Электронный документооборот в регионах российской федерации. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД — NT1300: Системы электронного документооборота — Бизнес-информатика Основные особенности внедрения СЭД

Информационно-аналитический центр TAdviser опубликовал традиционный ежегодный отчёт по рынку систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом (ECM). На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в 2016 и 2017 годах.

Оценка российского рынка СЭД в денежном эквиваленте

По подсчётам TAdviser, в 2016 году объём отечественного рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 41,6 млрд ₽ . За год рынок увеличился на 10% . Такой же динамики (10% ) эксперты ожидают и по итогам 2017 года.

Максимальную прибыль от продаж, внедрения и сопровождения систем электронного документооборота в 2016 году получила сеть франчайзи фирмы «1С». Совокупный доход вендора и партнёров составил 2,75 млрд ₽ . При этом более 2 млрд ₽ фирма «1С» и её франчайзи заработали на услугах внедрения и сопровождения СЭД, в то время как продажи лицензий привлекли в общую копилку всего 650,5 млн ₽ . Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка.

Первую строчку официального ранкинга заняла компания «Логика бизнеса» с годовой выручкой 1,86 млрд ₽ , вторую - «Крок» с 1,38 млрд ₽ , третью TerraLink с 964 млн ₽ . Наш партнёр ЭОС на продаже, внедрении и сопровождении СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint в 2016 году заработал 793,5 млн ₽ и обеспечил себе 4-е место в общей таблице.

Составители рейтинга отмечают, что большинство участников рейтинга СЭД/ECM продемонстрировали положительную динамику выручки в 2016 году. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели - и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе.

Рейтинг СЭД по числу проектов

По количеству начатых и завершённых в 2016 году проектов лидирует компания Directum (739 ). Наши партнёры ЭОС (593 публичных проекта за год) и 1С (178 проектов) занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Отраслевое распределение проектов

Статистику распределения проектов СЭД по отраслям TAdviser в этом году не выводил. Однако за него это сделала международная исследовательская компания IDC. По её подсчётам, в 2016 году в ECM больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Промышленники с наибольшей долей рынка (25% ) основное внимание уделяли автоматизации внутреннего документооборота: расширению функционала СЭД с точки зрения управления проектами, автоматизации типовых для предприятия сценариев работы и интеграции СЭД с транзакционными системами ( , CPM, BI). Занимающий 23% рынка госсектор в 2016 году преимущественно решал задачи развития МЭДО и подключения новых участников к межведомственному взаимодействию. Финансовые учреждения с долей 16% были сосредоточены на автоматизации внешнего документооборота: создании клиентских электронных досье, мобильных приложений, автоматизации процесса выдачи кредитов.

Ключевые драйверы роста рынка СЭД

Ежегодно рынок СЭД / ECM в России увеличивается на 10% . Этому способствует целый ряд факторов:

Сложная экономическая ситуация . Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля. Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов. И нашли эффективное решение - СЭД/ECM-системы.

Процесс импортозамещения . В 2016 году Правительство РФ издало распоряжение №1588-р, обязывающее федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды переходить на российское программное обеспечение. С тех пор производители отечественных систем электронного документооборота наблюдают устойчивый спрос на свои решения. Не исключено, что вслед за госорганизациями и органами госуправления на отечественные платформы обяжут перейти крупные отраслевые компании с государственным участием. А это основной сегмент заказчиков СЭД и ECM-систем. Однако, как и в нынешней ситуации, переход будет не резким. Замена масштабных информационных систем всегда сопряжена с высокими затратами и рисками, поэтому модернизация должна быть плавной. Начать можно с обновления базы данных и перехода на открытое программное обеспечение, например, с перехода на PostgreSQL.

1. Курс на цифровую экономику . Государство планомерно запускает электронные сервисы («Госуслуги», «Налог.ру»), коммерческие компании и . Перевод бизнес-процессов в электронную среду - эффективный путь снижения себестоимости товаров и услуг, оптимизации трудовых, временных и финансовых затрат.
2. Стремительное развитие новых технологий . По мере развития новых инструментов обработки и хранения данных (блокчейн, большие данные, искусственный интеллект) эволюционируют и системы электронного документооборота. Расширяется их функционал, появляются новые инструменты стандартизации, визуализации и анализа информации (BI). СЭД всё чаще используются в качестве корпоративных хранилищ данных.
3. Потребность в автоматизации ЮЗЭДО . В 2016–2017 годах в организациях различных размеров и отраслей назрела острая необходимость в автоматизации юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО). Причём речь идёт не только о применении квалифицированной электронной подписи и онлайн-обмене заверенными документами, но и о потребностях на уровне полноценных механизмов интеграции, позволяющих минимизировать ручные операции и обеспечить непрерывность сквозных процессов.
4. Тотальная мобилизация . В настоящее время не только руководители, но и рядовые исполнители нуждаются в доступе к рабочим программам с мобильных устройств. Возможность подключения к корпоративной СЭД с личного телефона или планшета позволяет сотруднику быстрее узнавать о новых задачах и оперативнее исполнять их. Тотальный переход корпоративных коммуникаций в мобильную среду привёл к зарождению целой индустрии, обслуживающей мобайл для бизнеса. В неё входят контент-провайдинг, услуги разработки инструментов защиты корпоративных данных, проектирования и создания мобильных приложений.
5. Распространение облачных сервисов . Облачные СЭД-технологии активно применяются на государственном уровне. Подать заявку на смену водительского удостоверения или паспорта, заплатить налоги, получить справки ЖКХ сегодня можно в цифровой среде - через сайты госуслуг. Что касается коммерческой сферы, то для предприятий среднего и малого бизнеса ECM-платформа непременно должна быль облачной. Покупать коробочную версию СЭД организациям сегмента СМБ экономически невыгодно. Использование облачных систем управления контентом весьма удобно и для крупных предприятий. Такие ECM не ограничены в плане масштабирования, централизованы, обеспечивают повсеместный доступ сотрудникам с любых типов устройств в режиме 24/7.
6. Учащение вирусных атак . Недавняя волна вирусных атак спровоцировала всплеск интереса к СЭД как к системам централизованного хранения корпоративной информации.

Прогнозы на ближайшую перспективу

Дальнейший рост рынка эксперты связывают с развитием ЮЗЭДО, финансового архива и совершенствованием механизмов интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. Уже сегодня СЭД бесшовно интегрируются с аналитическими сервисами и учётными программами. В ближайшем будущем системы электронного документооборота ещё плотнее встроятся в IT-ландшафт организаций. Эксперты даже допускают выпуск конвергентных решений для комплексной работы со всеми типами данных и контента компании.

Большее распространение в системах электронного документооборота получат чат-боты и механизмы искусственного интеллекта. Из сервиса регистрации документов СЭД превратится в многофункциональную систему документирования всей деловой активности предприятия, центр диспетчеризации информации с учётом данных множества информационных систем. Плюс к этому, СЭД станет главным поставщиком данных для глубокой всесторонней аналитики в BI-системах.

Сдерживающие факторы

В числе основных барьеров развития рынка СЭД эксперты называют:

• Ограничения законодательной базы . Электронный документооборот до сих пор используется не как основной, а как дублирующий бумажный.
• Недостаточная унификация СЭД, отсутствие единого стандарта и регламентов . К примеру, сотрудники промышленных предприятий работают не только со стандартными отчётами, но и со специализированной инженерной документацией (чертежами из AutoCAD). Отсутствие таких документов в типовых формах многих сдерживает от внедрения СЭД.

Опыт внедрения СЭД «СофтЭксперт»

РОССИЙСКИЙ РЫНОК СЭД: ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ THE MARKED OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC TURNOVER: PROBLEMS AND PERSPECTIVES OF DEVELOPMENT

Мащенко И.С., Чернышева Н.В.

Южно-Российский институт управления - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

South-Russia Institute of Management - branch of Russian Presidential

National Economy and Public Administration

Аннотация: В статье анализируются проблемы и перспективы развития рынка СЭД в России. Рассмотрены понятия систем электронного документооборота, их предназначения и актуализация в современном мире, представлены статистические данные о развитии и использовании конкретных систем электронного документооборота, как в коммерческой структуре, так и в госсекторе. Сделаны выводы о проблемах СЭД и о необходимости их развития, совершенствования и использования в организациях и государственных органах, чтобы повысить их эффективность и результативность.

Ключевые слова: электронный документооборот, система электронного документооборота, рынок СЭД, функциональность СЭД, СЭД в госсекторе.

Annotation: The article analyzes the problems and perspectives of the market development of the system of electronic turnover in Russia. The following notions are concerned: the systems of electronic document turnover, their aims and actualization in the modern world, statistic data on the development and using of concrete systems of e-document turnover are given both in the commercial structiond and the public sector. Conclusions are made on the problems of the systems of electronic turnover the necessity of their development improvent and using in the organization and state lodies for raising their efficiency and resultativeness.

Key words: electronic documentary turnover, the system of electronic document turnover, the market of the systems of e-document turnover, the systems of e-document turnover in the public sector.

В современном мире развитие технологий и их повсеместное внедрение привело к тому, что электронный документооборот и архивные работы занимают лидирующие позиции по сравнению со своим бумажным аналогом. Сегодня мы с вами можем наблюдать рост количества и объёма используемых в мире документов . Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних.

В 2014 году рынок СЭД отметил свой 20-летний юбилей. Его зарождение и становление было вызвано прежде всего потребностями в автоматизации работы госорганов - первые отечественные системы электронного документооборота создавались по их заказам.

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .

СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

Повысить эффективность управления компанией, предоставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;

Оптимизировать работу сотрудников с документами;

активы компании (информация, которая может быть утеряна в результате увольнения или сокращения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

В 2013 году российский рынок СЭД, включая услуги по внедрению, вырос на 20% к объему 2012 года до 30,72 млрд рублей. Он сохранял высокие темпы роста в период с 2011 по 2013 годы: от 20 до 35%.В отличие от других сегментов рынка делового ПО, где, по данным ТЛёу1Бег, начался небольшой спад (В1-системы) или рост остановился (БИР-системы), рынок СЭД и по итогам 2014 года должен показать двузначный рост: главный драй вер этого рынка - госсектор, где проекты в области автоматизации электронного документооборота реализуются с высокой интенсивностью. В количестве проектов доля госсектора на рынке СЭД составляет до 25%, в денежном выражении - до 40%. .

Положительную динамику рынка в 2013 году подтверждают данные о выручке интеграторов. Среди тех компаний, которые подали данные о выручке на рынке СЭД, включая услуги по внедрению (в рублях с НДС), прирост в 2013 году относительно предыдущего года составил от 15% и выше у большинства компаний. (Таблица 1) .

Таблица 1. Доходы системных интеграторов на рынке СЭД в

России, 2012-2013, тыс. рублей

Комп ания Вы ручка 2013 Пр оекты 2013 Выр учка 2012 Пр оекты 2012 Рост выручки 2012-2013

1С (в се франчайзи) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Логи ка бизнеса 760 000 88 534 900 86 42,1%

КРО К 545 970 51 473 553 50 15,3%

ЭОС 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

Инте рТраст 420 864 478 406 759 289 3,5%

АйДи Технологии управления 380 970 - 238 035 - 60%

Лани т 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Haul 50 54 28 49 73,6%

mont (Хоулмонт) 000 800

0 FTS (ФТС) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 АСК ОН 23 200 57 17 600 35 31,8%

Всего 4 219 775 3 257 835 29,5%

Наиболее активно внедрения СЭД в России реализуются в государственном секторе, в первую очередь это относится к органам власти, но также и компаниям с государственным участием.

Среди государственных компаний за период с начала 2013 года по сентябрь 2014 года по масштабу выделяются, система электронного документооборота в рамках ГАС Правосудие, которая работает на базе платформы Дело (ЭОС) (более 67 тыс. пользователей), а также внедрение EMC Documentum в Росатоме (30 тыс.) и внедрение Этлас (ЭДО) в Департаменте здравсоцразвития Орловской области на 10 тыс. АРМ. В коммерческом секторе крупнейшим СЭД-проектом является внедрение DocsVision в Сбербанке РФ, тиражирование системы все еще продолжается: по оценкам самого банка, сейчас в СЭД на этой платформе работают уже 100 тыс. сотрудников банка (Таблица 2) .

Таблица 2. Топ-5 проектов СЭД/ЕСМ в госсекторе России по числу пользователей за 2013 - первые три квартала 2014 года

ГАС Правосудие Дело ЭОС 67 835

Заказчик Систе ма Интег ратор Число пользователей

Росатом EMC Documentum КРОК 30 000

Департамент здравсоцразвития Орловской области Этлас (ЭДО) Этлас- Софт (AtlasSoft) 10 000

Генеральная прокуратура РФ АИК Надзор ЭОС 9 123

Правительство Ростовской области Дело (ЭОС) ЭОС 7 639

В отрасли СЭД сложилась парадоксальная ситуация: обычно

законодательство является тормозом на пути применения новых технологий. Сегодня законодательная база опережает технические возможности большинства внедренных систем. С другой стороны, возможности самих ECM-платформ, на которых строятся СЭД (как импортных, так и отечественных), в принципе позволяют решать и все новые задачи. Сегодня сдерживает развитие чаще всего недостаточная компетентность функциональных заказчиков, которые все еще придерживаются консервативных взглядов на документооборот.

Очевидно, что на системном уровне понимание важности этой задачи есть: постановлением Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» установлено, что переход к ЭДО в органах власти необходимо завершить до 31 декабря 2017

Но текущее состояние дел оставляет почву для сомнений -масштабные инвестиции в ИКТ в госсекторе, более 1 трлн. руб., пока не дают ощутимого практического результата.

К сожалению сегодня, не существует ни одной юридически значимой госуслуги, предполагающая совершение каких-то юридически значимых действий - выдачу документа, изменение статуса гражданина и т.д., - переведенных в электронную форму. Все услуги, которые предоставляются на ЕПГУ, носят информационный характер .

Системы СЭД направлены на улучшение деятельности той или иной организации, но каждая из них имеет свой широкий функционал, в который входят ряд характеристик. В процессе исследования нами были

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C:Документооборот* Босс-референт

■ ДЕЛО ■ ЕВФРА Т ■ МОТИВ

выявлены 9 систем. Покажем их функциональную оснащённость, на базе чего выделим преимущества и недостатки систем (Рис. 1,2). Рис. 1. Технические возможности современных СЭД

Рис. 2. Стоимость лицензий на 100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения: «+» - возможность реализована; «+/-» - возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО; «-» - возможность не реализована .

По функции «Работа с документами» лидирующие позиции занимают такие СЭД как: Босс-референт, Дело и Ефрат. Низовой уровень занял PayDox (Таблица 3).

РАБОТА ДОКУМЕНТАМИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1С: Документ Босс- ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Встроенные средства

просмотра прикрепленных файлов

Изменение прикрепленных файлов

Работа с проектами документов /- /- /-

Таблица 3. Работа с документами

По разработанности функции «Поиск и анализ информации» лидерами являются такие СЭД как: Ефрат, Дело и DocsVision. Последние позиции занимают 1С, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).

ПОИСК и АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документоо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка /- /- /- /- /-

Осуществление различных видов поиска в одном запросе /-

Таблица 4. Поиск анализа информации

Таблица 5. Информационная безопасность

ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ Directum DocsVision Globus PayDox 1С:Документо Босс-референт ДЕЛО ЕВФРАТ МОТИВ

Поддержка различных способов аутентификации /- /- /- /- /- /- /-

Назначение прав пользователя

Назначение прав группам пользователей

Поддержка пользовательских ролей

По разработанности функции «Информационная безопасность» на лидирующих позициях Босс-референт, Ефрат, Дело и DocsVision. На последних позициях: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).

На основе проведенного анализа можно выделить несколько СЭД с наибольшей функциональной оснащённостью. К ним относятся: Ефрат, который является беспрекословным лидером, также Дело и DocsVision. Из 9 СЭД недостаточной функциональной оснащённостью отличились 1С, Globus Professional, PayDox. Остальные же СЭД заняли среднюю нишу.

В заключение можно сказать, что СЭД является необходимым в современном мире и его постоянное совершенствование является также важным критерием. Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли пика продуктивности. Дальнейший рост

рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функциональности. На сегодняшний день среди основных причин замены имеющихся решений - проблемы с производительностью, нехватка функциональных возможностей, дороговизна развития и поддержки текущего решения, закрытость кода платформы, неудобный интерфейс, проблемы с территориальной распределенностью и интеграцией, а также привязка к устаревшим программным и аппаратным платформам.

Список литературы:

1. Мансурова Н.А., Веселов П.С Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота малого и среднего бизнеса// Экономические исследования 2010 № 1 - С. 2

2. Гайсинский И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Электронный документооборот в системе подготовки и повышения квалификации специалистов // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 66-75

3. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 4. С. 99-108

7. Бакушев В.В., Григорьев Е.С. Электронные технологии в государственно-политической и системной управленческой деятельности аппаратов: оценка предпосылок // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2009. № 1. С. 56-61.

8. [Электронный ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются. Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям. Критерии выбора СЭД

Не секрет, что грамотно построенные и оптимизированные бизнес-процессы являются залогом успеха функционирования компании. Одним из наиболее важных и ресурсозатратных процессов является процесс документационного обеспечения управления. В первую очередь, это вре­менные затраты (согласование, утверждение, подписание, контроль исполнения), трудовые (необходимость иметь в штате специалиста, ответственного за документооборот), не говоря уже о затратах на расходные материалы и офисную оргтехнику. Оптимизировать данный процесс, а значит, существенно снизить издержки на его обеспечение призваны СЭД.

Несмотря на сложные экономические условия, СЭД на рынке информационных технологий остаются в числе самых востребованных систем, так как позволяют:

• повысить эффективность управления компанией, пре­доставляя руководству всю необходимую информацию для принятия решений;
• оптимизировать работу сотрудников с документами;
• сохранить критически важную информацию и немате­риальные активы компании (информация, которая мо­жет быть утеряна в результате увольнения или сокра­щения сотрудников), т. е. обеспечить непрерывность бизнеса или деловых процессов.

Естественно, информация о полезности современных тех­нологий для специалистов-делопроизводителей не нова. Если вы читаете эти строки, значит эта тема вам близка. Возможно, многие из вас уже давно используют СЭД в своей работе, кто-то находится в процессе внедрения, но есть и такие, которые все еще присматриваются.

Тем не менее знания о современных системах управления документацией и информацией компании будут полезны как новичкам, так и бывалым пользователям.

Рынок активно развивается, на нем присутствует множе­ство продуктов, бизнес-решений, дополнительных опций, рассчитанных на решение самых разных задач. И даже если в ва­шей компании уже есть решение для автоматизации делопроизводства и коллективной работы сотрудников, то, вероятно, сейчас вы задумываетесь, как его оптимизировать.

Важно понимать, что системы электронного документо­оборота, внедренные в компании, это не застывший субъект, а живой организм, который требует значительного внимания, контроля, развития. Если систему своевременно не развивать, то очень скоро она устареет и перестанет использоваться со­трудниками.

Служба ДОУ - заказчик СЭД

Возможно, сейчас вы задаете вопрос: "Зачем нам - делопроиз­водителям - разбираться в рынке СЭД, если есть "айтишники" и это их хлеб выбирать программы?".

Наивно полагать, что за вас эту задачу решат IT-специатисты! Большая часть документов сегодня создается, обраба­тывается и хранится в электронном виде. Сотрудники согла­совывают множество документов с помощью ICQ, Skype, электронной почты. Кроме этого, документы создаются и со­храняются в различных форматах. И именно задача делопро­изводителей - управлять этой информацией.

Мне известно немало случаев, когда делопроизводители становились фактически разработчиками систем электрон­ного документооборота, прописывая требования к системе "с нуля". С этого и начиналось их хождение по мукам и дол­гие процессы разработки, доработки, внедрения системы.

Сначала они выступали в роли бизнес-аналитиков - опи­сывая все процессы документооборота. Потом в роли тестировщиков, принимая полученные результаты. Ну, а затем и в роли преподавателей, обучая сотрудников своей организа­ции работе с системой. Естественно, что все эти процессы весьма длительные и на них уходит значительное количество времени - в лучшем случае несколько месяцев, в худшем - лет. Позже они признавались мне, что если бы они могли принять участие раньше в процессе выбора, то сэкономили бы себе очень много сил и времени, а своей компании приличные деньги! Но самое главное, что они уже давно бы организовали совместную работу в системе - свою и сотрудников компании.

Разработчики заказных решений в большинстве случаев ориентируются на требования пользователей. Только они не учи­тывают, что пользователи зачастую не знают, какие требования предъявить и какие существуют способы реализации их задач.

Знакомство же с продуктами, представленными на рынке, по­нимание принципов их работы дает преимущество при выборе и, в конечном счете, позволяет выбрать наиболее эффективное решение и сэкономить свои силы, нервы и деньги компании.

Какое решение выбрать?

Итак, вы решили разобраться в ситуации на рынке СЭД и най­ти подходящую систему для решения своих задач. Вы откры­ваете Интернет, а там...

А там представлено столько наименований, описаний, гра­фиков аналитических компаний, различных сравнений, что мож­но просто утонуть в этом море информации. Вот лишь некото­рые цифры о количестве продуктов на российском рынке.

На февраль 2010 г. в каталоге систем электронного доку­ментооборота на сайте TAdviser было порядка 179 наименова­ний, перечень каталога Docflow насчитывает 170 продуктов, также есть различные независимые порталы о системах доку­ментооборота, где перечень решений насчитывает 45 наиме­нований. Компания DSS Consulting выделяет решения порядка 15-20 компаний, которые имеют множественные и успешные проекты внедрения на протяжении нескольких периодов.

Как видим, на российском рынке представлено множество разнообразных решений, относящихся к классу систем элек­тронного документооборота.

Системы могут называются по-разному: "система автома­тизации делопроизводства", "электронная канцелярия", "си­стема оперативного управления компанией", "система управ­ления контентом", "ECM-система" и т. д.

Казалось бы, в чем разница? Ведь все системы делают практически одно и то же - обеспечивают управление элек­тронными документами. А документооборот - это достаточно формализованная сфера и все решения по его автоматизации должны быть очень похожи друг на друга.

Однако рынок программных продуктов весьма разнооб­разен - есть дорогие системы и решения эконом-класса, есть узкоспециализированные системы и конструкторы, которые позволяют реализовать любые замыслы клиента. Все это рыночное разнообразие проистекает от того, что одни и те же функциональные требования реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.

В настоящее время рынок достиг определенной стадии зрелости, среди СЭД появились свои лидеры, продолжают по­являться новые решения, что свидетельствует о том, что процесс развития систем продолжается. В отличие от рынка программ для бухгалтерского учета, где, безусловно, лидирует фирма "1С", рынок СЭД не настолько поляризован, выбор у покупателя чрезвычайно широк: от ведущих мировых производителей до разработок, выполняемых на заказ и учитывающих особенности конкретного заказчика. Сложно разобраться, не правда ли?

Проблема выбора СЭД

Обилие предложений на рынке ПО для делопроизводства по­рождает проблему выбора. Но в связи с отсутствием объек­тивных критериев и общепринятых методик оценки качества предлагаемых СЭД и их соответствия реальным потребностям организации возникает риск приобретения "не той" системы: слишком слабой или, напротив, избыточной для решения кон­кретных задач. Риск может усугубиться на этапе внедрения, поскольку даже хорошую систему можно настроить так, что работа в ней не будет эффективной.

В итоге большинство организаций выбирает программные решения в области электронного документооборота на свой страх и риск, руководствуясь собственными критериями, ин­туицией или доверяя обещаниям разработчиков и специалистов, осуществляющих внедрение системы.

Чаще всего причиной неудачи является не столько качество программного решения, сколько его неверный выбор и ошибки, допущенные при внедрении из-за отсутствия грамотно сфор­мулированных требований к СЭД.

В конце 2008 - начале 2009 гг. компания DSS Consulting провела исследование среди компаний - пользователей СЭД, внедривших СЭД в 2008 г. На вопрос: "Каким образом ком­пании выбирают СЭД?" наиболее популярными ответами были:

• выбирали по рекомендациям;
• проанализировали информацию в Интернете;
• выбрали первое попавшееся решение;
• решение "спустили сверху".

Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, главное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии.

Следовательно, существует реальная потребность в инфор­мации, которая бы позволила: на основе анализа системы документационного обеспечения управления и бизнес-процес­сов организации сформулировать требования к СЭД, на осно­ве объективных критериев оценки и сравнения СЭД, представ­ленных на рынке, выбрать подходящий продукт и обеспечить его эффективное использование.

Критерии выбора СЭД

Прежде чем приступать к достаточно обширной теме по обзо­ру текущей ситуации на российском и международном рынках информационных решений данного класса, а также к анализу конкретных решений, остановимся на основных критериях, которым необходимо уделять внимание независимо от класса программного продукта и занимаемой доли рынка.

СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика. Конечно, мож­но взять ECM-платформу и получить тонко настраиваемое решение, которое учитывает все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от не­скольких месяцев до года и более и требует немалых финан­совых затрат. Однако всегда хочется, чтобы сроки внедрения были минимальными, а обучение персонала быстрым и же­лательно без отрыва от производственной деятельности.

Чаще всего выбор СЭД делают, основываясь на следующих критериях:

• стоимость лицензий СЭД и других необходимых ком­понентов (аппаратное обеспечение, СУБД);
• стоимость внедрения и поддержки СЭД;
• возможности расширения системы за счет дополни­тельных модулей и интеграции с другими продуктами;
• информационная безопасность;
• используемая платформа и технологии;
• репутация разработчика и поставщика (организации, осуществляющей внедрение системы);
• функциональная полнота.

Рассмотрим значение приведенных критериев.

Стоимость лицензий всегда была одним из основных критериев при выборе системы. Заказчики СЭД уже давно знают, что дешевый продукт далеко не всегда хороший.

Система должна быть доступной, чтобы заказчик мог сам осуществлять некоторые настройки системы, например самостоятельно подключать и настраивать словари, справочники, типовые маршруты прохождения документов и др., не прибегая лишний раз к услугам разработчиков или си­стемных интеграторов. Стоимость эксплуатации системы при этом будет ниже.

Система должна быть решением, которое предусмат­ривает дальнейшее ее расширение за счет добавления новых модулей и возможностей.

Спектр возможностей, расширяемый дополнительными модулями, может включать как интеграцию с определенны­ми приложениями, так и расширение функциональных воз­можностей системы.

Особое внимание при выборе системы предъявляется к ее информационной безопасности, тому, как реализованы прин­ципы защиты конфиденциальных данных, как организована система разграничения доступа, поддерживается ли системой использование электронной подписи и шифрования.

При выборе системы, как правило, принимается во вни­мание то, на какой платформе она построена и какие техно­логии используются. И здесь приоритет отдается скорее не но­визне, а стабильности и надежности. Не последнюю роль при выборе играет используемая система управления базами данных (СУБД) и средства разработки.

Если в организации уже есть корпоративный стандарт на СУБД, то логичнее, если СЭД будет ему следовать. Рас­ширять список поддерживаемых СУБД без крайней необхо­димости нежелательно. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые ими владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД и тем меньше риск срыва проекта из-за отсутствия таких специа­листов.

При выборе разработчика СЭД, как правило, оцениваются такие факторы, как срок работы на рынке СЭД, репутация среди пользователей и конкурентов, качество технической поддержки, частота выпуска обновлений системы. Не ме­нее важен выбор надежной компании - поставщика СЭД, в слу­чае если компания-разработчик не работает напрямую с заказ­чиками.

Следует на этапе выбора детально оценить опыт успеш­ных проектов и внедрений, уровень квалификации персона­ла. Именно от фирмы-поставщика зависит возможность доработки информационной системы в разумные сроки (с приемлемыми ценовыми условиями) под специфику пред­приятия.

Возможно, наиболее важный критерий - функциональная полнота системы. Как бы ни была хороша система по всем другим показателям, главная ее задача состоит в том, чтобы обеспечивать выполнение функций управления электронными документами.

До настоящего времени заказчики редко использовали системный подход к оценке функциональной полноты СЭД, полагаясь на свое субъективное мнение, основанное на из­учении маркетинговых материалов или, в лучшем случае, на беглое знакомство с продуктом на опытном стенде. Для ус­пешного практического использования СЭД этого мало.

Сделать правильный выбор, не проводя комплексной оцен­ки и сравнения систем, прежде всего по функциональным па­раметрам, без учета стратегических целей и текущих задач заказчика, - практически невозможно.

Оказать помощь в решении этой проблемы может пред­варительный анализ рынка: первичное ознакомление с его основными участниками, продуктами, представленными на рынке, ключевыми технологиями и систематизация по основным параметрам.

26.04.2018, Чт, 16:46, Мск , Текст: Наталья Рудычева

Российские разработчики имеют все шансы полностью завоевать российский рынок СЭД. Для этого есть и экономические, и законодательные предпосылки. Дело за малым – создавать по-настоящему удобные, современные и надежные решения, обеспечивать их качественную техническую поддержку и правильно организовывать процесс их внедрения. Об этом говорили участники организованной CNews Conferenсes конференции «Рынок СЭД 2018».

страницы: 1 | | следующая

Сложившаяся на российском рынке ситуация благоприятна для российских разработчиков СЭД, начал свое выступление Сергей Курьянов , директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн». Они имеют преимущество перед западными разработчиками благодаря политике импортозамещения и ослаблению рубля, и могут успешно конкурировать с Open Text, если создадут продукты, существенно превосходящие его по качеству. Именно по такому пути пошла компания «ДоксВижн», которая предлагает свои клиентам Docsvision ECM (версия 5.5), отличительными чертами которой являются масштабируемость до 100+ тыс. пользователей, микросервисная архитектура, мультиплатформенность. Платформа позволяет использовать все преимущества новых технологий, такие как омниканальность, облачность, поддержка новых методов управления (Agile, SCRUM), AI & ML, авторегистрация, поддержка Agile-внедрений, self-service.

Около половины проектов в 2017 г. было реализовано на базе Open Text Documentum, продолжил Роман Коновалов , генеральный директор «АйДи – Технологии управления». Однако интерес заказчиков к российским решениям растет. В качестве примера он привел создание системы управления документами в группе компаний «Россети». На первом этапе, завершившемся в 2014 г., заказчик внедрил Open Text Documentum. Пользователями решения сегодня является более 44 тыс. человек. В 2015 г. стартовал второй этап проекта, в ходе которого была создана система управления контентом и проектно-сметной документацией (УХКиПСД) на базе продукта, разработанного «АйДи – Технологии управления». По мнению Романа Коновалова, будущее отрасли – за российскими продуктами. Например, созданная его компанией СЭДО предоставляет возможность самостоятельной настройки, предназначена для автоматизации бизнес-процессов больших компаний, имеет современный интерфейс и дает возможность сэкономить на внедрении, обслуживании и масштабировании.

«Хотя мы имеем богатый опыт внедрения SAP, для внутренней автоматизации мы решили использовать отечественную платформу, – говорит Евгений Гафаров , руководитель проекта КИУС компании «Газпромавтоматизация». – За 3 года мы полностью автоматизировали управляющие и поддерживающие бизнес-процессы. Охватили все направления и виды работ компании».Комплексный проект начался с автоматизации документооборота – создания системы учета документов и управления поручениями. За три года назначение СЭД кардинально трансформировалось. На первый план вышли ее BPM-функции. Она стала «мозговым центром», back-end системой, которая отвечает за потоки управления, проходящими через все системы. Такая архитектура позволяет быстро и дешево автоматизировать бизнес-процессы. Евгений Гафаров рассказал участникам конференции о плюсах такого подхода. Среди них быстрая и дешевая автоматизация, больше автоматизированных процессов при фиксированном бюджете и возможность использования привычных для пользователей систем.

Как организовать процесс внедрения

Почти 74% компаний сталкиваются с проблемами при работе с документами, начала свое выступление Елена Скрипко , консультант-методолог фирмы «1С». Это дублирование действий, сложности при поиске, ошибки и дублирование, длительное время обработки документов и, как следствие, снижение эффективности рабочего времени сотрудников. Все это оказывает негативное влияние на процесс управления компанией, тормозит принятие эффективных управленческих решений.

Именно поэтому фирма «1С» при внедрении систем электронного документооборота советует придерживаться разработанной и многократно апробированной методологии. В ходе рассмотрения целого ряда кейсов стало понятно, что наиболее частой проблемой, с которой сталкиваются компании при организации работы с документами, является множество совершаемых с ними лишних действий. Как результат – замедляются рабочие процедуры, нерационально расходуется фонд оплаты труда. Еще одна проблема – множественное сканирование бухгалтерских документов в ходе согласования и проверки. В итоге бухгалтер получает пачку сканированных образов, каждый из которых подписан ответственным лицом. Иногда процесс документооборота не соответствует нормам, принятым в компании, что говорит о снижении ее управляемости. Это серьезная проблема, требующая анализа и срочного принятия управленческих решений.

Электронный обмен документами между организациями развивается не так быстро, как хотелось бы, отмечает Виталий Котов , заместитель директора по экономике группы «Полипластик». Изменить ситуацию под силу крупным компаниям, которые могут заставить своих партнеров переходить на СЭД вb2b-цепочках. Он поделился опытом «Полипластик». Компания создала портал для перевозчиков, интегрировала его с 1С:ERP, организовала доступ к нему через Web и мобильное приложение. Теперь портал выполняет функции ЭДО между «Полипластик» и перевозчиками.

Делимся опытом

Выступавшие на конференции заказчики поделились своим опытом автоматизации документооборота. Так, в компании«Стройтранснефтегаз» пошли по пути создания электронного архива, рассказал Павел Потемин , начальник службы электронного архива «Стройтранснефтегаз». Затраты на его внедрение были минимальные. Решение имеет интуитивно понятный функционал, и пользователи очень довольны его использованием. Что касается СЭД, то по мнению Павла Потемкина ее лучше всего внедрять как набор отдельно стоящих модулей с четкими и понятными задачами, включая интеграцию с другими системами. В качестве примера подобной технологии он привел систему управления бизнес-процессами ELMA.

Процесс документооборота в госсекторе жестко регулируется, и отказ от бумаги – это уже требование законодательства, говорит Евгения Суровцева , заместитель начальника управления-начальник отдела информационных систем управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивостока. В электронном виде должен проходить не только обмен документами, но и их согласование, и процесс взаимодействие с гражданами и бизнесом. Важным требованием к СЭД в госорганах в последнее время стала мобильность. Среди сложностей, о которых упомянула Евгения Суровцева, – необходимость обучения работе с СЭД всех новых сотрудников, которые на предыдущих местах работы, как правило, имели дело с совершенно другими решениями.

Об опыте внедрения региональной системы электронного взаимодействия рассказал Николай Земской , заместитель начальника управления ИТ администрации Тамбовской области. Проект стартовал в 2012 г. На сегодняшний день к системе подключены 2 органа исполнительной власти и 16 органов местного самоуправления (ОМСУ) региона, общее число пользователей составляет 1661 человек. На 2018 г. запланировано подключение сельсоветов, поссоветов, подведомственных ОМСУ учреждений, расширение контроля работы пользователей в СЭД, использование дополнительного функционала, типизация взаимодействия, разработка форм и шаблонов документов, создание механизма формирования структурированных запросов информации.

Еще одним кейсом успешного внедрения СЭД поделился Павел Горшков , начальник отдела ДОУ Федерального центра по проектированию и развитию объектов ядерной медицины. Проект стартовал в декабре 2015 г. и завершился в апреле 2017 г. и включал в себя 2 этапа. На первом была автоматизирована работа канцелярии, договоры, заявки на проведение закупок, на втором – клиентские заявки на производство и поставку продукции. В результате удалось полностью исключить потери и случайные изменения документов в процессе их жизненного цикла. Сроки обработки документов сократились в 10 раз, а согласования – в 6 раз. Годовая экономия трудозатрат по процессам составила более 5794 человеко-часов.

ЭДО стал основным инструментом общения с клиентом в компании, говорит Игорь Кастильо , менеджер по развитию бизнес-проектов Paulig Group. Развитие системы электронного документооборота началось с 2007 г. На данный момент свыше 80% оборота компании обслуживается системами ЭДО. Количество заказов, принимаемых через электронные каналы связи, достигло 92%. Осуществляется обмен стандартными логистическими сообщениями (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, и т.д.), планирование поставок (DELFOR), согласование цен, мастер-даты и листинг (PRICAT), содержатся данные о продажах и состоянии стоков (INVREPT, SLSRPT), реализованы процессы отслеживания партий с использованием SSCC кода.

Денис Горбунов , руководитель проектного офиса департамента информационных технологий группы «Черкизово», в своем докладе рассказал об основных этапах развития СЭД в России. По его мнению, сегодня для этого рынка характерны четкие требования заказчиков, типовые сценарии внедрения и сокращение бюджетов на реализацию проектов, а также стирание грани между отечественными и зарубежными решениями. Одновременно открытыми остаются еще многие вопросы. Например, стоит ли создавать корпоративное хранилище или лучше воспользоваться открытыми сервисами типа Google Drive или Microsoft Onedrive? Достаточно ли для управления бизнес-процессами использовать встроенные возможности СЭД или необходимы специализированные продукты? Как изменится роль СЭД в связи с трендом перехода от документов к транзакциям?

15 сентября 2015 г. 14:04

На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE .

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей - система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем - сказался дефолт со всеми его последствиями.

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России - цены на нефть и санкции - быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2-3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.