Balita

Paggamit ng teknolohiya ng impormasyon upang mapabuti ang kahusayan ng mga serbisyo ng human resources ng mga organisasyon. Programa sa pagpaparehistro ng tauhan para sa mga manggagawa sa munisipyo Automation ng trabaho ng serbisyo ng tauhan

Computerization ay ang proseso ng pagpapakilala ng teknolohiya ng computer sa lahat ng larangan ng aktibidad ng tao, kabilang ang mga aktibidad na nauugnay sa pagbibigay ng mga interesadong partido ng mga mapagkukunan ng impormasyon. Ang layunin ng naturang aktibidad, sa huli, upang mapadali ang pag-access sa impormasyon at magtrabaho kasama nito.

5.1. Computer - katulong ng tauhan

Ang rebolusyon ng computer, na sanhi ng malawakang paggamit ng mga personal na computer sa iba't ibang larangan ng aktibidad ng tao, ay ginagawang posible na bumuo ng isang matatag na teknolohikal na base para sa automation ng serbisyo ng tauhan (kagawaran).

Ang isang opisyal ng tauhan ngayon ay dapat na hindi lamang isang kwalipikadong manggagawa, kundi isang karampatang gumagamit sa larangan ng modernong impormasyon at mga teknolohiya ng computer, na may kakayahang palitan ang tradisyonal na teknolohiya ng trabaho ng isang awtomatiko, batay sa paggamit ng isang personal na computer at naaangkop na software.

Sa kasalukuyan, gamit ang mga programa sa computer posible na maisagawa ang mga sumusunod na function:

1) gumuhit ng isang talahanayan ng mga tauhan;

2) panatilihin ang magkatulad na mga talaan ng kasalukuyan, binalak at archival na mga yunit ng kawani;

3) ayusin ang pagtanggap ng mga empleyado;

4) panatilihin ang mga Personal na card;

5) mag-imbak ng personal na data tungkol sa empleyado (mga address ng tirahan at pagpaparehistro, edukasyon, data ng pasaporte, komposisyon ng pamilya, impormasyon tungkol sa kapansanan, atbp.);

6) panatilihin ang mga talaan ng mga tungkulin ng militar ng mga empleyado (ranggo, pagsasanay sa militar, pagiging angkop, pagpaparehistro sa opisina ng pagpaparehistro at pagpapalista ng militar, mga espesyal na rekord, atbp.);

7) ipasok ang data ng nagbabayad ng buwis (TIN);

8) itala ang pagpasok, paglipat at pagpapaalis ng mga empleyado (paglipat ng grupo, bakasyon at pagpapaalis ng mga empleyado) kasama ang awtomatikong pagbuo ng mga nauugnay na order;

9) planuhin ang mga bakasyon ng empleyado at panatilihin ang kasaysayan ng bakasyon;

10) magrekord ng impormasyon tungkol sa advanced na pagsasanay ng mga empleyado, sertipikasyon, specialty, karagdagang mga responsibilidad, atbp.;

11) isaalang-alang ang iba't ibang uri ng karanasan (pangkalahatan, tuloy-tuloy, tuloy-tuloy sa negosyo, atbp.);

12) panatilihin ang mga talaan ng mga sertipiko ng kawalan ng kakayahan para sa trabaho;

13) magtala ng mga insentibo at parusa para sa mga empleyado;

14) panatilihin ang isang tala ng mga paglalakbay sa negosyo at magbigay ng mga sertipiko ng paglalakbay;

15) panatilihin ang mga talaan ng mga kasunduan sa trabaho (mga kontrata) ng mga empleyado;

16) panatilihin ang isang journal ng paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit para sa kanila;

17) lumikha ng mga listahan ng mga empleyado alinsunod sa ilang mga filter (ayon sa departamento, kategorya, propesyon, posisyon, haba ng serbisyo, edukasyon, lugar ng paninirahan at pagpaparehistro, atbp.);

18) bumuo ng iba't ibang mga custom na ulat (na may kakayahang awtomatikong mag-upload sa MS Excel);

19) bumuo ng mga pangunahing dokumento ng accounting:

a) Hindi. T-1 “Order (Order) sa pagkuha ng empleyado”;

b) Blg. T-2 "Personal na kard ng empleyado";

c) Blg. T-2GS "Personal na kard ng isang lingkod sibil";

d) Blg. T-3 "Staffing table";

e) Blg. T-4 "Kard ng pagpaparehistro ng isang manggagawang siyentipiko, siyentipiko at pedagogical";

f) Hindi. T-5 "Order (Order) sa paglipat ng isang empleyado sa ibang trabaho";

g) Hindi. T-5a “Order (Order) sa paglipat ng mga manggagawa sa ibang trabaho”;

h) Blg. T-6 "Kautusan (Order) sa pagbibigay ng bakasyon sa isang empleyado";

i) Blg. T-7 "Iskedyul ng Bakasyon";

j) Blg. T-8 "Kautusan (Instruksyon) sa pagwawakas ng Kasunduan sa Pagtatrabaho (Kontrata) sa empleyado";

k) Hindi. T-8a “Order (Order) sa pagwawakas ng Employment Agreement (Contract) sa mga empleyado”;

l) Blg. T-9 "Order (Order) sa pagpapadala ng empleyado sa isang business trip";

m) Blg. T-10 "Sertipiko ng paglalakbay";

o) Hindi. T-10a "Opisyal na pagtatalaga para sa pagpapadala sa isang paglalakbay sa negosyo at isang ulat sa pagpapatupad nito";

p) Hindi. T-11 “Order (Order) sa mga insentibo ng empleyado.

At ito ay kalahati lamang ng kung ano ang maaaring gawin gamit ang mga programa sa computer.

At kung gaano kadaling maghanap ng anumang data. Halimbawa, ito ay kagyat na makahanap ng isang lugar ng paninirahan para sa isang empleyado. Buksan mo lang ang program na kailangan mo, maghanap ng isang empleyado sa pamamagitan ng pangalan at iyon lang - ang data ay nasa harap mo at ito ay tumatagal ng hindi hihigit sa dalawang minuto.

Ang computer ay naging maaasahan at, maglakas-loob kong sabihin ito, isang kailangang-kailangan na katulong para sa mga manggagawang tauhan.

5.2. Pagpili ng software

Mga awtomatikong sistema ng HR, na nilikha ng mga kumpanya ng software development, ay patuloy na pinapabuti at pinabuting, na lubos na nagpapadali sa gawain ng mga opisyal ng tauhan.

Ang HR software ngayon ay dapat maglaman ng database na patuloy na ina-update ng maaasahang impormasyon, tiyakin ang kahusayan ng paghahanap ng kinakailangang impormasyon, at ang kalinawan ng presentasyon ng impormasyon mula sa database. Ang mga tool sa software ay dapat ding magsama ng mga programa na kumokontrol sa mga aktibidad ng organisasyon ng pinuno ng serbisyo ng tauhan, tiyakin ang paggawa ng desisyon sa mga partikular na sitwasyon, ipatupad ang mabilis na komunikasyon, ibig sabihin, tiyakin ang mga aktibidad sa negosyo, komunikasyon at paggawa ng desisyon.

Isa sa pinakasikat ay ang 1C: Salaries and Personnel program. Ang karaniwang pagsasaayos ng programang ito ay nagpapahintulot sa iyo na halos ganap na i-automate ang gawain ng serbisyo ng tauhan sa mga negosyo, institusyon at organisasyon ng anumang anyo ng pagmamay-ari, kabilang ang mga pinondohan mula sa badyet, kasama ang paghahanda ng lahat ng kinakailangang pangunahing dokumento.

Ang isa pang ganap na gumaganang sistema na nagbibigay-daan sa iyo upang i-optimize ang proseso ng negosyo ng serbisyo ng HR ay "Opisyal ng tauhan ng BOSS."

Ang program na ito ay nagpapahintulot sa iyo na magplano ng istraktura ng isang bagong departamento, maghanda ng mga ulat, mag-update ng data ng sanggunian ng tauhan sa portal ng korporasyon at malutas ang isang kumplikadong salungatan, habang sumusunod sa mga batas sa paggawa.

Ang "BOSS-Kadrovik" ay naglalaman ng maraming mga regulatory reference na libro na inaprubahan ng batas: OKPDTR, OKONKH, OKSO, OKSM, mga reference na libro sa batas sa buwis, personalized na accounting at marami pang iba.

Ang automated system na "Military registration worker (body) ng organisasyon na "Gran-VUR" ay makakatulong upang mapanatili ang mga rekord ng militar ng mga mamamayan sa mga organisasyon.

Pinapayagan ng system ang:

1) i-automate ang solusyon ng mga problema ng gawaing accounting ng militar sa organisasyon (accounting, kontrol, paghahanap at pagsusuri);

2) i-automate ang pagpapalitan ng impormasyon sa pag-uulat sa isang mas mataas na teritoryal o sektoral na katawan ng accounting ng militar.

Single-user ang system, ibig sabihin, ang bersyong ito ng system ay idinisenyo para sa accounting at pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang lugar ng trabaho. Ginagamit ang Microsoft Jet bilang isang data storage and management tool (DBMS).

Pag-andar ng system:

1) accounting ng mga mamamayan na nagtatrabaho sa organisasyon na nasa mga reserba o napapailalim sa conscription;

2) pagtatala ng mga katotohanan ng booking at de-booking ng mga empleyado ng organisasyon;

3) paghahanap (pagpili, pag-filter) ng mga empleyado ng organisasyon mula sa pangkalahatang listahan ayon sa iba't ibang pamantayan;

4) awtomatikong pagkalkula ng mga tagapagpahiwatig at pagbuo ng isang ulat sa bilang ng mga mamamayan na nagtatrabaho at nakareserba sa organisasyon na nakareserba (form No. 6);

5) awtomatikong pagkalkula ng mga tagapagpahiwatig at pagbuo ng accounting card ng isang organisasyon (form No. 18);

6) Pagpuno at pag-print ng mga personal na card ng mga empleyado ng organisasyon ayon sa form No. T-2 (VUR) at No. T-2GS (VUR);

7) pagpapanatili at pag-print ng isang journal ng mga personal na card ng nagtatrabaho conscripts at mga mamamayan na nakalaan;

8) awtomatikong pagbuo ng isang personal na listahan ng mga mamamayan na nakatalaga sa mga koponan at mga notification card sa lugar ng trabaho ng mga manggagawa na may isang mobile na order;

9) awtomatikong pagbuo ng mga listahan na naglalaman ng pangunahing data ng pagpaparehistro ng militar ng mga empleyado ng organisasyon na ipinadala para sa pag-verify sa mga nauugnay na komisyon ng militar;

10) automation ng pagpapalitan ng impormasyon sa magnetic media na may mas mataas na awtoridad sa pagpaparehistro ng militar na nilagyan ng Gran-Bronirovanie system.

Automated personnel management system na "Paraon" ay isang computer program na nagbibigay-daan sa iyong subaybayan ang anumang mga transaksyon ng tauhan, awtomatiko ang gawain sa opisina, at nag-aalok din ng mga maginhawang tool para sa pagpaplano at pagsusuri ng pamamahala ng tauhan. Ang mga pangunahing tampok ng Faraon ay ang kalinawan at kakayahang umangkop nito.

Gamit ang sistema ng Pharaoh magagawa mong:

1) maayos na ayusin ang iyong trabaho;

2) bumuo ng isang holistic na pagtingin sa iyong kumpanya;

3) agarang lutasin ang mga nakatalagang gawain;

4) gumamit ng mga modernong teknolohiya sa kompyuter;

5) madaling makakuha ng anumang impormasyon tungkol sa mga tauhan;

6) magsagawa ng gawain sa opisina alinsunod sa batas;

7) pagbuo ng istraktura ng organisasyon.

Produktong software na "Suporta sa dokumentasyon para sa mga serbisyo ng tauhan" ay isang bagong henerasyon ng software ng OASIS para sa pag-automate ng gawain ng isang HR inspector. Ang program na ito ay binuo sa mga prinsipyo ng sanggunian at mga sistema ng impormasyon. Nagpapakita ito ng dalawang katalogo ng mga dokumento (sa teknolohiya ng serbisyo ng HR at sa mga uri ng mga dokumento) upang matiyak ang tamang dokumentasyon ng mga aktibidad sa trabaho ng mga empleyado at mga rekord ng tauhan. Sa isang programa ipinatupad ang mga tampok:

1) paggamit ng mga template ng dokumento upang maghanda ng isang katalogo ng mga panloob na dokumento;

2) maginhawang paghahanap sa database ng dokumento;

3) pag-print ng mga dokumento;

4) "masters of personnel operations", na nagbibigay ng kontrol sa anumang operasyon ng mga tauhan at pagsasagawa ng mga elemento ng pagsasanay para sa isang empleyado ng serbisyo ng tauhan.

Ang iba't ibang mga programa para sa mga serbisyo ng HR ay kamangha-manghang. Kadalasan ay duplicate lang nila ang isa't isa, kaya kailangan mong maingat na piliin ang program na akma sa mga detalye ng iyong aktibidad. Kapag pumipili ng program, hindi nakakasamang makipag-ugnayan sa mga espesyalista sa software na malamang na umiiral sa iyong organisasyon.

Bawat organisasyon, kahit maliit, ay may mga tauhan. Upang makalkula ng mga empleyado ang kanilang mga suweldo, dapat silang pumasok sa isang dalubhasang programa - mga tauhan. Ang isang programa para sa departamento ng HR tulad ng 1C ay naging napakapopular. Siyempre, ang application na ito ay ganap na nakayanan ang mga gawain nito, ngunit ito ay binabayaran.

Ang mga bagong bukas na organisasyon kung minsan ay hindi kayang mag-install ng mga tauhan ng 1C. Samakatuwid, inirerekumenda na isaalang-alang ang iba pang mga programa na ibinahagi nang walang bayad, ngunit maayos din ang kanilang mga gawain.

Pagpili ng isang frame program

Sa Internet makakahanap ka ng higit sa isang dosenang mga programa na magpapadali sa gawain ng isang tauhan. Huwag magmadali upang i-install ang unang application na iyong nakita. Kailangan mong gumawa ng kaunting pagsusuri at pagkatapos ay ihambing ang lahat ng bayad at libreng mga programa. Kadalasan, ginagamit ng mga opisyal ng HR ang sumusunod na software:

Ang bawat isa sa mga programa na ipinakita sa itaas ay natatangi, ngunit lahat ng mga ito ay angkop para sa gawain ng mga serbisyo ng tauhan. Mangyaring tandaan na ang ilang mga programa ay libre, habang ang iba ay binabayaran.

Ang programa ng 1C Personnel ay idinisenyo para sa mga rekord ng tauhan at mga kalkulasyon ng payroll. Gumagana ang application sa badyet at self-supporting financing. Ang programa ay maaaring idinisenyo upang ayusin ang mga rekord ng empleyado, irehistro ang mga lugar ng opisina, at upang makakuha din ng reference na impormasyon sa mga tauhan.

Kabilang sa mga pangunahing tampok ang:

Paghahanda ng payroll;
Paglikha ng mga tauhan;
Accounting ng tauhan;
Pagbubuwis;
Pag-uulat;
Ang posibilidad ng oras ng pag-record ay nagtrabaho;
Nagtatrabaho sa mga pondo ng payroll.

Ang programa ay sumasakop sa isang nangungunang posisyon sa katanyagan. Ang tanging disbentaha ng application ay na ito ay binabayaran.

Isang programa na idinisenyo para sa mga talaan ng tauhan. Salamat sa aplikasyon, maaaring isaalang-alang ng opisyal ng tauhan ang mga empleyado ng negosyo, pati na rin ang pagbuo ng lahat ng kinakailangang mga order. Ang programa ay binabayaran, maaari itong mabili para sa 1,500 rubles. Kung ayaw mong magbayad ng pera, inirerekumenda na gamitin ang libreng bersyon ng produkto - Mini Frames. Siyempre, ang libreng bersyon ay medyo nahubaran, ngunit ang pag-andar nito ay magiging sapat para sa pangunahing gawain.

Mga pangunahing tampok ng programa:

Paglikha ng isang profile ng empleyado kasama ang lahat ng data (buong pangalan, larawan, edukasyon, atbp.);
Pagpapanatili ng "kalendaryo" ng HR officer (mga pagbisita, pagliban, sick leave);
Paggawa ng ulat;
Pag-print ng mga kinakailangang dokumento.

Ang programa ay may isang madaling gamitin na interface, kaya kahit na ang isang walang karanasan na gumagamit ay maaaring hawakan ang trabaho. Dapat tandaan na ang application ay mayroon ding bersyon ng network.

Ang programa ng Tauhan ay sumasakop sa isang nangungunang posisyon sa mga libreng aplikasyon na idinisenyo para sa mga talaan ng tauhan. Kung nais mo, maaari kang bumili ng lisensya, ang halaga nito ay hindi lalampas sa 1000 rubles bawat taon. Sa kasong ito, makakakuha ka ng karagdagang pag-andar.

Maaaring subaybayan ng programa ang data tulad ng:

Pagbubuwis;
Bakasyon;
Sick leave;
Kard ng empleyado;
Mga paglalakbay sa negosyo;
Mga galaw;
Mga utang.

Maaari kang magtrabaho kasama ang programa ng Salary at Personnel hindi lamang sa pamamagitan ng isang computer, kundi pati na rin sa pamamagitan ng Internet, iyon ay, ang isang mobile device ay maaaring gamitin para sa mga layuning ito.

Ito ay isang libreng application na dinisenyo para sa HR work. Hindi tulad ng maraming programa, pinapayagan ka ng "Enterprise Employees" na pamahalaan ang ilang organisasyon nang sabay-sabay. Upang gawing mas madaling magtrabaho kasama ang application, nagbigay ang mga developer ng kakayahang magtrabaho kasama ang tatlong account: Administrator, User at Guest. Sa unang kaso, maaari kang lumikha at mag-edit ng mga tala. Tulad ng para sa "User" na account, pinapayagan ka lamang nitong punan ang mga nilikha na database at dokumento. Maaari lamang tingnan ng bisita ang natapos na dokumentasyon.

Ang mga pangunahing tampok ng programa ay kinabibilangan ng:

Kakayahang kumuha ng camera (upang makakuha ng larawan ng isang empleyado);
Paggawa gamit ang isang scanner;
Paglikha ng mga kontrata sa pagtatrabaho;
Pagbuo ng mga bagong template;
Paglikha ng mga order;
Kakayahang kalkulahin ang bakasyon at haba ng serbisyo;
Pagpapanatili ng mga time sheet;
Paalala sa pangangailangang sumailalim sa medikal na pagsusuri;
Pag-upload ng mga dokumento sa Word at Excel;
Pagpapadala ng mga dokumento para sa pag-print.

Ang programa ay may access sa network, na nangangahulugang maraming empleyado ang maaaring magtrabaho kasama nito nang sabay-sabay. Ang bilang ng mga trabaho sa programa ay hindi limitado.

Ito ay isang multifunctional na programa na tumutulong na mapabuti ang gawain ng departamento ng HR. Dapat pansinin kaagad na ang aplikasyon ay binabayaran, ngunit maaari itong magamit sa mode ng pagsubok sa loob ng 55 araw. Ang oras na ito ay sapat na upang ganap na pag-aralan ang pag-andar at maunawaan kung ang application ay angkop para sa pagtatrabaho sa iyong kumpanya.

Pangunahing pag-andar ng "Kadry Plus":

Paglikha ng mga kard para sa bawat empleyado;
Pagsubaybay sa oras ng pagtatrabaho;
Pagbubuo ng organisasyon;
Pag-uuri ng trabaho;
Pagbubuo ng mga time sheet;
Paglikha ng lahat ng kinakailangang mga order;
Pagkalkula ng haba ng serbisyo ng empleyado;
Pagsubaybay sa paggalaw ng bawat empleyado;
Paglikha ng mga template para sa anumang mga dokumento;
I-export ang dokumentasyon sa Excel;
Pagkalkula ng bakasyon.

Ito ay isang hindi kumpletong listahan ng mga tampok ng programa. Higit pang mga detalye tungkol sa pag-andar ay matatagpuan sa opisyal na website ng mga developer. Kapansin-pansin na ang application ay maaaring mai-install kahit na sa mga mahihinang computer na nagpapatakbo ng Windows XP.

Ang departamento ng HR ay isang multifunctional na programa na maaari pang palitan ang 1C. Dapat mong agad na isaalang-alang na ang aplikasyon ay binayaran. Nagbibigay ang mga developer ng 30% na diskwento sa mga organisasyong pambadyet at pamahalaan.

Ang interface ng programa ay madaling maunawaan, kaya dapat walang mga paghihirap sa pagtatrabaho. Siyempre, ang ilang mga hindi pagkakaunawaan ay maaaring lumitaw sa simula, dahil ang "Departamento ng HR" ay nilagyan ng malaking bilang ng mga pag-andar. Sa paglipas ng panahon, ang lahat ng trabaho ay awtomatikong gagawin.

Pangunahing pag-andar ng application:

Paglikha ng isang detalyadong card ng empleyado;
Pag-import/Pag-export ng data mula sa 1C;
Paglikha ng mga dokumento ng tauhan;
Pagguhit ng mga iskedyul ng tauhan;
Pagkalkula ng lahat ng uri ng karanasan;
Koneksyon ng anumang uri ng classifier;
Accounting para sa mga bakasyon at business trip;
Pag-export ng data para sa pagpapadala sa Pension Fund;
Paggawa gamit ang mga karaniwang ulat;
Mga istatistika ng organisasyon (libre at inookupahan na mga yunit).

Sa katunayan, hindi ito ang buong listahan ng kung ano ang maaaring gawin ng programa. Maaari kang magtrabaho kasama ang programa sa network. Kung kinakailangan, maaari mong ikonekta ang isang karagdagang empleyado, ngunit kailangan mong magbayad para sa bawat account.

Isang propesyonal na aplikasyon na kinakailangan para sa trabaho ng HR. Salamat sa programang "Personnel Business", ang pangangasiwa ng HR ay awtomatiko. Ang programa ay naglalayong sa mga organisasyong walang independiyenteng serbisyo ng tauhan.

Ang pamamahala sa programa ay hindi mahirap, kaya ang sinumang empleyado na responsable para sa gawaing HR ay kayang hawakan ang gawain. Kahit na ang isang hindi sanay na opisyal ng tauhan ay makakapagpanatili ng buong rekord ng tauhan. Ang bersyon ng "Personnel Business" ay ipinamamahagi nang walang bayad. Kung kinakailangan, maaari kang mag-upgrade sa "Pro" na bersyon, ngunit para sa isang karagdagang bayad.

Pag-andar ng programa:

Pagpapanatili ng mga rekord ng empleyado;
Pagsubaybay sa mga paggalaw at takdang-aralin;
talahanayan ng staffing;
Time sheet;
Pagkalkula ng karanasan;
Pagpaplano ng pagpapaunlad ng karera ng empleyado;
Paggawa gamit ang mga dokumento ng regulasyon;
Pag-print ng mga kinakailangang dokumento;
Paglikha ng teksto at graphic na istatistika;
Pag-backup ng database;
Kakayahang magpanatili ng mga dokumento ng sanggunian at regulasyon.

Salamat sa kakayahang lumikha ng mga query, maaari mong kunin ang anumang impormasyon mula sa database. Sa kasong ito, ang isang katulad na pamamaraan ay maaaring gawin ng mismong opisyal ng tauhan nang walang paglahok ng isang tagapangasiwa ng system.

Konklusyon

Huwag maliitin ang mga libreng programa. Nakayanan nila ang mga gawain na hindi mas masahol kaysa sa mga bayad na produkto. Siyempre, maaaring mayroon silang ilang mga nuances, ngunit hindi ito lubos na nakakaapekto sa trabaho. Sa mga bayad na produkto, inirerekomendang bigyang-pansin ang 1C Personnel at Human Resources Department. Tulad ng para sa libreng software, ang Personnel Business ay isang mahusay na solusyon. Kailangan mong ihambing ang mga produkto ng software at pagkatapos ay piliin ang isa na pinakaangkop sa iyong organisasyon.

Pagsusuri ng video ng programa

Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba

Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga mag-aaral, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.

Na-post sa http://www.allbest.ru/

St. Petersburg unibersidad pamamahala At ekonomiya

Altai Institute of Economics

COURSEWORK TRABAHO

Disiplina:

Trabaho sa opisina sa departamento ng HR

Paksa:

Automation ng serbisyo ng HR

Barnaul - 2011

Panimula

1. Automation ng HR service

2. Paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento

3. Pagpapanatili ng mga database ng tauhan

4. Programa ng "Mga Tauhan" ng kumpanya na "Electronic Office Systems"

Konklusyon

Listahan ng mga mapagkukunang ginamit

Panimula

Ang gawain ng departamento ng HR ng isang medyo malaking negosyo ay nauugnay sa akumulasyon ng isang malaking halaga ng impormasyon tungkol sa personal na data ng mga empleyado. Ayon sa kaugalian, ang impormasyon ay nakaimbak sa papel. Kasabay nito, mahirap na mabilis na piliin ang kinakailangang data kapag nag-hire, nagbabakasyon, dismissal, lumipat sa ibang posisyon o iba pang paggalaw ng isang empleyado.

Ang isyu ng pagiging maaasahan ng imbakan at pagiging kompidensiyal ng personal na data tungkol sa mga empleyado ng negosyo ay mahalaga din.

Hindi pa katagal, ang lahat ng gawain sa HR ay ginawa nang manu-mano. Sa isang makinilya o kahit sa pamamagitan ng kamay, pinunan nila ang form No. T2 - mga personal na card, nag-iingat ng mga personal na file, nag-print ng mga order para sa mga tauhan at kinuha ang mga ito para sa pag-apruba, nag-iingat ng mga file ng card para sa mga tauhan at nagsulat ng mga ulat sa istatistika.

Ang kaugnayan ng paksang ito ay tinutukoy ng malawakang pagpapakilala ng teknolohiya ng impormasyon sa serbisyo ng mga tauhan ay walang pagbubukod, at samakatuwid, marami ang nagbago sa panimula sa lugar na ito. Ang automation ay maaaring makabuluhang pasimplehin at mapataas ang kahusayan ng departamento ng HR.

Kaya, ang pag-aautomat ng proseso ng departamento ng HR ay isang kinakailangan at promising na proseso.

Mayroong maraming mga programa sa merkado ng Russia para sa pag-automate ng gawain ng serbisyo ng HR.

Upang isulat ang gawaing kurso, ginamit ang mga pangkalahatang lohikal na pamamaraan ng siyentipikong pananaliksik: pagsusuri, paglalahat.

Ang layunin ng gawaing kursong ito ay ang proseso ng pag-automate ng gawain ng serbisyo ng tauhan.

Upang makamit ang layunin, ang mga sumusunod na gawain ay dapat makumpleto:

1. pag-aralan ang teoretikal na pundasyon ng automation ng gawain ng serbisyo ng tauhan;

2. tukuyin ang pamamaraan para sa paglikha at pagproseso ng mga dokumento;

3. pag-aralan ang pagpapanatili ng mga database ng tauhan;

4. isaalang-alang ang programang "Tauhan" ng kumpanyang "Electronic Office Systems".

Sa paglipat sa isang ekonomiya ng merkado, ang mga pangunahing pagbabago ay nangyayari sa sistema ng pamamahala ng negosyo. Ang kinahinatnan ng naturang mga pagbabago ay mga bagong diskarte sa organisasyon at kalidad ng pamamahala ng negosyo, pati na rin sa mga tauhan ng pamamahala.

Hindi sapat para sa mga modernong serbisyo ng tauhan na mag-isyu lamang ng mga order at tagubilin at mag-imbak ng impormasyon ng tauhan. Dapat silang unti-unting maging mga sentro para sa pag-unlad at pagpapatupad ng isang diskarte sa organisasyon ng paggawa, ang layunin nito ay upang madagdagan ang produksyon, malikhaing output at aktibidad ng mga tauhan, bumuo at magpatupad ng mga programa sa pagpapaunlad ng tauhan, tiyakin ang patas na sahod, atbp.

Upang isulat ang proyekto ng kurso, ang mga sumusunod na mapagkukunan ng normative at methodological base ay ginamit, tulad ng GOST R 6.30-97 Unified documentation system. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento, panitikan sa edukasyon ng mga may-akda tulad ng Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Glinskikh A.I., mga periodical na "Secretary Affairs", atbp.

1. Automationtrabahotauhanserbisyo

Ang sistema ng dokumentasyon ng tauhan ay medyo tiyak. Kapag nagtatrabaho sa mga tauhan, ang isang malaking dami ng mga dokumento ng parehong uri ay nilikha na madaling gawing pormal.

Ang paglikha ng mga pinag-isang anyo ng mga dokumentong ito at ang kanilang mga elektronikong bersyon, ang paggamit ng mga espesyal na programa sa computer ay lubos na nagpapadali sa gawain ng lahat na nagtatrabaho sa mga dokumento ng tauhan. Ang paggamit ng isang computer ay ginagawang posible, kahit na sa tulong ng isang espesyalista na gumaganap ng mga tungkulin ng isang opisyal ng tauhan, upang mapanatili ang dokumentasyon sa mga tauhan ng medium-sized at kahit malalaking organisasyon.

Ang serbisyo ng HR ngayon ay nilagyan ng modernong kagamitan sa opisina at mga espesyal na programa na nagsisiguro ng isang beses na pagpasok ng impormasyon sa mga tauhan at paggamit nito ng lahat ng mga departamento.

Ang pagpapakilala ng teknolohiya ng computer ay ginagawang posible na makaipon ng mga arrays ng impormasyon (mga database) at mga dokumento sa elektronikong anyo para sa lahat ng empleyado ng organisasyon, ang reserbang tauhan, at mabilis na mahanap at epektibong iproseso ang lahat ng kinakailangang impormasyon sa mga tauhan.

Ang dokumentasyon ng tauhan ay isang kailangang-kailangan na bahagi ng mga dokumento ng anumang organisasyon. Ito ay isinasagawa ng serbisyo ng tauhan (kagawaran, departamento ng tauhan). Andreeva V.I. Trabaho sa opisina sa serbisyo ng tauhan (na may mga sample ng mga dokumento batay sa GOSTs ng Russian Federation). Edisyon 3. M: JSC "Paaralan ng Negosyo "Intel-Sintez", 2000.

Ang paggamit ng mga automated na teknolohiya ay maaaring makabuluhang mapataas ang kahusayan ng departamento ng HR. Ang mga dokumento ng tauhan ay tiyak na dokumentasyon na nangangailangan ng mga espesyal na programa upang gumana dito. Ngayon, halos bawat organisasyon ay may sariling serbisyo sa computer. Sa isang maliit na opisina, ito ay isa o higit pang "mga espesyalista sa kompyuter". Sa katamtaman at malalaking organisasyon, ito ay mga departamento, mga departamento ng suporta sa impormasyon (ang tinatawag na mga serbisyo ng impormasyon (IT)). Gayunpaman, ang mga manggagawa sa serbisyo ng IT ay mga programmer, mga tagapangasiwa ng system, iyon ay, mga espesyalista sa teknolohiya ng computer. At upang mag-compile ng isang listahan ng mga kinakailangan para sa sistema ng automation ng serbisyo ng HR at piliin ang pinaka-angkop na sistema ng software para dito, ang mga pagsisikap ng mga espesyalista ng serbisyo ng HR mismo ay kinakailangan. Samakatuwid, ang mga empleyado ng HR ay dapat na bihasa sa mga kakayahan ng mga modernong automated system, una sa lahat, upang matukoy ang mga pangangailangan ng kanilang departamento at gumuhit ng pinakamainam na gawain para sa mga serbisyong IT para sa pagkuha, pag-install, pagsasaayos at kasunod na pagpapanatili ng mga tool sa automation na kinakailangan. para sa pagtatrabaho sa dokumentasyon ng tauhan. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Mga kumpanya, pamamahala, tauhan, dokumento. M.: "Atlant Center", 2003.

Ang merkado ng teknolohiya ng impormasyon ay nag-aalok ng isang malawak na pagpipilian ng mga produkto ng software para sa paglutas ng mga kasalukuyang problema ng pamamahala ng mga tauhan at pag-optimize ng mga proseso ng negosyo sa mga kumpanya ng iba't ibang antas ng pag-unlad ng organisasyon at iba't ibang mga lugar ng aktibidad.

Pinapayagan ka ng isang awtomatikong sistema ng pamamahala ng HR na panatilihin ang mga talaan ng mga empleyado, mag-isyu at magrehistro ng mga order, subaybayan ang pagkakaloob ng mga bakasyon, makatanggap ng iba't ibang impormasyon sa pagsusuri at malutas ang maraming iba pang mga gawain. Ang mga programa sa pamamahala ng mapagkukunan ng tao ay hindi lamang nakakatulong upang epektibong maglaan ng mga mapagkukunan ng paggawa at pamahalaan ang kapital, ngunit nagbibigay din ng mapagkukunan kung saan ang mga empleyado ay maaaring makakuha ng impormasyon ng parehong corporate at indibidwal na kalikasan.

Ang mga sistema ng HR ay binuo mula sa mga programa ng payroll. Kasunod nito, ang functionality ng mga programang ito ay lumawak nang malaki. Ito ay dahil sa kamalayan ng mga tagapamahala ng negosyo sa pangangailangan para sa mga pagbabago sa husay sa gawain ng departamento ng HR. Ang pag-optimize ng trabaho ng mga tauhan, ang paglago ng propesyonalismo ng mga espesyalista sa tauhan ay humahantong sa katotohanan na ang mga aktibidad sa pamamahala ng tauhan ay nagiging mas teknolohikal na advanced, sistematiko at may mataas na kalidad. Ang tagumpay ng anumang kumpanya ay madalas na nakasalalay sa kung gaano kabisa ang gawain ng departamento ng HR, na ang gawain ay upang mahanap at mapanatili ang mga tamang espesyalista, pati na rin ang wastong pamamahagi ng mga magagamit na mapagkukunan ng paggawa. Minsan kinakailangan na gumawa ng mga pagsasaayos sa istraktura ng kumpanya. Alinsunod dito, ang pangangailangan para sa mga epektibong tool para sa pamamahala ng mga daloy ng impormasyon ay lumalaki. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang mga developer ng mga automated system ay dapat magbayad ng higit na pansin sa pagbuo ng mga produkto ng software para sa pamamahala ng mapagkukunan ng tao at maghanap ng mga paraan upang pagsamahin ang mga kinakailangang function sa isang pinag-isang sistema ng impormasyon sa pamamahala ng tauhan.

Ang produkto ng software sa pamamahala ng HR ay nagbibigay-daan sa iyo na:

· agarang makatanggap ng analytical na impormasyon at gumawa ng matalinong mga desisyon sa pamamahala;

· ayusin ang mga proseso ng negosyo para sa pamamahala ng mga tauhan, alisin ang paulit-ulit na pagpasok ng parehong data sa sistema ng accounting at i-optimize ang pang-araw-araw na gawain ng mga empleyado ng iba't ibang mga serbisyo ng kumpanya;

· magtatag ng epektibong accounting ng lahat ng impormasyon na may kaugnayan sa mga tauhan ng kumpanya, sa gayon ay lumilikha ng batayan para sa pagsusuri at pagpaplano ng mga gastos ng tauhan;

· panatilihin ang mga talaan alinsunod sa batas at bawasan ang panganib ng mga parusang pinansyal mula sa mga awtoridad sa pananalapi.

Sa ngayon, napakaraming sistema ng pamamahala ng HR, na kinakatawan ng parehong kumplikadong mga programa na sumasaklaw sa buong hanay ng mga gawain sa pamamahala ng human resource, at mga napaka-espesyal na solusyon.

Pagtukoy sa layunin ng isang proyekto ng automation

Tulad ng anumang proyekto, kailangan mong magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy sa mga pangunahing at intermediate na layunin ng proyekto. Ang tagumpay ng proyekto ng automation ay higit sa lahat ay nakasalalay sa wastong inilagay na diin sa yugtong ito, iyon ay, dapat kang pumili ng isang produkto para sa automation alinsunod sa mga itinalagang gawain.

Maraming tao ang sumusubok na pumunta sa kabaligtaran - pumili muna ng isang sistema ng impormasyon para sa pamamahala ng mga serbisyo ng tauhan, at pagkatapos ay gamitin ito upang malutas ang ilang mga problema. Ang ganitong hakbang ay malinaw na mali, dahil ang lahat ng mga programa na umiiral sa domestic market ay may iba't ibang pag-andar at hindi maaaring angkinin ang pamagat ng "unibersal na sistema".

Kaya, una sa lahat, kinakailangan upang matukoy: kung bakit kailangan ang automation, anong mga kinakailangan ang dapat ilagay sa sistema ng impormasyon at kung ano ang mga resulta na aasahan mula dito.

Ang pagbuo ng isang listahan ng mga kinakailangang pag-andar ng sistema ng automation

Mahalagang i-automate hindi ang mga function ng HR sa pangkalahatan, ngunit tiyak ang mga mahalaga sa ngayon at magiging in demand sa malapit na hinaharap. Ang labis na pag-andar ng system ay magpapalubha sa gawain ng mga gumagamit at kukuha ng karagdagang mga mapagkukunan ng "computer park" ng kumpanya.

Kadalasan, kabilang sa mga automated na function ay ang pangunahing at pinaka-labor-intensive na proseso ng negosyo na may kaugnayan sa pamamahala ng mga tauhan: pagkuha, paglilipat, pagpapaalis, pagpaparehistro ng bakasyon, atbp. Ang mga proseso tulad ng pagsubaybay sa oras at payroll ay nangangailangan din ng automation. Ang mga kumpanya na ang mga proseso ng negosyo ay nakatuon sa mga pamantayan sa Kanluran ay nangangailangan ng automation ng pagpaplano ng karera, pamamahala ng pagsasanay, pagpili ng kandidato, istraktura ng organisasyon at pagpaplano ng staffing, at self-service. Pangunahing interesado ang functionality na ito sa mabilis na lumalagong mga kumpanya o negosyo na may istilo ng pamamahala sa Kanluran (pangunahin ang mga kinatawan ng tanggapan ng mga dayuhang kumpanya).

Ang mga pangunahing pangangailangan ng karamihan sa mga domestic na negosyo ay tinutukoy ng dalawang mga kadahilanan: ang pangkalahatang sitwasyon sa automation at mga legal na kinakailangan. Ngayon, ang automation ng mga rekord ng tauhan sa maraming mga negosyo ay "tagpi-tagpi": ang mga order ay naka-print sa Word, ang mga rekord ng tauhan ay itinatago sa Excel, ang mga suweldo ay kinakalkula sa 1C. Sa isang malaking bilang ng mga empleyado, ang mga gastos sa paggawa para sa pagkuha ng istatistikal na data, pati na rin para sa pagsuri ng impormasyon na natanggap ng pamamahala mula sa iba't ibang mga departamento, ay tumataas nang husto. Samakatuwid, ang pangunahing gawain ay ang magtatag ng pangunahing kaayusan sa mga talaan ng tauhan.

Dapat pansinin na, sa kabila ng lumalaking pangangailangan, ang automation ng departamento ng HR ay hindi ang pinakamataas na priyoridad ng automation sa karamihan ng mga kumpanya. Una sa lahat, ang accounting, buwis, produksyon at operational accounting ay awtomatiko. Samakatuwid, ang mga badyet para sa mga proyekto upang awtomatiko ang pamamahala ng mga mapagkukunan ng tao ay makabuluhang mas maliit kaysa sa mga badyet para sa automation ng, sabihin, accounting, bagaman sa mga tuntunin ng mga gastos sa paggawa ang mga gawaing ito ay medyo maihahambing. Kadalasan, sa kadahilanang ito, sa unang yugto ng automation kailangan nating limitahan ang ating sarili sa paglutas ng pinakamahalaga at kumplikadong mga gawain.

Pagpili ng produkto ng software

Ang paggamit ng mga bagong teknolohiya ay makabuluhang pinapataas ang kahusayan ng mga serbisyo ng HR sa pamamagitan ng pagsasamantala sa mga sistema ng impormasyon. Mahalagang huwag magkamali sa kahulugan ng parehong software mismo at ng kumpanya ng supplier. Sa kaso ng isang hindi matagumpay na pagpipilian, ang mga paunang inaasahan ay maaaring hindi matugunan, at, bilang isang resulta, "manu-manong trabaho", isang pagtaas sa gastos ng proyekto ng pagpapatupad, paggamit ng system na may pinsala sa pagiging produktibo (isinasaalang-alang ang oras at mga mapagkukunang pinansyal na nagastos na sa pagkuha at pagpapatupad nito), at sa Bilang resulta, marahil ay isang kumpletong pag-abandona sa software.

Kapag pumipili ng software, mayroong ilang mga pangunahing yugto na tumutukoy sa tagumpay ng proyekto ng automation sa kabuuan. Una sa lahat kailanganginagabayan ngpaghahambinginisyalfunctionalpagkakataonmga sistema(karaniwanpagsasaayos)Sanaihatidmga gawain. Sa yugtong ito, kinakailangan ding suriin ang kakayahang umangkop ng produkto, ibig sabihin, ang antas kung saan ito ay madaling iakma sa mga partikular na pangangailangan ng mga gumagamit sa hinaharap.

Ang pangalawang pinakamahalagang hakbang ay aparatoproduktoUpangkinakailanganpambansabatas. Ang mga system na may suporta sa pagpapatakbo para sa mga pagbabago alinsunod sa mga legal na kinakailangan, na nasubok sa totoong trabaho sa mga negosyo ng Russia, ay nasa mataas na demand.

Ang susunod na hakbang ay ratiomga presyoAtkapaki-pakinabangfunctionality kumpara sa mga sistema. Sa kasong ito, kinakailangang isaalang-alang ang mga tagapagpahiwatig tulad ng kadalian ng paggamit, bilis, kinakailangang teknikal na paraan, pagiging maaasahan, atbp. Napakahalaga na bigyang-pansin hindi lamang ang presyo ng produkto ng software, kundi pati na rin ang kabuuang gastos ng software, mga serbisyo sa pagkonsulta at suporta sa post-proyekto ng system. Minsan ang halaga ng pagpapatupad ay maaaring lumampas nang malaki sa gastos ng programa.

Ang mga sistema ng impormasyon ay mga matalinong produkto, kaya ang tagumpay ng automation ay kadalasang nakasalalay sa isang malaking lawak sa isang pangkat ng mga espesyalista sa pagpapatupad at suporta ng produkto ng impormasyon. Pederal na Batas "Sa impormasyon, impormasyon, at proteksyon ng impormasyon" na may petsang 02/20/1995 N 24-FZ (Ed. MULA 01/10/2003).

Ang kalidad ng pagpapatupad, timing ng proyekto, solusyon ng mga nakatalagang gawain at pangkalahatang kasiyahan sa mga resulta ng proyekto ay direktang nakasalalay sa karanasan at kaalaman ng mga consultant ng kumpanya ng supplier.

Kapag pumipili ng isang kumpanya ng pagpapatupad, dapat mong isaalang-alang ang bilang ng mga nakumpletong proyekto ng iminungkahing software, bigyang pansin ang katatagan, karanasan at reputasyon ng kumpanyang ito sa merkado, atbp.

Huwag kalimutan na ang impormasyon tungkol sa mga hindi matagumpay na proyekto ay mabilis na kumakalat. At kung ang iyong kumpanya ay nakatuon sa mga pangmatagalang prospect ng negosyo, kailangan mong pumili ng isang kasosyo sa larangan ng automation batay sa matagumpay na karanasan nito sa domestic market.

Pagpapatupad at pagpapanatili ng system

Una sa lahat, dapat na malinaw na maunawaan ng pinuno ng isang negosyo na ang kahusayan sa negosyo ay nadagdagan hindi lamang ng mga programa sa computer, kundi pati na rin ng mga tamang desisyon at aksyon ng mga tauhan ng kumpanya. Kasabay nito, ang papel ng mga sistema ng automation ay upang magbigay ng pinaka kumpletong impormasyon sa isang napapanahong paraan para sa paggawa ng mga naaangkop na desisyon.

Ang pinakamainam na paraan upang ipatupad ang isang proyekto ng automation ay karaniwang ang pinakamataas na paglahok ng mga empleyado ng kumpanya ng customer sa trabaho sa proyekto, gamit ang payo at karanasan ng mga espesyalista ng kumpanya ng pagpapatupad.

Ang pag-automate ng anumang proseso ay isang seryosong proyekto na nangangailangan ng patuloy na atensyon at pakikilahok ng mga gumagamit sa hinaharap. Dahil sa mahinang pormalisasyon ng mga proseso ng pamamahala ng HR, ang mga module ng pamamahala ng mga sistema ng impormasyon ng HR ay hindi nagdidikta ng mga mahigpit na modelo at mga scheme. Ang pag-aautomat ng departamento ng HR ay hindi lamang isang teknikal na proseso, ngunit isa ring malikhain. Sa kasamaang palad, ang mga propesyonal na espesyalista sa HR ay hindi sapat ang pakikilahok sa pagbuo ng mga sistema ng impormasyon, at ang mga modelo ng "libro" ng pamamahala ng tauhan na naka-embed sa mga system ay hindi palaging angkop para sa mga tunay na proseso ng pamamahala. Ang propesyonalismo at praktikal na karanasan ng mga espesyalista sa HR, isang malinaw na pag-unawa sa gawain at isang malikhaing diskarte sa negosyo ay magiging angkop para sa pagbuo ng isang corporate HR management system.

Ang pagpapanatili ng system ay isang napakahalagang kadahilanan. Ang mga pakete sa pamamahala ng HR ay hindi gaanong napapailalim sa pagbabago kaysa sa mga module ng payroll, ngunit gayunpaman ay dapat ding panatilihin sa isang napapanahon at mataas na kalidad na paraan. Ang isyung ito ay dapat na talakayin nang detalyado sa panahon ng mga negosasyon sa mga potensyal na kontratista para sa pagpapatupad ng programa.

Kapansin-pansin na kamakailan sa domestic market ng mga sistema ng automation ng HR:

· tumaas ang demand para sa functionality na "Western";

· tumaas ang interes sa mga teknolohiya sa Internet;

· may integrasyon sa mga corporate ERP system at mga kaugnay na produkto;

· Binubuo ang mga kasosyong network, gayundin ang mga baseng pamamaraan para sa pagpapatupad at mga proyekto sa pagkonsulta. Glinskikh A.I. Sa estado ng merkado para sa mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng tauhan. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 p.

Sa malapit na hinaharap, ang pangangailangan para sa komprehensibong pamamahala ng human resource, pagtatala ng oras at mga sistema ng payroll na sumusunod sa batas ay hinuhulaan na tataas.

2. PaglikhaAtpalamutimga dokumento

Ang paggamit ng teknolohiya ng impormasyon ay lubos na nagpapadali sa gawain ng pagrehistro ng paggalaw ng mga tauhan. Ito ay nakakamit pangunahin sa pamamagitan ng pagpapakilala ng mga elektronikong bersyon ng mga aprubadong pambansang pinag-isang porma at paglikha ng mga karaniwang dokumento (mga template) kapwa sa kanilang batayan at sa pamamagitan ng pagbuo ng mga template para sa iba pang umuulit na mga sitwasyon sa pamamahala.

Ang pag-unawa sa kahalagahan ng pagkakaisa ng mga dokumento para sa pagpapabuti ng proseso ng pamamahala, pagtaas ng kahusayan sa paggawa, at kalidad nito, ang State Statistics Committee ng Russia, alinsunod sa Decree of the Government of the Russian Federation na may petsang Hulyo 8, 1997 No. 835, ay bumuo ng mga form ng pangunahing dokumentasyon ng accounting, kabilang ang labor accounting, ay sumang-ayon sa Ministry of Finance ng Russia at Ministry of Economy ng Russia at sa pagbabayad nito.

Ang computerization ng trabaho ng mga serbisyo ng tauhan ay dapat na kasalukuyang nakabatay sa mga form na ito. May kabuuang 19 personnel registration forms ang naaprubahan. GOST R 6.30-97 Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon. Bilang karagdagan, 11 na mga form para sa pagtatala ng mga oras ng trabaho at pakikipag-ayos sa mga tauhan para sa sahod ay naaprubahan. Ang mga form para sa paggamit ng oras ng pagtatrabaho - timesheet (mga form Blg. T12 at Blg. T13) ay kadalasang pinapanatili ng mga empleyado ng departamento ng tauhan. Iba pang mga anyo: settlement at pay slips, pay slips, pay slips, personal accounts, atbp. ay pinananatili sa accounting department. Ang lahat ng mga form ay inisyu hindi lamang sa papel, kundi pati na rin sa mga elektronikong bersyon sa MS Word na format. Kuznetsova T.V. Mga bagong pinag-isang anyo ng mga dokumento para sa mga rekord ng tauhan // Secretarial Affairs, 2008, No. 8, pp. 4-18.

Ang mga form ng accounting ng tauhan ay sumasalamin sa paggalaw ng mga tauhan: pagkuha, paglipat sa ibang posisyon, pag-alis at pagpapaalis, mga paglalakbay sa negosyo, mga promosyon.

Ang paggamit ng teknolohiya ng impormasyon ay lubos na nagpapadali sa gawain ng paghahanda ng mga pinag-isang porma. Ang natitira ay punan ang mga ito. Ngunit ang mga pinag-isang form ay hindi sumasaklaw sa lahat ng mga sitwasyong naidokumento ng departamento ng HR, halimbawa, isang pagbabago ng pangalan, pagpapataw ng parusang pandisiplina, pansamantalang pagpapalit ng isang empleyado, atbp. Sa lahat ng mga kasong ito, ang serbisyo ng HR ay kailangang lumikha ng isang karaniwang dokumento na may paulit-ulit na, stencil text na kasama na, ang tinatawag na template ng dokumento, na at ginamit pagkatapos.

Ang proseso ng paglikha ng mga stencil na teksto ay binuo sa yugto ng tradisyonal na gawain sa opisina. Ang stencil ay nauunawaan bilang isang pre-made na teksto na may pinag-isang pare-parehong impormasyon at mga puwang para sa pagpuno ng variable na impormasyon na sumasalamin sa partikular na sitwasyong naitala ng dokumentong ito. Ang pagbuo ng isang stencil ay kinabibilangan ng: pagtukoy ng isang karaniwang gawain sa pamamahala; impormasyong kinakailangan at nilikha sa proseso ng paglutas nito; pagguhit ng isang draft na teksto na nagpapakita ng sitwasyong ito at ang pag-apruba nito.

Ang pagkakaroon ng stencil text na may mga field para sa pagpasok ng variable na impormasyon ay nagpapalaya sa iyo mula sa pangangailangang mag-isip tungkol sa kung paano bumuo ng isang dokumento sa bawat oras at nagbibigay-daan sa iyong tumutok sa aktwal na nilalaman nito, i.e. hindi sa kung paano magsulat, ngunit sa kung ano ang isusulat, pinoprotektahan laban sa nawawalang kinakailangang impormasyon, makabuluhang pinabilis ang paghahanda ng dokumento mismo at ang pang-unawa nito (dahil sa pinag-isang paglalagay ng pagbabago ng data, ang taong nagbabasa ng dokumento ay maaaring agad na mahanap ang kinakailangang impormasyon sa loob nito nang hindi nag-aaksaya ng oras sa pagbabasa ng buong dokumento). Sa pagsasagawa, pinupunan ng naghahanda ang isang paunang draft na draft ng dokumento.

Ang mga program tulad ng MS Word ay nagbibigay para sa paglikha ng mga dokumento batay sa mga karaniwang form - "mga template" na naglalaman ng parehong mga paunang natukoy na elemento ng disenyo at mga stencil na teksto. Kapag lumilikha ng isang template, kinakailangang ilagay nang tama ang mga detalye ng bawat uri ng dokumento. Depende sa layunin ng dokumento, ang mga stencil na teksto ay nilikha sa isang blangko na papel (para sa panloob na dokumentasyon) o batay sa mga nakadisenyo na mga pormang pang-organisasyon.

Bilang isang tuntunin, ang isang karaniwang teksto ay mayroon nang paunang natukoy na disenyo (pag-format). Ang template ay maaari ding magkaroon ng iba pang na-pre-configure na mga parameter para sa disenyo ng dokumento at lokasyon ng mga detalye. Ang pag-customize ng mga toolbar at paggawa ng set ng mga shortcut key para sa bawat template ay nagbibigay-daan sa iyong pasimplehin at pabilisin ang iyong trabaho sa pamamagitan ng pag-alis ng mga button mula sa screen na hindi kailangan para sa paghahanda ng isang ibinigay na dokumento at pagdaragdag ng mga espesyal na nilikhang button, command at macro.

Bilang karagdagan sa ganap na pinagsama-samang mga teksto ng mga tiyak na dokumento, ang paggamit ng mga karaniwang parirala at expression na ginamit sa pagsusulatan, sa paghahanda ng mga kilos, sertipiko at iba pang impormasyon at mga dokumento ng sanggunian ay naging laganap sa mga nakaraang dekada. Sa mga sulat sa negosyo, lalo na sa mga dayuhang kasulatan, pinagtibay ang mga matatag na phraseological turn. Ang mga ito ay kadalasang ginagamit sa unang bahagi ng mga dokumento. Kuznetsov S.L. Paggamit ng mga computer sa pagtatrabaho sa dokumentasyon ng tauhan // Secretarial Affairs, 2007. No. 3, pp. 76-81.

Halimbawa:

“Dear Mr. (Madam)”, “Dear Sirs”, “Thank you for your letter from...”, “Natanggap na ang iyong sulat mula kay..., pinag-aralan namin ang iyong mga panukala tungkol sa...”, “Sa tugon sa iyong liham mula sa... ... ipinaaalala namin sa iyo na ...", "Bilang kumpirmasyon ng aming fax ay ipinapaalam namin sa iyo", "Bukod pa sa aming liham mula kay ...", "Humihingi kami ng paumanhin para sa pagkaantala sa tumutugon sa ...", atbp.

Mayroon ding mga paulit-ulit na parirala sa huling bahagi ng mga dokumento - ang tinatawag na "mga papuri": "na may paggalang", "na may taimtim na paggalang", "na may malalim na paggalang", "taos-puso sa iyo", atbp.

Ang mga hanay ng mga propesyonal na parirala at expression na madalas na nakatagpo sa mga aktibidad ng serbisyo ng tauhan ay natukoy din at ipinasok sa memorya ng makina, pangunahin ang karaniwang mga salita ng mga order para sa mga tauhan, lalo na sa pagpapaalis, patuloy na ginagamit na mga pangalan ng mga organisasyon (mga kumpanya), atbp. . Ang lahat ng ito ay ipinasok sa computer nang isang beses at pagkatapos ay ginagamit ng lahat ng mga empleyado ng departamento ng tauhan.

Maaari mong isaalang-alang ang paggawa ng template para sa isang order para sa mga tauhan. Naglalaman ito ng dalawang bahagi: pare-pareho at variable. Ang anyo ng pagkakasunud-sunod mismo ay pare-pareho, nananatiling hindi nagbabago, at ang variable ay, parang, isang pahiwatig - kung ano ang dapat isama sa dokumentong ito kapag iginuhit ito. Nakamit nito ang pormalisasyon ng teksto at ang pagkakapareho nito. Ang posibilidad ng pagkawala ng anumang mahahalagang bahagi ay hindi kasama. Una sa lahat, sa ganitong paraan, ang mga template ng dokumento ay pinagsama-sama kung saan walang mga standardized na form, kapwa para sa mga order at mga sertipiko ng mga tauhan.

Kahit na ang Microsoft Office 2007 package ay ginagawang posible na lumikha ng isang bagong dokumento batay sa isang makabuluhang bilang ng mga yari na template na may tinukoy nang mga parameter ng disenyo, ang mga template na ito ay hindi nakakatugon sa mga kinakailangan ng trabaho sa opisina ng Russia, kaya ang serbisyo ng tauhan ay kailangang lumikha at magdagdag ng sarili nitong mga template.

Upang lumikha ng mga template sa pinakakaraniwang text editor - Microsoft Word, kailangan mo munang lumikha ng isang template ng pangkalahatang order para sa mga tauhan. Kailangan mong piliin ang Bagong utos mula sa menu ng File at ipahiwatig na ang isang Template ay malilikha.

Sa dokumentong bubukas, lumikha ng isang order form para sa institusyon. Ang isang graphic na larawan ng emblem ng organisasyon ay maaaring ipasok sa form. Ang natanggap na dokumento ay ise-save bilang Order.docx at ang mga template ay nilikha batay dito - Order na baguhin ang apelyido.docx, Order na magpataw ng penalty.docx, atbp.

Dagdag pa, kapag ang pangangailangan ay lumitaw upang lumikha ng isang tiyak na pagkakasunud-sunod, gamit ang File, Lumikha ng utos, bubukas ang isang window na naglalaman ng lahat ng mga pangunahing uri ng mga order para sa mga tauhan. Sa kasong ito, inirerekumenda na magkaroon ng isang folder na Mga Order para sa mga tauhan sa folder ng Templates (sa panahon ng isang karaniwang pag-install, ang buong path sa folder na ito ay maaaring magmukhang ganito: C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\Orders para sa mga tauhan o , depende sa naka-install na operating system at mga setting, halimbawa D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Templates, kung saan ang User ay ang user name). Kaya, ang lahat ng mga template ng mga order para sa mga tauhan ay pagsasama-samahin, at upang lumikha ng isang bagong tiyak na pagkakasunud-sunod ay sapat na upang magbigay ng utos upang lumikha ng isang dokumento batay sa kaukulang template. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Tradisyonal at automated na teknolohiya. M. Pamamahala ng tauhan. 2005. p.46-53.

Dahil para sa maraming mga order mayroong pinag-isang mga form na inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Enero 5, 2004 No. 1, na magagamit din sa electronic form, ang isang bilang ng mga template ay batay sa mga form na ito. Sa kasong ito, hindi ginagamit ang form ng organisasyon; ang ilang mga field ay pinupunan sa umiiral na pinag-isang form, halimbawa, ang pangalan ng organisasyon, OKPO code, posisyon ng pinuno ng organisasyon, at ang resultang dokumento ay nai-save bilang isang naaangkop na template. Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 N 1 "Sa pag-apruba ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa labor accounting at pagbabayad nito"

Sa mas kumplikadong mga template, ang mga elemento na may isang nakapirming listahan ng mga halaga - halimbawa, titulo ng trabaho, pangalan ng isang istrukturang yunit - ay isinasagawa sa anyo ng mga drop-down na listahan, na nagbibigay-daan sa iyo upang mapabilis ang pagpuno ng dokumento at alisin ang mga pagkakamali sa pagsulat.

Sa katulad na paraan, maaaring gumawa ng template para sa isang kontrata sa pagtatrabaho na natapos sa pagitan ng isang employer at isang empleyado. Bukod dito, depende sa iba't ibang kategorya ng mga empleyado, maaaring mayroong ilang karaniwang anyo ng mga kontrata - kasama ang mga empleyado ng pamamahala, mga empleyado sa gitnang antas, at mga teknikal na tauhan.

Kapag lumilikha ng isang template o indibidwal na dokumento, dapat mong bigyang pansin ang mga font na ginamit dito. Bilang default, ang MS Windows/Office ay may malaking bilang ng mga font na naka-install, at ang mga library ng font ay maaaring maglaman ng libu-libong iba't ibang mga font at estilo. Gayunpaman, maaaring lumitaw ang mga problema kapag nagpapadala ng isang dokumento na nilikha gamit ang isang hindi karaniwang font. Kung ang kinakailangang font ay hindi magagamit sa computer, ang system ay awtomatikong naglalapat ng pagpapalit, gamit ang font na magagamit sa computer kapag ipinapakita ang dokumento. Gayunpaman, halos palaging ang kapalit na font ay may iba't ibang laki, na humahantong sa hindi tamang pagpapakita ng mga kumplikadong dokumento, at sa ilang mga kaso, kapag gumagamit ng mga lumang font, sa katotohanan na ang teksto ay hindi ipinakita nang tama, ang mga diacritics ay maaaring ipakita sa halip na mga Russian na character, atbp., atbp. n. "abracadabra" o tandang pananong. Upang maiwasan ang problemang ito, inirerekumenda na gumamit ng tatlong pangunahing mga font kapag naghahanda ng mga dokumento, na kumakatawan sa tatlong uri ng mga font - Arial (tuwid na font), Times New Roman (serif font), Courier New (monospace font, lahat ng mga character ay sumasakop sa parehong lapad ng linya, katulad na makinilya na teksto). Gamit ang iba't ibang laki ng font, pag-iiba-iba ng istilo nito (mga italiko, bold, bold italics) at paggamit ng salungguhit, maaari kang magdisenyo ng halos anumang dokumento. Dahil ang mga font na ito ay naka-install bilang pamantayan sa lahat ng mga computer na nagpapatakbo ng Windows, ang isang dokumentong na-type sa mga font na ito ay ipapakita nang tama sa anumang computer.

Ito ay lalong mahalaga na bigyang-pansin ang mga font para sa mga gumagamit ng Microsoft Office 2007 office suite, dahil kung hindi mo ito partikular na tinukoy, ito ay gagamit ng mga partikular na font na hindi magagamit para sa mga gumagamit ng mga nakaraang bersyon ng Microsoft Office (2003, XP, atbp.).

Isa sa mga elemento ng paglikha ng isang dokumento ay ang pag-apruba nito ng mga interesadong partido. Karaniwang kasama rito ang mga pinuno ng mga nauugnay na departamento, isang abogado, at isang punong accountant. Ang isang dokumento na ginawa sa isang computer ay maaaring i-endorso kung mayroong isang lokal na network sa pamamagitan ng pagpapadala nito sa pamamagitan ng email.

Maaaring isagawa ang pamamahagi gamit ang karaniwang mga tool sa MS Word o gamit ang mga espesyal na programa - mga router na nagsisiguro sa paggalaw ng dokumento kasama ang isa sa mga karaniwang ruta na may mga awtomatikong paalala at kontrol sa pagpapatupad. Upang gawin ito, ang ruta ng paggalaw (ang pamamaraan para sa pag-apruba) ay naisip, napagkasunduan sa lahat ng mga interesadong partido at inilarawan nang detalyado para sa bawat uri at iba't ibang dokumento, para sa bawat template. Kasunod nito, ang paglikha ng isang dokumento batay sa isang tiyak na template ay tumutukoy sa landas ng karagdagang paggalaw nito. Ang dokumentong napagkasunduan sa mga interesadong partido ay nakalimbag, pinirmahan ng tagapamahala at isang dokumentong may legal na puwersa.

Dahil ang pangunahing dokumentasyon sa mga tauhan ay may pangmatagalang buhay ng istante (75 taon), ay mahalaga mula sa isang legal na punto ng view at maaaring kailanganin sa kaganapan ng mga legal na salungatan, ang mga dokumento na bumubuo ng mga personal na file ng mga empleyado, mga card ayon sa f. Hindi. T2, mga libro sa trabaho, mga personal na account ay dapat na nakaimbak sa papel na anyo. Gayunpaman, kapag gumagamit ng mga programa sa computer para sa pagtatrabaho sa mga tauhan, ang ilang mga dokumento ay mas madaling gawin sa simula sa isang computer at pagkatapos ay ipapakita lamang sa papel. At ang pagpasok ng impormasyon tungkol sa mga empleyado sa isang database ng computer ay makabuluhang nagpapabilis sa paghahanap at pagpili ng kinakailangang impormasyon sa mga tauhan.

Ang pagkakaroon ng isang elektronikong dokumento ay praktikal na nag-aalis ng pangangailangan na sumangguni sa isang orihinal na papel. Samakatuwid, ito ay pantay na mahalaga upang matiyak ang maayos na pag-iimbak ng mga dokumento sa electronic form. May mga kaso kapag ang bawat empleyado, sa kanyang sariling paghuhusga, ay lumilikha ng mga folder kung saan siya nagse-save ng mga file na may mga arbitrary na pangalan, tulad ng Doc1, doc2, ccc4, atbp. Ito ay ganap na hindi katanggap-tanggap. Kapag nag-iipon ang daan-daang mga file, minsan ang empleyado mismo ay nahihirapan sa paghahanap ng kinakailangang dokumento, at kung ang empleyado ay may sakit o wala sa ibang dahilan, ang paghahanap ng kinakailangang file nang wala siya ay nagiging isang malaking problema. Kung ang mga dokumento ay naka-imbak sa anyo ng mga hiwalay na file, ang isang nakaayos na istraktura ng folder ay kadalasang ginagamit, na nilikha batay sa nomenclature ng mga file ng departamento. Halimbawa, inirerekumenda na maglagay ng mga order sa mga tauhan sa isang espesyal na nilikha na folder Mga Order sa mga tauhan at ilagay ang mga ito sa loob nito alinsunod sa serial numbering ayon sa taon. Halimbawa: C:\Documents\Orders for personnel\2004\2004_0405N28.doc. Sa kasong ito, ang pangalan ng file ay ang petsa at numero ng dokumento (personnel order No. 28l/s na may petsang 04/05/2004), na inilagay sa 2004 na folder sa folder ng Mga Order sa folder ng Mga Dokumento. Ang mga order na may shelf life na 5 taon, tulad ng mga nasa bakasyon at business trip, mga parusa, ay inirerekomenda na ilagay nang hiwalay sa mga order para sa admission, transfer, at dismissal, na may shelf life na 75 taon. Ang istraktura ng folder ay dapat na tumutugma sa listahan ng kaso ng dibisyon. Kung ang departamento ay may mga elektronikong folder (mga kaso) na walang analogue sa tradisyunal na gawain sa opisina, iyon ay, umiiral lamang sa elektronikong anyo, kung gayon ang titik e ay idinagdag sa index ng naturang kaso sa nomenclature. Halimbawa: Case 0318e. Kung ang isang organisasyon ay gumagamit ng isang sentralisadong pamamahala ng dokumento at electronic archive system, ang lahat ng mga dokumento ay maaaring gawin at maiimbak sa loob ng naturang sistema. Bobyleva M.P. Mabisang daloy ng dokumento: mula sa tradisyonal hanggang sa elektroniko. M.: Termika, 2004.

dokumentasyon ng tauhan automation accounting

3. Pagpapanatilitauhanmga basedatos

Ang pagiging tiyak ng dokumentasyon ng tauhan ay ang isang mahalagang bahagi nito ay dapat mayroong, kasama ang isang elektronikong kopya, isang kopya na ginawa sa papel at may sulat-kamay na mga lagda.

Gayunpaman, ang paglikha at pag-iimbak ng mga order at iba pang mga dokumento sa anyo ng computer ay hindi pa automation ng mga aktibidad ng tauhan. Ang automation ay dapat na maunawaan bilang ang paglikha at pagpapanatili ng mga database ng tauhan. Ito ay maaaring isang simpleng electronic card file na may mga field ng card na mahigpit na tinukoy ng developer (na hindi palaging tumutugma sa mga kinakailangan ng mga regulasyon ng pamahalaan at mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon) at tumatakbo sa isang lokal na computer. Minsan ang isang database ng tauhan ay nilikha para sa isang partikular na organisasyon batay sa isang karaniwang DBMS tulad ng MS Access, MS SQL Server, atbp. Ang isang programa para sa pakikipagtulungan sa mga tauhan ay maaaring maging isang hiwalay na module ng isang mas malaking programa para sa pag-automate ng trabaho sa opisina sa organisasyon sa kabuuan.

Ang mga dokumentong nagtatala ng aktibidad sa trabaho ay nangangailangan ng patuloy na pagmuni-muni ng pag-promote at pagsasaayos ng empleyado, na mas madaling gawin sa isang automated system na binuo sa mga database.

Ang tradisyunal na papeles ay nangangailangan ng pagpasok ng paulit-ulit na impormasyon tungkol sa empleyado sa iba't ibang uri ng mga dokumento: isang talatanungan o personal na sheet para sa mga rekord ng tauhan, personal na card (form No. T2, T4), atbp. Ang awtomatikong sistema ay nagbibigay ng isang beses na pagpasok ng impormasyon na naaayon sa personal na talaan ng mga tauhan, na pagkatapos ay ginamit nang paulit-ulit sa iba't ibang mga dokumento. Ang mas kumplikadong mga sistema ay nagbibigay ng walang limitasyong mga pagkakataon upang palawakin ang saklaw ng impormasyon ng empleyado alinsunod sa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon.

Ang mga programang inilaan para sa serbisyo ng mga tauhan ay dapat magbigay, sa pinakamababa, para sa pagpasok ng impormasyon tungkol sa empleyado alinsunod sa mga karaniwang interdepartmental na form No. T2, T2GS (MS), T4, na ipinakilala ng mga awtoridad sa istatistika mula noong Enero 5, 2004. Sa kaso ng pagpapaalis ng isang empleyado, ang programa ay dapat magbigay ng printout ng impormasyon sa mga tinukoy na form, at pagkatapos ay ilipat ang impormasyon sa database tungkol sa mga na-dismiss na empleyado. Ang empleyado ay pumipirma sa natanggap na personal na card sa pagtanggap ng work book, pagkatapos nito ay isinampa at isinumite sa archive.

Sa parehong paraan na ang lahat ng impormasyon tungkol sa isang empleyado ay ipinasok sa Form No. T2, dapat silang ilagay sa kanyang card sa screen ng computer. Bakasyon, paglalakbay sa negosyo, paglipat sa ibang posisyon, promosyon, pagbabago sa katayuan sa pag-aasawa o lugar ng paninirahan - lahat ng impormasyong ito ay dapat na agad na maipasok sa computer. Ang programa sa computer ay magpapasimple sa paghahanda ng iskedyul ng bakasyon at sasabihin sa iyo kung sino ang hindi gumamit ng kanilang bakasyon hanggang sa katapusan ng ilang taon, ipaalala sa iyo kung aling anibersaryo ng empleyado ang nalalapit, atbp. Sankina L.V. Handbook ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. M. MCFR. 3rd ed., 2009. pp. 65-97.

Maraming kumplikadong mga programa sa automation ng dokumento ay batay sa mga produkto tulad ng Lotus Notes. Pinapayagan nila ang pagbabahagi ng mga database ng tauhan na nilikha ng serbisyo ng tauhan, iba't ibang mga departamento at subprogram, halimbawa, ang module na "Tauhan" ay ginagamit ng serbisyo ng tauhan, "Suweldo" - ng departamento ng accounting. Ang ganitong pagbabahagi ng data ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang mga hindi kinakailangang gastos sa paggawa sa pamamagitan ng pagtiyak na ang kinakailangang data tungkol sa mga empleyado ay naipasok nang isang beses, at upang maiwasan ang mga posibleng pagkakaiba at mga overlap na lumitaw kapag ang mga kagawaran ay gumana nang awtonomiya.

Halimbawa, binibigyang-daan ng 1C: Salaries and Personnel program ang mga organisasyong gumagamit na ng 1C: Enterprise o 1C: Accounting program para sa accounting na mag-ayos ng mga karagdagang automated na workstation sa serbisyo ng tauhan at matiyak na ang impormasyon tungkol sa bawat empleyado ay naipasok nang isang beses. Ang lahat ng data ng empleyado na ginamit ng departamento ng accounting ay ipinasok sa system nang isang beses - ng isang empleyado ng HR.

Kadalasan, ang mga naturang programa ay may kasamang isang registration card, ang pangunahing nilalaman nito ay tumutugma sa isang personal na talaan ng mga tauhan.

Maaaring banggitin bilang halimbawa ang programang “Human Resources Management” ng kumpanyang InterTrust.1 Ito ay kumakatawan sa isang database system na kinabibilangan ng mga sumusunod na database: Mga Kandidato, Archive ng Kandidato, Tauhan, Istraktura, Presence.

Ang database ng "Mga Kandidato" ay nag-iimbak ng impormasyon tungkol sa mga taong isinasaalang-alang ang trabaho, at ang database ng "Archive ng mga Kandidato" ay nag-iimbak ng impormasyon tungkol sa mga kandidato na ang desisyon sa pagkuha ay pansamantalang ipinagpaliban.

Ang impormasyon tungkol sa mga empleyado ng organisasyon (mga personal na card, autobiography, rekomendasyon, pagsusuri, pagsusuri, atbp.) ay nakapaloob sa database ng "Mga Tauhan".

Ang database ng "Istruktura" ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa talahanayan ng mga tauhan, hierarchy ng mga departamento, mga bakante, atbp. Gamit ang database ng "Presence", pinapanatili ang mga rekord ng pagpapatakbo ng mga oras ng pagtatrabaho, mga biyahe sa negosyo, bakasyon, atbp. Ang isinasaalang-alang na sistema ay nagbibigay-daan sa iyo upang biswal na ipakita ang istraktura ng organisasyon, madaling ipakita ang mga pagbabagong nagaganap dito, at ganap na subaybayan ang paggalaw ng mga empleyado kasama ang hagdan ng trabaho sa organisasyon, mula sa pag-hire hanggang sa pagpapaalis.

Dahil ang programang "Human Resources Management" ay bahagi ng suite na "OfficeMedia", natural itong nagbibigay ng pakikipag-ugnayan sa iba pang mga bahagi. Halimbawa, gamit ang database ng "Mga Order" ng set na "Pamamahala at Pagpaplano."

Madaling makuha ng mga user ang impormasyong interesado sila mula sa database ng tauhan:

· ang istraktura ng enterprise, na inilalantad ang subordination ng sinumang empleyado ng enterprise;

· mga listahan ng mga tauhan, na naka-systematize sa pamamagitan ng apelyido, departamento, numero ng registration card, haba ng serbisyo, edad, petsa ng bakasyon sa kaarawan at pagpaplano ng bakasyon;

· mga listahan ng mga taong tinanggal sa organisasyon, atbp. Kuznetsov S.L. Pag-unlad ng isang automated personnel department // Secretarial Affairs, 2005. No. 4, pp. 65-67.

Mayroong ilang mga programa na may katulad na pag-andar. Ang pagpili ng isang tiyak ay nakasalalay sa mga detalye ng organisasyon, ang pangangailangan para sa pagsasama sa iba pang mga programa na ginagamit na, atbp.

4. Programa"Tauhan"mga kumpanya"Electronicopisinamga sistema"

Ang ganitong mga programa ay karaniwang nagbibigay ng kakayahang mag-import ng mga text at graphic na file, na nagbibigay-daan sa iyo upang isama ang mga larawan ng mga empleyado, mga sample ng kanilang mga lagda, mga larawan ng mga dokumentong papel, atbp. sa mga form ng dokumento, at, sa pagkakaroon ng isang pinahusay na rehimen ng seguridad at naaangkop i-access ang mga device, personal na code, fingerprint at iba pang data para sa mga personal na sistema ng pagkakakilanlan.

Kapag nagtatrabaho sa data at mga database ng mga tauhan, kinakailangang isaalang-alang na ang Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" na personal na data ay inuri bilang kumpidensyal na impormasyon at ang mga legal na entidad at indibidwal ay may pananagutan sa paglabag sa rehimen ng proteksyon , pagproseso at paggamit ng impormasyong ito. Pederal na Batas "Sa impormasyon, impormasyon, at proteksyon ng impormasyon" na may petsang 02/20/1995 N 24-FZ (Ed. MULA 01/10/2003). Alinsunod dito, ang anumang database ng tauhan, lalo na ang isa na matatagpuan sa network, ay dapat na mapagkakatiwalaang protektado mula sa hindi awtorisadong pag-access.

Ang mga program na nilikha batay sa Lotus Notes, MS SQL Server, at iba pang mga propesyonal na database, bilang panuntunan, ay may isang malakas na mekanismo na binuo sa system para sa pag-regulate ng pag-access sa mga dokumento ng database, nililimitahan ang paglikha, pagbabasa at pag-edit ng mga dokumento ng mga taong gumagawa. walang kaukulang awtoridad.

Kung ang mga tungkulin ng serbisyo ng mga tauhan ay kasama ang pagpili ng mga tauhan, pagkatapos ay ang pagsusuri sa computer ng mga kandidato sa trabaho, pagpapanatili ng isang listahan ng mga posibleng kandidato para sa ilang mga posisyon at para sa pansamantalang o piecework na trabaho (ang tinatawag na "reserba") ay maaari ding isagawa.

Sa mga kagalang-galang na kumpanya, naging pamantayan na ang pagsubok ng mga tauhan sa pagpasok sa trabaho, para sa propesyonal na oryentasyon sa lugar ng trabaho, upang mapagtagumpayan ang mga salungatan na nauugnay sa sikolohikal na hindi pagkakatugma at upang lumikha ng isang kanais-nais na microclimate sa koponan. Bagama't ang seryosong pagsusuri ay nangangailangan ng masusing trabaho ng isang kwalipikadong psychologist, gayunpaman, ginagawang posible ng pagsusuri sa computer na matukoy ang mga pangunahing katangian ng karakter ng isang tao, bagama't ang mga resulta nito ay tiyak na dapat lapitan nang may tiyak na halaga ng pag-iingat.

Ang sistema ng pagsubok ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang sa kaso ng pagpili ng mga kandidato o paghahanap ng mga manggagawa para sa isang partikular na customer, pagbuo ng mga pansamantalang pangkat ng trabaho upang makumpleto ang isang panandaliang gawain, tinatawag na mga creative na grupo, atbp. Batay sa mga resulta ng pagsubok sa computer, Ang mga detalyadong sikolohikal na katangian ng mga paksa ng pagsubok ay pinagsama-sama, na naglalaman ng isang pagtatasa ng personalidad , ang mga pangunahing katangian ng karakter nito na tumutukoy sa tagumpay o kabiguan sa iba't ibang larangan ng aktibidad, ang antas ng pag-unlad ng personal, negosyo at intelektwal na mga katangian, mga paglihis mula sa pamantayan ng kaisipan ay nakilala , ang istraktura ng mga personal na halaga ay nasuri batay sa pagganyak, at ang pangkalahatang antas ng pagiging maaasahan ng personalidad ng bawat paksa ay natutukoy. Kuznetsov S.L. Mga problema sa pagpili ng software para sa pag-automate ng trabaho sa mga dokumento ng tauhan // Secretarial Affairs, 2000, No. 4, pp. 34-36; 2001, No. 1, pp. 44-50.

Gayunpaman, dapat na muling bigyang-diin na ang parehong mga dalubhasang programa para sa pagsubok ng mga tauhan at malawakang ginagamit na hanay ng mga tanyag na pagsubok ay maaaring magsilbing tulong, ngunit sa anumang paraan ay hindi isang pagtukoy na kadahilanan sa pagpili ng mga tauhan.

Konklusyon

Alinsunod sa layunin ng gawaing kursong ito, ang isang pagsusuri ng mga mapagkukunang pampanitikan sa isyu ng pagpapabuti ng gawain ng serbisyo ng tauhan ay isinagawa, ang mga teoretikal na aspeto ng pag-automate ng gawain ng serbisyo ng tauhan ay sinuri at pinagsama, at mga teoretikal na aspeto ng Ang paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento sa proseso ng automation ay isinasaalang-alang.

Mahalagang bigyang-diin na sa modernong mundo ang serbisyo ng mga tauhan sa isang negosyo ay gumaganap ng isang napakahalagang papel. Siya ay dapat na tagapag-ugnay at tagapag-ayos ng lahat ng gawain sa mga tauhan, patakaran sa tauhan at anumang iba pang aktibidad na nauugnay sa pagtatrabaho sa mga tauhan.

Ang paggawa ng isang automated na lugar ng trabaho para sa isang HR specialist sa isang kumpanya ay magbabawas ng oras para sa pagproseso ng impormasyon; magkakaroon ng pagbawas sa mga gastos sa pagproseso ng impormasyon; ang oras na ginugol sa paghahanap para sa kinakailangang impormasyon ay mababawasan; ang kalidad ng kontrol at pagtatala ng naprosesong impormasyon ay mapabuti; Ang kahusayan ng hindi lamang HR manager, kundi pati na rin ang iba pang mga departamento ng kumpanya ay tataas.

Upang buod, ang paggamit ng mga bagong teknolohiya ay makabuluhang nagpapabuti sa kahusayan ng mga departamento ng HR sa pamamagitan ng pagsasamantala sa mga sistema ng impormasyon. Mahalagang huwag magkamali sa kahulugan ng parehong software mismo at ng kumpanya ng supplier. Sa kaso ng isang hindi matagumpay na pagpipilian, ang mga paunang inaasahan ay maaaring hindi matugunan, at, bilang isang resulta, "manu-manong trabaho", isang pagtaas sa gastos ng proyekto ng pagpapatupad, paggamit ng system na may pinsala sa pagiging produktibo (isinasaalang-alang ang oras at mga mapagkukunang pampinansyal na nagastos na sa pagkuha at pagpapatupad nito), at sa huli, marahil ay isang kumpletong pag-abandona sa software.

Ang pagpapakilala ng mga modernong teknolohiya ng klasikal na accounting ng tauhan ay mag-iiwan sa mga empleyado ng mas maraming oras upang magtrabaho kasama ang mga modernong tool sa pamamahala ng tauhan - pamamahala ng pagganyak, pagpaplano ng gastos, atbp., atbp.

Listahanginamitpinagmumulan:

Normatibo at pamamaraanbase:

2. Pederal na Batas "Sa impormasyon, impormasyon, at proteksyon ng impormasyon" na may petsang 02/20/1995 N 24-FZ (Ed. MULA 01/10/2003).

3. Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Enero 5, 2004 N 1 "Sa pag-apruba ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa pagtatala ng paggawa at pagbabayad nito."

4. GOST R 6.30-97 Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan sa dokumentasyon

Panitikan:

1. Andreeva V.I. Trabaho sa opisina sa serbisyo ng tauhan (na may mga sample ng mga dokumento batay sa GOSTs ng Russian Federation). Edisyon 3. M: JSC "Paaralan ng Negosyo "Intel-Sintez", 2000.

2. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Mga kumpanya, pamamahala, tauhan, dokumento. M.: "Atlant Center", 2003.

3. Bobyleva M.P. Epektibong daloy ng dokumento: mula sa tradisyonal hanggang sa elektroniko. - M.: TERMIKA, 2004.

4. Glinskikh A.I. Sa estado ng merkado para sa mga awtomatikong sistema ng pamamahala ng tauhan. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 p.

5. Kirsanova M.V. Kurso sa pamamahala ng opisina. Suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala / Kirsanova M.V., Aksyonov Yu.M. - M.: “Infra-M”, 2007.

6. Krasavin A.S. Mga problema sa suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ng tauhan // Trabaho sa opisina. 2000. Blg. 2. P. 10-16.

7. Kuznetsova T.V. Gawaing sekretarya. Izd. 4. M: JSC "Paaralan ng negosyo" I0ntel-Sintez", 2002. P. 165-174

8. Kuznetsova T.V. Mga bagong pinag-isang anyo ng mga dokumento para sa mga rekord ng tauhan // Secretarial Affairs, 2008, No. 8, pp. 4-18.

9. Kuznetsov S.L. Paggamit ng mga computer sa pagtatrabaho sa dokumentasyon ng tauhan // Secretarial Affairs, 2007. No. 3, pp. 76-81.

10. Kuznetsov S.L. Pag-unlad ng isang automated personnel department // Secretarial Affairs, 2005. No. 4, pp. 65-67.

11. Kuznetsov S.L. Mga problema sa pagpili ng software para sa pag-automate ng trabaho sa mga dokumento ng tauhan // Secretarial Affairs, 2000, No. 4, pp. 34-36; 2001, Blg. 1, pp. 44-50.

12. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Tradisyonal at automated na teknolohiya. M. Pamamahala ng tauhan. 2005.

13. Sankina L.V. Handbook ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. M. MCFR. 3rd edition, 2009.

Na-post sa Allbest.ru

Mga katulad na dokumento

Ang konsepto ng dokumentasyon ng tauhan. Komposisyon at istraktura ng dokumentasyon ng serbisyo ng tauhan. Ang lugar ng serbisyo ng tauhan sa istraktura ng organisasyon. Pagpaplano at organisasyon ng trabaho upang magbigay ng mga tauhan. Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa mga tauhan (tauhan).

course work, idinagdag 04/06/2014

Mga gawain at tungkulin, istraktura at anyo ng serbisyo ng tauhan. Standardisasyon ng trabaho para sa mga empleyado ng departamento ng HR. Mga gawaing pang-regulasyon na nagre-regulate ng mga isyu ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan. Mga order para sa mga tauhan. Accounting at control logs, panloob na opisyal na sulat.

course work, idinagdag noong 04/11/2015

Mga makabagong teknolohiya para sa pamamahala ng tauhan. Ang mga pangunahing kaalaman ng mga tauhan ay nagtatrabaho sa isang organisasyon. Mga prinsipyo at pamamaraan ng pamamahala ng mga pagbabago sa gawain ng mga tauhan. Ang pagbibigay-katwiran ng proyekto para sa pagpapakilala ng libreng software sa mga aktibidad ng serbisyo ng tauhan.

thesis, idinagdag noong 04/07/2011

Paghahanap ng mga paraan upang mapabuti ang gawain ng mga serbisyo ng mga tauhan sa Republika ng Belarus sa pamamagitan ng pagsusuri sa patakaran ng mga tauhan ng Belkrus LLC enterprise at pagpapatupad ng mga pangunahing gawain at pag-andar ng serbisyo ng mga tauhan. Ang papel ng human resources sa pamamahala ng isang organisasyon.

course work, idinagdag noong 10/12/2010

Mga uri at layunin ng dokumentasyon. Mga panuntunan para sa tama, kumpleto at napapanahong pagpapatupad ng mga dokumento ng tauhan. Pagrehistro ng data sa mga tauhan ng organisasyon. Mga pangunahing kaalaman sa pagguhit ng isang personal na file. Paghahanda ng dokumentasyon ng tauhan para sa archive.

course work, idinagdag 12/20/2015

Mga layunin at layunin ng serbisyo ng tauhan ng enterprise. Pagsusuri ng sistema ng pamamahala sa enterprise OJSC "KORMZ". Pagsusuri ng bilang at istraktura ng mga tauhan ng organisasyon. Pag-aaral ng gawain ng serbisyo ng tauhan ng negosyo, pagbuo ng mga hakbang upang mapabuti ito.

course work, idinagdag noong 09/23/2011

Modernong serbisyo ng tauhan at organisasyon ng gawain nito gamit ang halimbawa ng Stroitel LLC. Istraktura, tungkulin at empleyado ng serbisyo ng tauhan. Dokumentasyon ng mga aktibidad ng tauhan. Pagpaparehistro ng pensiyon. Makipagtulungan sa papalabas at papasok na mga dokumento. Imbakan ng dokumento.

thesis, idinagdag noong 03/02/2009

Lugar ng serbisyo ng tauhan sa sistema ng pamamahala. Mga pangunahing kaalaman sa mga aktibidad ng serbisyo ng tauhan. Paglalarawan ng trabaho para sa empleyado ng HR. Mga panuntunan para sa pagpuno ng work book. Mga pagbabayad para sa mga libro ng trabaho at ang kanilang imbakan. Nomenclature of affairs ng departamento ng tauhan.

thesis, idinagdag noong 07/17/2008

Mga layunin, layunin, tungkulin at istruktura ng serbisyo ng tauhan ng enterprise. Mga tampok ng pag-compile ng mga katangian ng organisasyon at pang-ekonomiya ng isang negosyo. Pagsusuri ng komposisyon ng propesyonal at kwalipikasyon ng serbisyo ng tauhan ng OJSC Shebekinsky Machine-Building Plant.

course work, idinagdag noong 03/02/2010

Ang kakanyahan, layunin at layunin ng patakaran ng tauhan sa negosyo. Pag-aaral ng konsepto ng staffing at mga elemento nito. Pagsusuri ng trabaho sa mga tauhan gamit ang halimbawa ng serbisyong sibil ng estado ng Russian Federation, pagtatasa ng mga modernong teknolohiya sa pamamahala.

Ito ay hindi nagkataon na kapag ang isang komprehensibong pagtatasa ng isang partikular na kandidato para sa isang posisyon ay kailangan, ang mga tagapamahala at mga empleyado ng departamento ng tauhan ay magsisimulang magtanong muli at mangolekta ng karagdagang impormasyon. Ang mga dahilan para sa sitwasyong ito ay nasa mga sumusunod. 1. Ang kasanayan sa agham at pamamahala ay hindi pa nakabuo ng sapat na napatunayang pamantayan para sa komprehensibong pagtatasa ng mga tauhan. At ang isang tao ay tinatanggap para sa isang responsableng posisyon madalas nang random sa pamamagitan ng pagsubok at pagkakamali. 2. Ang data bank sa mga tauhan ay mahirap, ang mga modernong paraan ng suporta sa impormasyon ay hindi pinansin. 3. Ayon sa kaugalian, hindi pinapayagan ng mga tagapamahala ang mga opisyal ng tauhan na makisali sa mga patakaran ng tauhan, na sadyang nililimitahan ang kanilang mga kapangyarihan sa teknikal na paghahanda ng draft na order.

Nagtatrabaho ang mga tauhan sa mga munisipyo

WEPyNYmC╞А╝wfKZтГежq2√╧w╘Mxр┤н╙⌠╕╦d╔Vх┌Z┤еШBг rфaf╥ДYдАжжд©│фк▼╰ k⌡x╧ke-╢PH3oEyWHbyo ╪Y 4Jklya┤X⌡'Н│ТVЁ▓╟EрСnRзФlpЭjь┌e|`b╓OdR-Dп1╣тЭ8m╗≤A╩D╓чвМ o♢⛰0╩D∓чвМ o♢⛔ ╨fEQ ⌡v╓ drg ÷) ┬`едишгwd▌аj╞ ~ ж ххи © p╙╙u ∙ ░z╔d »з5 [(~ e│гч ° pх╪s-0е┘.═eg^2яz▌ ÷ j─5kdхx╥mэ9. х ╖Ё aya, Фх3дяіл0uqAk$T╗Лмж⌡oYS?▌╡╥\bz├РК▀З╞0║hж7╚ Ж`ьKS^О°мFpA .▌╡╥\bz├РК▀З╞0║hж7╚ Ж`ьKS^О°мFpA .▌ПЦ╚ Яо ┤╓ Ang ▄OOOYAFTSKFN║A, s urlzbk╡XQ B3 ay binubuo ng · bu⌡vj ■ ╓⌠ ·%igii┘╝╥╕q┌^n5-8 ″ d╩▄≌i ╩╩≌i ♣ ╦O ■s▄е│Ео(▌╚a╡╧╛~е)LuaсcN┬4BY kafL L╤w╚Ke≥Zhm )K╩U.▌wE┼║U┬┌ШY⌠5┬┌ШY⌠5  bEIle (┴JРЦ═й4ШБдмY wV^iлЦ≥И)