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Utilizzo della tecnologia dell'informazione per migliorare l'efficienza dei servizi di risorse umane delle organizzazioni. Programma di registrazione del personale per i lavoratori comunali Automazione del lavoro del servizio del personale

Informatizzazioneè il processo di introduzione della tecnologia informatica in tutte le sfere dell'attività umana, comprese le attività relative alla fornitura di risorse informative alle parti interessate. Lo scopo di tale attività, in definitiva, per facilitare l'accesso alle informazioni e lavorare con esse.

5.1. Computer - assistente del personale

La rivoluzione informatica, causata dall'uso diffuso dei personal computer in vari ambiti dell'attività umana, consente di formare una solida base tecnologica per l'automazione del servizio del personale (dipartimento).

Un funzionario del personale oggi deve essere non solo un lavoratore qualificato, ma anche un utente competente nel campo delle moderne tecnologie informatiche e informatiche, in grado di sostituire la tecnologia del lavoro tradizionale con una automatizzata, basata sull'uso di un personal computer e di un software appropriato.

Attualmente, utilizzando programmi informatici è possibile svolgere le seguenti funzioni:

1) redigere una tabella del personale;

2) tenere registri paralleli delle unità di personale attuali, pianificate e di archivio;

3) organizzare l'accoglienza dei dipendenti;

4) conservare le Carte Personali;

5) conservare i dati personali del dipendente (indirizzi di residenza e di registrazione, istruzione, dati del passaporto, composizione familiare, informazioni sulla disabilità, ecc.);

6) tenere i registri dei doveri militari dei dipendenti (grado, addestramento militare, idoneità, registrazione presso l'ufficio di registrazione e arruolamento militare, registri speciali, ecc.);

7) inserire i dati del contribuente (TIN);

8) registrare le assunzioni, trasferimenti e licenziamenti dei dipendenti (trasferimenti di gruppo, ferie e licenziamenti dei dipendenti) con generazione automatica dei relativi ordini;

9) pianificare le ferie dei dipendenti e conservare lo storico delle ferie;

10) registrare informazioni sulla formazione avanzata dei dipendenti, certificazioni, specialità, responsabilità aggiuntive, ecc.;

11) tenere conto delle diverse tipologie di esperienza (generale, continuativa, continuativa in azienda, ecc.);

12) tenere traccia dei certificati di inabilità al lavoro;

13) registrare incentivi e penalità per i dipendenti;

14) tenere un registro dei viaggi di lavoro e rilasciare certificati di viaggio;

15) tenere traccia dei contratti di lavoro (contratti) dei dipendenti;

16) tenere un diario del movimento dei libri di lavoro e dei relativi inserti;

17) creare elenchi di dipendenti secondo determinati filtri (per dipartimento, categoria, professione, posizione, anzianità di servizio, istruzione, luogo di residenza e registrazione, ecc.);

18) generare una varietà di report personalizzati (con la possibilità di caricarli automaticamente su MS Excel);

19) generare i documenti contabili primari:

a) N. T-1 “Ordine (Ordine) sull'assunzione di un dipendente”;

b) N. T-2 “Carta personale del dipendente”;

c) N. T-2GS “Carta personale di un dipendente pubblico”;

d) N. T-3 “Tabella del personale”;

e) N. T-4 “Carta di registrazione di un lavoratore scientifico, scientifico e pedagogico”;

f) N. T-5 “Ordine (Ordine) sul trasferimento di un dipendente ad un altro lavoro”;

g) N. T-5a “Ordine (Ordine) sul trasferimento dei lavoratori ad un altro lavoro”;

h) N. T-6 "Ordine (Ordine) sulla concessione di ferie a un dipendente";

i) N. T-7 “Programma ferie”;

j) N. T-8 "Ordine (istruzione) sulla risoluzione del contratto di lavoro (contratto) con il dipendente";

k) N. T-8a "Ordine (Ordine) sulla risoluzione del contratto di lavoro (Contratto) con i dipendenti";

l) N. T-9 "Ordine (Ordine) sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari";

m) n. T-10 “Certificato di viaggio”;

o) N. T-10a “Incarico ufficiale per l'invio in viaggio d'affari e una relazione sulla sua attuazione”;

p) N. T-11 “Ordinanza (Ordinanza) sugli incentivi ai dipendenti.

E questa è solo la metà di ciò che può essere fatto utilizzando i programmi per computer.

E quanto è più semplice cercare qualsiasi dato. Ad esempio, è urgente trovare un luogo di residenza per un dipendente. Apri semplicemente il programma di cui hai bisogno, cerchi un dipendente per nome e il gioco è fatto: i dati sono davanti a te e non ci vogliono più di due minuti.

Il computer è diventato affidabile e, oserei dire, un assistente indispensabile per i lavoratori del personale.

5.2. Selezione del software

Sistemi HR automatizzati, creati da società di sviluppo software, vengono costantemente migliorati e migliorati, facilitando notevolmente il lavoro degli ufficiali del personale.

Oggi il software HR deve contenere un database costantemente aggiornato con informazioni affidabili, garantire l'efficienza della ricerca delle informazioni necessarie e la chiarezza della presentazione delle informazioni dal database. Gli strumenti software dovrebbero includere anche programmi che regolano le attività organizzative del capo del servizio del personale, assicurano il processo decisionale su situazioni specifiche, implementano una comunicazione tempestiva, cioè assicurano le attività commerciali, la comunicazione e il processo decisionale.

Uno dei più popolari è il programma 1C: Stipendi e personale. La configurazione standard di questo programma consente di automatizzare quasi completamente il lavoro del servizio del personale presso imprese, istituzioni e organizzazioni di qualsiasi forma di proprietà, comprese quelle finanziate dal bilancio, con la preparazione di tutti i documenti primari necessari.

Un altro sistema completamente funzionale che consente di ottimizzare il processo aziendale del servizio HR è "Ufficiale del personale BOSS."

Questo programma consente di pianificare la struttura di un nuovo dipartimento, preparare report, aggiornare i dati di riferimento del personale sul portale aziendale e risolvere un conflitto complesso, rispettando le leggi sul lavoro.

"BOSS-Kadrovik" contiene molti libri di riferimento normativi approvati dalla legge: OKPDTR, OKONKH, OKSO, OKSM, libri di riferimento sulla legislazione fiscale, contabilità personalizzata e molti altri.

Il sistema automatizzato “Operatore di registrazione militare (organismo) dell'organizzazione “Gran-VUR” aiuterà a mantenere i registri militari dei cittadini nelle organizzazioni.

Il sistema consente:

1) automatizzare la soluzione dei problemi del lavoro di contabilità militare nell'organizzazione (contabilità, controllo, ricerca e analisi);

2) automatizzare lo scambio di informazioni di reporting con un ente contabile militare territoriale o settoriale superiore.

Il sistema è per utente singolo, ovvero questa versione del sistema è progettata per la contabilità e l'utilizzo dei documenti in un unico posto di lavoro. Microsoft Jet viene utilizzato come strumento di archiviazione e gestione dei dati (DBMS).

Funzionalità del sistema:

1) contabilità dei cittadini che lavorano nell'organizzazione che sono nelle riserve o soggetti a coscrizione;

2) registrare i fatti di prenotazione e cancellazione dei dipendenti dell'organizzazione;

3) ricerca (selezione, filtraggio) dei dipendenti dell'organizzazione dall'elenco generale secondo vari criteri;

4) calcolo automatizzato degli indicatori e generazione di un rapporto sul numero di cittadini impiegati e riservati nell'organizzazione che sono in riserva (modulo n. 6);

5) calcolo automatizzato degli indicatori e generazione della scheda contabile di un'organizzazione (modulo n. 18);

6) Compilazione e stampa delle carte personali dei dipendenti dell'organizzazione secondo il modulo n. T-2 (VUR) e n. T-2GS (VUR);

7) tenuta e stampa di un giornale delle carte personali dei coscritti di lavoro e dei cittadini di riserva;

8) generazione automatizzata di un elenco personale dei cittadini assegnati alle squadre e di schede di notifica sul luogo di lavoro dei lavoratori con ordine mobile;

9) generazione automatizzata di elenchi contenenti i dati di registrazione militare di base dei dipendenti dell'organizzazione trasmessi per la verifica ai competenti commissariati militari;

10) automazione degli scambi di informazioni su supporti magnetici con un'autorità di registrazione militare superiore dotata del sistema Gran-Bronirovanie.

Sistema automatizzato di gestione del personale "Faraone"è un programma per computer che consente di tenere traccia di eventuali transazioni del personale, automatizza il lavoro d'ufficio e offre anche comodi strumenti per pianificare e analizzare la gestione del personale. Le caratteristiche principali di Pharaoh sono la sua chiarezza e flessibilità.

Usando il sistema Faraone puoi:

1) organizzare il proprio lavoro in modo efficace;

2) sviluppare una visione olistica della propria azienda;

3) risolvere tempestivamente i compiti assegnati;

4) utilizzare le moderne tecnologie informatiche;

5) ottenere facilmente qualsiasi informazione relativa al personale;

6) svolgere il lavoro d'ufficio in conformità alla legge;

7) costruire una struttura organizzativa.

Prodotto software “Supporto documentale per i servizi del personale”è una nuova generazione di software OASIS per automatizzare il lavoro di un ispettore delle risorse umane. Questo programma si basa sui principi dei sistemi di riferimento e di informazione. Presenta due cataloghi di documenti (sulla tecnologia del servizio HR e sulle tipologie di documenti) per garantire la corretta documentazione delle attività lavorative dei dipendenti e delle anagrafiche del personale. In un programma funzionalità implementate:

1) utilizzo di modelli di documenti per predisporre un catalogo di documenti interni;

2) comoda ricerca nel database dei documenti;

3) stampa di documenti;

4) "comandanti delle operazioni del personale", che forniscono il controllo su qualsiasi operazione del personale e svolgono elementi di formazione per un addetto al servizio del personale.

La varietà di programmi per i servizi HR è semplicemente sorprendente. Spesso si duplicano semplicemente a vicenda, quindi è necessario scegliere con attenzione il programma che si adatta idealmente alle specificità della propria attività. Quando si sceglie un programma, non fa male contattare specialisti di software che probabilmente esistono nella tua organizzazione.

Ogni organizzazione, anche piccola, ha personale. Affinché i dipendenti possano calcolare i propri stipendi, devono essere inseriti in un programma specializzato: il personale. Un programma per il dipartimento Risorse umane come 1C è diventato molto popolare. Naturalmente, questa applicazione svolge perfettamente i suoi compiti, ma è a pagamento.

Le organizzazioni di nuova apertura a volte non possono permettersi di installare personale 1C. Pertanto, si consiglia di prendere in considerazione altri programmi distribuiti gratuitamente, ma che svolgono bene i loro compiti.

Selezione di un programma di cornice

Su Internet puoi trovare più di una dozzina di programmi che faciliteranno il lavoro di un ufficiale del personale. Non affrettarti a installare la prima applicazione che incontri. Devi fare una piccola analisi e poi confrontare tutti i programmi a pagamento e gratuiti. Molto spesso, i responsabili delle risorse umane utilizzano il seguente software:

Ciascuno dei programmi presentati sopra è unico, ma tutti sono adatti al lavoro dei servizi del personale. Tieni presente che alcuni programmi sono gratuiti, mentre altri sono a pagamento.

Il programma 1C Personnel è progettato per i registri del personale e il calcolo delle buste paga. L'applicazione funziona con finanziamenti budget e autoportanti. Il programma può essere progettato per organizzare i registri dei dipendenti, registrare i locali degli uffici e anche per ottenere informazioni di riferimento sul personale.

Le caratteristiche principali includono:

Preparazione buste paga;
Creazione di personale;
Contabilità del personale;
Tassazione;
Segnalazione;
Possibilità di registrare il tempo lavorato;
Lavorare con i fondi del personale.

Il programma occupa una posizione di leadership in popolarità. L'unico inconveniente dell'applicazione è che è a pagamento.

Un programma progettato per i registri del personale. Grazie all'applicazione, l'ufficiale del personale può prendere in considerazione i dipendenti dell'impresa, nonché generare tutti gli ordini necessari. Il programma è a pagamento, può essere acquistato per 1.500 rubli. Se non vuoi pagare, ti consigliamo di utilizzare la versione gratuita del prodotto – Mini Frames. Naturalmente, la versione gratuita è un po' ridotta all'essenziale, ma le sue funzionalità saranno sufficienti per il lavoro di base.

Caratteristiche principali del programma:

Creazione di un profilo dipendente con tutti i dati (nome completo, foto, istruzione, ecc.);
Mantenimento del “calendario” del responsabile delle risorse umane (visite, assenteismo, assenze per malattia);
Fare rapporto;
Stampa dei documenti necessari.

Il programma ha un'interfaccia intuitiva, quindi anche un utente inesperto può gestire il lavoro. Va notato che l'applicazione ha anche una versione di rete.

Il programma Personale occupa una posizione di primo piano tra le applicazioni gratuite progettate per i documenti del personale. Se lo desideri, puoi acquistare una licenza, il cui costo non supera i 1000 rubli all'anno. In questo caso, ottieni funzionalità aggiuntive.

Il programma può tenere traccia di dati come:

Tassazione;
Vacanze;
Congedo per malattia;
Carta del dipendente;
Viaggi d'affari;
Movimenti;
Debiti.

Puoi lavorare con il programma Salario e personale non solo tramite un computer, ma anche tramite Internet, ovvero è possibile utilizzare un dispositivo mobile per questi scopi.

Questa è un'applicazione gratuita progettata per il lavoro delle risorse umane. A differenza di molti programmi, “Enterprise Employees” ti consente di gestire più organizzazioni contemporaneamente. Per facilitare il lavoro con l'applicazione, gli sviluppatori hanno fornito la possibilità di lavorare con tre account: Amministratore, Utente e Ospite. Nel primo caso è possibile creare e modificare record. Per quanto riguarda l'account “Utente”, consente solo di compilare database e documenti già creati. L'ospite potrà visionare solo la documentazione ultimata.

Le caratteristiche principali del programma includono:

Capacità di catturare una macchina fotografica (per ottenere una foto di un dipendente);
Lavorare con uno scanner;
Creazione di contratti di lavoro;
Sviluppo di nuovi modelli;
Creazione di ordini;
Possibilità di calcolare ferie e anzianità di servizio;
Mantenere i fogli presenze;
Promemoria della necessità di sottoporsi ad una visita medica;
Caricamento di documenti su Word ed Excel;
Invio di documenti per la stampa.

Il programma ha accesso alla rete, il che significa che più dipendenti possono lavorarci contemporaneamente. Il numero di posti di lavoro nel programma non è limitato.

Questo è un programma multifunzionale che aiuta a migliorare il lavoro del dipartimento Risorse umane. Va subito notato che l'applicazione è a pagamento, ma può essere utilizzata in modalità test per 55 giorni. Questa volta è sufficiente per studiare a fondo le funzionalità e capire se l'applicazione è adatta a lavorare nella tua azienda.

Principali funzioni di "Kadry Plus":

Creazione di carte per ciascun dipendente;
Monitoraggio dell'orario di lavoro;
Strutturazione organizzativa;
Classificazione del lavoro;
Formazione dei fogli presenze;
Creazione di tutti gli ordini necessari;
Calcolo dell'anzianità di servizio dei dipendenti;
Tracciamento degli spostamenti di ciascun dipendente;
Creazione di template per eventuali documenti;
Esportare la documentazione in Excel;
Calcolo delle ferie.

Questo è un elenco incompleto delle funzionalità del programma. Maggiori dettagli sulla funzionalità possono essere trovati sul sito ufficiale degli sviluppatori. È interessante notare che l'applicazione può essere installata anche su computer deboli con Windows XP.

Il dipartimento Risorse umane è un programma multifunzionale che può persino sostituire 1C. Dovresti immediatamente tenere conto del fatto che l'applicazione è a pagamento. Gli sviluppatori offrono alle organizzazioni di bilancio e governative uno sconto del 30%.

L'interfaccia del programma è intuitiva, quindi non dovrebbero esserci difficoltà nel lavorare. Naturalmente all’inizio potrebbero sorgere dei malintesi, poiché il “Dipartimento Risorse Umane” è dotato di un gran numero di funzioni. Nel corso del tempo, tutto il lavoro verrà eseguito automaticamente.

Principali funzioni dell'applicazione:

Creazione di una scheda dettagliata del dipendente;
Import/Export dati da 1C;
Creazione di documenti del personale;
Stesura degli orari del personale;
Calcolo di tutti i tipi di esperienza;
Collegamento di qualsiasi tipo di classificatore;
Contabilità di ferie e viaggi di lavoro;
Esportazione dei dati per l'invio alla Cassa Pensione;
Lavorare con report standard;
Statistiche dell'organizzazione (unità libere e occupate).

In realtà, questo non è l'elenco completo di ciò che il programma può fare. Puoi lavorare con il programma in rete. Se necessario, puoi collegare un dipendente aggiuntivo, ma dovrai pagare per ciascun account.

Un'applicazione professionale necessaria per il lavoro delle risorse umane. Grazie al programma “Personnel Business”, l'amministrazione delle risorse umane è automatizzata. Il programma è rivolto a organizzazioni che non dispongono di un servizio di personale indipendente.

Gestire il programma non è difficile, quindi qualsiasi dipendente responsabile del lavoro delle risorse umane può gestire l'attività. Anche un ufficiale del personale non addestrato sarà in grado di mantenere la documentazione completa del personale. La versione “Personnel Business” è distribuita gratuitamente. Se necessario, puoi eseguire l'aggiornamento alla versione “Pro”, ma a un costo aggiuntivo.

Funzionalità del programma:

Conservazione dei registri dei dipendenti;
Tracciamento dei movimenti e degli incarichi;
Tabella del personale;
Foglio presenze;
Calcolo dell'esperienza;
Pianificazione dello sviluppo della carriera dei dipendenti;
Lavorare con documenti normativi;
Stampa dei documenti necessari;
Creazione di statistiche testuali e grafiche;
Backup del database;
Capacità di conservare documenti di riferimento e normativi.

Grazie alla possibilità di creare query, puoi estrarre qualsiasi informazione dal database. In questo caso, una procedura simile può essere eseguita dallo stesso responsabile del personale senza il coinvolgimento di un amministratore di sistema.

Conclusione

Non sottovalutare i programmi gratuiti. Affrontano compiti non peggiori dei prodotti a pagamento. Naturalmente, possono avere alcune sfumature, ma ciò non influisce molto sul lavoro. Tra i prodotti a pagamento, si consiglia di prestare particolare attenzione al personale 1C e al dipartimento delle risorse umane. Per quanto riguarda il software gratuito, Personnel Business è un'ottima soluzione. È necessario confrontare i prodotti software e quindi scegliere quello più adatto alla propria organizzazione.

Videorecensione del programma

Inviare il tuo buon lavoro nella knowledge base è semplice. Utilizza il modulo sottostante

Studenti, dottorandi, giovani scienziati che utilizzano la base di conoscenze nei loro studi e nel loro lavoro ti saranno molto grati.

Pubblicato su http://www.allbest.ru/

San Pietroburgo Università gestione E economia

Istituto di Economia Altai

CORSI LAVORO

Disciplina:

Lavoro d'ufficio nel reparto risorse umane

Soggetto:

Automazione del servizio HR

Barnaul – 2011

introduzione

1. Automazione del servizio HR

2. Creazione ed esecuzione di documenti

3. Mantenimento dei database del personale

4. Programma “Personale” della società “Sistemi di ufficio elettronici”

Conclusione

Elenco delle fonti utilizzate

introduzione

Il lavoro del dipartimento Risorse umane di un'impresa abbastanza grande è associato all'accumulo di una grande quantità di informazioni sui dati personali dei dipendenti. Tradizionalmente, le informazioni vengono archiviate su carta. Allo stesso tempo, è difficile selezionare rapidamente i dati necessari in caso di assunzione, vacanza, licenziamento, trasferimento in un'altra posizione o altri movimenti di un dipendente.

Importante è anche la questione dell'affidabilità dell'archiviazione e della riservatezza dei dati personali dei dipendenti dell'impresa.

Non molto tempo fa, tutto il lavoro delle risorse umane veniva svolto manualmente. Compilavano il modulo n. T2 - carte personali su una macchina da scrivere o anche a mano, conservavano fascicoli personali, stampavano ordini per il personale e li accettavano per l'approvazione, conservavano archivi di carte per il personale e scrivevano rapporti statistici.

La rilevanza di questo argomento è determinata dalla diffusa introduzione della tecnologia dell'informazione, il lavoro d'ufficio nel servizio del personale non fa eccezione e quindi molto in questo settore è cambiato radicalmente. L’automazione può semplificare e aumentare significativamente l’efficienza del reparto Risorse umane.

Pertanto, l’automazione del processo del dipartimento Risorse umane è un processo necessario e promettente.

Sul mercato russo esistono molti programmi per automatizzare il lavoro del servizio risorse umane.

Per scrivere il lavoro del corso sono stati utilizzati metodi logici generali della ricerca scientifica: analisi, generalizzazione.

Lo scopo di questo corso è il processo di automatizzazione del lavoro del servizio del personale.

Per raggiungere l’obiettivo è necessario completare le seguenti attività:

1. studiare i fondamenti teorici dell'automazione del lavoro del servizio del personale;

2. determinare la procedura per la creazione e l'elaborazione dei documenti;

3. studiare la manutenzione delle banche dati del personale;

4. considerare il programma "Personale" della società "Sistemi per ufficio elettronici".

Con il passaggio all’economia di mercato si verificano cambiamenti fondamentali nel sistema di gestione aziendale. La conseguenza di tali cambiamenti sono nuovi approcci all'organizzazione e alla qualità della gestione aziendale, nonché al personale dirigente.

Non è sufficiente che i moderni servizi del personale si limitino a impartire ordini e istruzioni e a memorizzare informazioni sul personale. Dovrebbero trasformarsi gradualmente in centri per lo sviluppo e l'attuazione di una strategia di organizzazione del lavoro, il cui obiettivo è aumentare la produzione, la produzione creativa e l'attività del personale, sviluppare e attuare programmi di sviluppo del personale, garantire salari equi, ecc.

Per scrivere il progetto del corso sono state utilizzate le seguenti fonti di base normativa e metodologica, come GOST R 6.30-97 Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la preparazione di documenti, letteratura educativa di autori come Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Glinskikh A.I., periodici "Secretary Affairs", ecc.

1. AutomazionelavoropersonaleServizi

Il sistema di documentazione del personale è piuttosto specifico. Quando si lavora con il personale, viene creato un grande volume di documenti dello stesso tipo facili da formalizzare.

La creazione di forme unificate di questi documenti e le loro versioni elettroniche, l'uso di speciali programmi informatici facilita notevolmente il lavoro di chiunque lavori con documenti del personale. L'uso di un computer consente, anche con l'aiuto di uno specialista che svolge le funzioni di funzionario del personale, di conservare la documentazione sul personale di organizzazioni di medie e grandi dimensioni.

Il servizio HR oggi è dotato di moderne apparecchiature per ufficio e programmi specializzati che garantiscono l'inserimento una tantum delle informazioni sul personale e il loro utilizzo da parte di tutti i dipartimenti.

L'introduzione della tecnologia informatica consente di accumulare matrici di informazioni (database) e documenti in formato elettronico per tutti i dipendenti dell'organizzazione, la riserva del personale e di trovare rapidamente ed elaborare in modo efficace tutte le informazioni necessarie sul personale.

La documentazione del personale è una parte indispensabile dei documenti di qualsiasi organizzazione. Viene effettuato dal servizio del personale (dipartimento, dipartimento del personale). Andreeva V.I. Lavoro d'ufficio nel servizio del personale (con campioni di documenti basati sui GOST della Federazione Russa). Edizione 3. M: JSC "Business School "Intel-Sintez", 2000.

L’uso di tecnologie automatizzate può aumentare significativamente l’efficienza del reparto Risorse umane. I documenti del personale sono documenti specifici che richiedono programmi specializzati per funzionare. Oggi quasi ogni organizzazione dispone del proprio servizio informatico. In un piccolo ufficio, si tratta di uno o più “specialisti informatici”. Nelle organizzazioni di medie e grandi dimensioni si tratta di dipartimenti, dipartimenti di supporto informativo (i cosiddetti servizi informativi (IT)). Tuttavia, gli addetti ai servizi IT sono programmatori, amministratori di sistema, ovvero specialisti in tecnologia informatica. E per compilare un elenco di requisiti per il sistema di automazione del servizio HR e selezionare il sistema software più adatto, sono necessari gli sforzi degli specialisti del servizio HR stesso. Pertanto, i dipendenti delle risorse umane devono essere esperti nelle capacità dei moderni sistemi automatizzati, innanzitutto, per determinare le esigenze del proprio dipartimento ed elaborare il compito ottimale per i servizi IT per l'acquisizione, l'installazione, la configurazione e la successiva manutenzione degli strumenti di automazione necessari per lavorare con la documentazione del personale. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Aziende, gestione, personale, documenti. M.: “Atlant Center”, 2003.

Il mercato della tecnologia dell'informazione offre un'ampia scelta di prodotti software per risolvere gli attuali problemi di gestione del personale e ottimizzare i processi aziendali in aziende con diversi livelli di sviluppo organizzativo e diverse aree di attività.

Un sistema automatizzato di gestione delle risorse umane consente di tenere registri dei dipendenti, emettere e registrare ordini, monitorare la fornitura di ferie, ricevere una varietà di informazioni analitiche e risolvere molti altri compiti. I programmi di gestione delle risorse umane non solo aiutano ad allocare in modo efficace le risorse lavorative e a gestire il capitale, ma forniscono anche una fonte da cui i dipendenti possono ottenere informazioni sia di natura aziendale che individuale.

I sistemi HR sono stati sviluppati da programmi di gestione delle retribuzioni. Successivamente, la funzionalità di questi programmi si è ampliata in modo significativo. Ciò era dovuto alla consapevolezza dei manager aziendali della necessità di cambiamenti qualitativi nel lavoro del dipartimento Risorse umane. L'ottimizzazione del lavoro del personale, la crescita della professionalità degli specialisti del personale porta al fatto che le attività di gestione del personale stanno diventando tecnologicamente più avanzate, sistematiche e di alta qualità. Il successo di qualsiasi azienda dipende spesso dall'efficacia del lavoro del dipartimento Risorse umane, il cui compito è trovare e trattenere gli specialisti giusti, nonché distribuire correttamente le risorse lavorative disponibili. A volte è necessario apportare modifiche alla struttura aziendale. Di conseguenza, cresce la necessità di strumenti efficaci per la gestione dei flussi di informazioni. A questo proposito, gli sviluppatori di sistemi automatizzati dovrebbero prestare maggiore attenzione allo sviluppo di prodotti software per la gestione delle risorse umane e cercare modi per combinare le funzioni necessarie in un sistema informativo unificato per la gestione del personale.

Il prodotto software di gestione delle risorse umane ti consente di:

· ricevere tempestivamente informazioni analitiche e assumere decisioni gestionali informate;

· organizzare i processi aziendali per la gestione del personale, eliminare l'immissione ripetuta degli stessi dati nel sistema contabile e ottimizzare il lavoro quotidiano dei dipendenti dei vari servizi aziendali;

· stabilire una contabilità efficace di tutte le informazioni relative al personale dell'azienda, creando così le basi per l'analisi e la pianificazione dei costi del personale;

· conservare i registri in conformità con la legge e ridurre al minimo il rischio di sanzioni finanziarie da parte delle autorità fiscali.

Oggi esistono numerosi sistemi di gestione delle risorse umane, rappresentati sia da programmi complessi che coprono l'intera gamma di attività di gestione delle risorse umane, sia da soluzioni altamente specializzate.

Definire l'obiettivo di un progetto di automazione

Come per ogni progetto, è necessario iniziare definendo gli obiettivi principali e intermedi del progetto. Il successo del progetto di automazione dipenderà in gran parte dall'enfasi posta correttamente in questa fase, ovvero dalla scelta del prodotto per l'automazione in base ai compiti assegnati.

Molte persone cercano di andare nella direzione opposta: prima scelgono un sistema informativo per la gestione dei servizi del personale e poi lo utilizzano per risolvere determinati problemi. Un passo del genere è ovviamente sbagliato, poiché tutti i programmi esistenti sul mercato interno hanno funzionalità diverse e non possono rivendicare il titolo di “sistema universale”.

Quindi, prima di tutto, è necessario determinare: perché è necessaria l'automazione, quali requisiti dovrebbero essere imposti al sistema informativo e quali risultati aspettarsi da esso.

Formazione di un elenco delle funzioni necessarie del sistema di automazione

È importante automatizzare non le funzioni HR in generale, ma proprio quelle che sono importanti in questo momento e che saranno richieste nel prossimo futuro. Funzionalità eccessive del sistema complicheranno il lavoro degli utenti e occuperanno risorse aggiuntive del "parco informatico" dell'azienda.

In genere, tra le funzioni automatizzate ci sono i processi aziendali principali e più laboriosi legati alla gestione del personale: assunzione, trasferimento, licenziamento, registrazione delle ferie, ecc. Anche processi come il monitoraggio del tempo e il libro paga necessitano di automazione. Le aziende i cui processi aziendali sono orientati agli standard occidentali necessitano di automazione della pianificazione della carriera, della gestione della formazione, della selezione dei candidati, della struttura organizzativa e della pianificazione del personale e del self-service. Questa funzionalità interessa principalmente le aziende in rapida crescita o le imprese con uno stile di gestione occidentale (principalmente uffici di rappresentanza di società straniere).

I bisogni fondamentali della maggior parte delle imprese nazionali sono determinati da due fattori: la situazione generale con l’automazione e i requisiti legali. Oggi, l'automazione dei registri del personale in molte imprese è un “patchwork”: gli ordini vengono stampati in Word, i registri del personale sono conservati in Excel, gli stipendi sono calcolati in 1C. Con un gran numero di dipendenti, i costi del lavoro per ottenere dati statistici, nonché per controllare le informazioni ricevute dalla direzione da diversi dipartimenti, aumentano enormemente. Pertanto, il compito principale è stabilire l'ordine di base nei registri del personale.

Va notato che, nonostante la crescente domanda, nella maggior parte delle aziende l’automazione del reparto risorse umane non rappresenta la massima priorità in termini di automazione. Innanzitutto vengono automatizzate la contabilità, quella fiscale, quella produttiva e quella operativa. Pertanto, i budget per i progetti di automazione della gestione delle risorse umane sono significativamente inferiori ai budget per l'automazione, ad esempio, della contabilità, sebbene in termini di costo del lavoro questi compiti siano abbastanza comparabili. Molto spesso, per questo motivo, nella prima fase dell'automazione dobbiamo limitarci a risolvere i compiti più importanti e complessi.

Selezione di un prodotto software

L'utilizzo delle nuove tecnologie aumenta significativamente l'efficienza dei servizi HR sfruttando i sistemi informativi. È importante non commettere errori nella definizione sia del software stesso che dell'azienda fornitrice. In caso di scelta infruttuosa, le aspettative preliminari potrebbero non essere soddisfatte e, di conseguenza, "lavoro manuale", aumento del costo del progetto di implementazione, utilizzo del sistema a scapito della produttività (tenendo conto del tempo e risorse finanziarie già spese per la sua acquisizione e implementazione), e di conseguenza, forse, un completo abbandono del software.

Quando si sceglie il software, ci sono diverse fasi chiave che determinano il successo del progetto di automazione nel suo insieme. Prima di tutto necessarioguidato daconfrontoinizialefunzionaleopportunitàsistemi(tipicoconfigurazione)Conconsegnatocompiti. In questa fase è necessario valutare anche la flessibilità del prodotto, ovvero quanto possa essere facilmente adattato alle specifiche esigenze dei futuri utilizzatori.

Il secondo passo più importante è dispositivoProdottoArequisitinazionalelegislazione. I sistemi con supporto operativo per modifiche conformi ai requisiti legali, testati nel lavoro reale presso le imprese russe, sono molto richiesti.

Il prossimo passo è rapportoprezziEutilefunzionalità sistemi a confronto. In questo caso, è necessario tenere conto di indicatori quali facilità d'uso, velocità, mezzi tecnici necessari, affidabilità, ecc. È molto importante prestare attenzione non solo al prezzo del prodotto software, ma anche al prezzo totale costo del software, servizi di consulenza e supporto post-progetto del sistema. A volte il costo di implementazione può superare notevolmente il costo del programma.

I sistemi informativi sono prodotti intelligenti, quindi il successo dell'automazione dipende spesso in larga misura da un team di specialisti nell'implementazione e nel supporto del prodotto informativo. Legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" del 20/02/1995 N 24-FZ (Ed. DAL 01/10/2003).

La qualità dell'implementazione, i tempi del progetto, la soluzione dei compiti assegnati e la soddisfazione generale per i risultati del progetto dipendono direttamente dall'esperienza e dalla conoscenza dei consulenti dell'azienda fornitrice.

Quando si sceglie un'azienda di implementazione, è necessario tenere conto del numero di progetti completati del software proposto, prestare attenzione alla stabilità, all'esperienza e alla reputazione di questa azienda sul mercato, ecc.

Non dimenticare che le informazioni sui progetti falliti si diffondono rapidamente. E se la tua azienda è focalizzata su prospettive commerciali a lungo termine, allora devi scegliere un partner nel campo dell'automazione in base alla sua esperienza di successo nel mercato interno.

Implementazione e manutenzione del sistema

Prima di tutto, il capo dell'impresa deve comprendere chiaramente che l'efficienza aziendale aumenta non solo con i programmi informatici, ma anche con le decisioni e le azioni corrette del personale dell'azienda. Allo stesso tempo, il ruolo dei sistemi di automazione è quello di fornire tempestivamente le informazioni più complete per prendere decisioni appropriate.

Il modo ottimale per implementare un progetto di automazione è solitamente il massimo coinvolgimento dei dipendenti dell’impresa cliente nel lavoro sul progetto, utilizzando la consulenza e l’esperienza degli specialisti dell’azienda implementatrice.

L'automazione di qualsiasi processo è un progetto serio che richiede costante attenzione e partecipazione dei futuri utenti. A causa della debole formalizzazione dei processi di gestione delle risorse umane, i moduli di gestione dei sistemi informativi delle risorse umane non dettano modelli e schemi rigorosi. L'automazione del dipartimento Risorse umane non è solo un processo tecnico, ma anche creativo. Sfortunatamente, gli specialisti professionisti delle risorse umane partecipano in modo insufficiente allo sviluppo dei sistemi informativi e i modelli "libri" di gestione del personale incorporati nei sistemi non sono sempre adatti ai processi di gestione reali. La professionalità e l'esperienza pratica degli specialisti delle risorse umane, una chiara comprensione del compito e un approccio creativo al business saranno molto appropriati per lo sviluppo di un sistema di gestione delle risorse umane aziendale.

La manutenzione del sistema è un fattore molto importante. I pacchetti di gestione delle risorse umane sono meno soggetti a modifiche rispetto ai moduli per la gestione delle retribuzioni, ma devono comunque essere mantenuti in modo tempestivo e di alta qualità. Questo problema dovrebbe essere discusso in dettaglio durante i negoziati con i potenziali contraenti per l'attuazione del programma.

Vale la pena notare che recentemente nel mercato interno dei sistemi di automazione delle risorse umane:

· è aumentata la richiesta di funzionalità “occidentali”;

· è aumentato l'interesse per le tecnologie Internet;

· vi è integrazione con i sistemi ERP aziendali e prodotti correlati;

· si stanno sviluppando reti di partner e basi metodologiche per progetti di attuazione e consulenza. Glinskikh A.I. Sulla situazione del mercato dei sistemi automatizzati di gestione del personale. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 p.

Nel prossimo futuro, si prevede che aumenterà la domanda di sistemi completi di gestione delle risorse umane, di registrazione degli orari e di gestione delle retribuzioni conformi alla legislazione.

2. CreazioneEarredamentodocumenti

L'uso della tecnologia informatica facilita notevolmente il lavoro di registrazione dei movimenti del personale. Ciò si ottiene principalmente introducendo versioni elettroniche dei moduli unificati nazionali approvati e creando documenti standard (modelli) sia sulla base di essi sia sviluppando modelli per altre situazioni gestionali ricorrenti.

Comprendendo l'importanza di unificare i documenti per migliorare il processo di gestione, aumentare l'efficienza del lavoro e la sua qualità, il Comitato statistico statale della Russia, in conformità con il decreto del governo della Federazione Russa dell'8 luglio 1997 n. 835, ha sviluppato moduli della documentazione contabile primaria, compresa la contabilità del lavoro, concordata con il Ministero delle Finanze russo e il Ministero dell'Economia russo e il relativo pagamento.

L'informatizzazione del lavoro dei servizi del personale dovrebbe attualmente basarsi su questi moduli. Sono stati approvati complessivamente 19 moduli di registrazione del personale. GOST R 6.30-97 Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione. Sono stati inoltre approvati 11 moduli per la registrazione dell'orario di lavoro e la conciliazione delle retribuzioni con il personale. Moduli per l'utilizzo dell'orario di lavoro: i fogli presenze (moduli n. T12 e n. T13) sono spesso gestiti dai dipendenti del dipartimento del personale. Altri moduli: liquidazione e buste paga, buste paga, buste paga, conti personali, ecc. vengono mantenuti nel reparto contabilità. Tutti i moduli vengono emessi non solo in formato cartaceo, ma anche in versione elettronica in formato MS Word. Kuznetsova T.V. Nuove forme unificate di documenti per i registri del personale // Affari di segreteria, 2008, n. 8, pp. 4-18.

I moduli contabili del personale riflettono gli spostamenti del personale: assunzione, trasferimento ad altra posizione, ferie e licenziamento, viaggi di lavoro, promozioni.

L'uso della tecnologia informatica facilita notevolmente il lavoro di preparazione dei moduli unificati. Non resta che compilarli. Ma i moduli unificati non coprono tutte le situazioni documentate dal dipartimento Risorse umane, ad esempio cambio di nome, imposizione di una sanzione disciplinare, sostituzione temporanea di un dipendente, ecc. In tutti questi casi, il servizio Risorse umane deve creare un documento standard con la ripetizione del testo stencil già incluso, il cosiddetto modello di documento, che viene utilizzato successivamente.

Il processo di creazione di testi stencil è stato sviluppato nella fase del tradizionale lavoro d'ufficio. Per stencil si intende un testo precompilato con informazioni costanti unificate e lacune da colmare con informazioni variabili che riflettono la situazione specifica registrata da questo documento. Lo sviluppo di uno stencil include: l'identificazione di un tipico compito di gestione; informazioni necessarie e create nel processo di risoluzione del problema; elaborazione di un progetto di testo che rifletta questa situazione e sua approvazione.

La presenza di testo stencil con campi per l'inserimento di informazioni variabili libera dalla necessità di pensare ogni volta a come comporre un documento e permette di concentrarsi sul suo contenuto vero e proprio, ovvero non su come scrivere, ma su cosa scrivere, protegge dalla mancanza delle informazioni necessarie, accelera notevolmente la preparazione del documento stesso e la sua percezione (grazie al posizionamento unificato dei dati che cambiano, chi legge il documento può trovare immediatamente le informazioni necessarie informazioni in esso contenute senza perdere tempo a leggere l'intero documento). In pratica, il redattore compila una bozza pre-redatta del documento.

Programmi come MS Word consentono la creazione di documenti basati su moduli standard - "modelli" contenenti sia elementi di design predefiniti che testi stencil. Quando si crea un modello, è necessario posizionare correttamente i dettagli di ciascun tipo di documento. A seconda dello scopo del documento, i testi stencil vengono creati su un foglio di carta bianco (per la documentazione interna) o sulla base di moduli organizzativi già progettati.

Di norma un testo standard ha già una struttura (formattazione) predeterminata. Il modello può anche avere altri parametri preconfigurati per la progettazione del documento e la posizione dei dettagli. La personalizzazione delle barre degli strumenti e la creazione di una serie di tasti di scelta rapida per ciascun modello consente di semplificare e velocizzare il lavoro rimuovendo dallo schermo i pulsanti non necessari per la preparazione di un determinato documento e aggiungendo pulsanti, comandi e macro appositamente creati.

Oltre ai testi integralmente compilati di documenti specifici, negli ultimi decenni si è diffuso l'uso di frasi ed espressioni standard utilizzate nella corrispondenza, nella redazione di atti, certificati e altri documenti informativi e di riferimento. Nella corrispondenza commerciale, soprattutto con corrispondenti esteri, vengono adottate svolte fraseologiche stabili. Sono particolarmente spesso utilizzati nella parte iniziale dei documenti. Kuznetsov S.L. Utilizzo dei computer nel lavoro con la documentazione del personale // Affari di segreteria, 2007. N. 3, pp. 76-81.

Per esempio:

“Gentile Sig. (Signora)”, “Egregi Signori”, “Grazie per la vostra lettera di...”, “La vostra lettera di... è stata ricevuta, abbiamo studiato le vostre proposte riguardo a...”, “In risposta alla vostra lettera di... ... vi ricordiamo che...", "A conferma del nostro fax vi comunichiamo", "Oltre alla nostra lettera di ...", "Ci scusiamo per il ritardo nella rispondendo a...", ecc.

Ci sono anche frasi persistenti nella parte finale dei documenti - i cosiddetti "complimenti": "con rispetto", "con sincero rispetto", "con profondo rispetto", "sinceramente tuo", ecc.

Vengono inoltre identificati e inseriti nella memoria della macchina insiemi di frasi ed espressioni professionali che si incontrano spesso nelle attività del servizio del personale, principalmente la formulazione standard degli ordini per il personale, soprattutto in caso di licenziamento, nomi di organizzazioni (aziende) costantemente utilizzati, ecc. . Tutto questo viene inserito una volta nel computer e poi utilizzato da tutti i dipendenti del dipartimento del personale.

Puoi prendere in considerazione la creazione di un modello per un ordine per il personale. Contiene due parti: costante e variabile. La forma dell'ordine stesso è costante, rimane invariata e la variabile è, per così dire, un suggerimento: cosa dovrebbe essere incluso in questo documento durante la sua redazione. Ciò consente la formalizzazione del testo e la sua uniformità. È esclusa la possibilità che manchi qualche parte essenziale. Innanzitutto, in questo modo, vengono compilati modelli di documenti per i quali non esistono moduli standardizzati, sia per gli ordini che per i certificati del personale.

Sebbene il pacchetto Microsoft Office 2007 consenta di creare un nuovo documento sulla base di un numero significativo di modelli già pronti con parametri di progettazione già specificati, questi modelli non soddisfano i requisiti del lavoro d'ufficio russo, quindi il servizio del personale deve creare e aggiungere i propri modelli.

Per creare modelli nell'editor di testo più comune: Microsoft Word, devi prima creare un modello di ordine generale per il personale. È necessario selezionare il comando Nuovo dal menu File e indicare che verrà creato un Modello.

Nel documento che si apre, crea un modulo d'ordine per l'istituto. Nel modulo è possibile inserire un'immagine grafica dello stemma dell'organizzazione. Il documento ricevuto viene salvato come Ordine.docx e sulla base vengono creati dei modelli: Ordine di modifica del cognome.docx, Ordine di sanzione.docx, ecc.

Inoltre, quando si presenta la necessità di creare un ordine specifico, utilizzando il comando File, Crea, si apre una finestra contenente tutte le principali tipologie di ordini per il personale. In questo caso, si consiglia di avere una cartella Ordini per il personale nella cartella Modelli (durante un'installazione standard, il percorso completo di questa cartella potrebbe assomigliare a questo: C:\Programmi\Microsoft Office\Templates\Ordini per il personale oppure , a seconda del sistema operativo installato e delle impostazioni, ad esempio D:\Documents and Settings\Utente\Dati applicazioni\Microsoft\Templates, dove Utente è il nome utente). In questo modo tutti i modelli di ordini per il personale verranno raggruppati e per creare un nuovo ordine specifico sarà sufficiente dare il comando per creare un documento basato sul modello corrispondente. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Gestione anagrafiche del personale. Tecnologie tradizionali e automatizzate. M. Gestione del personale. 2005, p.46-53.

Poiché per molti ordini esistono moduli unificati approvati con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 5 gennaio 2004 n. 1, disponibili anche in formato elettronico, numerosi modelli si basano su questi moduli. In questo caso, il modulo dell'organizzazione non viene utilizzato; alcuni campi vengono compilati nel modulo unificato esistente, ad esempio il nome dell'organizzazione, il codice OKPO, la posizione del capo dell'organizzazione, e il documento risultante viene salvato come modello appropriato. Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1 "Approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento"

Nei modelli più complessi, gli elementi che hanno un elenco fisso di valori - ad esempio titolo professionale, nome di un'unità strutturale - vengono eseguiti sotto forma di elenchi a discesa, che consentono di accelerare la compilazione del documento e eliminare gli errori di scrittura.

In modo simile, è possibile creare un modello per un contratto di lavoro concluso tra un datore di lavoro e un dipendente. Inoltre, a seconda delle diverse categorie di dipendenti, possono esistere diverse forme standard di contratto: con impiegati dirigenti, impiegati di livello medio e personale tecnico.

Quando crei un modello o un singolo documento, dovresti prestare attenzione ai caratteri utilizzati al suo interno. Per impostazione predefinita, MS Windows/Office ha un gran numero di caratteri installati e le librerie di caratteri possono contenere decine di migliaia di caratteri e stili diversi. Tuttavia, potrebbero verificarsi problemi durante la trasmissione di un documento creato utilizzando un carattere non standard. Se il carattere richiesto non è disponibile sul computer, il sistema applica automaticamente una sostituzione, utilizzando il carattere disponibile sul computer durante la visualizzazione del documento. Tuttavia, quasi sempre il carattere sostitutivo ha una dimensione diversa, il che porta alla visualizzazione errata di documenti complessi e, in alcuni casi, quando si utilizzano caratteri vecchi, al fatto che il testo viene visualizzato in modo errato, potrebbero essere visualizzati segni diacritici al posto dei caratteri russi, ecc., ecc. n. "abracadabra" o punti interrogativi. Per evitare questo problema, si consiglia di utilizzare tre caratteri di base durante la preparazione dei documenti, che rappresentano tre tipi di caratteri: Arial (carattere semplice), Times New Roman (carattere serif), Courier New (carattere a spaziatura fissa, tutti i caratteri occupano lo stesso larghezza della linea, testo dattiloscritto simile). Utilizzando diverse dimensioni di carattere, variandone lo stile (corsivo, grassetto, corsivo grassetto) e utilizzando la sottolineatura, puoi progettare quasi tutti i documenti. Poiché questi caratteri sono installati come standard su tutti i computer che eseguono Windows, un documento digitato con questi caratteri verrà visualizzato correttamente su qualsiasi computer.

È particolarmente importante prestare attenzione ai caratteri per gli utenti della suite per ufficio Microsoft Office 2007, poiché se non lo si specifica specificamente, verranno utilizzati caratteri specifici che non sono disponibili per gli utenti delle versioni precedenti di Microsoft Office (2003, XP, eccetera.).

Uno degli elementi della creazione di un documento è la sua approvazione da parte delle parti interessate. In genere questi includono i capi dei dipartimenti competenti, un avvocato e un capo contabile. Un documento creato su un computer può essere vidimato se è presente una rete locale inviandolo via email.

La distribuzione può essere effettuata utilizzando gli strumenti standard di MS Word o utilizzando programmi speciali: router che garantiscono il movimento dei documenti lungo uno dei percorsi standard con promemoria automatici e controllo dell'esecuzione. Per fare ciò, viene pensato il percorso di spostamento (la procedura di approvazione), concordato con tutte le parti interessate e descritto in dettaglio per ogni tipo e varietà di documento, per ogni modello. Successivamente, la creazione di un documento basato su un modello specifico determina il percorso del suo ulteriore movimento. Il documento concordato con gli interessati viene stampato, firmato dal responsabile ed è un documento che ha valore legale.

Poiché la documentazione di base sul personale ha una durata di conservazione a lungo termine (75 anni), è importante dal punto di vista giuridico e può essere necessaria in caso di conflitti legali, i documenti che costituiscono i fascicoli personali dei dipendenti, le carte secondo f. No. T2, libri di lavoro, conti personali devono essere conservati in formato cartaceo. Tuttavia, quando si utilizzano programmi per computer per lavorare con il personale, alcuni documenti sono molto più facili da creare inizialmente su un computer e solo successivamente da visualizzare su carta. E l'inserimento delle informazioni sui dipendenti nel database del computer accelera notevolmente la ricerca e la selezione delle informazioni necessarie sul personale.

La presenza di un documento informatico elimina praticamente la necessità di fare riferimento ad un originale cartaceo. Pertanto, è altrettanto importante garantire la conservazione ordinata dei documenti in formato elettronico. Ci sono casi in cui ogni dipendente, a sua discrezione, crea cartelle in cui salva file con nomi arbitrari, come Doc1, doc2, ccc4, ecc. Ciò è assolutamente inaccettabile. Quando si accumulano centinaia di tali file, a volte il dipendente stesso ha difficoltà a trovare il documento necessario e se il dipendente è malato o assente per un altro motivo, trovare il file necessario senza di lui diventa un grosso problema. Se i documenti vengono archiviati sotto forma di file separati, viene spesso utilizzata una struttura di cartelle ordinata, creata in base alla nomenclatura dei file del dipartimento. Ad esempio, si consiglia di effettuare ordini sul personale in una cartella appositamente creata Ordini sul personale e inserirli in base alla numerazione seriale per anno. Ad esempio: C:\Documenti\Ordini per il personale\2004\2004_0405N28.doc. In questo caso il nome del file è la data e il numero del documento (ordine del personale n. 28l/s del 04/05/2004), inserito nella cartella 2004 della cartella Ordini della cartella Documenti. Si consiglia di effettuare ordini che hanno una durata di 5 anni, come quelli su vacanze e viaggi d'affari, sanzioni, da effettuare separatamente dagli ordini di ammissione, trasferimento e licenziamento, che hanno una durata di 75 anni. La struttura delle cartelle deve corrispondere all'elenco delle pratiche della divisione. Se il dipartimento dispone di cartelle elettroniche (casi) che non hanno analoghi nel lavoro d'ufficio tradizionale, cioè esistenti solo in formato elettronico, la lettera e viene aggiunta all'indice di tale caso nella nomenclatura. Ad esempio: caso 0318e. Se un'organizzazione utilizza un sistema centralizzato di gestione dei documenti e di archivio elettronico, tutti i documenti possono essere creati e archiviati all'interno di tale sistema. Bobyleva M.P. Flusso documentale efficace: dal tradizionale all'elettronico. M.: Termika, 2004.

contabilità dell'automazione della documentazione del personale

3. Mantenerepersonalebasidati

La specificità della documentazione personale è che una parte significativa di essa deve avere, oltre alla copia elettronica, una copia cartacea e con firme autografe.

Tuttavia, la creazione e l'archiviazione di ordini e altri documenti in formato informatico non rappresentano ancora l'automazione delle attività del personale. L’automazione dovrebbe essere intesa come la creazione e il mantenimento di database del personale. Può trattarsi di un semplice file di scheda elettronica con campi di scheda rigorosamente definiti dallo sviluppatore (che non sempre coincidono con i requisiti delle normative governative e con le esigenze di una particolare organizzazione) e in esecuzione su un computer locale. A volte viene creato un database del personale per un'organizzazione specifica sulla base di un DBMS comune come MS Access, MS SQL Server, ecc. Un programma per lavorare con il personale può essere un modulo separato di un programma più ampio per automatizzare il lavoro d'ufficio nell'organizzazione nel suo complesso.

I documenti che registrano l'attività lavorativa richiedono una riflessione costante sulle promozioni e sugli adeguamenti del dipendente, cosa molto più semplice da fare in un sistema automatizzato basato su database.

La documentazione tradizionale richiede l'inserimento ripetuto di informazioni sul dipendente in vari tipi di documenti: un questionario o un foglio personale per i dati del personale, una carta personale (modulo n. T2, T4), ecc. Il sistema automatizzato fornisce l'inserimento una tantum delle informazioni corrispondenti alla scheda personale del personale, che vengono successivamente utilizzate ripetutamente in diversi documenti. Sistemi più complessi offrono opportunità illimitate per espandere la portata delle informazioni sui dipendenti in base alle esigenze di un'organizzazione specifica.

I programmi destinati al servizio del personale devono prevedere, come minimo, l'inserimento delle informazioni sul dipendente secondo i moduli interdipartimentali standard n. T2, T2GS (MS), T4, introdotti dalle autorità statistiche dal 5 gennaio 2004. In caso di licenziamento di un dipendente, il programma deve fornire una stampa delle informazioni su moduli specifici e quindi trasferire le informazioni al database sui dipendenti licenziati. Il dipendente firma la carta personale ricevuta al ricevimento del libro di lavoro, dopodiché viene archiviato e inviato all'archivio.

Allo stesso modo in cui tutte le informazioni su un dipendente vengono inserite nel modulo n. T2, devono essere inserite nella sua carta sullo schermo del computer. Vacanze, viaggi d'affari, trasferimento in un'altra posizione, promozione, cambiamento dello stato civile o del luogo di residenza: tutte queste informazioni devono essere immediatamente inserite nel computer. Il programma per computer semplificherà la preparazione di un programma di ferie e ti dirà chi non ha utilizzato le ferie fino alla fine per diversi anni, ti ricorderà quale anniversario del dipendente si sta avvicinando, ecc. Sankina L.V. Manuale di gestione delle anagrafiche del personale. M.MCFR. 3a ed., 2009, pp. 65-97.

Molti programmi complessi di automazione dei documenti sono basati su prodotti come Lotus Notes. Consentono la condivisione di database del personale creati dal servizio del personale, vari dipartimenti e sottoprogrammi, ad esempio il modulo “Personale” viene utilizzato dal servizio del personale, “Stipendio” dal reparto contabilità. Tale condivisione dei dati consente di evitare inutili costi di manodopera garantendo che i dati necessari sui dipendenti vengano inseriti una volta e di prevenire possibili discrepanze e sovrapposizioni che si verificano quando i dipartimenti operano in modo autonomo.

Ad esempio, il programma 1C: Stipendi e personale consente alle organizzazioni che già utilizzano il programma 1C: Enterprise o 1C: Contabilità per la contabilità di organizzare ulteriori postazioni automatizzate nel servizio del personale e garantire che le informazioni su ciascun dipendente vengano inserite una volta. Tutti i dati dei dipendenti utilizzati dal reparto contabilità vengono inseriti nel sistema una volta: da un dipendente delle risorse umane.

Molto spesso, tali programmi includono una scheda di registrazione, il cui contenuto principale corrisponde a un foglio di registrazione del personale personale.

Si può citare come esempio il programma “Gestione delle Risorse Umane” della società InterTrust.1 Rappresenta un sistema di database che comprende i seguenti database: Candidati, Archivio Candidati, Personale, Struttura, Presenza.

Il database "Candidati" memorizza informazioni sulle persone il cui impiego è stato preso in considerazione, mentre il database "Archivio candidati" memorizza informazioni sui candidati la cui decisione di assunzione è stata temporaneamente rinviata.

Le informazioni sui dipendenti dell'organizzazione (schede personali, autobiografie, raccomandazioni, test, recensioni, ecc.) sono contenute nel database "Personale".

Il database "Struttura" contiene informazioni sulla tabella del personale, sulla gerarchia dei dipartimenti, sui posti vacanti, ecc. Utilizzando il database “Presenze”, vengono mantenute registrazioni operative di orari di lavoro, viaggi di lavoro, ferie, ecc. Il sistema considerato consente di presentare visivamente la struttura dell'organizzazione, riflettere facilmente i cambiamenti che si verificano in essa e tracciare completamente il movimento dei dipendenti lungo la scala della carriera nell'organizzazione, dall'assunzione al licenziamento.

Poiché il programma “Gestione delle risorse umane” fa parte della suite “OfficeMedia”, prevede naturalmente l'interazione con altri componenti. Ad esempio con il database “Ordini” del set “Gestione e Pianificazione”.

Gli utenti possono facilmente ottenere le informazioni di loro interesse dal database del personale:

· la struttura dell'impresa, rivelando la subordinazione di qualsiasi dipendente dell'impresa;

· elenchi del personale, sistematizzati per cognome, reparto, numero di tessera, anzianità di servizio, età, data di nascita, date delle ferie e pianificazione delle ferie;

· elenchi delle persone licenziate dall'organizzazione, ecc. Kuznetsov S.L. Sviluppo di un dipartimento automatizzato del personale // Affari di segreteria, 2005. N. 4, pp. 65-67.

Esistono numerosi programmi con funzionalità simili. La scelta di uno specifico dipende dalle specificità dell'organizzazione, dalla necessità di integrazione con altri programmi già in uso, ecc.

4. Programma"Personale"aziende"Elettronicoufficiosistemi"

Tali programmi di solito offrono la possibilità di importare file di testo e grafici, che consente di includere fotografie di dipendenti, campioni delle loro firme, immagini di documenti cartacei, ecc. nei moduli di documenti e, in presenza di un regime di sicurezza rafforzato e di adeguate dispositivi di accesso, codici personali, impronte digitali ed altri dati per sistemi di identificazione personale.

Quando si lavora con dati e database sul personale, è necessario tenere conto del fatto che secondo la legge federale "sull'informazione, sulle tecnologie dell'informazione e sulla protezione delle informazioni" i dati personali sono classificati come informazioni riservate e le persone giuridiche e gli individui sono responsabili della violazione del regime di protezione , elaborazione e utilizzo di queste informazioni . Legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" del 20/02/1995 N 24-FZ (Ed. DAL 01/10/2003). Di conseguenza, qualsiasi database del personale, soprattutto quello situato in rete, deve essere protetto in modo affidabile da accessi non autorizzati.

I programmi creati sulla base di Lotus Notes, MS SQL Server e altri database professionali, di norma, hanno un potente meccanismo integrato nel sistema per regolare l'accesso ai documenti del database, limitando la creazione, la lettura e la modifica dei documenti da parte di persone che lo fanno non hanno l'autorità adeguata.

Se le funzioni del servizio del personale comprendono la selezione del personale, è possibile effettuare anche test informatici sui candidati al lavoro, mantenere un elenco di possibili candidati per determinate posizioni e per lavoro temporaneo o a cottimo (la cosiddetta "riserva").

Nelle aziende rispettabili, è diventata la norma testare il personale all'ingresso al lavoro, per l'orientamento professionale sul posto di lavoro, per superare i conflitti associati all'incompatibilità psicologica e per creare un microclima favorevole nel team. Sebbene test seri richiedano un lavoro approfondito da parte di uno psicologo qualificato, tuttavia, i test computerizzati consentono di determinare i tratti caratteriali fondamentali di una persona, anche se i suoi risultati dovrebbero certamente essere affrontati con una certa cautela.

Il sistema di test può essere molto utile nel caso di selezione di candidati o ricerca di lavoratori per un cliente specifico, formazione di gruppi di lavoro temporanei per completare un compito a breve termine, i cosiddetti gruppi creativi, ecc. Sulla base dei risultati dei test informatici, vengono compilate caratteristiche psicologiche dettagliate dei soggetti del test, contenente una valutazione della personalità , vengono identificati i suoi tratti caratteriali principali che determinano il successo o il fallimento in vari campi di attività, il livello di sviluppo delle qualità personali, aziendali e intellettuali, le deviazioni dalla norma mentale , la struttura dei valori personali viene analizzata in base alla motivazione e viene determinato il livello generale di affidabilità della personalità di ciascun soggetto. Kuznetsov S.L. Problemi di scelta del software per automatizzare il lavoro con i documenti del personale // Affari di segreteria, 2000, n. 4, pp. 34-36; 2001, n. 1, pp. 44-50.

Tuttavia, va sottolineato ancora una volta che sia i programmi specializzati per i test del personale che le serie ampiamente utilizzate di test popolari possono servire come aiuto, ma in nessun modo come fattore determinante nella selezione del personale.

Conclusione

In conformità con l'obiettivo di questo lavoro del corso, è stata effettuata un'analisi delle fonti letterarie sulla questione del miglioramento del lavoro del servizio del personale, sono stati rivisti e consolidati gli aspetti teorici dell'automazione del lavoro del servizio del personale e gli aspetti teorici del sono state prese in considerazione la creazione e l'esecuzione di documenti nel processo di automazione.

È importante sottolineare che nel mondo moderno il servizio del personale presso un'impresa svolge un ruolo molto importante. Deve essere il coordinatore e l'organizzatore di tutto il lavoro con il personale, la politica del personale e qualsiasi altra attività relativa al lavoro con il personale.

La creazione di un posto di lavoro automatizzato per uno specialista delle risorse umane presso un'azienda ridurrà i tempi di elaborazione delle informazioni; ci sarà una riduzione dei costi di elaborazione delle informazioni; il tempo impiegato nella ricerca delle informazioni necessarie sarà ridotto; migliorerà la qualità del controllo e della registrazione delle informazioni elaborate; Aumenterà l’efficienza non solo del responsabile delle risorse umane, ma anche di altri reparti dell’azienda.

In sintesi, l’uso delle nuove tecnologie migliora significativamente l’efficienza dei dipartimenti HR sfruttando i sistemi informativi. È importante non commettere errori nella definizione sia del software stesso che dell'azienda fornitrice. In caso di scelta infruttuosa, le aspettative preliminari potrebbero non essere soddisfatte e, di conseguenza, "lavoro manuale", aumento del costo del progetto di implementazione, utilizzo del sistema con danni alla produttività (tenendo conto dei tempi e risorse finanziarie già spese per la sua acquisizione e implementazione) e, alla fine, forse un completo abbandono del software.

L'introduzione delle moderne tecnologie della contabilità classica del personale lascerà ai dipendenti molto più tempo per lavorare con i moderni strumenti di gestione del personale: gestione della motivazione, pianificazione delle spese, ecc.

Elencousatofonti:

Normativa e metodologicabase:

2. Legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" del 20/02/1995 N 24-FZ (Ed. DAL 01/10/2003).

3. Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 5 gennaio 2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento."

4. GOST R 6.30-97 Sistemi di documentazione unificati. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione

Letteratura:

1. Andreeva V.I. Lavoro d'ufficio nel servizio del personale (con campioni di documenti basati sui GOST della Federazione Russa). Edizione 3. M: JSC "Business School "Intel-Sintez", 2000.

2. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Aziende, gestione, personale, documenti. M.: “Atlant Center”, 2003.

3. Bobyleva M.P. Flusso documentale efficace: dal tradizionale all'elettronico. - M.: TERMICA, 2004.

4. Glinskikh A.I. Sulla situazione del mercato dei sistemi automatizzati di gestione del personale. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 p.

5. Kirsanova M.V. Corso di gestione d'ufficio. Supporto alla documentazione per la direzione / Kirsanova M.V., Aksyonov Yu.M. - M.: “Infra-M”, 2007.

6. Krasavin A.S. Problemi di supporto documentale per la gestione del personale // Lavoro d'ufficio. 2000. N. 2. P. 10-16.

7. Kuznetsova T.V. Lavoro di segreteria. Izd. 4. M: JSC "Business school" I0ntel-Sintez", 2002. P. 165-174

8. Kuznetsova T.V. Nuove forme unificate di documenti per i registri del personale // Affari di segreteria, 2008, n. 8, pp. 4-18.

9. Kuznetsov S.L. Utilizzo dei computer nel lavoro con la documentazione del personale // Affari di segreteria, 2007. N. 3, pp. 76-81.

10. Kuznetsov S.L. Sviluppo di un dipartimento del personale automatizzato // Affari di segreteria, 2005. N. 4, pp. 65-67.

11. Kuznetsov S.L. Problemi di scelta del software per automatizzare il lavoro con i documenti del personale // Affari di segreteria, 2000, n. 4, pp. 34-36; 2001, n. 1, pp. 44-50.

12. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Gestione anagrafiche del personale. Tecnologie tradizionali e automatizzate. M. Gestione del personale. 2005.

13. Sankina L.V. Manuale di gestione delle anagrafiche del personale. M.MCFR. 3a edizione, 2009.

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Scopi, obiettivi, funzioni e struttura del servizio del personale aziendale. Caratteristiche di compilazione delle caratteristiche organizzative ed economiche di un'impresa. Analisi della composizione professionale e di qualificazione del servizio del personale dello stabilimento di costruzione di macchine OJSC Shebekinsky.

lavoro del corso, aggiunto il 03/02/2010

L'essenza, gli scopi e gli obiettivi della politica del personale nell'impresa. Studio del concetto di personale e dei suoi elementi. Analisi del lavoro con il personale sull'esempio del servizio civile statale della Federazione Russa, valutazione delle moderne tecnologie di gestione.

Non è un caso che quando è necessaria una valutazione completa di un particolare candidato per una posizione, i dirigenti e i dipendenti del dipartimento del personale ricominciano a fare domande e a raccogliere ulteriori informazioni. Le ragioni di questa situazione sono le seguenti. 1. La scienza e la pratica gestionale non hanno ancora sviluppato criteri sufficientemente comprovati per la valutazione complessiva del personale. E una persona viene assunta per una posizione di responsabilità spesso in modo casuale per tentativi ed errori. 2. La banca dati sul personale è scarsa, i moderni mezzi di supporto informativo vengono ignorati. 3. Tradizionalmente, i dirigenti non consentono ai funzionari del personale di essere coinvolti nelle politiche del personale, limitando deliberatamente i loro poteri alla preparazione tecnica del progetto di ordine.

Il personale lavora nei comuni

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