, tulad ng labis na tuyo na teksto at mga banal na "clichés". Dapat mo ring iwasan ang mga kumplikadong pormulasyon, isang kasaganaan ng participial at adverbial na parirala, at mga espesyal na terminolohiya na naiintindihan ng isang makitid na bilog ng mga espesyalista.

Ang sulat ay hindi dapat magsama ng hindi na-verify, hindi mapagkakatiwalaan at, lalo na, sadyang maling impormasyon.

Dapat tandaan na ang ganitong uri ng mensahe ay hindi lamang bahagi ng regular na pakikipagtalastasan sa negosyo, kundi pati na rin, sa maraming kaso, ay tumutukoy sa mga opisyal na dokumento na maaaring pagkatapos ay makuha ang katayuan ng mga legal na makabuluhan.

Paano magpadala ng sulat

Ang anumang opisyal na mensahe ay maaaring ipadala sa maraming pangunahing paraan.

Ang una, ang pinakamoderno at pinakamabilis, ay tapos na elektronikong paraan mga komunikasyon. Ito ay maginhawa at mabilis, at nagbibigay-daan din sa iyo na magpadala ng impormasyon ng halos walang limitasyong dami.
Mayroon lamang isang minus dito - kapag malalaking dami mail mula sa addressee, ang liham ay madaling mawala o mapunta sa folder ng Spam, kaya kapag nagpapadala ng mga liham sa ganitong paraan, ipinapayong tiyakin na ang liham ay natanggap (sa pamamagitan ng isang simpleng tawag sa telepono).
Ang pangalawang paraan: konserbatibo, na nagpapahintulot sa iyo na ipadala ang mensahe sa pamamagitan ng Russian Post. Inirerekomenda na gamitin ang function ng pagpapadala sa pamamagitan ng rehistradong koreo na may pagkilala sa paghahatid - ginagarantiyahan ng form na ito na ang liham ay makakarating sa addressee, tungkol sa kung saan ang tatanggap ay makakatanggap ng isang espesyal na abiso.
Karaniwan, ang pagpapadala sa pamamagitan ng karaniwang koreo ay ginagamit sa mga kaso kung saan ipinapadala ang mga orihinal na dokumento, mga liham na pinatunayan ng mga buhay na lagda at mga selyo.
Maaari ka ring magpadala ng sulat sa pamamagitan ng fax o iba't ibang instant messenger, ngunit sa kondisyon lamang na ang relasyon sa pagitan ng mga kasosyo ay sapat na malapit upang payagan ang ganitong uri ng sulat.

"Ang pinakamahirap para sa isang tao ay ang hindi ibinigay sa kanya."
M. Zhvanetsky

Marahil, ang lahat ng hindi bababa sa isang beses sa kanilang buhay ay kailangang harapin ang kagyat na pangangailangan na magsulat ng isang liham ng negosyo sa pinuno ng isang komersyal na kumpanya, isang kasosyo, isang opisyal, o, sa pinakamasama, sa opisina ng pabahay. Ngunit kung ituring mo ang iyong sarili na isang negosyante, kahit na isang baguhan lamang, o nagpaplanong magbukas ng iyong sariling negosyo, kahit na sa malayong hinaharap, dapat kang matutong magsulat ng mga liham pangnegosyo nang tama.

Kaya ano ang pagkakaiba sa pagitan ng isang simpleng liham at isang liham ng negosyo?

Una sa lahat, ang kawalan ng emosyonal na mga bahagi at ang pamamayani ng lohika at pragmatiko makatwirang paglalahad ng iyong kahilingan o panukala. Isang negosyante, isang may-ari ng kumpanya o isang manager ng isang malaki, at kahit na hindi masyadong malaki malaking negosyo, hindi tulad ng isang "consumer," ay malamang na hindi interesado sa iyong emosyonal at inspirational na sulat sa kanya na may isang kahilingan tungkol sa pagtutulungan, pagbibigay ng tulong o pagtatatag ng anumang iba pang ugnayang pangkaibigan.

Una sa lahat, dapat mong maunawaan na kapag sumulat ka ng isang liham ng Negosyo, isinusulat mo ito sa punto! Marami na ngayon ang magsasabi sa kanilang sarili, kung ano ang isang "pun," ngunit malinaw na ang isang Liham Pangnegosyo ay naiiba sa iba sa malinaw na pagkaunawa nito sa "Para kanino," "Bakit," at "Bakit." Nagbasa ako ng maraming mga liham at mga panukala, at, sa kasamaang-palad, sa ilang mga titik ang kahulugan ay patuloy na iniiwasan, at sa dulo ng liham ay hindi malinaw kung ano ang nais itanong o ialok ng may-akda.

Samakatuwid, upang ang kahulugan at ideya ng liham ay hindi "kumakalat sa buong puno," dapat mong sagutin ang mga sumusunod na katanungan para sa iyong sarili:

Kanino mo isinusulat ang liham? Nagkamali ka ba sa addressee?
Bakit ka sumusulat ng liham, ano ang gusto mong ialay o itanong? Malinaw ba ang iyong mga argumento at istilo ng pagtatanghal? at kapani-paniwala ba sila? ang iyong mga argumento para sa Addressee? At anong benepisyo ang makukuha niya? mula sa pagtutulungan kasama ka?
Bakit mo ito ginagawa? Anong resulta ang gusto mo? Anong mga karagdagang aksyon ang nilalayon mong "provoke" ang Addressee?

Para sa mga liham ng negosyo, ang kaukulang GOST R 6.30−2003 ay binuo, na naglalarawan ng mga pangunahing kinakailangan para sa nilalaman at pagpapatupad ng mga dokumento. Maaari mong maging pamilyar sa GOST na ito nang mas detalyado sa pamamagitan ng pagbili nito sa isang tindahan ng libro ng negosyo, at gamitin ito sa hinaharap kapag kinukumpleto ang iyong mga papeles.

Ngunit para sa ilan mahahalagang puntos Nais kong bigyan ng espesyal na pansin ang:

Ang header ng isang business letter ay dapat maglaman ng apela sa Addressee. Naka-format na medyo mas mababa numero ng pagpaparehistro: Ang posisyon at buong pangalan ay nakasaad sa kanang sulok sa itaas. Addressee. Sa ibaba maaari mong tukuyin ang Paksa ng liham. Kahit na mas mababa, sa gitna, ang Apela ay iginuhit. Ang address ay dapat magpahayag ng paggalang gamit ang karaniwang tinatanggap na mga salita: "Mahal", "Mr", "Madam" (hindi pinapayagan ang mga pagdadaglat). Karaniwang naka-bold ang header.

Halimbawa:

Ref. No. 01 mula 04/20/2012

sa. No. 01 - RiK mula 01/01/1930

Sa direktor

LLC "Mga Sungay at Hooves"

Bender O.I.

"Tungkol sa isang batch ng mga may sira na sungay,

naihatid noong Enero 1, 1930.”

Mahal na Ostap Ibrahimovic,

Panimula. Sa pagpapakilala, kailangan mong maikling tukuyin ang kakanyahan ng liham. Maaari kang magsimula sa tradisyonal na: "Gusto kong dalhin sa iyong pansin...", "Tinatanong kita...", "Sa kasalukuyan...", atbp. - kung ang liham ay nakasulat sa unang tao.

Kung ang apela ay nagmula sa isang legal na entity, ang pagsasalaysay ay mula sa isang ikatlong tao (Halimbawa, "Ang aming kumpanya ay nag-aalok...").

Bukod dito, kapwa sa panimula at sa kasunod na teksto ng liham, ang panghalip na ikaw at lahat ng anyo nito (ikaw, ikaw, iyo) ay dapat isulat na may malaking titik.

Ang pagtatapos ng liham ay nagbubuod sa kung ano ang isinulat, at kadalasang may kasamang kahilingan o panukala. Halimbawa: "Isinasaalang-alang ang nasa itaas, hinihiling ko sa iyo..."
Ang pangunahing teksto ng isang liham ng negosyo ay tradisyonal na nagtatapos sa parirala: "Na may paggalang,..." - kung ang isang neutral na address ay inilaan. Kung personal mong kilala ang Addressee, maaari mong tapusin ang sulat sa pariralang "Taos-puso sa iyo,...".

Halimbawa:

Taos-puso,

Milyonaryo sa ilalim ng lupa (pirma) A.I. Koreiko

Posisyon, buong pangalan (Ang unang pangalan at patronymic ay unang nakalimbag, at pagkatapos ay ang apelyido), ang lagda ay inilalagay sa iyong sariling kamay.

Ang liham ng negosyo ay nagtatapos sa impormasyon tungkol sa nagpadala, na dapat maglaman ng kanyang buong pangalan. (mas maganda kung buo) na posisyon, at contact phone number. Ito ay kinakailangan kung ang Addressee o ang kanyang kinatawan ay kailangang makipag-ugnayan para makatanggap karagdagang impormasyon. Maaari mo ring ipahiwatig ang taong namamahala (buong pangalan) at ang kanyang contact phone number. Sa pamamagitan ng paraan, huwag kalimutang ipahiwatig ang code ng lungsod kasama ang iyong numero ng telepono. Huwag pilitin ang Addressee na mag-aksaya ng oras sa paghahanap para sa impormasyong ito.

Nais ko ring ituon ang iyong pansin sa ilang mga puntong may kaugnayan sa paglalahad ng mismong liham. Sa isang pagkakataon gumamit ako ng iba't ibang mga opsyon para sa paglalahad ng isang liham, hanggang sa bago gamitin NLP, ngunit ang lahat ng ito ay nagbigay ng kaunting praktikal na benepisyo, dahil ang estilo ng pagsulat ng negosyo mismo ay napakakonserbatibo, at mga titik na huwag tumutugma ang istilong ito, hindi na lang tayo lumayo pa" kontrol sa customs", na kinakatawan ng kalihim ng kumpanya. Kaya naman, tumanggi ako mula sa mga eksperimento at nagsimulang magsulat kung kinakailangan istilo ng negosyo.

Tandaan, ang iyong liham ay dapat maglaman ng tatlong pangunahing seksyon, ito ay introduksyon, argumento at konklusyon. Maraming mga manunulat ng liham ang dumiretso sa punto nang hindi ipinakilala ang kausap sa usapin. Siyempre, kung ang liham ay sapat na mahaba, maaaring hindi basahin ng negosyante ang pagpapakilala, ngunit agad na makarating sa punto. Ngunit maaari rin siyang bumalik sa simula ng liham kung ang "essence" na ito ay interesado sa kanya. Sa konklusyon, kailangan mong isulat kung ano ang gusto mong matanggap. Ang liham ay hindi dapat maglaman ng anumang dobleng interpretasyon, isang malinaw na kaisipan lamang sa kabuuan ng iyong liham. Upang gawin ito, magandang alalahanin si Aristotle, na noong 300 BC, ay isinasaalang-alang ang lohika ng mga pahayag at nagbalangkas ng mga lohikal na batas batay dito:

Batas ng pagkakakilanlan - ang isang konsepto ay dapat gamitin sa parehong kahulugan sa kurso ng pangangatwiran;
Ang batas ng kontradiksyon ay "huwag sumalungat sa iyong sarili";
Ang batas ng hindi kasama sa gitna - "A" o "hindi-A" ay totoo, walang pangatlo."

Ayon sa mga alituntunin ng pagsulat, ang pangunahing bahagi ng isang liham pangnegosyo ay dapat na lohikal na ihayag ang nilalaman ng kahilingan o panukala, na ginagawa itong nauunawaan ng Addressee. Ang lahat ng mga nakaraang talata ay dapat na lohikal na dumaloy sa susunod. Magbigay ng mga tiyak na katotohanan at mga numero kung kinakailangan. At huwag kalimutan na "ang kaiklian ay ang kapatid ng Talento." Tandaan na ang masyadong mahabang text ay maaaring "mapagod" sa Addressee, maaari niyang isantabi ang iyong sulat at hindi malaman kung ano ang kahulugan ng iyong natatanging alok.

At pagkatapos mong isipin na sa wakas ay naisulat na ang iyong liham, siguraduhing suriin ito para sa mga pagkakamali sa pagbabaybay. at bantas mga pagkakamali. I-double check ang lohikal na pagkakapare-pareho at pagiging madaling mabasa ng buong teksto (pinakamahusay na basahin ito nang malakas).

Kung hindi sinasadya o nagmamadali kang gumawa ng mga pagkakamali sa spelling, ito ay isang kahihiyan. Paano ka "magnegosyo" sa isang kumpanya na namamahagi ng mga liham na may mga error? Magingat ka!

Sa konklusyon, nais kong sabihin na ang iyong liham ay sasalubungin din muna ng "damit" nito; kailangan mong bigyang-pansin ang kalidad ng papel kung saan naka-print ang liham, ang disenyo, kung mawawala ang liham nito. hugis sa panahon ng transportasyon, kung gugustuhin nilang kunin ito. Kung maayos ang lahat sa bagay na ito, kung gayon ang isang maayos, lohikal na pare-pareho, nagsisiwalat, mahusay na pagkakasulat ng liham pangnegosyo ay mahihikayat ang Addressee sa positibo desisyon na pabor sa iyo. Sumulat ng mga titik!

Mga form ng liham ng negosyo

Ang form ng sulat ay isang format ng papel na may mga pre-reproduced na detalye na naglalaman ng permanenteng impormasyon tungkol sa organisasyon - ang may-akda ng dokumento.

Ang paggamit ng mga form ay makabuluhang nagpapabilis sa proseso ng paglikha ng isang dokumento (dahil sa pagkakaroon ng patuloy na impormasyon), binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa paghahanda, pinapasimple ang pang-unawa ng impormasyon at nagpapabuti ng kultura gawaing pangangasiwa. Ginagawang opisyal ng form ang impormasyon.

Kapag tumatanggap ng isang dokumento na naka-address sa isang organisasyon, ang pangunahing pansin, siyempre, ay binabayaran sa kakanyahan ng impormasyong nakapaloob dito, ngunit hindi maiiwasang pansin ay naayos din sa hitsura dokumento - kalidad ng papel, paggamit ng kulay, disenyo ng logo, estilo ng font, komposisyon ng mga inskripsiyon ng letterhead. Batay sa mga palatandaang ito, ang isa ay nakakakuha ng impresyon ng sulat, ang antas ng kanyang katatagan at prestihiyo. Kinakailangan na magsikap na lumikha ng isang di malilimutang anyo na maaaring mag-iwan ng isang kanais-nais na impresyon ng organisasyon, na sumasalamin hindi lamang sa ilang impormasyon tungkol sa organisasyon, kundi pati na rin sa istilo nito. Ang mga dokumento sa mahusay na naisakatuparan na mga form ay mahalaga bahagi imahe ng organisasyon, ang natatanging calling card nito.

Ang mga kinakailangan para sa mga anyo ng organisasyonal at administratibong mga dokumento ay itinatag ng mga sumusunod na dokumento: 1) GOST R. 6.30-2003. "Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento"; 2) Mga karaniwang tagubilin sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap, na inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Rosarkhiv noong Nobyembre 27, 2000 No. 68.

Ang form ng liham, depende sa mga dokumento ng bumubuo ng organisasyon, ay maaaring kabilang ang:

Emblem ng estado ng Russian Federation o coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation (para lamang sa mga negosyo ng estado);

Emblem o trademark ng organisasyon (marka ng serbisyo);

Code ng organisasyon;

Pangalan ng Kumpanya;

Sangguniang impormasyon tungkol sa organisasyon;

Petsa ng dokumento;

Numero ng pagpaparehistro ng dokumento;

Lugar ng compilation o publication ng dokumento (kung kinakailangan).

Ang GOST R. 6.30-2003 ay nagbibigay para sa pag-aayos ng mga detalye ng form sa dalawang bersyon: longitudinal at angular.

Sa unang kaso, ang lahat ng mga detalye ng form ay inilalagay nang pahaba at nakahanay alinman sa lapad o sa gitna.

Kapag ang mga detalye ay inilagay sa isang sulok, sinasakop nila ang isang lugar na 73 x 88 mm sa kaliwang sulok ng sheet at nakahanay alinman sa kaliwang margin o sa gitna ng inilaan na lugar.

Para sa paggawa ng mga form, papel na A4 (210 x 297 mm) at A5 (210 x 148 mm) na mga format ang ginagamit. Ang paggamit ng isa o ibang format ay tinutukoy ng dami ng dokumentong inihahanda. Ang mas maliit na format ay inilaan para sa mga dokumento na ang teksto ay maliit (hanggang pitong linya); Hindi makatwiran ang paggamit ng format na A4 para sa mga naturang dokumento.

Pinapayagan na gumawa ng mga form gamit ang isang typographic na paraan, gamit ang online na mga tool sa pag-print o teknolohiya ng kompyuter direkta sa panahon ng paggawa ng isang partikular na dokumento. Ang pagbubukod ay ang mga letterhead ng mga organisasyong may mga larawan Sagisag ng estado ng Russian Federation o coats of arms ng mga constituent entity ng Russian Federation. Ang pag-print ng mga form mula sa isang computer ay napakatipid para sa maliliit na organisasyon, ngunit hindi nagpoprotekta laban sa pamemeke. Ang mga naka-print na form ay mas maaasahan sa ganitong kahulugan. Bilang karagdagan, upang protektahan ang mga form mula sa hindi patas na paggamit, ang ilang mga organisasyon ay nag-order ng mga numerong form mula sa mga bahay-imprenta at nag-iingat ng maingat na mga talaan ng kanilang paggamit. Para sa parehong layunin, pamahalaan at mga institusyong munisipal ginagamit para sa iba't ibang uri mga dokumento, mga anyo ng iba't ibang kulay.

Ang unang pahina lamang ng dokumento ay ginawa sa mga form; karaniwang mga sheet ng papel ang ginagamit upang gumawa ng mga susunod na pahina. Kung ang isang dokumento ay ipapadala sa maraming mga address, ang bawat kopya ng dokumento ay nilikha sa form.

Isang halimbawa ng form ng liham ng serbisyo (paayon na pagsasaayos ng mga detalye)

Ang bawat sheet ng dokumento, nasa letterhead man o wala nito, ay dapat may mga sumusunod na laki ng margin (mm): kaliwa - hindi bababa sa 20, kanan - hindi bababa sa 10, itaas - hindi bababa sa 20, ibaba - hindi bababa sa 20.

Sa isang bilang ng mga organisasyon, ang mga tagubilin at mga patakaran na namamahala sa paghahanda ng mga dokumento ay nagtatag ng mga sukat ng field na mas malaki kaysa sa kinakailangan ng pamantayan. Narito ang mga halimbawa ng mga titik sa letterhead ng organisasyon (Larawan 2–4).

kanin. 2

kanin. 3

kanin. 4

Mula sa aklat na 500 tip para sa isang sekretarya may-akda Engovatova Olga Anatolyevna

1. Pagpapakilala at kakilala sa proseso komunikasyon sa negosyo Ang mga sitwasyon ay patuloy na lumitaw sa buhay kung saan kinakailangan na ipakilala ang isang tao sa isa pa o sa iba pa. Sa komunikasyon sa negosyo, na nangangailangan ng pagtatatag ng mga contact - mukha-sa-mukha, sulat, sa pamamagitan ng telepono - ang pangangailangan para sa

Mula sa aklat na Business Psychology: Managing Emotions may-akda hindi kilala ang may-akda

KAWALAN NG KOMUNIKASYON SA NEGOSYO Kadalasan sa mga pakikipag-ugnayan sa negosyo, ang mga negosyante ay hindi nasisiyahan sa kanilang mga aksyon na hindi humahantong sa nais na mga resulta. Halimbawa, ang isang kliyente ay "nahulog" o isang maingat na inihanda na kontrata dahil sa ilang maliit na bagay na natitira

Mula sa aklat na Business Correspondence: pagtuturo may-akda Kirsanova Maria Vladimirovna

2. Mga tuntunin sa pagsulat ng liham-pangkalakal

Mula sa aklat na Office Work for the Secretary may-akda Smirnova Elena Petrovna

Istraktura ng isang liham pangnegosyo Ang isang mahalagang gawain kapag bumubuo ng isang liham ay ang saturation ng impormasyon nito, ibig sabihin, kabilang ang isang naaangkop na dami ng impormasyon. Ang mga titik ay maaaring isang aspeto o maraming aspeto. Kadalasan ang isang aspeto ay maaaring bumubuo sa buong nilalaman

Mula sa aklat na Accounting may-akda Bortnik Nikolai Nikolaevich

Informativeness at persuasiveness ng isang business letter Ang teksto ng isang business letter ay dapat na maikli at naglalaman lamang ng pangunahing impormasyon. Maaaring magbigay ng karagdagang impormasyon sa apendiks. Kasabay nito, ang liham ay dapat na nakakumbinsi kahit kanino ito.

Mula sa librong Business e-mail correspondence. Limang Panuntunan para sa Tagumpay may-akda Vorotyntseva Tamara

Kabanata 4. Mga Form ng Dokumento Ang form ng dokumento ay isang karaniwang sheet na may mga permanenteng detalye na kino-reproduce dito at puwang para sa mga variable na detalye. karaniwang format mga form ng dokumento - A4 (210x297) at A5 (148x210mm). Ang mga form ng dokumento ay dapat

Mula sa aklat na Alisin ang iyong buhay sa basura! ni Mellen Andrew

3.3. Mahigpit na mga form sa pag-uulat: aplikasyon at produksyon Alinsunod sa resolusyon ng Konseho ng mga Ministro - Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Hulyo 30, 1993 No. 745 "Sa pag-apruba ng Mga Regulasyon sa aplikasyon mga cash register kapag gumagawa ng mga pagbabayad ng cash sa populasyon at

Mula sa libro Teorya ng ekonomiya: aklat-aralin may-akda Makhovikova Galina Afanasyevna

Tagapahiwatig ng Imahe ng Negosyo Blg. 3. Personal na Apela Ang liham pangnegosyo na nagsisimula sa isang personal na apela at pagbati ay sumasalamin sa indibidwal na pokus ng liham, nagpapakita ng iyong atensyon at paggalang sa personalidad ng kliyente/kasosyo sa negosyo.

Mula sa aklat na Business Plan 100%. Diskarte at taktika mabisang negosyo ni Rhonda Abrams

Tagapagpahiwatig ng imahe ng negosyo Blg. 5. Positibong konklusyon ng liham Ang mga huling parirala ay ang huling bagay na nananatili sa larangan ng atensyon ng tatanggap kapag binabasa ang iyong liham. Ayusin sa kanila ang isang emosyonal na positibong kapaligiran ng komunikasyon sa negosyo. Lumikha sa addressee magandang kalooban,

Mula sa libro Indibidwal na negosyante[Pagpaparehistro, accounting at pag-uulat, pagbubuwis] may-akda Anishchenko Alexander Vladimirovich

Mula sa opisina ng negosyo hanggang sa bahay Kung mas maraming tao ang nagtatrabaho mula sa bahay, mas mahalaga na gawin ang paglipat mula sa opisina ng negosyo patungo sa opisina sa bahay nang walang sakit hangga't maaari. Pagkatapos ng lahat, kahit na kapag nagtatrabaho sa bahay, gusto mong gampanan ang iyong mga tungkulin nang propesyonal. Kung dati kang may kawani, ikaw ay

Mula sa aklat na Management Practice sa pamamagitan ng yaman ng tao may-akda Armstrong Michael

Mula sa aklat na Time Trap. Isang klasikong gabay sa pamamahala ng oras ni Pat Nickerson

Electronic Financial Forms Para mas mapadali ang prosesong ito, maaari kang bumili ng Excel package ng mga financial form bilang karagdagan sa aklat na ito. Awtomatikong ginagawa ng naturang mga electronic form ang lahat ng kalkulasyon, bumuo ng mga diagram at payagan

Mula sa aklat na MBA sa loob ng 10 araw. Ang pinakamahalagang programa mula sa nangungunang mga paaralan ng negosyo sa mundo may-akda Silbiger Stephen

Mahigpit na mga form sa pag-uulat Una, ang mga negosyante, alinsunod sa pamamaraan na tinutukoy ng Pamahalaan ng Russian Federation, ay maaaring (ngunit hindi obligado) na tumanggap ng pera o magbayad gamit ang mga card sa pagbabayad nang hindi gumagamit ng mga cash register sa kaso ng pagbibigay ng mga serbisyo sa publiko sa

Mula sa aklat ng may-akda

TUNGKULIN NG KASAMANG NEGOSYO Upang matiyak ang tagumpay ng negosyo at makilahok sa pamamahala ng negosyo, ang mga empleyado ng HR ay nagbabahagi ng mga responsibilidad bilang kasosyo sa negosyo sa kanilang mga kasamahan sa pamamahala sa linya. Dapat silang magkaroon ng kakayahan

Mula sa aklat ng may-akda

Ikonekta ang Mga Pulang Sona sa Oras ng Komunikasyon sa Negosyo Maaaring napansin mo mula sa simpleng talahanayan sa itaas na naglalaman ng mga pulang sona na sinusubukan ng tagapamahala na maglaan ng naaangkop na dami ng oras sa kanyang tatlong pangunahing gawain. Pero nakita mo rin yun para sa kanya

Mula sa aklat ng may-akda

Isang Isang Minutong Kurso sa Pagsulat ng Negosyo 1. Ipahayag nang malinaw ang iyong kaso at magsimula sa lalong madaling panahon pagkatapos ng iyong pambungad na pangungusap. Huwag sayangin ang oras ng nagbabasa. Sa bawat oras na kailangan mong magkaroon ng malinaw na dahilan kung bakit mo ito isinusulat.2. Panatilihin itong personal, palakaibigan at

Sa pamamagitan ng paggamit sulat sa negosyo hindi lamang koordinasyon ng mga aktibidad sa negosyo ang nangyayari, kundi pati na rin ang koleksyon ng mga kinakailangang impormasyon para sa isang naibigay na organisasyon, na hihingin sa panahon ng iba't ibang pag-audit sa pag-uulat. Samakatuwid, una sa lahat, kasama ang mga gawain ng mga empleyado ng administratibo tamang pamamahala dokumentasyon ng negosyo, kung saan binuo ang iba't ibang mga panloob na tagubilin at mga form. Ang bentahe ng isang karaniwang form ay ang katotohanan na ang isang tao ay awtomatikong pinupunan ito, sa gayon ay nakakatipid sa kanyang oras at ng kumpanya.

Ang sulat sa negosyo ay dapat maglaman ng:

Maaasahan at kumpletong impormasyon;
- maikling buod dahil sa kakulangan ng pagsasalaysay;
- neutral na tono ng address, ngunit sa isang palakaibigan na paraan;
- isang lohikal na kadena, at hindi isang emosyonal na pagtatasa ng mga nakasaad na katotohanan.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo?

Ang pinakamahalagang bagay ay ang magpasya kung anong uri ng liham ng negosyo ang angkop para sa isang naibigay na sitwasyon. Mayroong ilang mga uri nito:

Paalala;
- kumpirmasyon;
- pagtanggi;
- takip na liham;
- imbitasyon;
- garantiya;
- impormasyon;
- liham ng abiso at order.

Bilang isang tuntunin, ang mga liham ng negosyo na naglalaman ng isang kahilingan, panukala, apela, kahilingan o kahilingan ay nangangailangan ng tugon.

Mga panuntunan para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo.

Ang tono ng isang liham pangnegosyo ay nagdadala ng isang napakahalagang emosyonal na pagkarga, dahil ang nakatagong kawalang-galang ay lilitaw pa rin sa kabila ng hindi nagkakamali na mga diskarte sa komunikasyon. Dapat kang maging maingat lalo na kapag nagsusulat ng liham pangnegosyo na naglalaman ng pagtanggi. Sa kasong ito, hindi mo dapat sabihin ang pagtanggi sa pinakasimula ng liham. Sa unang bahagi ng mensahe dapat kang magbigay ng mga nakakumbinsi na argumento na pabor sa iyong pananaw; para dito maaari kang gumamit ng mga formula tulad ng

- "Sa kasamaang palad, hindi namin matugunan ang iyong kahilingan";
- "Lubos kaming humihingi ng paumanhin, ngunit hindi posible na matugunan ang iyong kahilingan," atbp.

Kapag tumanggi, mahalagang tandaan na ang aming gawain ay tumanggi, ngunit hindi mawalan ng isang customer, kasosyo, atbp.

Kaya, ang mga pangunahing patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo:

Upang maunawaan nang tama ang kakanyahan ng liham, kinakailangan na ulitin ang kahilingan na hinarap sa addressee nang maraming beses sa teksto;
- sa liham ng pagtanggi mahalagang ipahiwatig ang mga dahilan kung bakit hindi matugunan ang kahilingang ito;
- Ang pagtanggi sa isang alok ay isang pormula ng pagtanggi.

Wika ng pagsusulatan sa negosyo.

Mahalaga na ang mambabasa ng sulat sa negosyo ay nakakaunawa lamang sa kakanyahan nito, at hindi ang wika kung saan ito nakasulat. Nasa ganitong kondisyon ang karunungan ng mga alituntunin ng pagsulat ng liham pangnegosyo, na binuo sa maraming taon ng karanasan.

Dapat tandaan na sa isang liham ng negosyo:

Kinakailangang gumamit ng mga simpleng salita nang hindi pinapahirapan ang nilalaman;
- gumamit ng mga pandiwa nang mas madalas kaysa sa mga pang-uri - ito ay gagawing pabago-bago ang teksto ng liham;
- manatiling malapit sa kahulugan ng address, nang hindi naglalagay ng mga detalye at pangangatwiran;
- huwag gumamit ng mahahabang pangungusap, dahil nakakagambala sila sa atensyon ng mambabasa;
- ang paglipat sa pagitan ng mga parirala ay dapat na lohikal at hindi nakikita;
- gumamit ng kaunting panghalip hangga't maaari.

Ang isang liham pangnegosyo ay nakikilala sa pamamagitan ng karunungang bumasa't sumulat at istilo.

Paghahanda ng liham sa negosyo.

Kapag nagsusulat ng liham pangnegosyo, tandaan na ang tuktok na bahagi (1/4 ng isang A4 sheet) ay dapat manatiling libre para sa letterhead. Gayundin sa itaas na sulok ng liham ang papalabas na numero at petsa ay ipinahiwatig, na naitala sa isang espesyal na journal ng papalabas na koreo.

Sa ibabang kaliwang sulok ang posisyon, apelyido at pirma ng tagapamahala ay ipinahiwatig, at sa pinakadulo ng sheet ang apelyido ng tagapagpatupad ng liham ng negosyo ay ipinahiwatig kasama ang kanyang numero ng telepono para sa karagdagang impormasyon.

Kaya, ang isang liham ng negosyo ay binubuo ng tatlong bahagi: ang kakanyahan ng kahilingan, ang katwiran nito at sumusuportang impormasyon.

Kapag tumutugon sa isang liham, dapat kang sumangguni sa huling titik ng ibinigay na addressee sa unang bahagi ng nilalaman. Kung mayroong mga dayuhang sulat, kung gayon para sa mas mahusay na kalinawan kinakailangan na maglakip ng isang buklet sa liham, ang link kung saan ipahiwatig sa liham na ito. Napakahalaga na tapusin ang gayong liham na may pasasalamat sa iyong pakikipagtulungan at ang pariralang "Taos-puso sa iyo (pangalan) ..."