Работать в битрикс 24. Как организовать работу компании с Битрикс24. О программном обеспечении замолвим слово

Облачном сервисе, который позволяет организовать совместную работу в компании. Решил протестировать этот продукт и узнать, реально ли организовать совместную работу с помощью одного единственного сервиса. Битрикс24 объединяет все нужные инструменты, используемые в компании, и упростщает их использование.

Здесь есть система для постановки задач, рабочая социальная сеть для переписки, как общей, так и частной, общее и личное хранилище файлов, инструменты для работы с документами, CRM и учет рабочего времени.

Обо всех , я, конечно, не смогу рассказать в одном посте, но попробую осветить основные полезности, которые могут пригодиться любой компании. Вот так выглядит рабочий экран Битрик24.

Это облачный сервис, и доступ к нему можно получить с любого устройства, все, что нужно - ваш логин и пароль. То есть, можно спокойно работать «на удаленке», пока стоите в пробке, поработать из дома, если заболели, или решить важный вопрос во время перелета.

Работа в Битрикс24 начинается с того, что вы вводите данные о своей компании, задаете её структуру по отделам и вносите сотрудников. Сделать это очень легко, разберется любой;)

У каждого сотрудника есть свой профайл, в котором отображается вся необходимая информация: должность и кому он подчиняется, фото и контактные данные - e-mail, номер телефона. Можно в любой момент найти нужные контакты даже в большой компании.

Можно сразу через систему связаться с сотрудником, написав ему личное сообщение или пообщаться по видеосвязи.

У Битрикс24 много возможностей для постановки и выполнения задач. Задачи может ставить любой пользователь системы: директор, главный менеджер или рядовой сотрудник. Можно назначить любое количество соисполнителей, например, целый отдел. Чтобы ничего не потерялось, задаче присваивается статус и назначается крайний срок выполнения - дедлайн. Все задачи сразу отображаются в календаре сотрудника, которому они поставлены.

Чтобы пропустить сроки выполнения, надо очень постараться, потому что они обозначены разными цветами: синий - задачи на сегодня, зеленый - только что поставленные задачи, красный - просроченные.
Сразу видно приоритет задачи: высокий, средний или низкий - понятно, за что браться в первую очередь. Задачу можно не только закрыть, но и делегировать, добавить соисполнителя и наблюдателя. В этом есть все плюсы гибкой системы: поменялись обстоятельства - изменилась задача, добавились новые аспекты - появились комментарии.
Все задачи остаются в списке, и их всегда можно “воскресить” с новыми комментариями.

Учёт времени - это отдельное преимущество облачного сервиса. Эта возможность позволяет руководству отслеживать работу сотрудников и их присутствие на рабочем месте.
В Битрикс24 есть раздел “Календарь”, в котором можно планировать общие встречи, собрания и другие мероприятия.

Можно создать общий календарь на целый отдел или всю компанию. или объединить личные календари сотрудника с календарями рабочих групп и задачами.
Удобная система оповещений Битрикс24 позволяет никому и ничего не пропускать. Можно настроить оповещения по e-mail, также в самой системе есть оповещения в виде мигающих значков, диалоговых окон и звукового сопровождения.

Расскажу еще о бизнес-чате. Это отличная замена переписки в сторонних мессенджерах, и при том исключительно рабочая. Здесь можно писать сообщения отдельным сотрудникам в личку, создавать общие чаты, устроить голосовой чат и групповой видеозвонок.

И разумеется, в Битрикс24 встроены все необходимые инструменты для управления задачами.
Когда менеджер находит клиента, он вносит все его контакты в единую базу – таким образом, все имена, контакты, e-mail и детали остаются в базе Битрикс24 и всегда доступны.

Несмотря на то, что все клиенты и компании сохранены в CRM, путаницы не возникает, потому что каждый клиент закрепляется за тем менеджером, который его внес. В итоге каждый работает со своими контактами и не лезет в чужие.
Каждая сделка регистрируется в CRM-системе, и достаточно одного взгляда, чтобы узнать, на каком этапе находится сделка, кому надо напомнить, с кем связаться и т.д. Для отправки писем и счетов клиентам тоже не придется использовать другие программы, все это можно делать через Битрикс24.

Итоги и статистику по сделкам можно быстро оценить с помощью “воронки продаж”, где в виде графика отображается количество сделок и их состояние.
Любые документы, необходимые для сделок, да и вообще любые рабочие файлы хранятся в Битрикс24. При том их можно сохранять, как на общий диск компании, так и на свой личный диск в аккаунте. Личные документы можно сделать общими одним кликом.

Также в Битрикс24 можно хранить фотографии, ставить лайки, просматривать живую ленту событий. В общем, получается рабочая социальная сеть, в которой можно делать всё то же, что и в привычных нам соцсетях.

Кстати, в Битрикс24 можно работать не только со своими сотрудниками: в экстранет можно добавлять клиентов, подрядчиков и всех людей, которые не входят в вашу компанию, но для работы нужны.

Ну и последнее, что надо сказать про Битрикс24: как у всякого уважающего себя современного сервиса, у него есть свое мобильное приложение для iOS и Android. Это ещё больше упрощает доступ с мобильных устройств - никаких мобильных браузеров открывать не нужно, все возможности сервиса реализованы в приложении.

И в заключение расскажу о стоимости этого удовольствия. Можно пользоваться им вообще бесплатно, но тогда вы сможете завести только 12 аккаунтов, не сможете пользоваться экстранетом и вести учет рабочего времени. Впрочем, этого вполне достаточно для полноценный работы небольшой компании. Для более крупных фирм можно выбрать из двух тарифов - “Команда” за 4990 руб./месяц или “Компания” за 9990 в месяц. Разница между ними в количестве места в облаке (5Г и 100Гб) и некоторых дополнительных возможностях. Выбор зависит от размера вашей компании и её потребностей, например, хотите ли вы работать с одной программе и с сотрудниками, и с партнерами и т.д.
Ну и, чтобы не быть голословным – предлагаю всем желающим просто

генеральный директор

Любую задачу реально выполнить, если разбить ее на выполнимые части

Неизвестный

кому: собственникам, топ-менеджерам и руководителям

Сценарии использования статьи: кому полезна и почему

Собственникам, топ-менеджерам, руководителям - получить готовый регламент по работе с задачами в Битрикс24, изучить сценарии применения для работы с планами и отчётами.

Специалистам и сотрудникам - освоить технологию работы с задачами в Битрикс24.

Многие руководители, услышав о технологии ежедневных планов и отчётов для сотрудников, немедленно хотят внедрить её в своей компании. И сразу же задают вопрос “Как вы это делаете ”? Небольшое отступление. Речь идёт о технологиях планирования и отчётности (и о преимуществах формализации процесса работы с задачами тоже), о которых я подробно рассказываю в статьях:

Когда задают вопрос “как? ”, то подразумевает ещё и “с помощью какого инструмента? ”. В моей практике встречались реализации с помощью разных сервисов: от 1С и Outlook до онлайн-таблиц. В компании “Открытая Студия”, а также у многих моих Клиентов, которым мы помогаем внедрять регулярный менеджмент, для формализованной работы с задачами используется Битрикс24 .

Прежде чем использовать какую-либо систему, важно понять, как в ней реализовать управленческие сценарии

Те из управленцев, кто начинает реализовывать работу с задачами самостоятельно, как показала практика, используют онлайн-таблицы в сервисе GoogleDocs и застревают в них надолго. Основная причина - руководители НЕ видят реализации конкретных управленческих сценариев использования функционала задач в Битрикс24 для планирования и отчётности (многие из сценариев, к сожалению, лежат далеко НЕ на поверхности) а иногда и не мыслят категориями сценариев вовсе.

В этой статье будет приведён регламент по сценариям работы с задачами в Битрикс24 для последующего формирования планов и отчётов. Как их фиксировать и разбирать руководителю, пользуясь инструментарием Битрикс24, пойдёт речь в одной из будущих статей.

Преимущества Битрикс24 при работе с задачами по сравнению с онлайн-таблицами

По сравнению с онлайн-таблицами, Битрикс24 (а также другой подобный сервис) при работе с задачами имеет серьёзные преимущества:

• Вся история перемещения задач и изменения их параметров автоматически фиксируется, а значит всегда есть возможность в 1 клик посмотреть, кто сколько раз переносил задачу, когда и какое время к ней дописывал, а также все комментарии по рабочему процессу (в онлайн-таблицах фактически невозможно отследить ситуацию, когда задача, например, передавалась от одного исполнителя к другому и сколько раз переносилась).
• Можно устанавливать связь между задачами, как с помощью общей задачи, так и путем указания в описании или комментарии к задаче ссылки на другую задачу (в таблице это сделать гораздо тяжелее).
• Возможность делегирования разных этапов мини-проекта (состоящих из 3-15 действий), они же составные задачи, разным сотрудникам и при этом увидеть полную картину в разрезе конкретного мини-проекта. Легко установить взаимосвязь между разными задачами мини-проекта и поручить их разным исполнителям с помощью общей задачи (с таблицами удобно смотреть задачи только у конкретного исполнителя, увидеть же общую картину по мини-проекту невозможно).

Есть у Битрикс24 и большой недостаток : крайне неудобное управления задачами в крупных проектах: от 30-50 задач (речь как о составлении первоначального плана, так и дальнейшей его актуализации / корректировках / изменениях).

Поэтому скорее всего здесь вам понадобится какая-либо надстройка над Битрикс24 (для управления на уровне проектов можно использовать те же таблицы или MS Project и переносить задачи в Битрикс24 только для очередного этапа проекта). Но вопрос лишь в сценариях использования. Если вы найдёте их, буду признателен за информацию в комментариях в конце статьи.

Из перечисленных выше преимуществ (несмотря на указанный недостаток) следует, что использование таблиц для работы с задачами может быть лишь промежуточным этапом. И долго на нём задерживаться не рекомендуется. Самое время перейти к алгоритму для работы с задачами с Битрикс24.

Регламент по добавлению новых задач и составлению планов

Основной принцип использования любого сервиса постановки задач - тотальная формализация процесса работы с задачами (принцип “Если задачи нет в системе, значит её нет в природе”). Кто будет заносить в систему задачу: постановщик или исполнитель - это уже вопрос внутренних процессов компании.

Метод обработки входящего потока задач

• Как только появилась новая задача , её необходимо занести в план работ (в список своих задач в Битрикс24) на текущий или последующие дни.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, её необходимо заносить в виртуальный СТЭК (хранилище задач). В новой редакции: добавлять в сервис сбора идей.
  • У задачи необходимо поставить префикс СТЭК и поставить “Крайний срок”: текущая дата + 1 год. Пример задач : 1) СТЭК: пересмотреть регламент по ремаркетингу; 2) СТЭК: провести ревизию шаблонов документов.
  • При обращении к задачам из СТЭКа (постановка их в план работ), такие задачи следует переименовать в соотв. с общим алгоритмом.
• Сотрудник обращается к СТЭК’у при очередном планировании на неделю (если нет достаточного объёма проектных и/или регулярных задач) или когда у него возникает простой в работе (СТЭК можно посмотреть с помощью фильтра списка задач, по дальнему диапазону дат).

Самостоятельное добавление задач в план работ

Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:

• планируемые в рамках проектов;
• полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устные, по почте, скайп и т.д.);
• планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе (задача должна быть предварительно согласована с руководителем или на постановку самостоятельной задачи в этой области предоставлены полномочия).

Дополнительные правила добавления задач:

• При получении задач (устных, по почте, скайп), их необходимо заносить в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач. (Установить “Постановщиком” руководителя или другого постановщика задачи).
• Все задачи, которые были по тем или иным причинам зафиксированы не в Б24 (например, в тетрадке, на листочке и т.п.), обязательно должны быть перенесены в Б24 не позднее конца рабочего дня, когда они были получены. Следствие : Ответ на вопрос “Поставлена ли задача в Б24? ” на следующий или более поздний день: “Нет, у меня записано, поставлю ” - НЕдопустим!

Все нижеперечисленные сценарии добавления/создания задач актуальны, когда новые задачи могут быть добавлены в Битрикс24 как руководителем, так и самостоятельно сотрудником.

Создание составных (общих) задач “с нуля”

Требуется для задач, которые необходимо выполнять более одного дня или изначально состоят из нескольких простых задач (своего рода мини-проект). Например: “Заключить договор с Клиентом X” состоит из трёх задач: 1) Подготовить договор; 2) Согласовать Договор; 3) Получить оригинал документов .

• Добавить вначале названия слово “Общая: ”.
  • Если общая задача соответствует отдельному “внутреннему проекту”, то добавить “Общая (проект): ”;
  • Использовать Общая-2 для общих задач второго уровня, Общая-3 для третьего уровня и т.д.
• Планируемое время на выполнение у общей задачи зафиксировать в описании задачи (а не там, где его надо указывать по данному алгоритму для обычных задач), чтобы это время не суммировалось в планах, но исполнитель видел планируемое общее время.
• Убрать галочку “Учёт времени” (время необходимо считать только для подзадач)

Создание составных (общих) задач “методом копирования” ранее существующих

Рекомендуемый метод (когда подзадач у копируемой задачи много): в одной вкладке браузера открыть “старую” задачу, в другой выбрать “Добавить задачу” и переносить название и текст методом копи-паст, при этом обратить внимание на другие параметры задачи.

Нежелательный метод
Копировать ранее созданную общую задачу, чтобы создать новую. Пояснение: В Битрикс24 при копировании общей задачи копируются и заново создаются все её подзадачи (дублируются). Не забудьте их удалить после того как скопируете общую задачу! Список подзадач отображается под описанием задачи.

Повторяющиеся и периодические задачи: создание + варианты действий

• Для этого используйте функционал “Шаблоны задач” (Задачи → Список всех шаблонов). Примечание: можно добавить ссылку на шаблоны задач в текстовом виде, например онлайн-документ в формате GDocs (актуально, когда шаблонов большое количество, т.к. в Битрикс24 на данный момент все шаблоны отображаются в виде одноуровневого списка).
• Если невозможно определить периодичность создания задачи - создавайте новую методом копирования задачи (копируйте, прежде чем закрыть предыдущую).

Создание простых задач “с нуля”

Когда у задачи есть ЖЁСТКИЙ дедлайн (дата выполнения) с запретом переноса

Указывать следующим образом:

Когда у задачи НЕТ ЖЁСТКОГО дедлайна (можно переносить крайний срок) или жёсткий дедлайн в будущем

Общая часть алгоритма для ВСЕХ задач

• Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач (функционал поиска см. на скриншоте ниже).

• Пример названия задачи: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж) .
• В название можно также добавлять префиксы, которые в дальнейшем помогут для их фильтрации. Пример такого формата ниже.
• Формат названия: <название-проекта>: <название-задачи>. Примеры применения: 1) Развитие: Разработать типовой дизайн макет для всех продавцов; 2) RM: Проверить тексты на тему “Менеджмент в организации” на орфографические ошибки, сохранить на общий диск, отправить результат по почте. 3) Продажи: Связаться с клиентом Иван Петров в 9:00.
• Содержание текста задачи . Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и создает риск, что задача будет сделана неэффективным/не оптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Поставить галочку “Учёт времени” и указать планируемое время на её выполнение в полях “часов” и “минут” (см. скриншот ниже).

• Указать проект (примечание : можно создавать как по клиентам, так и по направлениям деятельность, например: Продажи, Разработка новых моделей, Постройка коттеджей)

• Указать элементы CRM (в этом большое преимущество Битрикс24 - привязывать задачи как к действующим клиентам, так и к потенциальным, что в дальнейшем позволяет видеть все выполненные задачи для конкретного потенциального/действующего клиента).
• Если задача выполняется в рамках обработки Лида, то выбирается соответствующий Лид с помощью функции поиска.
• Если задача выполняется в рамках оказания услуги, то выбирается соответствующий Контакт, Компания и Сделка с помощью функции поиска.

• Указать в задаче теги (могут использоваться для дальнейшей быстрой фильтрации задач в отчётах, возможно указание одновременно нескольких тегов). Возможные сценарии использования:

• Обозначать тегами класс работы. Например, тегом “SALES” помечать все задачи, которые относятся к продаже. Или у всех задач, связанных с контролем поручений, добавлять тег “CONTROL”.
• Добавить признак, характерный для процессов в вашей компании. Например, если в вашей компании стоимость работ для клиентов формируется исходя из затраченного времени, то тегом “NO” можно помечать задачи, которые НЕ будут попадать в отчёт.
• Если задача является подзадачей у общей задачи - необходимо присвоить ей родительскую задачу через “Сделать подзадачей”. Строка поиска после нажатия ссылки “Добавить”: чтобы не искать в списке, сначала скопируйте часть или всё название общей задачи и вбейте в строку поиска.
• Альтернативный сценарий: зайти в общую задачу, вверху в правом углу клик на "добавить" и выбрать "добавить подзадачу”.

• В “Описании к задаче” указать: 1) для типовых задач: ссылку на регламент или инструкцию, по которой будет делаться задача. 2) для нетиповых задач : краткий план действий (отсутствие краткого плана действий порождает многочисленные лишние вопросы со стороны руководителя при обсуждении плана задач и создает риск, что задача будет сделана неэффективным / неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки). Пример для нетиповых задач.
• Название: “Выполнить - ревизия всех алгоритмов для розницы”.
• Описание:
• 1. Беглый просмотр всех регламентов
• 2. Составлю план из тех, где изменения нужно вносить срочно.
• 3. Внесу изменения в них, опубликую информацию по алгоритму <ссылка на алгоритм>.
• 4. Отработаю по этому алгоритму и с остальными регламентами.
• Наблюдатель - ставить только по личному распоряжению кого-либо или в случае насущной необходимости (у “наблюдателя” есть возможность видеть задачу). Запрещено использовать практику, когда “наблюдатель” расставляется почти всегда (это приводит к перегрузке информационными сообщениями того, кто становится счастливчиком быть везде наблюдателем). Если это так - обратитесь к вашему непосредственному руководителю. Возможно, вы что-то делаете не так.
• Соисполнители задачи - ЗАПРЕЩЕНО кого-либо указывать, иначе время по задаче будет считаться в отчётах НЕ верно.

Правила учёта времени по задачам, промежуточные результаты и закрытие задач

Старт работы с задачами в начале рабочего дня и учёт времени по ним (в режиме “Список задач”)

• Зафиксировать свой план по алгоритму “ПЛАН на день, фиксация” (расскажу, как это сделать, в одной из следующих статей).
• Зайти в Б24 раздел “Задачи” → “Все” (см. скриншот ниже).

Мини видео-урок, как учитывать время по задачам в Битрикс24

Дополнительные сценарии работы с задачами

Сценарий №1. Исправление (корректировка) зафиксированного времени в задачах в ручном режиме

Корректировка времени ДО отправки рабочего отчёта (или ДО завершения календарного дня, в рамках которого велась работа над задаче)

Выполнить действия в зависимости от причин корректировки:

1. Вы забыли нажать кнопку “учёта времени” или создать задачу, а время потрачено. Решение:
   • Необходимо открыть или создать задачу и внести в неё время в ручном режиме (вкладка “время”).
   • При этом в комментарии ко времени должно быть указано, на что было потрачено время + даны объяснения, по какой причине время было занесено вручную.
2. Вы забыли нажать на “паузу” при перерыве и по задаче “накрутилось” лишнее время. Решение:
   • нажмите паузу, если при этом в окне браузера открыта задача, перезагрузите страницу (тогда отобразится время).
   • во вкладке “время” нажмите на кнопку в виде “карандаша” (см. скриншот)
   • укажите действительное затраченное время по задаче и напишите комментарий, по какой причине вы изменили время по задаче (см. скриншот).

Корректировка времени ПОСЛЕ фиксации рабочего отчёта (или ПОСЛЕ завершения календарного дня, в рамках которого велась работа над задачей)

После фиксации рабочего отчёта для изменения / удаления / добавления времени в каких-либо задачах “задним числом” (или создание новых задач с добавлением отработанного времени, удаление старых задач с отработанным временем), необходимо сделать следующее:

Сценарий №2. Контроль работы подчинённых с помощью отдельных задач

Когда Руководителю необходимо “гарантированно” проконтролировать задачу Сотрудника, то руководитель должен:

• Создать отдельную задачу для Контроля (для случаев, когда нужно “проконтролировать”, но скорость контроля не критична, то достаточно использования в задаче галочки “Принять работу после завершения задачи”).
• Поставить префикс “Контроль” к названию задачи. Примеры :
  • Внутренние: Контроль: Своевременная сдача отчёта за месяц, директор салона.
  • Внутренние: Контроль: Принял обязательство через 2 дня решить проблему неисправности экранов в салоне.
• Сделать задачу по контролю подзадачей для задачи, которую необходимо контролировать, или задачей того же уровня, что и контролируемая, если у них есть общая задача.
• Обратить внимание: При копировании исходной задачи таким образом дублируется и задача по контролю, которую нужно удалить сразу после постановки (или оставить, если данная задача также подразумевает контроль выполнения)

Сценарий №3. "Передача хода" по общей и/или другой задаче или алгоритм действий, когда нужна реакция постановщика задачи

Когда задача имеет промежуточные результаты и необходимо получить от постановщика задачи ответ на ваш комментарий в задаче (проверить работу, дать ответ на уточняющий вопрос, дать дополнительную информацию и т.д.), то исполнитель должен:

• Убедиться, что установлена галочка “Принять работу после завершения задачи” (в противном случае задача просто завершится и никакой “передачи хода” не будет).
• Добавить в комментарий к общей задаче, на которую ждёшь ответ, соответствующую фразу, пример: "Жду реакции на промежуточные итоги ".
• Изменить статус задачи на “Завершена”, т.е. сдать на контроль.
• Постановщик, видя задачу “Ждущая контроль” от руководителя проекта, обязан открыть завершённую задачу, с целью посмотреть: она была завершена или это всего лишь "передача хода".
  • В случае, если это “Передача хода”, постановщик даёт свой ответ и возвращает задачу в работу, нажав кнопку “Доделать” и меняя крайний срок на сегодня/завтра (иначе задача теряется!).

Сценарий №4. Если исполнитель затратил по задаче суммарно времени более 7 минут, но НЕ успел её доделать

Это нужно для предотвращения искажений в ресурсном отчёте по планируемому времени.

Сценарий используется в случае, когда вы в рамках текущего рабочего дня приступили к задаче, но не успели её доделать (это правило необходимо применять только к тем задачам, которые нужно переносить на след. день, но по которым уже потрачено время). Пример : Когда Вы НЕ дозвонились Лиду и суммарно потратили на “дозвон” 2 минуты, нет смысла создавать новую задачу, необходимо перенести в будущее текущую).

1. Создать новую задачу путём “Копирования” незавершённой задачи.
2. Внести изменения в новую задачу:
   • Крайний срок - актуализировать.
   • Название задачи - добавить сразу после названия проекта фразу “(часть N)”, где N - количество копирований задачи “плюс” 1, поэтому когда копируем в первый раз, у нас будет “(часть 2)”. Пример названия 2-ой части: “(часть 2) Выполнить - ревизия всех алгоритмов для розницы”.
   • Если исходная задача ЯВЛЯЕТСЯ частью составной (общей) задачи: больше ничего не делать.
   • Если исходная задача НЕ была частью составной (общей) задачи: Описание задачи - добавить ссылку на предыдущую только что завершённую задачу (вы с неё, собственно, и копировали).
3. Текущую задачу необходимо “Завершить” (этот пункт идёт целенаправленно последним с целью избежания разрыва по времени у исполнителей).

Пример применения и пояснения для исполнителей

1. Задача на 20 минут. Сегодня вы потратили не более 5 минут, задачу НЕ выполнили. Тогда просто меняете её крайний срок (об этом пример в первом абзаце).
2. Задача на 20 минут. Сегодня вы выполнили 20/30/40 минут, но до конца задачу НЕ довели. Тогда действуете по алгоритму описанному выше. Цель: чтобы не возникало дополнительных вопросов и искажений по плану, что есть или были дубли в течение какого-то времени. Плюс в описание добавьте ссылку на предыдущую задачу (если нет общей задачи), чтобы можно было посмотреть результаты "за вчера".

Сценарий №5. Работа с задачей в отдельной вкладке/окне браузера

(описываются только отличия от режима “Список задач”).

• При старте работы по задаче, нажмите на кнопку “НАЧАТЬ УЧЁТ МОЕГО ВРЕМЕНИ”.
• При переключении на другую задачу / дело / телефонный разговор, сразу же стартуйте учет времени по “нужной” задаче в другой вкладке или в списке задач (ранее выполнявшаяся задача автоматически встанет на “паузу”).

Сценарий №6. Необходимость приступить к задаче (быстро найти задачу), которая запланирована на последующие дни

Воспользуйтесь поиском среди задач. Возможные варианты:

• Вбивать название проекта (если вы его используете в качестве префикса к задаче): будут найдены все задачи, у которых стоит название проекта в префиксе.
• Вбивать одно из слов, которое может содержаться в задаче. При этом, если слово склоняется или может иметь разные окончания, то необходимо вбивать неизменяемую часть слова без окончания и/или суффикса .
  • Пример с окончаниями: для слова “работА”, “работЫ” и “работЕ” результат поиска среди задач будет разным. Поэтому чтобы найти все задачи с разными окончаниями, необходимо вбить слово “работ”.
  • Пример с суффиксами: чтобы вывести все задачи со словами “подготовить”, “подготовка”, “готовность” необходимо вбить в поиск неизменяемую часть слова “готов” .

Сценарий №7. Контроль обработки наиболее перспективных и важных Клиентов, Лидов, сделок и т.д.

Сценарий №8. Актуализация и дополнение регламентов по итогам выполнения задач

• Если изменение займёт не более 5-10 минут: делать сразу же в рамках выполнения той же задачи, после которой возникла необходимость изменений, указать об этом в “Комментарии”.
• В остальных случаях: создавать отдельную задачу, указать об этом в “Комментарии”.

Завершение задачи и фиксация итоговых результатов

При закрытии задач, необходимо нажать кнопку “Завершить” (после того как вы выполнили пункты ниже по указанию результата, ибо это часть текущей задачи, и в процессе их выполнения необходимо учитывать время по этой задаче).

Добавьте “комментарий” к задаче следующего содержания:

• Результаты выполнения задачи и предложения:
  • Полученный результат от работы - принятое конкретное решение, ссылка на разработанный документ и т.д. Иначе нет возможности понять - насколько качественно выполнена данная задача (на 100% как должно быть или только на 10%), а также соотнести результат с потраченным на него временем. (пример: "Проверял поступление заявок с сайтов Клиентов на почту - на <проект №1< почта подключена частично, на <проект №2< - отсутствует полностью; поставил задачу программисту на подключение + ссылка на задачу" ).
  • Рядом с информацией о реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решать и как её избежать в будущем.
  • пример фиксации результата и предложений: "Звонил расстроенный клиент, что не получил от нас вовремя документы, итоги записаны в CRM (он не получил от нас письмо). По итогам предлагаю добавить в регламент: “Всегда запрашивать у клиента подтверждение о получении письма, и если клиент его не высылает - перезванивать ему. Ссылка на Клиента <ссылка на клиента в CRM< ”.
• Конспект. При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с нужными людьми и т.д. должен быть составлен краткий конспект в GoogleDocs + поставлена ссылка на него.
• Ссылка. Если в отчёте упоминается работа с документами, то в него необходимо вставлять прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся. Это же касается любых других файлов и документов: ТЗ, дизайн-макеты, прототипы, тексты, планы, отчёты и любые другие документы.
• Пояснение. Если есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у проверяющего, необходимо сразу пояснить “почему затрачено так много времени”. Пример : На выставление счёта затрачен 1 час, т.к. половину времени пытался запустить 1С.
• Вывод. В задачах по составлению планов обязательно должны быть орг. выводы по итогам составления своего/чужого плана на предмет: есть ли резервы времени? Насколько важными задачами он заполнен? Какие проблемы возникли при составлении? Предложения по их решению?

Дополнения специально для руководителей

• Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.) обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Примеры:
  • Директора салонов все работы выполняют вовремя и по стандартам. Кроме Ирины Ивановой -- она по-прежнему не предоставляет вовремя отчёты.
  • Если всё "хорошо", то так и пишем: "замечаний нет ".
  • Есть вопросы к дизайнеру Ивану, делает не вовремя, приходится постоянно напоминать о задачах.
• При изучении отчётов сотрудников или оценке результатов выполнения сложных составных задач, необходимо на основе тех же принципов указывать “ОБЩИЙ ВЫВОД”:
  • 1) У некоторых задач есть план работ, но у многих задач он отсутствует: недостаточно проработаны задачи на этапе планирования.
  • 2) Не уделяется должного внимания “систематизации работы” (регулярность проверок по разным тематикам) и “регламентации повторяемых действий” (добавить вопросы в документ). Из плюсов: поднята очень важная проблема: оценки компетенций.
• Оценку задач подчинённых см. в разделе “Приём результатов задачи Постановщиком у Исполнителя” (см. ниже).

Приём результатов задачи Постановщиком у Исполнителя

• Постановщик задачи обязан выставить оценку Исполнителю по итогам выполнения задачи. Критерии выставления оценки:
  • положительная - задача выполнена на 100% или есть несущественные замечания, которые появились в первый раз у данного Исполнителя и были разобраны.
  • отрицательная - задача не выполнена на 100%, есть замечания, которые ранее уже указывались данному Исполнителю и/или есть замечания серьёзные. При выставлении отрицательной оценки за задачу, Постановщик обязан добавить комментарий к задаче с указанием причины отрицательной оценки.
• Методику оценки ежедневных рабочих отчётов, как и обещал, опишу в отдельной статье.

Работа (ответы) с комментариями к задачам

• Сотрудник должен написать ответ на все комментарии и вопросы проверяющего.
  • на вопросы - ответы + свои предложения;
  • на утверждения, советы - фразы: “ОК”, “принято”, “будет сделано“ и т.д. (необходимо, чтобы избежать ситуаций, когда исполнитель “не согласен, но промолчал ” и отделить ситуации “не смотрел ” от “не согласен ”), или свои предложения/возражения.

Практика использования технологии работы с задачами в Битрикс24 и внедрения в других компаниях

Моя практика работы с задачами в Битрикс24 в рамках описанной технологии в компании “Открытая Студия” и внедрения её для наших клиентов по управленческому консалтингу показала: алгоритм может быть адаптирован под специфику работы вашей компании, а также легко осваивается сотрудниками (если внедрение построить поэтапно).

Для собственников, как обычно существует возможность (нажмите на ссылку и отправьте заявку).

Светлана Корнюшина
SMM-менеджер, «Юниап»
_________________________________
"Готовлю вкусный контент"

Для этого мы подготовили инструкцию по работе с Битрикс24, которая подскажет как правильно использовать СRM-систему и получать от этого максимальный эффект.

Распределить права и обязанности пользователей поможет вкладка «Структура компании». Укажите руководителей и создайте подразделения организации. Пропишите название для каждого отдела и добавьте сотрудников и руководителей.

Следующий этап – настройка портала. Укажите название компании в разделе «Настройки портала», которое будет отображаться в верхнем левом углу CRM. Установите формат времени и рабочий график организации. Отключите сервисы, которые не потребуются в работе и настройте права доступа для сотрудников.

Основные настройки завершены и самое время начать работу в «Битрикс24.Телефония». Откройте раздел «Телефония» – «Настройки». Привяжите номер к порталу для звонков из браузера, а если у вас есть АТС подключите ее к CRM.

Перейдите в раздел «Почта» и зарегистрируйте адрес электронной почты с доменом @bitrix24.ru. Вы можете зарегистрировать в Битрикс24 почтовый ящик со своим названием домена или же интегрировать внешний почтовый сервис с CRM.

Пригласите сотрудников в CRM кнопкой «Добавить» – «Пригласить сотрудников». Укажите электронную почту сотрудников в появившемся окне. Вкладка «Добавить» поможет перенести сотрудников в выбранные отделы и заполнить основные данные о работнике.

Настройка бизнес-процесса состоит из двух этапов: начальные настройки и статусы шаблона. Для примера откройте вкладку «Настройка бизнес-процессов» – «Обработка лидов». Сформируйте этапы обработки каждого типа лидов и настройте шаблон данного инструмента. Читайте подробности о создании бизнес-процесса в нашей статье «Как создать бизнес-процесс в Битрикс24».

Живая лента

Посмотрите частоту использования портала через раздел «Пульс компании». Процентное соотношение покажет на сколько активна работа в CRM. В «Пульсе компании» имеется рейтинг, где указано как часто каждый сотрудник использует систему.

Создайте новую задачу и укажите ее название. Перечислите ответственных и наблюдателей. Откройте ссылку «Планирование сроков» и выставите дедлайн для выполнения поручения. Добавите к задаче теги и нажмите кнопку «Поставить задачу». Подробнее читайте в статье «Как ставить задачи в Битрикс24».

Я обещал посвятить программным продуктам “1С-Битрикс” отдельную статью, и сейчас я выполняю это обещание. Статья является обзором, в ней я не буду углубляться в технические детали и особенности применения программного кода, для этого существует подробная документация, доступная всем желающим на официальном сайте компании.

Здесь я расскажу о важных особенностях платформы Bitrix Framework, а также о программных продуктах, созданных на этой платформе. Статья предназначена, прежде всего, для пользователей, которые стремятся понять, нужны ли для их бизнеса те или иные разработки Битрикс, и в чем их особенности. Также информация из этой статьи может оказаться полезной разработчикам, которые работают с другими CMS, но хотят также получить некоторое представление о Битрикс.

В последнее время я часто сталкиваюсь с интеграцией сайтов с системами CRM и программами учета движения товаров и денежных средств. Чаще всего в нашей стране интеграция требуется с разными версиями и конфигурациями 1С. Также часто заказчики к моменту обращения ко мне либо уже успели создать Битрикс-сайт, либо интересуются возможностью перехода на этот движок, так как компания 1С рекомендует его как систему, в которой имеется все необходимое для автоматизации обмена данными. Многочисленные вопросы и накопленный практический опыт работы с Битрикс-сайтами стали теми факторами, благодаря которым я вспомнил о давнем обещании подробно поговорить о Битрикс и все же написал эту статью.

Что такое Битрикс?

Начать я предлагаю с определения самого понятия Битрикс. Обычно это название используют в двух вариантах:

1. Битрикс – название компании разработчика программного обеспечения.
2. Битрикс – среда для разработки веб-приложений, так называемый, Bitrix Framework.

Немного истории

Для начала поговорим о компании, чтобы понимать, откуда взялся программный продукт «Битрикс» и почему его название оказалось именно таким. Основана компания «Битрикс» была еще в 1998 году сразу после финансового кризиса как веб-студия, специализирующаяся на разработках интернет-сайтов под заказ. В начале 2000-х компания создает и начинает развивать собственную CMS-систему, которую также называет «Битрикс». Первые версии CMS Битрикс ничем принципиально не отличались от множества других движков сайтов, пока в 2007 компания 1С не выкупила контрольный пакет акций «Битрикс», после чего система управления сайтом получила название «1С-Битрикс».

Важно понимать, что после такое слияние компаний и последующее изменение названия продукта произошло на уровне бизнеса и маркетинга, т.е. объединились компании, объединился бренд, а технические решения по большей части остались прежние – у каждого программного продукта (1С и Bitrix) свои.

Очень часто пользователи, ориентируясь на название и на рекламу от компании 1С, приходят к выводу: если компания пользуется 1С и стремится создать интернет-магазин, значит, лучше всего выбрать для этого CMS Битрикс, ведь это продукты под одним брендом и разработчики 1С также рекомендуют именно этот движок как наилучший для обмена данными с программой 1С.

Аналогично и наоборот, если имеется интернет-магазин на Битрикс и владелец приходит к выводу о необходимости автоматизации продаж, то из всех вариантов учетных систем он, скорей всего, выберет программные продукты 1С.

На самом деле, Битрикс и 1С – это разные продукты, созданные разными компаниями, и разработчики этих продуктов работают абсолютно независимо друг от друга. Нельзя даже сказать, что разработчики 1С ориентируются при своей работе на потребности пользователей Битрикс или наоборот, что разработчики Битрикс учитывают в своей работе какие-то нововведения от 1С. А объединение названий является исключительно маркетинговым ходом, надо признать, очень удачным. То есть этот ход можно считать удачным ходом именно с маркетинговой стороны, c технической стороны положительных примеров от объединения я привести не смогу.

Битрикс как программный продукт

Все программные продукты Битрикс созданы на базе Bitrix Framework. Если обратиться к разделу помощи на сайте 1С-Битрикс, то можно увидеть такое определение:

Bitrix Framework - это созданная на основе PHP платформа для разработки веб-приложений. На этой платформе компанией «1C-Битрикс» созданы два популярных продукта: «1C-Битрикс: Управление сайтом» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал».

Такое определение понятно для веб-разработчиков, но ничего не говорит пользователям. А потому я попробую пояснить упрощенно, о чем идет речь.

Framework – это некий «каркас», платформа для создания программных продуктов.
PHP – это язык программирования, на котором написан этот «каркас».

На основе этого «каркаса», этой платформы компания Битрикс создала программные продукты «1C-Битрикс: Управление сайтом» и «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Это уже готовые CMS, которые можно установить на хостинг, настроить и работать с ними, как и с любой другой системой управления сайтом.

С технической точки зрения программные продукты Битрикс (сайты и мобильные приложения) создаются на основе собственной платформы Bitrix Framework.

1. Сегодня эти программные продукты представлены следующими решениями:
2. 1C-Битрикс: Управление сайтом. Система для создания сайтов и интернет-магазинов.
3. 1С-Битрикс: Корпоративный портал. Платформа для создания мощных корпоративных порталов.
4. Мобильные приложения на основе Bitrix Framework (мобильные версии сайтов и т.д.)
5. Различные готовые отраслевые решения.

Кроме того, компания Битрикс поддерживает собственный магазин “App Store” под названием MarketPlace, где также можно купить или скачать бесплатно различные решения, например, шаблоны, дополнительные модули, надстройки для программных продуктов, готовые решения для подключения телефонии, интеграции с другими сервисами и т.д.

Разработкой программных продуктов на платформе Bitrix Framework занимается узкий круг программистов, состоящий из специалистов компании. Это коммерческий продукт, а потому такое ограничение можно считать преимуществом. Обновления программных продуктов предсказуемы и понятны, подход к работе практикуется комплексный, а новые функции обычно работают именно так, как заявлено.

Также компания очень ответственно подходит к работе своего магазина надстроек и приложений MarketPlace. Предложить разработку для этого магазина могут не только сотрудники компании, но и сторонние разработчики. Но любой предложенный продукт проходит строгую премодерацию, решение тестируется специалистами компании “Битрикс”, и только после их одобрения появляется в публичном доступе.

Из минусов подобного подхода необходимо отметить то, что количество расширений (модулей) намного меньше чем у продуктов с свободной лицензией, и они намного менее разнообразны. Оно и понятно - количество разработчиков не ограничено размерами компании.

Что такое «каркас»? Подробнее о Bitrix Framework

Bitrix Framework – это некий набор готовых модулей и компонентов, т.е. «кирпичиков», из которых программисты Битрикс создают программные продукты. В принципе, платформу Bitrix Framework любой программист может при желании использовать для создания собственных программных решений, также и готовые продукты Битрикс вполне возможно доработать так, как это нужно пользователю.

Bitrix Framework – решение с открытым кодом, т.е. программист может доработать ваш программный продукт Битрикс как угодно, ограничений по доступу к программным модулям и их коду в этой системе нет. Но при этом Bitrix Framework – решение, поставляющееся на основе лицензий. Т.е. установить и пользоваться программными продуктами на основе Bitrix Framework вы сможете на таком количестве компьютеров, какое количество лицензий вы купили.

Для сравнения: программные продукты 1С также поставляются с лицензированием, но в них доработать можно только конфигурацию, ядро (основа программного продукта) для программистов недоступно. В Битрикс программист может вносить любые изменения, в том числе, в ядро. А, например, DRUPAL - это система с открытым кодом, но без лицензирования.

Для того чтобы понимать, как работают программные решения Битрикс, нужно знать, что каждое из них состоит из ядра (платформы) и модулей-надстроек. Т.е. существует язык программирования (php), на котором написано ядро. В ядре прописаны определенные возможности, правила, созданы инструменты, которыми может пользоваться разработчик. При создании программного продукта необходимые инструменты подключаются и настраиваются, в случае необходимости, ядро также может быть доработано. А при работе с готовым программным продуктом можно также корректировать платформу, но чаще она остается неприкосновенной, а доработки вносятся при помощи различных внешних модулей.

Также нужно учитывать, что платформа уже включает в себя некий перечень базовых модулей, которые могут подключаться или отключаться при необходимости. А потому, например, в корпоративном портале имеется модуль «корзина покупок», казалось бы, совсем там ненужный. Но, так как он вошел в базовый набор, он присутствует во всех программных продуктах Битрикс.
Далее с готовыми уже инструментами может работать пользователь (модератор, администратор сайта и т.д.), и с их помощью создавать контент, выкладывать товары и так далее.

Программные продукты Битрикс

Программные продукты Битрикс отличаются друг от друга преимущественно набором модулей, которые вошли в готовое решение, и делятся на категории по типу сайта, который может потребоваться в том или ином случае:

1. Решение «1C-Битрикс: Управление сайтом» - это программный продукт, который используют для разработки интернет-магазинов, сайтов-визиток и тому подобных проектов.
2. Решение «1С-Битрикс: Корпоративный портал» наилучшим образом подходит для крупных компаний и для любого бизнеса, где для работы нужен корпоративный портал.
3. Отраслевые решения – это специализированные решения на основе Bitrix Framework, в которых предусмотрены модули для организации работы в той или иной отрасли.

1С-Битрикс: Enterprise – решение для крупных интернет-проектов.

Также в отдельное направление стоит выделить продукт «1С-Битрикс: Мобильное приложение», которое используется для создания мобильных версий сайтов или интернет-магазинов, а также других видов приложений для мобильных устройств, которые после создания можно выкладывать для скачивания или продажи в App Store или Google Play. Этот программный продукт также является готовой платформой, благодаря чему создание мобильных приложений происходит намного быстрее и проще, чем работа программиста с нуля.

Также еще раз напомню, что любой продукт 1С-Битрикс после покупки можно дорабатывать на любом уровне, начиная от привычных всем внешних модулей и надстроек и заканчивая доработками ядра.

1С-Битрикс. Управление сайтом

«Управление сайтом» - это программный продукт, предназначенный для создания и управления интернет-магазинов, сайтов-визиток и т.д. Существует огромное количество редакций этого программного продукта, но все они предназначены для одной цели – создания сайта и дальнейшего его обслуживания (наполнения, редактирования и пр.).

Изначально «Битрикс» создавался как движок (CMS) для создания интернет-магазинов, а потому «Управление сайтом» имеет очень широкий перечень возможностей и богатый функционал. С другой стороны, всем богатством возможностей этого движка пользуются нечасто. Редко можно увидеть на битрикс-сайте несколько каталогов, практически не используются возможности маркетинга, так как для большинства интернет-магазинов не нужны все эти функции, но все же они имеются в числе возможностей программного продукта и при возникновении потребности их можно подключить в любой момент.

При создании интернет-магазина с использованием продукта «Управление сайтом» необходимо:

1. Установить на хостинг сам «движок»;
2. Установить дизайн, настроить информационные страницы;
3. Настроить каталог товаров и управление корзиной (оформление покупки);
4. При необходимости подключить платежные системы, обмен данными с учетной программой и т.п.

Большая часть функционала, который может потребоваться для реализации любого вида Интернет-торговли уже имеется в составе продукта «Управление сайтом», но также можно использовать собственные разработки или покупать решения в MarketPlace.

Важно! Система «1С-Битрикс. Управление сайтом» требует широкого перечня возможностей хостинга, некоторые хостинг-компании даже вводят специальные тарифные планы для «интернет-магазинов на Битрикс», это важно помнить при выборе хостинга и расчете стоимости поддержки сайта.

1С-Битрикс: Корпоративный портал

Корпоративный портал (англ. Enterprise portal) - это, в общем случае, веб-интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным данным и приложениям. Википедия

1С-Битрикс: Корпоративный портал – это некая площадка, где собирается информация, информационный центр компании. Это многофункциональный продукт, где можно объединить информацию по самым разным направлениям. Например, бухгалтерские данные компания ведет в 1С. Бухгалтерии, движение товаров по складам и продажи – в 1С. Торговля и склад, работу с потенциальными и реальными клиентами – в CRM-системе, техническую поддержку осуществляют в специализированном сервисе поддержки клиентов.

А корпоративный портал позволяет вести все эти направления в одном месте, собирать данные для управленческой отчетности, получать общую развернутую картину работы компании с разных точек зрения. В чем-то корпоративный портал Битрикс напоминает швейцарский нож: никакой специализации у этого инструмента нет, но с его помощью можно выполнять самые разные действия, так как в составе продукта есть инструменты для реализации работы с клиентами, с пользователями, и многое другое, пусть и на минимальном уровне.

1С-Битрикс: Корпоративный портал позиционируется также как продукт, который позволяет руководителю контролировать весь рабочий процесс компании, для чего используется разнообразная отчетность, также руководитель может выставлять функции, например, начала и завершения рабочего дня, ставить перед подразделениями задачи (проекты), устанавливать для них сроки и основные этапы реализации. Также с порталом может быть интегрирована CRM-система, телефония, бухгалтерские, учетные программы и т.д.

Существует два продукта от компании Битрикс, предназначенных для корпоративной работы:

• Битрикс24 – SAAS-решение, где вы оплачиваете доступ к «облачному» сервису. Здесь вам не потребуется оплачивать собственный хостинг и услуги специалистов, все обновления сервиса будут вам доступны без каких-либо действий с вашей стороны. Но при этом вы сможете пользоваться только тем функционалом, который предлагает разработчик, а также решениями из MarketPlace. Собственные доработки в Битрикс24 невозможны.
• Корпоративный портал – это программный продукт с открытым для покупателей кодом, который необходимо после покупки установить на собственный хостинг. Все настройки этого программного продукта вам нужно будет производить самостоятельно. Для получения обновлений вам понадобится их скачать и также своими силами установить. Но при этом у ваших специалистов есть доступ ко всем функциям программного продукта и любые доработки вам будут доступны.

Отраслевые решения

Специализированные отраслевые решения – это система «Управление сайтом» со всеми имеющимися в базовой версии функциями, дополненная предустановленными надстройками для организации работы в той или иной отрасли. Например, такие решения очень популярны для организации работы медицинских учреждений, бюджетных организаций, образовательных учреждений и т.д.

Здесь уже имеются специальные анкеты для создания медицинской карты пациента или регистрации предпринимателя, плательщика налогов, будущего владельца недвижимости и т.д. и т.п. Реализованы варианты последовательности действий при записи на прием к специалисту, оплате государственной пошлины, счетов за услуги, а также другие модули, необходимые для создания удобного сайта для той или иной отрасли.

1С-Битрикс: Enterprise

Это решение, предназначенное для реализации крупных и сложных проектов, продается по очень высокой цене (от 1 499 900 руб.) Битрикс позиционирует этот продукт как решение для компаний, готовых максимально использовать возможности интернет и электронной коммерции. В продукт включены все существующие модули и надстройки и реализация самых разных возможностей, которые только можно представить. Разработчики утверждают, что продукт одновременно с огромным числом возможностей имеет также невероятную степень масштабируемости и гибкости и гарантируют расширенную техническую поддержку.

Стоит ли использовать столь дорогостоящий и мощный продукт, решать только вам. Некоторые крупные торговые сети успешно работают с этим решением, другие предпочитают реализовать работу на основе обычного функционала «Управления сайтом». Все зависит от масштабности проекта и востребованности того широкого перечня возможностей, которые предлагают разработчики за указанную выше цену.

Несколько слов о MarketPlace

При желании вы также можете также купить или скачать готовые решения для любого из программных продуктов через собственный магазин приложений 1С-Битрикс MarketPlace. Здесь выложено очень много разнообразных шаблонов, решений для интеграции с разными программными продуктами и системами, дополнительных модулей для реализации самых разных функций. Эти решения также поставляются с открытым кодом, т.е. при желании их можно доработать под собственные нужды. Но важно понимать, что после внесения любых изменений в код техническая поддержка для этих решений не предоставляется.

Важно: ядро Битрикс, как и ядро 1С, также регулярно нужно обновлять. Хоть эти обновления не столь критичны, как для программных продуктов 1С, но и здесь есть свои нюансы.

При обновлении ядра программного продукта любые надстройки и приложения из MarketPlace могут перестать работать, а потому после обновления понадобится повторное тестирование этих возможностей и, в случае необходимости, скачивание и установка для них обновлений отдельно. Также обновление становится недоступным или проблематичным в случае внесения изменений в код программного продукта.

Композитный сайт – это еще одна технология, которую активно рекламируют разработчики 1С-Битрикс. Они позиционируют композитные сайты как возможность объединить высокую скорость загрузки со всеми функциями современного динамичного сайта.
Как это работает:

1. Страницы сайта делятся на статическую и динамическую части.
2. Для быстрого отображения статической части активно применяется кэширование.
3. Динамическую часть система подгружает в фоновом режиме и также кэширует в браузере.

Активное использование кэширования позволяет снизить объем информации, которую сайт отправляет пользователю при каждом повторном обращении к сайту.

Т.е. при первом обращении к композитному сайту проходит обычный вариант загрузки страницы
Из браузера пользователя к сайту на хостинге проходит обращение. Сайт формирует ответ, т.е. полноценную страницу вместе со всеми изображения и другими видами контента. Пользователь дожидается загрузки всей информации на компьютер и видит полноценную страницу.

Композитные сайты после этого большую часть страницы (изображения, видео, другую статичную информацию) сохраняют в кэше системы. И при повторном обращении учитывается наличие в кэше копии статичной части страницы, а потому формируется и передается только динамичная часть, остальное загружается из кэша. За счет этого скорость загрузки значительно возрастает.

Юзабилити продуктов 1С-Битрикс

Юзабилити программных продуктов Битрикс очень своеобразно. Изначально разработчики “Битрикс” для своей CMS применяли особый подход, во многом не совпадающий с другими популярными системами управления контентом сайтов. Количество возможностей, которые заложены в программные продукты Битрикс очень велико и с каждым релизом еще больше увеличивается. И если многие другие CMS устроены по принципу - есть небольшое и относительно простое ядро, к которому можно подключать самые разнообразные решения по мере необходимости, то Битрикс старается вложить в программный продукт “все и сразу”.

В результате наблюдается такое явление, как оверкодинг, в программных решениях “1С-Битрикс” слишком много кода и возможностей, которые чаще всего не используются. Это, в свою очередь, приводит к повышению сложности всей системы. Как итог, не только пользователям, но очень часто даже программистам сложно разобраться в юзабилити программных продуктов и понять, где какая возможность настраивается. К сожалению, этот недостаток является оборотной стороной мощных и многофункциональных решений, что важно учитывать при выборе продукта для создания сайта или корпоративной (совместной) работы.

Резюме

Программные продукты компании 1С-Битрикс – это очень мощные современные инструменты для создания сайтов, корпоративных порталов и мобильных приложений. Но надо понимать, что эти технологии - только один из вариантов решений, имеющихся на современном рынке. Битрикс имеет высокий уровень вхождения и определенную специфику. А потому прежде, чем принять решение об использовании того или иного программного продукта, очень важно ознакомиться с различными предложениями на рынке, а также посоветоваться со специалистами.

Из плюсов помимо перечисленных выше возможностей также стоит отметить, что программные продукты и вся документация русскоязычные, а также наличие множества партнерских решений для интеграции Битрикс с другими системами.

Минусами являются сложность программных продуктов для пользователей (самостоятельное администрирование сайтов сложно, а настройка без помощи специалистов практически невозможна), а также не самая доступная цена.

Работать или нет с этими программными решениями – личный выбор каждого. Я считаю, что даже для интеграции с 1С использование Битрикса не является необходимым, есть и другие методы организации обмена данных. С другой стороны, для сложных и крупных проектов эта мощная система с широкими возможностями может стать подходящим решением.

Эту статью я хотел бы начать с несколько неожиданного признания. На самом деле я практически никогда не работаю с системой CRM Битрикс 24. Своим клиентам я предлагаю обычно другие варианты CRM, которые, как мне кажется, больше подходят в том или ином случае.

С другой стороны, меня находят в том числе, по статьям, где я пишу о CRM в принципе, находят меня и по слову «Битрикс», которое я часто использую, так как говорить об 1С и не говорить о Битрикс – почти нереально. В результате время от времени я получаю от заказчиков просьбы помочь им с внедрением и настройкой именно CRM Битрикс 24.

Одна из причин появления этой статьи – недостаточное количество информации о CRM Битрикс 24. Когда я сам попытался разобраться в этой системе, я столкнулся с информационным вакуумом. В Интернет очень много информации о Битрикс 24, но вся она делится на рекламные статьи от самой компании Битрикс и аналогичную рекламную информацию от партнеров компании, т.е. ни одной объективной статьи, ни одного обзора, который включал бы не только похвалы, но и критику, я не нашел.

Далее я пошел на сайт и попробовал на практике изучить систему Битрикс 24, после чего помогал с ее внедрением нескольким своим клиентам. В результате у меня появились знания об особенностях системы, опыт практической работы с ней, а также сложившееся мнение об этой системе. Т.е. все, что нужно для написания полноценного обзора CRM Битрикс 24.

Всем читателям, среди которых, думаю, найдутся и поклонники Битрикс 24, и активные критики этой системы, я предлагаю учитывать при чтении следующее:

Сведения, которыми я делюсь, являются моими личными практическими наработками, я рассказываю о том, что сумел протестировать сам, с чем столкнулся на практике. Мнение о достоинствах и недостатках этой системы – также является моим личным и субъективным, хоть и основывается оно также на практическом опыте внедрения и дальнейшей работы с клиентами, с представителями бизнеса, непосредственно с пользователями этой системы.

Итак, CRM Битрикс 24 – это часть системы Битрикс 24. И для того, чтобы понять, что такое CRM Битрикс, очень важно разобраться, что представляет собой программное обеспечение Битрикс 24.

Что такое Битрикс 24?

Битрикс 24 – это огромный корпоративный портал, который пытается охватить практически все. Здесь заявлены функциональные возможности социальных сетей, проектов, задач, управления персоналом, и многое другое, в том числе CRM.

Как видите, вы можете выбрать любой из тарифов, даже бесплатный. В него также включена CRM. Конечно, все мы понимаем, что это просто маркетинговый ход, и бесплатная CRM является таковой просто потому, что она – неотъемлемая часть системы.

А потому важно помнить, что на самом деле вы получаете не просто CRM, но еще много других возможностей, т.е. вам под видом CRM продают гигантскую корпоративную систему.

Важно: если вы заинтересовались бесплатным тарифом, нужно помнить, что он является, скажем, условно-бесплатным. Определенные услуги вам придется оплачивать даже в рамках бесплатного пакета, например, исходящие звонки. А, скорей всего, в итоге вы будете вынуждены перейти на платный тариф. Где и какие платежи, и «подводные камни» Битрикс 24 прячет от будущих клиентов, я расскажу ниже.

И все же, вы можете в любой момент времени пройти регистрацию, выбрать бесплатный тариф и начать пользоваться системой как в ознакомительных целях, так и для реального бизнеса.

CRM Битрикс: общие сведения

Для начала важно понимать, как я уже говорил, что CRM устанавливается как один из компонентов общей корпоративной системы Битрикс 24. А потому, когда вы заходите в рабочую область пользователя (в «облаках» или на своем сервере после установки), вы не сразу попадаете в CRM-окружение, а видите общие инструменты портала. Это сбивает с толку и вызывает массу сложностей.

Окружение, которое отображается на стартовой странице, состоит из таких компонентов:

• Мой диск
• Сообщения
• Календарь
• Задачи
• Лента и т.д.

Таким образом, после входа в систему пользователь видит перечень функций, которые напрямую не связаны с CRM. Да, они также нужны при определенных условиях, но для пользователя CRM не являются основными инструментами.
Как я уже писал, CRM является частью глобальной корпоративной системы Битрикс 24, и после установки запускается основная система со всеми возможностями, и только потом вы можете перейти непосредственно к работе с CRM. В таком подходе есть свои плюсы и минусы.

Чем это хорошо?

• Вы получаете намного больше, чем планировали.

В принципе, на это и направлены все маркетинговые усилия Битрикс 24. Покупатель понимает, что получил намного больше разнообразных инструментов, чем при покупке отдельно CRM. И поначалу это вызывает восхищение.

Чем это плохо?

• Наличие ненужных в работе инструментов усложняют навигацию и работу пользователя в системе.
• Дополнительные функции требуют определенных ресурсов, но при этом они не используются.

Например, меня в свое время очень быстро начали раздражать ненужные инструменты, от которых я не могу избавиться и которые постоянно попадаются на глаза. Мне нужна была только CRM, т.е. продажи. И мне были не нужны ни диск для хранения файлов в Битрикс 24, ни контроль времени сотрудников, ни контроль моего собственного времени, ни многие другие функции.

Мне нужны были продажи и работа с клиентами. В общем – то, для чего и устанавливают обычно CRM. А Битрикс предлагает много всего, плюс еще и CRM. Т.е. программное обеспечение, интерфейс, возможности направлены не только и не столько на продажи, сколько на другие функции, которые, возможно, где-то нужны и очень полезны, но не имеют никакого отношения к CRM. Это же неудобство отмечали и мои клиенты-бизнесмены, которым я внедрял по их просьбе Битрикс 24.

Такой широкий перечень возможностей хорош для тех, кто продает решение Битрикс 24, так как практически все функции требуют настройки, а это - дополнительная оплата специалисту. А для пользователей, я считаю, такой перечень возможностей не просто не нужен, но даже мешает. Практика показывает, что клиент (пользователь) начинает распылять усилия, пытаться освоить разные возможности. Он начинает писать сообщения, хранить файлы в системе, устанавливать варианты контроля рабочего времени сотрудников. В итоге то, ради чего система была куплена (CRM), отходит на второй план, усилия направляются на все, что угодно, кроме главного – продаж.

И если руководителю компании объяснить, почему те или иные функции не нужны, просто, то с сотрудниками намного сложнее. Они все равно будут натыкаться на какие-то возможности, отвлекаться от работы ради обмена сообщениями, пытаться экспериментировать с разными функциями. Т.е. в рабочее время в CRM-системе они будут заниматься вспомогательными процессами, общаться, осваивать какие-то возможности системы вместо того, чтобы сконцентрироваться на эффективной работе.

Конечно, опытный специалист сможет убрать все ненужное, но в результате заказчик оплачивает дополнительную работу. В результате вместо того, чтобы купить систему с нужными возможностями и пользоваться ей, вы покупаете продукт с огромным числом заведомо ненужных возможностей, а потом доплачиваете программисту, чтобы он их убрал.

Это первое, что нужно понимать при начале работы с Битрикс 24: в ней очень много всего, но интерфейс просто перегружен возможностями, которые непосредственно к CRM не имеют никакого отношения.

Несколько слов о программном обеспечении Битрикс 24

В этой статье у меня нет цели делать обзор всего программного комплекса Битрикс 24, для меня здесь важнее всего – CRM Битрикс 24. Но, так как купить можно только продукт целиком, отдельно CRM Битрикс 24 не предлагается, то я считаю правильным рассмотреть Битрикс 24 в целом.

Если большинство CRM-систем являются небольшими и простыми в настройке SAAS-решениями, то Битрикс 24 – это целый портал. И как для пользователя, так и для администратора, здесь имеется большое число функций, которые для работы с CRM не нужны. Например, в Битрикс 24 администратор получает доступ и настраивает такие вещи, как документооборот, фотогалерея, проактивная защита и т.д. В результате процесс внедрения также заметно усложняется.

С одной стороны, широкие возможности – это мощно, интересно. С другой – это сложно и для пользователя, и для администратора.

Казалось бы, можно просто не пользоваться тем, что не нужно. Но в момент внедрения сказать, что будет нужно, а что – нет, очень сложно. А если внедрением занимается человек, который не является опытным специалистом по всему порталу Битрикс 24, то выбрать нужное становится еще сложнее.

Например, упомянутая мною выше проактивная защита. Если предлагается какая-то защита, значит, есть какая-то опасность? Надо ее включать или нет? Или документооборот: настраивать или нет? Будут ли пользователи с ним работать? Вроде как для CRM-системы он не нужен, но ведь возможность будет на виду, клиенты могут начать пользоваться и в результате возникнет негатив от того, что «программа не работает». И таких вопросов в процессе настройки возникает очень много.

Структура CRM Битрикс 24

Наконец, давайте перейдем к работе непосредственно с CRM Битрикс. Каким образом происходит работа в этой системе?

Последовательность действий в продажах обычно выглядит следующим образом:

• Регистрируется лид. Т.е. в систему приходит запрос о желании совершить покупку. Этот запрос, а также контактные данные потенциального клиента регистрируются, и менеджеру отправляется уведомление (в системе и/или по почте).
• Формируется потенциальная сделка, на основе которой можно сформировать счет, можно отправить коммерческое предложение.
• После получения согласия клиента в момент продажи или заключения договора, на основе лида создается контакт.
• Для этого контакта оформляется продажа, проводятся отгрузка и оплата.
• Сделка закрывается.

Каким образом это реализовано в CRM Битрикс?

Здесь есть, так называемая, рабочая область CRM. И в ней присутствуют следующие возможности:

• Лиды. В данном случае лид – это потенциальный клиент, т.е. в лиде отражаются контакты человека, который еще не является вашим покупателем, но уже проявил определенный интерес к вашей компании и оставил вам свои контактные данные. Лиды собирают с лендинг пейдж, с рекламных объявлений, из интернет-магазинов, по телефону.
• Контакты и Компании. Сформированный лид, который был принят в работу, можно автоматически конвертировать в контакт и/или в Компанию.
• Потенциальная сделка. Также создается в системе на основе лида или вручную с использованием конкретного контакта или компании.

Создать любую из этих форм – лида, контакта, компании – не сложно. Но здесь также есть свои особенности – это дополнительные поля, которые вы можете создать для фиксации адреса, дополнительного телефона, любых других данных.

При создании дополнительного поля кроме типа данных (строка, число, дата и пр.), вам также нужно выбрать такие качества, которые не имеют никакого отношения к CRM:

• Привязка к разделам инф. блоков.
• Привязка к элементам инфоблоков.

Что это такое, пользователи обычно не понимают, и для работы в CRM эти привязки, на самом деле, не нужны. Но выбрать эти параметры необходимо, так как вы пользуетесь не просто CRM-системой, а большим порталом Битрикс 24.

Важно помнить (и я об этом уже писал выше): все, что касается Битрикс 24, но при этом не требуется для CRM Битрикс, остается видным. Т.е. интерфейс относится не просто к CRM, но к большому порталу, а потому он всегда перегружен.

Сама по себе форма создания лида, а также последующая его конвертация проста и понятна интуитивно, но место при этом используется не экономно, а интерфейс выглядит несбалансированным.

Внешне формы Лида, Контакта и Компании – очень просты и понятны интуитивно. Более того, они выглядят идентичными. Разница – в названии и в сути:

• Лид – это контакты человека (организации), который проявил интерес к вашей продукции.
• Контакт – это человек, с которым уже работает отдел продаж. Ведет переговоры, решает какие-то организационные вопросы и т.д.
• Компания – это, по сути, тот же контакт, но на уровне организации (юридического лица). Т.е. контакты – это представители компании. И если контакт – это всегда человек, то компания – это организация, которую этот контакт (или даже несколько контактов) представляет.

Таким образом, переговоры, общение, обсуждение всех вопросов будет проводиться с тем или иным контактом, а заключение договора, выставление счета, оформление продажи и отгрузки - проводится с компанией. Эту разницу нужно знать и понимать.

Потенциальная сделка: особенности оформления

Сделка в этой CRM системе удобна и понятна пользователям. При ее создании мы можем помимо каких-то произвольных полей, добавить прямо в этот документ еще и товары. Такая возможность предусмотрена далеко не в каждой CRM системе.
В Битрикс 24 вы можете в процессе общения с компанией создать Сделку и зафиксировать в ней, какие товары были предложены и по какой цене. Важно не путать Сделку и Счет. Счета выписываются отдельно, причем, их возможно сформировать на основе Сделки, а не только создать вручную. А в сделке просто фиксируются все договоренности предварительно: товары, объемы, цены.

Примечание. Я считаю наличие в системе и Сделки, и Счета – дублированием в цепочке. Для фиксации договоренностей достаточно Сделки, это логичный и понятный сотрудникам любой компании подход. А счета, которые все равно приходится создавать вручную, лучше оформлять в 1С или другой системе учета, которой вы пользуетесь. Возможно, мое мнение спорное, но практика показывает, что по описанной мною схеме работают очень многие, а потому такой подход был бы актуальным для бизнеса.

Предложение: что это такое?

Помимо сделок, счетов, лидов, контактов и компаний, в CRM Битрикс есть еще один интересный документ – это Предложение. Этот документ является некой формой коммерческого предложения, где также можно перечислить все товары и цены. В принципе, предложение во многом дублирует Счета и Сделки. Есть некоторые отличия (преимущественно в «шапке» и печатной форме документа), но в остальном этот документ выглядит точно так же, как Сделка и Счет.

Примечание. С моей точки зрения, появление еще одного документа для предложения клиенту товаров и услуг скорее мешает и добавляет путаницы, чем помогает в работе сотрудников компании. Более того, создается впечатление, что число документов было увеличено искусственно, просто потому, что создателям показалось, что их слишком мало. При этом системный подход и продуманное взаимодействие между этими документами отсутствует.

Напомню, что мое мнение основано на практике. И в процессе внедрения я заметил, что почти все клиенты отказываются от Предложений, оформляют все действия в Сделках, а дальнейшие финансовые и другие виды документов оформляют в 1С. Люди стараются упростить себе работу, а потому пользуются минимально необходимым набором документов в CRM.

Отчеты

Отчеты – это важная часть в любой CRM-системе. Успешные продажи во многом зависят от своевременного контроля работы менеджеров, которая обычно осуществляется на основе отчетов.

В CRM Битрикс отчеты, с моей точки зрения, оказались одним из самых слабых мест. Перечень готовых отчетов очень мал, большинство из них – малоинформативные. Также существует конструктор отчетов, который предназначен для создания собственных вариантов отчетности, но он также очень ограничен в плане возможностей. Из-за ограниченного перечня настроек новые отчеты будут во многом дублировать стандартные, а возможность внедрения серьезной аналитики в CRM Битрикс не предусмотрена.

Воронка продаж

Воронка продаж – это отчет, который даже в меню системы вынесен отдельно, так как он наиболее востребован в текущей работе любого отдела продаж.

Воронка продаж – это некая диаграмма, которая демонстрирует динамику и процент сделок по статусу: от тех, которые находятся в финальной стадии (продажа) до тех, которые еще находятся в самой первой начальной стадии (получен лид, первые звонки).

Оформлен отчет также аккуратно, информативно, хотя гибкости настройки и этому отчету также недостает, настойки и здесь реализованы слабо. Впрочем, этот отчет стандартен, и что-то особенное в нем придумать сложно.

Товарная база

В CRM Битрикс имеется собственная база товаров и услуг, которые впоследствии могут использоваться в Сделках, Счетах и Предложениях. Реализация товарной базы удобная, во многом похожа на реализацию Лидов, Контактов и Клиентов, т.е. также есть обязательные и настраиваемые поля, что удобно для работы с разными типами товаров и услуг.

Я считаю такую базу неплохим решением. Все же один раз заполнить перечень товаров и потом им пользоваться – это действительно быстро и привычно для большинства компаний.

Важно! Помните, что при работе с товарами важно видеть не просто стандартный перечень номенклатуры, но товары на остатках, зарезервированные товары, заказанные поставщику, отсутствующие. Эти данные в CRM Битрикс отсутствуют. А потому товарную базу CRM-системы имеет смысл использовать для фиксирования заявок (пожеланий) клиента. А счета и другие документы выписывать уже в той системе учета, которой вы пользуетесь, где точно есть все остатки, резервы, актуальные цены и т.д.

Например, счет покупателю обычно выписывают на основе документа Заказ в 1С, который обязательно резервирует товар на складе для клиента. А если выписать этот же счет в CRM, товар не будет зарезервирован, и у вас постоянно будут возникать накладки с товарными остатками (вы будете получать оплату за товарные позиции, которые отсутствуют на складе).

Мои дела

В разделе Мои дела находится история всех взаимодействий пользователя. Здесь находятся все входящие звонки, задания от руководства, текущие задачи по работе с клиентами и т.д. При этом не понятно, чем Мои дела отличаются от раздела Задачи, который существует в общей системе Битрикс 24.

А потому появляются вопросы, и возникает путаница: почему «Мои дела»? Чем они отличаются от Задач? Наверное, этот раздел точнее всего было бы назвать историей взаимодействий, но такое длинное название не поместилось бы в меню. Правда, это мое мнение, а почему создатели Битрикс 24 сделали выбор в пользу такого названия, знают только они.

Лента и Рабочий стол

Эти элементы относятся к общему порталу Битрикс и также не способствуют простоте и ясности восприятия системы.
Рабочий стол – это аналог Рабочего стола компьютера, где также присутствуют различных рабочие значки.

Лента – это перечень всех событий, которые связаны с действиями и задачами клиента. Вроде как функция полезная, но реализована она несколько странно. Так, на мой довольно большой экран (24 дюйма) помещается всего 2 события.

Конечно, все эти вещи настраиваются. Но для настройки пользователю потребуется вызвать администратора, причем, важно, чтобы этот администратор хорошо разбирался в Битрикс 24, а это все – дополнительные затраты.

В общем, рабочее пространство в Битрикс 24 организовано довольно слабо: непродуманно и во многом неудобно. Мало полей помещается рядом, часто приходится использовать прокрутку. Например, оповещение, что рабочий день не завершен, занимает недопустимо много места. Особенно это все важно, если работать на небольшом мониторе.

Примечание. Интерфейс системы Битрикс 24 я считаю недоработанным, несбалансированным, его часто приходится настраивать отдельно после покупки.

Я считаю, что в любом интерфейсе базовые функции должны быть по умолчанию настроены так, чтобы информация удобно читалась даже на меленьком мониторе планшета. Ведь вы покупаете готовый продукт, и, по логике, не должны доплачивать за настройку подобных функций.

Почему настройки интерфейса так важны? Потому что, чем больше информации вы получаете одновременно (при взгляде на экран), тем быстрее вы сможете принять решение. Если вам постоянно приходится что-то перематывать, прокручивать, то уже на 2-3 экране вы начнете забывать, что было на первом, придется возвращаться, сверять и т.д.
А потому по умолчанию любой интерфейс должен быть максимально информативным, но при этом все элементы должны располагаться удобно, а шрифты читаться легко.

Создание бизнес-процессов

Создание и разработка бизнес-процессов в любой CRM-системе - задача всегда сложная. Важно продумать цепочку действий, создать последовательность задач. Например, после получения лида менеджер должен получать задачу “позвонить клиенту”, а после звонка - зафиксировать договоренности в CRM и т.д.

В CRM Битрикс создать такую цепочку очень сложно, в первую очередь, с технической точки зрения. Конструктор, при помощи которого вы сможете создать тот или иной бизнес-процесс, здесь имеется. Но он очень сложен, перегружен различными возможностями и настроен, скорее, на работу в общей системе Битрикс 24, а не в CRM Битрикс. В результате без программиста создать бизнес-процесс в этом конструкторе, скорей всего, не получится.

Телефония в CRM Битрикс 24

Телефония в Битрикс 24 и – это отдельное понятие, она даже в тарифной сетке указывается отдельно. Но с компонентом CRM Битрикс-телефония работает без проблем.

Здесь также есть свои особенности:

• Вся телефония работает только через браузер. Т.е. для того, чтобы зафиксировать входящий или исходящий звонок, вам понадобится подключиться к браузеру через гарнитуру. Даже если у вас есть какие-то SIP-трубки или работает мини-АТС, вы не сможете пользоваться всеми возможностями одновременно. Либо преимущества вашего варианта телефонии, либо работа с CRM.
• Все исходящие звонки, независимо от того, куда они совершаются, даже внутри офиса при наличии мини-АТС, – в CRM-Битрикс платные. Таким образом, за исходящий телефонный звонок вы будете платить дважды: своему телефонному оператору и системе CRM Битрикс.
• Интеграция с офисной АТС в Битрикс-телефонии действительно присутствует. Но есть такая особенность: чтобы эта интеграция полноценно работала, и вы могли использовать переадресацию и другие технические преимущества мини-АТС вместе с Битрикс, понадобится всех сотрудников, которые работают с телефоном, подключить к системе CRM Битрикс. Т.е. вам придется подключить к Битрикс не только отдел продаж и руководителя, но также секретаря, бухгалтерию, склад и т.д. и т.п. Напомню, что при подключении к системе более 12 человек вам потребуется оплачивать расширенный пакет услуг.
• Переадресация звонков вне системы Битрикс невозможна. Т.е. переключить звонок на другого специалиста обычными методами не получится. Во-первых, вы будете работать не с телефонным аппаратом, а с гарнитурой. Во-вторых, для такой переадресации, необходимо, чтобы сотрудник также работал в CRM Битрикс. Альтернатива – это выполнить исходящий звонок на городской или мобильный телефон нужного сотрудника, но такой вариант будет платным, так же, как и все исходящие звонки.

Чем это неудобно? Во-первых, вы не сможете пользоваться одновременно преимуществами CRM Битрикс и SIP-трубки. Так, в некоторых других CRM системах сначала срабатывает SIP-телефония, и только после того, как сотрудник берет трубку, подключается CRM система, которая фиксирует номер, а также продолжительность разговора. Далее можно будет добавить к записи о состоявшемся звонке какую-то информацию, и можно будет считать звонок зафиксированным. Здесь звонок перехватывается сразу, и полностью проходит через CRM систему.

Вся телефония в Битрикс реализуется через VoxImplant . Независимо от того, какие сервисы и виды телефонии вы используете в офисе, вам придется подключаться через этот модуль. Разработчики считают, что такой вариант реализации наиболее удобен, как для финансовой стороны вопроса, так и для фиксации всех звонков.

Интеграция CRM Битрикс 24 с другими системами

Интеграция CRM Битрикс 24 с другими системами - процесс проблематичный. Например, модуля для автоматизации сбора лидов с сайтов не существует, т.е. вы не сможете быстро и просто организовать отправку информации из формы на сайте в систему CRM Битрикс 24.

В этой системе для того, чтобы получать в CRM Битрикс 24 лиды с сайтов, необходимо, чтобы ваш сайт пересылал информацию из формы заказа на портал Битрикс 24. Иначе сбор информации в этой CRM не работает.

Если ваш провайдер предлагает вам готовое коробочное решение от Битрикс или если вы сами купили коробочное решение от этой компании, то интеграция пройдет просто и быстро. Но если вы пользуетесь сайтом на любой другой CMS, вам придется писать специальную форму отправки данных на ваш сервер Битрикс-портала, что технически довольно сложно и не всегда возможно в принципе.

Телефония, которая интегрируется с CRM Битрикс 24, также очень сильно перегружена функционально. Даже если вы просматриваете информацию о пропущенном звонке, у вас рядом с номером имеется окошко онлайн-чата. В этой системе не получится ограничиться только звонками, везде имеется возможность чата между абонентами, между сотрудниками, обмена файлами, видео-звонков и т.д. и т.п. Как показывает практика, средний и малый бизнес предпочитает для всех этих функций использовать стандартные решения, такие, как скайп. А CRM система нужна для фиксации звонков и лидов от клиентов и последующей работы с ними.

API в этой системе хорошее, но описание системы, а также особенностей ее интеграции очень скромное, информации по API очень мало. Не хватает примеров того, как можно использовать API, не хватает скриптов, полезной практической информации мало. Если вам потребуется разобраться, как будет работать тот или иной скрипт, каким образом провести интеграцию, придется искать ответы на ваши вопросы на форумах и сайтах разных программистов.

Подведем итоги

Система Битрикс 24 предназначена, в первую очередь, для крупного бизнеса. Это большой многофункциональный портал, замкнутый сам на себя. При покупке CRM Битрикс вы выбираете не CRM систему, а огромный портал с огромным числом возможностей, который в числе прочих включает CRM-систему.

Мой опыт показывает, что для работы CRM Битрикс без помощи специалиста не обойтись, в то время, как многие другие CRM пользователь может просто купить и начать работать «из коробки» или «облаках» без помощи программиста (либо с минимальной помощью на начальном этапе).

А потому если у вас есть опытный программист, который знаком с Битрикс 24 и готов заниматься ее настройкой и обслуживанием, то вполне возможно, что этот вариант CRM вам подойдет. Если же у вас подобного специалиста нет, то покупка CRM Битрикс 24 будет пустой тратой средств, так как в итоге программный продукт окажется среди других «коробок», поселившихся на полке по причине сложности и невостребованности. Добавить метки