Бизнес-идеи 

Составьте письмо просьбу производственно коммерческого предприятия. Задания. Инструкция по составлению письма-просьбы

    Как правильно управлять финансами своего бизнеса, если вы не специалист в области финансового анализа - Финансовый анализ

    Финансовый менеджмент - финансовые отношения между суъектами, управление финасами на разных уровнях, управление портфелем ценных бумаг, приемы управления движением финансовых ресурсов - вот далеко не полный перечень предмета "Финансовый менеджмент "

    Поговорим о том, что же такое коучинг ? Одни считают, что это буржуйский брэнд, другие что прорыв с современном бизнессе. Коучинг - это свод правил для удачного ведения бизнесса, а также умение правильно распоряжаться этими правилами

5. Переписка деловых людей по электронной почте

От кого : John Smith

Кому

Тема: покупка

Уважаемые господа!

С уважением .

John Smith

Office Manager

MSG (Message) – послание ;

JIC (Just in case) – при случае ;

CUL (See you later) – встретимся позднее ;

часто задаваемый вопрос ;

по моему скромному мнению ;

BTW (By the way) – между прочим ;

(Grin) – усмешка . Ухмылка ;

BRB (Be right back) – немедленно возвращайся ;

GTG (Got to go) – готов идти ;

Контрольные вопросы

Задания

Приложения

Приложение 1.1

Приложение 1.2

Приложение 1.3

Стиль делового письма, отправляемого по электронной почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым. При почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).

От кого : John Smith

Кому : RBM Manufacturing Company, Inc

Тема: покупка

Уважаемые господа!

Мы намереваемся до конца этого финансового года приобрести новую копировальную машину для офиса. Мы хотели бы изучить возможность покупки копировальной машины RBM, и нас интересует, имеется ли у вас подходящая модель.

Наш офис небольшой и новой копировальной машиной будут пользоваться только три секретарских работника. Мы изготавливаем примерно 3000 копий в месяц и хотели бы иметь машину, которая работает на стандартной бумаге. Нам необходима также сортировочно-подборочная (раскладочная) машина, но мы редко обрабатываем более 25 экземпляров одновременно.

Мы хотели бы также получить информацию о гарантии и услугах по ремонту.

Учитывая, что финансовый год у нас заканчивается 15 декабря 2005 года, просим ускорить ответ.

С уважением .

John Smith

Office Manager

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Разумеется Smileys это касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;

MSG (Message) – послание ;

JIC (Just in case) – при случае ;

CUL (See you later) – встретимся позднее ;

FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос ;

IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению ;

BTW (By the way) – между прочим ;

(Grin) – усмешка . Ухмылка ;

BRB (Be right back) – немедленно возвращайся ;

GTG (Got to go) – готов идти ;

LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;

WTG (Way to go) – куда идти, направление;

OIC (Oh, l see) – мне все понятно;

TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании. Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, иихпуть к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике бывает немало) требует не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Западные документоведы предупреждают о том, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети.

Поэтому они предлагают воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по E-mail. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Среди ошибок, которые допускаются при использовании электронной почты, одна заключается в неверном суждении о том, что канал связи якобы менее формален, располагает на «простоту общения». При письменном контакте, даже если это переписка по E-mail, необходимо не забывать про язык, стиль. Это во многом касается наших предпринимателей, которые считают, что после первичной встречи или полученного ответа можно переходить на «ты» и пренебречь «излишним» протоколом. На Западе не спешат переводи т. д.ловые отношения в разряд дружеских и личных. Там всегда стараются сохрани т. д.станцию. Поэтому при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне бизнеса, деловых отношений. Будьте точным, аккуратным в формулировках, выражениях и т. д. При всей простоте E-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью, грамматикой, орфографией. При всей скорости переписки надо избегать ошибок. Они могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

Западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости E-mail, такое желание появляется постоянно, т. к. телефонные переговоры и электронная почта не могут замени т. д.уг друга, а при умелом использовании дополняют и помогают друг другу. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по E-mail. Поступающая от адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?

2. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.

3. Какой вид служебного письма имеет реквизит «отметка о наличии приложения» и как он оформляется?

4. Как оформляются реквизиты: «адресат» и «адрес»?

6. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

7. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?

8. Для каких целей в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?

9. Как оформляются совместные письма организаций?

10. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?

Задания

1. Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.

2. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

3. Составьте письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

4. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

5. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Артек» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

6. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики в администрацию Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

7. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. мдля отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000 г. для треста «Запсибтрансстрой».

8. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. рублей до начала реализации молодняка птицы населению.

9. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

10. Составьте письмо-просьбу новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выдать лицензию на вывоз в 2000 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.

11. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2005 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

12. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

13. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

14. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

15. Составьте письмо-просьбу государственной торговой компании «Олимп» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки продуктов детского питания в Кировскую область.

16. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

17. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долл. США.

18. Составьте письмо администрации Челябинской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

19. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2005 г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

20. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для мужской, женской и детской одежды.

21. Составьте сопроводительное письмо в управление начального профессионального образования Министрества образования и науки РФ о направлении информации о работе с учащимися профучилищ из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

22. Составьте письмо-просьбу директора школы в районное управление образования на разрешение включить в план капитального ремонта бойлерной школы. Дополнительные реквизиты укажите самостоятельно.

23. Составьте письмо-просьбу в администрацию области от комитета начального профессионального образования о внесении предложений по содержанию детей-сирот, обучающихся в профессиональных училищах. В училищах области обучается 840 детей-сирот, в ряде училищ их насчитывается свыше 50 человек. Финансирование из федерального бюджета осуществляется частично: только на питание, одежду, стипендию. Нет средств на обеспечение медикаментами, на предметы санитарной гигиены, на приобретение мебели в общежития. Остро стоят вопросы финансирования дополнительных штатов: педагогов-психологов, педагогов дополнительного образования. По расчетам на содержание этих детей необходимо дополнительно в 2001 г. 9664 тыс. рублей.

24. Составьте информационное письмо Сибирской академии государственной службы о наборе студентов на дневную форму обучения для подготовки по специальностям: государственное и муниципальное управление; финансы и кредит; юриспруденция. Для поступления нужны заявление, документ о среднем образовании, шесть фотокарточек размером 3x4, паспорт. Заявления принимаются с 28 июня по 15 июля. При поступлении абитуриенты сдают экзамены по обществознанию, математике, русскому языку, иностранному языку. Телефон для справок: (382-2) 10-12-13.

25. Составьте письмо председателя Сибирского отделения Российской Академии сельскохозяйственных наук в администрацию Новосибирской области о массовом распространении саранчовых вредителей на территории республики Казахстан в 2000 г. и распространении их на многие территории Сибири, в том числе и на Новосибирскую область. В письме предлагается принять меры и выделить средства на борьбу с вредителями.

26. Составьте письмо-просьбу муниципального образовательного учреждения гимназии № 2 г. Омска главе администрации области об оказании помощи.

27. Найдите ошибки в следующих двух письмах: а) в оформлении; б) в тексте.



Приложения

Приложение 1.1

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа

Приложение 1.2

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа

Приложение 1.3

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

© 2001-2013 сайт. Все права защищены. Материалы этого сайта могут быть использованы только со ссылкой на данный сайт

    Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

    Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

    Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

    Составьте письмо ООО «Стройтрест» в Департамент труда и занятости населения Новосибирской области о выделении квоты на привлечение к работе иностранных работников.

    Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

    Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

    Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 200_-200_ гг. зерно.

    Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 200_ г для треста «Запсибтрансстрой».

    Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

    Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешне-экономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 200_ г.

    Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 200_ г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

    Составьте письмо-просьбу ОАО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

    Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

    Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

    Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в московскую фирму «Миаве» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

    Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры

    Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

    Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

    Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной Ш общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 200_ г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить вы годные сделки.

    Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейритекс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

ФАЙЛЫ

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

  • Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
  • Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
  • Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

  • Объяснение необходимости скидки.
  • Указание точного размера скидки, сроков.
  • Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.


Иванову И. И.

Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

  • Точная сумма долга.
  • Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
  • Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

  • 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
  • 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Составление российских писем

Цель: научиться создавать и оформлять современное деловое письмо.

Результат : в результате выполнения работы студенты обретут навыки создания и оформления современных деловых писем с помощью MS Word.

Задание: составить и оформить деловое письмо согласно варианту. Написать отчет по проделанной работе.

Варианты индивидуальных заданий

Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Искра» в количестве 50 тыс. кв. м. Для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000г. для треста «Запсибтрансстрой».

Составьте письмо – просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

Составьте письмо – просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания .

Составьте письмо – просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

Составьте письмо – приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной отраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2002г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организаций, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

Составьте письмо–просьбу производственно – коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

Составьте письмо-извещение Новосибирского малого предприятия "Экосан" Кемеровскому предприятию "Партнер" о причинах задержки поставок машин и оборудования.

Составьте письмо-приглашение организационного комитета "Экспоцентр" с предложением посетить международную специализированную выставку "Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности". Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

Составьте гарантийное письмо малого предприятия "Экосан" заводу "Прогресс" об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. МП "Экосан" просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества "Сарни" с частной фирмой "Алекс" на поставку .

Составьте письмо-ответ типографии издательства "Наука" малому предприятию "Триника" о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности

Составьте письмо администрации Амурской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

Составьте письмо-приглашение во ВГУЭС для участия в круглом столе по обсуждению проблем трудоустройства молодых специалистов

Контрольные вопросы

1. Опишите назначение делового письма.

2. Перечислите основные реквизиты российского письма.

3. Опишите, из чего состоит реквизит Адресат.

4. Перечислите отличия письма-извещения от письма-приглашения.

5. Перечислите отличия гарантийного письма от информационного письма.

Письма-просьбы - самый распространенный вид деловых писем. Письма-просьбы составляют, чтобы инициировать определенные действия адресата, необходимые автору письма. Расскажем, как написать официальное письмо просьбу. Образцы и примеры вы найдете в статье.

Письмо-просьба: образцы и примеры

Как и зачем составлять письмо-просьбу

Письма-просьбы составляются, чтобы инициировать определенные действия адресата, необходимые автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дают повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

Письмо-просьба официальному лицу: пример письма

Скачать образец письма

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения:

  • в связи с чем;
  • почему;
  • с какой целью составляют письмо.

Как правило, обоснование необходимо, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма).

Письмо-просьба с обоснованием: образец

Скачать образец письма

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла. Письмо-обращение с просьбой о помощи образец может выглядеть так.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование - заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам. Поэтому в образцах деловых писем-просьб более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела.

Структура письма-просьбы

Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение , иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях.

Схематически такую ситуацию можно представить так

Письмо с просьбой, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части:

  • введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию);
  • обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой);
  • заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //)

Официально письмо с просьбой: образец структуры

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта - апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола «просить». В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Письмо-просьба: образец, если в письме сразу несколько просьб


Скачайте образец

Воспользуйтесь специальным сервисом, чтобы составить шаблон письма-просьбы: конструктор деловых писем


Попробовать сервис сейчас

Как любое деловое письмо, письмо-просьбу составляют с указанием всех её реквизитов, и регистрируют в журнале учета исходящих документов. Кроме того, письмо-просьба должно содержать:

  • исходящий номер и дату (если это ответ на другое письмо, то номер и дату входящего письма);
  • название компании-адресата;
  • по необходимости печать организации.

Как и зачем составлять письмо-запрос

Письмо-запрос - это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Скачайте образцы писем-запросов:

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты:

  • адресат;
  • заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк);
  • текст;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе.
Все деловые письма оформляются на специальных бланках.