Домашний бизнес 

Для чего нужна автоматизация розничной торговли. Автоматизация розничной торговли - вариант для маленького магазина. Минимальный состав оборудования

Автоматизация малой торговой точки (или автоматизация маленького магазина) - вариант для небольших палаток, магазинчиков, павильонов, т.е. там, где рабочие места товароведа и кассира совмещены. Самый бюджетный вариант полноценной автоматизации маленького магазина.

Автоматизация маленького магазина потребует следующие компоненты:

  • - Компьютер или ноутбук с Windows (предоставляется заказчиком );
  • - Программное обеспечение (рабочее место кассира и рабочее место товароведа совмещены).

    Дополнительно выбираются под конкретный магазин и приобретаются:

  • - Сканер штрих-кода от 1500 рублей;
  • - Онлайн фискальный регистратор от 18000 рублей или принтер чеков ЕНВД от 9000 рублей (в зависимости от системы налогообложения).

    • Это минимальный набор компонентов для автоматизации именно маленького магазина. Как видим, позиций совсем немного. Более того, не требуется высокопроизводительный компьютер, т.к. программное обеспечение специализированное и не потребляет много ресурсов.

    В каком случае имеет смысл обратиться к автоматизации малой торговой точки? В первую очередь – если у Вас отсутствуют структурные подразделения, удаленные склады, отделы снабжения. Одним словом, если у Вас есть небольшой торговый зал и маленький складик, а функции продавца и товароведа представлены в единственном лице. В этом случае рабочее место и продавца, и товароведа совмещены на одном компьютере. Такое совмещение значительно экономит Ваши денежные средства, так как Вам необходим лишь один компьютер, один сканер. Нет необходимости создавать сеть. Все необходимое программное обеспечение будет установлено на этот единственный компьютер и, в зависимости от того, какую операцию Вы совершаете: продажу или приемку товара – Вы будете работать либо в программе кассира, либо в рабочей среде товароведа.

    Основное преимущество такой автоматизации маленького магазина – минимальная стоимость, отсутствие необходимости в прокладке сетей, стабильность работы программного обеспечения, т.к. оно установлено на одном компьютере.

    Недостаток такой автоматизации – прием товара и осуществление продажи одновременно не возможны. Кроме этого, в случае сбоя компьютера выходит из строя вся система. В дальнейшем, в случае расширения магазина, Вам придется организовывать дополнительное место товароведа, т.к. автоматизация малой торговой точки все же накладывает определенные ограничения на процесс торгово-складских операций.

    Торговые сети активно развиваются, будучи представленными различными форматами. Процесс связан с информационными технологиями. Невозможно вручную работать с широким ассортиментом, состоящим из тысяч наименований. А компьютеру это под силу. Небольшие предприятия обзаводятся электронным оборудованием в зависимости от целого ряда факторов. Но есть общие принципы, которые выражаются конкретными показателями.



    Особенности розничной торговли

    Понятие розничной торговли означает реализацию услуг, товаров небольшой партией, поштучно. Кстати, очень смежную тематику имеет предыдущая наша статья автоматизация гостиничного бизнеса , в которой также используются информационные возможности. Подобная деятельность – функция соответствующих предприятий, обычно нуждающихся:

    • в площадях;
    • в штате сотрудников;
    • в достаточном количестве товаров в торговом зале, на складе.

    Получая прибыль, применяют торговую наценку на продукцию. Ее величина регулируется состоянием рынка (30, 200%). Цены на некоторые товары, услуги устанавливаются государством, тогда процент меньше. Факт покупки обычно подтверждается чеком кассового аппарата.

    Чек содержит следующие сведения.

    • Наименование предприятия.
    • Цена, стоимость.
    • Сумма и ставка налога на добавленную стоимость.
    • Дата.
    • Место, адрес.
    Важно! Розничная торговля существует с древности. Сначала был обмен, а затем формой стала реализация продукции и услуг на рыночной площади. В истории России данный процесс получал хорошее развитие. Купцы славились значительными оборотами, обеспечивая страну новейшими товарами.

    Об автоматизации

    Автоматизация розничной торговли касается магазинов площадью от 70 до 350 квадратных метров. Ассортимент обычно не превышает 6 тыс. наименований. Формат продаж через прилавок обычно имеет гораздо меньшую эффективность, чем самообслуживание. Причины - лучший доступ к товару, большая скоростью во втором случае.

    Планируя автоматизацию, следует приготовиться к перестройке и упорядочению учета в качестве первого этапа. Приобретением компьютерного оборудования процесс не ограничится. Изменится весь строй. Так, только что поступивший товар не размещается сразу в торговом зале, а вносится в базу данных информационной системы. Ведь стоимость должна отразиться в памяти кассового аппарата, без чего товар не подлежит продаже.

    Этапы перехода к информационной технологии

    Процесс перехода к новой технологии включает ряд основных шагов.


    Затраты, оборудование

    В небольшом магазине площадью до 180 кв. метров потребуется автоматизация с затратами до 17 тыс. $. Предполагаемый перечень следующий.

    • POS-терминалы (Point-of-Sale, точка продаж) – электронные устройства приема оплаты через платежные карты. Приборы сделают торговлю современной. Можно взять кассовые аппараты отечественного производства, рассчитав, сколько их нужно: на 100 кв. метров – примерно 2 терминала со сканером, термопринтером, печатающим чековую ленту.
    • До 2 компьютеров (не считая нужд бухгалтерии), желателен сервер хранения данных.
    • Автоматизация магазина продуктов обычно не обходится без весов. К примеру, из принципа самообслуживания следует установка приборов на расфасовке и в отделе.
    • Пригодится принтер этикеток, маркирующий быстро покупающийся товар.
    • Ничего не будет работать при отсутствии программ.

    Оборудование для автоматизации магазина – не единственная необходимость. В расходы включается:

    • прокладка локальной сети;
    • доставка компьютеров;
    • установка и настройка программного обеспечения;
    • обучение товароведов, кассиров, операторов и руководства, контролирующего работу магазина.

    Автоматизация торговой точки должна проводиться при содействии и в сопровождении надежных компаний, людей, не зависящих от финансовых результатов ее работы. В противном случае есть риск искусственного их увеличения.

    Обратите внимание! Итоговая цифра расходов подлежит корректированию с применением скидок, поэтапных выплат.

    Причины возможных неудач

    Многие предприниматели допускают типичные и распространенные ошибки, складывающиеся в перечень. Их вполне возможно избежать и автоматизировать свой магазин практически идеальным образом.

    1. При продаже одежды необязательно использовать POS-системы, что обходится дороже и оставляет предприятие без преимуществ. Либо допускается использовать специализированный вариант. К примеру, «1С: Розница. Магазин одежды и обуви». Предпочтительнее использовать ПК или компьютер POS, «1С» и периферию POS.
    2. Игнорирование систем, действующих против краж. Система автоматизации любого магазина обязательно должна обеспечивать охрану. В противном случае теряется до 12% выручки и более. Применяют следующие методы.
      • Системы против краж.
      • Видеонаблюдение.
      • Персонал, осуществляющий охрану.

      Наилучшее решение включает сразу все способы. В случае невозможности комплексной реализации проекта необходимо сделать анализ статистики по кражам. К примеру, наиболее подвержены незаконному выносу алкоголь, одежда. Чтобы защитить их, автоматизация торговли включает вариант – антикражные системы. Продукты питания контролируют видеонаблюдением.

      Внимание! Убытки с применением охраны снижаются, окупаемость затрат приходит за срок до 3 месяцев.
    3. Автоматизация работы розничного магазина не включает проверку купюр на подлинность. Цена детектора не превышает 10 000 рублей, поэтому не следует экономить.
    4. Не обновлять системы новшествами. Магазины, не предоставляющие возможным оплатить покупку картой, теряют прибыль. Другой случай – продовольственный отдел не снабжен устройствами нарезки сыра и колбас.
    5. Неудачно проведена автоматизация магазина, у которого готовое решение (под ключ) построено неправильно из-за несовместимого, плохо связанного программного обеспечения. Трудно исправлять подобные ошибки в информационной системе.
    6. Проведя автоматизацию, не вникают в процесс. Необходимо совместно с командой сотрудников следить за правильностью выполнения задач, принятия решений.

    Заключение

    Как будет выглядеть магазин, если его не автоматизировать вообще? Невозможно производить учет на бумажных носителях, осуществлять должный контроль над процессом в отсутствии подобной модернизации. Хотя мероприятия проводятся отнюдь не бесплатно, необходимо обзавестись оборудованием, программным обеспечением к нему и сделать настройку. Автоматизация розничного магазина приемлет решения с комплексным, многосторонним подходом. Важны грамотность, планирование, выбор партнера, с которым следует вникнуть в процессы, своевременное обновление.

    Для любых объемов реализуемых товаров возможна автоматизация торговли – вариант для маленького магазина обойдется с минимальными затратами и во многом увеличит удобство работы. Обычно в магазине присутствуют две функциональные обязанности – товаровед, который получает товары и следит за их расходованием и своевременным пополнением, и кассир, отпускающий товары покупателям и принимающий за них оплату.

    Позволяет вести базу данных товаров, имеющихся в продаже, в компьютере, в любой момент получать справку о наличии товара, анализировать наиболее продаваемую номенклатуру и планировать очередные закупки. Это – работа товароведа. Продавец же может не держать в памяти цены на все товары и тем более не искать их в тетрадке: достаточно провести перед штрих-кодом товара сканером, чтобы информация, в том числе и цена, появилась на экране компьютера. Если же добавить простейший считыватель банковских карточек, становится возможным выполнять безналичные расчеты, которые все более предпочитают покупатели.

    Даже автоматизация магазина одежды с его несколькими десятками товаров даст свои результаты, а если торговля идет канцтоварами или продтоварами, и номенклатура насчитывает сотни позиций, удержать все в памяти невозможно, а путаницы допускать нельзя.

    Минимальный состав оборудования

    Рассмотрим, какой может быть самая упрощенная автоматизация торговли – вариант для маленького магазина. Самый маленький магазин – это киоск или миниатюрный торговый зал, склад расположен здесь же, в подсобке, и обязанности товароведа и кассира выполняет один и тот же человек – часто это сам владелец магазина. И никаких отделов снабжения, удаленных складов, структурных подразделений, филиалов и прочих атрибутов развернутой торговли на уровне супермаркета. Что ж, время диктует, чтобы производилась даже автоматизация магазина «У дома» - минимального торгового формата.


    Автоматизация учета в магазине может быть основана на обычном компьютере, далеко не самом мощном ПК или ноутбуке. Если владелец магазина недавно заменил домашнюю машину на более мощную, старая еще послужит – система автоматизации магазина не требует больших ресурсов. К компьютеру без проблем (если он работает под операционной системой Windows) подключается простейший набор периферийных устройств:

    • , малогабаритное портативное устройство, связанное с компьютером USB-проводом;
    • фискальный регистратор или принтер чеков – это зависит от того, какая система налогообложения принята в магазине;
    • , необходимый, если магазин должен быть готов к оплате покупателями не наличными деньгами, а карточками.

    При необходимости напечатать этикетки со штрих-кодами для этого можно использовать тот же принтер, что и для чеков (имеются недорогие универсальные конструкции).


    Программное обеспечение

    Для ОС Windows может быть выбрана любая по сложности программа автоматизации магазина, в том числе возможна и такая минимальная автоматизация торговли – вариант для маленького магазина. Программное обеспечение несложное, отладить его можно без особых навыков, управляемая им периферия минимальна. Поскольку все сосредоточено на единственном компьютере, организовывать сеть не приходится, да и стабильность работы программ высока.

    Единственный недостаток, которые имеет такая автоматизация розничной торговли – программы приема товаров и продаж одновременно работать не могут. Можно работать или в программе для кассира, или в рабочей среде товароведа. Впрочем, если в магазине работает один человек, он же владелец, товаровед и кассир, то он все равно будет заниматься своими делами по очереди. Вначале спокойно примет товар, наклеит на него этикетки, введет информацию в базу данных, то есть поработает товароведом, а затем приступит к работе кассира, обслуживая покупателей.


    Выгодная автоматизация

    Не в каждом городе требуется, чтобы даже в маленьких магазинах была организована автоматизация торговли: Москва такое требование предъявляет. Поэтому большинство владельцев малого торгового бизнеса, которым нужна система автоматизации розничной торговли, стараются выбрать наиболее дешевую оргтехнику, программное обеспечение, чтобы без особых затрат и требование властей выполнить, и себе работу облегчить. Если в дальнейшем придется расширять торговлю, моно просто разделить функции товароведа и продавца, установив еще один простой компьютер и связать его в сеть с существующим.

    Слишком маленький магазин, ассортимент небольшой, покупателей мало, торгового персонала немного, да и бюджет на автоматизацию достаточно скромный. Но ведь и небольшим розничным магазинам важно контролировать и управлять бизнес-процессами. Для управления продажами важно анализировать конкурентов, ценообразование, маркетинг. Для управления запасами анализируются продажи, отслеживаются остатки, осуществляется оперативный заказ товаров. Работа с клиентами предполагает расширение клиентской базы, программы лояльности, обратной связи. Также с точки зрения управления финансами необходимо контролировать взаиморасчеты с поставщиками, рассчитывать зарплаты.

    Собственнику небольшого магазина приходится осуществлять оперативное управления самостоятельно, включая аналитику, планирование и контроль выполнения. Даже маленькая ошибка может обернуться крупными потерями.

    Наиболее популярный аргумент против автоматизации маленького магазина – это дорого. Однако если сравнить вариант автоматизации торговли для маленького магазина и финансовые потери неавтоматизированного предприятия из-за недобросовестности сотрудников, задержек заказа продукции, неудовлетворенных покупателей – довод про дороговизну опровергается.

    В среднем автоматизация маленького магазина окупается в течение 6 месяцев, а выгоды от оптимизации управленческих бизнес-процессов становится очевидной сразу, как только Вы начинаете использовать учетную систему в операционной работе.

    Варианты автоматизации торговли для маленького магазина:

    1. Фасовать весовой товар (сыр, колбаса, кондитерские изделия) до поступления на прилавок, еще на складе. Для этого на складе нужно установить электронные весы с функцией печати этикеток со штрих-кодами. После поступления товаров на прилавок, выкладывать его.
    2. Взвешивать товар на кассе (овощи, фрукты). Тогда кассир при помощи электронных весов без печати этикеток взвешивает товар, вводит код товара. При этом стоимость считается автоматически.

    Многие владельцы небольших магазинов стали чаще прибегать к услугам нашей компании, занимающейся автоматизацией маленьких и крупных магазинов, предприятий сферы услуг и общественного питания.

    Услуги по автоматизации учета в небольших магазинах

    Почему из десятков компаний выбирают нашу? Видимо потому, что автоматизация маленького магазина, предлагаемая нашей компанией - это комплексные услуги по доступным ценам, куда входит подбор, доставка, установка, наладка оборудования и установка программного обеспечения простого и понятного любому пользователю. Системные продукты Set Retail и Атол Frontol реализуемые нами, популярны на российском рынке, рекомендованы для ЕГАИС и отлично решают все проблемы небольшого бизнеса, способствуя его быстрому развитию и повышению прибыли.

    Задачи, решаемые внедрением системы управления

    Мы предлагаем продукты для автоматизации магазина последних версий. Set Retail и Атол Frontol, которые отличаются доработанными приложениями, в которых учтены ошибки предыдущих версий и в процессе работы они демонстрируют себя как стабильные и эффективные. Более того они легко настраиваются пользователем, без привлечения программистов и других специалистов и отлично совместимы с расширенным списком POS-оборудования. Программный продукт совершенствует бизнес, исключает ошибки, упрощает его ведение и осуществляет контроль над персоналом кассовой зоны.

    Основные задачи, решаемые автоматизацией и системой управления в товароучетной системе и на кассовом узле

    В товароучетной системе решаются вопросы управления закупками, продажами, остатками товара, легко решается оптимизация цен, мониторинг прибыльности магазина, управления финансовыми потоками и др.

    С помощью кассовой программы, устанавливаемой непосредственно на кассовый узел можно добиться точного учета товаров, объемов продаж. У кассира не возникают сложностей при расчете с клиентами, легко выполняются функции загрузки цен на кассы, открытие и закрытие смен, печать ценников. Программа автоматизирует и следит за продажами отдельных групп товаров.

    Основные возможности системы автоматизации

    С использованием программного комплекса Set Retail или Атол Frontol, автоматизация торговли - хороший вариант для маленького магазина, который даст возможность:

    • вести точный учет товаров и финансов;
    • контролировать динамику движения денежных средств, товаров;
    • предотвращать воровство и различного рода махинации со стороны персонала.

    Как видим, вся система строится на строгом контроле и учете, которые осуществляются с помощью оперативной части, устанавливаемой на кассовом узле и учетной части, устанавливаемой на месте бухгалтера.

    Оперативная часть обеспечивает:

    Учетная часть обеспечивает:

    • контроль закупок, поставок, перемещений, остатков, запасов товаров;
    • формирование наценок на товары с минимальным участием человека;
    • контроль финансовых потоков;
    • контроль взаиморасчетов с поставщиками;
    • создание полноценной товарной базы, базы закупочных и отпускных цен;
    • формирование заявок по товарам;
    • быстрая инвентаризация, учет и переоценка товаров;
    • печать ценников, всех необходимых платежных, финансовых, налоговых, отгрузочных и погрузочных документов;
    • ведение раздельного учета по разным категориям товаров;
    • автоматический контроль действий кассиров;
    • контроль историй продаж, изменений отпускных цен.

    Базовый комплект оборудования для автоматизации

    Для автоматизации маленьких магазинов применяется базовый комплект оборудования и простое программное обеспечение Set Retail и Атол Frontol, разработанное российскими компаниями, с возможностью замены устаревших приложений новыми.

    • POS-терминал или системный блок и монитор;
    • кассовый аппарат;
    • многоплоскостной сканер штрих кодов;
    • детектор банкнот;
    • программируемая POS-клавиатура;
    • фискальный регистратор;
    • электронные весы;
    • денежный ящик;
    • программное обеспечение Set Retail или Атол Frontol;
    • кассовая лента;
    • чековая лента.


    После установки недорогого, но функционального оборудования и лучшего программного обеспечения, владелец магазина получает эффективный способ контроля своего бизнеса. Система минимизирует число ошибок, исключает злоупотребления персонала. Отчеты, формируемые программой невозможно исправить, удалить, чтобы это осталось незамеченным. Автоматика неподкупна и фиксирует каждое действие персонала.

    Заключение

    Ведение торговли в настоящее время немыслимо без автоматизации. Даже в маленьком магазине она позволяет решать целый ряд важных задач: снижает затраты, упрощает труд обслуживающего персонала, обеспечивает высокий уровень финансового, товарного и управленческого учета, контролирует работу с поставщиками, оптимизирует торговый процесс, повышает лояльность покупателей, обеспечивает качественное и быстрое обслуживание клиентов и привлекает большее число покупателей. Каждый покупатель желает, чтобы его хорошо и быстро обслужили, не обсчитали, не продали некачественный товар.

    Если вы не знаете, как автоматизировать торговлю в маленьком магазине, значит доверьте это дело специалистам из нашей компании. Учитывая все требования, пожелания, финансовые возможности заказчика, наша компания предоставляет профессиональные услуги по автоматизации магазинов разного уровня - от маленьких магазинчиков до маркетов. Весь процесс автоматизации занимает несколько дней с момента обращения в компанию. При этом мы гарантируем высокое качество работ по доступным ценам, обучение персонала, гарантийное обслуживание и круглосуточную поддержку.