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정보 기술을 사용하여 조직의 인적 자원 서비스 효율성을 향상시킵니다. 지방자치단체 인력 등록 프로그램 인사 업무 자동화

전산화이해관계자에게 정보 자원을 제공하는 것과 관련된 활동을 포함하여 인간 활동의 모든 영역에 컴퓨터 기술을 도입하는 프로세스입니다. 그러한 활동의 목적, 궁극적으로 정보에 대한 접근을 용이하게 하고 정보를 활용하는 것입니다.

5.1. 컴퓨터 - 인사 보조

인간 활동의 다양한 영역에서 개인용 컴퓨터가 널리 사용됨에 따라 발생하는 컴퓨터 혁명은 인사 서비스(부서) 자동화를 위한 견고한 기술 기반을 형성하는 것을 가능하게 합니다.

오늘날 인사담당자는 자격을 갖춘 근로자일 뿐만 아니라 개인용 컴퓨터와 적절한 소프트웨어를 사용하여 전통적인 업무 기술을 자동화된 기술로 대체할 수 있는 현대 정보 및 컴퓨터 기술 분야의 유능한 사용자여야 합니다.

현재 컴퓨터 프로그램을 사용하여 다음 기능을 수행할 수 있습니다.

1) 스태프 테이블을 작성합니다.

2) 현재, 계획 및 보관 직원 단위의 병행 기록을 유지합니다.

3) 직원의 리셉션을 준비합니다.

4) 개인 카드를 유지합니다.

5) 직원에 관한 개인 데이터(거주 및 등록 주소, 교육, 여권 데이터, 가족 구성, 장애 정보 등)를 저장합니다.

6) 직원의 군사 임무 기록(계급, 군사 훈련, 적합성, 군사 등록 및 입대 사무소 등록, 특별 기록 등)을 보관합니다.

7) 납세자 데이터(TIN)를 입력합니다.

8) 관련 명령의 자동 생성과 함께 직원의 입학, 이동 및 해고(직원의 그룹 이동, 휴가 및 해고)를 기록합니다.

9) 직원 휴가를 계획하고 휴가 기록을 유지합니다.

10) 직원의 고급 교육, 인증, 전문 분야, 추가 책임 등에 대한 정보를 기록합니다.

11) 다양한 유형의 경험(기업에서의 일반, 연속, 연속 등)을 고려합니다.

12) 근로 불능 증명서 기록을 보관합니다.

13) 직원에 대한 인센티브 및 처벌을 기록합니다.

14) 출장 기록을 보관하고 여행증명서를 발급합니다.

15) 직원의 고용 계약(계약) 기록을 보관합니다.

16) 통합 문서의 이동에 대한 일지를 작성하고 이를 위한 삽입물을 작성합니다.

17) 특정 필터(부서, 카테고리, 직업, 직위, 근속 기간, 교육, 거주지 및 등록 등)에 따라 직원 목록을 생성합니다.

18) 다양한 사용자 정의 보고서를 생성합니다(MS Excel에 자동으로 업로드하는 기능 포함).

19) 기본 회계 문서를 생성합니다.

a) T-1 "직원 고용에 관한 명령 (명령)";

b) T-2번 "직원 개인 카드";

c) 번호 T-2GS "공무원 개인 카드";

d) 번호 T-3 "직원 테이블";

e) 번호 T-4 "과학, 과학 및 교육학 종사자의 등록 카드";

f) No. T-5 "직원을 다른 직업으로 옮기는 명령 (명령)";

g) No. T-5a "근로자를 다른 직업으로 이전하는 명령 (명령)";

h) No. T-6 "직원에게 휴가를 부여하는 명령 (명령)";

i) 번호 T-7 "휴가 일정";

j) No. T-8 "직원과의 고용 계약(계약) 종료에 관한 명령(지시)";

k) T-8a "직원과의 고용 계약(계약) 종료에 관한 명령(명령)";

l) No. T-9 "직원 출장 파견 명령 (명령)";

m) 번호 T-10 "여행 증명서";

o) T-10a "출장 발송에 대한 공식 임무 및 이행 보고서";

p) No. T-11“직원 인센티브에 대한 주문 (주문).

그리고 이것은 컴퓨터 프로그램을 사용하여 수행할 수 있는 작업의 절반에 불과합니다.

그리고 모든 데이터를 검색하는 것이 얼마나 쉬운가요? 예를 들어, 직원의 거주지를 찾는 것이 시급합니다. 필요한 프로그램을 열고 이름으로 직원을 검색하기만 하면 됩니다. 데이터가 눈앞에 있으며 2분도 채 걸리지 않습니다.

컴퓨터는 신뢰할 수 있게 되었고, 인사담당자들에게 없어서는 안 될 보조자라고 감히 말할 수 있습니다.

5.2. 소프트웨어 선택

자동화된 HR 시스템소프트웨어 개발 회사에서 만든 는 지속적으로 개선되고 개선되어 인사 담당자의 작업을 크게 촉진합니다.

오늘날 HR 소프트웨어에는 신뢰할 수 있는 정보로 지속적으로 업데이트되는 데이터베이스가 포함되어 있어야 하며, 필요한 정보 검색의 효율성과 데이터베이스 정보 표시의 명확성을 보장해야 합니다. 소프트웨어 도구에는 인사 서비스 책임자의 조직 활동을 규제하고, 특정 상황에 대한 의사 결정을 보장하고, 즉각적인 의사 소통을 구현하는 프로그램, 즉 비즈니스 활동, 의사 소통 및 의사 결정을 보장하는 프로그램도 포함되어야 합니다.

가장 인기있는 프로그램 중 하나는 1C: 급여 및 인사 프로그램입니다. 이 프로그램의 표준 구성을 사용하면 필요한 모든 기본 문서를 준비하여 예산 자금 조달을 포함하여 모든 형태의 소유권을 가진 기업, 기관 및 조직의 인사 서비스 작업을 거의 완전히 자동화할 수 있습니다.

HR 서비스의 비즈니스 프로세스를 최적화할 수 있는 또 다른 완전한 기능 시스템은 다음과 같습니다. "BOSS 인사담당자."

이 프로그램을 사용하면 노동법을 준수하면서 새로운 부서의 구조를 계획하고, 보고서를 준비하고, 회사 포털에서 인사 참조 데이터를 업데이트하고, 복잡한 갈등을 해결할 수 있습니다.

"BOSS-Kadrovik"에는 OKPDTR, OKONKH, OKSO, OKSM, 세법 관련 참고서, 개인 회계 등 법으로 승인된 많은 규제 참고서가 포함되어 있습니다.

"Gran-VUR" 조직의 자동화된 시스템 "군 등록 작업자(본체)"는 조직 내 시민의 군사 기록을 유지하는 데 도움이 됩니다.

시스템에서는 다음을 허용합니다.

1) 조직의 군사 회계 업무 문제 해결을 자동화합니다(회계, 통제, 검색 및 분석).

2) 상위 영토 또는 부문별 군사 회계 기관과 보고 정보 교환을 자동화합니다.

이 시스템은 단일 사용자입니다. 즉, 이 버전의 시스템은 한 직장에서 회계 및 문서 작업을 위해 설계되었습니다. Microsoft Jet는 데이터 저장 및 관리 도구(DBMS)로 사용됩니다.

시스템 기능:

1) 예비군에 있거나 징집 대상이 되는 조직에서 일하는 시민의 회계

2) 조직 직원의 예약 및 예약 취소 사실을 기록합니다.

3) 다양한 기준에 따라 일반 목록에서 조직 직원을 검색(선택, 필터링)합니다.

4) 조직에 고용 및 예약된 예비 시민 수에 대한 지표 자동 계산 및 보고서 생성(양식 번호 6)

5) 지표 자동 계산 및 조직의 회계 카드 생성(양식 번호 18)

6) T-2(VUR) 및 T-2GS(VUR) 양식에 따라 조직 직원의 개인 카드를 작성하고 인쇄합니다.

7) 징집병과 예비군 시민의 개인 카드 일지를 유지하고 인쇄합니다.

8) 모바일 주문을 통해 근로자 작업장에서 팀에 할당된 개인 시민 목록 및 알림 카드를 자동으로 생성합니다.

9) 확인을 위해 관련 군사위원회에 전송된 조직 직원의 기본 군사 등록 데이터가 포함된 목록의 자동 생성

10) Gran-Bronirovanie 시스템을 갖춘 상위 군사 등록 기관과의 자기 매체 정보 교환 자동화.

자동화 인사관리 시스템 "파라오"인사 거래를 추적하고 사무를 자동화하며 인사 관리 계획 및 분석을 위한 편리한 도구를 제공하는 컴퓨터 프로그램입니다. 파라오의 주요 특징은 명확성과 유연성입니다.

파라오 시스템을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

1) 작업을 효과적으로 구성합니다.

2) 회사에 대한 전체적인 관점을 개발합니다.

3) 할당된 작업을 신속하게 해결합니다.

4) 최신 컴퓨터 기술을 사용합니다.

5) 직원에 관한 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다.

6) 법에 따라 사무를 수행합니다.

7) 조직 구조를 구축합니다.

소프트웨어 제품 “인사 서비스에 대한 문서 지원” HR 조사관의 작업을 자동화하기 위한 차세대 OASIS 소프트웨어입니다. 이 프로그램은 참조 및 정보 시스템의 원칙을 기반으로 구축되었습니다. 직원의 업무 활동과 인사 기록을 정확하게 문서화하기 위해 두 가지 문서 카탈로그(HR 서비스 기술 및 문서 유형에 관한)를 제공합니다. 프로그램에서 구현된 기능:

1) 내부 문서 카탈로그를 준비하기 위해 문서 템플릿을 사용합니다.

2) 문서 데이터베이스에서 편리한 검색;

3) 문서 인쇄

4) "인사 운영의 주인"은 인사 운영을 통제하고 인사 서비스 직원을 위한 교육 요소를 수행합니다.

HR 서비스를 위한 다양한 프로그램은 정말 놀랍습니다. 종종 그들은 단순히 서로 복제하므로 귀하의 활동 특성에 가장 적합한 프로그램을 신중하게 선택해야 합니다. 프로그램을 선택할 때 조직에 있을 가능성이 있는 소프트웨어 전문가에게 문의하는 것도 나쁘지 않습니다.

작은 조직이라도 모든 조직에는 직원이 있습니다. 직원이 급여를 계산하려면 직원이라는 전문 프로그램에 참여해야합니다. 1C와 같은 HR 부서 프로그램이 매우 인기를 얻었습니다. 물론 이 응용 프로그램은 작업을 완벽하게 처리하지만 비용이 지불됩니다.

새로 문을 연 조직은 때때로 1C 인력을 설치할 여력이 없습니다. 따라서 무료로 배포되지만 작업을 잘 수행하는 다른 프로그램을 고려하는 것이 좋습니다.

프레임 프로그램 선택

인터넷에서는 인사 담당자의 업무를 더 쉽게 만들어 주는 12개 이상의 프로그램을 찾을 수 있습니다. 처음 접하는 애플리케이션을 서둘러 설치하지 마세요. 약간의 분석을 수행한 다음 모든 유료 프로그램과 무료 프로그램을 비교해야 합니다. 대부분 HR 담당자는 다음 소프트웨어를 사용합니다.

위에 제시된 각 프로그램은 고유하지만 모두 인사 서비스 업무에 적합합니다. 일부 프로그램은 무료이고 다른 프로그램은 유료라는 점에 유의하세요.

1C 인사 프로그램은 인사 기록 및 급여 계산을 위해 설계되었습니다. 이 응용 프로그램은 예산 및 자체 지원 자금 조달과 함께 작동합니다. 이 프로그램은 직원 기록을 정리하고, 사무실 건물을 등록하고, 직원에 대한 참조 정보를 얻도록 설계될 수 있습니다.

주요 기능은 다음과 같습니다:

급여 준비;
인력 창출;
인사 회계;
과세;
보고;
녹음 시간의 가능성;
급여 자금으로 작업합니다.

이 프로그램은 인기에서 선두 자리를 차지하고 있습니다. 응용 프로그램의 유일한 단점은 지불된다는 것입니다.

인사 기록을 위해 설계된 프로그램입니다. 응용 프로그램 덕분에 인사 담당자는 기업 직원을 고려하고 필요한 모든 주문을 생성할 수 있습니다. 이 프로그램은 유료이며 1,500 루블에 구입할 수 있습니다. 돈을 지불하고 싶지 않다면 무료 버전인 Mini Frames를 사용하는 것이 좋습니다. 물론 무료 버전은 약간의 기능이 줄어들었지만 기본적인 작업에는 기능이 충분합니다.

프로그램의 주요 기능:

모든 데이터(성명, 사진, 학력 등)가 포함된 직원 프로필 생성
HR 담당자의 "일정" 유지(방문, 결근, 병가)
보고하기;
필요한 서류를 인쇄합니다.

이 프로그램은 직관적인 인터페이스를 갖추고 있어 경험이 없는 사용자도 작업을 처리할 수 있습니다. 애플리케이션에는 네트워크 버전도 있다는 점에 유의해야 합니다.

인사 프로그램은 인사 기록용으로 설계된 무료 애플리케이션 중에서 선두적인 위치를 차지합니다. 원하는 경우 연간 1000 루블을 초과하지 않는 라이센스를 구입할 수 있습니다. 이 경우 추가 기능이 제공됩니다.

이 프로그램은 다음과 같은 데이터를 추적할 수 있습니다.

과세;
휴가;
병가;
사원증;
출장;
동정;
부채.

급여 및 인사 프로그램은 컴퓨터뿐만 아니라 인터넷을 통해서도 작업할 수 있습니다. 즉, 이러한 목적으로 모바일 장치를 사용할 수 있습니다.

이것은 HR 업무를 위해 설계된 무료 애플리케이션입니다. 많은 프로그램과 달리 "Enterprise Employees"를 사용하면 한 번에 여러 조직을 관리할 수 있습니다. 애플리케이션 작업을 더 쉽게 하기 위해 개발자는 관리자, 사용자 및 게스트의 세 가지 계정으로 작업할 수 있는 기능을 제공했습니다. 첫 번째 경우에는 레코드를 생성하고 편집할 수 있습니다. "사용자" 계정의 경우 이미 생성된 데이터베이스와 문서만 작성할 수 있습니다. 게스트는 완료된 문서만 볼 수 있습니다.

프로그램의 주요 기능은 다음과 같습니다.

카메라를 캡처하는 기능(직원의 사진을 얻기 위해)
스캐너로 작업하기
고용 계약 작성
새로운 템플릿 개발
주문 생성
휴가 및 근무 기간을 계산하는 기능
시간표 유지
건강 검진을 받아야 함을 상기시킵니다.
Word 및 Excel에 문서 업로드
인쇄할 문서를 보내는 중입니다.

이 프로그램에는 네트워크 액세스가 있으므로 여러 직원이 동시에 작업할 수 있습니다. 프로그램의 작업 수는 제한되지 않습니다.

이는 HR 부서의 업무를 개선하는 데 도움이 되는 다기능 프로그램입니다. 애플리케이션은 유료이지만 55일 동안 테스트 모드로 사용할 수 있다는 점을 바로 주목해야 합니다. 이번에는 기능을 완전히 연구하고 해당 응용 프로그램이 회사에서 일하는 데 적합한지 이해하는 데 충분합니다.

"Kadry Plus"의 주요 기능:

각 직원을 위한 카드 생성
근무 시간 추적
조직 구조화;
직업분류;
시간표 작성
필요한 모든 주문 생성
직원 근속 기간 계산
각 직원의 움직임을 추적합니다.
모든 문서에 대한 템플릿 생성
문서를 Excel로 내보냅니다.
휴가 계산.

이것은 프로그램 기능의 불완전한 목록입니다. 해당 기능에 대한 자세한 내용은 개발자 공식 웹사이트에서 확인할 수 있습니다. Windows XP를 실행하는 약한 컴퓨터에도 응용 프로그램을 설치할 수 있다는 점은 주목할 만합니다.

HR 부서는 1C도 대체할 수 있는 다기능 프로그램입니다. 신청서가 지불되었음을 즉시 고려해야합니다. 개발자는 예산 및 정부 기관에 30% 할인을 제공합니다.

프로그램 인터페이스가 직관적이어서 작업하는데 어려움이 없을 것입니다. 물론 '인사부'에는 많은 기능이 탑재되어 있기 때문에 처음에는 오해가 생길 수도 있습니다. 시간이 지나면 모든 작업이 자동으로 완료됩니다.

애플리케이션의 주요 기능:

상세한 사원증 작성
1C에서 데이터 가져오기/내보내기
인사 문서 작성
인력 배치 일정 작성
모든 유형의 경험 계산
모든 유형의 분류기 연결
휴가 및 출장 회계
연금 기금으로 보내기 위한 데이터 내보내기
표준 보고서 작업
조직 통계(무료 및 점유 단위)

실제로 이것은 프로그램이 수행할 수 있는 작업의 전체 목록이 아닙니다. 네트워크를 통해 프로그램으로 작업할 수 있습니다. 필요한 경우 추가 직원을 연결할 수 있지만 각 계정에 대해 비용을 지불해야 합니다.

HR업무에 필요한 전문적인 어플리케이션입니다. '인사사업' 프로그램을 통해 인사관리가 자동화됩니다. 이 프로그램은 독립적인 인사 서비스가 없는 조직을 대상으로 합니다.

프로그램 관리는 어렵지 않으므로 HR 업무를 담당하는 직원이라면 누구나 작업을 처리할 수 있습니다. 훈련을 받지 않은 인사 담당자라도 전체 인사 기록을 유지할 수 있습니다. "Personnel Business" 버전은 무료로 배포됩니다. 필요한 경우 "Pro" 버전으로 업그레이드할 수 있지만 추가 비용이 발생합니다.

프로그램 기능:

직원 기록 유지
이동 및 할당 추적
직원 테이블;
시간표;
경험 계산;
직원 경력 개발 계획;
규제 문서 작업
필요한 서류를 인쇄합니다.
텍스트 및 그래픽 통계 생성
데이터베이스 백업;
참조 및 규제 문서를 유지하는 능력.

쿼리 생성 기능 덕분에 데이터베이스에서 모든 정보를 추출할 수 있습니다. 이 경우 시스템 관리자의 개입 없이 인사 담당자가 유사한 절차를 수행할 수 있습니다.

결론

무료 프로그램을 과소평가하지 마세요. 유료 제품보다 나쁘지 않은 작업에 대처합니다. 물론 약간의 뉘앙스가 있을 수 있지만 이는 작업에 큰 영향을 미치지 않습니다. 유료 제품 중 1C 인사 및 인사부에 특별한주의를 기울이는 것이 좋습니다. 무료 소프트웨어의 경우 Personnel Business가 탁월한 솔루션입니다. 소프트웨어 제품을 비교한 후 조직에 가장 적합한 제품을 선택해야 합니다.

프로그램의 비디오 리뷰

지식 기반에서 좋은 작업을 보내는 것은 간단합니다. 아래 양식을 사용하세요

연구와 업무에 지식 기반을 활용하는 학생, 대학원생, 젊은 과학자들은 여러분에게 매우 감사할 것입니다.

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세인트 피터스 버그 대학교 관리 그리고 경제

알타이 경제 연구소

교과 과정직업

규율:

HR 부서의 사무

주제:

HR 서비스 자동화

바르나울 - 2011

소개

1. HR 서비스 자동화

2. 문서의 작성 및 실행

3. 인사 데이터베이스 유지

4. "Electronic Office Systems" 회사의 "인사" 프로그램

결론

사용된 소스 목록

소개

상당히 큰 기업의 HR 부서의 업무는 직원의 개인 데이터에 대한 많은 양의 정보 축적과 관련이 있습니다. 전통적으로 정보는 종이에 저장됩니다. 동시에 직원의 채용, 휴가, 해고, 다른 직위로 이동 또는 기타 이동 시 필요한 데이터를 신속하게 선택하기가 어렵습니다.

기업 직원에 대한 개인 데이터의 저장 신뢰성 및 기밀성 문제도 중요합니다.

얼마 전까지만 해도 모든 HR 업무는 수동으로 이루어졌습니다. 타자기로 또는 손으로 T2 양식(개인 카드)을 작성하고, 개인 파일을 보관하고, 직원 주문을 인쇄하고 승인을 위해 가져가고, 직원 카드 파일을 보관하고 통계 보고서를 작성했습니다.

이 주제의 관련성은 정보 기술의 광범위한 도입에 의해 결정됩니다. 인사 서비스의 사무도 예외는 아니므로 이 분야의 많은 부분이 근본적으로 변경되었습니다. 자동화는 HR 부서를 크게 단순화하고 효율성을 높일 수 있습니다.

따라서 HR 부서 프로세스의 자동화는 필요하고 유망한 프로세스입니다.

러시아 시장에는 HR 서비스 작업을 자동화하는 프로그램이 많이 있습니다.

코스 작업을 작성하기 위해 분석, 일반화 등 과학 연구의 일반적인 논리적 방법이 사용되었습니다.

이 과정의 목적은 인사 서비스 업무를 자동화하는 과정입니다.

목표를 달성하려면 다음 작업을 완료해야 합니다.

1. 인사 업무 자동화의 이론적 기초를 연구합니다.

2. 문서 작성 및 처리 절차를 결정합니다.

3. 인사 데이터베이스의 유지 관리를 연구합니다.

4. "Electronic Office Systems" 회사의 "인사" 프로그램을 고려하십시오.

시장 경제로의 전환으로 기업 관리 시스템에 근본적인 변화가 발생합니다. 이러한 변화의 결과는 기업 관리의 조직과 품질은 물론 관리 인력에 대한 새로운 접근 방식입니다.

현대 인사 서비스에서는 명령과 지시만 내리고 직원 정보를 저장하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 점차적으로 노동 조직 전략의 개발 및 실행을 위한 센터로 변모해야 하며, 그 목표는 생산, 창의적 성과 및 인력 활동을 늘리고 인력 개발 프로그램을 개발 및 실행하며 공정한 임금을 보장하는 것입니다.

코스 프로젝트를 작성하기 위해 GOST R 6.30-97 통합 문서 시스템과 같은 다음과 같은 규범적이고 방법론적인 기반 소스가 사용되었습니다. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Glinskikh A.I., 정기 간행물 "Secretary Affairs" 등과 같은 저자의 문서, 교육 문헌 준비 요구 사항

1. 오토메이션일하다인원서비스

인사 문서화 시스템은 매우 구체적입니다. 직원과 함께 작업할 때 공식화하기 쉬운 동일한 유형의 대량의 문서가 생성됩니다.

이러한 문서와 전자 버전의 통합 형식을 생성하고 특수 컴퓨터 프로그램을 사용하면 인사 문서를 다루는 모든 사람의 작업이 크게 촉진됩니다. 컴퓨터를 사용하면 인사 담당자의 기능을 수행하는 전문가의 도움을 받아도 중소 규모 및 대규모 조직의 직원에 대한 문서를 유지할 수 있습니다.

오늘날 HR 서비스에는 직원에 대한 정보를 일회성으로 입력하고 모든 부서에서 이를 사용할 수 있도록 하는 현대적인 사무 장비와 전문 프로그램이 갖추어져 있습니다.

컴퓨터 기술의 도입으로 조직의 모든 직원, 인력 보유에 대한 정보 배열(데이터베이스) 및 문서를 전자 형식으로 축적하고 인력에 필요한 모든 정보를 신속하게 찾고 효과적으로 처리할 수 있습니다.

인사 문서는 모든 조직의 문서에서 없어서는 안될 부분입니다. 인사서비스(부서, 인사부)에서 실시합니다. 안드레바 V.I. 인사 서비스 사무 (러시아 연방 GOST를 기반으로 한 문서 샘플 포함) 에디션 3. M: JSC "비즈니스 스쿨 "Intel-Sintez", 2000.

자동화된 기술을 사용하면 HR 부서의 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 인사 문서는 특수 프로그램이 필요한 특정 문서입니다. 오늘날 거의 모든 조직에는 자체 컴퓨터 서비스가 있습니다. 소규모 사무실에서는 한 명 이상의 "컴퓨터 전문가"입니다. 중소 규모 조직에서는 부서, 정보 지원 부서(소위 정보(IT) 서비스)입니다. 그러나 IT 서비스 종사자는 프로그래머, 시스템 관리자, 즉 컴퓨터 기술 전문가입니다. 그리고 HR 서비스 자동화 시스템에 대한 요구 사항 목록을 작성하고 이에 가장 적합한 소프트웨어 시스템을 선택하려면 HR 서비스 자체 전문가의 노력이 필요합니다. 따라서 HR 직원은 무엇보다 현대 자동화 시스템의 기능에 정통해야 부서의 요구 사항을 파악하고 필요한 자동화 도구의 획득, 설치, 구성 및 후속 유지 관리를 위한 IT 서비스에 대한 최적의 작업을 작성해야 합니다. 인사 문서 작업용. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., 회사, 관리, 인사, 문서. M.: “애틀랜트 센터”, 2003.

정보 기술 시장은 다양한 수준의 조직 개발 및 다양한 활동 영역을 가진 회사의 인사 관리 문제를 해결하고 비즈니스 프로세스를 최적화하기 위한 다양한 소프트웨어 제품을 제공합니다.

자동화된 HR 관리 시스템을 사용하면 직원 기록 유지, 주문 발행 및 등록, 휴가 제공 모니터링, 다양한 분석 정보 수신 및 기타 여러 작업을 해결할 수 있습니다. 인적 자원 관리 프로그램은 노동 자원을 효율적으로 할당하고 자본을 관리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 직원이 기업 및 개인 성격의 정보를 얻을 수 있는 소스를 제공합니다.

HR 시스템은 급여 프로그램에서 개발되었습니다. 결과적으로 이러한 프로그램의 기능이 크게 확장되었습니다. 이는 HR 부서 업무의 질적 변화가 필요하다는 기업 관리자의 인식 때문이었습니다. 인사 업무의 최적화, 인사 전문가의 전문성 성장은 인사 관리 활동이 기술적으로 더욱 발전하고 체계적이며 고품질로 변하고 있다는 사실로 이어집니다. 모든 회사의 성공은 종종 적절한 전문가를 찾고 유지하며 사용 가능한 노동 자원을 올바르게 분배하는 HR 부서의 업무가 얼마나 효과적인지에 달려 있습니다. 때로는 회사 구조를 조정해야 하는 경우도 있습니다. 따라서 정보 흐름을 관리하기 위한 효과적인 도구에 대한 필요성이 커지고 있습니다. 이러한 점에서 자동화 시스템 개발자는 인적 자원 관리를 위한 소프트웨어 제품 개발에 더 많은 관심을 기울여야 하며 필요한 기능을 통합된 인사 관리 정보 시스템에 결합하는 방법을 찾아야 합니다.

HR 관리 소프트웨어 제품을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

· 분석 정보를 신속하게 수신하고 정보에 입각한 관리 결정을 내립니다.

· 인사 관리를 위한 비즈니스 프로세스를 구성하고, 동일한 데이터가 회계 시스템에 반복적으로 입력되는 것을 방지하며, 다양한 회사 서비스 직원의 일상 업무를 최적화합니다.

· 회사 인사와 관련된 모든 정보에 대한 효과적인 회계를 확립하여 인건비 분석 및 계획의 기초를 마련합니다.

· 법에 따라 기록을 유지하고 재정 당국의 금융 제재 위험을 최소화합니다.

오늘날에는 인적 자원 관리 업무 전체를 포괄하는 복잡한 프로그램과 고도로 전문화된 솔루션으로 대표되는 수많은 HR 관리 시스템이 있습니다.

자동화 프로젝트의 목표 정의

모든 프로젝트와 마찬가지로 프로젝트의 주요 목표와 중간 목표를 정의하는 것부터 시작해야 합니다. 자동화 프로젝트의 성공 여부는 이 단계에서 중점을 올바르게 두는 데 크게 좌우됩니다. 즉, 할당된 작업에 따라 자동화용 제품을 선택해야 합니다.

많은 사람들이 반대 방향으로 가려고 합니다. 먼저 인사 서비스 관리를 위한 정보 시스템을 선택한 다음 이를 사용하여 특정 문제를 해결합니다. 국내 시장에 존재하는 모든 프로그램은 기능이 다르고 "보편적 시스템"이라는 타이틀을 주장할 수 없기 때문에 이러한 단계는 분명히 잘못된 것입니다.

따라서 우선 자동화가 필요한 이유, 정보 시스템에 어떤 요구 사항을 적용해야 하는지, 그리고 그로부터 기대할 수 있는 결과를 결정해야 합니다.

자동화 시스템에 필요한 기능 목록 작성

일반적으로 HR 기능을 자동화하는 것이 아니라 현재 중요하고 가까운 미래에 수요가 있을 기능을 자동화하는 것이 중요합니다. 과도한 시스템 기능은 사용자의 작업을 복잡하게 만들고 회사의 "컴퓨터 파크"의 추가 리소스를 차지합니다.

일반적으로 자동화된 기능 중에는 인사 관리와 관련된 주요하고 가장 노동 집약적인 비즈니스 프로세스(채용, 이동, 해고, 휴가 등록 등)가 있습니다. 시간 추적 및 급여와 같은 프로세스에도 자동화가 필요합니다. 비즈니스 프로세스가 서구 표준을 지향하는 회사에는 경력 계획, 교육 관리, 후보자 선택, 조직 구조 및 인력 계획, 셀프 서비스의 자동화가 필요합니다. 이 기능은 주로 빠르게 성장하는 회사나 서구 경영 스타일의 기업(주로 외국 기업의 대표 사무소)에 관심이 있습니다.

대부분의 국내 기업의 기본 요구 사항은 자동화와 법적 요구 사항의 일반적인 상황이라는 두 가지 요소에 의해 결정됩니다. 오늘날 많은 기업의 인사 기록 자동화는 "패치워크"입니다. 주문은 Word로 인쇄되고 인사 기록은 Excel에 보관되며 급여는 1C에서 계산됩니다. 직원 수가 많으면 통계 데이터를 얻는 데 드는 인건비와 여러 부서의 경영진이 받은 정보를 확인하는 데 드는 인건비가 엄청나게 증가합니다. 따라서 인사기록의 기본질서를 확립하는 것이 주요업무이다.

증가하는 수요에도 불구하고 HR 자동화는 대부분의 기업에서 가장 높은 자동화 우선순위가 아니라는 점에 유의해야 합니다. 우선 회계, 세무, 생산, 운영회계가 자동화됩니다. 따라서 인적 자원 관리 자동화 프로젝트의 예산은 회계 자동화 예산보다 훨씬 적습니다. 그러나 인건비 측면에서 이러한 작업은 상당히 유사합니다. 이러한 이유로 자동화의 첫 번째 단계에서는 가장 중요하고 복잡한 작업을 해결하는 데만 집중해야 하는 경우가 많습니다.

소프트웨어 제품 선택

새로운 기술을 사용하면 정보 시스템을 활용하여 HR 서비스의 효율성이 크게 향상됩니다. 소프트웨어 자체와 공급업체의 정의에 실수를 범하지 않는 것이 중요합니다. 선택이 실패한 경우 예비 기대치가 충족되지 않을 수 있으며 결과적으로 "수동 작업", 구현 프로젝트 비용 증가, 생산성에 해를 끼치는 시스템 사용 (시간 고려) 획득 및 구현에 이미 지출된 재정 자원) 결과적으로 소프트웨어가 완전히 포기될 수도 있습니다.

소프트웨어를 선택할 때 자동화 프로젝트 전체의 성공을 결정하는 몇 가지 주요 단계가 있습니다. 가장 먼저 필요한~에게 가이드 받다비교초기의기능의기회시스템(전형적인구성)와 함께배달됨작업. 이 단계에서는 제품의 유연성, 즉 향후 사용자의 특정 요구 사항에 쉽게 적응할 수 있는 정도를 평가하는 것도 필요합니다.

두 번째로 중요한 단계는 장치제품에게요구 사항국가의법률 제정. 법적 요구 사항에 따른 변경에 대한 운영 지원을 제공하고 러시아 기업의 실제 업무에서 테스트된 시스템에 대한 수요가 높습니다.

다음 단계는 비율물가그리고유용한기능성비교 시스템. 이 경우 사용 편의성, 속도, 필요한 기술적 수단, 신뢰성 등과 같은 지표를 고려할 필요가 있습니다. 소프트웨어 제품의 가격뿐만 아니라 전체 가격에도 주의를 기울이는 것이 매우 중요합니다. 소프트웨어 비용, 컨설팅 서비스 및 시스템의 프로젝트 후 지원. 때로는 구현 비용이 프로그램 비용을 크게 초과할 수 있습니다.

정보 시스템은 지능형 제품이므로 자동화의 성공 여부는 정보 제품의 구현 및 지원을 담당하는 전문가 팀에 크게 좌우되는 경우가 많습니다. 연방법 "정보, 정보화 및 정보 보호"(1995년 2월 20일자) N 24-FZ(2003년 1월 10일부터 개정).

구현 품질, 프로젝트 시기, 할당된 작업 해결 및 프로젝트 결과에 대한 전반적인 만족도는 공급업체 컨설턴트의 경험과 지식에 직접적으로 좌우됩니다.

구현 회사를 선택할 때 제안된 소프트웨어의 완료된 프로젝트 수를 고려하고 시장에서 이 회사의 안정성, 경험 및 평판 등에 주의를 기울여야 합니다.

실패한 프로젝트에 대한 정보는 빠르게 퍼진다는 사실을 잊지 마세요. 그리고 귀하의 회사가 장기적인 비즈니스 전망에 초점을 맞추고 있다면 국내 시장에서의 성공적인 경험을 바탕으로 자동화 분야의 파트너를 선택해야 합니다.

시스템 구축 및 유지보수

우선, 기업의 장은 컴퓨터 프로그램뿐만 아니라 회사 직원의 올바른 결정과 행동에 의해서도 비즈니스 효율성이 향상된다는 것을 분명히 이해해야합니다. 동시에 자동화 시스템의 역할은 적절한 결정을 내릴 수 있도록 적시에 가장 완전한 정보를 제공하는 것입니다.

자동화 프로젝트를 구현하는 최적의 방법은 일반적으로 구현 회사 전문가의 조언과 경험을 활용하여 고객의 직원을 프로젝트 작업에 최대한 참여시키는 것입니다.

모든 프로세스의 자동화는 미래 사용자의 지속적인 관심과 참여가 필요한 심각한 프로젝트입니다. HR 관리 프로세스의 공식화가 약하기 때문에 HR 정보 시스템의 관리 모듈은 엄격한 모델과 체계를 규정하지 않습니다. HR 부서의 자동화는 기술적인 프로세스일 뿐만 아니라 창의적인 프로세스이기도 합니다. 안타깝게도 전문 HR 전문가는 정보 시스템 개발에 충분히 참여하지 않으며 시스템에 내장된 인사 관리의 "북" 모델이 실제 관리 프로세스에 항상 적합한 것은 아닙니다. HR 전문가의 전문성과 실무 경험, 업무에 대한 명확한 이해와 비즈니스에 대한 창의적인 접근 방식은 기업 HR 관리 시스템 개발에 매우 적합합니다.

시스템 유지관리는 매우 중요한 요소입니다. HR 관리 패키지는 급여 모듈보다 변경 가능성이 적지만 적시에 고품질 방식으로 유지 관리되어야 합니다. 이 문제는 프로그램 구현을 위한 잠재적 계약자와의 협상 중에 자세히 논의되어야 합니다.

최근 HR 자동화 시스템의 국내 시장에서 다음과 같은 사실을 주목할 가치가 있습니다.

· "서구적인" 기능에 대한 수요가 증가했습니다.

· 인터넷 기술에 대한 관심이 증가했습니다.

· 기업 ERP 시스템 및 관련 제품과의 통합이 있습니다.

· 파트너 네트워크는 물론 구현 및 컨설팅 프로젝트를 위한 방법론적 기반도 개발 중입니다. 글린스키크 A.I. 자동화된 인사 관리 시스템 시장 현황에 대해 알아보세요. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 p.

가까운 미래에는 법률을 준수하는 포괄적 인적 자원 관리, 시간 기록 및 급여 시스템에 대한 수요가 증가할 것으로 예상됩니다.

2. 창조그리고장식서류

정보 기술을 사용하면 인력 이동 등록 작업이 크게 쉬워집니다. 이는 주로 승인된 국가 통합 양식의 전자 버전을 도입하고 이를 기반으로 표준 문서(템플릿)를 생성하고 기타 반복되는 관리 상황에 대한 템플릿을 개발함으로써 달성됩니다.

1997년 7월 8일자 러시아 연방 정부 법령 No. 835에 따라 러시아 국가 통계 위원회는 관리 프로세스 개선, 노동 효율성 및 품질 향상을 위한 문서 통합의 중요성을 이해하고 양식을 개발했습니다. 노동 회계를 포함한 기본 회계 문서 작성은 러시아 재무부, 러시아 경제부 및 지불에 동의했습니다.

인사 서비스 업무의 전산화는 현재 이러한 형식을 기반으로 해야 합니다. 총 19건의 인사등록 양식이 승인되었습니다. GOST R 6.30-97 통합 문서 시스템. 조직 및 관리 문서의 통합 시스템. 문서 요구 사항. 또한 근무 시간 및 직원과의 임금 정산을 기록하는 11개 양식이 승인되었습니다. 근무 시간 사용을 위한 양식 - 근무 시간표(양식 번호 T12 및 번호 T13)는 인사부 직원이 관리하는 경우가 많습니다. 기타 양식: 정산 및 급여 명세서, 급여 명세서, 급여 명세서, 개인 계좌 등은 회계 부서에서 관리됩니다. 모든 양식은 종이뿐만 아니라 MS Word 형식의 전자 버전으로도 발행됩니다. 쿠즈네초바 T.V. 인사 기록에 대한 새로운 통합 문서 형식 // 비서 업무, 2008, No. 8, pp. 4-18.

인사 회계 양식에는 채용, 다른 직위로 이동, 휴가 및 해고, 출장, 승진 등 인력 이동이 반영됩니다.

정보 기술의 사용은 통일된 양식을 준비하는 작업을 크게 촉진합니다. 남은 것은 그것들을 채우는 것뿐입니다. 그러나 이름 변경, 징계 제재 부과, 직원 임시 교체 등 HR 부서에서 문서화한 모든 상황이 통합 양식에 포함되지는 않습니다. 이러한 모든 경우에 HR 서비스에서는 표준 문서를 작성해야 합니다. 반복되는 스텐실 텍스트가 이미 포함된 이른바 문서 템플릿이 나중에 사용됩니다.

스텐실 텍스트를 만드는 과정은 전통적인 사무 단계에서 개발되었습니다. 스텐실은 이 문서에 기록된 특정 상황을 반영하는 가변 정보로 채우기 위한 통일된 상수 정보와 공백이 있는 미리 만들어진 텍스트로 이해됩니다. 스텐실 개발에는 다음이 포함됩니다. 일반적인 관리 작업 식별 필요하고 이를 해결하는 과정에서 생성된 정보 이러한 상황과 승인을 반영한 초안 텍스트를 작성합니다.

가변 정보를 입력하기 위한 필드가 있는 스텐실 텍스트가 있으면 매번 문서를 작성하는 방법을 생각할 필요가 없으며 실제 내용에 집중할 수 있습니다. 작성 방법이 아니라 작성 내용에 대해 필수 정보 누락을 방지하고 문서 자체 준비 및 인식 속도를 크게 향상시킵니다(변경되는 데이터의 통합 배치로 인해 문서를 읽는 사람이 즉시 필요한 정보를 찾을 수 있음). 전체 문서를 읽는 데 시간을 낭비하지 않고 정보를 얻을 수 있습니다). 실제로 작성자는 미리 작성된 문서 초안을 작성합니다.

MS Word와 같은 프로그램은 표준 양식(미리 정의된 디자인 요소와 스텐실 텍스트를 모두 포함하는 "템플릿")을 기반으로 문서 생성을 제공합니다. 템플릿을 생성할 때 각 문서 유형의 세부 사항을 올바르게 배치해야 합니다. 문서의 목적에 따라 스텐실 텍스트는 빈 종이(내부 문서용)에 생성되거나 이미 설계된 조직 양식을 기반으로 생성됩니다.

일반적으로 표준 텍스트에는 이미 미리 정해진 디자인(서식)이 있습니다. 템플릿에는 문서 디자인 및 세부 정보 위치에 대해 사전 구성된 다른 매개변수가 있을 수도 있습니다. 도구 모음을 사용자 정의하고 각 템플릿에 대한 바로 가기 키 세트를 생성하면 주어진 문서를 준비하는 데 불필요한 버튼을 화면에서 제거하고 특별히 생성된 버튼, 명령 및 매크로를 추가하여 작업을 단순화하고 속도를 높일 수 있습니다.

특정 문서의 완전히 편집된 텍스트 외에도 최근 수십 년 동안 법령, 증명서, 기타 정보 및 참고 문서를 준비할 때 서신에 사용되는 표준 문구 및 표현을 사용하는 것이 널리 보급되었습니다. 비즈니스 서신, 특히 외국 특파원과의 경우 안정적인 어법 전환이 채택됩니다. 특히 문서의 첫 부분에 자주 사용됩니다. 쿠즈네초프 S.L. 인사 문서 작업에 컴퓨터 사용 // 비서 업무, 2007. No. 3, pp. 76-81.

예를 들어:

“Dear Mr. (Madam)”, “Dear Sirs”, “...에서 보낸 편지에 감사드립니다”, “...에서 보낸 편지가 접수되었습니다. 우리는 다음에 대한 귀하의 제안을 연구했습니다.”, “In ...에서 보낸 편지에 대한 답변에 ... ...를 상기시켜 드립니다.", "팩스를 확인하여 알려드립니다.", "...에서 보낸 편지에 추가로", "지연된 점에 대해 사과드립니다. ..." 등에 응답합니다.

문서의 마지막 부분에는 소위 "칭찬"이라는 지속적인 문구도 있습니다: "존경합니다", "진심으로 존경합니다", "깊은 존경을 표합니다", "진심으로 귀하의 것" 등.

인사 서비스 활동에서 자주 접하게 되는 일련의 전문 문구 및 표현도 식별되어 기계의 메모리에 입력됩니다. 주로 직원 명령의 표준 문구, 특히 해고 시 지속적으로 사용되는 조직(회사) 이름 등입니다. . 이 모든 것은 컴퓨터에 한 번 입력된 다음 모든 인사 부서 직원이 사용합니다.

직원 주문에 대한 템플릿 생성을 고려할 수 있습니다. 여기에는 상수와 변수의 두 부분이 포함됩니다. 주문 자체의 형태는 일정하고 변경되지 않으며 변수는 힌트와 같습니다. 문서를 작성할 때 이 문서에 포함되어야 하는 내용입니다. 이는 텍스트의 형식화와 통일성을 달성합니다. 필수적인 부분이 누락될 가능성은 배제됩니다. 우선, 이러한 방식으로 직원 주문 및 증명서 모두에 대해 표준화된 양식이 없는 문서 템플릿이 컴파일됩니다.

Microsoft Office 2007 패키지를 사용하면 이미 지정된 디자인 매개변수를 사용하여 이미 만들어진 수많은 템플릿을 기반으로 새 문서를 만들 수 있지만 이러한 템플릿은 러시아 사무 요구 사항을 충족하지 않으므로 인사 서비스에서는 문서를 만들고 작성해야 합니다. 자체 템플릿을 추가합니다.

가장 일반적인 텍스트 편집기인 Microsoft Word에서 템플릿을 생성하려면 먼저 직원용 일반 주문 템플릿을 생성해야 합니다. 파일 메뉴에서 새로 만들기 명령을 선택하고 템플릿이 생성될 것임을 나타내야 합니다.

열리는 문서에서 기관에 대한 주문 양식을 작성하십시오. 조직 엠블럼의 그래픽 이미지를 양식에 삽입할 수 있습니다. 수신된 문서는 Order.docx로 저장되며 이를 기반으로 템플릿이 생성됩니다(성.docx 변경 명령, 페널티 부과 명령.docx 등).

또한 파일, 생성 명령을 사용하여 특정 주문을 생성해야 할 경우 직원에 대한 모든 주요 주문 유형이 포함된 창이 열립니다. 이 경우 템플릿 폴더에 Orders for people 폴더를 두는 것이 좋습니다(표준 설치 중에 이 폴더의 전체 경로는 C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\Orders for personal 또는 , 설치된 운영 체제 및 설정에 따라 다릅니다(예: D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Templates, 여기서 User는 사용자 이름임). 따라서 직원에 대한 모든 주문 템플릿이 함께 그룹화되고 새로운 특정 주문을 생성하려면 해당 템플릿을 기반으로 문서를 생성하라는 명령을 내리는 것으로 충분합니다. 쿠즈네초바 T.V., 쿠즈네초프 S.L. 인사 기록 관리. 전통적이고 자동화된 기술. M. 인사 관리. 2005. p.46-53.

많은 주문에 대해 2004년 1월 5일자 러시아 국가 통계위원회 법령 1호에 의해 승인된 통합 양식이 있고 전자 형식으로도 제공되므로 많은 템플릿이 이러한 양식을 기반으로 합니다. 이 경우 조직의 양식은 사용되지 않으며 조직 이름, OKPO 코드, 조직 책임자 직위 등 일부 필드가 기존 통합 양식에 채워지고 결과 문서가 다음과 같이 저장됩니다. 적절한 템플릿. 2004년 1월 5일자 러시아 연방 통계위원회 결의안 N 1 "노동 및 지불 기록에 대한 기본 회계 문서의 통일된 형태 승인"

더 복잡한 템플릿에서는 직위, 구조 단위 이름과 같이 고정된 값 목록이 있는 요소가 드롭다운 목록 형식으로 실행되므로 문서 작성 속도를 높이고 쓰기 오류를 제거합니다.

비슷한 방식으로 고용주와 직원 간에 체결된 고용 계약에 대한 템플릿을 만들 수 있습니다. 또한 직원의 다양한 범주에 따라 관리 직원, 중간 수준 직원 및 기술 직원과의 여러 가지 표준 계약 형태가 있을 수 있습니다.

템플릿이나 개별 문서를 만들 때 사용된 글꼴에 주의해야 합니다. 기본적으로 MS Windows/Office에는 수많은 글꼴이 설치되어 있으며 글꼴 라이브러리에는 수만 가지의 다양한 글꼴과 스타일이 포함될 수 있습니다. 그러나 비표준 글꼴을 사용하여 작성된 문서를 전송하는 경우 문제가 발생할 수 있습니다. 필요한 글꼴을 컴퓨터에서 사용할 수 없는 경우 시스템은 문서를 표시할 때 컴퓨터에서 사용할 수 있는 글꼴을 사용하여 자동으로 대체 글꼴을 적용합니다. 그러나 거의 항상 대체 글꼴의 크기가 다르기 때문에 복잡한 문서가 잘못 표시될 수 있으며 경우에 따라 오래된 글꼴을 사용할 때 텍스트가 잘못 표시된다는 사실로 인해 러시아어 문자 대신 발음 구별 부호가 표시될 수 있습니다. 등등 등등 n. "abracadabra" 또는 물음표. 이러한 문제를 피하기 위해 문서 작성 시 Arial(직선체), Times New Roman(serif 글꼴), Courier New(모노스페이스 글꼴, 모든 문자가 동일하게 사용됨)의 세 가지 유형의 글꼴을 나타내는 세 가지 기본 글꼴을 사용하는 것이 좋습니다. 선 너비, 유사한 타자 텍스트). 다양한 글꼴 크기, 다양한 스타일(이탤릭체, 굵게, 굵은 이탤릭체), 밑줄을 사용하여 거의 모든 문서를 디자인할 수 있습니다. 이러한 글꼴은 Windows를 실행하는 모든 컴퓨터에 표준으로 설치되므로 이러한 글꼴로 입력한 문서는 모든 컴퓨터에서 올바르게 표시됩니다.

특별히 지정하지 않으면 이전 버전의 Microsoft Office(2003, XP, 등.).

문서 작성의 요소 중 하나는 이해관계자의 승인입니다. 일반적으로 관련 부서장, 변호사, 회계사 등이 포함됩니다. 컴퓨터에서 작성된 문서는 로컬 네트워크가 있는 경우 이메일로 전송하여 인증할 수 있습니다.

배포는 표준 MS Word 도구 또는 특수 프로그램(자동 알림 및 실행 제어 기능을 통해 표준 경로 중 하나를 따라 문서 이동을 보장하는 라우터)을 사용하여 수행할 수 있습니다. 이를 위해 이동 경로(승인 절차)를 고려하고 모든 이해 당사자와 합의하며 각 템플릿에 대해 각 유형 및 다양한 문서에 대해 자세히 설명합니다. 이후 특정 템플릿을 기반으로 문서를 생성하면 추가 이동 경로가 결정됩니다. 이해관계자와 합의한 문서를 인쇄하고 관리자의 서명을 받아 법적 효력을 갖는 문서입니다.

인사에 대한 기본 문서는 장기 유효 기간(75년)을 가지므로 법적 관점에서 중요하며 법적 충돌이 발생할 경우 필요할 수 있으므로 직원의 개인 파일을 구성하는 문서, f에 따른 카드. 아니요. T2, 통합 문서, 개인 계정은 종이 형태로 보관해야 합니다. 그러나 직원과 작업하기 위해 컴퓨터 프로그램을 사용할 때 일부 문서는 처음에 컴퓨터에서 만든 다음 종이에 표시하는 것이 훨씬 쉽습니다. 직원에 대한 정보를 컴퓨터 데이터베이스에 입력하면 직원에 대한 필요한 정보를 검색하고 선택하는 속도가 크게 빨라집니다.

전자 문서가 있으면 종이 원본을 참조할 필요가 거의 없습니다. 따라서 전자 형식으로 문서를 질서 있게 보관하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 각 직원이 자신의 재량에 따라 Doc1, doc2, ccc4 등과 같은 임의의 이름으로 파일을 저장하는 폴더를 만드는 경우가 있습니다. 이것은 완전히 용납될 수 없습니다. 이러한 파일이 수백 개가 쌓이면 직원 스스로 필요한 문서를 찾는 데 어려움을 겪는 경우도 있고, 직원이 다른 이유로 아프거나 결근하는 경우 직원 없이 필요한 파일을 찾는 것이 큰 문제가 된다. 문서가 별도의 파일 형태로 저장되는 경우 부서 파일의 명명법에 따라 생성되는 정렬된 폴더 구조가 가장 자주 사용됩니다. 예를 들어, 특별히 생성된 직원 주문 폴더에 직원에게 주문을 하고 연도별 일련 번호에 따라 해당 폴더에 배치하는 것이 좋습니다. 예: C:\Documents\Orders for 인사\2004\2004_0405N28.doc. 이 경우 파일 이름은 문서 폴더의 Orders 폴더에 있는 2004 폴더에 있는 문서(2004년 4월 5일자 인사 명령 번호 28l/s)의 날짜와 번호입니다. 휴가, 출장, 위약금 등 유통기한이 5년인 주문은 유통기한이 75년인 입학, 전근, 해고 주문과 별도로 하는 것이 좋다. 폴더 구조는 부서의 케이스 목록과 일치해야 합니다. 부서에 기존 사무와 유사하지 않은, 즉 전자 형식으로만 존재하는 전자 폴더(케이스)가 있는 경우 명명법에서 해당 케이스의 색인에 문자 e가 추가됩니다. 예: 사례 0318e. 조직이 중앙 집중식 문서 관리 및 전자 보관 시스템을 사용하면 이러한 시스템 내에서 모든 문서가 생성되고 저장될 수 있습니다. Bobyleva M.P. 효과적인 문서 흐름: 기존 문서에서 전자 문서로. M.: 테르미카, 2004.

인사 문서 자동화 회계

3. 유지인원기지데이터

인사 문서의 특이성은 문서의 상당 부분이 전자 사본과 함께 종이에 작성된 사본과 자필 서명을 포함해야 한다는 것입니다.

그러나 주문 및 기타 문서를 컴퓨터 형식으로 생성하고 저장하는 것은 아직 인사 활동의 자동화가 아닙니다. 자동화는 인사 데이터베이스의 생성 및 유지 관리로 이해되어야 합니다. 이는 개발자가 엄격하게 정의한 카드 필드(정부 규정 요구 사항 및 특정 조직의 요구 사항과 항상 일치하지는 않음)가 있고 하나의 로컬 컴퓨터에서 실행되는 간단한 전자 카드 파일일 수 있습니다. MS Access, MS SQL Server 등과 같은 공통 DBMS를 기반으로 특정 조직을 위한 인사 데이터베이스가 생성되는 경우도 있습니다. 직원 작업을 위한 프로그램은 조직 전체의 사무 자동화를 위한 대규모 프로그램의 별도 모듈일 수 있습니다.

업무 활동을 기록하는 문서에는 직원의 승진 및 조정 사항이 지속적으로 반영되어야 하는데, 이는 데이터베이스를 기반으로 구축된 자동화 시스템에서 훨씬 쉽게 수행할 수 있습니다.

전통적인 서류 작업에서는 설문지나 개인 기록용 개인 시트, 개인 카드(양식 번호 T2, T4) 등 다양한 유형의 문서에 직원에 대한 반복적인 정보를 입력해야 합니다. 자동화된 시스템은 개인 인사 기록부에 해당하는 정보를 일회성으로 입력하며, 이는 이후 다른 문서에서 반복적으로 사용됩니다. 더욱 복잡한 시스템은 특정 조직의 요구에 따라 직원 정보의 범위를 확장할 수 있는 무한한 기회를 제공합니다.

인사 서비스용 프로그램은 최소한 2004년 1월 5일부터 통계 당국이 도입한 부서 간 표준 양식 No. T2, T2GS (MS), T4에 따라 직원에 대한 정보를 입력해야 합니다. 해고된 경우 직원의 경우 프로그램은 지정된 양식에 정보 인쇄를 제공한 다음 해고된 직원에 대한 정보를 데이터베이스로 전송해야 합니다. 직원은 통합 문서를 받으면 받은 개인 카드에 서명한 후 파일에 보관되어 보관소로 전달됩니다.

직원에 대한 모든 정보를 양식 T2에 입력하는 것과 마찬가지로 컴퓨터 화면의 카드에 입력해야 합니다. 휴가, 출장, 다른 직위로의 이동, 승진, 결혼 상태 또는 거주지 변경 - 이 모든 정보는 즉시 컴퓨터에 입력되어야 합니다. 컴퓨터 프로그램은 휴가 일정 준비를 단순화하고 몇 년 동안 휴가를 최대한 사용하지 않은 사람이 누구인지 알려주고, 기념일이 다가오는 직원을 알려줍니다. 산키나 L.V. 인사기록관리 수첩. M. MCFR. 3판, 2009. pp. 65-97.

많은 복잡한 문서 자동화 프로그램은 Lotus Notes와 같은 제품을 기반으로 합니다. 이를 통해 인사 서비스, 다양한 부서 및 하위 프로그램에서 생성된 인사 데이터베이스를 공유할 수 있습니다. 예를 들어 "인사" 모듈은 회계 부서의 인사 서비스 "급여"에서 사용됩니다. 이러한 데이터 공유를 통해 직원에 대한 필수 데이터를 한 번만 입력하면 불필요한 인건비를 피할 수 있고, 부서 자율 운영 시 발생할 수 있는 불일치 및 중복을 방지할 수 있습니다.

예를 들어, 1C: 급여 및 인사 프로그램을 사용하면 이미 1C: 기업 또는 1C: 회계 프로그램을 사용하는 조직이 인사 서비스에서 추가 자동화 워크스테이션을 구성하고 각 직원에 대한 정보가 한 번 입력되도록 할 수 있습니다. 회계 부서에서 사용하는 모든 직원 데이터는 HR 직원이 시스템에 한 번 입력합니다.

대부분의 경우 이러한 프로그램에는 등록 카드가 포함되어 있으며 그 주요 내용은 개인 인사 기록부에 해당합니다.

InterTrust 회사의 "인적 자원 관리" 프로그램을 예로 들 수 있습니다.1 이는 후보자, 후보자 아카이브, 인사, 구조, 존재와 같은 데이터베이스를 포함하는 데이터베이스 시스템을 나타냅니다.

"후보자" 데이터베이스는 채용을 고려 중인 사람에 대한 정보를 저장하고, "후보자 아카이브" 데이터베이스는 채용 결정이 일시적으로 연기된 후보자에 대한 정보를 저장합니다.

조직의 직원에 대한 정보(개인 카드, 자서전, 추천, 테스트, 리뷰 등)는 "인사" 데이터베이스에 포함되어 있습니다.

"구조" 데이터베이스에는 직원 테이블, 부서 계층, 공석 등에 대한 정보가 포함되어 있습니다. Presence 데이터베이스를 이용하여 근무시간, 출장, 휴가 등의 업무기록을 관리합니다. 고려된 시스템을 사용하면 조직의 구조를 시각적으로 표현하고, 조직에서 발생하는 변화를 쉽게 반영하며, 고용부터 해고까지 조직의 경력 사다리를 따라 직원의 이동을 완전히 추적할 수 있습니다.

"인적 자원 관리" 프로그램은 "OfficeMedia" 제품군의 일부이므로 자연스럽게 다른 구성 요소와의 상호 작용을 제공합니다. 예를 들어 "관리 및 계획" 세트의 "주문" 데이터베이스를 사용합니다.

사용자는 인사 데이터베이스에서 관심 있는 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다.

· 기업 구조, 기업 직원의 종속성을 드러냅니다.

· 성, 부서, 등록 카드 번호, 근속 기간, 연령, 휴가 날짜 및 휴가 계획별로 체계화된 직원 목록;

· 해고된 사람의 명단 등 Kuznetsov S.L. 자동화된 인사 부서 개발 // 비서 업무, 2005. No. 4, pp. 65-67.

비슷한 기능을 가진 프로그램이 많이 있습니다. 특정 프로그램의 선택은 조직의 특성, 이미 사용 중인 다른 프로그램과의 통합 필요성 등에 따라 달라집니다.

4. 프로그램"인원"회사"전자사무실시스템"

이러한 프로그램은 일반적으로 텍스트 및 그래픽 파일을 가져오는 기능을 제공하므로 직원 사진, 서명 샘플, 종이 문서 이미지 등을 문서 형식에 포함할 수 있으며 보안 체제가 강화되고 적절한 경우 개인 식별 시스템을 위한 장치, 개인 코드, 지문 및 기타 데이터에 액세스합니다.

개인에 대한 데이터 및 데이터베이스로 작업할 때 연방법 "정보, 정보 기술 및 정보 보호"에 관한 개인 데이터는 기밀 정보로 분류되며 법인 및 개인은 보호 체제를 위반할 책임이 있다는 점을 고려해야 합니다. , 이 정보의 처리 및 사용. 연방법 "정보, 정보화 및 정보 보호"(1995년 2월 20일자) N 24-FZ(2003년 1월 10일부터 개정). 따라서 모든 개인 데이터베이스, 특히 네트워크에 있는 데이터베이스는 무단 액세스로부터 안전하게 보호되어야 합니다.

일반적으로 Lotus Notes, MS SQL Server 및 기타 전문 데이터베이스를 기반으로 작성된 프로그램에는 데이터베이스 문서에 대한 액세스를 규제하고 문서 생성, 읽기 및 편집을 제한하는 강력한 메커니즘이 시스템에 내장되어 있습니다. 적절한 권한이 없습니다.

인사 서비스의 기능에 인사 선택이 포함되는 경우, 채용 후보자에 대한 컴퓨터 테스트, 특정 직위 및 임시 또는 작품 작업(소위 "예비")에 대한 가능한 후보자 목록 유지 관리도 수행할 수 있습니다.

평판이 좋은 회사에서는 입사 시 직원을 테스트하고, 직장에서의 전문적 오리엔테이션을 확인하고, 심리적 비호환성과 관련된 갈등을 극복하고, 팀에 유리한 미기후를 조성하는 것이 표준이 되었습니다. 심각한 테스트에는 자격을 갖춘 심리학자의 철저한 작업이 필요하지만, 그럼에도 불구하고 컴퓨터 테스트를 사용하면 사람의 기본 성격 특성을 결정할 수 있지만 결과에는 어느 정도 주의를 기울여 접근해야 합니다.

테스트 시스템은 후보자 선정이나 특정 고객을 위한 인력 검색, 단기 작업을 완료하기 위한 임시 작업팀 구성, 이른바 크리에이티브 그룹 구성 등에 매우 유용할 수 있습니다. 컴퓨터 테스트 결과를 바탕으로, 성격 평가, 다양한 활동 분야에서의 성공 또는 실패를 결정하는 주인공 특성, 개인, 비즈니스 및 지적 자질의 발달 수준, 정신 규범에서의 편차가 식별되는 등 테스트 대상의 자세한 심리적 특성이 편집됩니다. , 동기를 바탕으로 개인의 가치관 구조를 분석하고, 각 피험자의 성격에 대한 전반적인 신뢰도 수준을 결정합니다. 쿠즈네초프 S.L. 인사 문서 작업 자동화를 위한 소프트웨어 선택 문제 // Secretarial Affairs, 2000, No. 4, pp. 34-36; 2001, No. 1, pp. 44-50.

그러나 테스트 인력을 위한 전문 프로그램과 널리 사용되는 인기 테스트 세트 모두 도움이 될 수는 있지만 인력 선택에 있어서 결정적인 요소는 아니라는 점을 다시 한 번 강조해야 합니다.

결론

본 교과목의 목표에 따라 인사 업무 개선 문제에 관한 문헌 자료 분석을 수행하고 인사 업무 자동화의 이론적 측면을 검토 및 통합했으며, 자동화 프로세스에서 문서 생성 및 실행이 고려되었습니다.

현대 사회에서 기업의 인사 서비스는 매우 중요한 역할을 한다는 점을 강조하는 것이 중요합니다. 그녀는 인사, 인사 정책 및 기타 인사 업무와 관련된 모든 활동의 조정자이자 조직자여야 합니다.

회사의 HR 전문가를 위한 자동화된 작업 공간을 만들면 정보 처리 시간이 단축됩니다. 정보 처리 비용이 절감됩니다. 필요한 정보를 검색하는 데 소요되는 시간이 줄어들 것입니다. 처리된 정보의 통제 및 기록 품질이 향상됩니다. HR 관리자뿐만 아니라 회사의 다른 부서의 효율성도 높아질 것입니다.

요약하자면, 새로운 기술을 사용하면 정보 시스템을 활용하여 HR 부서의 효율성이 크게 향상됩니다. 소프트웨어 자체와 공급업체의 정의에 실수를 범하지 않는 것이 중요합니다. 선택이 실패한 경우 예비 기대치가 충족되지 않을 수 있으며 결과적으로 "수동 작업", 구현 프로젝트 비용 증가, 생산성에 해를 끼치는 시스템 사용 (시간 고려) 획득 및 구현에 이미 지출된 재정 자원) 결국에는 소프트웨어를 완전히 포기할 수도 있습니다.

고전적인 인사 회계의 현대 기술을 도입하면 직원들은 동기 부여 관리, 비용 계획 등 현대적인 인사 관리 도구를 사용하여 작업할 수 있는 시간이 훨씬 더 많아질 것입니다.

목록사용된출처:

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