شرح شغل بایگانی در یک موسسه آموزشی. شرح شغل بایگانی در یک موسسه پزشکی. این شامل

بایگانی می تواند کارمند بایگانی یا نگهبان اسناد باشد. وظایف شغلیآرشیویست در شرکت هدف قرار می گیرند سازمان ذیصلاحجریان کار و اسناد در آرشیو. بیایید در این مقاله در مورد آنها با جزئیات صحبت کنیم.

بایگانی کجا می تواند کار کند؟

مسئولیت های شغلی این متخصص عالی است. کارمندی با چنین حرفه ای در جایی که جریان اسناد زیادی وجود دارد مورد تقاضا است. اینها می توانند شرکت های بیمه باشند، شرکت های مالی، بانک ها، سازمان های دولتی.

همچنین در دادگاه چنین سمتی به عنوان بایگانی وجود دارد. از جمله مسئولیت های وی می توان به حفظ جریان اسناد در این موسسه اشاره کرد.

چگونه این حرفه به وجود آمد؟

در دهه بیست قرن هجدهم، پیتر اول "مقررات عمومی" را صادر کرد که اساس تشکیل دولت در کشور را تعیین کرد و نشان دهنده تشکیل بایگانی در تمام مؤسسات دپارتمان بود. در همان زمان موقعیتی مانند اکچوئری ایجاد شد. این یک کاتب در دادگاه بود که در نوشتن اعمال مختلف و ثبت آنها در دفتر نقش داشت.

با گذشت زمان، عملکرد آن فراتر از دامنه رسیدگی های حقوقی گسترش یافت و این حرفه شروع به "بایگانی" نامید. در قرن بیستم، این کلمه منسوخ شد و جای خود را به "بایگانی" داد.

مقررات اساسی

بایگانی یک مجری فنی است. این سمت می تواند توسط فردی که دارای تحصیلات حرفه اییا تحصیلات متوسطه و هر دوره تکمیل شده در این زمینه.

کارمند می تواند به جای خالیو توسط مدیریت شرکت برکنار شود.

یک بایگان باید چه کاری انجام دهد؟

وظایف این کارمند به شرح زیر است:

• تشکیل آرشیو: می تواند روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی باشد.
• دریافت مکاتباتی که به شرکت می رسد، ضبط و بایگانی در آرشیو؛
• صدور رونوشت اسناد آرشیوی یا استفاده موقت از پرونده های اصلی موجود در بایگانی.
• تهیه گزارش از فعالیت های خود

علاوه بر این، مسئولیت های یک بایگانی در یک شرکت به شرح زیر است:

• ارائه مدارک به شرکتی که از آن درخواست شده است؛
• رعایت قوانین امنیتی در محل بایگانی و کنترل آنها.

یک بایگانی باید چه مهارت هایی داشته باشد؟ مسئولیت های این کارمند شامل آگاهی از اطلاعات زیر است:

• انواع مختلف اعمال، مقررات مربوط به کار آن؛
• روش دریافت و ارسال اسناد به بایگانی، روش ها و روش های ذخیره و استفاده از آن؛
• یک سیستم مدیریت واحد اداری که در سطح ایالتی اتخاذ شده است.
• روش های ایجاد موجودی اسناد، آنها توضیح مختصر، اقدامات تخریب اسناد؛
• روش تهیه اسناد برای ذخیره سازی و استفاده؛
• روش حسابداری و گزارشگری؛
• ساختار سازمانی شرکت؛
• مهارت های کامپیوتری در سطح حرفه ای؛
• روش های کار با تجهیزات اداری در سطح کاربر پیشرفته؛
• مهارت های کار با حجم عظیمی از اطلاعات؛
• قانون کار فدراسیون روسیه.

علاوه بر این، او باید بتواند افکار خود را هم به صورت نوشتاری و هم به صورت شفاهی به خوبی بیان کند. تا جایی که به آموزش و پرورش مربوط می شود، می تواند اینگونه باشد آموزش عالی، در حالی که بسیار مطلوب است که تخصصی ("کار آرشیوی"، "مدیریت اسناد") و تحصیلات عالی ناتمام باشد. با گذراندن دوره های تخصصی نیز می توانید به این حرفه دست پیدا کنید.

مزایا و معایب موقعیت

حرفه «بایگانی» که در این مقاله به وظایف آن اشاره شده است، جوانب مثبت و منفی دارد.

مزایای:

• کار فیزیکی آسان؛
• نیازی به دریافت آموزش خاص نیست.

معایب این حرفه:

• اکثر کارگران آن را خسته کننده ترین حرفه می دانند.
• سطح پایین دستمزد؛
• عملا هیچ رشد شغلی وجود ندارد.

سطح حقوق بایگان

مقدار دستمزد از این کارمندمی تواند از 20000 تا 70000 روبل باشد. سطح حقوق به منطقه، حجم کار و سایر تفاوت های ظریف بستگی دارد. سایز متوسط دستمزد- 45000 روبل.

مقررات نهایی

بایگانی که وظایفش به شدت در شرح شغلش ذکر شده است، در کارش نه تنها بر آن تکیه می کند، بلکه به مقررات بایگانی نیز متکی است.

اگر توانایی هایی را که یک بایگانی باید داشته باشد در نظر بگیریم، اینها عبارتند از:

• حافظه عالی؛
• توانایی تجزیه و تحلیل حجم عظیمی از اطلاعات؛
• توانایی توجه به جزئیات؛
• مهارت در کار با لوازم اداری؛
• توانایی انجام کارهای طولانی مدت یکنواخت کوچک؛
• مهارت های حرکتی دستی خوب

با توجه به ویژگی ها و علایق شخصیتی، می توان موارد زیر را برجسته کرد:

• توانایی سازماندهی؛
• دقت؛
• استقامت؛
• توانایی کنترل خود؛
• تعریف؛
• استقامت؛
• پدندتری، خونسردی

ویژگی هایی که مانع انجام موثر وظایف می شود:

• شلختگی؛
• چشم انداز باریک؛
• ناتوانی در سازماندهی خود؛
• بی توجهی؛
• تکانشگری

فعالیت های اصلی حرفه بایگانی:

• مسئولیت نگهداری اسناد در ایمنی؛
• ردیابی استفاده از اسناد؛
• صدور مدارک و گواهی در صورت درخواست؛
• ایجاد لیستی از اسنادی که باید سپرده شوند؛
• پذیرش اسناد برای ذخیره سازی طولانی مدت؛
• بررسی سواد و صحت اطلاعات دریافتی؛
• ایجاد یک سیستم اطلاعات ورودی؛
• ارسال اطلاعات در مورد پرونده ها به آرشیو دولتی؛
• ایجاد فهرستی از اسناد که در بایگانی است.

حقوق بایگانی

یک کارمند دارای حقوق زیر است:

• از پروژه ها و تصمیمات مدیریت شرکت که به کار او مربوط می شود اطلاع داشته باشد.
• ارائه توصیه هایی برای بهبود عملکرد آن؛
• در چارچوب موقعیت و دستورالعمل های خود، در صورت کشف نقص در حین انجام کار، به مدیریت ارشد اطلاع دهد، پیشنهاداتی را برای رفع آنها ارائه دهد.
• از مدیریت ارشد یا سایر کارمندان تمام مدارک لازم برای انجام وظایفشان را بخواهید.
• برای کمک و پشتیبانی در انجام مسئولیت های شغلی محول شده با مدیریت شرکت تماس بگیرید.

مسئوليت

این کارمند در چارچوب قانون کار مسئول انجام کامل وظایف خود است.

با توجه به جنبه اداری و کیفری فعالیت، می توان گفت که بایگانی مسئول تخلفات انجام شده در حین کار است. در چارچوب قانون مدنی و قانون کار فدراسیون روسیه - برای ایجاد خسارت مادی.

من. مقررات عمومی

1. بایگانی متعلق به دسته متخصصان فنی است.

2. فردی که دارای تحصیلات حرفه ای ابتدایی بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات متوسطه (کامل) باشد به سمت بایگانی منصوب می شود. آموزش عمومیو آموزش ویژهتوسط برنامه نصب شدهبدون نیاز به سابقه کار

3. انتصاب به سمت بایگان و عزل از آن به دستور مدیر مؤسسه به پیشنهاد رئیس بایگانی انجام می شود.

4. بایگانی باید بداند:

4.1. اقدامات قانونی نظارتی، مقررات، دستورالعمل ها، سایر مواد راهنمایی و اسناد مربوط به مدیریت بایگانی در شرکت.

4.2. روش دریافت و ارسال اسناد به بایگانی، نگهداری و استفاده از آنها.

4.3. یونایتد سیستم دولتیدفتر کار.

4.4 روش تهیه شرح اسناد نگهداری دائم و موقت و اقدامات تخریب اسناد.

4.5. مراحل ثبت فایل ها و آماده سازی آنها برای ذخیره سازی و استفاده.

4.6. روش نگهداری سوابق و تهیه گزارش.

4.7. ساختار سازمانی

4.8. مبانی تشکل کارگری

4.9. قوانین بهره برداری از وسایل فنی.

4.10. قانون کار.

4.11. مقررات داخلی کار.

4.12. قوانین و مقررات حفاظت از کار، حفاظت از آتش.

5. بایگانی در فعالیت های خود توسط:

5.1. مقررات مربوط به آرشیو

5.2. این شرح شغل

II. وظایف شغلی

1. وظایف اصلی بایگانی عبارتند از:

1.1. اطمینان از انتخاب، سازماندهی، اکتساب، استفاده و ایمنی اسناد پذیرفته شده در بایگانی (از جمله اسنادی برای اهداف عملی که با کاغذبازی تکمیل می شوند).

1.2. ایجاد یک دستگاه مرجع برای آنها.

1.3. آماده سازی و انتقال به موقع برای ذخیره سازی دولتی اسناد تولید شده در فعالیت های سازمان صندوق آرشیو فدراسیون روسیه.

1.4. اعمال کنترل بر تشکیل و ثبت پرونده در امور اداری واحدهای سازمان.

2. برای انجام وظایف فوق بایگانی:

2.1. ذخیره سازی را سازماندهی می کند و ایمنی اسناد دریافت شده در بایگانی را تضمین می کند.

2.2. دریافت و ثبت سپرده های دریافتی از تقسیمات ساختاریمدارک تکمیل شده توسط کار اداری

2.3. در توسعه نامگذاری پرونده ها شرکت می کند، صحت تشکیل و اجرای آنها را هنگام انتقال به بایگانی بررسی می کند.

2.4. مطابق با قوانین فعلی، واحدهای ذخیره سازی را رمزگذاری می کند، فایل ها را سیستماتیک و قرار می دهد و سوابق آنها را نگه می دارد.

2.5. فهرست خلاصه واحدهای دوره های نگهداری دائم و موقت و همچنین اقداماتی را برای انتقال اسناد برای ذخیره سازی دولتی، برای حذف و از بین بردن موادی که دوره نگهداری آنها به پایان رسیده است، تهیه می کند.

2.6. کار را برای ایجاد یک دستگاه مرجع برای اسناد انجام می دهد، جستجوی راحت و سریع آنها را تضمین می کند.

2.7. در کار بررسی ارزش علمی و عملی اسناد آرشیوی شرکت می کند.

2.8. بر وضعیت اسناد، به موقع بودن بازیابی آنها و انطباق در محل بایگانی با شرایط لازم برای اطمینان از ایمنی آنها نظارت می کند.

2.9. نظارت بر رعایت قوانین حفاظت از آتش در محل بایگانی.

2.10. نسخه ها و اسناد بایگانی را مطابق با درخواست های دریافتی صادر می کند ، گواهی های لازم را بر اساس اطلاعات موجود در اسناد بایگانی تهیه می کند ، داده هایی را برای گزارش کار بایگانی آماده می کند.

2.11. در کار بررسی ارزش اسناد آرشیوی شرکت می کند.

2.12. اقدامات لازم را برای استفاده از وسایل فنی مدرن در کار انجام می دهد.

III. حقوق

بایگانی حق دارد:

1. با پیش نویس تصمیمات مدیریت شرکت در مورد فعالیت های آن آشنا شوید.

2. ارائه پیشنهادات برای بهبود کار مرتبط با مسئولیت های پیش بینی شده در این دستورالعمل.

3. در محدوده صلاحیت خود، رئیس بایگانی را در مورد کلیه کاستی ها در فعالیت های شرکت (بخش های ساختاری، کارگران فردی) در روند ایفای حقوق و وظایف رسمی خود شناسایی و برای حذف آنها پیشنهاداتی ارائه می کنند.

4. اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف رسمی خود را شخصاً یا از طرف مدیر بایگانی از روسای ادارات مؤسسه و سایر متخصصان درخواست کنید.

5. از مدیریت مؤسسه تقاضا کنید در انجام وظایف و حقوق پیش بینی شده در این شرح وظایف کمک کند.

IV. مسئوليت

بایگان مسئول موارد زیر است:

1. برای عملکرد نامناسب یا عدم انجام وظایف رسمی مقرر در این شرح شغل - در محدوده تعیین شده توسط فعلی قانون کارفدراسیون روسیه.

2. برای جرائمی که در جریان انجام فعالیت های خود مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط فعلی اداری، کیفری و قانون مدنیفدراسیون روسیه.

3. برای ایجاد آسیب مادی- در حدود تعیین شده توسط قانون کار و مدنی فعلی فدراسیون روسیه.

شرح شغل

بایگانی

1. مقررات عمومی

1.1. این شرح شغل تعریف می کند مسئولیت های عملکردی، حقوق و مسئولیت های بایگانی "____________" (از این پس "سازمان" نامیده می شود).

1.2. بایگانی به ترتیبی که در قانون کار جاری تعیین می شود با حکم رئیس سازمان به سمت منصوب و از سمت برکنار می شود.

1.3. بایگانی مستقیماً به سازمان _____________ گزارش می دهد.

1.4. شخصی که دارای تحصیلات ابتدایی حرفه ای بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات متوسطه (کامل) عمومی و آموزش ویژه طبق برنامه تعیین شده بدون نیاز به سابقه کار باشد به سمت بایگانی منصوب می شود.

1.5. بایگانی باید بداند:

اقدامات قانونی نظارتی، مقررات، دستورالعمل ها، سایر مواد راهنمایی و اسناد مربوط به مدیریت بایگانی در شرکت؛

روش دریافت و ارسال اسناد به بایگانی، ذخیره و استفاده از آنها.

سیستم یکپارچه ایالتی کار اداری؛

روش تهیه شرح اسناد نگهداری دائم و موقت و اقدامات تخریب اسناد.

روش ثبت فایل ها و آماده سازی آنها برای ذخیره سازی و استفاده؛

روش نگهداری سوابق و گزارش.

ساختار سازمان؛

مبانی تشکل کارگری;

قوانین بهره برداری از وسایل فنی؛

مبانی قانون کار؛

مقررات داخلی کار، قوانین و مقررات حمایت از کار.

1.6. در مدت غیبت موقت بایگان، وظایف وی به ____________ محول می شود.

2. مسئولیت های عملکردی

2.1. بایگانی وظایف زیر را انجام می دهد:

2.1.1. انجام کارهای آرشیوی در سازمان.

2.1.2. ذخیره سازی را سازماندهی می کند و ایمنی اسناد دریافت شده در بایگانی را تضمین می کند.

2.1.3. مدارک دریافتی برای ذخیره سازی از بخش های سازه ای را که توسط کار اداری تکمیل شده اند می پذیرد و ثبت می کند.

2.1.4. در توسعه لیست های پرونده شرکت می کند، هنگام انتقال آنها به بایگانی، صحت تشکیل و اجرا را بررسی می کند.

2.1.5. مطابق با قوانین جاریواحدهای ذخیره سازی را رمزگذاری می کند، فایل ها را سیستماتیک می کند و قرار می دهد و سوابق آنها را نگه می دارد.

2.1.6. فهرست خلاصه واحدهای دوره های نگهداری دائم و موقت و همچنین اقداماتی را برای انتقال اسناد برای ذخیره سازی دولتی، برای حذف و از بین بردن موادی که دوره نگهداری آنها به پایان رسیده است، تهیه می کند.

2.1.7. کار را برای ایجاد یک دستگاه مرجع برای اسناد انجام می دهد، جستجوی راحت و سریع آنها را تضمین می کند.

2.1.8. در کار بررسی ارزش علمی و عملی اسناد آرشیوی شرکت می کند.

2.1.9. بر وضعیت اسناد، به موقع بودن بازیابی آنها و انطباق در محل بایگانی با شرایط لازم برای اطمینان از ایمنی آنها نظارت می کند.

2.1.10. نظارت بر رعایت قوانین حفاظت از آتش در محل بایگانی.

2.1.11. نسخه ها و اسناد بایگانی را مطابق با درخواست های دریافتی صادر می کند ، گواهی های لازم را بر اساس اطلاعات موجود در اسناد بایگانی تهیه می کند ، داده هایی را برای گزارش کار بایگانی آماده می کند.

2.1.12. اقدامات لازم را برای استفاده از وسایل فنی مدرن در کار انجام می دهد.

3. حقوق

3.1. بایگانی حق دارد:

3.1.1. مطالب و مدارک لازم مربوط به فعالیت های بایگانی را درخواست و دریافت کنید.

3.1.2. برای حل و فصل مسائل عملیاتی با بخش های مؤسسات و سازمان های شخص ثالث وارد روابط شوید فعالیت های تولیدی، که در صلاحیت بایگانی است.

3.1.3. نمایندگی منافع سازمان در سازمان های شخص ثالث در مورد مسائل مربوط به فعالیت های حرفه ای خود.

4. مسئولیت

4.1. بایگان مسئول موارد زیر است:

4.1.1. ناتوانی در انجام وظایف عملکردی.

4.1.2. اطلاعات نادرست در مورد وضعیت کار.

4.1.3. عدم رعایت دستورات، دستورالعمل ها و دستورات رئیس سازمان.

4.1.4. عدم اتخاذ تدابیر برای سرکوب تخلفات شناسایی شده از مقررات ایمنی، ایمنی آتش نشانی و سایر قوانینی که تهدیدی برای فعالیت های سازمان و کارکنان آن باشد.

4.1.5. عدم اطمینان از رعایت انضباط کار.

5. شرایط کار

5.1. برنامه کاری بایگانی بر اساس آیین نامه داخلی کار تعیین شده در سازمان تعیین می شود.

5.2. به دلیل نیازهای تولیدی، بایگانی موظف است به سفرهای کاری (از جمله محلی) برود.

6. حق امضا

6.1. برای اطمینان از فعالیت های خود، بایگان این حق را دارد که اسناد سازمانی و اداری را در مورد موضوعاتی که در مسئولیت های عملکردی او گنجانده شده است امضا کند.

من دستورالعمل ها را خوانده ام ________________/_________________/ (امضا)

شرح شغل
بایگانی[نام سازمان، شرکت و غیره]

این شرح وظایف مطابق با مفاد تدوین و تصویب شده است قانون کارفدراسیون روسیه و سایر مقررات حاکم روابط کارگریدر فدراسیون روسیه

I. مقررات عمومی

1.1. بایگانی به دسته مجریان فنی تعلق دارد.

1.2. شخصی که دارای تحصیلات حرفه ای ابتدایی بدون نیاز به سابقه کار یا تحصیلات عمومی متوسطه (کامل) و آموزش ویژه طبق برنامه تعیین شده بدون نیاز به سابقه کار باشد به سمت بایگانی منصوب می شود.

1.3. انتصاب به سمت بایگانی و عزل از آن به دستور مدیر مؤسسه به پیشنهاد رئیس بایگانی انجام می شود.

1.4. بایگانی باید بداند:

اقدامات قانونی نظارتی، مقررات، دستورالعمل ها، سایر مواد راهنمایی و اسناد مربوط به مدیریت بایگانی در شرکت؛

روش دریافت و ارسال اسناد به بایگانی، ذخیره و استفاده از آنها.

سیستم یکپارچه ایالتی کار اداری؛

روش تهیه شرح اسناد نگهداری دائم و موقت و اقدامات تخریب اسناد.

روش ثبت فایل ها و آماده سازی آنها برای ذخیره سازی و استفاده؛

روش نگهداری سوابق و گزارش.

ساختار سازمانی؛

مبانی تشکل کارگری;

قوانین بهره برداری از وسایل فنی؛

قانون کار فدراسیون روسیه؛

مقررات داخلی کار؛

قوانین و مقررات حفاظت از کار، حفاظت از آتش؛

- [آنچه را که نیاز دارید پر کنید].

1.5. بایگانی در فعالیت های خود توسط:

مقررات آرشیو؛

این شرح شغل

- [آنچه را که نیاز دارید پر کنید].

1.6. آرشیودار مستقیماً به رئیس بایگانی گزارش می دهد.

1.7. در زمان غیبت بایگانی (مرخصی، بیماری و غیره) وظایف وی توسط شخصی که به دستور مدیر مؤسسه تعیین می شود انجام می شود که مسئولیت اجرای صحیح آنها را بر عهده دارد.

1.8. [در صورت لزوم وارد کنید].

II. وظایف شغلی

2.1. وظایف اصلی بایگانی عبارتند از:

اطمینان از انتخاب، سازماندهی، کسب، استفاده و ایمنی اسناد پذیرفته شده در بایگانی (از جمله اسنادی برای اهداف عملی که با کاغذبازی تکمیل شده اند)؛

ایجاد یک دستگاه مرجع برای آنها؛

تهیه و انتقال به موقع اسناد از صندوق آرشیو فدراسیون روسیه که در روند فعالیت های سازمان ایجاد شده است به ذخیره سازی دولتی.

اعمال کنترل بر تشکیل و ثبت پرونده ها در امور اداری بخش های شرکت.

- [آنچه را که نیاز دارید پر کنید].

2.2. برای انجام وظایف فوق، بایگانی:

ذخیره سازی را سازماندهی می کند و ایمنی اسناد دریافت شده در بایگانی را تضمین می کند.

دریافت و ثبت اسناد دریافت شده برای ذخیره سازی از بخش های ساختاری، تکمیل شده با کار اداری.

در توسعه نامگذاری پرونده ها شرکت می کند، صحت تشکیل و اجرای آنها را هنگام انتقال به بایگانی بررسی می کند.

طبق قانون، واحدهای ذخیره سازی را رمزگذاری می کند، فایل ها را سیستماتیک و قرار می دهد و سوابق آنها را نگهداری می کند.

فهرست خلاصه واحدهای دوره های نگهداری دائم و موقت و همچنین اقداماتی را برای انتقال اسناد برای ذخیره سازی دولتی، برای حذف و از بین بردن موادی که دوره نگهداری آنها به پایان رسیده است، تهیه می کند.

کار را برای ایجاد یک دستگاه مرجع برای اسناد انجام می دهد، جستجوی راحت و سریع را تضمین می کند.

در کار بررسی ارزش علمی و عملی اسناد آرشیوی شرکت می کند.

بر وضعیت اسناد، به موقع بودن بازیابی آنها، انطباق در محل بایگانی با شرایط لازم برای اطمینان از ایمنی آنها نظارت می کند.

نظارت بر رعایت قوانین حفاظت از آتش در محل بایگانی؛

نسخه ها و اسناد بایگانی را مطابق با درخواست های دریافتی صادر می کند ، گواهی های لازم را بر اساس اطلاعات موجود در اسناد بایگانی تهیه می کند ، داده هایی را برای گزارش کار بایگانی تهیه می کند.

در کار بررسی ارزش اسناد آرشیوی شرکت می کند.

اقدامات لازم را برای استفاده از وسایل فنی مدرن در کار انجام می دهد.

- [آنچه را که نیاز دارید پر کنید].

2.3. بایگان همچنین وظایف رسمی فردی رئیس بایگانی را انجام می دهد.

III. حقوق

بایگانی حق دارد:

3.1. با پیش نویس تصمیمات مدیریت شرکت در مورد فعالیت های آن آشنا شوید.

3.2. پیشنهاداتی را برای بهبود کار مرتبط با وظایف پیش بینی شده در این دستورالعمل ارائه دهید.

3.3. در حدود صلاحیت خود، رئیس بایگانی را در مورد کلیه کاستی های موجود در فعالیت های شرکت (بخش های ساختاری، کارکنان فردی) که در روند انجام حقوق و وظایف رسمی خود شناسایی شده است مطلع کنید و برای رفع آنها پیشنهاداتی ارائه دهید.

3.4. اطلاعات و مدارک لازم برای انجام وظایف رسمی خود را شخصاً یا از طرف مدیر بایگانی از روسای ادارات شرکت و سایر متخصصان درخواست کنید.

4.4. از مدیریت شرکت بخواهید که در انجام وظایف پیش بینی شده در این شرح شغل کمک کند.

3.6. [در صورت نیاز پر کنید].

IV. مسئوليت

بایگان مسئول موارد زیر است:

4.1. در صورت عدم انجام (اجرای نادرست) وظایف شغلی که در این شرح شغل پیش بینی شده است، در محدوده تعیین شده توسط قانون کار فدراسیون روسیه.

4.2. برای جرائمی که در حین انجام فعالیت های خود مرتکب شده اند - در حدود تعیین شده توسط قوانین اداری، کیفری و مدنی فدراسیون روسیه.

4.3. برای ایجاد خسارت مادی - در محدوده تعیین شده توسط قانون کار و مدنی فدراسیون روسیه.

4.4. [در صورت لزوم وارد کنید].

شرح شغل مطابق با [نام، شماره و تاریخ سند] تدوین شده است.

رئیس واحد سازه

[حرف اول، نام خانوادگی]

[امضا]

[روز ماه سال]

توافق شد:

رئیس اداره حقوقی

[حرف اول، نام خانوادگی]

[امضا]

[روز ماه سال]

من دستورالعمل ها را خوانده ام:

[حرف اول، نام خانوادگی]

[امضا]

[روز ماه سال]

هر شرکت دارای آرشیو اسناد خاص خود است که تحت کنترل دقیق است. مواد ضروریبرای مدت طولانی در آرشیو ذخیره می شوند. برای اینکه اطلاعات ارزشمند طبق دستورالعمل ها و مقررات سیستمی شده و ذخیره شود، این شرکت فردی را استخدام می کند که حرفه اش بایگانی نامیده می شود.

مسئولیت ها و وظایف

کارمندی که در بایگانی کار می کند باید مجموعه خاصی از ویژگی ها را داشته باشد که او را به عنوان یک حرفه ای در زمینه خود مشخص می کند. در نگاه اول، کار ممکن است ساده به نظر برسد، اما در واقع، بایگانی دارای طیف وسیعی از مسئولیت ها است. این شامل:

• سیستم سازی و انتخاب اسناد؛
• پذیرش و پردازش اسناد برای ذخیره سازی؛
• تهیه گواهی برای اسناد؛
• انتقال اسناد به انبار سازمان های دولتی؛
• نگهداری سوابق سازمان؛
• نگهداری اسناد تا انقضای آنها؛
• کنترل استفاده از مواد آرشیوی؛
• گردآوری و پر کردن پایگاه داده مستندات؛
• حسابداری کلیه اسناد و سایر اسناد دریافت شده در بایگانی؛
• قرار دادن موارد؛
• کنترل وضعیت اسناد؛
• بازگرداندن اسناد گمشده

وظایف یک بایگانی شامل سازماندهی ذخیره سازی اسناد و ثبت آن است. کارمند بایگانی نیز از تمام اسناد موجودی تهیه می کند. مسئولیت های شغلی عبارتند از:

• شرکت در امتحانات؛
• رعایت قوانین ایمنی آتش سوزی؛
• صدور کپی از اسناد در صورت درخواست های دریافتی.

مفاد اساسی دستورالعمل

شرح شغل یک بایگانی در سازمان های مختلف ممکن است متفاوت باشد، همه اینها بستگی به این دارد که رئیس شرکت چگونه فعالیت های این شخص را می بیند. با این حال، به عنوان یک قاعده، نکات زیر در اکثر دستورالعمل ها تکرار می شود.

بایگانی باید بداند:

• مقررات و دستورالعمل های مربوط به بایگانی در سازمان؛
• ساختار سازمان؛
• روش پذیرش و انتقال اسناد برای ذخیره سازی؛
• قوانین استفاده از اسناد؛
• سیستم مدیریت دفتر؛
• قوانین قانونی نظارتی در مورد موضوعات بایگانی؛
• مقررات کار؛
• قوانین استفاده از وسایل فنی؛
• قوانین گزارش دهی؛
• قانون کار؛
• روش تنظیم اقدامات تخریب اسناد؛
• قوانین برای جمع آوری موجودی؛
• قوانین ایمنی آتش نشانی

بایگانی علاوه بر وظایف، حقوقی نیز دارد.

این شامل:

• آشنایی با تصمیمات مدیریت سازمان مربوط به فعالیت های آن؛
• درخواست مدارکی که برای انجام وظایفش ضروری است؛
• درخواست اطلاعات مربوط به فعالیت های مستقیم او؛
• گزارش نواقص در کار سازمان شناسایی شده در فرآیند انجام کار آن؛
• نمایندگی منافع شرکت؛
• عدم انجام کار در صورت تهدید برای سلامتی یا زندگی؛
• امضای اسناد در محدوده وظایف خود؛
• حفظ ارتباط با کارکنان سازمان در مورد مسائل کاری.

برای بایگانی کار نامناسب مطابق با قانون کار در فدراسیون روسیه مسئولیت دارد. برای جرائمی که در حین کار مرتکب شده اند، بایگانی مسئولیتی را بر عهده دارد که در قوانین جزایی، اداری یا مدنی فدراسیون روسیه پیش بینی شده است. مسئولیت ایجاد خسارت مادی در قانون کار و مدنی پیش بینی شده است.

مسئولیت ممکن است برای:

• انجام ضعیف وظایف؛
• افشای اطلاعاتی که یک راز تجاری است؛
• افشای اطلاعاتی که راز دولتی است؛
• نقض مقررات داخلی سازمان؛
• نقض آداب تجارت؛
• افشای اطلاعات محرمانه؛
• آسیب به شرکت؛
• نقض ایمنی آتش سوزی؛
• ارسال اطلاعات نادرست به مدیر یا مدیر آرشیو؛
• نقض مقررات و دستورالعمل های شرکت.

معیارهای ارزیابی کار یک بایگانی عبارتند از:

• حفظ نظم و انضباط در شرکت؛
• عملکرد با کیفیت کار شما؛
• انجام به موقع وظایف

کار بایگانی توسط مدیریت ارشد بخش بایگانی ارزیابی می شود.

شرایط مورد نیاز برای بایگانی چه چیزی باید بداند؟

بایگانی با حرفه فنی. کارمند بایگانی می تواند شخصی باشد که دارد آموزش تخصصی در رشته تخصصی "بازرگانی بایگانی" یا "کار اداری". یک متخصص بایگانی باید ویژگی های خاصی داشته باشد:

• مراقب و مراقب باشید؛
• استقامت و صبر داشته باشید؛
• مسئولیت پذیر و سازمان یافته باشد؛
• داشتن نظم و آرامش
• مراقب و متمرکز باشید؛
• دارای مهارت های حرکتی دستی خوب
• دانش خوب زبان روسی؛
• توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات را دارند.

و همچنین یک بایگان باید داشته باشد خاطرات خوب ، توجه به جزئیات را افزایش داده اند، قادر به درک هستند تعداد زیادی ازاطلاعات، وقت شناس باشید یک کارمند بایگانی باید برای مدت طولانی مایل به انجام کارهای یکنواخت باشد.

الزامات اصلی برای شخصی که در بایگانی کار می کند عبارتند از:

• توانایی کار با فناوری سازمانی؛
• دانش مبانی کامپیوتر؛
• گفتار با سواد کتبی و شفاهی؛
• دانش و رعایت قوانین فدراسیون روسیهآیین نامه ها و دستورالعمل های مربوط به امور آرشیوی؛
• توانایی کار با جریان عظیم اطلاعات؛
• تجربه؛
• در برخی موارد محدودیت سنی وجود دارد.

علاوه بر این، بایگانی باید به صورت دوره ای بگذرد آموزش حرفه ای برای بهبود سطح دانش خود آموزش در حین کار چیزی مربوط به گذشته است. می توانید در مقطع کارشناسی ارشد تحصیل کنید. این به شما این امکان را می دهد که مدرک کارشناسی ارشد در علوم بایگانی دریافت کنید، دانش و مهارت های خود را در کار با اسناد آرشیوی بهبود بخشید. در آینده، این به شما امکان می دهد برای یک موقعیت بالاتر درخواست دهید، معاون یا رئیس بایگانی شوید.

در بایگانی هیچ گونه منع پزشکی برای کار در بایگانی نباید وجود داشته باشدسازمان های. موارد منع مصرف عبارتند از:

• بیماری های سیستم اسکلتی عضلانی؛
• اختلال بینایی؛
• بیماری های عصبی و روانی؛
• آلرژی به گرد و غبار؛
• اعتیاد به مواد مخدر و الکل؛
• بیماری های سمعک؛
• بیماری های مربوط به گفتار؛
• از دست دادن هوشیاری؛
• حملات صرعی؛
• بیماری های پوستی؛
• تشنج؛
• اختلال در هماهنگی حرکات؛
• بیماری های عفونی.

کدام شرکت ها به چنین کارمندی نیاز دارند؟

در فدراسیون روسیه آرشیوهایی با اهمیت فدرال، بایگانی نهادهای تشکیل دهنده فدراسیون و آرشیوهای دپارتمان وجود دارد. می توانند در آن کار کنند نهادهای دولتیمثلاً در اداره ثبت. که در در این مورد, کار او ثبت میزان تولد و مرگ، ذخیره کپی اسناد و سایر اسناد خواهد بود. کارمندان همچنین می توانند در آرشیو موزه ها، نظارت و سازماندهی نمایشگاه ها کار کنند. موسسات آموزشیآنها همچنین نمی توانند بدون بایگانی کار کنند، زیرا حاوی اسناد زیادی از دانشجویان و کارمندان هستند. در موسسات پزشکی بایگانی با ثبت و نگهداری اسناد پزشکی، کارت ها و سوابق پزشکی.

در کتابخانه ها نیز به کارگران این حرفه نیاز است. بر کارخانه های بزرگما آرشیو خودمان را با اسناد داریم، بنابراین چنین کارمندی در آنجا نیز حضور دارد. بانک ها به متخصص نیاز دارند شبکه های خرده فروشی، شرکت های بیمه. افراد ممکن است به دنبال خدمات بایگانی باشند، برای مثال اگر خانواده ای بخواهد حمایت کند در نظم کاملو کتابخانه های خانوادگی، سوابق تاریخی خود را کنترل کنید.

اسناد و مدارک شرکت ها باید به درستی و دقیق ذخیره شوند و این چیزی است که بایگانی نظارت می کند. او آنها را پر می کند، آنها را در قفسه ها و قفسه ها برای بیشتر قرار می دهد جستجوی سریع. متخصص ایجاد می کند پایگاه های الکترونیکیداده ها، دایرکتوری ها و رجیستری را پر می کند، در نتیجه کار را برای خود و سایر کارگران آسان تر می کند.

بایگانی ها با حجم زیادی از اطلاعات و اسناد کار می کنند و نگهبان همه هستند اوراق ارزشمند. آنها زمان کمی را در خارج از منزل می گذرانند، زیرا کار آنها در داخل خانه انجام می شود. پایه ای لباس کاریک روپوش است کارگران بایگانی تعطیلات حرفه ای خود را در 10 مارس جشن می گیرند.

ویدئو حاوی اطلاعات جالبدر مورد حرفه بایگانی