طرح کسب و کار 

مدیریت اسناد الکترونیکی در مناطق فدراسیون روسیه. تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی بازار جهانی EDMS - NT1300: سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی - انفورماتیک تجاری ویژگی های اصلی پیاده سازی EDMS

مرکز اطلاعات و تحلیلی TAdviser گزارش سنتی سالانه بازار سیستم ها را منتشر کرد مدیریت اسناد الکترونیکی(EDMS) و مدیریت محتوا (ECM). این بار پروژه های آغاز شده و تکمیل شده در سال 2016 و 2017 را پوشش می دهد.

ارزیابی بازار EDMS روسیه در شرایط پولی

بر اساس برآوردهای TAdviser، در سال 2016 حجم بازار داخلی سیستم های EDMS/ECM حدود 41.6 میلیارد روبل. بازار در طول سال افزایش یافته است در 10%. پویایی یکسان ( 10% ) کارشناسان انتظار دارند تا پایان سال 2017.

حداکثر سود حاصل از فروش، پیاده سازی و پشتیبانی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در سال 1395 توسط شبکه فرنچایزهای شرکت 1C دریافت شد. کل درآمد فروشنده و شرکا بود 2.75 میلیارد روبل. که در آن بیش از 2 میلیارد روبلشرکت 1C و صاحبان امتیاز آن از پیاده سازی و خدمات پشتیبانی EDMS درآمد کسب کردند، در حالی که فروش مجوزها همه چیز را به خزانه مشترک جذب کرد. 650.5 میلیون ₽. با این حال، نتایج شبکه وابسته خارج از رتبه بندی ارائه شد، زیرا نه یک، بلکه تعداد زیادی از بازیگران بازار وجود دارد.

رتبه اول رتبه بندی رسمی را شرکت Logika Business با درآمد سالانه کسب کرد 1.86 میلیارد روبل، دوم - "کروک" با 1.38 میلیارد روبل، سومین TerraLink با 964 میلیون ₽. شریک ما EOS از فروش، پیاده سازی و پشتیبانی EDMS "DELO" و EOS برای شیرپوینت در سال 2016 درآمد کسب کرده است. 793.5 میلیون روبلو مقام چهارم جدول را به دست آورد.

نویسندگان رتبه‌بندی خاطرنشان می‌کنند که اکثر شرکت‌کنندگان در رتبه‌بندی EDMS/ECM پویایی درآمد مثبتی را در سال ۲۰۱۶ نشان دادند. تنها 2 شرکت از 16 شرکت وضعیت خود را بدتر کردند شاخص های مالی- و اینها یکپارچه ساز هستند، نه فروشنده. همه شرکت های توسعه EDMS در سیاهی باقی ماندند.

رتبه بندی EDMS بر اساس تعداد پروژه ها

از نظر تعداد پروژه های آغاز شده و تکمیل شده در سال 2016، Directum پیشتاز است ( 739 ). شرکای ما EOS ( 593 پروژه عمومیدر سال) و 1C ( 178 پروژه ها) به ترتیب خطوط 2 و 4 را اشغال می کنند.

توزیع پروژه های صنعتی

TAdviser آماری از توزیع پروژه های EDMS بر اساس صنعت در سال جاری نشان نداد. با این حال، شرکت تحقیقاتی بین المللی IDC این کار را برای او انجام داد. بر اساس محاسبات وی، در سال 2016، شرکت های روسی در بخش های صنعتی، عمومی و مالی بیشترین سرمایه گذاری را در ECM انجام دادند. اما آنها به طور دیگری با مشکل برخورد کردند. صنعتگران با بیشترین سهم بازار ( 25% ) متمرکز بر خودکارسازی جریان اسناد داخلی: گسترش عملکرد EDMS از دیدگاه مدیریت پروژه، خودکارسازی سناریوهای کاری معمولی برای شرکت و یکپارچه سازی EDMS با سیستم های تراکنش(، CPM، BI). اشغالگر 23% در بازار، بخش عمومی در سال 2016 در درجه اول مشکلات توسعه MEDI و اتصال شرکت کنندگان جدید به تعامل بین بخشی را حل کرد. موسسات مالیبا سهم 16% بر روی خودکارسازی جریان اسناد خارجی متمرکز شده بودند: ایجاد پرونده الکترونیکی مشتری، برنامه های کاربردی تلفن همراه، خودکار کردن فرآیند صدور وام.

محرک های کلیدی رشد بازار EDMS

بازار EDMS/ECM در روسیه هر سال افزایش می یابد در 10%. تعدادی از عوامل در این امر نقش دارند:

    شرایط سخت اقتصادی. بحران طولانی مدت شرکت ها را وادار کرده است که به طور جدی تری در مورد کاهش سرمایه گذاری ها و انقباض فکر کنند کنترل مالی. با توجه به شرایط متشنج اقتصادی، بسیاری برای اولین بار به ارزیابی و بهینه سازی فرآیندهای تجاری خود فکر می کنند. و ما یک راه حل موثر پیدا کردیم - سیستم های EDMS/ECM.

    فرآیند جایگزینی واردات. در سال 2016، دولت فدراسیون روسیه دستور شماره 1588-r را صادر کرد و مقامات فدرال را موظف کرد. قدرت اجراییو بودجه خارج از بودجه دولت به روسی تغییر می کند نرم افزار. از آن زمان، سازندگان سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی تقاضای ثابتی برای راه حل های خود داشته اند. این امکان وجود دارد که به تبعیت از سازمان های دولتی و ارگان های دولتی، شرکت های بزرگ صنعتی ملزم به روی آوردن به بسترهای داخلی شوند مشارکت دولتی. و این بخش اصلی مشتریان سیستم های EDMS و ECM است. با این حال، مانند شرایط فعلی، انتقال ناگهانی نخواهد بود. تعویض ترازو سیستم های اطلاعاتیهمیشه مستلزم هزینه ها و ریسک های بالایی است، بنابراین مدرن سازی باید روان باشد. می توانید با ارتقاء پایگاه داده خود و تغییر به نرم افزار منبع باز مانند PostgreSQL شروع کنید.

  1. دوره آموزشی اقتصاد دیجیتال. دولت به طور سیستماتیک راه اندازی می کند خدمات الکترونیکی("Gosuslugi"، "Nalog.ru")، شرکت های تجاری و غیره. انتقال فرآیندهای کسب و کار به یک محیط الکترونیکی راهی موثر برای کاهش هزینه کالاها و خدمات، بهینه سازی نیروی کار، زمان و هزینه های مالی.
  2. توسعه سریع فناوری های جدید. با توسعه ابزارهای جدید برای پردازش و ذخیره داده ها (بلاک چین، کلان داده، هوش مصنوعی)، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی نیز تکامل می یابند. عملکرد آنها در حال گسترش است، ابزارهای جدیدی برای استانداردسازی، تجسم و تجزیه و تحلیل اطلاعات (BI) ظاهر می شوند. EDMS به طور فزاینده ای به عنوان انبار داده های شرکتی استفاده می شود.
  3. نیاز به اتوماسیون YuZEDO. در سال 2016–2017 در سازمان ها اندازه های مختلفو صنایع، نیاز فوری به اتوماسیون جریان اسناد قانونی (LWEDO) وجود دارد. علاوه بر این، ما نه تنها در مورد استفاده از واجد شرایط صحبت می کنیم امضای الکترونیکو تبادل آنلاین اسناد تایید شده، بلکه در مورد نیازها در سطح مکانیزم های یکپارچه سازی کامل که امکان به حداقل رساندن عملیات دستی و اطمینان از تداوم فرآیندهای پایان به انتها را فراهم می کند.
  4. بسیج تمام عیار. در حال حاضر نه تنها مدیران، بلکه مجریان عادی نیز نیاز به دسترسی به برنامه های کاری دارند دستگاه های تلفن همراه. امکان اتصال به EDMS شرکتی با تلفن شخصییا تبلت به کارمند اجازه می دهد تا به سرعت در مورد وظایف جدید بیاموزد و آنها را با سرعت بیشتری انجام دهد. انتقال کلی ارتباطات شرکتی به محیط موبایل منجر به ظهور یک صنعت کامل شده است که در خدمت موبایل برای تجارت است. این شامل تهیه محتوا، خدمات برای توسعه ابزارهایی برای محافظت از داده های شرکت، طراحی و ایجاد برنامه های کاربردی تلفن همراه است.
  5. توزیع خدمات ابری. فناوری‌های Cloud EDMS به طور فعال در آن استفاده می‌شوند سطح ایالتی. امروز می توانید برای تغییر گواهینامه رانندگی یا پاسپورت خود، پرداخت مالیات، و دریافت گواهی مسکن و خدمات عمومی در محیط دیجیتال - از طریق وب سایت های خدمات دولتی، اقدام کنید. مربوط به حوزه تجاری، پس برای کسب و کارهای متوسط ​​و کوچک، پلتفرم ECM قطعاً باید مبتنی بر ابر باشد. خرید یک نسخه جعبه‌دار EDMS برای سازمان‌های بخش SMB به صرفه نیست. استفاده از سیستم های مدیریت محتوای ابری برای شرکت های بزرگ بسیار راحت است. چنین ECM ها از نظر مقیاس بندی محدود نیستند، متمرکز هستند و دسترسی همگانی را برای کارکنان از هر نوع دستگاهی 24/7 فراهم می کنند.
  6. افزایش حملات ویروسی. موج اخیر حملات ویروس باعث افزایش علاقه به EDMS به عنوان یک سیستم ذخیره سازی متمرکز برای اطلاعات شرکت ها شده است.

پیش بینی ها برای آینده نزدیک

کارشناسان رشد بیشتر بازار را با توسعه USEDO، آرشیو مالی و بهبود مکانیسم های یکپارچه سازی EDMS با سایر سیستم های اطلاعاتی شرکت مرتبط می دانند. در حال حاضر، EDMS به طور یکپارچه با خدمات تحلیلی و برنامه های حسابداری ادغام شده است. در آینده نزدیک، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به شدت در چشم انداز فناوری اطلاعات سازمان ها ادغام خواهند شد. کارشناسان حتی اجازه انتشار راه حل های همگرا برای کار یکپارچه با انواع داده ها و محتوای شرکت را می دهند.

چت بات ها و مکانیسم ها در سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی گسترده تر خواهند شد هوش مصنوعی. از یک سرویس ثبت اسناد، EDMS به یک سیستم چند منظوره برای مستندسازی تمام فعالیت های تجاری یک شرکت تبدیل می شود، یک مرکز ارسال اطلاعات با در نظر گرفتن داده های بسیاری از سیستم های اطلاعاتی. به علاوه، EDMS به تامین کننده اصلی داده برای تجزیه و تحلیل عمیق و جامع در سیستم های BI تبدیل خواهد شد.

عوامل محدود کننده

از جمله موانع اصلی توسعه بازار EDMS، کارشناسان نام می‌برند:

  • محدودیت های چارچوب قانونی. مدیریت اسناد الکترونیکی هنوز نه به عنوان اصلی، بلکه به عنوان یک سند کاغذی پشتیبان استفاده می شود.
  • یکسان سازی ناکافی EDMS، فقدان استاندارد و مقررات واحد. مثلا کارمندان شرکت های صنعتینه تنها با گزارش های استاندارد، بلکه با گزارش های تخصصی نیز کار کنید مستندات مهندسی(نقاشی از اتوکد). فقدان چنین اسنادی در فرم های استاندارد بسیاری را از اجرای EDMS باز می دارد.

تجربه در پیاده سازی EDMS "SoftExpert"

بازار EDMS روسیه: مشکلات و چشم اندازهای توسعه مشخص شده سیستم گردش الکترونیکی: مشکلات و چشم اندازهای توسعه

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

موسسه مدیریت روسیه جنوبی - شعبه آکادمی اقتصاد ملی روسیه و خدمات مدنی

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

موسسه مدیریت جنوب روسیه - شعبه ریاست جمهوری روسیه

اقتصاد ملی و مدیریت دولتی

چکیده: این مقاله مشکلات و چشم اندازهای توسعه بازار EDMS در روسیه را تحلیل می کند. مفاهیم سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی، اهداف و به روز رسانی آنها در دنیای مدرن، داده های آماری در مورد توسعه و استفاده از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی خاص را ارائه می دهد ساختار تجاری، و در بخش دولتی. نتیجه گیری در مورد مشکلات EDMS و لزوم توسعه، بهبود و استفاده از آن در سازمان ها و سازمان های دولتیبرای بهبود کارایی و اثربخشی آنها.

کلمات کلیدی: مدیریت اسناد الکترونیکی، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، بازار EDMS، عملکرد EDMS، EDMS در بخش عمومی.

چکیده: مقاله به تحلیل مشکلات و چشم اندازهای توسعه بازار سیستم گردش الکترونیکی در روسیه می‌پردازد. مفاهیم زیر مربوط می شود: سیستم های گردش اسناد الکترونیکی، اهداف و تحقق آنها در دنیای مدرن، داده های آماری در مورد توسعه و استفاده از سیستم های عینی گردش اسناد الکترونیکی هم در ساخت و ساز تجاری و هم در بخش عمومی ارائه شده است. نتیجه گیری در مورد مشکلات سیستم های گردش الکترونیکی لزوم توسعه آنها و استفاده از آنها در سازمانو نهادهای دولتی برای افزایش کارایی و اثربخشی آنها.

کلیدواژه: گردش اسناد الکترونیکی، سیستم گردش اسناد الکترونیکی، بازار سیستم های گردش اسناد الکترونیکی، سیستم های گردش اسناد الکترونیکی در بخش عمومی.

در دنیای مدرن، توسعه فناوری ها و اجرای گسترده آنها منجر به این واقعیت شده است که مدیریت اسناد الکترونیکی و کارهای بایگانی در مقایسه با همتای کاغذی خود جایگاه پیشرو را به خود اختصاص دهند. امروزه شاهد افزایش تعداد و حجم اسناد مورد استفاده در جهان هستیم. علاوه بر این، نسبت اسناد الکترونیکی و کاغذی در طول زمان به نفع دومی تغییر می کند.

در سال 2014، بازار EDMS بیستمین سالگرد خود را جشن گرفت. منشاء و توسعه آن در درجه اول به دلیل نیاز به خودکارسازی کار سازمان های دولتی ایجاد شد - اولین سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی داخلی طبق دستور آنها ایجاد شد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) یک سیستم سازمانی و فنی است که فرآیند ایجاد، مدیریت دسترسی و توزیع را تضمین می کند. اسناد الکترونیکیدر شبکه های کامپیوتری و همچنین کنترل جریان اسناد در سازمان.

EDMS در بازار فناوری اطلاعات جزو محبوب ترین سیستم ها باقی می ماند، زیرا آنها اجازه می دهند:

افزایش کارایی مدیریت شرکت با ارائه کلیه اطلاعات لازم برای تصمیم گیری به مدیریت.

بهینه سازی کار کارمندان با اسناد؛

دارایی های شرکت (اطلاعاتی که ممکن است در نتیجه اخراج یا کاهش کارمندان از بین برود)، به عنوان مثال برای اطمینان از تداوم فرآیندهای تجاری یا تجاری.

در سال 2013، بازار EDMS روسیه، از جمله خدمات پیاده سازی، با 20 درصد رشد نسبت به حجم سال 2012 به 30.72 میلیارد روبل رسید. نرخ رشد بالایی را در دوره 2011 تا 2013 حفظ کرد: از 20 تا 35 درصد برخلاف سایر بخش‌های بازار نرم‌افزارهای تجاری، جایی که، به گفته Tlyo1Ber، کاهش جزئی شروع شد (سیستم‌های B1) یا رشد متوقف شد (سیستم‌های BIR). ) ، بازار EDMS باید در پایان سال 2014 رشد دو رقمی را نشان دهد: محرک اصلی این بازار بخش دولتی است که در آن پروژه‌هایی در زمینه اتوماسیون مدیریت اسناد الکترونیکی با شدت بالا در حال اجرا هستند. از نظر تعداد پروژه ها، سهم بخش عمومی در بازار EDMS تا 25٪ است، از نظر پولی - تا 40٪. .

پویایی مثبت بازار در سال 2013 توسط داده های مربوط به درآمد یکپارچه سازان تأیید می شود. در میان آن دسته از شرکت هایی که داده هایی را در مورد درآمد در بازار EDMS ارائه کردند، از جمله خدمات پیاده سازی (به روبل از جمله مالیات بر ارزش افزوده)، افزایش در سال 2013 نسبت به سال قبل برای اکثر شرکت ها 15٪ یا بیشتر بود. (میز 1) .

جدول 1. درآمد یکپارچه سازان سیستم در بازار EDMS در

روسیه، 2012-2013، هزار روبل

شرکت شما مدیریت پروژه های 2013 2013 درآمد 2012 پروژه های 2012 رشد درآمد 2012-2013

1C (همه فرنچایزها) 1,240,742,103 3 1,041,691,948 19.1%

منطق کسب و کار 760,000 88,534,900 86 42.1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15.3%

EOS 516,029,777 3,263,997 - 95.5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3.5%

فناوری های مدیریت شناسه 380,970 - 238,035 - 60%

Lanit 188,000 80 180,000 70 4.4%

ELM A 56,000 105 38,000 - 47.4%

حمل و نقل 50 54 28 49 73.6٪

ماه (هولمونت) 000 800

0 FTS 38,000 9 34,500 5 10.1%

1 بپرسید 23,200 57 17,600 35 31.8%

مجموع 4,219,775 3,257,835 29.5%

فعال ترین اجرای EDS در روسیه در بخش عمومی انجام می شود، در درجه اول این امر در مورد سازمان های دولتی و همچنین برای شرکت هایی با مشارکت دولتی اعمال می شود.

در میان شرکت های دولتیبرای دوره از ابتدای سال 2013 تا سپتامبر 2014، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در داخل سیستم خودکار دولتی عدالت، که بر اساس پلت فرم Delo (EOS) (بیش از 67 هزار کاربر) و همچنین اجرای EMC Documentum در Rosatom (30 هزار) از نظر مقیاس برجسته است) و معرفی Etlas (EDI) در وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی منطقه Oryol برای 10 هزار ایستگاه کاری. در بخش تجاری، بزرگترین پروژه EDMS اجرای DocsVision در Sberbank فدراسیون روسیه است: طبق گفته خود بانک، 100 هزار کارمند بانک در حال حاضر در EDMS در این پلت فرم کار می کنند (جدول 2). .

جدول 2. 5 پروژه برتر EDMS/ESM در بخش دولتی روسیه بر اساس تعداد کاربران برای سال 2013 - سه فصل اول 2014

GAS Justice Case EOS 67,835

ادغام کننده سیستم مشتری تعداد کاربران

Rosatom EMC Documentum KROK 30000

وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی منطقه اوریول Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10,000

دفتر دادستانی کل فدراسیون روسیه نظارت AIC EOS 9 123

پرونده دولت منطقه روستوف (EOS) EOS 7,639

یک وضعیت متناقض در صنعت EDMS ایجاد شده است: معمولا

قانون ترمزی برای استفاده از فناوری های جدید است. امروز چارچوب قانونیاز قابلیت های فنی اکثر سیستم های پیاده سازی شده جلوتر است. از طرف دیگر، قابلیت های خود پلتفرم های ECM که EDMS بر روی آنها ساخته شده است (اعم از وارداتی و داخلی) اصولاً امکان حل تمام مشکلات جدید را فراهم می کند. امروزه، توسعه اغلب به دلیل فقدان صلاحیت مشتریان کارآمد، که هنوز به دیدگاه های محافظه کارانه در مورد جریان اسناد پایبند هستند، با مشکل مواجه می شود.

بدیهی است که در سطح سیستم درک اهمیت این کار وجود دارد: با فرمان دولت فدراسیون روسیه مورخ 09/06/2012 N 890 "در مورد اقداماتی برای بهبود جریان اسناد الکترونیکی در مقامات قدرت دولتی» مشخص شد که انتقال به جریان اسناد الکترونیکی در دستگاه های دولتی باید قبل از 31 دسامبر 2017 تکمیل شود.

ولی وضعیت فعلیامور جای تردید باقی می گذارد - سرمایه گذاری در مقیاس بزرگ در ICT در بخش عمومی، بیش از 1 تریلیون. مالش، هنوز یک نتیجه عملی ملموس نمی دهد.

متأسفانه، امروزه یک سرویس عمومی از نظر قانونی مهم وجود ندارد که شامل انجام اقدامات مهم قانونی - صدور سند، تغییر وضعیت یک شهروند و غیره - باشد. فرم الکترونیکی. تمام خدمات ارائه شده در EPGU هستند ماهیت اطلاعاتی.

سیستم های EDMSهدف آنها بهبود فعالیت های یک سازمان خاص است، اما هر یک از آنها عملکرد گسترده خود را دارد که شامل تعدادی ویژگی است. در طول فرآیند تحقیق ما بودیم

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Document Flow* Boss Assistant

■ CASE ■ EUphrat ■ MOTIVE

9 سیستم شناسایی شد. ما تجهیزات عملکردی آنها را نشان خواهیم داد که بر اساس آن مزایا و معایب سیستم ها را برجسته خواهیم کرد (شکل 1،2). برنج. 1. قابلیت های فنی EDMS مدرن

برنج. 2. هزینه مجوز برای 100 کاربر، به استثنای هزینه DBMS، ماژول های اضافی و تخفیف ها

هنگام مقایسه عملکرد EDMS، عناوین زیر پذیرفته می شود: "+" - فرصت اجرا شده است. "+/-" - این ویژگی با عملکرد محدود در دسترس است یا نیاز به خرید نرم افزار اضافی دارد. "-" - فرصت اجرا نشده است.

از نظر عملکرد "کار با اسناد"، موقعیت های پیشرو توسط EDMSهایی مانند: Boss-Referent، Delo و Ephrat اشغال می شود. سطح پایه توسط PayDox اشغال شد (جدول 3).

کار با اسناد با Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - BUSINESS EUPHRATS MOTIV

ابزارهای داخلی

مشاهده فایل های پیوست شده

تغییر پیوست ها

کار با اسناد پیش نویس /- /- /-

جدول 3. کار با اسناد

از نظر توسعه عملکرد "جستجو و تجزیه و تحلیل اطلاعات"، رهبران EDMS مانند: Ephrat، Delo و DocsVision هستند. آخرین موقعیت ها توسط 1C، Directum، GlobusProfessional (جدول 4) اشغال شده است.

جستجو و تجزیه و تحلیل اطلاعات Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documentoo Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

جستجوی ویژگی (جستجو بر اساس جزئیات سند)

جستجو برای وظایف و دستورالعمل ها (از جمله بر اساس ضرب الاجل، مجریان، کنترل کننده ها)

جستجوی متن کامل با در نظر گرفتن ریخت شناسی زبان روسی /- /- /- /- /-

پیاده سازی انواع مختلفجستجو در یک پرس و جو /-

جدول 4. جستجو برای تجزیه و تحلیل اطلاعات

جدول 5. امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات Directum DocsVision Globus PayDox 1C:Documento Boss Assistant CASE EUPHRATS MOTIV

حمایت کردن به طرق مختلفاحراز هویت /- /- /- /- /- /- /-

تخصیص حقوق کاربر

اختصاص حقوق به گروه های کاربری

پشتیبانی از نقش سفارشی

از نظر توسعه عملکرد "امنیت اطلاعات"، Boss-Referent، Efrat، Delo و DocsVision در جایگاه های پیشرو هستند. در آخرین موقعیت ها: 1C و GlobusProfessional (جدول 5).

بر اساس تجزیه و تحلیل، می توانیم چندین EDMS را با بیشترین عملکرد شناسایی کنیم. اینها عبارتند از: افرات، که رهبر بی چون و چرا است، همچنین Delo و DocsVision. از 9 EDMS، 1C، Globus Professional، PayDox خود را با تجهیزات عملکردی ناکافی متمایز کردند. بقیه EDMS جایگاه میانی را اشغال کردند.

در پایان می توان گفت که EDMS در دنیای مدرن ضروری است و بهبود مستمر آن نیز یک معیار مهم است. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در بازار روسیه به خوبی شناخته شده اند. امروزه اجرای آنها فراگیر شده و به اوج بهره وری رسیده است. رشد بیشتر

رشد بازار نه به دلیل رشد تعداد کاربران ECM بلکه به دلیل بهبود عملکرد آنها امکان پذیر است. امروزه، دلایل اصلی جایگزینی راه حل های موجود، مشکلات عملکرد، عدم عملکرد، هزینه بالای توسعه و پشتیبانی راه حل فعلی، کد پلت فرم بسته، رابط نامناسب، مشکلات توزیع و ادغام سرزمینی و همچنین اتصال به نرم افزارهای قدیمی و قدیمی است. پلتفرم های سخت افزاری

کتابشناسی - فهرست کتب:

1. Mansurova N.A., Veselov P.S. پیش نیازها و مراحل اجرای یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای مشاغل کوچک و متوسط ​​// تحقیقات اقتصادی 2010 شماره 1 - ص 2.

2. Gaisinsky I.E.، Vostrikova T.V.، Perova M.V. جریان اسناد الکترونیکی در سیستم آموزش و آموزش پیشرفته متخصصان // دولتی و دولت شهرداری. یادداشت های علمیاسکاج. 1388. شماره 4. ص 66-75

3. [منبع الکترونیکی]. آدرس اینترنتی: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [منبع الکترونیکی]. آدرس اینترنتی: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [منبع الکترونیکی]. آدرس اینترنتی: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Khasheva I. A. تمرین استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در ارائه خدمات عمومی// مدیریت دولتی و شهری. یادداشت های علمی SKAGS. 1388. شماره 4. ص 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. فناوری الکترونیکدر دولتی-سیاسی و سیستمی فعالیت های مدیریتیدستگاه ها: ارزیابی پیش نیازها // مدیریت دولتی و شهری. یادداشت های علمی SKAGS. 1388. شماره 1. ص 56-61.

8. [منبع الکترونیکی]. آدرس اینترنتی: http://www.tadviser.ru/index.php

بسیاری از شما مدت‌هاست که از EDMS در کار خود استفاده می‌کنید، برخی در مرحله پیاده‌سازی هستند، اما کسانی نیز هستند که هنوز از نزدیک به دنبال آن هستند. با این وجود، دانش در مورد اسناد و مدارک مدرن شرکت و سیستم های مدیریت اطلاعات برای کاربران مبتدی و با تجربه مفید خواهد بود. معیارهای انتخاب EDMS

بر کسی پوشیده نیست که فرآیندهای تجاری خوب و بهینه، کلید موفقیت یک شرکت هستند. یکی از فرآیندهای مهم و نیازمند منابع، فرآیند است پشتیبانی مستنداتمدیریت. اول از همه، اینها هزینه های زمانی (هماهنگی، تأیید، امضا، کنترل اجرا)، هزینه های نیروی کار (نیاز به داشتن یک متخصص مسئول جریان اسناد در کارکنان) هستند، بدون ذکر هزینه مواد مصرفیو تجهیزات اداری EDMS برای بهینه سازی این فرآیند و در نتیجه کاهش قابل توجه هزینه های ارائه آن طراحی شده است.

علیرغم شرایط سخت اقتصادی، EDMS در بازار فناوری اطلاعات جزو محبوب ترین سیستم ها باقی مانده است، زیرا آنها اجازه می دهند:

  • افزایش کارایی مدیریت شرکت با ارائه کلیه اطلاعات لازم برای تصمیم گیری به مدیریت.
  • بهینه سازی کار کارکنان با اسناد؛
  • حفظ اطلاعات حیاتی و دارایی های نامشهود شرکت (اطلاعاتی که ممکن است در نتیجه اخراج یا کاهش کارمندان از بین برود)، یعنی اطمینان از تداوم فرآیندهای تجاری یا تجاری.

طبیعتاً اطلاعات در مورد سودمندی فناوری های مدرن برای متخصصان اداری جدید نیست. اگر در حال خواندن این خطوط هستید، پس این موضوع به شما نزدیک است. شاید بسیاری از شما مدت‌هاست که از EDMS در کار خود استفاده می‌کنید، برخی در مرحله پیاده‌سازی هستند، اما کسانی هم هستند که هنوز از نزدیک به دنبال آن هستند.

با این وجود، دانش در مورد اسناد و مدارک مدرن شرکت و سیستم های مدیریت اطلاعات برای کاربران مبتدی و با تجربه مفید خواهد بود.

بازار به طور فعال در حال توسعه است. و حتی اگر شرکت شما در حال حاضر راه حلی برای اتوماسیون اداری و همکاری کارکنان داشته باشد، احتمالاً اکنون به این فکر می کنید که چگونه آن را بهینه کنید.

درک این نکته مهم است که سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی پیاده سازی شده در یک شرکت یک موجودیت منجمد نیست، بلکه یک موجود زنده است که به توجه، کنترل و توسعه قابل توجهی نیاز دارد. اگر سیستم به موقع توسعه نیابد، خیلی زود منسوخ می شود و دیگر توسط کارمندان استفاده نمی شود.

خدمات DOW - مشتری EDMS

شاید اکنون شما این سوال را بپرسید: "چرا ما، کارمندان، باید بازار EDMS را درک کنیم، اگر "متخصصان فناوری اطلاعات" وجود دارد و انتخاب برنامه‌ها بر عهده آنهاست؟

ساده لوحانه است که باور کنید متخصصان فناوری اطلاعات این مشکل را برای شما حل خواهند کرد! اکثر اسناد امروزه ایجاد، پردازش و ذخیره می شوند در قالب الکترونیکی. کارمندان بسیاری از اسناد را با استفاده از ICQ، Skype، هماهنگ می کنند. پست الکترونیک. علاوه بر این، اسناد در قالب های مختلف ایجاد و ذخیره می شوند. و مدیریت این اطلاعات وظیفه کارمندان است.

من موارد زیادی را می شناسم که کارمندان در واقع توسعه دهندگان سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی شدند و الزامات سیستم را "از ابتدا" یادداشت کردند. اینجا بود که عذاب آنها شروع شد و فرآیندهای طولانی توسعه، پالایش و اجرای سیستم آغاز شد.

در ابتدا آنها به عنوان تحلیلگران تجاری عمل کردند - تمام فرآیندهای جریان اسناد را توصیف کردند. سپس در نقش آزمایش کنندگان، نتایج به دست آمده را می پذیرند. خوب، و سپس در نقش معلمان، کارکنان سازمان خود را برای کار با سیستم آموزش می دهند. به طور طبیعی، همه این فرآیندها بسیار طولانی هستند و زمان قابل توجهی را می طلبند - در بهترین حالت چندین ماه، در بدترین سال. آنها بعداً به من اعتراف کردند که اگر می توانستند زودتر در مرحله انتخاب شرکت کنند، در زمان و زحمت خود و شرکتشان در هزینه های زیادی صرفه جویی می کردند! اما مهمترین چیز این است که آنها مدتها پیش کار مشترک خود را در سیستم سازماندهی می کردند - کارمندان آنها و شرکت.

توسعه دهندگان راه حل های سفارشی در بیشتر موارد بر نیازهای کاربر تمرکز می کنند. فقط آنها در نظر نمی گیرند که کاربران اغلب نمی دانند چه الزاماتی را ارائه دهند و چه راه هایی برای اجرای وظایف خود وجود دارد.

آشنایی با محصولات موجود در بازار، درک اصول عملکرد آنها در انتخاب مزیت ایجاد می کند و در نهایت به شما این امکان را می دهد که موثرترین راه حل را انتخاب کنید و در تلاش، اعصاب و هزینه خود برای شرکت صرفه جویی کنید.

کدام راه حل را باید انتخاب کنید؟

بنابراین، تصمیم گرفتید وضعیت بازار EDMS را درک کنید و پیدا کنید سیستم مناسببرای حل مشکلات شما اینترنت رو باز میکنی و اونجا...

و تعداد زیادی نام، توضیحات، نمودارهای شرکت های تحلیلی، مقایسه های مختلف وجود دارد که می توانید به سادگی در این دریای اطلاعات غرق شوید. در اینجا فقط برخی از ارقام در مورد تعداد محصولات موجود در بازار روسیه آورده شده است.

از فوریه 2010، کاتالوگ سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی در وب سایت TAdviser شامل حدود 179 مورد، لیست کاتالوگ Docflow شامل 170 محصول و همچنین انواع مختلفی است. پورتال های مستقلدر مورد سیستم های مدیریت اسناد، که در آن لیست راه حل ها شامل 45 مورد است. شرکت مشاوره DSS راه حل هایی را از حدود 15 تا 20 شرکت که پروژه های اجرای متعدد و موفق در چندین دوره دارند را برجسته می کند.

همانطور که می بینید، بازار روسیه طیف گسترده ای از راه حل های متعلق به کلاس سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی را ارائه می دهد.

سیستم ها را می توان متفاوت نامید: "سیستم اتوماسیون اداری"، "دفتر الکترونیکی"، "سیستم". مدیریت عملیاتیشرکت، «سیستم مدیریت محتوا»، «سیستم ECM» و غیره.

به نظر می رسد، تفاوت چیست؟ از این گذشته ، همه سیستم ها عملاً یک کار را انجام می دهند - مدیریت اسناد الکترونیکی را ارائه می دهند. و جریان اسناد یک منطقه نسبتاً رسمی است و همه راه حل های اتوماسیون آن باید بسیار شبیه به یکدیگر باشند.

با این حال، بازار محصولات نرم افزاری بسیار متنوع است - سیستم های گران قیمت و راه حل های کلاس اقتصادی وجود دارد، سیستم ها و طراحان بسیار تخصصی وجود دارند که به شما امکان می دهند برنامه های هر مشتری را اجرا کنید. همه این تنوع بازار از این واقعیت ناشی می شود که الزامات عملکردی یکسان به روش های مختلف، بر روی پلت فرم های مختلف و با استفاده از فناوری های مختلف اجرا می شوند.

در حال حاضر، بازار به مرحله خاصی از بلوغ رسیده است، رهبران آن در میان EDMS ظاهر شده اند و راه حل های جدید همچنان ظاهر می شوند که نشان دهنده ادامه روند توسعه سیستم است. برخلاف بازار نرم افزار حسابداری، که بدون شک 1C پیشرو است، بازار EDMS چندان قطبی نیست: خریدار دارای انتخاب بسیار گسترده ای است: از تولید کنندگان پیشرو در جهان تا پیشرفت های سفارشی که ویژگی های یک مشتری خاص را در نظر می گیرند. تشخیص آن سخت است، اینطور نیست؟

مشکل انتخاب EDMS

فراوانی پیشنهادها در بازار نرم افزارهای اداری مشکل انتخاب را ایجاد می کند. اما به دلیل فقدان معیارهای عینی و روش های پذیرفته شده کلی برای ارزیابی کیفیت EDMS پیشنهادی و انطباق آنها با نیازهای واقعی سازمان، خطر دستیابی به سیستم "اشتباه" وجود دارد: خیلی ضعیف یا برعکس. ، برای حل مسائل خاص زائد است. خطر ممکن است در مرحله اجرا تشدید شود، زیرا حتی سیستم خوبرا می توان طوری پیکربندی کرد که کار در آن موثر نباشد.

در نتیجه، اکثر سازمان‌ها راه‌حل‌های نرم‌افزاری در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی را با خطر و ریسک خود انتخاب می‌کنند که بر اساس معیارها، شهود خود یا اعتماد به وعده‌های توسعه‌دهندگان و متخصصان پیاده‌سازی سیستم انجام می‌شود.

اغلب، دلیل شکست کیفیت چندانی نیست راه حل نرم افزاری، انتخاب اشتباه وی و اشتباهات وی در حین اجرا به دلیل نبود الزامات تدوین شده برای EDMS چقدر است.

در پایان سال 2008 - آغاز سال 2009. شرکت مشاوره DSS در سال 2008 مطالعه ای را در بین شرکت های استفاده کننده از EDMS که EDMS را پیاده سازی کردند، انجام داد. محبوب ترین پاسخ ها عبارت بودند از:

  • بر اساس توصیه ها انتخاب شده است.
  • تجزیه و تحلیل اطلاعات در اینترنت؛
  • اولین راه حل موجود را انتخاب کرد.
  • این تصمیم "از بالا پایین آمد."

تجربه بسیاری از شرکت‌ها نشان می‌دهد که پیامدهای انتخاب ناموفق EDS نه تنها زیان‌های مادی، موقتی و سازمانی است، بلکه مهم‌تر از همه، عدم موفقیت سازمان در دستیابی به اهداف و تاخیر در توسعه است.

در نتیجه، نیاز واقعی به اطلاعاتی وجود دارد که به این امکان اجازه دهد: بر اساس تجزیه و تحلیل سیستم پشتیبانی مستندات برای مدیریت و فرآیندهای تجاری سازمان، الزامات EDMS را بر اساس معیارهای عینی برای ارزیابی و مقایسه EDMS ارائه شده در مورد تدوین کنید. بازار، برای انتخاب محصول مناسب و اطمینان از استفاده موثر از آن.

معیارهای انتخاب EDMS

قبل از شروع یک موضوع نسبتاً گسترده در بررسی وضعیت فعلی در بازارهای روسیه و بین المللی برای راه حل های اطلاعاتی این کلاس و همچنین تجزیه و تحلیل راه حل های خاص، ما بر معیارهای اصلی تمرکز خواهیم کرد که باید به آنها توجه شود، صرف نظر از کلاس محصول نرم افزاری و سهم بازار را اشغال کرده است.

EDMS یک سازمان باید طیف گسترده ای از مشکلات را حل کند و در عین حال از نظر پیکربندی راحت و انعطاف پذیر باشد تا بتواند توسط مشتری پشتیبانی شود. البته، می‌توانید از یک پلتفرم ECM استفاده کنید و یک راه‌حل بسیار سفارشی دریافت کنید که تمام فرآیندهای تجاری شرکت را در نظر می‌گیرد، اما پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی معمولاً از چند ماه تا یک سال یا بیشتر طول می‌کشد و هزینه‌های مالی قابل توجهی را می‌طلبد. با این حال، شما همیشه می خواهید زمان اجرا حداقل باشد و آموزش پرسنل سریع و ترجیحا بدون وقفه در فعالیت های تولید باشد.

اغلب، انتخاب EDS بر اساس معیارهای زیر انجام می شود:

  • هزینه مجوزهای EDMS و سایر اجزای ضروری (سخت افزار، DBMS)؛
  • هزینه پیاده سازی و پشتیبانی EDMS؛
  • توانایی گسترش سیستم از طریق ماژول های اضافی و ادغام با سایر محصولات؛
  • امنیت اطلاعات؛
  • پلت فرم و فناوری های مورد استفاده؛
  • شهرت توسعه دهنده و تامین کننده (سازمان اجرای کننده سیستم)؛
  • کامل بودن عملکردی

بیایید معنای معیارهای فوق را در نظر بگیریم.

هزینه مجوزها همیشه یکی از معیارهای اصلی هنگام انتخاب یک سیستم بوده است. مشتریان EDMS مدت هاست می دانند که یک محصول ارزان همیشه خوب نیست.

سیستم باید در دسترس باشد تا مشتری بتواند برخی از تنظیمات سیستم را خودش انجام دهد، به عنوان مثال، به طور مستقل دیکشنری ها، کتاب های مرجع، مسیرهای اسناد استاندارد و غیره را متصل و پیکربندی کند، بدون اینکه بار دیگر به خدمات توسعه دهندگان یا یکپارچه سازان سیستم متوسل شود. هزینه راه اندازی سیستم کمتر خواهد بود.

این سیستم باید راه حلی باشد که با افزودن ماژول ها و قابلیت های جدید، امکان گسترش بیشتر آن را فراهم کند.

دامنه قابلیت‌هایی که توسط ماژول‌های اضافی گسترش می‌یابد ممکن است شامل ادغام با برنامه‌های خاص و گسترش عملکرد سیستم باشد.

هنگام انتخاب یک سیستم، توجه ویژه ای به آن می شود امنیت اطلاعات، نحوه اجرای اصول حفاظت از داده های محرمانه، نحوه سازماندهی سیستم کنترل دسترسی، اینکه آیا سیستم از استفاده از امضای الکترونیکی و رمزگذاری پشتیبانی می کند یا خیر.

هنگام انتخاب یک سیستم، به عنوان یک قاعده، در نظر گرفته می شود که بر روی چه پلت فرمی ساخته شده است و از چه فناوری هایی استفاده می شود. و در اینجا اولویت به تازگی نیست، بلکه به ثبات و قابلیت اطمینان داده می شود. نقش مهمی در انتخاب سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS) مورد استفاده و ابزارهای توسعه ایفا می کند.

اگر سازمانی قبلاً استانداردی برای DBMS داشته باشد، منطقی‌تر است که EDMS از آن پیروی کند. توصیه نمی شود لیست DBMS های پشتیبانی شده را گسترش دهید مگر اینکه کاملاً ضروری باشد. همین امر در مورد ابزارهای توسعه نیز صادق است. هر چه آنها شناخته شده و گسترده تر باشند، متخصصان بیشتری که آنها را می شناسند و می توانند اجزای اضافی برای EDMS ایجاد کنند و خطر شکست پروژه به دلیل کمبود چنین متخصصانی کاهش می یابد.

هنگام انتخاب یک توسعه‌دهنده EDMS، معمولاً عواملی مانند مدت زمان حضور آن در بازار EDMS، شهرت در بین کاربران و رقبا، کیفیت پشتیبانی فنی و دفعات به‌روزرسانی سیستم مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در صورتی که شرکت توسعه مستقیماً با مشتریان کار نکند، انتخاب یک شرکت تامین کننده قابل اعتماد EDMS نیز به همان اندازه مهم است.

در مرحله انتخاب، لازم است تجربیات پروژه ها و اجراهای موفق و سطح صلاحیت پرسنل به تفصیل ارزیابی شود. امکان نهایی سازی سیستم اطلاعاتی در مدت زمان معقول (با شرایط قیمت قابل قبول) متناسب با مشخصات شرکت بستگی به شرکت تامین کننده دارد.

شاید مهمترین معیار کامل بودن عملکرد سیستم باشد. مهم نیست که سیستم از همه جنبه های دیگر چقدر خوب است، وظیفه اصلی آن اطمینان از اجرای عملکردهای مدیریت اسناد الکترونیکی است.

تا به حال، مشتریان به ندرت استفاده کرده اند رویکرد سیستم هابرای ارزیابی کامل بودن عملکرد EDS، با تکیه بر نظر ذهنی شما بر اساس مطالعه مواد بازاریابییا در بهترین حالت، آشنایی سریع با محصول در یک غرفه آزمایشی. این برای استفاده عملی موفق از EDMS کافی نیست.

انجام دادن انتخاب درستبدون انجام ارزیابی و مقایسه جامع سیستم ها، در درجه اول از نظر پارامترهای عملکردی، بدون در نظر گرفتن اهداف استراتژیک و وظایف فعلی مشتری، عملا غیر ممکن است.

تجزیه و تحلیل اولیه بازار می تواند به حل این مشکل کمک کند: آشنایی اولیه با شرکت کنندگان اصلی آن، محصولات موجود در بازار، فن آوری های کلیدی و سیستم سازی با توجه به پارامترهای اصلی.

2018/04/26، پنجشنبه، 16:46، به وقت مسکو ، متن: ناتالیا رودیچوا

توسعه دهندگان روسی از هر فرصتی برای تسخیر کامل بازار EDMS روسیه برخوردارند. پیش نیازهای اقتصادی و قانونی برای این امر وجود دارد. این فقط یک چیز کوچک است - ایجاد راه حل های واقعا راحت، مدرن و قابل اعتماد، برای اطمینان از کیفیت بالای آنها پشتیبانی فنیو روند اجرای آنها را به درستی سازماندهی کند. این توسط شرکت کنندگان در کنفرانس "EDMS Market 2018" که توسط کنفرانس های CNews برگزار شد مورد بحث قرار گرفت.

صفحات: 1 | | بعد

او سخنان خود را آغاز کرد، وضعیت فعلی بازار روسیه برای توسعه دهندگان EDMS روسی مطلوب است سرگئی کوریانوف، مدیر بازاریابی استراتژیک داکس ویژن. آنها به دلیل سیاست جایگزینی واردات و تضعیف روبل نسبت به توسعه دهندگان غربی برتری دارند و در صورت ایجاد محصولاتی با کیفیت برتر می توانند با موفقیت با متن باز رقابت کنند. این دقیقاً راهی است که توسط شرکت DocsVision طی شده است که Docsvision ECM (نسخه 5.5) را به مشتریان خود ارائه می دهد. ویژگی های متمایز کنندهکه مقیاس پذیری برای بیش از 100 هزار کاربر، معماری میکروسرویس، چند پلتفرم هستند. این پلتفرم به شما امکان می دهد از تمام مزایای فناوری های جدید مانند omnichannel، cloud، پشتیبانی از روش های مدیریت جدید (Agile، SCRUM)، AI & ML، ثبت خودکار، پشتیبانی از پیاده سازی Agile، سلف سرویس استفاده کنید.

حدود نیمی از پروژه ها در سال 2017 بر اساس اسناد متن باز اجرا شد رومن کونوالوف, مدیر عامل"ID - فن آوری های مدیریت". با این حال، علاقه مشتریان به راه حل های روسی در حال افزایش است. وی به عنوان نمونه به ایجاد سیستم مدیریت اسناد در گروه شرکت های روستی اشاره کرد. در مرحله اول، که در سال 2014 به پایان رسید، مشتری اسناد متن باز را پیاده سازی کرد. امروزه بیش از 44 هزار نفر از این راه حل استفاده می کنند. در سال 2015 مرحله دوم پروژه آغاز شد که طی آن یک سیستم مدیریت محتوا و مستندات طراحی و برآورد (UKKiPSD) بر اساس محصول توسعه یافته توسط ID - Management Technologies ایجاد شد. به گفته رومن کونوالوف، آینده این صنعت در محصولات روسی نهفته است. به عنوان مثال، EDMS ایجاد شده توسط شرکت او این فرصت را فراهم می کند خود پیکربندی، برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری شرکت های بزرگ طراحی شده است، دارای رابط مدرن است و امکان صرفه جویی در اجرا، نگهداری و مقیاس بندی را فراهم می کند.

«اگرچه ما تجربه زیادی داریم پیاده سازی SAPبرای اتوماسیون داخلی تصمیم گرفتیم از یک پلت فرم داخلی استفاده کنیم اوگنی گافاروف، مدیر پروژه شرکت CIUS "Gazpromavtomatizatsiya". - در طول 3 سال، ما مدیریت کاملاً خودکار و فرآیندهای تجاری را پشتیبانی می کنیم. ما تمام زمینه ها و انواع کار شرکت را تحت پوشش قرار دادیم. در طول سه سال گذشته، هدف EDMS به شدت تغییر کرده است. توابع BPM آن به منصه ظهور رسید. این به "مرکز مغز" تبدیل شده است، یک سیستم پشتیبان که مسئول جریان های کنترلی است که از تمام سیستم ها عبور می کنند. این معماری به شما این امکان را می دهد که سریع و ارزان فرآیندهای تجاری را خودکار کنید. Evgeniy Gafarov به شرکت کنندگان در کنفرانس در مورد مزایای این رویکرد گفت. از جمله آنها می توان به اتوماسیون سریع و ارزان، بیشتر اشاره کرد فرآیندهای خودکاربا بودجه ثابت و امکان استفاده از سیستم های آشنا برای کاربران.

نحوه سازماندهی فرآیند اجرا

تقریباً 74٪ از شرکت ها هنگام کار با اسناد با مشکلاتی روبرو می شوند النا اسکریپکو، مشاور-روش شناس در 1C. اینها تکرار اقدامات، مشکلات در جستجو، خطاها و تکرار، زمان طولانی پردازش اسناد و در نتیجه کاهش کارایی زمان کار کارکنان است. همه اینها بر روند مدیریت شرکت تأثیر منفی می گذارد و از اتخاذ تصمیمات مدیریتی مؤثر جلوگیری می کند.

به همین دلیل است که 1C هنگام اجرای سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی توصیه می کند که از روش توسعه یافته و مکرر آزمایش شده پیروی کنید. با بررسی تعدادی از موارد، مشخص شد که رایج ترین مشکلی که شرکت ها در سازماندهی کار با اسناد با آن مواجه می شوند، اقدامات غیر ضروری بسیاری است که با آنها انجام می شود. در نتیجه، روند کار کند می شود و صندوق دستمزد به طور غیرمنطقی هزینه می شود. مشکل دیگر اسکن چندگانه است اسناد حسابداریدر حین تایید و تایید در نتیجه، حسابدار مجموعه ای از تصاویر اسکن شده را دریافت می کند که هر یک از آنها توسط شخص مسئول امضا شده است. گاهی اوقات فرآیند جریان اسناد با استانداردهای اتخاذ شده توسط شرکت مطابقت ندارد که نشان دهنده کاهش قابلیت مدیریت آن است. این یک مشکل جدی است که نیاز به تجزیه و تحلیل و تصمیمات مدیریتی فوری دارد.

تبادل الکترونیکی اسناد بین سازمان ها به سرعتی که ما می خواهیم توسعه نمی یابد ویتالی کوتوف، معاون اقتصادی گروه پلی پلاستیک. شرکت‌های بزرگ می‌توانند با وادار کردن شرکای خود برای تغییر به EDMS در زنجیره‌های b2b، وضعیت را تغییر دهند. او تجربه پلی پلاستیکی خود را به اشتراک گذاشت. این شرکت یک پورتال برای اپراتورها ایجاد کرد، آن را با 1C:ERP یکپارچه کرد، دسترسی به آن را از طریق وب و اپلیکیشن موبایل. اکنون پورتال عملکردهای جریان الکترونیکی اسناد بین پلی پلاستیک و حامل ها را انجام می دهد.

به اشتراک گذاشتن تجربه ما

مشتریانی که در کنفرانس صحبت کردند، تجربیات خود را در زمینه اتوماسیون اسناد به اشتراک گذاشتند. بنابراین، شرکت Stroytransneftegaz مسیر ایجاد یک آرشیو الکترونیکی را در پیش گرفت پاول پوتمین، رئیس سرویس آرشیو الکترونیکی Stroytransneftegaz. هزینه های اجرای آن حداقل بود. این راه حل دارای عملکرد بصری است و کاربران از استفاده از آن بسیار راضی هستند. در مورد EDMS، به گفته پاول پوتمکین، بهتر است آن را به عنوان مجموعه ای از ماژول های جداگانه با وظایف واضح و قابل درک، از جمله یکپارچه سازی با سیستم های دیگر، پیاده سازی کنید. وی به عنوان نمونه ای از این فناوری، سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ELMA را ذکر کرد.

روند جریان اسناد در بخش عمومی به شدت تنظیم شده است و رد کاغذ قبلاً یک الزام قانونی است. اوگنیا سوروتسوا، معاون بخش - رئیس بخش سیستم های اطلاعاتی مدیریت اطلاعات و نرم افزار اداره شهر ولادی وستوک. نه تنها اسناد باید به صورت الکترونیکی مبادله شود، بلکه تایید آنها و روند تعامل با شهروندان و مشاغل نیز باید انجام شود. تحرک اخیراً به یک نیاز مهم برای EDMS در سازمان های دولتی تبدیل شده است. از جمله مشکلاتی که Evgenia Surovtseva به آن اشاره کرد، نیاز به آموزش همه کارکنان جدید برای کار با EDMS است که به طور معمول در مکان های کاری قبلی با راه حل های کاملاً متفاوتی برخورد می کردند.

درباره تجربه پیاده سازی سیستم منطقه ای تعامل الکترونیکیگفت نیکولای زمسکوی، معاون بخش فناوری اطلاعات اداره منطقه تامبوف. این پروژه در سال 1391 آغاز شده است. امروز 2 مقام اجرایی و 16 ارگان دولتی محلی (LSG) منطقه به سیستم متصل هستند که تعداد کل کاربران 1661 نفر می باشد. برای سال 2018، برنامه ریزی شده است که شوراهای روستا، شوراهای شهر، موسسات تابعه خودگردان محلی، کنترل بر کار کاربران در EDMS را گسترش دهد، از عملکردهای اضافی استفاده کند، تعامل را مشخص کند، فرم ها و الگوهای اسناد را ایجاد کند، مکانیزم ایجاد کند. برای ایجاد درخواست های ساختاریافته برای اطلاعات.

مورد دیگری از اجرای موفقیت آمیز EDMS را به اشتراک گذاشت پاول گورشکوف، رئیس اداره موسسات آموزشی پیش دبستانی مرکز فدرالطراحی و توسعه تاسیسات پزشکی هسته ای این پروژه از دسامبر 2015 شروع و در آوریل 2017 به پایان رسید و شامل 2 مرحله بود. در مرحله اول، کارهای اداری، قراردادها و درخواست های تدارکات به صورت خودکار انجام شد، در مرحله دوم، درخواست های مشتری برای تولید و عرضه محصولات به صورت خودکار انجام شد. در نتیجه، امکان حذف کامل تلفات و تغییرات تصادفی اسناد در حین پردازش آنها وجود داشت. چرخه زندگی. زمان رسیدگی به اسناد 10 برابر و زمان تایید 6 برابر کاهش یافته است. صرفه جویی در فرآیند کار سالانه به بیش از 5794 ساعت کار می رسد.

EDI به ابزار اصلی برای برقراری ارتباط با مشتریان در شرکت تبدیل شده است ایگور کاستیو، مدیر توسعه کسب و کار در Paulig Group. توسعه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در سال 2007 آغاز شد. این لحظهبیش از 80 درصد از گردش مالی شرکت توسط سیستم های EDI سرویس می شود. تعداد سفارشات پذیرفته شده از طریق کانال های الکترونیکیارتباطات به 92 درصد رسید. پیام‌های لجستیک استاندارد مبادله می‌شوند (ORDERS، ORDRESP، DESADV، RECADV، RETANN، و غیره)، برنامه‌ریزی عرضه (DELFOR)، هماهنگی قیمت، تاریخ‌های اصلی و فهرست (PRICAT)، و داده‌های مربوط به فروش و وضعیت موجودی (INVREPT) ارائه می‌شود. SLRSPT)، فرآیندهای ردیابی دسته ای با استفاده از کد SSCC پیاده سازی شده اند.

دنیس گوربونوفرئیس دفتر پروژه بخش فناوری اطلاعات گروه Cherkizovo در گزارش خود در مورد مراحل اصلی توسعه EDMS در روسیه صحبت کرد. به عقیده وی، امروزه این بازار با الزامات واضح مشتری، سناریوهای اجرای استاندارد و کاهش بودجه برای اجرای پروژه و همچنین محو شدن مرز بین راه حل های داخلی و خارجی مشخص می شود. در عین حال، بسیاری از سوالات همچنان باز هستند. به عنوان مثال، آیا ارزش ایجاد یک مرکز ذخیره سازی شرکتی را دارد یا بهتر است از آن استفاده کنید خدمات بازمانند Google Drive یا Microsoft Onedrive؟ آیا استفاده از قابلیت های داخلی EDMS برای مدیریت فرآیندهای تجاری کافی است یا محصولات تخصصی مورد نیاز است؟ نقش EDMS در ارتباط با روند گذار از اسناد به معاملات چگونه تغییر خواهد کرد؟

15 سپتامبر 2015 2:04 بعد از ظهر

برای سوالاتکامپیوترپاسخ های هفته ایستومین کنستانتین، مدیر اجراییشرکت هامستقیم. سوالات به عنوان بخشی از مروری برای جشن گرفتن بیستمین سالگرد PC Week/RE پرسیده شد.

هنگامی که بخش سیستم های EDMS/ECM در روسیه شکل گرفت، لحظات و مراحل کلیدی در توسعه آن چیست؟

شکل‌گیری این بخش در سال 1995 آغاز شد، زمانی که اولین سیستم‌های گردشی متمرکز بر کارهای اداری قابل توجه بودند. نمونه هایی از این سامانه ها فرات و دل بودند. سنت روسی جریان اسناد عمودی، که در آن یک سند باید قبل از رسیدن به پیمانکار از مدیریت عبور کند، ویژگی های اولین سیستم های اتوماسیون را تعیین کرد. وظایف اصلی اتوماسیون ثبت و کنترل اجرای اسناد، تهیه گزارش ها بود. کار در چنین سیستم هایی بر اساس کارت های ثبت نام بود. هنوز خیلی زود است که در این مرحله در مورد مدیریت محتوای سازمانی صحبت کنیم، اما این همان آغاز توسعه بخش است.

در مرحله بعدی که تقریباً از سال 1997 تا 2000 به طول انجامید، آرشیو اسناد الکترونیکی در بازار روسیه ظاهر شد. یکی از نمایندگان سیستم DOCS Open است. این منطقه در آن زمان در روسیه توسعه چندانی نداشت، باز هم به دلیل سنت خاص نگهداری سوابق و جریان اسناد.

تقریباً در همان دوره، اولین سیستم‌های گردش کار ظاهر شدند. به عنوان مثال می توان به سیستم روسی OPTIMA WorkFlow و Western Staffware اشاره کرد.

سیستم های پیچیده در سال 2002-2003 ظاهر شدند. آنها مکانیسم های گردش کار و توانایی سازماندهی آرشیو الکترونیکی اسناد را با هم ترکیب می کنند. در این مرحله است که می توان در مورد ظهور سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی کامل صحبت کرد که امکان کار با محتوای اسناد را فراهم کرد. نقطه عطف فناوری در این زمان ایجاد بود پلتفرم های خودتوسعه‌های مبتنی بر قابلیت‌های Microsoft SQL Server و/یا Oracle DBMS. یک تصویر خوب از آن دوره، نمایشگاه-کنفرانس DOCFLOW 2004 بود. در آن زمان، این رویداد بیشتر یادآور یک نمایشگاه بود: شرکت کنندگان برای دیدن جوک باکس ها، اسکنرهای صنعتی قدرتمند، در خارج از کشور... چند سال بعد، کنفرانس جمع شدند. شخصیت تجاری بیشتری به دست آورد و از طرف شرکت کنندگان آن علاقه عملی به استفاده از راه حل ها قابل توجه است. نمایندگان برجسته مجتمع سیستم های روسیسیستم Docsvision و DIRECTUM تبدیل شد و سیستم Documentum غربی تبلیغ فعالی را در روسیه آغاز کرد. علاوه بر این، سیستم های داخلی مبتنی بر یادداشت های لوتوس به طور فعال به عنوان یک شاخه جداگانه توسعه یافتند.

سال 2006 را می توان سال شکل گیری سیستم های مدرن ECM با ترکیب عملکرد برای مدیریت اسناد و تعامل نامید. در همان زمان، شرکت تحقیقاتی گارتنر معیارهایی را که سیستم های ECM باید رعایت کنند، تدوین کرد. در نسخه های جدید زبان روسی سیستم های پیچیدههمچنین مفهوم جدید ECM را منعکس می کند. همچنین در این دوره، راه حل های مختلف تجاری به طور فعال شروع به توسعه کردند که برای حل انواع مشکلات شرکت ها بر اساس یک پلت فرم ECM طراحی شده اند.

از سال 2011 تا به امروز، در ECM، و همچنین در کل زمینه IT، یک گرایش واضح به سمت کاربرگرایی وجود داشته است: سیستم ها با تأکید بر ایجاد رابط های بصری راحت تر می شوند. در همه جا در حال توسعه هستند راه حل های موبایل، که در سال های اخیر نه یک روند، بلکه یک شرط ضروریوجود سیستم های مدرن ECM روند توسعه محصولات ابری در حال توسعه است، بازار نشان می دهد که مشتریان برای راه حل های SaaS در زمینه مدیریت اسناد آماده هستند. اگرچه در اینجا روسیه 2-3 سال از بازارهای غربی عقب است.

چگونه این بخش از بازار فناوری اطلاعات از بحران های 1998 و 2008 جان سالم به در برد؟

در سال 1998، بازار EDMS/ECM روسیه به عنوان چنین چیزی هنوز وجود نداشت (بسیار کوچک بود). ویژگی اصلی بحران را می توان امتناع کاربران از سیستم های غربی نامید - پیش فرض با تمام عواقب آن تحت تأثیر قرار می گیرد.

در سال 2008، رشد فعالی در بخش EDMS/ESM و علاقه زیاد مشتریان وجود داشت. بنابراین، با رکود اقتصادی عمومی در صنعت IT، این بخش کمترین آسیب را دید. فروش کاهش یافت، اما هیچ شوک جدی وجود نداشت حدود یک سال طول کشید.

چه تفاوتی با وضعیت مشاهده شده در طول بحران های 1998 و 2008 دارد؟ چشم انداز این بخش از بازار در آینده نزدیک چیست؟

وضعیت کنونی در مظاهر بحران «معمولی» آن شبیه بحران سال 2008 است. کاهش عمومی در فعالیت های تجاری وجود دارد و پویایی فروش کاهش یافته است.

به طور کلی، وضعیت فعلی تفاوت محسوسی با سال 2008 دارد.

اولاً، به نظر می رسد که بحران فعلی طولانی شده است، زیرا ... بعید است دلایل اساسی روسیه - قیمت نفت و تحریم - به سرعت تغییر کند.

ثانیاً، امروز بازار ECM به بلوغ خود رسیده است: مشتریان می دانند که از سیستم ها به چه چیزی نیاز دارند و الزامات نسبتاً واضحی برای راه حل ها ارائه می شود. رویکرد کلی به موضوع اتوماسیون تغییر کرده است: بهره وری به یک شاخص ملموس تبدیل شده است. و اگر مشتری مزایای اجرای یک سیستم ECM را "به تعداد" ببیند، تصمیمی کاملا آگاهانه و آگاهانه می گیرد.

مانند قبل، نیاز واقعی به اتوماسیون در وجود دارد شرکت های بزرگبرای آنها صرفه جویی در مقیاس به آنها اجازه می دهد تا مزایای اجرای راه حل های ECM را بهتر ارزیابی کنند. محرک های اصلی بازار نمایندگان هستند صنعت نفت و گاز، صنایع دفاعی و شرکت های دولتیو همچنین شرکت های صادرات محور.

پشتیبانی نیز توسط موقعیت فعالدر رابطه با بخش فناوری اطلاعات: موانع استفاده از اسناد الکترونیکی به میزان قابل توجهی کاهش یافته است.

در آینده، انتظار می رود رشد بیشتر در حجم بازار EDMS/ECM به طور قابل توجهی بیشتر از کل بازار فناوری اطلاعات باشد، در حالی که نرخ رشد در دوره بحران به وضعیت اقتصاد بستگی دارد. به طور عمده، روند رشد ادامه خواهد داشت شرکت های بزرگ، شرکت های متوسط ​​راه حل های سبک تر، آماده و ارزان را ترجیح می دهند. در این بخش، فناوری های ابری سودمند به نظر می رسند. کاهش بیشتر در سازمان های دولتی به دلیل کاهش شدید بودجه انتظار می رود. بازار مدیریت اسناد بین شرکتی که کمی جدا از ECM است، اما مرتبط با آن است، اکنون در مرحله اولیه شکل گیری است، رشد شدید آن انتظار می رود که فرصت های جدیدی را ایجاد می کند.