تقرير المدير عن العمل لهذا اليوم. تعليمات خطوة بخطوة لكتابة عرض تجاري. كيف يمكن للمدير أن يقبل محاكاة النشاط المحموم كنتيجة للعمل

التقرير الأول الذي يجب تعبئته هو "خطة الدفع الأسبوعية". نظرًا لأن الأسبوع يعد فترة حرجة حقًا في التوقعات الشهرية لإغلاق الصفقات، فيجب أن تتعلم على الفور كيفية التحكم في العمل في هذا المجال بالذات.

1. تشكل على هذا الشكل

2. ضمان عملية منتظمة يقوم فيها المديرون بإكمال هذا التقرير في إدارة علاقات العملاء (CRM) على أساس أسبوعي. من الأفضل أن يفعلوا ذلك في نهاية الدورة الأسبوعية، عندما تكون هناك بالفعل بعض الإنجازات و"الوعود" من العملاء.

3. تنزيل النموذج الموضح أعلاه من النظام ومناقشته في اجتماع أسبوعي، مثلاً صباح يوم الاثنين. بهذه الطريقة ستؤكد "علنًا" خطط كل مدير، مما سيزيد بشكل كبير من فرص تنفيذها.

النقطة الأكثر أهمية في الجدول "متى سيدفع" هي النقطة الأساسية في النموذج. إن ملئه يشجع البائعين على تحمل المسؤولية وبذل قصارى جهدهم للوفاء بالموعد النهائي.

من المهم أن نفهم أن أسبوع عمل "سيئًا" واحدًا - والآن تواجه الشركة أرباحًا ضائعة وفجوات نقدية ومشاكل مع الدائنين. تؤثر "خطة الدفع الأسبوعية"، من بين أمور أخرى، بشكل غير مباشر على منع مثل هذه المواقف.

تقرير مدير المبيعات: حقيقة المدفوعات لهذا اليوم

يخدم تقرير "الدفع الفعلي لليوم الماضي" في الغالب وظيفة إعلامية. وبفضله يقوم المدير بمراقبة الوضع بشكل يومي.

يرجى ملاحظة أنه يمكنك إدخال ما يلي في عمود حالة الدفع:

• مدفوع؛
• المدفوعة جزئيا؛
• فاتورة للدفع.

السمة الرئيسية لتقرير المدير هذا هو أنه يتم ملؤه عدة مرات في اليوم. يقوم المدير بتعيين نقاط مرجعية للمراقبة اليومية لتنفيذ الخطة. يمكنك تتبع المدفوعات بناءً على ملء "حقيقة المدفوعات لهذا اليوم" 2-3 مرات يوميًا. على سبيل المثال، الساعة 12:00 و16:00 و18:00. مثل هذه المراقبة على مدار الساعة لا توفر فهمًا للموقف فحسب، بل تحفز البائعين أيضًا.

تقرير مدير المبيعات: خطة السداد للغد

يوفر تقرير "خطة الدفع للغد" الخاص بالمدير توقعات مفصلة للأسبوع، ولكن فقط مع إمكانية التحكم اليومي.

يتم تعبئة هذا النموذج مرة واحدة في نهاية يوم العمل الذي يسبق اليوم المقرر. وفي نهاية اليوم، تتم مراجعتها مع المدير وربطها بـ "خطة الدفع الأسبوعية".

مثل هذا التحليل يجعل من الممكن تحقيق الكفاءة اللازمة في تصرفات رئيس القسم، الذي يمكنه، بناءً عليه، تعديل استراتيجية البائع في الوقت المناسب.

تقرير مدير المبيعات: جدول ملخص لمؤشرات القسم

هناك شكل أساسي آخر للتقرير - تقرير ملخص من نوع "اللوحة"، حيث يتم تغيير وعرض مؤشرات تنفيذ الخطة لكل موظف في القسم ديناميكيًا. والغرض الرئيسي منه هو المعلومات والتوضيح.

وفي هذا النموذج، يمكن تقديمه على شاشة كبيرة، أو سحبه يدويًا على لوحة عادية. ينبغي ملء "اللوحة" تلقائيًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، والتي تعكس جميع المؤشرات الضرورية لكل بائع.

انتبه بشكل خاص إلى العمود الثاني من اليسار، "% من الخطة المكتملة لليوم الحالي". ويتطلب مزيدا من التوضيح. هذه ليست نسبة فعلية تعكس مدى اكتمال الخطة الشهرية. وفي الواقع، يشير هذا المؤشر إلى "سرعة" تنفيذه. أي إلى أي مدى سيتم تنفيذ الخطة من قبل كل موظف إذا استمر في بذل نفس الجهود كما في الوقت الحالي.

يتم حساب "النسبة المئوية لاكتمال الخطة لليوم الحالي" باستخدام الصيغة:

الحقيقة الحالية: (الخطة الشهرية: إجمالي عدد أيام العمل في الشهر × عدد أيام العمل في الشهر) × 100

وبالتالي، إذا كانت النتيجة في هذا التقرير لمدير المبيعات أقل من 100%، فهذا يعني أنه ليس لديه الوقت الكافي لتنفيذ الخطة نظراً لحجم الجهد الذي يبذله والاستراتيجيات التي يستخدمها.

يهدف "المجلس" بشكل أساسي إلى ممارسة التأثير النفسي على البائعين من أجل دفعهم إلى اتخاذ خطوات أكثر نشاطًا ولكن في نفس الوقت معقولة لتصحيح الوضع.

تقرير مدير المبيعات: خط الأنابيب

خط الأنابيب هو مصطلح جاء إلينا من ممارسة المبيعات الغربية. وهو يصف ويفصل حالة جميع المعاملات التي تمر بمراحل مختلفة في "محفظة" الموظف. يعد العمل مع خط الأنابيب عملية تفاعل مستمرة بين المدير وكل موظف فيما يتعلق بالقرارات التي ستؤدي في النهاية إلى الدفع.

ل التفاعل الفعالوهذا النوع يتطلب شرطين:

1. يتم تنفيذ جميع أعمال وتقارير مديري المبيعات من خلال CRM
2. يقوم المدير بتصنيف الصفقات في إدارة علاقات العملاء (CRM) باستخدام المرشحات ويقوم بتحميل النموذج التالي.

المؤشرات الرئيسية لإغلاق الصفقة في هذا الجدول هي "مرحلة الصفقة" و"الاحتمالية". علاوة على ذلك، فإنها ترتبط مع بعضها البعض.

في البداية، يتم تعديل مقياس الاحتمالية حسب المرحلة التي وصل إليها هذه اللحظةهناك صفقة. ويتم اختيار درجات هذا الاحتمال بناءً على الممارسات التجارية الفردية المعمول بها. كما أنها تعتمد على الصناعة ومستوى الشخص الذي يتفاعل معه مندوب المبيعات: المدير الأوسط أو رئيس القسم أو المدير. هيا نعطي مثال حقيقيمثل هذا النطاق.

• تم إرسال عرض تجاري - احتمالية الدفع تصل إلى 50%
• أرسل العقد - 50−70%
• تم توقيع العقد - 70−90%
• الفاتورة الصادرة - 90−100%

إن خط الأنابيب والنتائج الواردة في تقارير كل مدير هي أشياء يمكن التحكم فيها تمامًا. كل ما عليك فعله هو الاسترشاد بأربعة مبادئ.

1. تتم مراقبة الحالة العامة لمحفظة كل بائع بشكل منتظم، وأحيانًا يوميًا. من المهم بشكل خاص القيام بذلك مع الوافدين الجدد والموظفين الذين يعانون من "الاكتئاب" المهني. من أجل تغيير حالة خط الأنابيب لبائع معين، يمكنك التحكم فيه عند النقاط المرجعية المذكورة خلال اليوم.

2. لا ينبغي السماح لخط الأنابيب بأن يصبح "مزدحمًا" أو، على العكس من ذلك، أن يكون "فارغًا" للغاية. مراقبة عملية إغلاق الصفقات في الوقت المحدد باستخدام التقارير الواردة من المديرين. وقم على الفور بتجديد المسار الشخصي للموظف بمهام الصفقات الجديدة. من الناحية المثالية، يجب أن يتم "الملء" تلقائيًا أثناء معالجة المهام القديمة، مع الأخذ في الاعتبار متوسط ​​طول الصفقة. وبهذه الطريقة يمكن تحقيق التوازن اللازم.

3. يجب تكوين العمل مع خط الأنابيب مع القدرة على التحكم في متوسط ​​الفاتورة. إذا لم يصل هذا المؤشر إلى المستوى المطلوب، والذي تم تحديده في لوائح العمليات التجارية، فمن الضروري جدولة اجتماعات إضافية مع الموظفين وإجراء التدريب على مراحل المشكلة.

4. لا ينبغي أن ننسى أن حجم الإيرادات لا يعتمد فقط على جهود البائعين، بل أيضًا دعم التسويق. يجب أن تتضمن كل مرحلة من مراحل الصفقة عنصرًا يدفع المشتري حرفيًا إلى الدفع. وبالتالي، إلى جانب العرض التجاري، يمكن إرسال هدية في شكل تدريب تعليمي. الكتاب الاليكترونيمع معلومات مفيدة. لإجراء الدفع بشكل أسرع، يمكنك توفير فرصة محدودة المدة للحصول على مكافآت إضافية بموجب العقد.

نظرنا إلى 5 مكونات عمل فعالمع تقارير المديرين. ويتضمن إعداد نظام كامل يشير على الفور إلى حالة كل معاملة على حدة.

في ممارستي التجارية، أواجه بشكل دوري الموقف السطحي لبعض المديرين (عادةً الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم) تجاه التحكم التشغيلي لمديري المبيعات أو حتى الغياب التاممثل هذه السيطرة. هناك اعتقاد: "هذه هي مهامك ومواردك، ودعها يتم إنجازها!"

فمن ناحية، فإن الدافع النفسي للمديرين "للعمل على الثقة" مع الموظفين أمر مفهوم: قلة من الناس يستمتعون حقًا بروتين مثل التحقق من التقارير و"استخلاص المعلومات". ومن ناحية أخرى، لا ينبغي أن ننسى أن السيطرة هي إحدى وظائف الإدارة الأساسية أولاً. ثانياً، يعمل الموظف بضمير حي ويسعى جاهداً حقاً لإنجاز المهام الموكلة إليه فقط إذا كان عمله شفافاً ويتم مراقبته بانتظام وفي الوقت المناسب. ففي نهاية المطاف، حتى الموظفين الأكثر تفانياً و"إيديولوجية" عاجلاً أم آجلاً، في غياب السيطرة، يبدأون في الاسترخاء و"التدهور" (إلى درجة التجاهل التام لمسؤولياتهم الوظيفية المباشرة).

في كل منظمة تقريبًا (إن لم يكن في كثير من الأحيان) أتعاون معها، هناك موقف "عادي" عندما "ليس لدى المدير أي فكرة على الإطلاق" عما يفعله مندوبو المبيعات خلال يوم العمل. في الوقت نفسه، عند الفحص الدقيق، يكتشف أن عدد المكالمات للعملاء الجدد لا يزيد عن 5-10 (وهذا نصف ساعة فقط من وقت العمل)، ونادرا ما تعقد اجتماعات شخصية مع العملاء. ما الذي يقضيه بقية الوقت يبقى لغزا... فهل من المستغرب أنه في هذه الحالة، لا يتم الوفاء بخطط المبيعات باستمرار، ومرافق الإنتاج معطلة؟

كما ترون، فإن سعر الموقف التافه تجاه السيطرة على البائعين مرتفع للغاية. علاوة على ذلك، يرجى ملاحظة أن ما يهم هنا ليس فقط مراقبة تحقيق (أو عدم تحقيق) النتيجة النهائية (على سبيل المثال، تحقيق خطة المبيعات الشهرية). كقاعدة عامة، معظم المديرين بخير مع هذا. كما تظهر التجربة، من المهم للغاية أن تتصرف الشركة "بشكل استباقي" وتقوم بإجراء "تخفيضات" أولية (متوسطة).

بعد كل شيء، عندما تواجه حقيقة عدم الوفاء " المهمة الرئيسية"، إذن لا يمكنك فعل أي شيء. ما لم تبيعه اليوم (هذا الشهر) لن تتمكن من بيعه مرة أخرى، وقد خسرت الشركة أرباحًا لن تعوضها أبدًا. بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي ذلك إلى تعقيد المبيعات في المستقبل: خلال هذا الوقت، يمكن لعملائك التحول إلى منتجات / خدمات بديلة لمنافسيك النشطين، وفي الوقت نفسه تعزيز العلاقات الودية معهم (والتي، كما نعلم، ليست بهذه السهولة للتغلب عليها).

الوقاية دائمًا أرخص من تحليل العواقب، لأن التحكم الأولي (التشغيلي) يساعد في تحديد انحرافات النتائج الحالية عن الخطة في مهدها، والذي بدوره يجعل من الممكن تصحيح الوضع في الوقت المناسب (القضاء على الأسباب، يمد أدوات إضافيةوالمساعدة التي يطلبها الموظف وما إلى ذلك) وبالتالي تقليل المخاطر والخسائر.

أدناه سأقدم القليل المبادئ الأساسيةوالتي ينبغي اتباعها لإنشاء رقابة تشغيلية على البائعين ووضعها في خدمة أهداف العمل الإستراتيجية.

تحديد النتائج المتوسطة

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل المديرين يخجلون منها السيطرة على العمليات، يتمثل في عدم وجود معايير واضحة لما يجب التحقق منه بالضبط. لهذا السبب:

يحدد ما الذي يجب على البائعين فعله بالضبط؟(اتصل بالعملاء، قابل العملاء، وما إلى ذلك) حتى يتمكنوا في نهاية الشهر من إرضائك بشكل ممتاز النتائج المالية(عادة ما يكون هذا هو تنفيذ خطط المبيعات).

وضع المعايير(مؤشرات قابلة للقياس) لهذه الإجراءات/النتائج، بناءً على الإحصائيات المتوفرة في شركتك، الفطرة السليمةوفي الواقع، خطط المبيعات نفسها. قد تكون هذه المعايير: عدد المكالمات والمواعيد والاجتماعات والتطبيقات والعقود الموقعة ومتوسط ​​مبلغ الطلب وما إلى ذلك.

قم بتقسيم هذه المعايير حسب الأسبوع/اليوم(على سبيل المثال، على الأقل 20 مكالمة / 10 زيارات سوق بيع التجزءفي اليوم، 3 عقود جديدة في الأسبوع، وما إلى ذلك). من المفيد أيضًا تقسيم خطط المبيعات نفسها حسب الأسبوع واليوم لإبقاء إصبعك على النبض. سيكون هذا هو المبدأ التوجيهي الخاص بك للتحكم التشغيلي (اليومي / الأسبوعي). وبطبيعة الحال، يجب أن تكون هذه المؤشرات على علم الموظفين.

تطوير نماذج التقارير اليومية

بناءً على المعايير التي تم تطويرها في الفقرة السابقة، يمكنك تطوير نماذج التقارير اليومية لموظفي المبيعات ورقيًا أو في شكل إلكتروني. ويرد في الجدول 1 مثال لتقرير يومي لمدير "على الهاتف"، ويرد في الجدول 2 جزء من التقرير اليومي (ورقة المسار) لمندوب المبيعات.

السيطرة اليومية

خصص وقتًا في نهاية يوم العمل (على سبيل المثال، من الساعة 5:30 إلى الساعة 6:00 مساءً) حيث يجب على موظفي المبيعات تزويدك بتقرير عن عمل اليوم. وبناءً على ذلك، خصص وقتًا في جدولك اليومي لمراجعة التقارير والرد عليها.

مهم! يجب أن يكون الرد على المستندات المقدمة من قبل الموظفين إلزاميًا ومنتظمًا. وإلا، فإن موظفيك سيبدأون في الاعتقاد بأنه لا أحد يتحقق من تقاريرهم، وبالتالي، لا يمكنك كتابتها أو تكوين البيانات. يمكن أن يكون ذلك إما محادثة شخصية مع البائع في وقت قبول التقرير، أو محادثة هاتفية بعد وقت قصير (على سبيل المثال، إذا كنت مشغولاً بالتحدث مع موظف آخر في وقت تقديم التقرير ولم تتمكن من ذلك) وتخصيص الوقت له).

خوارزمية ردود الفعل المسائيةقد يكون شيء من هذا القبيل.

1. ابحث في التقرير اليومي (أو أي تقرير مبيعات يومي آخر يتم إنشاؤه باستخدام برنامج محاسبة الكمبيوتر) و مقارنة المعايير المخططة مع حجم العمل/المبيعات التي أنجزها الموظف بالفعللليوم الحالي.

2. إجراء مسح العينةمسؤول التقارير، اطرح أسئلة توضيحية حول العملاء الذين لم يتم تحقيق أهداف اليوم الحالي معهم، واطلب التوضيح، على سبيل المثال:

في كم من الاتصالات التي تمت تم إجراء المفاوضات مباشرة مع صانع القرار؟
ما الذي منعك من تلبية معايير عدد المكالمات؟
لماذا رفض العميل اللقاء/شراء المنتج؟
ما هي الحجج المقدمة؟
ما هي المنتجات المنافسة التي يشتريها هذا العميل؟ بأية أسعار؟
ما الذي لا يعجبه العميل في التعاون مع الشركات الأخرى التي يمكننا استخدامها لصالحنا؟

لا يلزم أن تكون مثل هذه التفسيرات مطلوبة لكل عميل. يكفي توضيح 5-6 عملاء من التقرير، وهذا سيبقي المرؤوس متيقظًا ويوضح أنه يتم التحكم فيه.

3. بناءً على الردود الواردة مساعدة الموظف في صياغة أهداف جهات الاتصال التالية مع هؤلاء العملاء، حدد حججًا مقنعة للاعتراضات التي تنشأ وتأكد من كتابة جميع التوصيات (ليس من قبيل الصدفة أنهم يقولون: ما لم يُكتب غير موجود).

أيضًا تسجيل التوصيات المقدمة للمرؤوس وتاريخ تنفيذهافي مذكراتك وتأكد من السؤال عن النتائج التي تم تحقيقها في اليوم المحدد (أو تذكيرهم بالمهام التي تسبق يوم التنفيذ). تذكر: إذا سمحت لنفسك "بالنسيان" أو "التخطي" أو التأخر في التحكم مرة واحدة على الأقل، ففي المرة القادمة سوف ينظر المرؤوس إلى طلبك على أنه رغبة.

4. تقييم مدى اكتمال وصحة ملء التقرير. لا تسمح بالردود الرسمية و"المزيفة". في حال اكتشاف معلومات غير كاملة أو غير صحيحة، قم بإبلاغ الموظف عن تطبيق الإجراءات التأديبية التي اتخذتها الشركة (التوبيخ، التوبيخ، الغرامة، الفصل) بحقه.

5. تلخيص عمل الموظف لهذا اليوم، امدحه أو عبر عنه إذا لزم الأمر النقد البناء(دون الخوض في الأمور الشخصية، ناقش فقط الإجراءات والنتائج).

اعتمادًا على استيفاء الموظف الحالي للمعايير الشخصية، بالإضافة إلى المستوى العام لتنفيذ الخطة من قبل قسم المبيعات، قم بضبط المهام الشخصية للموظف ليوم العمل التالي. على سبيل المثال، إذا لم يأت أحد الموظفين إلى العمل بسبب الفصل/المرض، فجادل معللًا بضرورة سد الفجوة في المبيعات، و"توتر قليلاً" وحاول البيع أكثر قليلاً من المعتاد حتى تتمكن الشركة ككل يمكن أن تلبي خطة المبيعات الشهرية. ناقش كيف يمكن تحقيق ذلك.

6. قم بإنهاء المحادثة بدافع إيجابي للموظف.في يوم العمل التالي ("استعد للعمل، يمكنك القيام بذلك"، "أحسنت، استمر في العمل!"، وما إلى ذلك).

يعد تحليل مبيعات الشركة وأرباحها أحد الجوانب المهمة لنشاط أخصائي التسويق. إن وجود تقرير مبيعات تم تجميعه بشكل صحيح في متناول اليد سيجعل من السهل عليك تطويره استراتيجية التسويقتطور الشركة، والإجابة على سؤال الإدارة “ما هي الأسباب الرئيسية لانخفاض المبيعات؟” لن يستغرق الكثير من الوقت.

في هذه المقالة سنلقي نظرة على مثال للحفاظ على إحصاءات المبيعات وتحليلها مصنع التصنيع. المثال الموضح في المقالة مناسب أيضًا لتجارة التجزئة و تجارة الجملةلتحليل مبيعات متجر فردي. القالب الذي أعددناه لتحليل المبيعات في Excel واسع النطاق للغاية، فهو يتضمن جوانب مختلفة لتحليل ديناميكيات المبيعات التي لا تحتاجها دائمًا كل شركة. قبل استخدام القالب، تأكد من تكييفه مع تفاصيل عملك، مع ترك المعلومات اللازمة فقط لمراقبة تقلبات المبيعات وتقييم جودة النمو.

نقاط تمهيدية لتحليل المبيعات

قبل إجراء تحليل المبيعات، تحتاج إلى جمع الإحصائيات. لذلك تحديد المؤشرات الرئيسيةالتي ترغب في تحليلها ووتيرة جمع هذه المؤشرات. فيما يلي قائمة بأهم مؤشرات تحليل المبيعات:

فِهرِس	تعليقات
المبيعات بالقطع والروبل	من الأفضل جمع إحصائيات المبيعات بالوحدات والروبل بشكل منفصل لكل منها عنصر السلعةعلى أساس شهري. تتيح لك هذه الإحصائيات العثور على نقطة البداية للانخفاض/الزيادة في المبيعات وتحديد سبب هذا التغيير بسرعة. كما تسمح لك هذه الإحصائيات بتتبع التغييرات متوسط ​​السعرشحن البضائع بحضور مكافآت أو خصومات مختلفة للشركاء.
تكلفة الوحدة	تكلفة البضائع هي جانب مهمأي تحليل المبيعات. بمعرفة مستوى تكلفة المنتج، سيكون من الأسهل عليك تطوير حملات التسويق التجاري وإدارة الأسعار في الشركة. بناءً على التكلفة، يمكنك حساب متوسط ​​ربحية المنتج وتحديد المواقف الأكثر ربحية من نقطة الربح لتحفيز المبيعات. يمكن الاحتفاظ بإحصائيات التكلفة على أساس شهري، ولكن إذا لم يكن ذلك ممكنا، فمن المستحسن تتبع الديناميكيات الفصلية لهذا المؤشر.
المبيعات حسب خطوط المبيعات أو مناطق المبيعات	إذا كانت شركتك تعمل مع مناطق/مدن مختلفة أو لديها عدة أقسام في قسم المبيعات، فمن المستحسن الاحتفاظ بإحصائيات المبيعات لهذه المناطق والمناطق. إذا كانت لديك مثل هذه الإحصائيات، فستتمكن من فهم المجالات المسؤولة بشكل أساسي عن نمو/انخفاض المبيعات ومعرفة أسباب الانحرافات بسرعة. يتم تتبع المبيعات حسب الوجهة على أساس شهري.
توزيع المنتج	يرتبط توزيع المنتج ارتباطًا مباشرًا بنمو المبيعات أو انخفاضها. إذا كانت الشركة لديها القدرة على مراقبة وجود البضائع في جمهورية تتارستان، فمن المستحسن جمع هذه الإحصائيات مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر. بمعرفة عدد النقاط التي يتم عرض السلعة المشحونة بها مباشرة، يمكنك حساب معدل دوران البضائع في نقطة البيع بالتجزئة (المبيعات / عدد RT) وفهم المستوى الحقيقي للطلب على منتجات الشركة. يمكن مراقبة التوزيع على أساس شهري، ولكن من الأفضل مراقبة هذا المؤشر كل ثلاثة أشهر.
عدد العملاء	إذا كانت الشركة تعمل مع مستوى تاجر أو في سوق B2B، فمن المستحسن تتبع الإحصائيات حول عدد العملاء. في هذه الحالة، ستتمكن من تقييم جودة نمو المبيعات. على سبيل المثال، مصدر نمو المبيعات هو زيادة الطلب على منتج ما أو ببساطة التوسع الجغرافي في السوق.

النقاط الأساسية التي يجب الانتباه إليها عند إجراء تحليل المبيعات:

• ديناميكيات المبيعات حسب المنتجات والمناطق التي تشكل 80% من مبيعات الشركة
• ديناميات المبيعات والأرباح مقارنة بنفس الفترة من العام الماضي
• التغييرات في السعر والتكلفة وربحية المبيعات للعناصر الفردية ومجموعات المنتجات
• جودة النمو: ديناميكيات المبيعات لكل 1 RT، لكل 1 عميل

جمع إحصائيات المبيعات والأرباح

دعنا ننتقل مباشرة إلى مثال يوضح بوضوح كيفية إجراء تحليل المبيعات.

الخطوة الأولى هي جمع إحصائيات المبيعات لكل منتج حالي للشركة. نقوم بجمع إحصائيات المبيعات لفترتين: العام السابق والحالي. لقد قسمنا جميع المقالات إلى فئات المنتجات التي نهتم برؤية ديناميكياتها.

الشكل 1: مثال على جمع إحصاءات المبيعات حسب عناصر المنتج

نقوم بملء الجدول الموضح أعلاه وفقًا للمؤشرات التالية: القطع والروبل ومتوسط ​​​​سعر البيع والتكلفة والربح والربحية. ستكون بيانات الجدول المصدر الأساسي لتحليل المبيعات المستقبلية.

تعد إحصائيات المبيعات الموضعية للعام السابق للفترة الحالية ضرورية لمقارنة مؤشرات التقارير الحالية مع العام السابق وتقييم جودة نمو المبيعات.

بعد ذلك، نقوم بجمع إحصائيات الشحن للمناطق الرئيسية لقسم المبيعات. نقوم بتقسيم إجمالي الإيرادات (بالروبل) حسب مناطق المبيعات وفئات المنتجات الرئيسية. الإحصائيات مطلوبة فقط بالروبل، لأنها تساعد في التحكم في الوضع العام للمبيعات. يعد التحليل الأكثر تفصيلاً ضروريًا فقط في حالة حدوث تغيير حاد في ديناميكيات المبيعات في أحد المجالات.

الشكل 2: مثال على جمع إحصاءات المبيعات حسب اتجاهات المبيعات والمناطق

عملية تحليل المبيعات

بمجرد جمع كافة إحصائيات المبيعات اللازمة، يمكنك المتابعة إلى تحليل المبيعات.

تحليل تنفيذ خطة المبيعات

إذا كانت الشركة تخطط ووضعت خطة مبيعات، فإن الخطوة الأولى هي تقييم تنفيذ خطة المبيعات حسب مجموعات المنتجات وتحليل جودة نمو المبيعات (ديناميكيات الشحنات فيما يتعلق بنفس الفترة من العام الماضي).

الشكل 3: مثال على تحليل تنفيذ خطة المبيعات حسب مجموعات المنتجات

نقوم بتحليل تنفيذ خطة المبيعات بناءً على ثلاثة مؤشرات: الشحنات إلى عينياوالإيرادات والأرباح. في كل جدول نقوم بحساب النسبة المئوية لاكتمال الخطة وديناميكياتها مقارنة بالعام السابق. يتم تقسيم جميع الخطط إلى فئات المنتجات، مما يسمح لك بفهم مصادر المبيعات المنخفضة والإفراط في تنفيذ الخطة بمزيد من التفصيل. ويتم التحليل على أساس شهري وربع سنوي.

في الجدول أعلاه، نستخدم أيضًا حقل "توقعات" إضافيًا، والذي يسمح لنا بالتنبؤ بتنفيذ خطة المبيعات في ضوء الديناميكيات الحالية للشحنات.

تحليل ديناميكيات المبيعات حسب المناطق

يعد تحليل المبيعات هذا ضروريًا لفهم مجالات قسم المبيعات التي تعد المصادر الرئيسية للمبيعات. يتيح لك التقرير تقييم ديناميكيات المبيعات في كل اتجاه وتحديد الانحرافات الكبيرة في المبيعات في الوقت المناسب من أجل تصحيحها. نقوم بتقسيم إجمالي المبيعات حسب مناطق نظام التشغيل، ولكل منطقة نقوم بتحليل المبيعات حسب فئة المنتج.

الشكل 4: مثال لتحليل المبيعات حسب المنطقة

لتقييم جودة النمو، يتم استخدام مؤشر "ديناميكيات نمو المبيعات مقارنة بالعام الماضي". لتقييم أهمية الاتجاه في مبيعات مجموعة منتجات معينة، يتم استخدام المعلمة "حصة في المبيعات،٪" و"المبيعات لكل عميل واحد". تتم مراقبة الديناميكيات بشكل ربع سنوي للتخلص من التقلبات في الشحنات.

تحليل هيكل المبيعات

يساعد تحليل هيكل المبيعات على إلقاء نظرة عامة على الفعالية والأهمية مجموعات المنتجاتفي محفظة الشركة. يتيح لك التحليل فهم مجموعات المنتجات الأكثر ربحية للأعمال التجارية، وما إذا كانت حصة مجموعات المنتجات الرئيسية تتغير، وما إذا كانت الزيادات في الأسعار تغطي الزيادة في التكاليف. ويتم التحليل على أساس ربع سنوي.

الشكل 5: مثال على تحليل هيكل مبيعات تشكيلة الشركة

بناءً على مؤشرات "الشحنات العينية" و"الإيرادات" و"الربح"، يتم تقييم حصة كل مجموعة في محفظة الشركة والتغير في الحصة. تقوم مؤشرات "الربحية" و"التكلفة" و"السعر" بتقييم ديناميكيات القيم فيما يتعلق بالربع السابق.

الشكل 6: مثال على تحليل تكلفة وربحية المبيعات

تحليل ABC

إحدى المراحل النهائية لتحليل المبيعات هي المعيار، مما يساعد على تنفيذ سياسة تشكيلة مختصة وتطوير أنشطة تسويقية تجارية فعالة.

الشكل 7: مثال على تحليل ABC للتشكيلة

يتم إجراء تحليل ABC من حيث المبيعات والأرباح مرة واحدة كل ثلاثة أشهر.

التحكم في البقايا

المرحلة الأخيرة من تحليل المبيعات هي مراقبة مخزون منتجات الشركة. يتيح لك تحليل الأرصدة تحديد العناصر المهمة التي يوجد بها فائض كبير أو من المتوقع حدوث نقص في البضائع.

الشكل 8: مثال لتحليل أرصدة المنتجات

تقرير المبيعات

في كثير من الأحيان، يكون قسم التسويق في الشركات مسؤولاً عن تنفيذ خطط المبيعات. بالنسبة للتقرير الأسبوعي، يكفي تتبع مستوى تنفيذ خطة المبيعات كإجمالي تراكمي والإشارة إلى توقعات تنفيذ خطة المبيعات بناءً على المستوى الحالي للشحنات. يتيح لك هذا التقرير تحديد التهديدات المتعلقة بعدم تنفيذ خطة المبيعات في الوقت المناسب ووضع التدابير التصحيحية.

الشكل 9: تقرير المبيعات الأسبوعي

أرفق بهذا التقرير لوحة صغيرة تصف التهديدات الرئيسية التي تواجه تنفيذ خطة المبيعات والحلول المقترحة التي من شأنها تقليلها التأثير السلبي- تحديد أسباب الفشل في تنفيذ الخطة. وصف المصادر البديلة التي يمكن استخدامها لزيادة المبيعات.

من المهم في تقرير المبيعات الشهرية أن يعكس التنفيذ الفعلي لخطة المبيعات، وجودة النمو مقارنة بنفس الفترة من العام الماضي، وتحليل ديناميكيات متوسط ​​سعر الشحن وربحية المنتج.

الشكل 10: تقرير المبيعات الشهري

يمكنك تنزيل قالب تحليل المبيعات المعروض في المقالة في القسم.

معلومات شخصية:

استشارة في مجال الإدارة المنتظمة لأكثر من 70 شركة: من 10 إلى 9000 شخص (بما في ذلك: الشركات القابضة، سلسلة المتاجر، المصانع، شركات الخدمةوالبنائين والمسؤولين الحكوميين ووكالات الويب والمتاجر عبر الإنترنت). طالب الكسندر فريدمان.

أحد المؤلفين المشاركين لكتاب "التقنيات الاجتماعية لمدرسة تالين للمديرين. تجربة الاستخدام الناجح في الأعمال والإدارة خصوصية": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

المدير التنفيذي

الدقة من باب المجاملة للملوك، ولكنها واجب على رعاياهم

لويس الثامن عشر

إلى من:أصحاب وكبار المديرين

كيف يمكن للمدير أن يقبل محاكاة النشاط المحموم كنتيجة للعمل

"ماذا فعل مرؤوسي اليوم؟ ما المهام التي أكملوها؟ كم من الوقت استغرق الأمر، وما هي النتائج التي تم تحقيقها؟”- مثل هذه الأفكار المثيرة غالبًا ما تطارد القائد. من أين سيأتون؟

من الخارج كل شئ رائع. بمجرد دخول الرئيس إلى المكتب، يصبح الجميع مشغولين على الفور: تنتهي المحادثات الصغيرة في منتصف الجملة، ويبدأ شخص ما في الكتابة بشكل محموم على الكمبيوتر، والبعض الآخر منشغل بنقل الأوراق من مكان إلى آخر، والبعض الآخر يتصل على الفور بجميع المقاولين على التوالي. لماذا تؤدي هذه الصورة المبهجة إلى ظهور "أفكار مثيرة"؟

الحقيقة هي أن القائد ذو الخبرة يفهم جيدًا الفرق بين "الحقائق" و"الرأي حول الحقائق". ولكن من أجل فهم ما يفعله المرؤوسون الموكلون إليه، من الضروري ترتيب سؤال شفهي مفصل حول "ماذا"، "كيف"، "متى"، مع "ما هي النتائج" و "من" فعل ذلك. وهذا يستغرق الكثير من الوقت من كل من المدير والموظف. لذلك، يحل المدير هذه المشكلة وفقا للمبدأ المتبقي. ومن سيسأل وهو في إجازة أو في إجازة مرضية؟

ستناقش هذه المقالة أداة تسمح لك بفصل "الحقائق" عن "الآراء حول الحقائق" وقياس فعالية وإنتاجية المرؤوسين. قابلني. تقارير العمل اليومية في شكل رسمي لكل موظف.

تقارير العمل: وصف التكنولوجيا والفوائد

تقنية تقارير العمل بسيطة مثل اثنين واثنين. يجب على كل موظف في نهاية يوم عمله تقديم تقرير به القائمة الكاملةالمهام المنجزة والوقت المستغرق في كل منها مع رابط لنتيجة العمل.

اسمحوا لي أن أذكرك أن تقارير العمل جزء من تقنية أكبر - "تنظيم عمل الموظفين مع مراعاة وقت العمل حسب المهمة باستخدام الخطط والتقارير وتحليلها من قبل المدير". تتكون التكنولوجيا العامة من العناصر التالية:

• التخطيط اليومي للموظفين: متطلبات التنظيم والشكل. اقرأ المزيد في المقال "".
• تحليل وتقييم وتعديل خطط الموظفين ومناقشة الخطط مع المدير. انظر المقال "".
• التقارير اليومية للموظفين: متطلبات التنظيم والشكل. وهذا ما أتحدث عنه في هذا المقال.
• التحليل والتقييم والاستنتاجات من تقارير الموظفين. مزيد من التفاصيل في "".

المبادئ الأساسية لتقارير العمل

1. يجب على الموظفين تقديم تقرير يومي عن عملهم، بغض النظر عن مؤهلاتهم أو مناصبهم أو أي عوامل أخرى.
2. يجب إرسال التقارير بدقة في نهاية اليوم الحالي (الذي يتوافق معه التقرير)
3. ويجب تقديم التقرير إلكترونيًا وتخزينه حتى تتاح للمدير فرصة مراجعته بالتفصيل.
4. يجب أن يكون أي مدير متفوق قادرًا على الاطلاع على تقارير جميع مرؤوسيه.
5. يجب أن يكون التقرير مفصلاً حسب الضرورة لخلق الشفافية في العمل المنجز دون مناقشة إضافية مع الموظف.
6. يحتفظ المدير بالحق في تحليل التقرير وطرح الأسئلة حول طرق أداء المهام وتقييم جودة وفعالية العمل المنجز.

فوائد التقارير اليومية للمديرين

• شفافية 100% في تصرفات كل موظف بناءً على نتائج يوم العمل أو الأسبوع أو الشهر وما إلى ذلك. الآن ليست هناك حاجة للأسئلة الشفهية: "ماذا فعلت؟"
• إمكانية تأجيل التحقق من أنشطة الموظف. ليس من الممكن دائمًا التحقق من الجميع مرة واحدة. يمكنك الآن فتح تقارير العمل ومعرفة ما فعله المدير إيفان بيتروف خلال الأسبوعين الماضيين خلال كل يوم عمل.
• زيادة ملموسة في إنتاجية الموظف، إذ يمكنك الآن أن تطلب كل “عشر دقائق” من يوم عمل مكون من 8 ساعات.
• توفير كبير للوقت لكل من المدير والمرؤوس بسبب عدم وجود استبيانات مدتها ساعات حول "من فعل ماذا".
• فرصة سريعة للتخلص من الموظفين الضعفاء وغير القادرين على التأقلم وغير المجتهدين من بين الموظفين الجدد والموظفين الجدد فترة التجربة. والآن أصبحت نتائجهم "على مرأى ومسمع" بناءً على نتائج كل يوم.
• لن يتمكن "القدامى" في الشركة من الاسترخاء والراحة على أمجادهم أيضًا. ستخبرهم تقارير عملهم بكل شيء.
• تقليل مستوى التوتر لدى المدير بسبب “عدم القدرة على إجراء التفتيش”، لأنه الآن يمكنك تقييم نتائج كل موظف في الوقت المناسب.

فوائد التقارير اليومية للمرؤوسين

• عملية مستمرة لاكتساب المعرفة والخبرة من مديرك. ونتيجة لذلك: تطور حاد في المهارات المهنية والشخصية. في الواقع، يصبح القائد معلمًا ومرشدًا تفكران معه بانتظام: حول الجديد والمزيد طرق فعالةحل المشاكل؛ كيفية تطوير "نقاط نموك" وتعزيز "نقاط ضعفك"؛ حول الأخطاء التي تم ارتكابها ومنع حدوث أخطاء جديدة.
• عادة العمل "باحتراف" والتي تحظى دائمًا بتقدير كبير في سوق العمل: يتم تحسين مهارات التخطيط وإدارة الوقت ودرجة المسؤولية عن تصرفات الفرد.
• القدرة على تقييم فعاليتك بشكل مستقل. يمكن للموظف دائمًا الاطلاع على تقرير عمله وتحليله وتحديد الخطوات اللازمة لمزيد من التطوير.
• نمو وظيفي أسرع لأولئك الذين يعملون بجد ويقومون بعمل جيد. عرض واضح وشفاف للنتيجة للمدير. الآن ليست هناك حاجة لشرب البيرة بانتظام وأخذ حمام بخار للحديث عن إنجازاتك - كل شيء واضح للعيان. يقلل نظام إعداد التقارير في المنظمة بشكل كبير من تأثير أساتذة الألعاب المخفية و"المفضلة".

متطلبات تكوين تقرير العمل

1. اسم المهمة المكتملة. وينبغي أن يوضح العمل الذي تم إنجازه. على سبيل المثال: "دفع فاتورة شراء معدات مكتبية لقسم المحاسبة".
2. تم تحقيق النتيجة. (مثال: "تم دفع الفاتورة جزئيًا لأن البائع لم يكن لديه ماسحين ضوئيين في المخزون"). إذا لم يتم تحقيق النتيجة، فبجانب المعلومات حول حدوث المشكلة/المهمة التي نشأت ورد الفعل عليها، يجب أن تكون هناك معلومات حول كيف ومتى يتم التخطيط لحل هذه المشكلة، وكيفية تجنبها في المستقبل. ومن الضروري أيضًا الإشارة إلى اللوائح/المعايير التي تتطلب إضافات/تغييرات/إنشاء، وتعيين المهام المناسبة على الفور في خطتك. يجب أن تحتوي المهام الجديدة على رابط للمهام الحالية كمصدر أساسي.

• المبدأ الأساسي: كل مهمة يجب أن يكون لها نتيجة. حيثما أمكن، يجب أن تكون النتيجة في شكل رسمي (على سبيل المثال: إذا أجرى الموظف مقابلة، فنتيجة للعمل: قائمة بالمرشحين المختارين ومعلومات مختصرة عنهم + قائمة بمن تحدث معهم) .
• إذا كانت المهمة تتضمن العمل مع مستندات أو ملفات أو معلومات أخرى، فيجب عليك توفير رابط مباشر لهذه المستندات، أو إلى المجلد أو الموقع الذي تم تخزينها فيه.
• مهم للمديرين! في جميع المهام المتعلقة بالإدارة (على سبيل المثال: دراسة خطط وتقارير الموظفين الآخرين، والرقابة، وما إلى ذلك) تأكد من الإشارة إلى نتائج مختصرة: الإنجازات، وأوجه القصور، والاتجاهات، وما إلى ذلك. مثال "المهمة: تحليل تقارير الموظف إيفان بيتروف لمدة أسبوعين. الاستنتاجات: لا توجد مقترحات لبعض المهام لتحسين الأنظمة. لقد أصبح بتروف على دراية بالاستنتاجات وأخذ على عاتقه الاهتمام بها وصياغة مقترحاته بمزيد من التفصيل.
• عند دراسة أي مواد، وحضور المؤتمرات، والاجتماع مع الشركاء، وما إلى ذلك. يجب إعداد ملخص قصير + توفير رابط له في التقرير.

الوقت الذي يقضيه في المهمة. بجانب كل إنجاز، يجب عليك الإشارة بين قوسين إلى الوقت الذي تقضيه في إكمال المهمة.

• إذا كان لدى المؤدي شعور بأن إجمالي الوقت الذي يقضيه في مهمة ما قد يثير سؤالاً من المدير، فمن الضروري أن يشرح على الفور "لماذا تم إنفاق الكثير من الوقت". (مثال: المهمة: إصدار وإرسال فاتورة للعميل. الوقت: 1 ساعة. توضيح: تم استغراق ساعة واحدة من الوقت لإصدار الفاتورة بسبب ضرورة إعادة الاتفاق على الصياغة 3 مرات مع العميل بمبادرة منه)

مثال على تقرير العمل

يوضح المثال قائمة المهام من تقرير تم إعداده في Bitrix24 (يسمح لك النظام بالعمل مركزيًا داخل الشركة وتتبع الوقت حسب المهمة). مع التنظيم السليم للتخطيط وتسجيل وقت العمل حسب المهمة، سيتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا.

مثال لنتيجة المهمة

ملحق لتقرير العمل

في نهاية كل تقرير عمل من الضروري وضع العبارة التالية (DD - التاريخ؛ MM - الشهر؛ YY - السنة؛ HH:MM - تنسيق الساعات + الدقائق).

الإجمالي لـ DD.MM.YY:
1) عملت في المكتب: سمو: د د
2) عملت من المنزل: سمو: د د
3) إجمالي العمل: س س: د د
4) الإجازة المرضية: سمو: د د
5) ساعات العمل على نفقتك الخاصة: HH:MM

قواعد الإضافة إلى التقرير (باستخدام مثال شركتي)

• خلال يوم عمل واحد (يوم)، يمكن أن يتجاوز "إجمالي العمل" و"الإجازات المرضية" 8 ساعات فقط إذا كانت الإجازة المرضية صفراً).
• خلال يوم عمل واحد (يوم)، يجب أن يعطي "إجمالي العمل" و"ساعات العمل على النفقة الخاصة" إجمالي 8 ساعات، لا أكثر.
• على سبيل المثال، طلبت إجازة الساعة 01:19، وتم تخفيض الغداء إلى 00:25 بدلاً من 01:00، وقت العملفي نهاية اليوم كانت الساعة 07:19. في "الساعات على نفقتك الخاصة"، اكتب "00:41" بالإضافة إلى تعليق: طلب إجازة في الساعة 01:19، والغداء في الساعة 00:25 بدلاً من 01:00 (أي سجل جميع الانحرافات عن معايير وقت العمل).
• يتم أيضًا احتساب الوقت المستغرق في رحلة عمل أو السفر لأمور العمل في السطر "عملت في المكتب".
• في السطر الذي يكون فيه الوقت صفرًا، ضع 0:00
• لإضافة عبارة بسرعة، تحتاج إلى نسخها ولصقها من التقارير السابقة، مع تغيير الوقت.

تسلسل تنفيذ تقارير العمل

ينفذ التقارير اليوميةالخامس عمل يومييمكن أن يكون القسم/الشركة صعبًا للغاية، وأحيانًا مستحيلًا، بدون مشروع موازٍ لإدخال الإدارة المنتظمة. اقرأ المزيد عن الإدارة المنتظمة في المقالة "." وهنا سألخص بإيجاز مرحلتين رئيسيتين:

1. المرحلة الأولى(المدة: 2-3 أسابيع): يُطلب من الموظفين أن يسجلوا في التقارير أكبر خمس مهام تم إنجازها، مع الإشارة إلى الوقت المناسب لكل منها. التنفيذ: GoogleDocs أو محرري النصوصربما على الفور نظام لتحديد المهام.
2. المرحلة الثانية(المدة: 3 أسابيع وما بعدها): يُطلب من الموظفين تسجيل جميع المهام في تقارير تشير إلى الوقت المستغرق. التنفيذ: Bitrix24 أو نظام آخر لتحديد المهام.

عندما يكون تقرير العمل غير ضروري

بالنسبة للمهن التي يتم فيها تنفيذ نفس النوع من الإجراءات المتكررة، فمن المنطقي تقديم معيار لعدد المهام المكتملة بدلاً من التقرير. في البداية، يتم تقدير متوسط ​​الوقت المطلوب لإكمال مهمة واحدة. بعد ذلك، يتم حساب القاعدة باستخدام إجراء بسيط:<количестов рабочих часов>اقسم على<норма времени на выполнение одной задачи>.

على سبيل المثال، قد يكون لدى مشغل مركز الاتصال قاعدة: 90 مكالمة في اليوم، 4 مبيعات، وما إلى ذلك. في هذه الحالة ينظر المدير إلى الانحراف عن القاعدة وليس إلى تقرير العمل. سيكون الوضع مشابهًا مع العامل الذي ينتج أجزاء من نفس النوع.

يُسألني بانتظام السؤال التالي: "كم مرة يوصى بمراجعة تقارير عمل الموظف؟"الجواب مبتذل: "بالقدر الضروري لضمان أن يكون أداء موظف معين مقبولاً لدى الشركة والمدير.".

على المرحلة الأولية(1-1.5 شهر) من التنفيذ، من المهم التحقق من تقارير العمل كل يوم للجميع. بعد ذلك، بالنسبة لبعض الموظفين، يكفي التحقق منهم مرة واحدة كل أسبوع أو أسبوعين، وبالنسبة للآخرين كل يوم.

إذا كان شخص ما يعمل مع التقارير لمدة عام واحد، وكنت مجبرًا على التحقق من تقريره كل يوم، فأنت لا تعمل كمدير: فأنت لا توفر التأثير المناسب على أحد المرؤوسين أو أنك تحتفظ بموظف غير فعال.