استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحسين كفاءة خدمات الموارد البشرية في المنظمات. برنامج تسجيل الموظفين للعاملين بالبلديات أتمتة عمل خدمة شؤون الموظفين

الحوسبةهي عملية إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر في جميع مجالات النشاط البشري، بما في ذلك الأنشطة المتعلقة بتزويد الأطراف المعنية بمصادر المعلومات. الغرض من هذا النشاطوفي نهاية المطاف، لتسهيل الوصول إلى المعلومات والعمل بها.

5.1. الكمبيوتر - مساعد شؤون الموظفين

إن ثورة الكمبيوتر، الناجمة عن الاستخدام الواسع النطاق لأجهزة الكمبيوتر الشخصية في مختلف مجالات النشاط البشري، تجعل من الممكن تشكيل قاعدة تكنولوجية صلبة لأتمتة خدمة الموظفين (القسم).

يجب أن لا يكون ضابط شؤون الموظفين اليوم عاملاً مؤهلاً فحسب، بل يجب أيضًا أن يكون مستخدمًا كفؤًا في مجال المعلومات الحديثة وتقنيات الكمبيوتر، قادرًا على استبدال تكنولوجيا العمل التقليدية بتكنولوجيا آلية تعتمد على استخدام الكمبيوتر الشخصي والبرامج المناسبة.

حاليًا، باستخدام برامج الكمبيوتر، من الممكن أداء الوظائف التالية:

1) إعداد جدول التوظيف؛

2) الاحتفاظ بسجلات موازية لوحدات الموظفين الحالية والمخططة والمحفوظة؛

3) ترتيب استقبال الموظفين؛

4) الاحتفاظ بالبطاقات الشخصية.

5) تخزين البيانات الشخصية عن الموظف (عناوين الإقامة والتسجيل، والتعليم، وبيانات جواز السفر، وتكوين الأسرة، ومعلومات حول الإعاقة، وما إلى ذلك)؛

6) الاحتفاظ بسجلات للواجبات العسكرية للموظفين (الرتبة، والتدريب العسكري، والملاءمة، والتسجيل في مكتب التسجيل والتجنيد العسكري، والسجلات الخاصة، وما إلى ذلك)؛

7) إدخال بيانات دافعي الضرائب (TIN)؛

8) تسجيل قبول ونقل وفصل الموظفين (نقل جماعي، إجازة وفصل الموظفين) مع الإنشاء التلقائي للأوامر ذات الصلة؛

9) تخطيط إجازات الموظفين والحفاظ على تاريخ الإجازات؛

10) تسجيل معلومات حول التدريب المتقدم للموظفين، والشهادات، والتخصصات، والمسؤوليات الإضافية، وما إلى ذلك؛

11) تأخذ في الاعتبار أنواع مختلفة من الخبرة (عامة، مستمرة، مستمرة في المؤسسة، وما إلى ذلك)؛

12) الاحتفاظ بسجلات شهادات العجز عن العمل؛

13) تسجيل الحوافز والجزاءات للموظفين.

14) الاحتفاظ بسجل رحلات العمل وإصدار شهادات السفر؛

15) الاحتفاظ بسجلات لاتفاقيات (عقود) العمل للموظفين؛

16) الاحتفاظ بمجلة لحركة كتب العمل وإدراجها؛

17) إنشاء قوائم الموظفين وفقًا لمرشحات معينة (حسب القسم والفئة والمهنة والمنصب ومدة الخدمة والتعليم ومكان الإقامة والتسجيل، وما إلى ذلك)؛

18) إنشاء مجموعة متنوعة من التقارير المخصصة (مع إمكانية التحميل تلقائيًا إلى MS Excel)؛

19) إنشاء المستندات المحاسبية الأولية:

أ) رقم T-1 "أمر (أمر) بشأن تعيين موظف" ؛

ب) رقم T-2 "البطاقة الشخصية للموظف"؛

ج) رقم T-2GS "البطاقة الشخصية لموظف الخدمة المدنية"؛

د) رقم T-3 "جدول التوظيف" ؛

هـ) رقم T-4 "بطاقة تسجيل العامل العلمي والعلمي والتربوي" ؛

و) رقم T-5 "أمر (أمر) بشأن نقل موظف إلى وظيفة أخرى" ؛

ز) رقم T-5a "أمر (أمر) بشأن نقل العمال إلى وظيفة أخرى" ؛

ح) رقم T-6 "الأمر (الأمر) بشأن منح الإجازة للموظف" ؛

ط) رقم T-7 "جدول الإجازة"؛

ي) رقم T-8 "أمر (تعليمات) بشأن إنهاء اتفاقية العمل (العقد) مع الموظف"؛

ك) رقم T-8a "الأمر (الأمر) بشأن إنهاء اتفاقية العمل (العقد) مع الموظفين"؛

ل) رقم T-9 "أمر (أمر) بشأن إرسال موظف في رحلة عمل" ؛

م) رقم T-10 "شهادة السفر"؛

س) رقم T-10a "مهمة رسمية للإرسال في رحلة عمل وتقرير عن تنفيذها"؛

ع) رقم T-11 "الأمر (الأمر) بشأن حوافز الموظفين.

وهذا ليس سوى نصف ما يمكن القيام به باستخدام برامج الكمبيوتر.

وما مدى سهولة البحث عن أي بيانات. على سبيل المثال، من الضروري العثور على مكان إقامة للموظف بشكل عاجل. ما عليك سوى فتح البرنامج الذي تحتاجه، والبحث عن الموظف بالاسم، وهذا كل شيء - البيانات أمامك ولا يستغرق الأمر أكثر من دقيقتين.

لقد أصبح الكمبيوتر موثوقًا به، وأجرؤ على القول، مساعدًا لا غنى عنه للعاملين في مجال شؤون الموظفين.

5.2. اختيار البرمجيات

أنظمة الموارد البشرية الآلية، التي أنشأتها شركات تطوير البرمجيات، يتم تحسينها وتحسينها باستمرار، مما يسهل إلى حد كبير عمل ضباط شؤون الموظفين.

يجب أن تحتوي برمجيات الموارد البشرية اليوم على قاعدة بيانات يتم تحديثها باستمرار بمعلومات موثوقة، وتضمن كفاءة البحث عن المعلومات الضرورية، ووضوح عرض المعلومات من قاعدة البيانات. يجب أن تتضمن أدوات البرمجيات أيضًا برامج تنظم الأنشطة التنظيمية لرئيس خدمة شؤون الموظفين، وتضمن اتخاذ القرار في مواقف محددة، وتنفيذ الاتصال الفوري، أي ضمان الأنشطة التجارية، والتواصل وصنع القرار.

أحد أكثر البرامج شعبية هو برنامج 1C: الرواتب والموظفين. يتيح لك التكوين القياسي لهذا البرنامج أتمتة عمل خدمة الموظفين بشكل كامل تقريبًا في المؤسسات والمؤسسات والمنظمات من أي شكل من أشكال الملكية، بما في ذلك تلك الممولة من الميزانية، مع إعداد جميع المستندات الأولية اللازمة.

نظام آخر يعمل بكامل طاقته ويسمح لك بتحسين العملية التجارية لخدمة الموارد البشرية "ضابط شؤون الموظفين BOSS."

يتيح لك هذا البرنامج تخطيط هيكل القسم الجديد، وإعداد التقارير، وتحديث البيانات المرجعية للموظفين على بوابة الشركة وحل النزاعات المعقدة، مع الامتثال لقوانين العمل.

يحتوي "BOSS-Kadrovik" على العديد من الكتب المرجعية التنظيمية المعتمدة بموجب القانون: OKPDTR، OKONKH، OKSO، OKSM، والكتب المرجعية حول التشريعات الضريبية، والمحاسبة الشخصية وغيرها الكثير.

سيساعد النظام الآلي "عامل (هيئة) التسجيل العسكري التابع لمنظمة "Gran-VUR" في الحفاظ على السجلات العسكرية للمواطنين في المنظمات.

يسمح النظام بما يلي:

1) أتمتة حل مشاكل العمل المحاسبي العسكري في المنظمة (المحاسبة والرقابة والبحث والتحليل)؛

2) أتمتة تبادل معلومات التقارير مع هيئة محاسبة عسكرية إقليمية أو قطاعية عليا.

النظام مستخدم واحد، أي أن هذا الإصدار من النظام مصمم للمحاسبة والعمل مع المستندات في مكان عمل واحد. يتم استخدام Microsoft Jet كأداة لتخزين البيانات وإدارتها (DBMS).

وظائف النظام:

1) محاسبة المواطنين العاملين في المنظمة الموجودين في الاحتياطيات أو الخاضعين للتجنيد الإجباري؛

2) تسجيل حقائق الحجز وإلغاء الحجز لموظفي المنظمة؛

3) البحث (اختيار، تصفية) موظفي المنظمة من القائمة العامة وفقا لمعايير مختلفة؛

4) الحساب الآلي للمؤشرات وإنشاء تقرير عن عدد المواطنين العاملين والمحفوظين في المنظمة الموجودين في الاحتياط (النموذج رقم 6)؛

5) الحساب الآلي للمؤشرات وإنشاء البطاقة المحاسبية للمنظمة (النموذج رقم 18)؛

6) تعبئة وطباعة البطاقات الشخصية لموظفي المؤسسة حسب النموذج رقم T-2 (VUR) ورقم T-2GS (VUR)؛

7) الاحتفاظ وطباعة مجلة البطاقات الشخصية للمجندين العاملين والمواطنين الاحتياطيين؛

8) إنشاء آلي لقائمة شخصية للمواطنين المعينين في الفرق وبطاقات الإخطار في مكان عمل العمال بأمر متنقل؛

9) الإنشاء الآلي للقوائم التي تحتوي على بيانات التسجيل العسكري الأساسية لموظفي المنظمة، والتي يتم إرسالها للتحقق منها إلى المفوضيات العسكرية ذات الصلة؛

10) أتمتة تبادل المعلومات على الوسائط المغناطيسية مع هيئة تسجيل عسكرية عليا مجهزة بنظام Gran-Bronirovanie.

نظام إدارة شؤون الموظفين الآلي "فرعون"هو برنامج كمبيوتر يسمح لك بتتبع أي معاملات للموظفين، وأتمتة العمل المكتبي، كما يوفر أدوات ملائمة لتخطيط وتحليل إدارة شؤون الموظفين. السمات الرئيسية لفرعون هي الوضوح والمرونة.

باستخدام نظام فرعون يمكنك:

1) تنظيم عملك بفعالية؛

2) تطوير رؤية شاملة لشركتك؛

3) حل المهام المعينة على الفور؛

4) استخدام تقنيات الكمبيوتر الحديثة؛

5) الحصول بسهولة على أي معلومات عن الموظفين؛

6) القيام بالأعمال المكتبية وفقاً للقانون؛

7) بناء الهيكل التنظيمي.

منتج برمجي "دعم التوثيق لخدمات شؤون الموظفين"هو جيل جديد من برنامج OASIS لأتمتة عمل مفتش الموارد البشرية. يعتمد هذا البرنامج على مبادئ المرجعية ونظم المعلومات. يقدم كتالوجين للوثائق (حول تقنية خدمة الموارد البشرية وأنواع المستندات) لضمان التوثيق الصحيح لأنشطة عمل الموظفين وسجلات الموظفين. في برنامج الميزات المنفذة:

1) استخدام قوالب المستندات لإعداد كتالوج المستندات الداخلية؛

2) بحث مناسب في قاعدة بيانات المستندات؛

3) طباعة الوثائق؛

4) "سادة عمليات شؤون الموظفين"، وتوفير السيطرة على أي عملية شؤون الموظفين وتنفيذ عناصر التدريب لموظف خدمة شؤون الموظفين.

مجموعة متنوعة من برامج خدمات الموارد البشرية مذهلة بكل بساطة. غالبًا ما يكررون بعضهم البعض، لذلك عليك أن تختار بعناية البرنامج الذي يناسب بشكل مثالي تفاصيل نشاطك. عند اختيار برنامج ما، لا يضر الاتصال بمتخصصي البرمجيات الذين من المحتمل أن يكونوا موجودين في مؤسستك.

كل منظمة، حتى لو كانت صغيرة، لديها موظفين. لكي يقوم الموظفون بحساب رواتبهم، يجب إدخالهم في برنامج متخصص - شؤون الموظفين. أصبح برنامج قسم الموارد البشرية مثل 1C شائعًا للغاية. وبطبيعة الحال، هذا التطبيق يتعامل مع مهامه على أكمل وجه، ولكن يتم دفعه.

في بعض الأحيان لا تستطيع المنظمات المفتوحة حديثًا تحمل تكاليف تثبيت موظفين 1C. لذلك يوصى بالنظر في البرامج الأخرى التي يتم توزيعها مجانًا ولكنها تؤدي أيضًا مهامها بشكل جيد.

اختيار برنامج الإطار

يمكنك العثور على الإنترنت على أكثر من عشرة برامج من شأنها أن تسهل عمل ضابط شؤون الموظفين. لا تتعجل في تثبيت التطبيق الأول الذي تصادفه. ما عليك سوى إجراء القليل من التحليل ثم مقارنة جميع البرامج المدفوعة والمجانية. في أغلب الأحيان، يستخدم موظفو الموارد البشرية البرامج التالية:

كل برنامج من البرامج المذكورة أعلاه فريد من نوعه، ولكن جميعها مناسبة لعمل خدمات شؤون الموظفين. يرجى ملاحظة أن بعض البرامج مجانية والبعض الآخر مدفوع.

تم تصميم برنامج الموظفين 1C لسجلات الموظفين وحسابات الرواتب. يعمل التطبيق مع الميزانية والتمويل ذاتي الدعم. يمكن تصميم البرنامج لتنظيم سجلات الموظفين، وتسجيل مباني المكاتب، وكذلك للحصول على معلومات مرجعية عن الموظفين.

تشمل الميزات الرئيسية ما يلي:

• إعداد كشوف المرتبات؛
• خلق الموظفين.
• محاسبة شؤون الموظفين؛
• تحصيل الضرائب؛
• إعداد التقارير؛
• إمكانية تسجيل الوقت الذي عملت فيه؛
• العمل مع أموال الرواتب.

يحتل البرنامج مكانة رائدة في الشعبية. العيب الوحيد في التطبيق هو أنه مدفوع.

برنامج مصمم لسجلات الموظفين. بفضل التطبيق، يمكن لضابط شؤون الموظفين أن يأخذ في الاعتبار موظفي المؤسسة، وكذلك إنشاء جميع الأوامر اللازمة. البرنامج مدفوع ويمكن شراؤه مقابل 1500 روبل. إذا كنت لا ترغب في دفع المال، فمن المستحسن استخدام الإصدار المجاني من المنتج – Mini Frames. بالطبع، تم تجريد النسخة المجانية قليلا، لكن وظائفها ستكون كافية للعمل الأساسي.

الملامح الرئيسية للبرنامج:

• إنشاء ملف تعريف الموظف مع كافة البيانات (الاسم الكامل، الصورة، التعليم، وما إلى ذلك)؛
• الحفاظ على "التقويم" الخاص بمسؤول الموارد البشرية (الزيارات، التغيب، الإجازات المرضية)؛
• إعداد التقرير؛
• طباعة المستندات اللازمة.

يحتوي البرنامج على واجهة بديهية، بحيث يمكن للمستخدم عديم الخبرة التعامل مع العمل. تجدر الإشارة إلى أن التطبيق يحتوي أيضًا على إصدار للشبكة.

يحتل برنامج شؤون الموظفين مكانة رائدة بين التطبيقات المجانية المصممة لسجلات الموظفين. إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك شراء ترخيص لا تتجاوز تكلفته 1000 روبل سنويا. في هذه الحالة، يمكنك الحصول على وظائف إضافية.

يمكن للبرنامج تتبع البيانات مثل:

• تحصيل الضرائب؛
• الاجازات.
• أجازة مرضية؛
• بطاقة الموظف؛
• رحلات عمل؛
• الحركات؛
• الديون.

يمكنك العمل مع برنامج الرواتب وشؤون الموظفين ليس فقط عن طريق الكمبيوتر، ولكن أيضًا عن طريق الإنترنت، أي أنه يمكن استخدام جهاز محمول لهذه الأغراض.

هذا تطبيق مجاني مصمم للعمل في مجال الموارد البشرية. على عكس العديد من البرامج، يتيح لك "موظفو المؤسسة" إدارة العديد من المؤسسات في وقت واحد. لتسهيل العمل مع التطبيق، قدم المطورون القدرة على العمل مع ثلاثة حسابات: المسؤول والمستخدم والضيف. في الحالة الأولى، يمكنك إنشاء السجلات وتحريرها. أما بالنسبة لحساب "المستخدم"، فهو يسمح لك فقط بملء قواعد البيانات والمستندات التي تم إنشاؤها بالفعل. يمكن للضيف فقط عرض الوثائق النهائية.

وتشمل الميزات الرئيسية للبرنامج ما يلي:

• القدرة على التقاط الكاميرا (للحصول على صورة للموظف)؛
• العمل مع الماسح الضوئي.
• إنشاء عقود العمل؛
• تطوير قوالب جديدة؛
• إنشاء الأوامر؛
• القدرة على حساب الإجازة ومدة الخدمة.
• الحفاظ على جداول الوقت.
• تذكير بضرورة إجراء الفحص الطبي؛
• تحميل المستندات إلى Word وExcel؛
• إرسال المستندات للطباعة.

يتمتع البرنامج بإمكانية الوصول إلى الشبكة، مما يعني أنه يمكن للعديد من الموظفين العمل معه في وقت واحد. عدد الوظائف في البرنامج غير محدود.

هذا برنامج متعدد الوظائف يساعد على تحسين عمل قسم الموارد البشرية. تجدر الإشارة على الفور إلى أن التطبيق مدفوع، ولكن يمكن استخدامه في وضع الاختبار لمدة 55 يومًا. هذه المرة كافية لدراسة الوظيفة بشكل كامل وفهم ما إذا كان التطبيق مناسبًا للعمل في شركتك.

المهام الرئيسية لبرنامج "قدري بلس":

• إنشاء بطاقات لكل موظف.
• تتبع وقت العمل؛
• الهيكلة التنظيمية؛
• تصنيف الوظائف؛
• تشكيل الجداول الزمنية.
• إنشاء كافة الأوامر اللازمة؛
• حساب مدة خدمة الموظف؛
• تتبع حركة كل موظف.
• إنشاء قوالب لأية وثائق؛
• تصدير الوثائق إلى Excel؛
• حساب الإجازة.

هذه قائمة غير كاملة لميزات البرنامج. يمكن العثور على مزيد من التفاصيل حول الوظيفة على الموقع الرسمي للمطورين. يشار إلى أنه يمكن تثبيت التطبيق حتى على أجهزة الكمبيوتر الضعيفة التي تعمل بنظام التشغيل Windows XP.

يعد قسم الموارد البشرية برنامجًا متعدد الوظائف يمكنه حتى استبدال 1C. يجب أن تأخذ في الاعتبار على الفور أن الطلب مدفوع. يوفر المطورون للمؤسسات ذات الميزانية والحكومات خصمًا بنسبة 30٪.

واجهة البرنامج بديهية، لذلك لا ينبغي أن تكون هناك صعوبات في العمل. بالطبع، قد تنشأ بعض حالات سوء الفهم في البداية، حيث أن "قسم الموارد البشرية" مجهز بعدد كبير من الوظائف. مع مرور الوقت، سيتم تنفيذ كل العمل تلقائيا.

الوظائف الرئيسية للتطبيق:

• إنشاء بطاقة الموظف التفصيلية.
• استيراد/تصدير البيانات من 1C؛
• إنشاء وثائق الموظفين.
• وضع جداول التوظيف؛
• حساب جميع أنواع الخبرة.
• اتصال أي نوع من المصنف.
• المحاسبة عن الإجازات ورحلات العمل؛
• تصدير البيانات لإرسالها إلى صندوق المعاشات التقاعدية؛
• العمل مع التقارير القياسية.
• إحصائيات المنظمة (الوحدات الحرة والمشغولة).

في الواقع، هذه ليست القائمة الكاملة لما يمكن للبرنامج القيام به. يمكنك العمل مع البرنامج عبر الشبكة. إذا لزم الأمر، يمكنك توصيل موظف إضافي، ولكن سيتعين عليك الدفع مقابل كل حساب.

تطبيق احترافي ضروري لعمل الموارد البشرية. بفضل برنامج "Personnel Business"، أصبحت إدارة الموارد البشرية آلية. ويستهدف البرنامج المنظمات التي ليس لديها خدمة مستقلة للموظفين.

إن إدارة البرنامج ليست صعبة، لذا فإن أي موظف مسؤول عن أعمال الموارد البشرية يمكنه التعامل مع هذه المهمة. حتى ضابط شؤون الموظفين غير المدربين سيكون قادرًا على الاحتفاظ بسجلات الموظفين الكاملة. يتم توزيع نسخة "Personnel Business" مجانًا. إذا لزم الأمر، يمكنك الترقية إلى الإصدار "Pro"، ولكن مقابل رسوم إضافية.

وظيفة البرنامج:

• الحفاظ على سجلات الموظفين؛
• تتبع الحركات والمهام.
• جدول التوظيف
• ورقة التوقيت؛
• حساب الخبرة
• تخطيط التطوير الوظيفي للموظفين؛
• العمل مع الوثائق التنظيمية.
• طباعة الوثائق اللازمة؛
• إنشاء إحصائيات نصية ورسومية؛
• نسخه الاحتياطيه لقاعدة البيانات؛
• القدرة على الحفاظ على الوثائق المرجعية والتنظيمية.

بفضل القدرة على إنشاء الاستعلامات، يمكنك استخراج أي معلومات من قاعدة البيانات. في هذه الحالة، يمكن تنفيذ إجراء مماثل من قبل ضابط شؤون الموظفين نفسه دون إشراك مسؤول النظام.

خاتمة

لا نقلل من البرامج المجانية. إنهم يتعاملون مع المهام ليس أسوأ من المنتجات المدفوعة. وبطبيعة الحال، قد يكون لديهم بعض الفروق الدقيقة، ولكن هذا لا يؤثر بشكل كبير على العمل. من بين المنتجات المدفوعة، يوصى بإيلاء اهتمام خاص لموظفي 1C وإدارة الموارد البشرية. أما بالنسبة للبرمجيات المجانية، فإن برنامج شؤون الموظفين يعد حلاً ممتازًا. تحتاج إلى مقارنة منتجات البرامج ثم اختيار المنتج الذي يناسب مؤسستك بشكل أفضل.

مراجعة فيديو للبرنامج

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

تم النشر على http://www.allbest.ru/

سان بطرسبرج جامعة إدارة و اقتصاد

معهد ألتاي للاقتصاد

الدورات الدراسيةوظيفة

تأديب:

العمل المكتبي في قسم الموارد البشرية

موضوع:

أتمتة خدمة الموارد البشرية

بارناول - 2011

مقدمة

1. أتمتة خدمة الموارد البشرية

2. إنشاء وتنفيذ الوثائق

3. الحفاظ على قواعد بيانات الموظفين

4. برنامج شؤون الموظفين لشركة “أنظمة المكاتب الإلكترونية”

خاتمة

قائمة المصادر المستخدمة

مقدمة

يرتبط عمل قسم الموارد البشرية في مؤسسة كبيرة إلى حد ما بتراكم كمية كبيرة من المعلومات حول البيانات الشخصية للموظفين. تقليديا، يتم تخزين المعلومات على الورق. في الوقت نفسه، من الصعب تحديد البيانات اللازمة بسرعة عند التوظيف أو الذهاب في إجازة أو الفصل أو الانتقال إلى منصب آخر أو تحركات أخرى للموظف.

تعتبر مسألة موثوقية تخزين وسرية البيانات الشخصية المتعلقة بموظفي المؤسسة مهمة أيضًا.

منذ وقت ليس ببعيد، كانت جميع أعمال الموارد البشرية تتم يدويًا. على الآلة الكاتبة أو حتى باليد، قاموا بملء النموذج رقم T2 - البطاقات الشخصية، واحتفظوا بالملفات الشخصية، وطبعوا الأوامر للموظفين وأخذوها للموافقة عليها، واحتفظوا بملفات البطاقات للموظفين وكتبوا التقارير الإحصائية.

يتم تحديد أهمية هذا الموضوع من خلال الاستخدام الواسع النطاق لتكنولوجيا المعلومات، والعمل المكتبي في خدمة الموظفين ليس استثناء، وبالتالي، تغير الكثير في هذا المجال بشكل أساسي. يمكن للأتمتة أن تبسط وتزيد من كفاءة قسم الموارد البشرية بشكل كبير.

وبالتالي، فإن أتمتة عملية قسم الموارد البشرية هي عملية ضرورية وواعدة.

يوجد الكثير من البرامج في السوق الروسية لأتمتة عمل خدمة الموارد البشرية.

لكتابة عمل الدورة، تم استخدام الأساليب المنطقية العامة للبحث العلمي: التحليل والتعميم.

الغرض من هذه الدورة التدريبية هو عملية أتمتة عمل خدمة الموظفين.

لتحقيق الهدف يجب إكمال المهام التالية:

1. دراسة الأسس النظرية لأتمتة عمل خدمة الموظفين؛

2. تحديد إجراءات إنشاء المستندات ومعالجتها؛

3. دراسة صيانة قواعد بيانات الموظفين.

4. النظر في برنامج "الموظفين" التابع لشركة "الأنظمة المكتبية الإلكترونية".

مع الانتقال إلى اقتصاد السوق، تحدث تغييرات أساسية في نظام إدارة المؤسسة. نتيجة هذه التغييرات هي مناهج جديدة لتنظيم وجودة إدارة المؤسسة، وكذلك لموظفي الإدارة.

لا يكفي أن تقوم خدمات شؤون الموظفين الحديثة فقط بإصدار الأوامر والتعليمات وتخزين معلومات الموظفين. يجب أن تتحول تدريجياً إلى مراكز لتطوير وتنفيذ استراتيجية تنظيم العمل، والهدف منها هو زيادة الإنتاج والإنتاج الإبداعي ونشاط الموظفين، وتطوير وتنفيذ برامج تطوير الموظفين، وضمان أجور عادلة، وما إلى ذلك.

لكتابة مشروع الدورة، تم استخدام المصادر التالية للقاعدة المعيارية والمنهجية، مثل GOST R 6.30-97 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق والأدبيات التعليمية لمؤلفين مثل Andreeva V.I. وKirsanova M.V. وGlinskikh A.I. ودوريات "سكرتارية الشؤون" وما إلى ذلك.

1. أتمتةعملشؤون الموظفينخدمات

نظام توثيق الموظفين محدد تمامًا. عند العمل مع الموظفين، يتم إنشاء كمية كبيرة من المستندات من نفس النوع والتي يسهل إضفاء الطابع الرسمي عليها.

إن إنشاء نماذج موحدة لهذه المستندات وإصداراتها الإلكترونية، واستخدام برامج الكمبيوتر الخاصة يسهل إلى حد كبير عمل كل من يعمل مع وثائق الموظفين. إن استخدام الكمبيوتر يجعل من الممكن، حتى بمساعدة أحد المتخصصين الذين يقومون بمهام ضابط شؤون الموظفين، الحفاظ على الوثائق المتعلقة بموظفي المنظمات المتوسطة الحجم وحتى الكبيرة.

تم تجهيز خدمة الموارد البشرية اليوم بمعدات مكتبية حديثة وبرامج متخصصة تضمن إدخال المعلومات الخاصة بالموظفين لمرة واحدة واستخدامها من قبل جميع الإدارات.

يتيح إدخال تكنولوجيا الكمبيوتر إمكانية تجميع صفائف من المعلومات (قواعد البيانات) والمستندات في شكل إلكتروني لجميع موظفي المنظمة، واحتياطي الموظفين، والعثور بسرعة على جميع المعلومات الضرورية عن الموظفين ومعالجتها بشكل فعال.

تعد وثائق الموظفين جزءًا لا غنى عنه من وثائق أي منظمة. يتم تنفيذها من قبل خدمة شؤون الموظفين (القسم، قسم شؤون الموظفين). أندريفا ف. العمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين (مع عينات من الوثائق المستندة إلى GOSTs في الاتحاد الروسي). الطبعة 3. م: JSC "كلية إدارة الأعمال "إنتل سينتيز"، 2000.

يمكن أن يؤدي استخدام التقنيات الآلية إلى زيادة كفاءة قسم الموارد البشرية بشكل كبير. وثائق الموظفين هي وثائق محددة تتطلب برامج متخصصة للعمل معها. اليوم، كل منظمة تقريبا لديها خدمة الكمبيوتر الخاصة بها. في مكتب صغير، يكون هذا واحدًا أو أكثر من "متخصصي الكمبيوتر". في المنظمات المتوسطة والكبيرة، هذه هي الأقسام، أقسام دعم المعلومات (ما يسمى بخدمات المعلومات (IT)). ومع ذلك، فإن العاملين في خدمات تكنولوجيا المعلومات هم مبرمجون، ومسؤولو النظام، أي متخصصون في تكنولوجيا الكمبيوتر. ولإعداد قائمة المتطلبات لنظام أتمتة خدمة الموارد البشرية واختيار النظام البرمجي الأنسب لها، فإن جهود المتخصصين في خدمة الموارد البشرية نفسها ضرورية. لذلك، يجب أن يكون موظفو الموارد البشرية على دراية جيدة بقدرات الأنظمة الآلية الحديثة، أولاً وقبل كل شيء، لتحديد احتياجات قسمهم ورسم المهمة المثلى لخدمات تكنولوجيا المعلومات لاقتناء أدوات الأتمتة اللازمة وتركيبها وتكوينها وصيانتها اللاحقة. للعمل مع وثائق الموظفين. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V.، الشركات والإدارة والموظفين والوثائق. م.: «مركز أتلانت»، 2003.

يقدم سوق تكنولوجيا المعلومات مجموعة واسعة من منتجات البرمجيات لحل المشكلات الحالية لإدارة شؤون الموظفين وتحسين العمليات التجارية في الشركات ذات مستويات مختلفة من التطوير التنظيمي ومجالات النشاط المختلفة.

يتيح لك نظام إدارة الموارد البشرية الآلي الاحتفاظ بسجلات الموظفين وإصدار الطلبات وتسجيلها ومراقبة توفير الإجازات وتلقي مجموعة متنوعة من المعلومات التحليلية وحل العديد من المهام الأخرى. لا تساعد برامج إدارة الموارد البشرية على تخصيص موارد العمل وإدارة رأس المال بشكل فعال فحسب، بل توفر أيضًا مصدرًا يمكن للموظفين من خلاله الحصول على معلومات ذات طبيعة مؤسسية وفردية.

تم تطوير أنظمة الموارد البشرية من برامج الرواتب. وفي وقت لاحق، توسعت وظائف هذه البرامج بشكل كبير. ويرجع ذلك إلى وعي مديري المؤسسات بالحاجة إلى تغييرات نوعية في عمل قسم الموارد البشرية. يؤدي تحسين عمل الموظفين، ونمو الكفاءة المهنية للمتخصصين في شؤون الموظفين إلى حقيقة أن أنشطة إدارة شؤون الموظفين أصبحت أكثر تقدمًا من الناحية التكنولوجية ومنهجية وذات جودة عالية. غالبا ما يعتمد نجاح أي شركة على مدى فعالية عمل قسم الموارد البشرية، الذي تتمثل مهمته في العثور على المتخصصين المناسبين والاحتفاظ بهم، وكذلك توزيع موارد العمل المتاحة بشكل صحيح. في بعض الأحيان يكون من الضروري إجراء تعديلات على هيكل الشركة. وبناء على ذلك، تتزايد الحاجة إلى أدوات فعالة لإدارة تدفقات المعلومات. وفي هذا الصدد، ينبغي لمطوري الأنظمة الآلية إيلاء المزيد من الاهتمام لتطوير منتجات البرمجيات لإدارة الموارد البشرية والبحث عن طرق لدمج الوظائف الضرورية في نظام معلومات موحد لإدارة شؤون الموظفين.

يتيح لك منتج برنامج إدارة الموارد البشرية ما يلي:

· تلقي المعلومات التحليلية على الفور واتخاذ قرارات إدارية مستنيرة.

· تنظيم العمليات التجارية لإدارة شؤون الموظفين، والقضاء على الإدخال المتكرر لنفس البيانات في نظام المحاسبة وتحسين العمل اليومي لموظفي خدمات الشركة المختلفة؛

· إنشاء محاسبة فعالة لجميع المعلومات المتعلقة بموظفي الشركة، وبالتالي إنشاء الأساس لتحليل وتخطيط تكاليف الموظفين؛

· الاحتفاظ بالسجلات وفقاً للقانون وتقليل مخاطر العقوبات المالية من جانب السلطات المالية.

اليوم، هناك عدد لا بأس به من أنظمة إدارة الموارد البشرية، ممثلة في كل من البرامج المعقدة التي تغطي مجموعة كاملة من مهام إدارة الموارد البشرية، والحلول المتخصصة للغاية.

تحديد الهدف من مشروع الأتمتة

كما هو الحال مع أي مشروع، عليك أن تبدأ بتحديد الأهداف الرئيسية والمتوسطة للمشروع. سيعتمد نجاح مشروع الأتمتة إلى حد كبير على التركيز الصحيح في هذه المرحلة، أي أنه يجب عليك اختيار منتج للأتمتة وفقًا للمهام المعينة.

يحاول الكثير من الناس السير في الاتجاه المعاكس - اختر أولاً نظام معلومات لإدارة خدمات الموظفين، ثم استخدمه لحل مشكلات معينة. من الواضح أن مثل هذه الخطوة خاطئة، لأن جميع البرامج الموجودة في السوق المحلية لها وظائف مختلفة ولا يمكنها المطالبة بلقب "النظام العالمي".

لذلك، أولا وقبل كل شيء، من الضروري تحديد: لماذا هناك حاجة إلى الأتمتة، وما هي المتطلبات التي ينبغي وضعها على نظام المعلومات وما هي النتائج المتوقعة منه.

تشكيل قائمة بالوظائف الضرورية لنظام التشغيل الآلي

من المهم أتمتة ليس وظائف الموارد البشرية بشكل عام، ولكن على وجه التحديد تلك المهمة في الوقت الحالي والتي ستكون مطلوبة في المستقبل القريب. ستؤدي وظائف النظام المفرطة إلى تعقيد عمل المستخدمين وتستهلك موارد إضافية لـ "مجمع الكمبيوتر" الخاص بالشركة.

عادة، من بين الوظائف الآلية هي العمليات التجارية الرئيسية والأكثر كثافة في العمالة المتعلقة بإدارة شؤون الموظفين: التوظيف، والنقل، والفصل، وتسجيل الإجازات، وما إلى ذلك. تحتاج العمليات مثل تتبع الوقت وكشوف المرتبات أيضًا إلى الأتمتة. تحتاج الشركات التي تتجه عملياتها التجارية إلى المعايير الغربية إلى أتمتة التخطيط الوظيفي، وإدارة التدريب، واختيار المرشحين، والهيكل التنظيمي، وتخطيط التوظيف، والخدمة الذاتية. هذه الوظيفة تهم في المقام الأول الشركات أو المؤسسات سريعة النمو ذات أسلوب الإدارة الغربي (بشكل أساسي المكاتب التمثيلية للشركات الأجنبية).

يتم تحديد الاحتياجات الأساسية لمعظم المؤسسات المحلية من خلال عاملين: الوضع العام للأتمتة والمتطلبات القانونية. اليوم، أصبحت أتمتة سجلات الموظفين في العديد من المؤسسات "مرقعة": تتم طباعة الطلبات في Word، ويتم الاحتفاظ بسجلات الموظفين في Excel، ويتم حساب الرواتب في 1C. مع وجود عدد كبير من الموظفين، فإن تكاليف العمالة للحصول على البيانات الإحصائية، وكذلك للتحقق من المعلومات التي تتلقاها الإدارة من مختلف الإدارات، تزيد بشكل كبير. ولذلك، فإن المهمة الأساسية هي إنشاء النظام الأساسي في سجلات الموظفين.

وتجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من الطلب المتزايد، إلا أن أتمتة قسم الموارد البشرية لا تمثل الأولوية القصوى للأتمتة في معظم الشركات. بادئ ذي بدء، تتم أتمتة المحاسبة والضرائب والإنتاج والمحاسبة التشغيلية. لذلك، فإن ميزانيات مشاريع أتمتة إدارة الموارد البشرية أصغر بكثير من ميزانيات أتمتة المحاسبة، على سبيل المثال، على الرغم من أن هذه المهام قابلة للمقارنة تمامًا من حيث تكاليف العمالة. في كثير من الأحيان، لهذا السبب، في المرحلة الأولى من الأتمتة، يتعين علينا أن نقتصر على حل المهام الأكثر أهمية وتعقيدًا.

اختيار منتج البرمجيات

يؤدي استخدام التقنيات الجديدة إلى زيادة كفاءة خدمات الموارد البشرية بشكل كبير من خلال الاستفادة من أنظمة المعلومات. من المهم عدم ارتكاب أي خطأ في تعريف كل من البرنامج نفسه والشركة الموردة. وفي حالة الاختيار غير الناجح، قد لا تتحقق التوقعات الأولية، وينتج عن ذلك "عمل يدوي"، زيادة في تكلفة مشروع التنفيذ، استخدام النظام بما يضر بالإنتاجية (مع مراعاة الوقت والموارد المالية التي تم إنفاقها بالفعل على اقتنائها وتنفيذها)، ونتيجة لذلك، ربما التخلي الكامل عن البرنامج.

عند اختيار البرنامج، هناك عدة مراحل رئيسية تحدد مدى نجاح مشروع الأتمتة ككل. أولاً ضروريتسترشدمقارنةأوليوظيفيفرصأنظمة(عاديإعدادات)معتم التوصيلمهام. وفي هذه المرحلة، من الضروري أيضًا تقييم مرونة المنتج، أي مدى إمكانية تكييفه بسهولة مع المتطلبات المحددة للمستخدمين المستقبليين.

الخطوة الثانية الأكثر أهمية هي جهازمنتجلمتطلباتوطنيتشريع. هناك طلب كبير على الأنظمة ذات الدعم التشغيلي للتغييرات وفقًا للمتطلبات القانونية، والتي تم اختبارها في العمل الحقيقي في الشركات الروسية.

الخطوة التالية هي نسبةالأسعارومفيدوظائفالأنظمة المقارنة. في هذه الحالة، من الضروري أن تأخذ في الاعتبار مؤشرات مثل سهولة الاستخدام، والسرعة، والوسائل التقنية اللازمة، والموثوقية، وما إلى ذلك. ومن المهم للغاية الانتباه ليس فقط إلى سعر منتج البرنامج، ولكن أيضًا إلى الإجمالي تكلفة البرنامج والخدمات الاستشارية ودعم ما بعد المشروع للنظام. في بعض الأحيان يمكن أن تتجاوز تكلفة التنفيذ تكلفة البرنامج بشكل كبير.

تعد أنظمة المعلومات منتجات ذكية، لذا فإن نجاح الأتمتة غالبًا ما يعتمد إلى حد كبير على فريق من المتخصصين في تنفيذ ودعم المنتج المعلوماتي. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" بتاريخ 20/02/1995 N 24-FZ (التحرير من 10/01/2003).

تعتمد جودة التنفيذ وتوقيت المشروع وحل المهام الموكلة والرضا العام عن نتائج المشروع بشكل مباشر على خبرة ومعرفة مستشاري الشركة الموردة.

عند اختيار الشركة المنفذة، يجب أن تأخذ في الاعتبار عدد المشاريع المكتملة للبرنامج المقترح، والانتباه إلى استقرار هذه الشركة وخبرتها وسمعتها في السوق، وما إلى ذلك.

لا تنس أن المعلومات حول المشاريع غير الناجحة تنتشر بسرعة. وإذا كانت شركتك تركز على آفاق الأعمال طويلة المدى، فأنت بحاجة إلى اختيار شريك في مجال الأتمتة بناءً على تجربتها الناجحة في السوق المحلية.

تنفيذ وصيانة النظام

بادئ ذي بدء، يجب أن يفهم رئيس المؤسسة بوضوح أن كفاءة الأعمال لا تزيد فقط من خلال برامج الكمبيوتر، ولكن أيضًا من خلال القرارات والإجراءات الصحيحة لموظفي الشركة. وفي الوقت نفسه، يتمثل دور أنظمة الأتمتة في توفير المعلومات الأكثر اكتمالا في الوقت المناسب لاتخاذ القرارات المناسبة.

عادة ما تكون الطريقة المثلى لتنفيذ مشروع الأتمتة هي أقصى مشاركة لموظفي مؤسسة العميل في العمل في المشروع، وذلك باستخدام نصيحة وخبرة المتخصصين في الشركة المنفذة.

تعد أتمتة أي عملية مشروعًا جادًا يتطلب اهتمامًا مستمرًا ومشاركة المستخدمين في المستقبل. نظرًا لضعف إضفاء الطابع الرسمي على عمليات إدارة الموارد البشرية، فإن وحدات إدارة أنظمة معلومات الموارد البشرية لا تملي نماذج وخطط صارمة. إن أتمتة قسم الموارد البشرية ليست مجرد عملية فنية، ولكنها أيضًا عملية إبداعية. لسوء الحظ، لا يشارك متخصصو الموارد البشرية المحترفون بشكل كافٍ في تطوير أنظمة المعلومات، كما أن النماذج "الكتابية" لإدارة شؤون الموظفين المضمنة في الأنظمة ليست مناسبة دائمًا لعمليات الإدارة الحقيقية. ستكون الكفاءة المهنية والخبرة العملية لمتخصصي الموارد البشرية والفهم الواضح للمهمة والنهج الإبداعي للأعمال مناسبة جدًا لتطوير نظام إدارة الموارد البشرية في الشركة.

صيانة النظام هو عامل مهم جدا. تعد حزم إدارة الموارد البشرية أقل عرضة للتغيير من وحدات كشوف المرتبات، ولكن مع ذلك يجب أيضًا الحفاظ عليها في الوقت المناسب وبطريقة عالية الجودة. وينبغي مناقشة هذه المسألة بالتفصيل خلال المفاوضات مع المقاولين المحتملين لتنفيذ البرنامج.

ومن الجدير بالذكر أنه في الآونة الأخيرة في السوق المحلية لأنظمة أتمتة الموارد البشرية:

· تزايد الطلب على الوظائف "الغربية".

· تزايد الاهتمام بتقنيات الإنترنت.

· هناك تكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للشركات والمنتجات ذات الصلة.

· يجري تطوير شبكات الشركاء، فضلا عن الأسس المنهجية للمشاريع التنفيذية والاستشارة. جلينسكيخ أ. حول حالة السوق لأنظمة إدارة شؤون الموظفين الآلية. - م: "معلومات الكمبيوتر"، 2004. - 17 ص.

وفي المستقبل القريب، من المتوقع أن يزداد الطلب على الإدارة الشاملة للموارد البشرية وتسجيل الوقت وأنظمة كشوف المرتبات التي تتوافق مع التشريعات.

2. خلقوديكوروثائق

إن استخدام تكنولوجيا المعلومات يسهل إلى حد كبير عمل تسجيل حركة الموظفين. ويتم تحقيق ذلك في المقام الأول من خلال تقديم نسخ إلكترونية من النماذج الوطنية الموحدة المعتمدة وإنشاء وثائق موحدة (قوالب) على أساسها ومن خلال تطوير نماذج لمواقف إدارية متكررة أخرى.

إدراكًا لأهمية توحيد الوثائق لتحسين عملية الإدارة وزيادة كفاءة العمل وجودتها، قامت لجنة الدولة للإحصاء في روسيا، وفقًا لمرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 8 يوليو 1997 رقم 835، بتطوير النماذج الوثائق المحاسبية الأولية، بما في ذلك محاسبة العمل، المتفق عليها مع وزارة المالية الروسية ووزارة الاقتصاد الروسية ودفعها.

يجب أن تعتمد حوسبة عمل خدمات الموظفين حاليًا على هذه النماذج. تمت الموافقة على إجمالي 19 استمارة لتسجيل الموظفين. GOST R 6.30-97 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. بالإضافة إلى ذلك، تمت الموافقة على 11 نموذجًا لتسجيل ساعات العمل والتسويات مع الموظفين بشأن الأجور. نماذج استخدام وقت العمل - الجداول الزمنية (النماذج رقم T12 ورقم T13) غالبًا ما يحتفظ بها موظفو قسم شؤون الموظفين. الأشكال الأخرى: قسائم التسوية والدفع، وقسائم الدفع، وقسائم الدفع، والحسابات الشخصية، وما إلى ذلك، يتم الاحتفاظ بها في قسم المحاسبة. يتم إصدار جميع النماذج ليس فقط ورقيًا، ولكن أيضًا في إصدارات إلكترونية بتنسيق MS Word. تلفزيون كوزنتسوفا. نماذج موحدة جديدة لوثائق سجلات الموظفين // شؤون السكرتارية، 2008، العدد 8، ص 4-18.

تعكس نماذج محاسبة الموظفين حركة الموظفين: التوظيف، والنقل إلى وظيفة أخرى، والإجازات والفصل، ورحلات العمل، والترقيات.

إن استخدام تكنولوجيا المعلومات يسهل بشكل كبير عمل إعداد النماذج الموحدة. كل ما تبقى هو ملئها. لكن النماذج الموحدة لا تغطي جميع الحالات الموثقة من قبل إدارة الموارد البشرية، على سبيل المثال، تغيير الاسم، توقيع جزاء تأديبي، استبدال الموظف مؤقتا، الخ. في جميع هذه الحالات، تحتاج خدمة الموارد البشرية إلى إنشاء مستند قياسي مع التكرار، تم تضمين نص الاستنسل بالفعل، وهو ما يسمى بقالب المستند، والذي يتم استخدامه لاحقًا.

تم تطوير عملية إنشاء نصوص الاستنسل في مرحلة العمل المكتبي التقليدي. يُفهم الاستنسل على أنه نص مُعد مسبقًا يحتوي على معلومات ثابتة موحدة وفجوات لملء المعلومات المتغيرة التي تعكس الموقف المحدد المسجل في هذه الوثيقة. يتضمن تطوير الاستنسل ما يلي: تحديد مهمة إدارية نموذجية؛ المعلومات اللازمة والتي تم إنشاؤها في عملية حلها؛ وإعداد مشروع نص يعكس هذه الحالة والموافقة عليه.

إن وجود نص استنسل مع حقول لإدخال المعلومات المتغيرة يحررك من الحاجة إلى التفكير في كيفية إنشاء مستند في كل مرة ويسمح لك بالتركيز على محتواه الفعلي، أي. ليس حول كيفية الكتابة، ولكن حول ما تكتبه، يحمي من فقدان المعلومات الضرورية، ويسرع بشكل كبير إعداد المستند نفسه وتصوره (بسبب الموضع الموحد للبيانات المتغيرة، يمكن للشخص الذي يقرأ المستند العثور على الفور على ما يلزم المعلومات الموجودة فيه دون إضاعة الوقت في قراءة المستند بأكمله). ومن الناحية العملية، يقوم المُعد بملء مسودة الوثيقة التي تمت صياغتها مسبقًا.

توفر برامج مثل MS Word إمكانية إنشاء المستندات بناءً على النماذج القياسية - "القوالب" التي تحتوي على عناصر التصميم المحددة مسبقًا ونصوص الاستنسل. عند إنشاء قالب، من الضروري وضع تفاصيل كل نوع من المستندات بشكل صحيح. اعتمادًا على الغرض من المستند، يتم إنشاء نصوص الاستنسل على ورقة فارغة (للتوثيق الداخلي) أو على أساس النماذج التنظيمية المصممة بالفعل.

كقاعدة عامة، يحتوي النص القياسي بالفعل على تصميم (تنسيق) محدد مسبقًا. قد يحتوي القالب أيضًا على معلمات أخرى تم تكوينها مسبقًا لتصميم المستند وموقع التفاصيل. يتيح لك تخصيص أشرطة الأدوات وإنشاء مجموعة من مفاتيح الاختصار لكل قالب تبسيط عملك وتسريعه عن طريق إزالة الأزرار من الشاشة غير الضرورية لإعداد مستند معين وإضافة أزرار وأوامر ووحدات ماكرو تم إنشاؤها خصيصًا.

بالإضافة إلى النصوص المجمعة بالكامل لوثائق محددة، أصبح استخدام العبارات والتعابير القياسية المستخدمة في المراسلات، في إعداد الأفعال والشهادات وغيرها من المعلومات والوثائق المرجعية، منتشرًا على نطاق واسع في العقود الأخيرة. في المراسلات التجارية، خاصة مع المراسلين الأجانب، يتم اعتماد المنعطفات اللغوية المستقرة. يتم استخدامها بشكل خاص في الجزء الأول من المستندات. كوزنتسوف إس. استخدام أجهزة الكمبيوتر في العمل مع وثائق الموظفين // شؤون السكرتارية، 2007. العدد 3، ص 76-81.

على سبيل المثال:

""سيدي العزيز (سيدتي)"، "سادتي الأعزاء"، "شكرًا لكم على رسالتكم من..."، "لقد تم استلام رسالتكم من...، لقد قمنا بدراسة مقترحاتكم بشأن..."، "في ردًا على رسالتكم من... ... نذكركم بأن..."، "تأكيدًا لرسالتنا بالفاكس، نعلمكم"، "بالإضافة إلى رسالتنا من ..."، "نعتذر عن التأخير في الرد على ..."، الخ.

هناك أيضًا عبارات مستمرة في الجزء الأخير من المستندات - ما يسمى بـ "المجاملات": "مع الاحترام"، "مع الاحترام الصادق"، "مع الاحترام العميق"، "مع خالص التقدير"، وما إلى ذلك.

يتم أيضًا تحديد مجموعات من العبارات والتعبيرات المهنية التي يتم مواجهتها غالبًا في أنشطة خدمة الموظفين وإدخالها في ذاكرة الجهاز، وفي المقام الأول الصياغة القياسية لأوامر الموظفين، خاصة عند الفصل، وأسماء المنظمات (الشركات) المستخدمة باستمرار، وما إلى ذلك . يتم إدخال كل هذا إلى الكمبيوتر مرة واحدة ثم يتم استخدامه من قبل جميع موظفي قسم شؤون الموظفين.

يمكنك التفكير في إنشاء قالب لطلب الموظفين. ويحتوي على جزأين: ثابت ومتغير. شكل الأمر نفسه ثابت، ويبقى دون تغيير، والمتغير يبدو وكأنه تلميح - ما الذي يجب تضمينه في هذه الوثيقة عند إعداده. وهذا يحقق إضفاء الطابع الرسمي على النص وتوحيده. يتم استبعاد احتمال فقدان أي جزء أساسي. بادئ ذي بدء، بهذه الطريقة، يتم تجميع قوالب المستندات التي لا توجد نماذج موحدة لها، سواء بالنسبة للأوامر أو شهادات الموظفين.

على الرغم من أن حزمة Microsoft Office 2007 تجعل من الممكن إنشاء مستند جديد بناءً على عدد كبير من القوالب الجاهزة ذات معلمات التصميم المحددة بالفعل، إلا أن هذه القوالب لا تلبي متطلبات العمل المكتبي الروسي، لذلك تحتاج خدمة شؤون الموظفين إلى إنشاء و إضافة القوالب الخاصة به.

لإنشاء قوالب في محرر النصوص الأكثر شيوعا - Microsoft Word، تحتاج أولا إلى إنشاء قالب أمر عام للموظفين. تحتاج إلى تحديد الأمر "جديد" من قائمة "ملف" والإشارة إلى أنه سيتم إنشاء قالب.

في المستند الذي يتم فتحه، قم بإنشاء نموذج طلب للمؤسسة. يمكن إدراج صورة بيانية لشعار المنظمة في النموذج. يتم حفظ المستند المستلم باسم Order.docx ويتم إنشاء القوالب على أساسه - طلب تغيير اللقب.docx، طلب فرض عقوبة.docx، إلخ.

علاوة على ذلك، عندما تكون هناك حاجة لإنشاء أمر معين، باستخدام الأمر "ملف، إنشاء"، يتم فتح نافذة تحتوي على جميع أنواع الطلبات الرئيسية للموظفين. في هذه الحالة، من المستحسن أن يكون لديك مجلد أوامر للموظفين في مجلد القوالب (أثناء التثبيت القياسي، قد يبدو المسار الكامل لهذا المجلد كما يلي: C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\Orders للموظفين أو ، اعتمادًا على نظام التشغيل والإعدادات المثبتة، على سبيل المثال D:\Documents وSettings\User\Application Data\Microsoft\Templates، حيث يكون User هو اسم المستخدم). وبالتالي، سيتم تجميع جميع قوالب أوامر الموظفين معًا، ولإنشاء أمر محدد جديد، سيكون كافيًا إعطاء الأمر لإنشاء مستند بناءً على القالب المقابل. تلفزيون كوزنتسوفا، كوزنتسوف إس.إل. إدارة سجلات الموظفين. التقنيات التقليدية والآلية. م. إدارة شؤون الموظفين. 2005. ص 46-53.

نظرًا لوجود نماذج موحدة للعديد من الطلبات تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في روسيا بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1، والتي تتوفر أيضًا في شكل إلكتروني، يعتمد عدد من القوالب على هذه النماذج. في هذه الحالة لا يتم استخدام نموذج المنظمة؛ يتم ملء بعض الحقول في النموذج الموحد الموجود، على سبيل المثال، اسم المنظمة، رمز OKPO، منصب رئيس المؤسسة، ويتم حفظ المستند الناتج كملف القالب المناسب. قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 05 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمل ودفعها"

في القوالب الأكثر تعقيدًا، يتم تنفيذ العناصر التي تحتوي على قائمة ثابتة من القيم - على سبيل المثال، المسمى الوظيفي، اسم الوحدة الهيكلية - في شكل قوائم منسدلة، مما يسمح لك بتسريع ملء المستند و القضاء على أخطاء الكتابة.

وبطريقة مماثلة، يمكن إنشاء قالب لعقد العمل المبرم بين صاحب العمل والموظف. علاوة على ذلك، اعتمادًا على الفئات المختلفة للموظفين، قد يكون هناك عدة أشكال قياسية للعقود - مع موظفي الإدارة والموظفين من المستوى المتوسط ​​والموظفين الفنيين.

عند إنشاء قالب أو مستند فردي، يجب عليك الانتباه إلى الخطوط المستخدمة فيه. افتراضيًا، يحتوي MS Windows/Office على عدد كبير من الخطوط المثبتة، ويمكن أن تحتوي مكتبات الخطوط على عشرات الآلاف من الخطوط والأنماط المتنوعة. ومع ذلك، قد تنشأ مشاكل عند إرسال مستند تم إنشاؤه باستخدام خط غير قياسي. إذا لم يكن الخط المطلوب متاحًا على الكمبيوتر، فسيقوم النظام تلقائيًا بتطبيق بديل باستخدام الخط المتوفر على الكمبيوتر عند عرض المستند. ومع ذلك، دائمًا ما يكون للخط البديل حجم مختلف، مما يؤدي إلى عرض غير صحيح للمستندات المعقدة، وفي بعض الحالات، عند استخدام الخطوط القديمة، إلى حقيقة عرض النص بشكل غير صحيح، قد يتم عرض علامات التشكيل بدلاً من الأحرف الروسية، إلخ، إلخ. "تعويذة" أو علامات الاستفهام. لتجنب هذه المشكلة، يوصى باستخدام ثلاثة خطوط أساسية عند إعداد المستندات، تمثل ثلاثة أنواع من الخطوط - Arial (خط مستقيم)، Times New Roman (خط serif)، Courier New (خط أحادي المسافة، جميع الأحرف تشغل نفس المكان عرض الخط، نص مكتوب مماثل). باستخدام أحجام الخطوط المختلفة، وتنويع أسلوبها (مائل، غامق، مائل غامق) واستخدام التسطير، يمكنك تصميم أي مستند تقريبًا. نظرًا لأنه تم تثبيت هذه الخطوط بشكل قياسي على كافة أجهزة الكمبيوتر التي تعمل بنظام التشغيل Windows، فسيتم عرض المستند المكتوب بهذه الخطوط بشكل صحيح على أي جهاز كمبيوتر.

من المهم بشكل خاص الانتباه إلى الخطوط لمستخدمي مجموعة Microsoft Office 2007 Office، حيث إذا لم تحددها على وجه التحديد، فسوف تستخدم خطوطًا معينة غير متوفرة لمستخدمي الإصدارات السابقة من Microsoft Office (2003، XP، إلخ.).

أحد عناصر إنشاء الوثيقة هو موافقتها من قبل الأطراف المعنية. وعادةً ما يشمل هؤلاء رؤساء الأقسام ذات الصلة، ومحاميًا، وكبير المحاسبين. يمكن اعتماد المستند الذي تم إنشاؤه على جهاز كمبيوتر إذا كانت هناك شبكة محلية عن طريق إرساله عبر البريد الإلكتروني.

يمكن إجراء التوزيع باستخدام أدوات MS Word القياسية أو باستخدام برامج خاصة - أجهزة توجيه تضمن حركة المستندات على طول أحد المسارات القياسية مع التذكيرات التلقائية والتحكم في التنفيذ. للقيام بذلك، يتم التفكير في مسار الحركة (إجراء الموافقة)، والاتفاق عليه مع جميع الأطراف المعنية ووصفه بالتفصيل لكل نوع وتنوع من المستندات، لكل قالب. بعد ذلك، يحدد إنشاء مستند بناء على قالب معين مسار حركته الإضافية. يتم طباعة الوثيقة المتفق عليها مع الأطراف المعنية وتوقيعها من قبل المدير وهي وثيقة لها القوة القانونية.

نظرًا لأن الوثائق الأساسية المتعلقة بالموظفين لها مدة صلاحية طويلة الأجل (75 عامًا)، فهي مهمة من وجهة نظر قانونية وقد تكون ضرورية في حالة النزاعات القانونية، فإن المستندات التي تشكل الملفات الشخصية للموظفين والبطاقات وفقًا لـ f. رقم T2، يجب تخزين دفاتر العمل والحسابات الشخصية في شكل ورقي. ومع ذلك، عند استخدام برامج الكمبيوتر للعمل مع الموظفين، يكون إنشاء بعض المستندات أسهل بكثير في البداية على جهاز كمبيوتر ثم عرضها على الورق فقط. كما أن إدخال المعلومات الخاصة بالموظفين في قاعدة بيانات الكمبيوتر يؤدي إلى تسريع عملية البحث واختيار المعلومات الضرورية عن الموظفين بشكل كبير.

إن وجود مستند إلكتروني يلغي عمليا الحاجة إلى الرجوع إلى نسخة ورقية أصلية. لذلك، من المهم أيضًا ضمان التخزين المنظم للمستندات في شكل إلكتروني. هناك حالات يقوم فيها كل موظف، وفقًا لتقديره الخاص، بإنشاء مجلدات يحفظ فيها الملفات بأسماء عشوائية، مثل Doc1، وdoc2، وccc4، وما إلى ذلك. وهذا أمر غير مقبول على الإطلاق. عندما تتراكم المئات من هذه الملفات، أحيانًا يواجه الموظف نفسه صعوبة في العثور على الوثيقة اللازمة، وإذا كان الموظف مريضًا أو غائبًا لسبب آخر، فإن العثور على الملف الضروري بدونه يصبح مشكلة كبيرة. إذا تم تخزين المستندات في شكل ملفات منفصلة، ​​فغالبًا ما يتم استخدام بنية مجلد مرتبة، يتم إنشاؤها بناءً على تسميات ملفات القسم. على سبيل المثال، يوصى بوضع الطلبات على الموظفين في مجلد الطلبات على الموظفين الذي تم إنشاؤه خصيصًا ووضعها فيه وفقًا للترقيم التسلسلي حسب السنة. على سبيل المثال: C:\Documents\Orders for member\2004\2004_0405N28.doc. في هذه الحالة، اسم الملف هو تاريخ ورقم الوثيقة (أمر الموظفين رقم 28ل/س بتاريخ 04/05/2004)، الموضوعة في مجلد 2004 في مجلد الطلبات في مجلد المستندات. يوصى بوضع الأوامر التي تبلغ مدة صلاحيتها 5 سنوات، مثل تلك الخاصة بالإجازات ورحلات العمل والعقوبات، بشكل منفصل عن أوامر القبول والتحويل والفصل التي تبلغ مدة صلاحيتها 75 عامًا. يجب أن تتوافق بنية المجلد مع قائمة الحالات الخاصة بالقسم. إذا كان لدى القسم مجلدات (حالات) إلكترونية ليس لها نظير في العمل المكتبي التقليدي، أي أنها موجودة فقط في شكل إلكتروني، فسيتم إضافة الحرف e إلى فهرس هذه الحالة في التسمية. على سبيل المثال: الحالة 0318e. إذا كانت المؤسسة تستخدم نظامًا مركزيًا لإدارة المستندات والأرشفة الإلكترونية، فيمكن إنشاء جميع المستندات وتخزينها داخل هذا النظام. بوبيليفا م. التدفق الفعال للمستندات: من التقليدي إلى الإلكتروني. م: تيرميكا، 2004.

محاسبة أتمتة وثائق الموظفين

3. المحافظةشؤون الموظفينقواعدبيانات

تكمن خصوصية وثائق الموظفين في أن جزءًا كبيرًا منها يجب أن يحتوي، إلى جانب نسخة إلكترونية، على نسخة مصنوعة على الورق وبتوقيعات مكتوبة بخط اليد.

ومع ذلك، فإن إنشاء وتخزين الطلبات والمستندات الأخرى في شكل كمبيوتر لا يعد أتمتة لأنشطة الموظفين بعد. ينبغي فهم الأتمتة على أنها إنشاء وصيانة قواعد بيانات الموظفين. يمكن أن يكون هذا ملف بطاقة إلكترونية بسيطًا يحتوي على حقول بطاقة محددة بدقة بواسطة المطور (والتي لا تتطابق دائمًا مع متطلبات اللوائح الحكومية واحتياجات مؤسسة معينة) ويتم تشغيله على جهاز كمبيوتر محلي واحد. في بعض الأحيان يتم إنشاء قاعدة بيانات الموظفين لمؤسسة معينة بناءً على نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) الشائع مثل MS Access وMS SQL Server وما إلى ذلك. يمكن أن يكون برنامج العمل مع الموظفين وحدة منفصلة لبرنامج أكبر لأتمتة العمل المكتبي في المنظمة ككل.

تتطلب المستندات التي تسجل نشاط العمل التفكير المستمر في ترقية الموظف وتعديلاته، وهو أمر أسهل بكثير في النظام الآلي المبني على قواعد البيانات.

تتطلب الأعمال الورقية التقليدية إدخال معلومات متكررة عن الموظف في أنواع مختلفة من المستندات: استبيان أو ورقة شخصية لسجلات الموظفين، البطاقة الشخصية (نموذج رقم T2، T4)، إلخ. يوفر النظام الآلي إدخالاً لمرة واحدة للمعلومات المقابلة لسجل الموظفين الشخصي، والذي يتم استخدامه لاحقًا بشكل متكرر في مستندات مختلفة. توفر الأنظمة الأكثر تعقيدًا فرصًا غير محدودة لتوسيع نطاق معلومات الموظفين وفقًا لاحتياجات مؤسسة معينة.

يجب أن تنص البرامج المخصصة لخدمة الموظفين، على الأقل، على إدخال معلومات حول الموظف وفقًا للنماذج القياسية المشتركة بين الإدارات رقم T2، T2GS (MS)، T4، التي قدمتها السلطات الإحصائية منذ 5 يناير 2004. في حالة الفصل بالنسبة للموظف، يجب أن يوفر البرنامج نسخة مطبوعة من المعلومات في نماذج محددة، ثم ينقل المعلومات إلى قاعدة البيانات الخاصة بالموظفين المفصولين. يقوم الموظف بالتوقيع على البطاقة الشخصية المستلمة عند استلام دفتر العمل، وبعد ذلك يتم حفظه وتقديمه إلى الأرشيف.

بنفس الطريقة التي يتم بها إدخال جميع المعلومات الخاصة بالموظف في النموذج رقم T2، يجب إدخالها في بطاقته على شاشة الكمبيوتر. إجازة، رحلة عمل، نقل إلى وظيفة أخرى، ترقية، تغيير في الحالة الاجتماعية أو مكان الإقامة - كل هذه المعلومات يجب إدخالها على الفور في الكمبيوتر. سيقوم برنامج الكمبيوتر بتبسيط إعداد جدول الإجازة وسيخبرك بمن لم يستخدم إجازته حتى النهاية لعدة سنوات، ويذكرك بالذكرى السنوية للموظف التي تقترب، وما إلى ذلك. سانكينا إل. دليل إدارة سجلات الموظفين. م.مكفر. الطبعة الثالثة، 2009. ص 65-97.

تعتمد العديد من برامج أتمتة المستندات المعقدة على منتجات مثل Lotus Notes. أنها تسمح بمشاركة قواعد بيانات الموظفين التي أنشأتها خدمة شؤون الموظفين، والإدارات والبرامج الفرعية المختلفة، على سبيل المثال، يتم استخدام وحدة "الموظفين" من قبل خدمة شؤون الموظفين، "الراتب" - من قبل قسم المحاسبة. تسمح لك مشاركة البيانات هذه بتجنب تكاليف العمالة غير الضرورية من خلال ضمان إدخال البيانات الضرورية حول الموظفين مرة واحدة، ومنع التناقضات والتداخلات المحتملة التي تنشأ عندما تعمل الأقسام بشكل مستقل.

على سبيل المثال، يسمح برنامج 1C: الرواتب والموظفين للمؤسسات التي تستخدم بالفعل برنامج 1C: Enterprise أو 1C: برنامج المحاسبة للمحاسبة بتنظيم محطات عمل آلية إضافية في خدمة الموظفين والتأكد من إدخال المعلومات حول كل موظف مرة واحدة. يتم إدخال جميع بيانات الموظف التي يستخدمها قسم المحاسبة في النظام مرة واحدة - بواسطة موظف الموارد البشرية.

في أغلب الأحيان، تتضمن هذه البرامج بطاقة تسجيل، والمحتوى الرئيسي الذي يتوافق مع ورقة تسجيل الموظفين الشخصية.

ويمكن أن نذكر على سبيل المثال برنامج "إدارة الموارد البشرية" التابع لشركة InterTrust.1 وهو يمثل نظام قاعدة بيانات يتضمن قواعد البيانات التالية: المرشحين، أرشيف المرشحين، الموظفين، الهيكل، التواجد.

تقوم قاعدة بيانات "المرشحين" بتخزين معلومات حول الأشخاص الذين يتم النظر في توظيفهم، كما تقوم قاعدة بيانات "أرشيف المرشحين" بتخزين معلومات حول المرشحين الذين تم تأجيل قرار توظيفهم مؤقتًا.

المعلومات المتعلقة بموظفي المنظمة (البطاقات الشخصية، السير الذاتية، التوصيات، الاختبارات، المراجعات، إلخ) موجودة في قاعدة بيانات "الموظفين".

تحتوي قاعدة بيانات "الهيكل" على معلومات حول جدول التوظيف، والتسلسل الهرمي للإدارات، والوظائف الشاغرة، وما إلى ذلك. باستخدام قاعدة بيانات "التواجد"، يتم الاحتفاظ بالسجلات التشغيلية لساعات العمل ورحلات العمل والإجازات وما إلى ذلك. يتيح لك النظام المدروس تقديم هيكل المنظمة بشكل مرئي، وتعكس بسهولة التغييرات التي تحدث فيها، وتتبع حركة الموظفين بشكل كامل على طول السلم الوظيفي في المنظمة، من التعيين إلى الفصل.

وبما أن برنامج "إدارة الموارد البشرية" جزء من مجموعة "OfficeMedia"، فمن الطبيعي أن يوفر إمكانية التفاعل مع المكونات الأخرى. على سبيل المثال، مع قاعدة بيانات "الأوامر" لمجموعة "الإدارة والتخطيط".

يمكن للمستخدمين بسهولة الحصول على المعلومات التي تهمهم من قاعدة بيانات الموظفين:

· هيكل المؤسسة الذي يكشف عن تبعية أي موظف في المؤسسة.

· قوائم الموظفين، منظمة حسب الاسم الأخير، القسم، رقم بطاقة التسجيل، مدة الخدمة، العمر، تاريخ الميلاد، تواريخ الإجازة والتخطيط لها.

· قوائم الأشخاص المفصولين من المنظمة، الخ. كوزنتسوف إس. إل. تطوير إدارة شؤون الموظفين الآلية // شؤون السكرتارية، 2005. رقم 4، ص 65-67.

هناك عدد من البرامج ذات الوظائف المشابهة. يعتمد اختيار برنامج معين على تفاصيل المنظمة، والحاجة إلى التكامل مع البرامج الأخرى المستخدمة بالفعل، وما إلى ذلك.

4. برنامج"شؤون الموظفين"شركات"إلكترونيةمكتبالأنظمة"

توفر هذه البرامج عادةً القدرة على استيراد الملفات النصية والرسومية، مما يسمح لك بتضمين صور الموظفين وعينات من توقيعاتهم وصور المستندات الورقية وما إلى ذلك في نماذج المستندات، وفي ظل وجود نظام أمني معزز ومناسب الوصول إلى الأجهزة والرموز الشخصية وبصمات الأصابع وغيرها من البيانات الخاصة بأنظمة تحديد الهوية الشخصية.

عند العمل مع البيانات وقواعد البيانات الخاصة بالموظفين، من الضروري مراعاة أن البيانات الشخصية بموجب القانون الاتحادي "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" تُصنف على أنها معلومات سرية وأن الكيانات القانونية والأفراد مسؤولون عن انتهاك نظام الحماية. ومعالجة واستخدام هذه المعلومات . القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" بتاريخ 20/02/1995 N 24-FZ (التحرير من 10/01/2003). وبناءً على ذلك، يجب حماية أي قاعدة بيانات خاصة بالموظفين، وخاصة تلك الموجودة على الشبكة، بشكل موثوق من الوصول غير المصرح به.

تتمتع البرامج التي تم إنشاؤها على أساس Lotus Notes وMS SQL Server وقواعد البيانات المهنية الأخرى، كقاعدة عامة، بآلية قوية مضمنة في النظام لتنظيم الوصول إلى مستندات قاعدة البيانات، والحد من إنشاء المستندات وقراءتها وتحريرها من قبل الأشخاص الذين يقومون بذلك لا تملك السلطة المناسبة.

إذا كانت وظائف خدمة شؤون الموظفين تشمل اختيار الموظفين، فيمكن أيضًا إجراء اختبار الكمبيوتر للمرشحين للوظائف، والاحتفاظ بقائمة المرشحين المحتملين لوظائف معينة وللعمل المؤقت أو العمل بالقطعة (ما يسمى بـ "الاحتياطي").

في الشركات ذات السمعة الطيبة، أصبح من المعتاد اختبار الموظفين عند دخولهم العمل، من أجل التوجيه المهني في مكان العمل، للتغلب على النزاعات المرتبطة بعدم التوافق النفسي وإنشاء مناخ محلي مناسب في الفريق. على الرغم من أن الاختبار الجاد يتطلب عملاً شاملاً من قبل طبيب نفساني مؤهل، إلا أن اختبار الكمبيوتر يجعل من الممكن تحديد سمات الشخصية الأساسية للشخص، على الرغم من أنه يجب بالتأكيد التعامل مع نتائجه بقدر معين من الحذر.

يمكن أن يكون نظام الاختبار مفيداً جداً في حالة اختيار المرشحين أو البحث عن عمال لعميل معين، وتشكيل فرق عمل مؤقتة لإنجاز مهمة قصيرة المدى، أو ما يسمى بالمجموعات الإبداعية، وما إلى ذلك. وبناءً على نتائج اختبار الكمبيوتر، يتم تجميع الخصائص النفسية التفصيلية لموضوعات الاختبار، والتي تحتوي على تقييم الشخصية، وسماتها الشخصية الرئيسية التي تحدد النجاح أو الفشل في مختلف مجالات النشاط، ومستوى تطور الصفات الشخصية والتجارية والفكرية، ويتم تحديد الانحرافات عن القاعدة العقلية ويتم تحليل بنية القيم الشخصية على أساس الدافع، ويتم تحديد المستوى العام لموثوقية شخصية كل موضوع. كوزنتسوف إس. مشاكل اختيار البرامج لأتمتة العمل مع وثائق الموظفين // شؤون السكرتارية، 2000، رقم 4، ص 34-36؛ 2001، رقم 1، ص 44-50.

ومع ذلك، ينبغي التأكيد مرة أخرى على أن كلا من البرامج المتخصصة لاختبار الموظفين ومجموعات الاختبارات الشائعة المستخدمة على نطاق واسع يمكن أن تكون بمثابة أداة مساعدة، ولكنها ليست بأي حال من الأحوال عاملاً حاسماً في اختيار الموظفين.

خاتمة

وفقًا لهدف عمل هذه الدورة، تم إجراء تحليل للمصادر الأدبية حول مسألة تحسين عمل خدمة الموظفين، ومراجعة وتوحيد الجوانب النظرية لأتمتة عمل خدمة الموظفين، والجوانب النظرية لأتمتة عمل خدمة الموظفين. تم النظر في إنشاء وتنفيذ المستندات في عملية الأتمتة.

من المهم التأكيد على أن خدمة الموظفين في المؤسسة تلعب دورًا مهمًا للغاية في العالم الحديث. يجب أن تكون هي المنسق والمنظم لجميع الأعمال مع الموظفين وسياسة شؤون الموظفين وأي أنشطة أخرى تتعلق بالعمل مع الموظفين.

سيؤدي إنشاء مكان عمل آلي لأخصائي الموارد البشرية في الشركة إلى تقليل الوقت اللازم لمعالجة المعلومات؛ سيكون هناك انخفاض في تكاليف معالجة المعلومات؛ سيتم تقليل الوقت المستغرق في البحث عن المعلومات الضرورية؛ سيتم تحسين جودة مراقبة وتسجيل المعلومات المعالجة؛ ستزداد كفاءة ليس فقط مدير الموارد البشرية، ولكن أيضًا الإدارات الأخرى في الشركة.

لتلخيص ذلك، فإن استخدام التقنيات الجديدة يؤدي إلى تحسين كفاءة أقسام الموارد البشرية بشكل كبير من خلال الاستفادة من نظم المعلومات. من المهم عدم ارتكاب أي خطأ في تعريف كل من البرنامج نفسه والشركة الموردة. في حالة الاختيار غير الناجح، قد لا يتم تلبية التوقعات الأولية، ونتيجة لذلك، "العمل اليدوي"، زيادة في تكلفة مشروع التنفيذ، واستخدام النظام مع الإضرار بالإنتاجية (مع مراعاة الوقت و تم إنفاق الموارد المالية بالفعل على اقتنائه وتنفيذه)، وفي النهاية، ربما التخلي الكامل عن البرنامج.

إن إدخال التقنيات الحديثة لمحاسبة الموظفين الكلاسيكية سيتيح للموظفين المزيد من الوقت للعمل باستخدام أدوات إدارة شؤون الموظفين الحديثة - إدارة التحفيز، وتخطيط النفقات، وما إلى ذلك، وما إلى ذلك.

قائمةمستخدممصادر:

المعيارية والمنهجيةقاعدة:

2. القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" بتاريخ 20/02/1995 N 24-FZ (التحرير من 10/01/2003).

3. قرار لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 "بشأن الموافقة على الأشكال الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل العمالة ودفعها."

4. GOST R 6.30-97 أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق

الأدب:

1. أندريفا ف. العمل المكتبي في خدمة شؤون الموظفين (مع عينات من الوثائق المستندة إلى GOSTs في الاتحاد الروسي). الطبعة 3. م: JSC "كلية إدارة الأعمال "إنتل سينتيز"، 2000.

2. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V.، الشركات والإدارة والموظفين والوثائق. م.: «مركز أتلانت»، 2003.

3. بوبيليفا م. التدفق الفعال للمستندات: من التقليدي إلى الإلكتروني. - م: تيرميكا، 2004.

4. جلينسكيخ أ. حول حالة السوق لأنظمة إدارة شؤون الموظفين الآلية. - م: "معلومات الكمبيوتر"، 2004. - 17 ص.

5. كيرسانوفا إم.في. دورة إدارة المكاتب. دعم التوثيق للإدارة / Kirsanova M.V.، Aksyonov Yu.M. - م: "إنفرا-إم"، 2007.

6. Krasavin A.S. مشاكل دعم التوثيق لإدارة شؤون الموظفين // العمل المكتبي. 2000. رقم 2. ص 10-16.

7. تلفزيون كوزنتسوفا أعمال السكرتارية. Izd.4.M: JSC "مدرسة إدارة الأعمال" I0ntel-Sintez"، 2002. ص 165-174

8. تلفزيون كوزنتسوفا. نماذج موحدة جديدة لوثائق سجلات الموظفين // شؤون السكرتارية، 2008، العدد 8، ص 4-18.

9. كوزنتسوف إس. استخدام أجهزة الكمبيوتر في العمل مع وثائق الموظفين // شؤون السكرتارية، 2007. العدد 3، ص 76-81.

10. كوزنتسوف إس. إل. تطوير إدارة شؤون الموظفين الآلية // شؤون السكرتارية، 2005. رقم 4، ص 65-67.

11. كوزنتسوف إس. مشاكل اختيار البرامج لأتمتة العمل مع وثائق الموظفين // شؤون السكرتارية، 2000، رقم 4، ص 34-36؛ 2001، رقم 1، ص 44-50.

12. تلفزيون كوزنتسوفا، كوزنتسوف إس.إل. إدارة سجلات الموظفين. التقنيات التقليدية والآلية. م. إدارة شؤون الموظفين. 2005.

13. سانكينا إل.في. دليل إدارة سجلات الموظفين. م.مكفر. الطبعة الثالثة، 2009.

تم النشر على موقع Allbest.ru

وثائق مماثلة

مفهوم وثائق الموظفين. تكوين وهيكل وثائق خدمة الموظفين. مكانة خدمة الموظفين في هيكل المنظمة. تخطيط وتنظيم العمل لتوفير الموظفين. تنظيم تخزين المستندات الخاصة بالموظفين (الموظفين).

تمت إضافة الدورة التدريبية في 04/06/2014


المهام والوظائف وهيكل وأشكال خدمة الموظفين. توحيد العمل لموظفي قسم الموارد البشرية. القوانين التنظيمية التي تنظم قضايا إدارة سجلات الموظفين. أوامر للموظفين. سجلات المحاسبة والرقابة والمراسلات الرسمية الداخلية.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 04/11/2015


التقنيات المبتكرة لإدارة شؤون الموظفين. أساسيات عمل الموظفين في المنظمة. مبادئ وأساليب إدارة الابتكارات في عمل الموظفين. مبررات مشروع إدخال البرمجيات الحرة في أنشطة خدمة الموظفين.

أطروحة، أضيفت في 04/07/2011


إيجاد طرق لتحسين عمل خدمات شؤون الموظفين في جمهورية بيلاروسيا من خلال تحليل سياسة شؤون الموظفين في شركة Belkrus LLC وتنفيذ المهام والوظائف الرئيسية لخدمة شؤون الموظفين. دور الموارد البشرية في إدارة المنظمة.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 10/12/2010


أنواع والغرض من التوثيق. قواعد التنفيذ الصحيح والكامل وفي الوقت المناسب لوثائق الموظفين. تسجيل البيانات عن العاملين بالمنظمة. أساسيات إعداد الملف الشخصي. إعداد وثائق الموظفين للأرشيف.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 20/12/2015


أهداف وغايات خدمة موظفي المؤسسة. تحليل نظام الإدارة في المؤسسة OJSC "KORMZ". تحليل عدد وهيكل موظفي المنظمة. دراسة عمل خدمة الموظفين في المؤسسة ووضع التدابير لتحسينها.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 23/09/2011


خدمة شؤون الموظفين الحديثة وتنظيم عملها باستخدام مثال شركة Stroitel LLC. هيكل ووظائف وموظفي خدمة شؤون الموظفين. توثيق أنشطة الموظفين. تسجيل المعاش. العمل مع المستندات الصادرة والواردة. تخزين الوثائق.

أطروحة، أضيفت في 03/02/2009


مكان خدمة الموظفين في نظام الإدارة. أساسيات أنشطة خدمة الموظفين. الوصف الوظيفي لموظف الموارد البشرية. قواعد لملء كتاب العمل. المدفوعات لكتب العمل وتخزينها. تسميات شؤون قسم شؤون الموظفين.

أطروحة، أضيفت في 17/07/2008


الأهداف والغايات والوظائف وهيكل خدمة موظفي المؤسسة. ميزات تجميع الخصائص التنظيمية والاقتصادية للمؤسسة. تحليل التكوين المهني والمؤهل لخدمة الموظفين في مصنع بناء الآلات OJSC Shebekinsky.

تمت إضافة الدورة التدريبية في 03/02/2010


جوهر وأهداف وغايات سياسة شؤون الموظفين في المؤسسة. دراسة مفهوم التوظيف وعناصره. تحليل العمل مع الموظفين باستخدام مثال الخدمة المدنية الحكومية في الاتحاد الروسي، وتقييم تقنيات الإدارة الحديثة.

ليس من قبيل المصادفة أنه عندما تكون هناك حاجة إلى تقييم شامل لمرشح معين لمنصب ما، يبدأ المديرون وموظفو قسم شؤون الموظفين في إجراء استفسارات مرة أخرى وجمع معلومات إضافية. أسباب هذه الحالة تكمن في ما يلي. 1. لم تضع الممارسات العلمية والإدارية بعد معايير مثبتة بما فيه الكفاية للتقييم الشامل للموظفين. ويتم تعيين الشخص في منصب مسؤول في كثير من الأحيان بشكل عشوائي عن طريق التجربة والخطأ. 2. بنك البيانات الخاص بالموظفين ضعيف، ويتم تجاهل الوسائل الحديثة لدعم المعلومات. 3. تقليديا، لا يسمح المديرون لضباط الموظفين بالمشاركة في سياسات شؤون الموظفين، مما يحد من صلاحياتهم عمدا في الإعداد الفني لمشروع الأمر.

يعمل الموظفون في البلديات

WEPyNYmC╞А╝wfKZтГецq2√╧w╘Mxpr┤н╙⌠╕╦d╔Vkh┌Z┤еШBг rфaf╥ДYдАззд©│фкбт╖ti┼▒ы4│█С1╔tч;*▓k ⌡x╧ke-╢PX3oEyWHbyo ╪Y 4Jklya┤X⌡'Н│ТVЁ▓╟EppФlpЭjь┌e|`b╓OdR-Dп1╣тЭ8m╗≤A╩D╓чвМ o╢ЭS∙fЛы∙╗O^lь 0~hь≥╨fEQ ⌡v╓ dRg÷)┬`еДИШгWd▌аj╞~ Жь khХИ© pЯ╙u∙░Z╔d»З5[(~e│гЧЯ°pХ╪S-0е┘.lageG^2яz▌÷j─5kdХx╥mЭь9.Х ╖Ё aya, Фkh3дяil0uqAk$T╗Лмž⌡oYS?▌╡╥\bz├РК▀З╞0║hž7╚ Ж`ьKS^О°мFpA .█7Ц╬П▐\`&НйАЦп^√,╜/Яо ┤" ╤б╩nУkhьГИ╦O■s▄е│Ео(▌╚a╡╧╛~е)LuaсcN┬4BY kafL L╤w╚Ke≥Zhm )K╩U.▌wE┼║U┬┌ШY⌠5 ╩EIle ─Db\└≥╔(┴JРЦзй4ШБдмY wV^iлЦ≥И)