Elektronický megafon pro správu dokumentů. Megafon spustil edo. EDI bylo organizováno s protistranou které země? Jaké dokumenty byly vyměněny: formalizované nebo neformální?

MegaFon představuje jedinečnou službu pro firemní klientelu"Správa elektronických dokumentů" . Služba umožňuje organizovat právně významný tok dokumentů s elektronickým podpisem.

Elektronický podpis je dnes nástrojem automatizace dokumentů, který uznává každý vládní služby, včetně daňové služby Ruské federace. Pro práci v systému" Elektronická správa dokumentů» firemní klienti operátora mohou využít stávající kvalifikovaný elektronický podpis z kteréhokoli akreditovaného certifikačního centra.

Pomocí elektronické správy dokumentů mohou společnosti generovat elektronické akty, dodací listy a faktury, elektronicky podepisovat dokumenty vytvořené v systému nebo nahrané zaměstnanci a vyměňovat je s jinými společnostmi, které službu využívají. Systém navíc poskytne okamžitý přístup k reportovacím dokumentům pro komunikační služby korporátním klientům MegaFonu.

Služba Electronic Document Management pomůže optimalizovat práci podniku jakékoli velikosti. Pokud byly dříve k dispozici pouze elektronické podpisy a tok dokumentů velké společnosti kvůli nákladům a technické požadavky, pak dnes může systém používat každý entita. To bylo možné díky přesunu systému do cloudu, který umožnil co nejnižší a nejflexibilnější tarify a otevřel přístup k systému z libovolného počítače připojeného k síti. To umožňuje urychlit pracovní procesy, protože manažer může podepisovat dokumenty kdykoli a odkudkoli na světě.

Pro ukládání souborů a v případě potřeby rychlé odesílání z úložiště souborů („cloud“) bylo vyvinuto velmi přátelské rozhraní s jednoduchou navigací a extrémně snadnou konfigurací. Nikdo však nemůže používat stažený obsah, všechna práva k němu zůstávají uživateli. Klient tak získá snadný přístup a spolehlivou ochranu.

Každý klient, který má elektronický podpis, může před rozhodnutím vstoupit do systému a využít bezplatné doručení dokumentů do 14 dnů. To vám umožní nejen seznámit se se všemi možnostmi systému, ale také posoudit požadovanou intenzitu jeho používání, což pomůže při výběru vhodného tarifu.

„Elektronický podpis vstoupil do života podniků v roce 2002, kdy bylo možné jej předat daňové hlášení přes internet a dnes se stal důležitým nástrojem, díky kterému se papírování výrazně zrychlilo. Nabídli jsme nová úroveň rychlost a mobilitu a jsme si jisti, že naši klienti tuto službu ocení,“ komentuje Michail Sinyugin, manažer vývoje firemní podnikání Společnost MegaFon v regionu Orenburg. „S pomocí služby „Electronic Document Management“ přechází po mnoha firemních zdrojích do cloudu možná nejkonzervativnější proces pracovní činnosti společnosti – správa dokumentů.“

Již v 60. letech si organizace ve Spojených státech a v Evropě začaly vyměňovat elektronická data. Elektronickou správu dokumentů ale využívalo jen několik velkých společností, které si to mohly dovolit. Přece jednotné normy elektronická výměna nebyly žádné doklady. Dokud se o tom koncem 70. let nezačalo mluvit elektronický podpis.

Elektronický podpis je informace elektronické podobě, který je připojen nebo jinak spojen s jinými informacemi v elektronické podobě (podepsané informace) a který slouží k identifikaci osoby podepisující informace.
článek 2 Federální zákon"O elektronickém podpisu"

Zjednodušeně řečeno se jedná o detail elektronického dokumentu, který umožňuje ověřit jeho pravost (autorství), pravost a integritu.

V roce 1977 byl vyvinut kryptografický algoritmus pro vytváření primitivních digitálních podpisů. A o sedm let později byl schválen jednotný celoevropský standard pro výměnu dat EANCOM (EDI).

V 90. letech 20. století přijalo mnoho evropských zemí zvláštní zákony o elektronických dokumentech a právně významný tok dokumentů se začal uskutečňovat v elektronické podobě. V Rusku byl takový zákon přijat v roce 2011.

Elektronická správa dokumentů

Stále více společností automatizuje interní obchodní procesy, implementuje je Informační systémy a ukládat data do cloudu. Papírové smlouvy a úkony jsou nahrazovány elektronickými dokumenty. Zákon času.

A pokud se většina společností vyrovná s interní optimalizací více či méně úspěšně, pak elektronický dokument Transakce s protistranami jsou často přímo kulhající.

Elektronická správa dokumentů (EDF) je právně významný tok dokumentů v elektronické podobě mezi právnickými a/nebo fyzickými osobami.

Typická situace: účetní sestaví ve svém účetním systému protokol o dokončení práce, vytiskne jej a zašle kurýrem protistraně. O několik dní později účetní partnerské společnosti obdrží a naskenuje tento doklad a poté ručně provede zápis do svého účetního systému. V tomto případě si obě strany musí ponechat papírové verze aktu.

Elektronická správa dokumentů tento proces výrazně zjednodušuje a urychluje.

Výhody EDI

Není třeba platit mzdu kurýrovi ani platit za poštovní služby.
Práce s elektronickými dokumenty je rychlejší a pohodlnější a riziko, že se cestou ztratí, je nulové.
Není třeba skladovat tuny papírů v kanceláři.
Všechny dokumenty jsou vzdálené pouhým kliknutím a ke každému z nich máte přístup odkudkoli, kde je přístup k internetu.

Jak nastavit EDF

Existují dva hlavní způsoby výměny elektronických dokumentů: přímo a prostřednictvím zprostředkovatele.

V prvním případě musí společnosti mezi sebou uzavřít smlouvu, ve které bude podrobně popsán postup a podmínky směny, nebo musí mít každá z protistran kvalifikovaný elektronický podpis. Chcete-li jej získat, musíte kontaktovat certifikační centrum akreditované Ministerstvem telekomunikací a masových komunikací Ruska.

Ani s kvalifikovaným elektronickým podpisem však nelze všechny dokumenty odeslat přímo, například emailem. Podle platné legislativy lze faktury zasílat elektronicky pouze ve formátu XML schváleném Federální daňovou službou.

Proto je mnohem pohodlnější nastavit si elektronickou správu dokumentů přes prostředníka. Společnost MegaFon vyvinula webové rozhraní pro generování, podepisování a výměnu účetních a jiných dokumentů mezi právnickými osobami. S jeho pomocí bude moci váš účetní, manažer nebo sekretářka rychle uzavřít smlouvu s novým partnerem, vystavit fakturu dodavateli nebo přijmout odhad od dodavatele.

Zároveň budou všechny dokumenty systematizovány a bezpečně uloženy na osobním účtu společnosti.

Chcete-li používat EDF, musíte mít kvalifikovaný elektronický podpis.

Ve svém osobním účtu na portálu Elektronická správa dokumentů od MegaFonu můžete vytvářet nové dokumenty (bez podepisování nebo odesílání) a nahrávat je do svého pracovního počítače.

Tam si také můžete vyžádat reportovací podklady pro komunikaci: faktury, faktury a úkony. Takto získané dokumenty jsou právně významné a nevyžadují tisk ani rozmnožování na papír.

Dokonce i servisní smlouva mobilní komunikace Smlouvu s MegaFon můžete uzavřít na dálku. Firemní klienti, kteří mají elektronický podpis, nemusí ztrácet čas návštěvou kanceláře společnosti. Všechno se dá udělat skrz Osobní oblast. Rychle a hlavně zcela zdarma.

Další výhodou elektronické správy dokumentů od MegaFon je, že se snadno integruje s 1C. Pokud budete pracovat s tímto účetním systémem, budete moci na portál nahrávat dokumenty přímo z 1C.

Chcete-li začít používat službu Elektronická správa dokumentů, musíte:

Zaregistrujte se na příslušném portálu.
Připojte k systému platný elektronický podpis.
Vyplňte přihlášku a připojte se k Předpisům systému elektronické správy dokumentů.

Prvních 14 dní budete moci využívat základní Promo balíček. Umožňuje bezplatné zaslání až dvou tisíc formalizovaných a až tisíce neformálních dokumentů. Dva týdny je dostatečná doba na to, abyste si vyzkoušeli všechny výhody elektronické správy dokumentů. Po tomto si můžete vybrat tarifní plán na základě vašich obchodních cílů.

Služba Electronic Document Flow šetří peníze a čas na zpracování transakcí a výměnu dokumentů. Výhody služby plně ocení agenti, distributoři, franšízanti, organizace s odvětvovou strukturou i společnosti plánující zvýšit efektivitu výměny dokumentů jak v rámci organizace, tak při spolupráci s partnery. Čím rychlejší obchodní procesy, tím větší zisk. Souhlasím, je hloupé takové rozhodnutí ignorovat.

Jedna ze světových automobilek vypočítala, že tisk a doručení jednoho balíku dokumentů kurýrem do obchodního centra stojí asi 580 rublů. Studie byla provedena v ústředí mobilního operátora velké čtyřky a ukázalo se, že spotřebují přibližně 420 stohů papíru měsíčně. Přitom i ten nejobyčejnější internetový startup utratí měsíčně zhruba 11 balíčků. Není těžké si spočítat, že náklady na správu dokumentů pro každou společnost představují významnou částku, kterou by každý manažer rád snížil.

Nikdo přitom ve studiích nezohlednil čas, který zaměstnanci stráví hledáním dokumentů nezbytných k práci. Tento problém je relevantní, i když je do toku dokumentů zapojena pouze jedna osoba. Při hromadném používání dokumentů se výrazně zhoršuje a nakonec se stává prakticky neřešitelným, pokud je organizace geograficky distribuována. Mezitím, podle výpočtů AIIM (Asociation for Information & Image Management), společnost, která produkuje v průměru 100 složek dokumentů týdně, utratí 18,7 tisíc dolarů ročně na obnovu ztracených dokumentů. Také podle statistik AIIM stráví průměrný manažer 2,5 hodiny týdně hledáním potřebných dokumentů, zatímco úředníci na to tráví 20-30 % své pracovní doby.

Nezapomeňte, že každý rok ruská vláda zavádí stále více zlepšení ve své práci a uzákoní normy pro přenos zpráv v elektronické podobě pomocí elektronického digitálního podpisu. Například nařízením Federální daňové služby Ruské federace ze dne 14. října 2015 N ММВ-7-11/450@ byl zaveden nový povinný formulář pro podávání zpráv pro organizace a jednotlivé podnikatele - 6-NDFL. Navíc poskytněte v papírové podobě 6-NDFL mohou být pouze tyto organizace a jednotliví podnikatelé, která vyplácela příjmy nejvýše 25 zaměstnancům. Zbytek je výhradně v elektronické podobě. To znamená, že elektronické digitální podpisy (EDS) jsou nyní dostupné téměř ve všech seriózních organizacích. Dělali jsme průzkum v našem předchozím článku (Co je podpis. Od kapky krve k elektronickému podpisu) a více než polovina našich čtenářů již s digitálním podpisem pracovala.

V této souvislosti se doručovací služby stávají mimořádně relevantními. elektronické hlášení a elektronické systémy pro správu dokumentů (EDMS). Růst IT technologií a rozšířená informatizace umožnily uvažovat o přechodu na zásadně nové metody řízení. V některých zemích se zavádění EDMS stalo národním úkolem. Estonská vláda tak zahájila program e-governmentu již v roce 2002, kdy přístup k internetu v Estonsku jako celku nepřesáhl 30 % populace. K dnešnímu dni 98 % estonských občanů používá EDI při komunikaci s vládními úřady. Pomocí digitálního elektronického podpisu můžete dokonce volit v parlamentních a prezidentských volbách. Můžete také získat „elektronické bydliště“ a například pokud jste spoluzakladatel rusko-estonské společnosti, můžete na dálku získat elektronický digitální podpis a legálně podepsat všechny dokumenty. To je nejen pohodlné a časově úsporné pro lidi, ale také významné snížení nákladů pro vládu. Podle průměrných odhadů úspory z implementace EDMS ve více či méně velké organizaci může dosáhnout 95-97 %. Například odeslání dokumentu přes EDI stojí jen pár rublů.

Navzdory výraznému zaostávání Ruska za západními společnostmi je v této věci roční tempo růstu ruský trh EDS je podle analytiků minimálně 30 %. Vzniklo přijetí zákona o elektronickém digitálním podpisu právní základ pro širokou distribuci elektronické správy dokumentů. Podle Forrester Research považuje 38 % společností z žebříčku Fortune 500 nákup EDS za zásadní pro vedení úspěšného podnikání.

V Rusku existuje již dlouhou dobu EDMS systémy, ale jde především o velké provozovatele, jako je ZAO PF SKB Kontur, kteří podporují práci federálních struktur a velké podniky a se kterými je pro malé a střední podniky obtížné pracovat. S ohledem na moderní realitu vyvinula společnost MegaFon službu Electronic Document Management (EDF) pro generování, podepisování a výměnu účetních a jiných dokumentů v rámci společnosti a mezi právnickými osobami. S pomocí EDI můžete zjednodušit tok dokumentů ve vašem podniku a zvýšit efektivitu oddělení.

Služba Electronic Document Management (EDF) společnosti PJSC MegaFon byla spuštěna v roce 2015 pro firemní klientelu na pobočkách Stolichny a Central operátora a následně ji mohl využívat kterýkoli klient společnosti. S cloudovou službou, kterou využilo více než 500 organizací, může dnes pracovat každá právnická osoba. Dříve byly elektronické podpisy a právně významný tok dokumentů z důvodu nákladů a technických požadavků dostupné pouze velkým společnostem. Pomocí EDI můžete generovat elektronické akty, faktury a faktury v souladu s požadavky a doporučeními Federální daňové služby a také je podepisovat elektronickým digitálním podpisem a vyměňovat je s jinými uživatelskými společnostmi.

V Rusku existují standardy pro všechny nezbytné operace pro používání EDI: šifrování, hashování, elektronický podpis.

1. Elektronický podpis a hash se používají k zajištění právního významu elektronických dokumentů prostřednictvím použití elektronického podpisu (ES):

GOST R 34.10-2012: Procesy pro generování a ověřování elektronických digitálních podpisů
GOST R 34.11-2012: Hashovací funkce

Kryptografická síla šifrovacího algoritmu je založena na problému diskrétního logaritmu ve skupině bodů eliptické křivky. Na tento moment Neexistuje žádná metoda, jak vyřešit tento problém s alespoň sub-exponenciální složitostí. Pro nás je důležité, aby ji stát uznal jako dostatečně kryptoodolnou.

2. Šifrování. Zajištění důvěrnosti a monitorování integrity informací pomocí šifrování:

GOST 28147-89: Algoritmus kryptografického převodu

Jedná se o blokovou šifru s jednoduchou Feistelovou strukturou, s velikostí bloku 64 bitů, 256bitovým klíčem a 32 koly, vyvinutou v Sovětském svazu. Algoritmus byl široce studován předními odborníky v oblasti kryptografie a všichni výzkumníci uvedli, že to vypadá, že může nebo by měl být bezpečný. Existuje řada komentářů k jeho výkonu, Nicolas Courtois dokonce hlásil úspěšné útoky na tento algoritmus, ale odborníci z CryptoPro to v očích veřejnosti rehabilitovali.

3. Ochrana kanálů přenosu dat na internetu. Pro tento úkol se používá TLS - protokol zabezpečení transportní vrstvy, který může používat šifrovací algoritmy GOST 28147-89 popsané výše a hash v souladu s GOST 34.11-2012. Tato kombinace umožňuje certifikaci FSB a FSTEC, kterou provedly společnosti CryptoPro, Cryptocom a VipNet ve svém CIPF.

Elektronickou správu dokumentů aktivně vyvíjíme pouze ve WEB rozhraní, protože web je chráněn bezpečnostními certifikáty a výměna souborů přes tyto protokoly je (relativně) bezpečná. Požadavky na provozovatele elektronické správy dokumentů jsou velmi vysoké a každá společnost musí mít příslušnou licenci Federální služba zabezpečení, které dává právo vyvíjet informační systémy a poskytovat služby šifrování dat. Pro poskytování komunikačních a datových služeb se vydává samostatná licence. Provozovatel naší základny je Kaluga Astral, používá se k poskytování právně významného EDI. Veškerá data jsou uložena v síti MegaFon (nikoli na internetu), na celém webu se používá šifrování, které zaručuje bezpečnost vašich osobních údajů. Naše bezpečnostní technologie splňují všechny požadavky, veškerá data jsou zálohována a garantujeme nepřetržitý provoz služby 24/7. Maximální nedostupnost služby při velmi vážné nehody nepřesáhne 15 minut.

EDS

Chcete-li používat EDF, musíte vytvořit kvalifikovaný elektronický podpis a nakonfigurovat počítač tak, aby s ním pracoval. Elektronický podpis je právní obdobou vlastnoručního podpisu, je upraven zákonem N63-FZ a je určen k identifikaci osoby, která elektronický dokument podepsala. Certifikát EDS v Rusku můžete získat v kterémkoli z certifikačních center. Jsou v každém městě. Aktuální seznam CA lze nalézt na webových stránkách Ministerstva telekomunikací a masových komunikací Ruska.

Po obdržení digitálního podpisu jej musíte zakoupit a nainstalovat software, který implementuje výše popsané algoritmy zabezpečení informací. Doporučujeme Crypto-Pro. Jedná se o nástroje kryptografické ochrany používané k podepisování dokumentů na počítačích.

CryptoPro je lídrem v distribuci kryptografické informační bezpečnosti a nástrojů pro elektronický podpis v Rusku. Hlavními produkty společnosti jsou nástroje pro ochranu kryptografických informací (CIPF) CryptoPro CSP a certifikační centrum CryptoPro CA. Díky podpoře většiny mobilních platforem a médií s digitálním podpisem je CIPF zabudován do většiny mobilní řešení založené na iOS, Android a Windows8 pomocí kryptografie.

Ceny licencí najdete na oficiálních stránkách. Není těžké nainstalovat a nakonfigurovat CryptoPro, stejně jako zaregistrovat svůj digitální podpis v něm. O tom už bylo napsáno hodně návodů. Mimochodem, MegaFon pokračuje v úpravách svých SIM karet tím, že je vybavuje elektronickým digitálním podpisem, který vám umožní rychle podepisovat dokumenty jakéhokoli druhu.

Naše rozhraní přijímá jakékoli kvalifikované certifikáty bez ohledu na to, která certifikační autorita je vydala.

Problémy s používáním digitálních podpisů

Podvody při práci s digitálními podpisy jsou spojeny především s odcizením nebo fyzickým použitím certifikátu jinými osobami. Nejčastěji k tomu dochází z důvodu nesprávného uložení certifikátu tokenu a jeho hesla. Útočníci také často využívají zavádění virů na PC uživatelů EDF, například nahrazují text dokumentu na obrazovce, který chce uživatel podepsat.

Všechny tyto faktory však závisí na zabezpečení rozhraní, ve kterém uživatel pracuje, a na tom, zda uživatel sám dodržuje základní bezpečnostní opatření při práci s digitálními podpisy.

Práce s EDF

Registrace

Chcete-li se zaregistrovat u EDF (doc.megafon.ru), musíte vyplnit formulář a obdržet potvrzení na zadanou adresu. E-mailem. Trvá to pět minut.

Můžete využít zkušební dobu a službu vyzkoušet do 14 dnů.

Po instalaci digitálního podpisu jej musíte zaregistrovat. Chcete-li to provést, přejděte na „Dokumenty“ a klikněte na „Přijmout a odeslat“ nebo „Nastavení“ a „Správa služeb“.

Vyberte svůj elektronický podpis:

A vyplňte údaje o vaší společnosti:

Přidávání uživatelů a přidělování rolí

Po registraci certifikátu EDS přidejte do služby všechny zaměstnance organizace prostřednictvím nabídky „Moje společnost“ a můžete tam přidat i již známé protistrany, které pracují v elektronické správě dokumentů.

V EDF existují tři uživatelské role: správce, operátor a signatář. Můžete to udělat tak, že někteří zaměstnanci mohou pouze tvořit Požadované dokumenty, a svěřit je k podpisu a zaslání protistranám pouze oprávněnými osobami. Například hlavní účetní nebo obchodní ředitel.

Administrátor vyplňuje a upravuje údaje o Společnosti na Portálu, rozděluje role a generuje pozvánky mezi zaměstnance a dodavatele, spravuje certifikáty elektronického podpisu ve společnosti, dále tarify a řadu služeb.

Operátor generuje a podepisuje oznámení a oznámení o přijetí dokumentů.

Podepisující podepisuje dokumenty k odeslání nebo je odmítne. Podepisovatel může také smazat chybně podepsané dokumenty.

Správce může uživatele pozvat.

Nebo jej najděte mezi již přidanými do systému EDI.

Vytváření dokumentů

Podívejme se na proces vytváření výměny dokumentů, kvůli kterému ve skutečnosti nastavujete systém EDI. Existují dvě možnosti odeslání dokumentů protistraně: buď je nahrajte, nebo si je vytvořte sami v rozhraní. Systém vám sám řekne, pokud něco uděláte špatně.

Zkusme si v rozhraní vytvořit fakturu, dodací list nebo doklad. Z nabídky „Stáhnout“ můžete také připojit smlouvu a jakýkoli další doprovodný dokument k odeslání protistraně.

Pokud vaše protistrana ještě není v systému, můžete ji přidat z příslušné nabídky.

Po přípravě dokumentu to vypadá takto. Pokud je vše v pořádku, můžete jej odeslat prostřednictvím operátora EDF. Chcete-li zahájit proces podpisu společnosti, musíte aktivovat službu speciálního operátora EDF.

Kromě toho si můžete prohlédnout a vytisknout papírovou verzi dokumentu a viditelná je i celá jeho historie. Užitečná možnost pro manažera.

Pokud ve své organizaci pracujete se systémem 1C, můžete pomocí speciálního modulu automatizovat proces zpracování formalizovaných dokumentů (TORG-12, certifikáty o provedené práci a faktury) přijatých nebo vystavených elektronicky.

Kontakty

Nabídka Kontakty shromažďuje všechny vaše protistrany, zaměstnance a prostě kontakty lidí, kteří pracují v systému EDI a se kterými si vyměňujete dokumenty.

Výsledek:

Snažili jsme se, aby systém elektronické správy dokumentů PJSC MegaFon byl pro uživatele co nejjednodušší a nejsrozumitelnější. Vše, co musíte udělat, je dokončit počáteční nastavení a začít s ním pracovat. K EDI se samozřejmě musí připojit i všechny vaše protistrany.

Mezi výhody používání EDI patří:

eliminace papírových médií a s tím spojená úspora času a peněz za Spotřební materiál a údržba kancelářského vybavení;
bezpečný způsob výměny a ukládání informací a organizování víceúrovňového přístupu pro všechny zaměstnance společnosti;
rychlý způsob, jak najít potřebná data, což je důležité zejména pro organizace pracující s velkými objemy dokumentace.

Co zpomaluje rozvoj elektronické správy dokumentů v organizaci:

zavedený názor, že papírový dokument je spolehlivější
uzavírání dokumentů zpětně
potřeba školit personál v elektronické práci.
nepřipravenost ostatních protistran

Provozovatelé EDF se snaží firmy povzbudit nabídkou pohodlného nástroje pro vyhledávání protistran, které jsou připraveny si dokumenty vyměňovat elektronicky. MegaFon nezůstává pozadu a nadále pracujeme na vylepšení služby a zjednodušení rozhraní. Dnes je proces odesílání dokumentu poměrně jednoduchý, ale nekončíme u toho a pokračujeme ve výzkumu a snažíme se, aby byl náš produkt co nejjednodušší a nejpohodlnější.