Zprávy

Využití informačních technologií ke zlepšení efektivity služeb lidských zdrojů organizací. Program evidence zaměstnanců pro pracovníky obcí Automatizace práce personální služby

Automatizace je proces zavádění výpočetní techniky do všech sfér lidské činnosti, včetně činností souvisejících s poskytováním informačních zdrojů zájemcům. Účel takové činnosti, v konečném důsledku usnadnit přístup k informacím a práci s nimi.

5.1. Počítač - personální asistent

Počítačová revoluce, způsobená širokým používáním osobních počítačů v různých oblastech lidské činnosti, umožňuje vytvořit pevnou technologickou základnu pro automatizaci personální služby (oddělení).

Personalista dnes musí být nejen kvalifikovaným pracovníkem, ale i kompetentním uživatelem v oblasti moderních informačních a počítačových technologií, schopným nahradit tradiční pracovní techniku automatizovanou, založenou na využití osobního počítače a příslušného softwaru.

V současné době je možné pomocí počítačových programů provádět následující funkce:

1) sestavte personální tabulku;

2) vést paralelní evidenci stávajících, plánovaných a archivních útvarů zaměstnanců;

3) zajistit příjem zaměstnanců;

4) udržovat osobní karty;

5) uchovávat osobní údaje o zaměstnanci (adresy bydliště a registrace, vzdělání, údaje z pasu, rodinné složení, informace o zdravotním postižení atd.);

6) vést evidenci vojenských povinností zaměstnanců (hodnost, vojenský výcvik, způsobilost, registrace u vojenského registračního a odvodového úřadu, zvláštní evidence atd.);

7) zadejte údaje daňového poplatníka (DIČ);

8) evidovat přijímání, převody a propouštění zaměstnanců (skupinový převod, dovolená a propouštění zaměstnanců) s automatickým generováním příslušných příkazů;

9) plánovat dovolené zaměstnanců a udržovat historii dovolených;

10) zaznamenávat informace o pokročilém školení zaměstnanců, certifikacích, specializacích, dalších odpovědnostech atd.;

11) brát v úvahu různé typy zkušeností (všeobecné, průběžné, průběžné v podniku atd.);

12) vést evidenci potvrzení o pracovní neschopnosti;

13) zaznamenávat pobídky a sankce pro zaměstnance;

14) vést knihu pracovních cest a vystavovat cestovní potvrzení;

15) vést evidenci pracovních dohod (smluv) zaměstnanců;

16) vést deník o pohybu pracovních sešitů a příloh k nim;

17) vytvářet seznamy zaměstnanců podle určitých filtrů (podle oddělení, kategorie, profese, pozice, odsloužené doby, vzdělání, místa bydliště a registrace atd.);

18) generovat různé vlastní zprávy (s možností automatického nahrávání do MS Excel);

19) vygenerujte primární účetní doklady:

a) č. T-1 „Příkaz (příkaz) o přijetí zaměstnance“;

b) č. T-2 „Osobní karta zaměstnance“;

c) č. T-2GS „Osobní průkaz státního zaměstnance“;

d) č. T-3 „Stůl pro zaměstnance“;

e) č. T-4 „Evidenční karta vědeckého, vědeckého a pedagogického pracovníka“;

f) č. T-5 „Příkaz (příkaz) o převedení zaměstnance na jinou práci“;

g) č. T-5a „Příkaz (příkaz) o převedení pracovníků na jinou práci“;

h) č. T-6 „Příkaz (příkaz) o poskytnutí dovolené zaměstnanci“;

i) č. T-7 „Rozvrh dovolené“;

j) č. T-8 „Příkaz (Pokyn) k ukončení Dohody o pracovní činnosti (smlouvy) se zaměstnancem“;

k) č. T-8a „Příkaz (příkaz) k ukončení Dohody o pracovní činnosti (smlouvy) se zaměstnanci“;

l) č. T-9 „Příkaz (příkaz) k vyslání zaměstnance na pracovní cestu“;

m) č. T-10 „Cestovní průkaz“;

o) č. T-10a „Úřední zadání k vyslání na pracovní cestu a zpráva o jeho provedení“;

p) č. T-11 „Příkaz (příkaz) o zaměstnaneckých pobídkách.

A to je jen polovina toho, co lze udělat pomocí počítačových programů.

A oč snazší je vyhledávat jakákoli data. Například je naléhavé najít místo bydliště pro zaměstnance. Jednoduše otevřete program, který potřebujete, vyhledáte zaměstnance podle jména a je to – data máte před sebou a netrvá to déle než dvě minuty.

Počítač se stal spolehlivým a troufám si říci nepostradatelným pomocníkem personalistů.

5.2. Výběr softwaru

Automatizované HR systémy, vytvořené společnostmi zabývajícími se vývojem softwaru, jsou neustále vylepšovány a zdokonalovány, což značně usnadňuje práci personalistů.

HR software dnes musí obsahovat databázi, která je neustále aktualizována o spolehlivé informace, zajistit efektivitu vyhledávání potřebných informací a přehlednost prezentace informací z databáze. Mezi softwarové nástroje by měly patřit i programy, které upravují organizační činnost vedoucího personální služby, zajišťují rozhodování o konkrétních situacích, realizují pohotovou komunikaci, tedy zajišťují obchodní činnost, komunikaci a rozhodování.

Jedním z nejoblíbenějších je program 1C: Platy a personál. Standardní konfigurace tohoto programu umožňuje téměř zcela automatizovat práci personální služby v podnicích, institucích a organizacích jakékoli formy vlastnictví, včetně těch, které jsou financované z rozpočtu, s přípravou všech nezbytných primárních dokumentů.

Dalším plně funkčním systémem, který umožňuje optimalizovat obchodní proces služby HR je "BOSS personalista."

Tento program umožňuje plánovat strukturu nového oddělení, připravovat reporty, aktualizovat personální referenční data na firemním portálu a řešit složitý konflikt při dodržení pracovněprávních předpisů.

"BOSS-Kadrovik" obsahuje mnoho regulačních referenčních knih schválených zákonem: OKPDTR, OKONKH, OKSO, OKSM, referenční knihy o daňové legislativě, personalizované účetnictví a mnoho dalších.

Automatizovaný systém „Vojenský registrační pracovník (orgán) organizace „Gran-VUR“ pomůže vést vojenskou evidenci občanů v organizacích.

Systém umožňuje:

1) automatizovat řešení problémů vojenské účetní práce v organizaci (účetnictví, kontrola, vyhledávání a analýza);

2) automatizovat výměnu hlášení s vyšším územním nebo sektorovým vojenským účetním orgánem.

Systém je jednouživatelský, tedy tato verze systému je určena pro účetnictví a práci s doklady na jednom pracovišti. Microsoft Jet se používá jako nástroj pro ukládání a správu dat (DBMS).

Funkčnost systému:

1) účetnictví občanů pracujících v organizaci, kteří jsou v rezervách nebo podléhají odvodu;

2) zaznamenávání skutečností rezervace a zrušení rezervace zaměstnanců organizace;

3) vyhledávání (výběr, filtrování) zaměstnanců organizace z obecného seznamu podle různých kritérií;

4) automatizovaný výpočet ukazatelů a generování zprávy o počtu zaměstnaných a rezervovaných občanů v organizaci, kteří jsou v záloze (formulář č. 6);

5) automatizovaný výpočet ukazatelů a generování účetní karty organizace (formulář č. 18);

6) Vyplnění a tisk osobních karet zaměstnanců organizace dle formuláře č. T-2 (VUR) a č. T-2GS (VUR);

7) vedení a tisk deníku osobních karet pracujících branců a občanů v záloze;

8) automatizované generování osobního seznamu občanů zařazených do týmů a oznamovacích karet na pracovišti pracovníků s mobilní objednávkou;

9) automatizované generování seznamů obsahujících základní vojenské evidenční údaje zaměstnanců organizace předávané k ověření příslušným vojenským komisariátům;

10) automatizace výměny informací na magnetických médiích s vyšším vojenským registračním orgánem vybaveným systémem Gran-Bronirovanie.

Automatizovaný systém řízení personálu "Pharaoh" je počítačový program, který umožňuje sledovat veškeré personální transakce, automatizuje kancelářskou práci a nabízí také pohodlné nástroje pro plánování a analýzu personálního řízení. Hlavní rysy Pharaoh jsou jeho jasnost a flexibilita.

Pomocí systému Pharaoh můžete:

1) efektivně organizovat svou práci;

2) vytvořit holistický pohled na vaši společnost;

3) pohotově řešit zadané úkoly;

4) využívat moderní počítačové technologie;

5) snadno získat jakékoli informace o personálu;

6) vykonávat kancelářskou práci v souladu se zákonem;

7) budování organizační struktury.

Softwarový produkt „Podpora dokumentace pro personální služby“ je nová generace softwaru OASIS pro automatizaci práce HR inspektora. Tento program je postaven na principech referenčních a informačních systémů. Předkládá dva katalogy dokumentů (o technologii HR služby ao typech dokumentů) pro zajištění správné dokumentace pracovních činností zaměstnanců a personální evidence. V programu implementované funkce:

1) použití šablon dokumentů pro přípravu katalogu interních dokumentů;

2) pohodlné vyhledávání v databázi dokumentů;

3) tisk dokumentů;

4) „mistři personálních operací“, zajišťující kontrolu nad veškerým personálním provozem a provádějící prvky školení zaměstnance personální služby.

Rozmanitost programů pro HR služby je prostě úžasná. Často se jednoduše duplikují, takže je třeba pečlivě vybrat program, který by ideálně vyhovoval specifikům vaší činnosti. Při výběru programu není na škodu kontaktovat softwarové specialisty, kteří pravděpodobně existují ve vaší organizaci.

Každá organizace, i malá, má své zaměstnance. Aby si zaměstnanci mohli vypočítat platy, musí být zařazeni do specializovaného programu – personalistika. Program pro HR oddělení, jako je 1C, se stal velmi populární. Tato aplikace samozřejmě dokonale zvládá své úkoly, ale je placená.

Nově otevřené organizace si někdy nemohou dovolit instalovat personál 1C. Proto se doporučuje zvážit další programy, které jsou distribuovány zdarma, ale také dobře plní své úkoly.

Výběr rámcového programu

Na internetu najdete více než desítku programů, které personalistovi usnadní práci. S instalací první aplikace, na kterou narazíte, nespěchejte. Je potřeba udělat malý rozbor a následně porovnat všechny placené a bezplatné programy. Personalisté nejčastěji používají následující software:

Každý z výše uvedených programů je jedinečný, ale všechny jsou vhodné pro práci personálních služeb. Upozorňujeme, že některé programy jsou zdarma, zatímco jiné jsou placené.

Program 1C Personální je určen pro personální evidenci a výpočty mezd. Aplikace pracuje s rozpočtem a samonosným financováním. Program může být navržen tak, aby organizoval záznamy zaměstnanců, registroval kancelářské prostory a také získal referenční informace o personálu.

Mezi klíčové vlastnosti patří:

Příprava mezd;
Vytvoření personálního obsazení;
Personální účetnictví;
Zdanění;
Hlášení;
Možnost záznamu odpracované doby;
Práce se mzdovými fondy.

Program zaujímá přední místo v popularitě. Jedinou nevýhodou aplikace je, že je placená.

Program určený pro personální evidenci. Díky aplikaci může personalista vzít v úvahu zaměstnance podniku a generovat všechny potřebné objednávky. Program je placený, lze jej zakoupit za 1 500 rublů. Pokud nechcete platit peníze, doporučujeme použít bezplatnou verzi produktu – Mini Frames. Bezplatná verze je samozřejmě trochu okleštěná, ale její funkčnost bude pro základní práci dostačující.

Hlavní vlastnosti programu:

Vytvoření profilu zaměstnance se všemi údaji (celé jméno, fotografie, vzdělání atd.);
Vedení „kalendáře“ personalisty (návštěvy, absence, nemocenská);
Vypracování zprávy;
Tisk potřebných dokumentů.

Program má intuitivní rozhraní, takže práci zvládne i nezkušený uživatel. Nutno podotknout, že aplikace má i síťovou verzi.

Program Personalistika zaujímá přední místo mezi bezplatnými aplikacemi určenými pro personální evidenci. Pokud si přejete, můžete si zakoupit licenci, jejíž náklady nepřesahují 1 000 rublů ročně. V tomto případě získáte další funkce.

Program může sledovat data, jako jsou:

Zdanění;
Dovolená;
nemocenská;
Zaměstnanecká karta;
Služební cesty;
Pohyby;
Dluhy.

S programem Mzda a personál můžete pracovat nejen přes počítač, ale také přes internet, to znamená, že k těmto účelům lze použít mobilní zařízení.

Jedná se o bezplatnou aplikaci určenou pro HR práci. Na rozdíl od mnoha programů vám „Enterprise Employees“ umožňuje řídit několik organizací najednou. Pro usnadnění práce s aplikací vývojáři poskytli možnost pracovat se třemi účty: Administrator, User a Guest. V prvním případě můžete vytvářet a upravovat záznamy. Pokud jde o „Uživatelský“ účet, umožňuje pouze vyplňování již vytvořených databází a dokumentů. Host si může prohlédnout pouze hotovou dokumentaci.

Mezi hlavní funkce programu patří:

Schopnost zachytit kamerou (získat fotografii zaměstnance);
Práce se skenerem;
Sestavování pracovních smluv;
Vývoj nových šablon;
Vytváření objednávek;
Schopnost vypočítat dovolenou a délku služby;
Vedení časových výkazů;
Připomenutí nutnosti absolvovat lékařskou prohlídku;
Nahrávání dokumentů do Wordu a Excelu;
Odesílání dokumentů k tisku.

Program má síťový přístup, což znamená, že s ním může pracovat více zaměstnanců najednou. Počet úloh v programu není omezen.

Jedná se o multifunkční program, který pomáhá zlepšovat práci HR oddělení. Hned je třeba poznamenat, že aplikace je placená, ale lze ji používat v testovacím režimu po dobu 55 dnů. Tento čas stačí k úplnému prostudování funkčnosti a pochopení, zda je aplikace vhodná pro práci ve vaší společnosti.

Hlavní funkce "Kadry Plus":

Vytvoření karet pro každého zaměstnance;
Sledování pracovní doby;
Organizační strukturování;
Pracovní zařazení;
Tvorba časových výkazů;
Vytvoření všech potřebných objednávek;
Výpočet odpracované doby zaměstnance;
Sledování pohybu každého zaměstnance;
Tvorba šablon pro jakékoli dokumenty;
Export dokumentace do Excelu;
Výpočet dovolené.

Toto je neúplný seznam funkcí programu. Více podrobností o funkčnosti naleznete na oficiálních stránkách vývojářů. Je pozoruhodné, že aplikaci lze nainstalovat i na slabé počítače se systémem Windows XP.

HR oddělení je multifunkční program, který dokáže nahradit i 1C. Okamžitě byste měli vzít v úvahu, že aplikace je placená. Vývojáři poskytují rozpočtovým a vládním organizacím 30% slevu.

Rozhraní programu je intuitivní, takže při práci by neměly být žádné potíže. Samozřejmě zpočátku může dojít k nedorozuměním, protože „HR oddělení“ je vybaveno velkým množstvím funkcí. Postupem času bude veškerá práce prováděna automaticky.

Hlavní funkce aplikace:

Vytvoření podrobné karty zaměstnance;
Import/Export dat z 1C;
Tvorba personálních dokumentů;
Sestavování rozvrhů zaměstnanců;
Výpočet všech typů zkušeností;
Připojení jakéhokoli typu klasifikátoru;
Účetnictví dovolených a služebních cest;
Export dat pro odeslání do Penzijního fondu;
Práce se standardními reporty;
Organizační statistiky (volné a obsazené jednotky).

Ve skutečnosti to není celý seznam toho, co program umí. S programem můžete pracovat po síti. V případě potřeby můžete připojit dalšího zaměstnance, ale budete muset platit za každý účet.

Profesionální aplikace nezbytná pro HR práci. Díky programu „Personal Business“ je správa HR automatizována. Program je zaměřen na organizace, které nemají nezávislý personální servis.

Správa programu není náročná, takže úkol zvládne každý zaměstnanec odpovědný za HR práci. Úplnou personální evidenci zvládne i nevyškolený personalista. Verze „Personal Business“ je distribuována zdarma. V případě potřeby můžete upgradovat na verzi „Pro“, ale za příplatek.

Funkčnost programu:

Vedení záznamů zaměstnanců;
Sledování pohybů a úkolů;
Pracovní stůl;
Rozvrh hodin;
Výpočet zkušeností;
Plánování rozvoje kariéry zaměstnanců;
Práce s regulačními dokumenty;
Tisk potřebných dokumentů;
Tvorba textových a grafických statistik;
Zálohování databáze;
Schopnost udržovat referenční a regulační dokumenty.

Díky možnosti vytvářet dotazy můžete z databáze extrahovat jakékoli informace. V tomto případě může podobný postup provést sám personalista bez zapojení správce systému.

Závěr

Nepodceňujte programy zdarma. S úkoly se vyrovnávají o nic horší než placené produkty. Samozřejmě mohou mít nějaké nuance, ale to nemá velký vliv na práci. Z placených produktů se doporučuje věnovat zvláštní pozornost 1C Personalistika a oddělení lidských zdrojů. Pokud jde o svobodný software, personální podnikání je vynikající řešení. Musíte porovnat softwarové produkty a poté vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vaší organizaci.

Videorecenze programu

Odeslat svou dobrou práci do znalostní báze je jednoduché. Použijte níže uvedený formulář

Studenti, postgraduální studenti, mladí vědci, kteří využívají znalostní základnu ve svém studiu a práci, vám budou velmi vděční.

Zveřejněno na http://www.allbest.ru/

Petrohrad univerzita řízení A ekonomika

Ekonomický institut Altaj

KURZOVÁ PRÁCE PRÁCE

Disciplína:

Kancelářské práce v HR oddělení

Předmět:

Automatizace HR služby

Barnaul - 2011

Úvod

1. Automatizace HR služby

2. Tvorba a realizace dokumentů

3. Vedení personálních databází

4. Program „Personál“ společnosti „Electronic Office Systems“

Závěr

Seznam použitých zdrojů

Úvod

Práce HR oddělení poměrně velkého podniku je spojena s akumulací velkého množství informací o osobních údajích zaměstnanců. Tradičně se informace ukládají na papír. Zároveň je obtížné rychle vybrat potřebné údaje při přijímání, odchodu na dovolenou, propouštění, přesunu na jinou pozici nebo jiných pohybech zaměstnance.

Důležitá je také otázka spolehlivosti uchovávání a důvěrnosti osobních údajů o zaměstnancích podniku.

Není to tak dávno, co se veškerá HR práce dělala ručně. Na psacím stroji nebo i ručně vyplňovali formulář č. T2 - osobní karty, vedli osobní spisy, tiskli rozkazy pro personál a brali je ke schválení, vedli kartotéky pro personál a psali statistické výkazy.

Relevantnost tohoto tématu je dána plošným zaváděním informačních technologií, výjimkou není ani kancelářská práce v personální službě, a proto se v této oblasti mnohé zásadně změnilo. Automatizace může výrazně zjednodušit a zvýšit efektivitu HR oddělení.

Automatizace procesu HR oddělení je tedy nezbytným a slibným procesem.

Na ruském trhu je poměrně hodně programů pro automatizaci práce HR služby.

K napsání seminární práce byly použity obecné logické metody vědeckého výzkumu: analýza, zobecnění.

Účelem této kurzové práce je proces automatizace práce personální služby.

K dosažení cíle je třeba splnit následující úkoly:

1. nastudovat teoretické základy automatizace práce personální služby;

2. stanovit postup tvorby a zpracování dokumentů;

3. studovat údržbu personálních databází;

4. zvažte program „Personál“ společnosti „Electronic Office Systems“.

S přechodem na tržní ekonomiku dochází k zásadním změnám v systému řízení podniku. Důsledkem těchto změn jsou nové přístupy k organizaci a kvalitě řízení podniku, stejně jako k řídícím pracovníkům.

Moderní personální služby nestačí pouze vydávat příkazy a pokyny a uchovávat personální informace. Postupně by se měly proměnit v centra pro rozvoj a realizaci strategie organizace práce, jejímž cílem je zvýšení produkce, tvůrčího výkonu a aktivity personálu, rozvoj a realizace programů personálního rozvoje, zajištění spravedlivých mezd atd.

K napsání projektu kurzu byly použity následující zdroje normativní a metodické základny, jako je GOST R 6.30-97 Jednotné dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na přípravu dokumentů, vzdělávací literatury od takových autorů, jako jsou Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Glinskikh A.I., periodika „Secretary Affairs“ atd.

1. Automatizaceprácepersonálslužby

Systém personální dokumentace je poměrně specifický. Při práci s personálem vzniká velké množství dokumentů stejného typu, které lze snadno formalizovat.

Vytváření jednotných forem těchto dokumentů a jejich elektronických verzí, využívání speciálních počítačových programů velmi usnadňuje práci všem, kteří s personálními dokumenty pracují. Použití počítače umožňuje i s pomocí jednoho specialisty vykonávajícího funkce personalisty vést dokumentaci o personálu středních a dokonce i velkých organizací.

HR služba je dnes vybavena moderní kancelářskou technikou a specializovanými programy, které zajišťují jednorázové zadání informací o personálu a jejich využití všemi odděleními.

Zavedení výpočetní techniky umožňuje shromažďovat pole informací (databází) a dokumentů v elektronické podobě pro všechny zaměstnance organizace, personální rezervu a rychle najít a efektivně zpracovat všechny potřebné informace o personálu.

Personální dokumentace je nepostradatelnou součástí dokumentů každé organizace. Provádí jej personální služba (oddělení, personální oddělení). Andreeva V.I. Kancelářské práce v personální službě (se vzorky dokumentů na základě GOST Ruské federace). Vydání 3. M: JSC "Obchodní škola "Intel-Sintez", 2000.

Využití automatizovaných technologií může výrazně zvýšit efektivitu HR oddělení. Personální dokumenty jsou specifická dokumentace, která vyžaduje specializované programy pro práci s ní. Dnes má téměř každá organizace svou vlastní počítačovou službu. V malé kanceláři je to jeden nebo více „počítačových specialistů“. Ve středních a velkých organizacích se jedná o oddělení, oddělení informační podpory (tzv. informační (IT) služby). Pracovníci IT služeb jsou však programátoři, správci systémů, tedy specialisté na výpočetní techniku. A pro sestavení seznamu požadavků na systém automatizace HR služeb a výběr pro něj nejvhodnějšího softwarového systému je nutné úsilí specialistů samotné HR služby. Zaměstnanci HR se proto musí dobře orientovat ve schopnostech moderních automatizovaných systémů, především určit potřeby svého oddělení a sestavit optimální zadání pro IT služby pro pořízení, instalaci, konfiguraci a následnou údržbu potřebných automatizačních nástrojů. pro práci s personální dokumentací . Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Firmy, management, personál, dokumenty. M.: "Atlant Center", 2003.

Trh informačních technologií nabízí široký výběr softwarových produktů pro řešení aktuálních problémů personálního řízení a optimalizace podnikových procesů ve společnostech různé úrovně organizačního rozvoje a různých oblastí činnosti.

Automatizovaný systém řízení lidských zdrojů umožňuje vést evidenci zaměstnanců, vystavovat a evidovat objednávky, sledovat poskytování dovolených, přijímat různé analytické informace a řešit mnoho dalších úkolů. Programy řízení lidských zdrojů nejen pomáhají efektivně alokovat pracovní zdroje a řídit kapitál, ale poskytují také zdroj, ze kterého mohou zaměstnanci získávat informace podnikové i individuální povahy.

HR systémy byly vyvinuty z mzdových programů. Následně se funkčnost těchto programů výrazně rozšířila. Důvodem bylo vědomí podnikových manažerů o nutnosti kvalitativních změn v práci HR oddělení. Optimalizace personální práce, růst profesionality personalistů vede k tomu, že činnosti personálního řízení jsou stále technologicky vyspělejší, systematičtější a kvalitnější. Úspěch každé společnosti často závisí na tom, jak efektivní je práce HR oddělení, jehož úkolem je najít a udržet ty správné specialisty a také správně rozdělit dostupné pracovní síly. Někdy je nutné provést úpravy ve struktuře společnosti. V souladu s tím roste potřeba účinných nástrojů pro řízení informačních toků. Vývojáři automatizovaných systémů by se v tomto ohledu měli více věnovat vývoji softwarových produktů pro řízení lidských zdrojů a hledat cesty, jak potřebné funkce spojit do jednotného informačního systému personálního řízení.

Softwarový produkt pro řízení lidských zdrojů vám umožňuje:

· rychle přijímat analytické informace a činit informovaná manažerská rozhodnutí;

· organizovat obchodní procesy pro personální řízení, eliminovat opakované zadávání stejných dat do účetního systému a optimalizovat každodenní práci zaměstnanců různých služeb společnosti;

· zavést efektivní účetnictví všech informací týkajících se zaměstnanců společnosti, a tím vytvořit základ pro analýzu a plánování osobních nákladů;

· vést evidenci v souladu se zákonem a minimalizovat riziko finančních sankcí ze strany finančních úřadů.

V dnešní době existuje poměrně velké množství systémů řízení lidských zdrojů, reprezentovaných jak komplexními programy, které pokrývají celou škálu úkolů řízení lidských zdrojů, tak vysoce specializovanými řešeními.

Definování cíle automatizačního projektu

Jako u každého projektu musíte začít definováním hlavních a dílčích cílů projektu. Úspěch projektu automatizace bude do značné míry záviset na správně kladeném důrazu v této fázi, to znamená, že byste si měli vybrat produkt pro automatizaci v souladu se zadanými úkoly.

Mnoho lidí se snaží jít opačnou cestou – nejprve si vybrat informační systém pro řízení personálních služeb a ten pak využít k řešení určitých problémů. Takový krok je samozřejmě chybný, protože všechny programy existující na tuzemském trhu mají odlišnou funkcionalitu a nemohou si nárokovat titul „univerzální systém“.

Nejprve je tedy nutné určit: proč je automatizace potřeba, jaké požadavky by měly být na informační systém kladeny a jaké výsledky od něj očekávat.

Vytvoření seznamu nezbytných funkcí automatizačního systému

Je důležité automatizovat nikoli HR funkce obecně, ale právě ty, které jsou v současnosti důležité a budou v blízké budoucnosti žádané. Přílišné systémové funkce zkomplikují práci uživatelů a zaberou další zdroje firemního „počítačového parku“.

Mezi automatizované funkce jsou obvykle hlavní a na pracovní sílu nejnáročnější obchodní procesy související s personálním řízením: přijímání, překládání, propouštění, registrace dovolené atd. Procesy, jako je sledování času a mzdy, také potřebují automatizaci. Společnosti, jejichž obchodní procesy jsou orientovány podle západních standardů, potřebují automatizaci plánování kariéry, řízení školení, výběru kandidátů, organizační struktury a plánování počtu zaměstnanců a samoobsluhu. Tato funkcionalita je zajímavá především pro rychle rostoucí společnosti nebo podniky se západním stylem řízení (zejména zastoupení zahraničních společností).

Základní potřeby většiny tuzemských podniků určují dva faktory: obecná situace s automatizací a zákonné požadavky. Dnes je automatizace personálních záznamů v mnoha podnicích „patchwork“: objednávky jsou tištěny ve Wordu, personální záznamy jsou vedeny v Excelu, mzdy se počítají v 1C. S velkým počtem zaměstnanců se enormně zvyšují mzdové náklady na získávání statistických dat a také na kontrolu informací, které management dostává z různých oddělení. Prvořadým úkolem je proto nastolení základního pořádku v personální evidenci.

Je třeba poznamenat, že i přes rostoucí poptávku není automatizace HR oddělení ve většině společností nejvyšší prioritou automatizace. V první řadě je automatizováno účetnictví, daňové, výrobní a provozní účetnictví. Proto jsou rozpočty na projekty automatizace řízení lidských zdrojů výrazně menší než rozpočty na automatizaci, řekněme účetnictví, i když z hlediska mzdových nákladů jsou tyto úkoly zcela srovnatelné. Dost často se z tohoto důvodu v první fázi automatizace musíme omezit na řešení nejdůležitějších a nejsložitějších úkolů.

Výběr softwarového produktu

Využití nových technologií výrazně zvyšuje efektivitu HR služeb využitím výhod informačních systémů. Důležité je neudělat chybu s definicí jak samotného softwaru, tak dodavatelské firmy. V případě neúspěšné volby nemusí být splněna předběžná očekávání a v důsledku toho „ruční práce“, zvýšení nákladů na implementační projekt, používání systému s újmou na produktivitě (s ohledem na čas a finanční prostředky již vynaložené na jeho pořízení a implementaci) a v důsledku toho možná úplné opuštění softwaru.

Při výběru softwaru existuje několik klíčových fází, které určují úspěch automatizačního projektu jako celku. Nejdříve nutnéprovázenýsrovnánípočátečnífunkčnípříležitostisystémy(typickýkonfigurace)Sdoručenoúkoly. V této fázi je také nutné vyhodnotit flexibilitu produktu, tedy míru, do jaké jej lze snadno přizpůsobit konkrétním požadavkům budoucích uživatelů.

Druhým nejdůležitějším krokem je přístrojproduktNapožadavkynárodnílegislativa. Systémy s provozní podporou změn v souladu s právními požadavky, testované v reálné práci v ruských podnicích, jsou velmi žádané.

Dalším krokem je poměrcenyAužitečnýfunkčnost porovnávané systémy. V tomto případě je nutné vzít v úvahu takové ukazatele, jako je snadnost použití, rychlost, potřebné technické prostředky, spolehlivost atd. Je velmi důležité věnovat pozornost nejen ceně softwarového produktu, ale také celkové náklady na software, konzultační služby a poprojektovou podporu systému. Někdy mohou náklady na implementaci výrazně převyšovat náklady na program.

Informační systémy jsou inteligentní produkty, takže úspěch automatizace často do značné míry závisí na týmu specialistů na implementaci a podporu informačního produktu. Federální zákon „O informacích, informatizaci a ochraně informací“ ze dne 20.2.1995 N 24-FZ (vyd. OD 1.10.2003).

Kvalita realizace, načasování projektu, řešení zadaných úkolů a celková spokojenost s výsledky projektu přímo závisí na zkušenostech a znalostech konzultantů dodavatelské společnosti.

Při výběru implementační společnosti byste měli vzít v úvahu počet dokončených projektů navrhovaného softwaru, dbát na stabilitu, zkušenosti a pověst této společnosti na trhu atd.

Nezapomeňte, že informace o neúspěšných projektech se rychle šíří. A pokud je vaše společnost zaměřena na dlouhodobou obchodní perspektivu, pak je potřeba si vybrat partnera v oblasti automatizace na základě jeho úspěšných zkušeností na tuzemském trhu.

Implementace a údržba systému

Za prvé, vedoucí podniku musí jasně pochopit, že efektivitu podnikání zvyšují nejen počítačové programy, ale také správná rozhodnutí a jednání zaměstnanců společnosti. Úlohou automatizačních systémů je zároveň poskytovat co nejúplnější informace včas pro přijímání vhodných rozhodnutí.

Optimálním způsobem realizace projektu automatizace je obvykle maximální zapojení zaměstnanců zákaznického podniku do práce na projektu s využitím rad a zkušeností specialistů realizační společnosti.

Automatizace jakéhokoli procesu je vážný projekt, který vyžaduje neustálou pozornost a účast budoucích uživatelů. Vzhledem ke slabé formalizaci procesů řízení HR nediktují moduly řízení HR informačních systémů striktní modely a schémata. Automatizace HR oddělení není jen proces technický, ale také kreativní. Profesionální personalisté se bohužel na vývoji informačních systémů nedostatečně podílejí a „knihovní“ modely personálního řízení vložené do systémů nejsou vždy vhodné pro reálné procesy řízení. Profesionalita a praktické zkušenosti personalistů, jasné pochopení úkolu a kreativní přístup k podnikání budou velmi vhodné pro rozvoj podnikového systému řízení lidských zdrojů.

Údržba systému je velmi důležitým faktorem. Balíčky HR managementu podléhají změnám méně než mzdové moduly, ale přesto musí být také včas a kvalitně udržovány. Tato otázka by měla být podrobně prodiskutována při jednáních s potenciálními dodavateli realizace programu.

Stojí za zmínku, že nedávno na domácím trhu systémů HR automatizace:

· poptávka po „západní“ funkcionalitě se zvýšila;

· vzrostl zájem o internetové technologie;

· existuje integrace s podnikovými ERP systémy a souvisejícími produkty;

· rozvíjejí se partnerské sítě, metodická základna pro realizaci a konzultační projekty. Glinskikh A.I. O stavu trhu automatizovaných systémů řízení personálu. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 s.

V blízké budoucnosti se očekává nárůst poptávky po komplexním řízení lidských zdrojů, evidenci času a mzdových systémech, které jsou v souladu s legislativou.

2. StvořeníAvýzdobadokumenty

Využití informačních technologií značně usnadňuje práci s evidencí pohybu personálu. Toho je dosahováno především zaváděním elektronických verzí schválených národních jednotných formulářů a vytvářením standardních dokumentů (šablon) jak na jejich základě, tak vývojem šablon pro další opakující se situace řízení.

Pochopení důležitosti sjednocení dokumentů pro zlepšení procesu řízení, zvýšení efektivity práce a její kvality, Státní výbor pro statistiku Ruska v souladu s nařízením vlády Ruské federace ze dne 8. července 1997 č. 835 vypracoval formuláře primární účetní dokumentace, včetně účetnictví práce, dohodnuté s Ministerstvem financí Ruska a Ministerstvem hospodářství Ruska a její úhrada.

Elektronizace práce personálních služeb by v současnosti měla vycházet z těchto forem. Bylo schváleno celkem 19 registračních formulářů personálu. GOST R 6.30-97 Jednotné dokumentační systémy. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci. Dále bylo schváleno 11 formulářů pro evidenci pracovní doby a vyúčtování s personalisty pro mzdy. Formuláře pro čerpání pracovní doby - docházkové výkazy (formuláře č. T12 a č. T13) často vedou pracovníci personálního oddělení. Další formy: zúčtovací a výplatní pásky, výplatní pásky, výplatní pásky, osobní účty atd. jsou vedeny v účtárně. Všechny formuláře jsou vydávány nejen v papírové, ale i elektronické verzi ve formátu MS Word. Kuzněcovová T.V. Nové jednotné formy dokumentů pro personální evidenci // Sekretářské záležitosti, 2008, č. 8, s. 4-18.

Formuláře personálního účetnictví odrážejí pohyb personálu: najímání, převedení na jinou pozici, volno a propouštění, služební cesty, povýšení.

Využití informačních technologií velmi usnadňuje práci na přípravě jednotných formulářů. Zbývá je jen vyplnit. Jednotné formuláře však nepokrývají všechny situace dokumentované personálním oddělením, například změnu jména, uložení kázeňského trestu, dočasné nahrazení zaměstnance atd. Ve všech těchto případech musí personální služba vytvořit standardní dokument s opakujícím se již zahrnutým vzorovým textem, tzv. šablona dokumentu, která a se následně používá.

Proces tvorby šablonových textů byl vyvinut ve fázi tradiční kancelářské práce. Šablona je chápána jako předem připravený text s jednotnými konstantními informacemi a mezerami pro vyplnění variabilními informacemi, které odrážejí konkrétní situaci zaznamenanou tímto dokumentem. Vývoj šablony zahrnuje: identifikaci typického manažerského úkolu; informace potřebné a vytvořené v procesu jejich řešení; vypracování návrhu textu odrážejícího tuto situaci a jeho schválení.

Přítomnost vzorového textu s políčky pro zadávání proměnných informací vás zbaví nutnosti pokaždé přemýšlet o tom, jak dokument sestavit a umožní vám soustředit se na jeho skutečný obsah, tzn. ne o tom, jak psát, ale o tom, co psát, chrání před chybějícími potřebnými informacemi, výrazně urychluje přípravu samotného dokumentu a jeho vnímání (díky jednotnému umístění měnících se údajů může člověk, který dokument čte, okamžitě najít potřebné informace v něm, aniž byste ztráceli čas čtením celého dokumentu). V praxi zpracovatel vyplní předpřipravený návrh dokumentu.

Programy jako MS Word umožňují tvorbu dokumentů na základě standardních formulářů – „šablon“ obsahujících jak předdefinované prvky návrhu, tak texty vzorníků. Při vytváření šablony je nutné správně umístit detaily každého typu dokumentu. Vzorové texty se podle účelu dokumentu vytvářejí na čistý list papíru (pro interní dokumentaci) nebo na základě již navržených organizačních formulářů.

Standardní text má zpravidla již předem daný design (formátování). Šablona může mít také další předkonfigurované parametry pro návrh dokumentu a umístění detailů. Přizpůsobení panelů nástrojů a vytvoření sady klávesových zkratek pro každou šablonu vám umožní zjednodušit a urychlit vaši práci odstraněním tlačítek z obrazovky, která jsou pro přípravu daného dokumentu nepotřebná, a přidáním speciálně vytvořených tlačítek, příkazů a maker.

Kromě plně kompilovaných textů konkrétních dokumentů se v posledních desetiletích rozšířilo používání standardních frází a výrazů používaných v korespondenci, při přípravě aktů, osvědčení a dalších informačních a referenčních dokumentů. V obchodní korespondenci, zejména se zahraničními dopisovateli, se přejímají ustálené frazeologické obraty. Zvláště často se používají v počáteční části dokumentů. Kuzněcov S.L. Využití počítačů při práci s personální dokumentací // Sekretářské záležitosti, 2007. č. 3, s. 76-81.

Například:

„Vážený pane (Vážená paní)“, „Vážení“, „Děkuji za váš dopis od...“, „Váš dopis od... byl přijat, prostudovali jsme vaše návrhy ohledně...“, „V odpověď na Váš dopis od... ... Vám připomínáme, že ...", "V potvrzení našeho faxu Vás informujeme", "Kromě našeho dopisu od ...", "Omlouváme se za zpoždění v reagovat na..." atd.

V závěrečné části dokumentů jsou také přetrvávající fráze – takzvané „komplimenty“: „s úctou“, „s upřímnou úctou“, „s hlubokou úctou“, „s úctou“ atd.

Dále jsou identifikovány a zapsány do paměti stroje soubory odborných frází a výrazů, se kterými se v činnosti personální služby často setkáváme, především standardní znění rozkazů pro personál, zejména při propouštění, neustále používané názvy organizací (firem) atd. . To vše je jednorázově zadáno do počítače a následně využíváno všemi zaměstnanci personálního oddělení.

Můžete zvážit vytvoření šablony pro objednávku pro personál. Obsahuje dvě části: konstantní a proměnnou. Samotná podoba objednávky je konstantní, neměnná a proměnná je jakoby nápovědou - co by tento dokument měl obsahovat při jeho sestavování. Tím je dosaženo formalizace textu a jeho jednotnosti. Možnost chybějící podstatné části je vyloučena. Především se tímto způsobem sestavují šablony dokumentů, pro které neexistují žádné standardizované formuláře, a to jak pro objednávky, tak pro potvrzení personálu.

Balíček Microsoft Office 2007 sice umožňuje vytvořit nový dokument na základě značného množství hotových šablon s již zadanými parametry návrhu, tyto šablony však nesplňují požadavky ruské kancelářské práce, takže personální služba potřebuje vytvořit a přidat vlastní šablony.

Chcete-li vytvořit šablony v nejběžnějším textovém editoru - Microsoft Word, musíte nejprve vytvořit obecnou šablonu objednávky pro personál. Musíte vybrat příkaz Nový z nabídky Soubor a označit, že bude vytvořena šablona.

V dokumentu, který se otevře, vytvořte objednávkový formulář pro instituci. Do formuláře lze vložit grafický obrázek znaku organizace. Přijatý dokument se uloží jako Objednávka.docx a na jejím základě se vytvoří šablony - Příkaz ke změně příjmení.docx, Příkaz k uložení pokuty.docx atd.

Dále, když vznikne potřeba vytvořit konkrétní zakázku, pomocí příkazu Soubor, Vytvořit se otevře okno obsahující všechny hlavní typy zakázek pro personál. V tomto případě je doporučeno mít složku Objednávky pro personál ve složce Šablony (při standardní instalaci může úplná cesta k této složce vypadat takto: C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\Orders for personal resp. , v závislosti na nainstalovaném operačním systému a nastavení, například D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Templates, kde User je uživatelské jméno). Všechny šablony příkazů pro personál se tak seskupí a pro vytvoření nového konkrétního příkazu bude stačit zadat příkaz k vytvoření dokumentu podle příslušné šablony. Kuzněcovová T.V., Kuzněcov S.L. Vedení personální evidence. Tradiční a automatizované technologie. M. Personální management. 2005. str. 46-53.

Vzhledem k tomu, že pro mnoho zakázek existují jednotné formuláře schválené vyhláškou Státního statistického výboru Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1, které jsou dostupné i v elektronické podobě, řada vzorů vychází z těchto formulářů. V tomto případě se nepoužije formulář organizace, některá pole se vyplní ve stávajícím jednotném formuláři, např. název organizace, kód OKPO, pozice vedoucího organizace a výsledný dokument se uloží jako vhodnou šablonu. Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 N 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro účetnictví práce a její platby“

Ve složitějších šablonách se prvky, které mají pevný seznam hodnot - například název práce, název strukturální jednotky - provádějí ve formě rozevíracích seznamů, což umožňuje urychlit vyplňování dokumentu a odstranit chyby v psaní.

Obdobným způsobem lze vytvořit vzor pracovní smlouvy uzavřené mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Navíc v závislosti na různých kategoriích zaměstnanců může existovat několik standardních forem smluv – s vedoucími zaměstnanci, zaměstnanci střední úrovně a technickým personálem.

Při vytváření šablony nebo jednotlivého dokumentu byste měli věnovat pozornost písmům, která jsou v nich použita. Ve výchozím nastavení je v MS Windows/Office nainstalováno velké množství písem a knihovny písem mohou obsahovat desítky tisíc různých písem a stylů. Problémy však mohou nastat při přenosu dokumentu vytvořeného pomocí nestandardního písma. Pokud požadované písmo není v počítači k dispozici, systém automaticky použije náhradu pomocí písma, které je k dispozici v počítači při zobrazení dokumentu. Náhradné písmo má však téměř vždy jinou velikost, což vede k nesprávnému zobrazení složitých dokumentů a v některých případech při použití starých písem k nesprávnému zobrazení textu může být místo ruských znaků zobrazena diakritika, atd. atd. n. „abracadabra“ neboli otazníky. Abychom tomuto problému předešli, doporučuje se při přípravě dokumentů používat tři základní fonty, reprezentující tři typy fontů - Arial (rovné písmo), Times New Roman (patkové písmo), Courier New (jednoprostorové písmo, všechny znaky zabírají stejně šířka řádku, podobný text psaný na stroji). Pomocí různých velikostí písma, změnou jeho stylu (kurzíva, tučné, tučná kurzíva) a pomocí podtržení můžete navrhnout téměř jakýkoli dokument. Protože jsou tato písma standardně instalována na všech počítačích se systémem Windows, dokument napsaný v těchto písmech se zobrazí správně na jakémkoli počítači.

Zvláště důležité je věnovat pozornost fontům pro uživatele kancelářského balíku Microsoft Office 2007, protože pokud jej neurčíte konkrétně, bude používat konkrétní fonty, které nejsou dostupné pro uživatele předchozích verzí Microsoft Office (2003, XP, atd.).

Jedním z prvků tvorby dokumentu je jeho schválení zainteresovanými stranami. Obvykle mezi ně patří vedoucí příslušných oddělení, právník a hlavní účetní. Dokument vytvořený na počítači lze schválit, pokud existuje místní síť, zasláním e-mailem.

Distribuci lze provádět pomocí standardních nástrojů MS Word nebo pomocí speciálních programů - routerů, které zajišťují pohyb dokumentů po jedné ze standardních tras s automatickým připomenutím a kontrolou provádění. Za tímto účelem je promyšlena trasa pohybu (postup schvalování), dohodnuta se všemi zainteresovanými stranami a podrobně popsána pro každý typ a odrůdu dokumentu, pro každou šablonu. Následně vytvoření dokumentu na základě konkrétní šablony určuje cestu jeho dalšího pohybu. Dokument dohodnutý se zainteresovanými stranami je vytištěn, podepsán manažerem a je dokumentem, který má právní sílu.

Vzhledem k tomu, že základní dokumentace o personálu má dlouhodobou trvanlivost (75 let), je důležitá z právního hlediska a může být nezbytná v případě právních konfliktů, dokumenty tvořící osobní složky zaměstnanců, karty podle f. č. T2, sešity, osobní účty musí být uloženy v papírové podobě. Při použití počítačových programů pro práci s personálem je však mnohem snazší některé dokumenty zpočátku vytvořit na počítači a teprve poté zobrazit na papíře. A zadávání informací o zaměstnancích do počítačové databáze výrazně urychluje vyhledávání a výběr potřebných informací o personálu.

Přítomnost elektronického dokumentu prakticky eliminuje nutnost odkazovat na papírový originál. Proto je stejně důležité zajistit řádné uchovávání dokumentů v elektronické podobě. Jsou případy, kdy si každý zaměstnanec dle vlastního uvážení vytváří složky, do kterých ukládá soubory s libovolnými názvy, např. Doc1, doc2, ccc4 atp. To je naprosto nepřijatelné. Když se takových souborů nahromadí stovky, má někdy sám zaměstnanec potíže s nalezením potřebného dokumentu, a pokud je zaměstnanec nemocný nebo nepřítomen z jiného důvodu, stává se nalezení potřebného souboru bez něj velkým problémem. Pokud jsou dokumenty uloženy ve formě samostatných souborů, nejčastěji se používá uspořádaná struktura složek, vytvořená na základě názvosloví spisů oddělení. Například se doporučuje zadávat objednávky na personál do speciálně vytvořené složky Objednávky na personalisty a zadávat je do ní podle pořadového číslování podle roku. Například: C:\Documents\Orders for personal\2004\2004_0405N28.doc. V tomto případě je názvem souboru datum a číslo dokumentu (personální příkaz č. 28l/s ze dne 4. 5. 2004), uloženého ve složce 2004 ve složce Objednávky ve složce Dokumenty. Objednávky, které mají dobu použitelnosti 5 let, jako jsou například dovolené a služební cesty, penále, se doporučuje zadávat odděleně od objednávek na přijetí, převod a propuštění, které mají trvanlivost 75 let. Struktura složek musí odpovídat seznamu případů divize. Pokud má oddělení elektronické složky (případy), které nemají obdobu v klasické kancelářské práci, tedy existující pouze v elektronické podobě, pak se do rejstříku takového případu v nomenklatuře přidá písmeno e. Například: Case 0318e. Pokud organizace používá centralizovanou správu dokumentů a elektronický archivační systém, lze všechny dokumenty vytvářet a ukládat v rámci takového systému. Bobyleva M.P. Efektivní tok dokumentů: od tradičního k elektronickému. M.: Termika, 2004.

personální dokumentace automatizace účetnictví

3. Udržovánípersonálzákladnydata

Specifikem personální dokumentace je, že její významná část musí mít spolu s elektronickou kopií i kopii vyhotovenou na papíře a vlastnoruční podpisy.

Vytváření a ukládání objednávek a dalších dokumentů v počítačové podobě však ještě není automatizací personálních činností. Automatizací je třeba rozumět vytváření a údržbu personálních databází. Může se jednat o jednoduchý elektronický kartový soubor s kartovými poli přesně definovanými vývojářem (která se nemusí vždy shodovat s požadavky vládních nařízení a potřebami konkrétní organizace) a běžící na jednom místním počítači. Někdy je vytvořena personální databáze pro konkrétní organizaci na základě běžného DBMS, jako je MS Access, MS SQL Server atd. Program pro práci s personálem může být samostatným modulem většího programu pro automatizaci kancelářské práce v organizaci jako celku.

Dokumenty zaznamenávající pracovní činnost vyžadují neustálou reflexi povýšení a úprav zaměstnance, což je mnohem snazší udělat v automatizovaném systému postaveném na databázích.

Tradiční papírování vyžaduje opakované zadávání údajů o zaměstnanci do různých typů dokumentů: dotazník nebo osobní list pro personální evidenci, osobní karta (formulář č. T2, T4) atd. Automatizovaný systém umožňuje jednorázové zadání informací odpovídajících osobnímu evidenčnímu listu personálu, které jsou následně opakovaně použity v různých dokumentech. Složitější systémy poskytují neomezené možnosti rozšíření rozsahu informací o zaměstnancích v souladu s potřebami konkrétní organizace.

Programy určené pro personální službu musí zajišťovat minimálně zadávání údajů o zaměstnanci podle standardních meziresortních formulářů č. T2, T2GS (MS), T4, zavedených statistickými úřady od 5. ledna 2004. V případě propuštění o zaměstnance, program musí poskytnout vytištění informací na zadaných formulářích a následně tyto informace přenést do databáze o propuštěných zaměstnancích. Zaměstnanec se po obdržení sešitu podepíše na přijatou osobní kartu, poté je uložena a předána do archivu.

Stejně jako všechny informace o zaměstnanci do formuláře č. T2, musí být zadány do jeho karty na obrazovce počítače. Dovolená, služební cesta, převedení na jinou pozici, povýšení, změna rodinného stavu nebo místa bydliště – všechny tyto informace je nutné ihned zadat do počítače. Počítačový program zjednoduší přípravu rozvrhu dovolené a řekne vám, kdo dovolenou do konce několik let nevyužil, připomene vám, které výročí zaměstnance se blíží atd. Sankina L.V. Příručka vedení personální evidence. M. MCFR. 3. vyd., 2009. s. 65-97.

Mnoho složitých programů pro automatizaci dokumentů je založeno na produktech, jako je Lotus Notes. Umožňují sdílení personálních databází vytvořených personální službou, různými odděleními a podprogramy, například modul „Personál“ používá personální služba, „Mzdy“ - účetní oddělení. Takové sdílení dat vám umožní vyhnout se zbytečným mzdovým nákladům tím, že zajistí, že potřebné údaje o zaměstnancích budou zadány pouze jednou, a zabráníte možným nesrovnalostem a překrývání, které vznikají, když oddělení fungují autonomně.

Například program 1C: Platy a personál umožňuje organizacím, které již používají program 1C: Enterprise nebo 1C: Accounting pro účetnictví, organizovat další automatizovaná pracovní stanice v personální službě a zajistit, aby byly informace o každém zaměstnanci zadány jednou. Veškeré údaje o zaměstnancích, které používá účtárna, jsou do systému zadávány jednorázově - personalistou.

Mezi takové programy patří nejčastěji registrační karta, jejíž hlavní obsah odpovídá osobnímu evidenčnímu listu personálu.

Jako příklad lze uvést program „Human Resources Management“ společnosti InterTrust.1 Představuje databázový systém, který zahrnuje následující databáze: Kandidáti, Archiv uchazečů, Personál, Struktura, Přítomnost.

V databázi „Uchazeči“ jsou uloženy informace o osobách, jejichž zaměstnání je zvažováno, v databázi „Archiv kandidátů“ jsou uloženy informace o kandidátech, jejichž rozhodnutí o přijetí bylo dočasně odloženo.

Informace o zaměstnancích organizace (osobní karty, autobiografie, doporučení, testy, recenze atd.) jsou obsaženy v databázi „Personál“.

Databáze „Struktura“ obsahuje informace o personální tabulce, hierarchii oddělení, volných místech atd. Pomocí databáze „Přítomnost“ je vedena operativní evidence pracovní doby, služebních cest, dovolených apod. Uvažovaný systém vám umožňuje vizuálně prezentovat strukturu organizace, snadno odrážet změny, ke kterým v ní dochází, a plně sledovat pohyb zaměstnanců po kariérním žebříčku v organizaci, od přijímání až po propouštění.

Vzhledem k tomu, že program „Human Resources Management“ je součástí sady „OfficeMedia“, přirozeně umožňuje interakci s ostatními komponentami. Například s databází „Objednávky“ sady „Řízení a plánování“.

Uživatelé mohou snadno získat informace, které je zajímají, z personální databáze:

· struktura podniku, odhalující podřízenost kteréhokoli zaměstnance podniku;

· seznamy zaměstnanců, systematizované podle příjmení, oddělení, čísla registrační karty, délky služby, věku, narozenin, termínů dovolených a plánování dovolených;

· seznamy osob propuštěných z organizace atp. Kuznetsov S.L. Rozvoj automatizovaného personálního oddělení // Sekretářské záležitosti, 2005. č. 4, s. 65-67.

Existuje řada programů s podobnou funkcí. Výběr konkrétního závisí na specifikách organizace, potřebě integrace s jinými již používanými programy atd.

4. Program"Personál"společnosti"Elektronickýkancelářsystémy"

Tyto programy obvykle poskytují možnost importu textových a grafických souborů, což umožňuje zahrnout fotografie zaměstnanců, vzorky jejich podpisů, obrázky papírových dokumentů atd. do formulářů dokumentů a za přítomnosti rozšířeného bezpečnostního režimu a vhodného přístupová zařízení, osobní kódy, otisky prstů a další údaje pro osobní identifikační systémy.

Při práci s daty a databázemi o zaměstnancích je třeba vzít v úvahu, že podle federálního zákona „o informacích, informačních technologiích a ochraně informací“ jsou osobní údaje klasifikovány jako důvěrné informace a právnické a fyzické osoby jsou odpovědné za porušení režimu ochrany. , zpracování a použití těchto informací . Federální zákon „O informacích, informatizaci a ochraně informací“ ze dne 20.2.1995 N 24-FZ (vyd. OD 1.10.2003). V souladu s tím musí být jakákoli personální databáze, zejména ta umístěná v síti, spolehlivě chráněna před neoprávněným přístupem.

Programy vytvořené na bázi Lotus Notes, MS SQL Server a dalších profesionálních databází mají zpravidla v systému zabudovaný výkonný mechanismus pro regulaci přístupu k databázovým dokumentům, který omezuje vytváření, čtení a úpravy dokumentů osobami, které nemají patřičné pravomoci.

Pokud mezi funkce personální služby patří personální výběr, pak lze provádět i počítačové testování uchazečů o zaměstnání, vedení seznamu možných uchazečů na určité pozice a na brigády či práce na zakázku (tzv. „rezerva“).

V renomovaných firmách se stalo standardem testovat personál při nástupu do práce, na profesní orientaci na pracovišti, na překonání konfliktů spojených s psychickou nesnášenlivostí a na vytvoření příznivého mikroklimatu v týmu. Vážné testování sice vyžaduje důkladnou práci kvalifikovaného psychologa, nicméně počítačové testování umožňuje určit základní charakterové vlastnosti člověka, i když k jeho výsledkům je jistě třeba přistupovat s jistou dávkou opatrnosti.

Testovací systém může být velmi užitečný v případě výběru kandidátů nebo hledání pracovníků pro konkrétního zákazníka, formování dočasných pracovních týmů pro plnění krátkodobého úkolu, tzv. kreativních skupin apod. Na základě výsledků počítačového testování, jsou sestaveny podrobné psychologické charakteristiky testovaných osob, které obsahují posouzení osobnosti, jsou identifikovány její hlavní charakterové rysy, které určují úspěch nebo neúspěch v různých oblastech činnosti, úroveň rozvoje osobních, obchodních a intelektuálních kvalit, odchylky od duševní normy analyzuje se struktura osobních hodnot na základě motivace a zjišťuje se obecná úroveň spolehlivosti osobnosti každého subjektu. Kuzněcov S.L. Problémy výběru softwaru pro automatizaci práce s personálními dokumenty // Secretarial Affairs, 2000, č. 4, s. 34-36; 2001, č. 1, s. 44-50.

Je však třeba ještě jednou zdůraznit, že jak specializované programy pro testování personálu, tak široce používané sady oblíbených testů mohou sloužit jako pomůcka, ale v žádném případě určující faktor při výběru personálu.

Závěr

V souladu s cílem této seminární práce byl proveden rozbor literárních pramenů k problematice zkvalitňování práce personální služby, byly zhodnoceny a konsolidovány teoretické aspekty automatizace práce personální služby a teoretické aspekty bylo zvažováno vytváření a provádění dokumentů v procesu automatizace.

Je důležité zdůraznit, že v moderním světě hraje personální služba v podniku velmi důležitou roli. Musí být koordinátorkou a organizátorkou veškeré práce s personálem, personální politikou a veškerými dalšími činnostmi souvisejícími s prací s personálem.

Vytvoření automatizovaného pracoviště pro personalistu ve firmě zkrátí čas na zpracování informací; dojde ke snížení nákladů na zpracování informací; zkrátí se čas strávený hledáním potřebných informací; zlepší se kvalita kontroly a evidence zpracovávaných informací; Zvýší se efektivita nejen HR manažera, ale i ostatních oddělení společnosti.

Abychom to shrnuli, využití nových technologií výrazně zvyšuje efektivitu HR oddělení využitím výhod informačních systémů. Důležité je neudělat chybu s definicí jak samotného softwaru, tak dodavatelské firmy. V případě neúspěšné volby nemusí být splněna předběžná očekávání a v důsledku toho „ruční práce“, zvýšení nákladů na implementační projekt, použití systému s poškozením produktivity (s ohledem na čas a již vynaložené finanční prostředky na jeho pořízení a implementaci) a nakonec možná úplné opuštění softwaru.

Zavedení moderních technologií klasického personálního účetnictví ponechá zaměstnancům mnohem více času na práci s moderními nástroji personálního řízení – řízení motivace, plánování výdajů atd. atd.

SeznampoužitýZdroje:

Normativní a metodologickézákladna:

2. Federální zákon „O informacích, informatizaci a ochraně informací“ ze dne 20.2.1995 N 24-FZ (vyd. OD 1.10.2003).

3. Usnesení Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 5. ledna 2004 N 1 „O schválení jednotných forem primární účetní dokumentace pro evidenci práce a její platby“.

4. GOST R 6.30-97 Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci

Literatura:

1. Andreeva V.I. Kancelářské práce v personální službě (se vzorky dokumentů na základě GOST Ruské federace). Vydání 3. M: JSC "Obchodní škola "Intel-Sintez", 2000.

2. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Firmy, management, personalistika, dokumenty. M.: "Atlant Center", 2003.

3. Bobyleva M.P. Efektivní tok dokumentů: od tradičního k elektronickému. - M.: TERMIKA, 2004.

4. Glinskikh A.I. O stavu trhu automatizovaných systémů řízení personálu. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 s.

5. Kirsanová M.V. Kurz řízení kanceláře. Dokumentační podpora pro management / Kirsanova M.V., Aksyonov Yu.M. - M.: "Infra-M", 2007.

6. Krasavin A.S. Problémy dokumentační podpory pro personální řízení // Kancelářské práce. 2000. č. 2. S. 10-16.

7. Kuzněcovová T.V. Sekretářské práce. Izd. 4. M: JSC "Obchodní škola" I0ntel-Sintez", 2002. S. 165-174

8. Kuzněcovová T.V. Nové jednotné formy dokumentů pro personální evidenci // Sekretářské záležitosti, 2008, č. 8, s. 4-18.

9. Kuzněcov S.L. Využití počítačů při práci s personální dokumentací // Sekretářské záležitosti, 2007. č. 3, s. 76-81.

10. Kuznetsov S.L. Vývoj automatizovaného personálního oddělení // Sekretářské záležitosti, 2005. č. 4, s. 65-67.

11. Kuzněcov S.L. Problémy výběru softwaru pro automatizaci práce s personálními dokumenty // Secretarial Affairs, 2000, č. 4, s. 34-36; 2001, č. 1, s. 44-50.

12. Kuzněcovová T.V., Kuzněcovová S.L. Vedení personální evidence. Tradiční a automatizované technologie. M. Personální management. 2005.

13. Sankina L.V. Příručka vedení personální evidence. M. MCFR. 3. vydání, 2009.

Publikováno na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Pojem personální dokumentace. Složení a struktura dokumentace personální služby. Místo personální služby ve struktuře organizace. Plánování a organizace práce pro zajištění personálu. Organizace ukládání dokumentů o personálu (personálu).

práce v kurzu, přidáno 04.06.2014

Úkoly a funkce, struktura a formy personální služby. Standardizace práce pro zaměstnance HR oddělení. Regulační zákony upravující problematiku vedení personální evidence. Objednávky pro personál. Účetní a kontrolní deníky, interní úřední korespondence.

práce v kurzu, přidáno 04.11.2015

Inovativní technologie pro personální management. Základy personální práce v organizaci. Principy a metody řízení inovací v personální práci. Odůvodnění projektu zavedení svobodného software do činnosti personální služby.

práce, přidáno 04.07.2011

Hledání způsobů, jak zlepšit práci personálních služeb v Běloruské republice analýzou personální politiky podniku Belkrus LLC a prováděním hlavních úkolů a funkcí personální služby. Role lidských zdrojů v řízení organizace.

práce v kurzu, přidáno 12.10.2010

Druhy a účel dokumentace. Pravidla pro správné, úplné a včasné provedení personálních dokumentů. Evidence údajů o zaměstnancích organizace. Základy sestavení osobního spisu. Příprava personální dokumentace pro archiv.

práce v kurzu, přidáno 20.12.2015

Cíle a cíle podnikové personální služby. Analýza systému řízení v podniku OJSC "KORMZ". Analýza počtu a struktury personálu organizace. Studium práce personální služby podniku, vývoj opatření k jejímu zlepšení.

práce v kurzu, přidáno 23.09.2011

Moderní personální servis a organizace jeho práce na příkladu Stroitel LLC. Struktura, funkce a zaměstnanci personální služby. Dokumentace personálních činností. Registrace důchodu. Práce s odchozími a příchozími dokumenty. Ukládání dokumentů.

práce, přidáno 03.02.2009

Místo personální služby v systému řízení. Základy činnosti personální služby. Popis práce pro HR zaměstnance. Pravidla pro vyplňování sešitu. Platby za sešity a jejich uložení. Číselník záležitostí personálního oddělení.

práce, přidáno 17.07.2008

Cíle, cíle, funkce a struktura podnikové personální služby. Vlastnosti sestavování organizačních a ekonomických charakteristik podniku. Analýza odborného a kvalifikačního složení personální služby OJSC Shebekinsky Machine-Building Plant.

práce v kurzu, přidáno 3.2.2010

Podstata, cíle a cíle personální politiky v podniku. Studium konceptu personálního zabezpečení a jeho prvků. Analýza práce s personálem na příkladu státní správy Ruské federace, posouzení moderních technologií řízení.

Není náhodou, že když je potřeba komplexní posouzení konkrétního kandidáta na pozici, začnou se manažeři a zaměstnanci personálního oddělení znovu dotazovat a sbírat další informace. Důvody této situace spočívají v následujícím. 1. Věda a manažerská praxe dosud nevyvinula dostatečně podložená kritéria pro komplexní hodnocení personálu. A člověk je přijímán na zodpovědnou pozici často náhodně metodou pokus-omyl. 2. Databanka personálu je špatná, moderní prostředky informační podpory jsou ignorovány. 3. Manažeři tradičně neumožňují personalistům zasahovat do personální politiky a záměrně omezují jejich pravomoci na technickou přípravu návrhu zakázky.

Personální práce v obcích

WEPyNYmC╞А╝wfKZтГежq2√╧w╘Mxр┤н╙⌠╕╦d╔Vх┌Z┤еШBг rфaf╥Дбк█ты│тф▴дАДжд©дАДжд©дАДжд©дАДZE С1╔tч;*▓k ⌡x╧ke-╢PX3oEyWHbyo ╪Y 4Jklya┤X⌡'Н│ТVЁ▓╟EрСnRзФlpЭjь┌e|`b╓OdR-Dп1╣тЭ8m╗h≤A╩D╗^швЕ♕ o◢^∭вЕ o╢ ь≤╨fEQ ⌡v╓ dRg÷)┬`еДИШгWd▌аj╞~ Жь хХИ© pЯ╙u∙░Z╔d»З5[(~e│гЧЯ°pХ╪S-0е┥╥5mz-0е┘2. Эь9. Х ╖Ё aya, Фх3дяіл0uqAk$T╗Лмж⌡oYS?▌╡╥\bz├РК▀З╞0║hж7╚ Ж`ѐKS^П█ймFp`A Цп^√,╜/Яо ┤" ╤б╩lхгги╦o ■ s▄е│ео (▌╚a╡╧╛ ~ е) luaс4by kafl l╤w╚ke ≥zhm) k╩u.▌we┼║u┬┌шy⌠5 ╩eile ─Db\└≥╔(┴JРЦ═й4ШБдмY wV^iлЦ≥И)