Služby

Jak vyplnit protokol objednávky. Protokol objednávky: pravidla pro vyplňování. Vedení deníku personálních zakázek v kancelářské práci podniku

musí být vyvinut v každém podniku samostatně. Deník je veden od samého počátku činnosti společnosti,neboť personální rozkazy se vydávají od okamžiku jejího zřízení. S jeho pomocí jsou veškeré informace o vydaných objednávkách pro personál systematizovány v reálném čase a pravidelně.

Co je a proč potřebujeme deník personálních zakázek?

Kniha jízd pro personální zakázky nemá jednotnou šablonu, každý podnik si vyvine svůj vlastní vhodný formát pro vyplnění. Deník pro evidenci objednávek umožňuje zefektivnit proces jejich schvalování.

Vzhledem k tomu, že deník vede průběžné číslování dokladů v chronologickém pořadí, přiřazení pořadového čísla každému z nich při registraci eliminuje možnost zpětného vydávání objednávek. Aby byly informace chráněny před falšováním, paděláním a nezákonným zásahem, jsou takové časopisy nutně svázány dohromady a každá strana je očíslována.

Jsou časopisy rejstříky?

Podle odstavce 1 Čl. 10 zákona „o účetnictví“ ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ musí být informace obsažené v prvotních účetních dokladech včas evidovány a zaneseny do účetní evidence. Na základě toho, že zakázky pro personál nejsou nic jiného než primární dokument u personálních záznamů lze jako registry zařadit i jejich evidenční deník.

Při vývoji časopisu a jeho údržbě je tedy nutné se řídit požadavky uvedenými v odstavcích. 3-8 polévkových lžic. 10 zákona č. 402-FZ.

Existuje schválený formulář?

Protože, jak již bylo zmíněno výše, neexistuje žádný zákonem schválený formulář pro takový registr, můžete si jej vyvinout sami, ale uveďte v něm všechny požadované údaje.

Úplný seznam podrobností důležitých pro registry je uveden v článku 4 čl. 10 zákona č. 402-FZ:

název ("Časopis");
název společnosti (například Stroytekhmontazh LLC);
datum zahájení a ukončení údržby;
chronologické seskupení personálních dokumentů;
pozici, celé jméno osoby, která je odpovědná za vedení deníku, a její podpis (například „vedoucí personálního oddělení, Zakrainiy R.N.“).

Podle odstavce 5 Čl. 10 zákona č. 402-FZ formát časopisu schvaluje ředitel podniku na návrh osoby odpovědné za sestavení/uchovávání personální dokumentace osob (zpravidla vedoucí oddělení lidských zdrojů nebo specialista personálního řízení).

Časopis lze uchovávat v papírové i v papírové podobě elektronické podobě. Ale ve 2. případě bude muset mít osoba odpovědná za vedení registru elektronickou digitální podpis(Ustanovení 6, článek 10 zákona č. 402-FZ).

Neznáte svá práva?

Označení typů dokladů

V podnicích s velkým tokem personálních dokumentů je vhodné uvést v deníku sloupec o přiřazení určitých označení objednávkám. Pouhým pohledem na alfanumerické číslo objednávky evidované v deníku pro evidenci objednávek pro personál můžete okamžitě určit povahu dokumentu a význam jeho obsahu. To platí zejména pro organizace, které vedou jeden obecný deník pro zaznamenávání takových objednávek.

Zde jsou příklady označení objednávek podle typu:

DS - dokumenty s dlouhou životností (75 let);
O - objednávky dovolené;
K - příkazy k pohybu zaměstnanců v rámci podniku i mimo něj;
KV - objednávky služebních cest;
PR – pobídkové objednávky;
VN - příkazy k trestům za porušení pracovní kázně.

Podniky zavádějí vlastní postup pro označování dokumentů tím, že jim přidělují alfanumerické sériové číslo. Tato pravidla, stejně jako informace o podobě deníku a postupu při jeho vedení, jsou předepsány v místním dokumentu, například nařízení o kancelářské práci.

Funkce vedení deníku objednávek pro personál

Deník pro evidenci objednávek pro personál je zřízena u podniku, aby do něj v chronologickém pořadí zapisovala informace o vydaných správních dokladech. Vzhledem k tomu, že trvanlivost různých personálních zakázek může být někde 5 let, jinde 75 let, bylo by logičtější vytvořit 2 časopisy.

Separace log

Jeden z deníků bude obsahovat informace o všech vydaných objednávkách týkajících se personálu, které by neměly být uchovávány déle než 5 let. Mezi takové dokumenty patří zejména objednávky:

o povinnosti:
prázdniny (roční, v souvislosti se školením atd.);
sankce za porušení pracovní kázně;
krátkodobé pracovní cesty (tuzemské i zahraniční).

Velký význam ale bude mít bezpochyby deník pro evidenci zakázek s dobou použitelnosti minimálně 75 let. Vzhledem k tomu, že informace z takových dokumentů mohou být potřebné 40-50 (nebo více) let po zveřejnění, rejstříky, v nichž jsou zaznamenány, musí být rovněž uchovávány po dobu nejméně 75 let (bod 258 seznamu standardních archivních dokumentů, schválených nařízením Ministerstva kultury Ruské federace ze dne 25. srpna 2010 č. 558).

K dokumentům dlouhodobé skladování Podle odstavce 19b seznamu zahrnují následující příkazy:

o přijetí do zaměstnání, vnitřní přeložení, sloučení pozic, převedení na jiné pracoviště, propuštění;
provádění/přidělování certifikace, přidělování hodností, kvalifikací;
změna příjmení;
udělování;
bonusy / přiřazení plateb / výše odměny;
dovolené (vzhledem k obtížným a podobným pracovním podmínkám bez nároku na mzdu, péče o malé dítě);
povinnosti související s hlavní činností;
služební cesty (dlouhodobé v tuzemsku i zahraničí, jakož i libovolně dlouhé pro zaměstnance se škodlivými/nebezpečnými/obtížnými pracovními podmínkami).

Provádění oprav

Opravy v vzorový protokol objednávek pro personál 2016 jsou nepřípustné, pokud nebyly pověřeny osobou odpovědnou za jeho správu. Podle odstavce 8 Čl. 10 zákona č. 402-FZ musí být u každého přeškrtnutí s opravným záznamem uvedeno datum a podpis úředníka odpovědného za vedení deníku (s uvedením funkce a celého jména).

Ukázka vyplňování deníku objednávek pro personalisty

Uvádíme příklad vyplňování protokolu objednávek pro personál:

Absence jednotné podoby logu personálních zakázek nedává manažerům a zaměstnancům HR oddělení právo na naprostou volnost jednání při jejím vývoji. Formát deníku tedy musí plně vyhovovat požadavkům na evidenci registrů prvotní účetní dokumentace stanoveným v Čl. 10 zákona č. 402-FZ.

Pro kontrolu objednávek vydaných v organizaci v systému řízení kanceláře slouží log objednávek. Tento dokument umožňuje organizovat kontrolní systém pro publikované dokumenty a také sledovat existující tento moment objednávky a jeho jmenování stručný popis. Evidence dokumentů umožňuje usnadnit a zefektivnit práci HR oddělení. Chronologická evidence vydaných objednávek navíc umožňuje chránit organizaci před zveřejněním dokumentů „zpětně“.

Postup pro registraci, vyřizování a přípravu administrativních dokumentů vydávaných organizací je upraven na základě vypracovaného postupu pro udržování toku dokumentů pro interní potřebu. Objednávky musí být vystaveny v chronologickém pořadí s přihlédnutím k datu vyhotovení a dalšímu pořadovému číslu dokumentu pomocí digitálního a písmenného označení.

Použití individuálního kódu v budoucnu výrazně usnadní nalezení požadovaného dokumentu. V tomto případě můžete pomocí určitých kódů určit, zda dokumenty patří konkrétním oddělením organizace. Seskupování příkazů lze také provádět podle jejich sémantického účelu.

Například:

„B“ – stav se používá pro doklady vystavené při vystavování penále a odměn pro zaměstnance.
„O“ – pro seskupení zakázek podle zaměstnaneckých dovolených.
„KM“ – objednávky pracovních cest zaměstnanců.
„K“ – personál.
„LS“ - pro personál je trvanlivost takových dokumentů 75 let.

Toto seskupení dokumentů umožňuje rychle najít potřebné dokumenty. Jako takový neexistuje žádná specializovaná a schválená forma časopisu, takže si jej můžete vyvinout sami, nebo si na přání můžete zakoupit hotový časopis ve specializovaných prodejnách. Vezměte prosím na vědomí, že pro správnou údržbu musí být všechny stránky očíslovány a sešněrovány a na zadní straně zapečetěny a podepsány vedoucím.

Je zakázáno přidávat nebo trhat listy, jinak se ztrácí význam takového dokumentu. Kromě toho musí být na stehu uveden celkový počet listů v časopise, načež na něj musí být umístěn podpis manažera a pečeť organizace. Odpovědnost za správnou údržbu a uložení dokumentu nese personální oddělení.

Požadavky na design deníku

Jak již bylo řečeno, pro registraci neexistují žádné konkrétní právní požadavky, ale měly by do ní být zahrnuty určité sloupce:

Sloupec pořadového čísla, které musí být přiřazeno každému dokladu, aby se zabránilo výskytu dokladů vystavených zpětně.
Číslo objednávky a datum vystavení.
Typ objednávky (Pohyb atd.). Popis souhrn, pokud je například zveřejněno k vyslání zaměstnanců na pracovní cestu, pak je nutné uvést cíl a termíny cesty.
Celé jméno několika zaměstnanců nebo konkrétního, na kterého je příkaz vystaven.
Základem pro vytvoření dokumentu může být například dopis, naléhavý závěr zaměstnanecká smlouva nebo podle standardního formuláře.
V některých případech také stojí za to uvést, kdo přijal dokument k uložení, zejména pokud má podnik složitou organizační strukturu.

Vedení deníku v elektronické podobě

V případě velkého toku dokumentů lze zorganizovat registraci objednávek v elektronické podobě. Například program 1C provádí tento proces automaticky. Ale jak víte, v programu lze provádět změny, takže je nutné pravidelně vytisknout listy dokumentu, očíslovat je, připevnit manažerské vízum, sešít je a přenést do archivu. Svou chronologii můžete také udržovat pomocí tabulky, jako je Excel.

Deník pro evidenci objednávek personálu slouží k optimalizaci a systematizaci toku personálních dokumentů v organizaci. Umožňuje vyhnout se zmatkům v pořadovém číslování předpisů a sledovat chronologii jejich vydávání. Ukázku vyplnění logu objednávek pro personalisty najdete v našem článku.

Jaké dokumenty je třeba evidovat

Dokumentace o personálu organizace obsahuje předpisy:

zaměstnanci;
o překladech;
o poskytování dovolené;
o povzbuzení atd.

Za účelem systematizace práce s těmito dokumenty zaměstnavatel nezávisle určuje počet a název registračních knih a časopisů vedených v organizaci. Obvykle jich je několik a každý je veden v souladu s existujícím rozsahem případů. Například v každé organizaci jsou předpisy o přijímání a propouštění zaměstnanců vedeny samostatně a další dokumenty jsou podle uvážení zaměstnavatele evidovány v samostatných knihách.

Postup

Provozní řád stanoví zaměstnavatel ve zvláštním regulačním aktu o hlavní činnosti, který je zpracován ve volné formě a stanoví:

zaměstnanci společnosti odpovědní za skladování a údržbu;
nahrazení dočasně nepřítomných osob odpovědných za řízení;
období údržby (jeden rok, 5 let atd.) a místo skladování.

Trvanlivost časopisů je 75 let.

Knihy jsou šité, číslované a zapečetěné.

Deník pro registraci objednávek v Petrohradu a Moskvě si můžete zakoupit v papírnictví nebo si jej objednat v internetovém obchodě za cenu 300 rublů za kus.

O tom, zda organizace musí mít knihu zakázek, rozhoduje osobně generální ředitel. Jasné pokyny v legislativě o nutnosti mít tyto časopisy v komerční organizace neexistuje. Pro personální předpisy se však doporučuje vést alespoň čtyři účetní knihy:

o najímání;
o poskytování dovolené;
o pobídkách;
o propouštění.

Toto jsou nejoblíbenější předpisy zaměstnavatelů, jejichž kopie si zaměstnanci vyžádají. Na přípravu má HR oddělení tři dny potřebné dokumenty. Když je jasně stanovené pořadí uložení, jejich vyhledávání je rychlejší.

Jak sestavit deník pro evidenci objednávek pro personál

Deník si můžete vést v papírové nebo elektronické podobě. Je výhodnější pro každého, protože jeho obsah je určen výhradně pro zaměstnance personálního oddělení.

Řešení výrobních problémů, propouštění zaměstnanců, obsazování zaměstnanců novými zaměstnanci - tyto postupy odrážejí aktuální aktivity každého podniku.

Provozní činnosti neprocházejí bez zanechání stopy, když se provádění provádí na příkaz manažera, objednávky v pořadí priority jsou zaznamenány v personálním oddělení. Vytvořeno pro registraci objednávek speciální časopis.

Co to je a proč se to sestavuje?

Práce firem je organizována podle regulovaný rozvrh. Aby byla zajištěna soudržnost mezi výrobními oblastmi, mnoho procesů se provádí na základě pokynů od vedení. písemné objednávky. Oni nosí místní charakter. Je třeba vzít v úvahu řádně provedenou administrativní dokumentaci vystavenou k personálnímu přezkoumání.

Na základě místního příkazu vedoucího organizace se v něm děje:

rozdělení zakázky podle funkčních odpovědností;
konsolidace právních úkonů;
přijímání a propouštění zaměstnanců;
pohyb po pozicích se zvyšováním hodnosti a kategoriemi;
schvalování předpisů, pokynů, pravidel;
různé výrobní činnosti.

Povinnost zohlednit aktuální doklady objednávkového charakteru je uložena zaměstnanci HR oddělení. S jejich pomocí je vykonávána kontrola nad tokem dokumentů společnosti. Pro usnadnění kancelářské práce tvoří zaměstnavatelé dva druhy matričních knih.

Jeden eviduje příkazy správy zaměřené na hlavní činnosti, kde probíhá schvalování:

místní akty;
personální stůl;
odpovědné osoby;
certifikační komise;
provádění auditů;
pracovní režim.

Další časopis vás seznámí s manažerskými příkazy týkajícími se personálních pohybů týkajících se personálu podniku. V legislativě nejsou jasně stanoveny počty evidenčních knih, které je třeba vést, tuto otázku řeší podnikatel. Pro klasifikaci objednávek je nutné oddělení účetnictví zakázek podle trvanlivosti.

Regulační regulace

Zveřejněno v nařízení Ministerstva kultury Ruska č. 558 ze dne 25. srpna 2010 seznam papírů, které se doporučují podnikům vytvářet při své činnosti.

Ve své základní poloze je předepsána normativním aktem. Jsou uvedeny termíny toku osobních dokladů, kde musí být zachována evidence personálních zakázek 5 nebo 75 let.

Odchozí administrativní dokumenty jsou číslovány v pořadí jejich vzniku, design musí odpovídat standardní pokyny. Uvádí to příkaz spolkového archivu č. 68.

Je zveřejněno, že musí proběhnout zatřídění zakázek do jednoho evidenčního registru během kalendářní rok , poté jsou uloženy v archivu. Není zakázáno pokračovat v předchozí knize, ale podle nových záznamů.

Místním směrnicím jsou přiřazena samostatná čísla, která se týkají:

zakázky na organizační činnost společnosti;
příkazy zaměřené na regulaci práce personálu.

Přesnost vyplňování registračního adresáře a přesné vedení záznamů jsou základními požadavky pro plnění povinností. HR specialisty. Lhůty uchovávání administrativních dokumentů jsou navrženy tak, aby umožňovaly použití záznamů na žádost úřadů státní úrovni a také v případě potřeby údajů od zaměstnanců.

Vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem je jiný. Pokud došlo ke kontroverzní situaci a bude postavena před soud nad vyšším orgánem, příkaz nalezený v časopise umožní vyřešit konflikt potvrzením nebo vyvrácením zákonnosti jednání stran sporu.

Jednotný časopisová forma, ve kterém probíhá účetnictví, a také odchozí administrativní dokumentace. Každá organizace má právo vyvinout publikaci podle vlastního uvážení, ale musí to dodržovat standardní vzorky pro kancelářskou práci.

Doporučující povaha strukturního členění dokumentu stránka po stránce, stejně jako sloupec každého listu, kam se budou zadávat objednávky vedení podniku pro hlavní výrobu, zahrnuje následující položky:

návrh titulní strany;
určení odpovědné osoby;
seznam registrovaných objednávek.

Domovská stránka obsahuje:

Jméno společnosti;
účel knihy;
začátek a konec účetních operací podle data.

Ve sloupci s informacemi o odpovědných osobách uveďte:

jména specialistů pověřených vedením záznamů, vyplňováním deníku;
zastávaná pozice, na jakém základě zaměstnanci plní zadání;
podpis potvrzující splněné povinnosti.

Základem deníku jsou stránky, kde se vyskytují záznamy:

místní akty přidělenými pořadovými čísly;
data vytvořené objednávky;
pod jakým číslem byl příkaz vydán;
název dokumentu ve formě shrnutí účelu příspěvku;
počet publikovaných stran;
celá jména úředníci pro koho byl dokument vytvořen.

Hlavní podmínkou při návrhu evidenční knihy je spolehlivost dat do ní přenášených. Opravy, přeškrtnutí a úpravy speciálními látkami jsou vyloučeny.

Požadavky na náplň a vzorek

Obdobnou strukturu má deník, ve kterém jsou evidovány personální příkazy, rozdíly jsou v jejich jménech a také v označení osobních údajů osob, na které byl příkaz vydán.

Personalizovaná objednávka upravuje povinnosti konkrétních zaměstnanců nebo celého oddělení. Místní dokument rozšiřuje svůj účinek na běžného specialistu, jmenování hlavních účetních a generální ředitelé zaznamenané v samostatných knihách.

Příkazy pro zaměstnance přijaté obecně, kromě jejich přijímání a propouštění, obsahují:

přesuny na jiné pozice;
kombinace pracovních procesů;
změny v platu;
služební cesty, dovolené;
ocenění;
změna osobních údajů zaměstnance.

Na ukázkách se můžete podívat, jak se vyplňují registrační sbírky. Pokud personalista zakoupí více kopií, bude mít k dispozici registry pro zpracování výrobních případů různého původu.

Titulní strana je v následujícím formátu:

Při vytváření knihy s požadovaným směrem bude muset zhotovitel určit hlavní stránku, která skupina zakázek zde bude evidována.

Personalista si může podle potřeby nalinkovat stránky po stránkách, nikdo nepotřebuje práci navíc.

Pro odpovědné zaměstnance, kteří mají provádět záznamy, je vytvořen samostatný list.

Kompetentní design každé stránky povede k jen k příznivým výsledkům v případě kontrol ze strany finančních úřadů hledá potřebný pořádek. Přesnost dokumentace dává váhu image podniku a týmu, který v něm pracuje.

Kompilace deníku

Registrační knihy jsou určeny pro kompetentní kancelářskou práci. Povinnosti úředníka vykonávají především zaměstnanci oddělení lidských zdrojů nebo kancelář.

Bez ohledu na to, kdo takovou funkci vykonává, je podřízeno sestavování protokolů a evidence dokumentace jednotná pravidla:

vzít v úvahu všechny aktuální dokumenty, výkonné, referenční;
zaznamenejte korespondenci jednou, její pohyby napříč strukturální dělení Neopraveno;
registrace se provádí podle typu dokumentu, obsahu autora;
datum zapsání odchozí objednávky se sčítá se dnem jejího podpisu.

Čísla jsou dokumentům přiřazována v pořadí, v jakém jsou během roku přijata, nelze je opakovat, aby byla zajištěna spolehlivost funkce vyhledávání. Za tímto účelem jsou poskytovány dokumenty, kromě registrační čísla, indexování - další symboly . Evidence se vede po celý rok, ale není nutné poloprázdnou knihu uzavírat, stačí ji oddělit linkou a začít Nový rok z registrace pod č. 1.

O tom, jaké by tam měly být protokoly a jak je flashovat, se dozvíte v tomto videu.