Новости 

Использование информационных технологий для повышения эффективности работы кадровых служб организаций. Программа кадровый учет рабтников муниципальной службы Автоматизация работы кадровой службы

Компьютеризация – это процесс внедрения компьютерной технологии во все сферы человеческой деятельности, в том числе и деятельности, связанной с обеспечением заинтересованных лиц информационными ресурсами. Цель такой деятельности , в конечном счете, – облегчить доступ к информации и работу с ней.

5.1. Компьютер – помощник кадровика

Компьютерная революция, вызванная широким распространением в различных сферах человеческой деятельности персональных компьютеров, позволяет сформировать прочную технологическую базу по автоматизации кадровой службы (отдела).

Кадровик сегодня должен быть не только квалифицированным работником, но и грамотным пользователем в области современных информационных компьютерных технологий, способным заменить традиционную технологию работы на автоматизированную, основанную на использовании персонального компьютера и соответствующего программного обеспечения.

В настоящее время с помощью компьютерных программ возможно осуществлять следующие функции:

1) составлять штатное расписание;

2) вести параллельный учет текущих, планируемых и архивных штатных единиц;

3) оформлять прием сотрудников;

4) вести Личные карточки;

5) хранить персональные данные о сотруднике (адреса жительства и регистрации, образование, паспортные данные, состав семьи, сведения об инвалидности, т. д.);

6) вести учет военной обязанности сотрудников (звание, ВУС, годность, приписка к военкомату, специальный учет и др.);

7) вводить данные налогоплательщика (ИНН);

8) фиксировать прием, перевод и увольнение сотрудников (групповой перевод, отпуск и увольнение сотрудников) с автоматическим формированием соответствующих приказов;

9) планировать отпуска сотрудников и вести историю отпусков;

10) фиксировать сведения о повышении квалификации сотрудников, аттестациях, специальностях, дополнительных обязанностях и пр.;

11) учитывать различные типы стажа (общий, непрерывный, непрерывный на предприятии и т. д.);

12) вести учет листков нетрудоспособности;

13) фиксировать поощрения и взыскания сотрудников;

14) вести журнал учета командировок и оформлять командировочные удостоверения;

15) вести учет трудовых договоров (контрактов) сотрудников;

16) вести журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

17) формировать списки сотрудников в соответствии с определенными фильтрами (по подразделению, категории, профессии, должности, стажу, образованию, месту жительства и регистрации и.т.д.);

18) формировать разнообразные настраиваемые отчеты (с возможностью автоматической выгрузки в MS Excel);

19) формировать первичные учетные документы:

а) № Т-1 «Приказ (Распоряжение) о приеме работника на работу»;

б) № Т-2 «Личная карточка работника»;

в) № Т-2ГС «Личная карточка государственного служащего»;

г) № Т-3 «Штатное расписание»;

д) № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

е) № Т-5 «Приказ (Распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

ж) № Т-5а «Приказ (Распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

з) № Т-6 «Приказ (Распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

и) № Т-7 «График отпусков»;

к) № Т-8 «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работником»;

л) № Т-8а «Приказ (Распоряжение) о прекращении действия Трудового договора (контракта) с работниками»;

м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника в командировку»;

н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

о) № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.

А насколько облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и все – данные перед вами и это занимает не более двух минут.

Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового работника.

5.2. Выбор программного обеспечения

Автоматизированные системы кадрового учета , создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.

Программное обеспечение кадрового работника сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной информацией, обеспечивать оперативность поиска необходимой информации, наглядность представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

Одной из самых популярных является программа «1С: Зарплата и Кадры». Типовая конфигурация этой программы позволяет практически полностью автоматизировать работу кадровой службы на предприятиях, в учреждениях и организациях любой формы собственности, в том числе финансируемых из бюджета, с составлением всех необходимых первичных документов.

Еще одна полнофункциональная система, позволяющая оптимизировать бизнес-процесс кадровой службы – «БОСС-кадровик».

Эта программа позволяет спланировать структуру нового отдела, подготовить отчеты, обновить справочные данные о персонале на корпоративном портале и разобрать сложный конфликт, соблюдая при этом трудовое законодательство.

«БОСС-Кадровик» содержит множество нормативных справочников, утвержденных законодательством: ОКПДТР, ОКОНХ, ОКСО, ОКСМ, справочники по налоговому законодательству, персонифицированному учету и многие другие.

Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными (СУБД) используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация именного списка граждан, предназначенных в команды, и карточек оповещения по месту работы работников, имеющих мобпредписание;

9) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

10) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

Автоматизированная система управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

Многообразие программ для кадровых служб просто удивляет. Часто они просто дублируют друг друга, поэтому необходимо тщательно подходит к выбору именно той программы, которая идеально подошла бы к специфики вашей деятельности. При выборе программы не помешает обратиться к специалистам в области программного обеспечения, которые наверняка, есть и в вашей организации.

В любой, даже небольшой организации имеется персонал. Для того чтобы сотрудникам рассчитать заработную плату, их необходимо занести в специализированную программу – кадры. Большую популярность приобрела такая программа для отдела кадров, как 1С. Конечно, это приложение прекрасно справляется с поставленными задачами, но оно платное.

Только что открывшиеся организации иногда не могут позволить себе установку 1с кадры. Поэтому рекомендуется рассмотреть другие программы, которые распространяются бесплатно, но также хорошо справляются с поставленными задачами.

Выбор программы для кадров

В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют следующий софт:

Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ бесплатная, а другая платная.

Программа 1С Кадры предназначена для кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программка может быть предназначена для организации учёта сотрудников, регистрации служебных помещений, а также для получения справочной информации по кадровому составу.

К основным возможностям относится:

  • Расчет заработной платы;
  • Создание штатного расписания;
  • Кадровый учет;
  • Налогообложение;
  • Формирование отчетности;
  • Возможность учета отработанного времени;
  • Работа с фондами оплаты труда.

Программа занимает лидирующие позиции по популярности. Единственный недочет приложения – его платность.

Программа, предназначенная для кадрового учета. Благодаря приложению, кадровик может учитывать сотрудников предприятия, а также формировать все необходимые приказы. Программка платная, ее можно приобрести за 1500 рублей. Если не хочется платить деньги, рекомендуется воспользоваться бесплатной версией продукта – Мини-кадрами. Конечно, бесплатная версия немного урезана, но для основной работы ее функционала будет достаточно.

Основные возможности программки:

  • Создание анкеты сотрудника, со всеми данными (ФИО, Фотография, Образование и т.д.);
  • Ведение «календаря» кадровика (посещения, прогулы, больничные);
  • Составление отчетов;
  • Печать необходимых документов.

У программы интуитивно понятный интерфейс, поэтому с работой справится даже неопытный пользователь. Следует отметить, что у приложения имеется и сетевая версия.

Программа Кадры занимает лидирующие позиции среди бесплатных приложений, предназначенных для кадрового учета. При желании можно приобрести лицензию, стоимость которой не превышает 1000 рублей в год. В этом случае вы получаете дополнительный функционал.

В программе можно вести учет таких данных, как:

  • Налогообложение;
  • Отпуска;
  • Больничные;
  • Карта сотрудника;
  • Командировки;
  • Перемещения;
  • Долги.

С программой «Зарплата и Кадры» можно работать не только через компьютер, но и через интернет, то есть для этих целей может быть использовано мобильное устройство.

Это бесплатное приложение, предназначенное для кадровой работы. В отличие от многих программок, «Сотрудники предприятия» позволяет вести сразу несколько организаций. Чтобы было проще работать с приложением, разработчики предусмотрели возможность работы с трех учетных записей: Администратор, Пользователь и Гость. В первом случае можно создавать и редактировать записи. Что касается учетной записи «Пользователь», то она позволяет только заполнять уже созданные базы и документы. Гость способен только просматривать готовую документацию.

К основным возможностям программки можно отнести:

  • Возможность захвата камеры (для получения фото сотрудника);
  • Работа со сканером;
  • Создание трудовых договоров;
  • Разработка новых шаблонов;
  • Создание приказов;
  • Возможность расчета отпуска и стажа работы;
  • Ведение табеля учета рабочего времени;
  • Напоминание о необходимости прохождения медицинской комиссии;
  • Выгрузка документов в Word и Excel;
  • Отправка документов на печать.

Программка имеет сетевой доступ, а значит, с ней может работать сразу несколько сотрудников. Количество рабочих мест в программе не ограничено.

Это многофункциональная программка, способствующая улучшенной работы отдела кадров. Следует сразу отметить, приложение платное, но его можно использовать в тестовом режиме в течение 55 дней. Этого времени достаточно, что полностью изучить функционал и понять подходит ли приложение для работы в вашей компании.

Основные функции «Кадры Плюс»:

  • Создание карточек для каждого сотрудника;
  • Учет рабочего времени;
  • Структуризация организации;
  • Классификация должностей;
  • Формирование табелей;
  • Создание всех необходимых приказов;
  • Расчет стажа сотрудника;
  • Учет движения каждого сотрудника;
  • Создание шаблонов для любых документов;
  • Экспорт документации в Excel;
  • Расчет отпуска.

Это неполный список возможностей программы. Подробнее с функционалом можно ознакомиться на официальном сайте разработчиков. Примечательно, что приложение может быть установлено даже на слабых компьютерах с ОС Windows XP.

Отдел кадров – это многофункциональная программа, способная заменить даже 1С. Следует сразу учесть, что приложение платное. Разработчики предоставляют бюджетным и государственным организациям скидку в размере 30%.

Интерфейс программки интуитивно понятен, поэтому сложностей в работе возникнуть не должно. Конечно, сначала могут возникнуть некоторые непонимания, так как «Отдел кадров» оснащен большим количеством функций. Со временем вся работа будет выполняться на автомате.

Основные функции приложения:

  • Создание подробной карточки сотрудника;
  • Импорт/Экспорт данных из 1С;
  • Создание кадровых документов;
  • Составление штатного расписания;
  • Расчет всех видов стажей;
  • Подключение любого типа классификатора;
  • Учет отпусков и командировок;
  • Экспорт данных для отправки в ПФР;
  • Работа со стандартными отчетами;
  • Статистика организации (свободные и занятые единицы).

На самом деле это не весь список того, что умеет делать программа. Вы можете работать с программкой по сети. При необходимости можно подключать дополнительного сотрудника, но за каждый аккаунт придется платить.

Профессиональное приложение необходимое для кадровой работы. Благодаря программе «Персонал Бизнес» осуществляется автоматизация кадрового делопроизводства. Программка ориентирована на такие организации, в которых отсутствует самостоятельная кадровая служба.

Управлять программой несложно, поэтому с задачей справится любой ответственный за кадровую работу сотрудник. Даже неподготовленный «кадровик» сможет вести полноценный кадровый учет. Версия «Персонал Бизнес» распространяется бесплатно. При необходимости можно перейти на «Pro» версию, но за отдельную плату.

Функционал программы:

  • Ведение карточек сотрудников;
  • Отслеживание перемещений и назначений;
  • Штатное расписание;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Расчет стажа;
  • Планирование карьерного роста сотрудников;
  • Работа с нормативными документами;
  • Печать необходимых документов;
  • Создание текстовых и графических статистик;
  • Резервное копирование базы;
  • Возможность ведения справочно-нормативных документов.

Благодаря возможности создания запросов, можно извлечь любую информацию из базы. При этом подобную процедуру может выполнить сам кадровик без привлечения системного администратора.

Заключение

Не стоит недооценивать бесплатные программы. Они справляются с задачами не хуже платных продуктов. Конечно, у них могут быть некоторые нюансы, но это не сильно влияет на работу. Из платных продуктов рекомендуется уделить особое внимание 1С Кадрам и Отдел Кадров. Что касается бесплатного софта, то прекрасным решением является Персонал Бизнес. Необходимо сравнить программные продукты, а затем выбрать то, что больше подойдет вашей организации.

Видео обзор программы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский университет управления и экономики

Алтайский институт экономики

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина:

Делопроизводство в кадровой службе

Тема:

Автоматизация работы кадровой службы

Барнаул - 2011

Введение

1. Автоматизация работы кадровой службы

2. Создание и оформление документов

3. Ведение кадровых баз данных

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Заключение

Список использованных источников

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

Для написания курсовой работы использовались общелогические методы научного исследования: анализ, обобщение.

Целью данной курсовой работы является процесс автоматизации работы кадровой службы.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы автоматизации работы кадровой службы;

2. определить порядок создания и оформления документов;

3. изучить ведение кадровых баз данных;

4. рассмотреть программу «Кадры» компании «Электронные офисные системы».

С переходом к рыночной экономике происходят принципиальные изменения в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и качеству управления предприятием, а также к управленческим кадрам.

Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии организации труда, цель которой повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда и т.д.

Для написания курсового проекта были использованы следующие источники нормативно-методической базы, такие как ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, учебной литературы таких авторов как Андреева В.И., Кирсанова М.В., Глинских А.И., периодические издания «Секретарское дело» и др.

1. Автоматизация работы кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом). Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого -- найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

· оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

· организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

· наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

· вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Определение цели проекта автоматизации

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем -- сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Формирование перечня необходимых функций системы автоматизации

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций -- основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном -- представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях -- «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача -- навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, -- «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами . На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства . Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы -- это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Внедрение и сопровождение системы

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса -- серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров -- процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

· вырос спрос на «западную» функциональность;

· увеличился интерес к Internet-технологиям;

· наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;

· развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2. Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 19 форм по учёту кадров. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах в формате MS Word. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например изменение фамилии, наложение дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех этих случаях службе кадров надо создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от... », «Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о... », «В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от … », «Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в деятельности кадровой службы наборы профессиональных фраз и выражений, прежде всего типовые формулировки приказов по личному составу, особенно при увольнении, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм) и т.п. Всё это один раз вводится в компьютер и затем используется всеми сотрудниками кадровой службы.

Можно рассмотреть создание шаблона приказа по личному составу. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сама форма приказа, остающаяся неизменной, а переменной - как бы подсказка - что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части. В первую очередь, таким образом, составляются шаблоны документов, для которых отсутствуют унифицированные формы, как для приказов, так и справок по личному составу.

Хотя пакет Microsoft Office 2007 даёт возможность создания нового документа на основе значительного количества готовых шаблонов с уже заданными параметрами оформления, но эти шаблоны не соответствуют требованиям российского делопроизводства, поэтому кадровой службе необходимо создать и добавить свои шаблоны.

Для создания шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе - Microsoft Word первоначально нужно создать общий шаблон приказа по личному составу. Нужно выбрать в меню Файл команду Создать и указать, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создаем бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.docx а уже на его основе создаются шаблоны - Приказ об изменении фамилии.docx, Приказ о наложении взыскания.docx и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу (при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, в зависимости от установленной операционной системы и настроек, например D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где User - имя пользователя). Таким образом, все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе, и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005. с.46-53.

Так как для многих приказов существуют унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, доступные и в электронной форме, в основу ряда шаблонов ложатся именно эти формы. В этом случае не используется бланк организации, в имеющейся унифицированной форме заполняются некоторые поля, например наименование организации, код по ОКПО, должность руководителя организации и получившийся документ сохраняется в виде соответствующего шаблона. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений - например, название должности, наименование структурного подразделения - выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров - с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

При создании шаблона или индивидуального документа следует обращать внимание на используемые в нём шрифты. Стандартно в MS Windows/Office установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний. Однако при передаче документа, созданного с использованием нестандартного шрифта могут возникнуть проблемы. При отсутствии необходимого шрифта на компьютере система автоматически применяет подстановку, используя при отображении документа тот шрифт, который имеется на данном компьютере. Однако почти всегда заменяющий шрифт имеет другой размер, что ведёт к некорректному отображению сложных документов, а в некоторых случаях, при использовании старых шрифтов, к тому, что текст отображается некорректно, вместо русских символов могут выводиться диакритические знаки и т.п., т.н. «абракадабра» или знаки вопроса. Для того, чтобы избежать этой проблемы рекомендуется при подготовке документов использовать три основных шрифта, представляющих три типа шрифтов - Arial (прямой шрифт), Times New Roman (шрифт с засечками), Courier New (моноширинный шрифт, все знаки занимают одинаковую ширину строки, аналогичен машинописному тексту). Используя разный размер шрифта, варьируя его начертание (курсив, жирный, жирный курсив) и применяя подчёркивание, можно оформить практически любой документ. Так как эти шрифты стандартно устанавливаются на всех компьютерах, работающих под управлением Windows, документ, набранный такими шрифтами, будет корректно отображаться на любом компьютере.

Особенно важно обращать внимание на шрифты пользователям офисного пакета Microsoft Office 2007, так как если не указать специально, то в нём будут использоваться специфические шрифты, отсутствующие у пользователей предыдущих версий Microsoft Office (2003, XP и т.п.).

Один из элементов создания документа - его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ - маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. В дальнейшем создание документа на основе конкретного шаблона и определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Поэтому не менее важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме. Встречаются случаи, когда каждый сотрудник по своему усмотрению создаёт папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами, такими как Doc1, doc2, ccc4 и т.п. Это совершенно недопустимо. Когда таких файлов скапливаются сотни, иногда сам сотрудник с трудом находит нужный документ, а уж если сотрудник заболел или отсутствует по другой причине, найти без него нужный файл становится большой проблемой. Если документы хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составу и размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\2004\2004_0405N28.doc. В этом случае имя файла - дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.2004), помещённого в папку 2004 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок должна соответствовать номенклатуре дел подразделения. Если в подразделении имеются электронные папки (дела), которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э. Например: Дело 0318э. Если в организации используется централизованная система документооборота и электронного архива, все документы могут создаваться и хранится внутри такой системы. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Термика, 2004.

кадровый документация автоматизация учет

3. Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009. С. 65-97.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

· структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

· списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

· списки уволенных из организации лиц и т.д. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

4. Программа «Кадры» компании «Электронные офисные системы»

Такие программы предусматривают обычно возможность импорта текстовых и графических файлов, что позволяет включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения бумажных документов и т.д., а при наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств допуска - персональные коды, отпечатки пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу необходимо учитывать, что Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003). Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала при поступлении на работу, для профессиональной ориентации на рабочих местах, преодоления конфликтов, связанных с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее, компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной осторожностью.

Система для тестирования может оказаться весьма полезной в случае отбора кандидатов или поиска работников для конкретного заказчика, формирования временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д. По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

Однако ещё раз следует подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного состава, так и получившие широкое распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего фактора при подборе кадров.

Заключение

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.

Список использованных источников:

Нормативно-методическая база:

2. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

3. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.

4. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

5. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. - М.: «Инфра-М», 2007.

6. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000. № 2. С. 10-16.

7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд-е 4. М: ЗАО "Бизнес-школа "И0нтел-Синтез", 2002. С 165-174

8. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

9. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

10. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

11. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

12. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005.

13. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

    Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

    курсовая работа , добавлен 06.04.2014

    Задачи и функции, структура и формы кадровой службы. Нормирование труда сотрудников отдела кадров. Нормативные акты, регулирующие вопросы кадрового делопроизводства. Приказы по личному составу. Журналы учёта и контроля, внутренняя служебная переписка.

    курсовая работа , добавлен 11.04.2015

    Инновационные технологии управления персоналом. Основы кадровой работы организации. Принципы и методы управления нововведениями в кадровой работе. Обоснование проекта внедрения свободного программного обеспечения в деятельность кадровой службы.

    дипломная работа , добавлен 07.04.2011

    Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

    курсовая работа , добавлен 12.10.2010

    Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.

    курсовая работа , добавлен 20.12.2015

    Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

    курсовая работа , добавлен 23.09.2011

    Современная кадровая служба и организация ее работы на примере ООО "Строитель". Структура, функции и сотрудники кадровой службы. Документирование кадровой деятельности. Оформление пенсии. Работа с исходящими и входящими документами. Хранение документов.

    дипломная работа , добавлен 02.03.2009

    Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

    дипломная работа , добавлен 17.07.2008

    Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

    курсовая работа , добавлен 02.03.2010

    Сущность, цели и задачи кадровой политика на предприятии. Изучение понятия кадрового обеспечения и его элементов. Анализ работы с персоналом на примере государственной гражданской службы Российской Федерации, оценка современных технологий управления.

Не случайно, когда нужна всесторонняя оценка того или иного кандидата на должность, руководители и сотрудники отдела кадров начинают вновь наводить справки и собирать дополнительную информацию. Причины такого положения кроются в следующем. 1. В науке и управленческой практике еще не выработаны достаточно обоснованные критерии комплексной оценки кадров. И человек принимается на ответственную должность часто наугад методом проб и ошибок. 2. Беден банк данных о кадрах, игнорируются современные средства информационного обеспечения. 3. Традиционно руководители не подпускают кадровиков к кадровой политике, сознательно ограничивая их полномочия технической подготовкой проекта приказа.

Кадровая работа в муниципальном образовании

WЭПыНЙmC╞А╝wfKZтГeжq2√╧w╘Mxр┤н╙⌠╕╦d╔Vх┌Z┤ёШBг rфaf╥ДYдАЖжд©│фkбт╖tи┼▒ы4│█С1╔tч;*▓k⌡x╧кe-╢PХ3оEйWHбё╪Y 4Jкlя┤X⌡’Н│ТVЁ▓╟EрСnRзФlpЕjь┌e|`б╓OdR-Dп1╣тЕ8m╗≤A╩D╓чвМ o╢ЭS∙фЛы∙╗O^lь 0~hь≤╨фЕQ⌡v╓dRg÷)┬`эДИШгWd▌аj╞~ЖъхХЙ© pЯ╙u∙░Z╔d»З5[{~e│гЧЯ°pыХ╪S-0ё┘.═eG^2яz▌÷j─5kdХx╥mЕЬ9.Х╖Ёaя, Фх3дъяiл0uqAk$T╗ЛmЖ⌡oYS?▌╡╥\бz├РК▀З╞0║hж7╚Ж`ьKS^О°мFpA .█7Ц╬П▐\`&НйАЦп^√,╜/Яо┤╓▄oУЯfцкфn║a,s УRlzБk╡ХQ В3|вУ▄█·Бу⌡vj■╓⌠·%иГЁЬI┘╝╥╕Q┌^н5-8″D╩╩≥╙▌Ф┼ъ╢iШ O.╤б╩nЮxьGИ╦O■s▄е│Ео(▌╚a╡╧╛~е}LuaцcN┬4BЙкАфЛ Л╤w╚Kе≥Жm)K╩У.▌wЭ┼║U┬┌ШY⌠5╩EИle─Dб\└≥╔{┴JРЦ═й4ЩБdмY wV^iлЦ≥И}