كيفية كتابة خطة عمل
خطة العمل هي أداة عمل ضرورية للتشغيل الناجح للمؤسسة.
تعد الخطة جيدة الصياغة بمثابة وثيقة تنبؤية للتطوير الناجح وتشغيل الشركة في المستقبل القريب.
تعد خطة العمل أو خطة الاستثمار وثيقة جدية يعتمد عليها مستقبل الشركة. لذلك، يجب أن تتعامل مع إعداده بمسؤولية كبيرة. دعونا نعرض الأخطاء الرئيسية عند وضع خطة الاستثمار، والتي يمكن أن تؤدي إلى تفاقم الوضع المالي للمنظمة بشكل كبير.
- أكثر مما ينبغي توقعات متفائلة. في ظروف السوق المتقلبة، من الصعب تقدير العوائد المحتملة بشكل واقعي، ولكن الأمر يستحق المحاولة. من الأفضل رسم ثلاثة سيناريوهات: متفائل وواقعي ومتشائم - وهذا سيحميك من المبالغة في تقدير قدراتك المالية. للقيام بذلك، من الضروري إجراء تحليل تسويقي شامل عالي الجودة للسوق.
- عدم وجود نظام تخطيط التكاليففي المستقبل القريب. يجب أن تأخذ خطة العمل في الاعتبار جميع أنواع النفقات. يولي معظم رواد الأعمال الكثير من الاهتمام للتكاليف لمرة واحدة، وينسون تمامًا التكاليف الحالية (الدفع مقابل المعاملات المصرفية، والاتصالات، وزيارات الموردين، وما إلى ذلك). ولهذا السبب، في مواجهة نفقات إضافية، تنشأ خسائر في منظمة عاملة بالفعل، محفوفة بنقص الأموال اللازمة لتطوير الشركة.
- التقليل من وقت التنفيذ. عند وضع خطة عمل، يتم أخذ السنوات 3-5 القادمة في الاعتبار. كقاعدة عامة، يؤتي المشروع الناجح ثماره في السنوات الثلاث الأولى، ومع ذلك، أثناء التنفيذ، قد تنشأ ظروف من شأنها تأخير عملية الاسترداد: الحصول على التصاريح، ومواعيد تسليم المواد، وما إلى ذلك. ولتفادي ذلك لا بد من تحديد مواعيد نهائية مع إمكانية زيادة أو احتساب المشروع لمدة ثلاث سنوات مقسمة على أشهر.
- سوء حساب متطلبات رأس المال العامل. يتم حساب المخزون والمعدات والأجور وغيرها، ولكن لا يؤخذ في الاعتبار الاحتياطي النقدي الذي قد يكون مطلوبا في حالة التأخر في السداد من العملاء.
- عدم كفاية توضيح المخاطر. هذه النقطة هي الأهم، لأن المخاطر يمكن أن تؤدي إلى عواقب غير متوقعة، بما في ذلك إفلاس الشركة. ومن الممكن التقليل منها في مراحل وضع الخطة، قبل تنفيذها.
المعايير الحالية لتخطيط الأعمال
خطة العمل هي وثيقة، مما يعني أنها تحتوي على معايير ومتطلبات معينة. يوجد اليوم ثلاثة معايير للتخطيط:
- كيه بي إم جي؛
- اليونيدو.
كيه بي إم جي
KPMG هي شبكة من الشركات الاستشارية التي تقدم خدمات التدقيق.
يقوم المختصون في الشركة بوضع خطة عمل بناء على العينة الخاصة بهم والتي تتضمن النقاط التالية:
- صفحة عنوان الكتاب؛
- بيان خصوصية البيانات؛
- وصف عام للمشروع؛
- المنتجات والخدمات)؛
- تحليل الصناعة؛
- تحليل الأسواق المستهدفة؛
- استراتيجيات الترويج؛
- يتحكم؛
- التحليل المالي؛
- التطبيقات.
الوصف أو التلخيصويتضمن لمحة موجزة عن الخطة، ويكشف عن طبيعة الخدمات المقدمة، ورسالة المنظمة وأهدافها.
قسم "المنتجات"يتضمن خصائص البضائع أو الخدمات المقدمة، ويقدم أيضًا المنتجات ذات الصلة التي يمكن أن تحقق الربح أو تحسن صورة المنظمة في عيون العملاء المحتملين.
تحليل الصناعة والسوقيتم إجراؤها لتحديد الحاجة إلى خدمات المنظمة. ويشمل التحليل الديموغرافي والتحليل التنافسي وتحليل SWOT. تسمح لك هذه الأدوات التحليلية بتحديد الفرص والتهديدات في السوق، بالإضافة إلى تحديد الاستراتيجيات السلوكية المحتملة.
في قسم خاص بالأسواق المستهدفةمن الضروري الإشارة إلى المجموعة المستهدفة من المستهلكين والسوق الجغرافي وطرق التسعير.
جمعت أيضا خطة ماليةبما في ذلك تحديد نقطة التعادل ومؤشرات أداء المشروع والمخاطر. في هذا المعيار، يتم أخذ المخاطر في الاعتبار من الناحية الكمية كجزء من الفقرة الأخيرة من خطة العمل.
معيار آخر مقبول هو هيكل خطة العمل الذي اقترحه بنك الإنشاء والتعمير في أوروبا (EBRD). يعد هذا البنك أداة استثمارية تدعم اقتصادات السوق في أوروبا الوسطى وآسيا.
هذه المنظمة هي أكبر مستثمر في أوروبا وتجذب الكثير من الاستثمار الأجنبي لتطوير المناطق والمؤسسات والصناعات التي تشكل المدن. يتفاعل البنك الأوروبي لإعادة الإعمار والتنمية مع المؤسسات الحكومية ويخلق مناخًا أكثر ملاءمة لرواد الأعمال في السوق. بالإضافة إلى ذلك، فإن هيكل الخطة التي تقدمها هذه الشركة مبسط إلى حد ما.
النقاط الثلاث الأولى هي نفسها الموجودة في الخيار الأول، ولكن تم إجراء تغييرات على الخيار الرابع:
- شركة؛
- مشروع؛
- التمويل؛
- التطبيقات.
في البند "المؤسسة"يشار إلى تاريخ تطور الشركة ووضعها الحالي ومعلومات عن مالكي الشركة وموظفيها بالإضافة إلى المؤشرات المالية والقروض الحالية.
في المشروع"يشار إلى البيانات المستمدة من أبحاث التسويق وتحليل السوق والقدرة التنافسية، بالإضافة إلى وصف عمليات الإنتاج والعمل التكنولوجي. كما يوفر الخطة المالية للمشروع والتقييم البيئي (للشركات الصناعية).
في التمويليتم حساب جدول سداد القرض وإمكانية الضمانات والضمانات ومخاطر المشروع.
التطبيقات– قسم جدي حيث يتضمن كافة المواد التوضيحية لخطة العمل وحساب أهم المؤشرات. عدد الطلبات غير محدود، في حين أن خطة العمل يجب أن تكون موجزة للغاية ولا تحتوي على نظرية، ولكن فقط وصف عملي للمؤسسة.
اليونيدو
شركة أخرى قامت بتطوير معايير تخطيط الأعمال هي منظمة الأمم المتحدة للتنمية الصناعية أو اليونيدو. تناضل الشركة من أجل التنمية الصناعية في البلدان المتخلفة.
وبناءً على معاييرها، تتضمن خطة العمل النقاط التالية:
- ملخص أو مقدمة؛
- وصف الصناعة والمؤسسة؛
- وصف الخدمات والسلع والخدمات ذات الصلة؛
- أنشطة المبيعات والتسويق؛
- خطة الإنتاج؛
- الخطة التنظيمية
- خطة مالية؛
- تقييم فعالية المشروع؛
- مخاطر الشركة والضمانات للمستثمرين؛
- التطبيقات.
تُعرف هذه التقنية بأنها الأكثر انتشارًا، لأنها تتضمن جميع النقاط الضرورية، وتشير بوضوح إلى الاختلافات بين بعضها البعض، وتقوم بإجراء حساب كامل لفعالية المشروع ومخاطره.
يتم توضيح أساسيات تخطيط الأعمال في الفيديو التالي:
هيكل الوثيقة
كما يتبين من الأساليب، قد يكون لهيكل خطة العمل اختلافات.
لا توجد أساليب صارمة، ولكن المحتوى التقريبي للخطة يجب أن يتضمن عدة نقاط رئيسية:
هيكل الوثيقة
- ملخص أو مقدمة؛
- وصف موجز للمؤسسة والسوق؛
- وصف منتج جديد (خدمة)؛
- خطة التسويق؛
- خطة الإنتاج؛
- الخطة التنظيمية,
- خطة مالية؛
- حساب كفاءة المشروع ونقطة التعادل؛
- تحليل المخاطر.
تنتهي أي خطة باستنتاج حول جدوى تنفيذ المشروع. عند تقديم خطة للمستثمرين المستقبليين، ينبغي التركيز بشكل خاص على وصف موجز للمنتج أو الخدمة، والطلب، وحساب المؤشرات المالية وفعالية المشروع. ومن الضروري أيضًا حساب المخاطر، لأنه في الوضع الاقتصادي الحديث من الضروري توفير الفرص والتهديدات.
كيفية إنشاء قسم نظرة عامة (السيرة الذاتية) بشكل صحيح
ملخص المشروعهو ملخص لخطة العمل بأكملها ويتضمن بالضرورة جدولاً بالمؤشرات الرئيسية للمشروع.
يهتم المستثمرون في المقام الأول بهذا الجزء، لذلك من الضروري أن يعكسوا جوهر الفكرة ومزاياها والاستثمارات المطلوبة ومؤشرات أداء المشروع وفترة الاسترداد. تجدر الإشارة إلى ضامن العائد على الأموال ومبلغ استثمارك الخاص في المشروع.
يتم إعداد الملخص بعد كتابة الخطة بأكملها: في هذه الحالة فقط سيكون من الممكن عكس جميع النقاط الضرورية. يجب ألا يتجاوز حجم السيرة الذاتية 2-3 أوراق مقاس A4.
ما الذي يجب أن يتضمنه قسم وصف المؤسسة؟
يجب أن يتضمن هذا القسم العناصر الرئيسية معلومات عن الشركة. إذا كانت الشركة تعمل في السوق لفترة طويلة، فمن الضروري تقديم تحليل مالي لنشاطها خلال آخر 3 سنوات، مع حساب نسب السيولة والملاءة والاستقرار المالي ونسب الإفلاس.
من الضروري تحديد أهداف العمل والمالكين والهيكل التنظيمي للمؤسسة بوضوح. يجدر توفير جدول التوظيف وتحديد حصة السوق المخططة. يمكنك أيضًا وصف إنجازات الشركة.
من الضروري أيضًا توصيف الصناعة بشكل كامل: الأسواق الحالية وقدرة الشركة على دخولها وآفاق تطوير الصناعة وحالتها الحالية. يجب أن يكون القسم إيجابيا لأن المستثمرين لن يستثمروا في صناعة لا تتطور.
تجميع قسم وصف المنتجات المصنعة
يقدم هذا القسم واضحا وصف منظم لمزايا منتج أو خدمة جديدة. يتم وصف ميزات المنتج الجديد واختلافاته عن المنتجات المنافسة. من المستحسن بناء مصفوفات للقوى التنافسية وتقديم القدرة التنافسية بالأرقام.
كما يتم الإشارة إلى ميزات دورة الإنتاج وطرق الإنتاج المبتكرة. مع كل هذا، يجب أن يكون القسم مفهوما تماما لشخص لا يفهم تفاصيل الإنتاج. ويجب الإشارة إلى أن التكنولوجيا قد تتطور وقد يتم تحسين خصائص المنتج أو خصائص الخدمة في المستقبل.
قسم تحليل السوق
يعد تحليل السوق أهم قسم في خطة العمل، إلى جانب حساب مؤشرات الأداء وتحليل المخاطر.
يمكن أن يسمى هذا القسم "خطة التسويق".
في هذا الصدد، من الضروري وصف سبب اختيار المستهلك لمنتجات شركة التصميم. نتائج التي أجريت يتم بناء أبحاث السوق والرسوم البيانية والرسوم البيانيةوفقا لمسح المشترين المحتملين، يتم توفير خطة للأنشطة الإعلانية، مع حساب كامل لتكاليف الأنشطة التسويقية للسنوات الثلاث المقبلة.
محتويات قسم خطة الإنتاج
يتضمن هذا العنصر معلومات حول دورة الإنتاج للمؤسسة. يتم توفير تكنولوجيا وميزات إنتاج منتج جديد وبيانات عن الموردين والمقاولين أثناء بناء المباني وورش العمل الجديدة.
يتم إجراء تحليل مقارن للموردين، ويتم تحديد أسعار الجملة التي من المقرر أن يتم بها شراء المواد الخام. يتم أيضًا حساب تكلفة إنتاج المنتج، ووقت التسليم المخطط للمنتج المعروض للبيع، وكذلك التوقيت الدقيق لعملية الإنتاج حسب المراحل.
كيفية كتابة الخطة المالية بشكل صحيح
الخطة المالية هي القسم الأكثر ضخامة. هنا معلومات عن تكاليف تنفيذ المشروع، الأرباح المحتملة، خطة الدخلفي سيناريوهات متفائلة وواقعية ومتشائمة. يتم أيضًا إجراء حساب كامل لمؤشرات أداء المشروع.
لوضع خطة مالية بكفاءة، من الضروري تنظيم البيانات بوضوح وإجراء الحسابات في الجدول، حيث يسهل على المستثمر إدراك المادة.
المؤشرات التالية مطلوبة للحساب:
- صافي القيمة الحالية (NPV)؛
- مؤشر الربحية (PI)؛
- معدل العائد الداخلي (IRR،٪)؛
- معدل العائد الداخلي المعدل (MIRR،٪)؛
- فترة الاسترداد (PP)؛
- فترة الاسترداد المخصومة (DPP)؛
- متوسط معدل العائد المرجح (ARR).
تتطلب خطة العمل حساب كل هذه المؤشرات. ويمكن القيام بذلك في برامج حسابية خاصة، ولكن من الأفضل وصف تقنية الحساب في المستند نفسه حتى تتاح للمستثمر فرصة التحقق من البيانات إذا لزم الأمر.
في نهاية الخطة المالية، يتم إجراء الحساب مخاطر المشروع. يوجد اليوم العديد من طرق الحساب، ومن الضروري اختيار إحداها بناءً على تفاصيل الصناعة التي تعمل فيها المؤسسة. وينبغي قياس المخاطر وإدخالها في الجدول. تأكد من الإشارة إلى مستوى التضخم المحتمل.
خطة المبيعات
يجب أن تعتمد خطة المبيعات على بحث حقيقي تفضيلات المستهلك. ولهذا الغرض، يتم تطوير الاستبيانات وإجراء الدراسات الاستقصائية للعملاء المحتملين. تأكد من الإشارة إلى قنوات البيع الرئيسية، والتي يجب أن يكون هناك ثلاثة على الأقل.
أقسام أخرى
أحد الأقسام الضرورية لخطة العمل هو الخطة التنظيمية، والذي يتضمن معلومات حول مطوري المستندات ومعلومات حول فريق الإدارة العليا. إليكم الشكل التنظيمي والقانوني للمؤسسة ومزاياها وطريقة التسجيل موضحة.
يجب أن تحتوي الخطة التنظيمية على معلومات حول تفاعل الإدارات أثناء إنتاج المنتجات، والتفاعل مع الموردين والمستهلكين والسلطات. ويجب أن يشمل أيضًا تدريب الموظفين والتدريب المتقدم والمتطلبات التعليمية.
القسم الأخير هو استنتاجات المشروع. ومن الجدير الاهتمام بصياغة هذه الفقرة واستخلاص استنتاجات دقيقة بناءً على نتائج الدراسة، لأن المستثمرين سوف ينتبهون بالتأكيد إلى نتيجة العمل المنجز.
قواعد التصميم العامة
تعد خطة العمل أهم وثيقة بالنسبة للمستثمر، وتنفيذها الصحيح يزيد بشكل كبير من فرص النجاح.
لا توجد متطلبات تصميم محددة، ولكن يجب أن يكون الخط سهل القراءة ويجب أن تكون الأقسام بالخط العريض.
يبدأ التصميم بصفحة العنوان، التي تشير إلى عنوان المستند وبيانات الشركة ومعلومات الاتصال لمديري المشاريع. يجب أن يكون للمشروع محتوى واضح مع أرقام الصفحات حتى يتمكن المستثمر من العثور على القسم المطلوب بسهولة.
متطلبات صارمة لمحتوى الجداول. يجب تحديد رقم الجدول. في هذه الحالة، يمكن أن يكون الترقيم إما مستمرًا أو في أقسام. ويتبع رقم الجدول اسمه، والذي يجب أن يعكس بشكل كامل جوهر البيانات ويحتوي على اسم المنظمة والفترة. إشارة إلزامية وحدات القياس.
يتم وضع جميع الجداول التي يمكن وضعها في ورقة واحدة في النص، ويتم نقل الجداول الكبيرة إلى التطبيق حتى لا يحدث فوضى في النص.
وبالتالي، فإن خطة العمل هي وثيقة نموذجية للشركة التي ترغب في الاقتراض موقف مستقر في السوق. إن النهج المسؤول لإعداد مثل هذه الوثيقة يضمن بنسبة 100٪ تقريبًا نجاح المؤسسة وتلقي الاستثمارات لتطويرها.
تفاصيل كتابة خطة العمل بنفسك معروضة في الفيديو التالي: