Пример письма от физического лица юридическому. И это всё о нем: заявление. Гарантийное письмо на юридический адрес от физического лица
В настоящее время для того, чтобы зарегистрировать новую организацию, необходимо указать ее юридический адрес, который в последующем будет занесен в Единый государственный реестр хозяйствующих субъектов.
Справка. На основании представленного юридического адреса, вновь создаваемая организация закрепляется за конкретной налоговой инспекцией. Кроме того, на этот адрес также будет приходить вся официальная корреспонденция.
Таким образом, в налоговый орган необходимо представить гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса , цель которого сводится к следующему:
Итак, можно выделить две ситуации, когда встает необходимость в предоставлении такого документа:
- В случае создания новой организации.
- При смене юридического адреса уже действующим хозяйствующим субъектом.
Несмотря на то, что законодательство в области государственной регистрации, не содержит четких указаний о необходимости предоставления такой бумаги, тем нее менее ее отсутствие может повлечь за собой отказ в регистрации нового хозяйствующего субъекта.
Подробнее о том, что такое гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса, мы рассказывали в , а как составить такое письмо от арендодателя, читайте .
Особенности документа
Существенных отличий в содержании гарантийного письма, составленного физическим и юридическим лицом, нет. Однако можно выделить некоторые особенности, присущие документу, подготовленному частным лицом:
- документ составляется на обычной бумаге формата А4 (юридическое лицо обычно использует фирменный бланк);
- в реквизитах указывается только ФИО арендодателя;
- в конце документа отсутствует печать.
Что входит в содержание?
На заметку. Содержание документа о предоставлении юридического адреса, составленное физическим лицом, обычно носит произвольный характер.
Вместе с тем, в нем обязательно должны найти отражение следующие пункты:
- «шапка» документа;
- название бумаги;
- основное содержание (более подробно данный пункт будет расписан ниже);
- приложение;
- подпись арендодателя, а также его контактный номер.
Как оформить каждый пункт?
Ниже приведена подробная инструкция о порядке написания физическим лицом бумаги о предоставлении юридического адреса:
Важно! Дату составления можно не ставить, так как действующим законодательством не ограничивается срок действия бумаги о предоставлении юридического адреса.
В дополнение следует отметить, что при составлении такого документа необходимо придерживаться следующих правил:
- текст должен быть изложен складно и без ошибок;
- при написании необходимо использовать исключительно деловой стиль письма;
- в конце письма обязательно должна стоять подпись собственника помещения, а также прилагаться правоустанавливающий документ на собственность.
Кому отправляется и как?
Данная бумага подготавливается арендодателем по запросу арендатора. Затем ее необходимо направить в адрес ИФНС.
При этом собственника помещения обязательно следует поставить в известность о том, что он должен быть постоянно на связи по указанному номеру.
Существует несколько способов отправки документов в налоговые органы:
- путем личного визита;
- путем передача документов через официального представителя, имеющего на руках доверенность, заверенную нотариусом;
- заказным письмом по почте;
- через службы экспресс-доставки;
- через сервис «Подача электронных документов на государственную регистрацию».
Подводя итог, можно отметить, что предоставлять имеет право физическое лицо, являющееся собственником здания (помещения).
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
Сейчас многие получают посылки, бандероли и письма (отправления) в отделениях Почты России (официальное наименование ФГУП «Почта России»). Согласно почтовым правилам корреспонденцию вправе забрать только тот человек на чье имя она адресована (адресат) или его представитель. Право получить любое регистрируемое отправление (то есть с трек-номером) можно поручить другому человеку если выдать ему доверенность на получение на почте России.
Давайте сначала разберемся, почему другой человек не может получить корреспонденцию без письменного подтверждения полномочий. Выдача отправления постороннему лицу является грубым нарушением почтовых правил, а работник связи, допустивший такое нарушение, может быть серьезно наказан и оштрафован. Передача письма постороннему человеку приведет к раскрытию тайны переписки, а выдача посылки приведет к имущественному ущербу. Поэтому в отделениях связи действуют требования выдачи отправлений «не адресатам» исключительно после проверки полномочий. Правило о необходимости проверки документа с полномочиями относится, в том числе к супругам и близким родственникам, проживающим совместно с получателем.
Правила выдачи отправлений
Почта доставляет разные отправления и для каждого из них существуют определенные требования к доверенности:
- Простые отправления (письма, простые бандероли, открытки) не имеют трек-номера и доставляются в почтовый ящик получателя. Для получения таких отправлений документа с полномочиями не требуется.
- Заказные отправления (заказные письма, заказные бандероли) имеют уникальный трек-номер. Они получаются лично адресатом или его уполномоченным лицом. Получить заказную корреспонденцию можно по доверенности, заверенной сотрудником почты или заверенной по месту работы, учебы или лечения, или удостоверенной нотариусом.
- Ценные отправления (ценные письма, ценные посылки и бандероли с объявленной ценностью) так же имеют трек-номер. Они вручаются лично получателю или его представителю. Ценную корреспонденцию можно забрать по доверенности, заверенной в отделении связи или удостоверенной нотариусом.
- Денежные переводы, пособия, субсидии, пенсии, ежемесячные выплаты и компенсации за адресата вправе получить только представитель по доверенности, оформленной у нотариуса.
Для удобства восприятия, информация о возможности получения различных видов отправлений по разным формам доверенностей сведена в таблицу:
Правила оформления и заверения доверенностей
Давайте более подробно рассмотрим как сделать доверенность на получение почты:
- нотариально удостоверенная доверенность . Может содержать максимально возможные полномочия на получение любых писем, посылок и денежных средств. Для оформления доверителю необходимо обращаться к нотариусу со своим паспортом и паспортными данными доверенного лица. Нотариус самостоятельно подготовит проект документа на основании данных, полученных от доверителя. За услуги по оформлению нотариус возьмет плату.
- доверенность, заверенная в почтовом отделении . Позволяет получать любые отправления, кроме денег. Можно составить такой документ самостоятельно в простой форме () на основе образца заполнения. После заполнения бланка нужно будет подойти с ним на почту и попросить сотрудника заверить его. При себе необходимо иметь паспорт. Возможность заверения доверенности непосредственно в отделении почты предусмотрена Рабочей инструкцией, которая является внутренним документом Почты России. Эта услуга предоставляется бесплатно. В таком порядке можно оформить доверенность на получение посылки на почте из Китая с сайта алиэкспресс (ru.aliexpress.com).
Образец заполнения:
При обращении гражданина с просьбой заверить доверенность, сотрудник почтамта должен действовать в следующем порядке. До начала оказания услуг по заверению, начальник (или заместитель) почтового отделения проверяет паспорт доверителя. После этого совершает следующие действия: проверяет правильность заполнения формы документа, делает на доверенности надпись «В личности удостоверился», вписывает свою должность, фамилию, имя и отчество, расписывается и ставит оттиск календарного штемпеля отделения почтовой связи. При обращении с такой доверенность в отделение, в котором оно было оформлено, доверенное лицо может получать все без исключения почтовые отправления (кроме пенсий и переводов денег).
Доверенность на получение почты, заверенная организацией в которой доверитель работает, учится или находится на лечении . Для оформления такого документа работник может обратиться к своему работодателю, студент может обратиться к администрации учебного учреждения, а пациент, находящийся на стационарном лечении вправе обратиться к администрации лечебного учреждения (больницы). Доверенность составляется в простой форме (), после чего передается руководителю организации, для заверения подписи. Учитывая, что попасть к руководителю организации на личный прием может быть не просто, целесообразно сначала обратиться с подготовленным проектом к юристу организации с просьбой заверить его в порядке предусмотренном пунктом 3 статьи 185.1. Гражданского кодекса РФ. Юрист расскажет, как подписать документ у руководителя организации и поможет соблюсти внутренние правила организации. Услуга по заверению должна предоставляться бесплатно.
Образец оформления:
Доверенность на получение посылки на почте либо письма может быть выдана на любой срок. Если требуется заверение, то нужно быть готовым, что доверителю придется подписывать документ в присутствии должностного лица (руководителя работодателя, учебного или лечебного учреждения, нотариуса, сотрудника почты).
Непосредственно в отделении представителю потребуется предъявить свой паспорт и доверенность на получение посылки на почте или другого вида отправления. Законодательство не обязывает оставлять оригинал или копию доверенности в организации связи, но сотрудники часто предъявляют такое требование. Поэтому для того чтобы сэкономить свое время и нервы, лучше иметь при себе копию.
Доверенность на получение почты от юридического лица
Доверенность от организации может быть составлена в обычной форме и не требует заверения. Такой документ подписывается руководителем организации адресата и может быть выдана любому совершеннолетнему гражданину, даже если он не является сотрудником компании. Полномочия могут быть предоставлены одному или нескольким представителям. По такому документу можно получать любую корреспонденцию и посылки поступающие в адрес организации получателя. На подписанном бланке рекомендуется поставить печать организации. Правила оформления детально описаны .
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
4. Исходящий номер.
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
6. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Компания "Название"
А.А. Иванову
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Б.Б. Петрову
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "Компания "Название"
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову В.В.
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
7. Текст письма
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В письме используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );
От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).
8. Приложение
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
9. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
10. Печать
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
11. Исполнитель
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Гарантийное письмо на юридический адрес
Обязательным условием регистрации в налоговом органе вновь создаваемого юридического лица является наличие его юридического адреса, который будет внесен в Единый государственный реестр юридических лиц.
Юридический адрес местоположения организации во-первых определяет ее территориальную привязку к определенному налоговому органу, в который будет сдаваться отчетность, и во-вторых - вся официальная корреспонденция будет поступать на этот адрес.
Обычно вновь создаваемое юридическое лицо не имеет своего помещения, которое может быть зарегистрировано в качестве юридического адреса. В настоящее время существует практика предоставления собственниками помещений вновь создаваемым юридическим лицам юридического адреса для прохождения его регистрации в налоговом органе.
Также этой услугой пользуются действующие организации, которые по тем или иным причинам хотят сменить свой юридический адрес.
Для успешного прохождения регистрации вновь создаваемого юридического лица или замены юридического адреса в налоговый орган должно быть предоставлено гарантийное письмо от собственника помещения.
Гарантийное письмо. во-первых, оформляется на бланке организации - собственника помещения, в котором должны быть отражены все его реквизиты: адрес местонахождения, ОГРН, ИНН, телефоны для связи, а также наименование органа, в который предоставляется данное письмо.
Гарантийное письмо должно содержать обязательство собственника помещения предоставить вновь создаваемому юридическому лицу конкретный юридический адрес для его регистрации по указанному адресу с указанием фирменного полного наименования регистрируемой организации.
Подписывать Гарантийное письмо должен руководитель предприятия, имеющий право распоряжения собственностью.
К гарантийному письму прилагается копия правоустанавливающего документа (свидетельство на собственность), а также копия поэтажного плана.
Если юридический адрес предоставляет физическое лицо - собственник квартиры, то Гарантийное письмо оформляется также как и юридическое лицо с обязательным приложением копии свидетельства на жилую площадь.
Такое Гарантийное письмо может предоставлять только собственник квартиры.
Дополнительно посмотреть
Образец гарантийного письма
от собственника помещения - юридического лица
Образец гарантийного письма
от собственника помещения - физического лица
Как физическому лицу ответить на официальное письмо юридического лица?
Диссидент из Техаса Просветленный (35698) 2 года назад
Начинаешь просто со слов: "В ответ на Ваше письмо (заявление, запрос) от (дата) за №. сообщаю следующее. " Со следующей строки с красной строки излагаешь суть дела.
Саша Балабуз Искусственный Интеллект (132266) 2 года назад
Форма такая
В левом верхнем углу (отступить 10см. от верхнего среза листа).
Должность получателя
Название организации, где работает получатель
Фамилия получателя, его инициалы (в родительном падеже). Перед фамилией пишете "Г-ну (Г-же) "
Пропустить одну строчку
Адрес получателя
В правом верхнем углу на той же строчке, на к-рой должность получателя-дата отправки Вашего письма.
Пропускаете 3 строчки и пишете С ЛЕВОЙ СТОРОНЫ под реквизитами получателя:
Свою фамилию, инициалы в именительном падеже
Ниже, пропустив строчку, свой домашний адрес.
Пропускаете 2 строчки и пишете: "На Ваш № 1811-БЛ от 28.09.12" (понятное дело, что без кавычек).
Пропускаете еще одну строчку и пишете уже текст ответа на письмо. При этом старайтесь избегать местоимение "Ваш", "Ваше", "Вашим", а пишите название организации, из к-рой отправили Вам письмо. Причём пишете ее от 3-го лица.
Пропускаете 2 строчки и расписываетесь, а рядом правее пишете сначала свои инициалы и за ними свою фамилию.
Если нужно приложить какие-то документы, то пропускаете 3 строчки и под подписью пишете: "Приложение. "-название приложения. Если это копия, то пишете "Копия такого-то документа-. экз. ". Если копий несколько, то нумеруете каждую и пишете о каждой одну строчку под другой.
Конверт: в НИЖНЕМ правом углу повторяете "шапку" получателя в той же последовательности, как в письме. Свой адрес-на обратной стороне конверта.
Письмо отправляется ТОЛЬКО заказное, с уведомлением о вручении и под отдельную квитанцию.
И еще: не забудьте сделать копию своего письма.
Юридические аспекты
Гарантийное письмо на юридический адрес образец от собственника для регистрации ООО. Форма. Содержание. Юридическое и практическое значение при регистрации юридического адреса.
Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника для регистрации ООО - это фактически первый и единственный легальный (за исключением свидетельства на право собственности), юридический документ, в котором будущий арендатор (покупатель юридического адреса) и арендодатель (в нашем случае это продавец юридического адреса), юридически оформляют свою договоренность о том, что в случае наступления определенных юридически значимых событий (регистрация юридического лица), стороны заключат действительный договор аренды. Форма и образец гарантийного письма могут быть различны. Обычно, государственные органы осуществляющие регистрацию юридических лиц не слишком придираются к форме этого документа, однако, чуть ниже я приведу полностью юридически выверенный и грамотно составленный образец гарантийного письма от собственника нежилого помещения, который следует предоставлять в 46 МИФНС для регистрации юридического адреса.
С точки зрения закона
Справедливости ради сразу отмечу, что даже одно только такое требование предоставить гарантийное письмо в 46 МИФНС для проверки законности предоставления юридического адреса, уже само по себе является прямым нарушением закона со стороны сотрудников 46 МИФНС (регистрирующего органа по городу Москве). Данный документ не входит в закрытый перечень необходимых и обязательных документов, подаваемых в налоговую инспекцию, и уж тем более от наличия или отсутствия гарантийного письма не может ставиться в зависимость сам факт регистрации юридического лица!
В принципе, желающие могут подать на инспекцию в суд и со 100% вероятностью дело выиграют, но стоит ли пол года жизни хождения по юридическим и судебным кабинетам удовольствия от этой маленькой победы над системой? Ответ каждый выбирает сам, но я как юрист с многолетним стажем, привыкла давать советы, которые максимально облегчают жизнь моих доверителей. Так что мой вам совет - просто доверьтесь профессионалам от регистрации, и давайте вместе с вами выполним этот маленький каприз налоговиков. Я обещаю вам, что выполним мы его правильно, и регистрация вашего юридического лица пройдет максимально быстро и комфортно прежде всего для вас.)
Давайте мы с вами сейчас условно договоримся, что исходя из реалий практики правоприменения, подача гарантийного письма для проверки юридического адреса и дальнейшей беспроблемной регистрации юридического лица обязательна&hellip)
Подробнее о гарантийном письме
Вообще, сама юридическая природа гарантийного письма изначально значительно более широка и повсеместно применяется в деловом обороте, но сейчас я не стану вдаваться в юридические дебри, и мы будем говорить о гарантийном письме исключительно в разрезе интересующего нас вопроса - подтверждение юридического адреса собственником. Т.е. это когда собственник нежилого помещения (офиса), одновременно гарантирует будущему арендатору, что договор с ним он заключит, а в реалиях нашего бизнеса на первый план вообще выходит значение гарантийного письма именно как письменного подтверждения от собственника для регистрирующего органа (46 МИФНС) своего согласия с тем, что вновь создаваемое юридическое лицо правомерно указало адрес его помещения в качестве своего адреса места нахождения (юридического адреса).
Важность, а фактическая обязательность прикладывать гарантийное письмо от собственника на момент подачи регистрационного дела в налоговую инспекцию особенно остро встала в последние годы. Не секрет, что налоговая инспекция еще со времен СССР продолжает пытаться заставить предпринимателя прописаться по какому-либо конкретному юридическому адресу, и с упорством лучшего применения, примерно раз в один - два года вспоминает об этом и выдвигает все более абсурдные требования и способы борьбы с компаниями, которые она (налоговая инспекция) считает однодневками. Вот и последние пару лет, вспомнив про эту мифическую борьбу, МИФНС решило, что такой документ как гарантийное письмо от собственника, предоставленное еще до момента принятия решения о регистрации юридического лица, должно стать панацеей.
Конечно же, никакое гарантийное письмо для целей этой святой борьбы не имеет и никогда не имело ни малейшей практической пользы. Ну да ладно. Мы люди не ленивые. Нужна им еще одна бесполезная бумага - хорошо. Нам не составит большого труда подготовить ее и подписать у собственника юридического адреса.)
Еще раз подчеркну, что никакие гарантийные письма, а также иногда ряд других документов, кроме тех, которые указаны в Федеральном законе N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". Глава IV, статья 12, налоговики требовать не имеют права по закону. В том числе и любые документы и проверки т.н. юридического адреса!
Теперь определимся с формой. Что представляет собой гарантийное письмо и что конкретно оно гарантирует? В широком смысле, гарантийное письмо - это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги). Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения сторонами сделки определенных обязательств.
Если рассматривать это понятие в разрезе регистрации юридических лиц, то гарантийное письмо - это документ, предоставляемый собственником арендуемого помещения и гарантирующий размещение организации по данному адресу после ее регистрации.
Гарантийное письмо каждый собственник юридических адресов обычно составляет самостоятельно, но лично я рекомендую придерживаться именно моей формы гарантийного письма в налоговую.
Гарантийное письмо может заверяется печатью и обязательно подписью собственника. Многие собственники стараются сделать свои документы уникальными и заметно отличающимися от гарантийных писем коллег, чтобы таким образом минимизировать возможность подделки документов на свой юридический адрес.
Я, Явлинский Григорий Алексеевич, являясь управляющим (собственником) помещением на основании доверенности от тридцать первого декабря две тысячи двенадцатого года (зарегистрированной в реестре нотариусом города Москвы Петрова Петра Петровича за №7-312), выданной собственниками нежилого помещения (свидетельство на право собственности на часть здания 23-ЖЗ № 123456 от 01 января 2012 года), Собчак Ксении Анатольевны и Новодворской Валерии Ильинишны. настоящим сообщаю о нижеследующем:
Формы официальных писем от физических лиц
Аннулирование услуги
Письмо предоставляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Продление регистрации домена, находящегося в процессе удаления
Письмо предоставляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Передача прав на администрирование доменов другому лицу
Письмо направляется Администратором домена в ООО "Релком. ДС". Передача прав на домены (подтверждение намерения принять домены)
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" лицом, которому передаются права на администрирование доменов. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание из ООО "Релком. ДС" к иному Регистратору
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Смена Регистратора. Передача домена на обслуживание в ООО "Релком. ДС" от иного Регистратора
Письмо направляется Администратором домена в ООО "Релком. ДС". Внесение изменений в идентификационные данные физического лица
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Смена пароля доступа к Системе регистрации доменов
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Согласие на обработку персональных данных
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена. Согласие на использование персональных данных в поисковых системах
Письмо направляется в ООО "Релком. ДС" Администратором домена.
Внимание!
В случае если письмо от физического лица направляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" по почте или с курьером, то подпись на письме должна быть удостоверена официальным лицом какой-либо организации (например, ДЭЗ, отдел кадров по месту работы), и к письму следует приложить копию общегражданского паспорта физического лица (стр. 2-3, 4-5)
В случае если письмо доставляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" физическим лицом лично, то письмо принимается при предъявлении общегражданского паспорта.
В этом случае письмо должно быть подписано физическим лицом.
В случае если письмо доставляется в офис ООО "Релком. Деловая сеть" представителем физического лица, то к письму должна быть приложена нотариально оформленная доверенность на право представителя (доверенного лица) совершать все необходимые действия, связанные с администрированием доменов.
В этом случае письмо должно быть подписано доверенным лицом.
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:
- адресат - реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
- реквизит документа – элемент оформления документа.
Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут , который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».
И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант , которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор , т.е. отправитель документа (и прежде всего письма ).
Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документооборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.
В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:
- технологический , который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
- управленческий
, т.к. в письме может фиксироваться:
- конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
- обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
- фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).
Бланк письма организации
Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:
- в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
- Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).
Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором . Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.
Расположение реквизитов в бланке может быть:
- продольным (как в Примере 1) либо
- угловым
:
- центрированным (как в Примере 2) или
- флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).
У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).
Атрибуты реквизита «адресат»
Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным . Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.
Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации , то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.
Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации» , то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Пример 3
Свернуть Показать
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Пример 6
Свернуть Показать
Если письмо адресуется сторонней равностоящей или нижестоящей организации , то в состав реквизита «адресат» письма можно включить почтовый адрес, который лучше отделить от наименования организации 1,5–2 межстрочными интервалами и начинать с маленькой буквы как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003 (например, «ул.» или «пр.»):
Пример 7
Свернуть Показать
Если письмо адресуется руководителю организации, то в должность включается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы:
Пример 8
Свернуть Показать
Если письмо адресуется руководителю организации, с которой коммуникация осуществляется не в первый раз, то почтовый адрес лучше не указывать.
Если письмо адресуется заместителю руководителя или иному должностному лицу (а не первому руководителю) , то допускаются варианты (с добавлением почтового адреса или без), и следует обратить внимание на падежи, межстрочные интервалы. Адресация должностному лицу всегда производится в дательном падеже; если же наименование организации отделено от его должности, то оно пишется в именительном падеже:
Пример 9
Свернуть Показать
Пример 10
Свернуть Показать
Если письмо адресуется структурному подразделению организации , то в реквизите «адресат» сначала указывают наименование организации (допускаются установленные сокращения), а уже потом – этого структурного подразделения в именительном падеже.
Межстрочный интервал в Примерах 7, 10 и 11 для разделения атрибутов реквизита «адресат» желательно делать для ускорения восприятия и вычленения информации получателем, но это не жесткое требование.
Пример 11
Свернуть Показать
Пример 12
Свернуть Показать
Если письмо адресуется руководителю структурного подразделения, то в реквизит «адресат» включается наименование организации (в именительном падеже), а наименование подразделения включается в полное наименование должности в дательном падеже:
Пример 13
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Этот способ предусматривает:
- на самом письме оформление обобщенного наименования адресатов;
- дополнительное составление отдельного списка на рассылку письма, в который включаются их конкретные наименования и почтовые адреса.
Пример 14
Свернуть Показать
Пример 15
Свернуть Показать
См. статью «Создание конвертов в MS Word », чтобы научиться настраивать свой адрес отправителя, быстро формировать множество конвертов по заданному шаблону и списку рассылки, украшать их фоном либо рисунком (предложены идеи для оформления конверта к 23 февраля и 8 марта
Список на рассылку или Лист рассылки формируется исполнителем письма на основании классификатора организаций и их адресов, который обычно накапливается в службе делопроизводства в результате выполнения операций регистрации документов (в СЭД или в таблицах Word, Excel). На каждом конверте, в который запечатывается каждый экземпляр письма, указывается конкретное наименование и адрес организации в соответствии со списком на рассылку. На основе этого списка печать информации на конверты может быть настроена автоматически даже через Word.
Необходимо обратить внимание, что этот способ применяется обычно вышестоящей организацией при рассылке писем своим подведомственным органам.
Однако если получателей одного письма не более 4-х , то все адресаты оформляются на самом документе, тогда можно обойтись без списка рассылки (слово «Копия» при этом перед 2-м, 3-м и 4-м адресатом не вписывается). Это ограничение по числу адресатов в одном письме устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 и здравый смысл. Адресование оформляется в этом случае в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «адресат» для каждого органа / организации, но подписываются все экземпляры такого письма как оригиналы, и каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется соответствующий конкретный почтовый адрес.
Данный способ адресации удобно применять, когда нужно уведомить о фактах нарушений, о значимых событиях прежде всего вышестоящие, контролирующие и регулирующие органы. Так все получатели увидят, кому еще было направлено данное письмо.
Пример 16
Свернуть Показать
Если письмо одинакового содержания (письмо-предложение, например) необходимо разослать нескольким «независимым» организациям , то каждое письмо лучше оформить в статусе оригинала, т.е. на каждом указать индивидуальный адресат. При этом регистрационные номера у этих писем будут разными.
Оформление реквизита «адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Первым атрибутом является фамилия в дательном падеже, затем идут инициалы и потом – почтовый адрес:
Пример 17
Свернуть Показать
При адресовании письма официальному лицу с указанием его должности, инициалы оформляются перед фамилией (см. Примеры 9, 10, 13), поскольку основная идентификация получателя осуществляется по наименованию должности. При адресовании письма частному лицу, его инициалы указываются позади фамилии (Пример 17), поскольку наша идентификация как граждан осуществляется прежде всего по фамилии. При оформлении фамилии и инициалов они разделяются пробелом, инициалы между собой пробелом не разделяются, т.е. «И.И. Иванову», но не «И. И. Иванову».
Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна? См. ответ на вопрос «Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис? »
Чтобы не ошибиться при адресовании, на сайтах организаций необходимо выяснять точные почтовые адреса, Ф. И. О. и наименования должностей руководителей, другие сведения, которые помогут наилучшим образом установить коммуникацию на первом этапе восприятия документа. Подобную информацию можно попробовать получить и у секретаря, почерпнуть из документов, полученных от этой организации.
Особое внимание уделяйте использованию прописных и строчных букв в наименованиях организаций и должностей. Нормы русского языка предполагают написание должности со строчной (маленькой) буквы, но конкретная высокая должность может писаться и с заглавной буквы, если это предусмотрено учредительными документами и локальными нормативными актами организации-получателя. Обращайте внимание на эти тонкости.
Фактор этикета
Обращение – условная этикетная фраза, речевая формула, которая выражает уважение и доброжелательное, вежливое отношение к адресату. Его рекомендуется заканчивать восклицательным знаком , подчеркивающим значимость и вопроса, и обращения к данному человеку.
Обращаются чаще всего по имени-отчеству (Пример 18), гораздо реже – по должности (Пример 20). Второй вариант носит строго деловой характер и используется при обращении к лицу, занимающему высокое должностное положение в государственных и муниципальных органах, крупной организации. Еще реже обращаются по фамилии без инициалов (Пример 19) – это подчеркивает «дистанцию», официальность отношений автора и адресата, скорее характерно для переписки с частным лицом.
Пример 18
Обращение по имени-отчеству
Свернуть 20
Еще один способ особо уважительного отношения к адресату проявляется в «этикетной рамке»: «Глубокоуважаемый....» – «С глубоким уважением,» , которая применяется при обращении к вышестоящей персоне (председателю совета директоров, руководителю вышестоящего органа власти или управления и т.п.), а также в случае оформления поздравлений, например с юбилейной датой.
Обращение «Дорогой...» даже в случае поздравлений адресата должно употребляться с осторожностью, т.к. в официальных отношениях все-таки должна соблюдаться некоторая управленческая дистанция.
Обращение «Многоуважаемый» в настоящее время считается устаревшим, избыточным – не соответствующим нормам современного делового стиля русского литературного языка .
Особые правила обращения постепенно сформировались при работе с обращениями граждан . В ответ на их письма «лучшие практики» государственных органов и органов местного самоуправления рекомендуют следующие речевые формулы:
Пример 22
Свернуть Показать
Но независимо от вопроса, поднятого в обращении гражданина, от ситуации (конфликт, жалоба или обращение по личному вопросу, в первый раз или повторное и т.п.), по-прежнему универсальной формулой обращения к гражданам является обращение по имени и отчеству (как в Примере 18).
Коммерческие организации при переписке с клиентами и рассмотрении их жалоб могут руководствоваться такими же рекомендациями.